詮釋人力資源的信息化處理方式

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摘要：作為公司信息化建設的重要組成部分，人力資源信息的規范管理至關重要。伴隨公司信息化管理工作的逐步完善，管理論文與之相適應的人力資源信息化水平也將被賦予更高的要求。

關鍵詞：信息化管理HR重點項目

一、信息化概念

人力資源信息化很大程度上指的就是HR信息軟件的管理，很多公司在未統一軟件系統前，內部人員信息資料缺乏共享途徑，局域網雖然一定程度上可以實行信息共享，但局限于資料上傳的及時性以及資料保管的問題，實施效果及日常工作開展的及時性都將大打折扣。HR軟件開發工作的目標是通過VPN建立了公司各分支機構的鏈接，擁有人力資源信息化的硬件基礎，從而搭建一個整體的數據庫，構建符合公司管理特點的人力資源管理體系;提升現有應用系統業務功能，驅動公司HR管理的規范化、標準化，消除信息孤島;并且通過集成系統應用，實現公司HR業務需求，以及HR業務流程的持續優化，適應未來公司發展對HR系統的擴展應用需求，為公司戰略目標與遠景達成提供人力資源信息管理支撐。

二、工作步驟與目標

1.人力資源信息整理完善。HR系統開發工作的一個重點項目就是整合各單位人力資源信息，并通過一定方式載入軟件模塊，在匯總各項資料的基礎上，按照軟件開發工作要求，添加單位組織機構代碼、人員崗位與職位編碼等，整合人員身份及基本信息、工作簡歷、任職歷史、薪酬資料、勞動合同信息、績效考核歷史記錄、培訓項目等，意求最大限度完善人力資源數據，并規范人力資源數據統計及記錄格式。

2.規范數據出入及報表功能。HR軟件模塊附載的相關信息不是孤立存在，而是與財務、OA及辦公管理等其他模塊有著很大聯系，考慮到其他模塊及整個系統的穩定，HR相關資料的進入輸入及調整修改與以往做法會有很大區別。人力資源管理事務按照一般理論，可以分為六大塊：人力規劃、招聘、培訓、績效、薪酬、勞動關系，這六大塊都有相對獨立的數據信息。為了提高人力資源管理水平，規范人力資源數據統計，公司已經形成了一整套報表體系，但是，這絕大多數的報表都需要人事工作人員手工填入或匯總。HR模塊開發工作需要歸類整理各類人力資源信息資料，借助軟件系統的實時更新及信息共享平臺，需要重新設定系統中的人力資源報表內容，通過規范各項數據匯總格式，整合并重新設置相關報表，達到人力資源管理者對各項數據了然于心。

3.實時分析與決策。一方面，報表功能需要倚照人力資源原始資料的完善，另一方面，生成的報表靜態存在也毫無疑義，這就引申到數據及報表功能應用的第三步：分析決策。以上三個步驟可謂環環相扣，如果第一步還沒有實施好，就去做第二步、第三步，打個比喻就象“沒有打地基就直接蓋三層樓”一樣。事實上，如果一個單位人力資源的信息化管理還沒有網絡化，還處在單機操作階段，那么距第二個步驟“規范人力資源的業務流程與報表功能”就比較遠了，公司人力資源信息使用人員必須熟悉系統平臺的應用，并有責任、有義務保證各項數據的準確與實時更新。分析與決策的工作內容，可以按管理層級進行區分。公司領導班子、公司人力資源部及其他職能部門、各單位決策層及人事工作部門、各單位用人部門都有對人力資源信息分析決策的必要。

4.人力資源信息智能監控。智能監控在這里指的是人為設置相關標準后，人力資源系統平臺在進行日常統計運作時，在相關數據觸發到人為設置指標的警戒線或是其他標準線，可以按相關格式要求出具智能分析報告，報告的格式一般采取圖標或其他可以讓數據監控者一目了然的形式。具體的內容可以結合報表內容，不局限于勞動合同、人員結構、人才儲備、人工費與收入統計、培訓積分、績效管理、崗位任職資格、人員優才計劃等等。

三、管理思路

1.日常工作觀念轉變。思想觀念上的認識不足必然導致在推進信息化的過程中出現一些消極甚至是錯誤的行為，表現的就是“重信息使用，輕信息管理”的日常做法;或者把HR軟件系統理解為利用計算機設計一個考核體系、建立一個薪酬系統、搭構一塊培訓信息錄入平臺等;還有些存在著追求一步到位的思想，把HR系統理解為一套大而全的“完美”軟件;甚至，還有些人員認為所有人力資源信息都需要保密，而不可見光的。事實上，人力資源管理信息化過程應該是循序漸進的，需要充分認識對人力資源管理信息化建設的內涵，賦予行動上的執行動力，而有些基礎數據庫都還沒有建立起來或是不完善的單位，想要靠上HR軟件來實現一步到位，顯然是不現實的。

