煙草企業人力資源信息化的探微

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一、正本清源，科學規劃

煙草行業內不少企業片面認為“信息化”就等于“上水平”。通過一次項目的實施，就可以革新除弊、把管理水平推上一個新臺階，從而實現人力資源的優化配置和高效運行。在這種意識的引導下，出現不少煙草企業的人力資源信息項目都定位于高投入、高目標，但成效甚少的現象。為此，本文認為對信息化的認識首先要厘清三個基本問題。

(一)信息化與管理的關系

簡單的講，信息化是通過一系列軟、硬件技術的集成應用，來對業務進行規范、支撐，提高工作效率，提升管理水平。因此，信息建設必須首先以現實業務為基礎，有效將管理與系統融合固化后，才能找準前者的問題，并逐步加以修正改進，最終形成以信息建設促管理完善，以管理優化促信息發展的良性互動。而試圖在一夜之間，單純依靠信息化手段來推動天翻地覆的管理變革無異于本末倒置，空中建樓。尤其在國有企業，受體制文化和利益格局束縛，舊式管理行為的文化慣性相當大，非一點一面的工作在短時間內就能改變。

(二)信息化與信息項目的區別

信息化是一項長期性、持續性和優化性的工作，是不斷發展變化的;信息項目則是信息化目標落地的支撐點，是信息化建設的具體實踐和過程體現?？偟膩碚f，信息化是信息項目的母體，信息項目是信息化的基礎，兩者互為依存、相輔相成，是總體與局部、戰略與戰術、長期與階段、動態與靜態、共同與特定的關系。萬不可混為一談，將信息化的總目標放在某個項目中去實現，或把一次項目的實施等同于整個信息化建設，造成思路混亂，工作舉步維艱。

(三)信息化的復雜度和風險性

信息化是一項技術密集型工作，先進軟、硬件的集成應用，必然帶來諸多不確定性;加之信息化受企業管理環境、業務特性、資源保障等制約明顯，使其更加充滿了變數和風險。所以，實施企業應當根據自身情況，全面評估信息建設的風險因素及影響程度，并充分意識到信息化的長期性和復雜性，對可能出現的困難要有所準備和應對，才能確保有所成果;非簡簡單單的花大價錢，請大牌軟件商，提高要求，就可立竿見影、坐等其成，實現信息化。在樹立正確的認識之后，實施企業應結合經營戰略目標、人力資源業務需求和信息技術應用基礎，制定總體建設規劃。規劃是對信息化目標、內容和實現路徑作出宏觀安排的綱領性文件，將全面系統的指導企業著手人力資源信息建設。其必須包含內容要素有:

1.環境與現狀分析實施企業要做好行業環境與特點分析，深入了解信息技術的發展趨勢，同時結合目標定位和信息應用水平，充分評估人力資源管理業務現狀與長遠要求的差距，并預測擬建系統在未來的適應能力，做出是否具備信息化條件及能力的基本判斷，解決信息化建設的必要性問題。

2．制定信息化戰略制定信息化戰略目的是要解決做什么和做到如何程度的問題。首先根據企業人力資源管理的目標需求，定義信息化使命，明確指出信息化的建設方向和其在管理目標實現過程中的推動作用;其次是確定企業信息化的基本原則，明確相關職能部門在管理和實施中要遵循的工作條例，保證信息建設有效推進;最后是提出信息化目標，明確未來要完成的各項任務及系統運行的理想狀態。

3．總體技術架構與標準企業應基于人力資源業務發展與信息應用需求，從功能、流程、體系三方面對信息系統進行應用規劃，明確信息化的總體架構。同時，要擬定信息技術標準，確定采用什么樣的手段、方法、程序等技術細節，做好信息化總體架構的技術支持。這一部分的內容是解決采用何種技術性能的信息系統來滿足規劃要求。

4．實施路徑在確定好總體方向及內容后，就要解決何時做、該怎么做的問題，也即是規劃實施路徑。企業應制定出信息化建設的階段性目標，科學的將整個過程層層分解為互為支撐、相互聯系的若干獨立子項目，并定義出項目的業務范圍、實施次序，及所需要的時間、成本、人力等資源保障