2.基礎信息的完備。人力資源基礎資料一般可以分為以下四類：檔案材料、根據國家相關法規需留存備查的資料、員工管理總結、日常工作資料等，我們需要對這些資料進行梳理，可按如下原則整理完備：

①核心業務。信息化是為了提高日常工作效率，優化工作程序，提高管理水平，所以對核心業務比如人力資源管理工作的六大模塊進行業務納入就非常必要。

②先進性。工作流程與數據處理信息化是為了體現計算機管理與日常人工管理相比較的先進性，如果更耗時耗人工，就無所謂先進性了。

③經驗。這里有兩層意思：一方面，人力資源工作者很多有著相當豐富經驗，這些員工是一筆財富，他們的工作方式對日常管理工作有著非比尋常的影響，如何將起日常經驗化的工作方式與計算機結合至關重要;另一方面，指的是可以借鑒移植已經已經信息化成功的人力資源管理工作范例。

④可實施。人力資源信息化工作不是水中月、霧中花，而是我們工作的重要部分，如果我們思考的一些理念、工作方法或是創新都無法在計算機軟件中實現，這樣只有兩個選擇--舍棄這個軟件;不然就是遷就這個軟件而暫時舍棄我們的需求(也可以在軟件之外通過其他方式實現)。

3.配套保障。任何一項新生事物的出現都會有一個過程，需要很多方方面面對之進行護航保駕，以求盡善盡美。HR軟件也是一個新生物，除開各單位領導的大力支持外，還需要有文件制度、人員安排、計算機配置等方面配套保障。

①制度保障，將人力資源信息管理工作制度化，規范日常的信息化管理工作方式，約束各項數據提交及保管的格式，規范信息管理端口，并按組織架構層級分解人力資源信息管理責任，分級設置各項管理指標，并通過目標考核盤點各階段人力資源信息管理任務。

②人員保障。各單位應設定專職的信息管理崗位，實時監控責任單位內的人力資源信息情況，針對各種問題提供解決措施，并定期提交相關數據及分析報告。

③計算機配置保障。主要是指計算機硬件與網絡維護方面，需要各單位對信息化工作的載體進行確認，并按需進行相關資源的配置。

4.管理規范化。

①組織架構規范化。根據公司經營戰略目標需要，規范各單位組織架構的設置及人員配置，切實做到定崗定員，因崗設人，同時考慮到外界影響因素，做到組織架構可彈性化，避免日常運作的經常調整變動。

②日常業務規范化。根據政府及上級部門相關要求，并結合公司實際情況，將人力資源工作業務分模塊歸類整理，明確各崗位職責與任務，使人力規劃、招聘配置、培訓開發、績效管理、薪酬福利、勞動關系等各項管理工作制度化、套路化，降低人為因素影響。

③信息數據規范化。HR系統平臺是公司人力資源信息的集成，是供各單位共享使用的載體，各自為政、依工作喜好及個人習慣建立的數據信息將逐步退出數據庫系統，所有人事工作人員應該將個人日常工作保留的各項數據信息規范化，避免一人一個數據庫、一人一套工作方式的現象，從而發揮HR系統集成管理的便捷與先進性，建立人力資源各大業務模塊的信息管理網絡，通過一定途徑實現程序互通及資料關聯，提高工作協助效率。

④統計報表規范化。統計報表是數據信息化的產物，是指對數據的簡單統計。規范各類報表，需要梳理人力資源管理日常工作，按一定標準對各項工作進行分類整理，在充分協商的基礎上，設置一定的顯性與隱形指標，指標按需整合公司各單位各項報表數據。

⑤分析決策規范化。人力資源信息的服務作用對象是公司和員工，對各項數據的實時監控也要以滿足組公司發展需要及員工素質提升為前提。所以，我們進行日常人力資源信息的分析決策時，也必須以此為出發點，通過與組織及個人績效考核指標相關聯，建立一套符合公司發展需要及人力資源管理運作程序的分析決策體系。

四、結語

人力資源管理信息化，是完善人力資源管理體系的重要環節。它不單是一個純粹的軟件項目，也不是傳統人力資源管理手段與軟件技術的簡單更替，而是利用信息技術實現對人力資源管理業務體系的承載、優化甚至再造的過程，這就要求人力資源管理信息化項目的主要參與人員既要對現代人力資源管理有深刻的理解，也需要具備豐富的軟件實施經驗。公司在實施人力資源管理信息化的過程中，要提高人力資源管理者對軟件的認識與應用能力，更充分的理解和消化人力資源管理信息系統的本質，從而提高人力資源信息化的使用水平和運行效益。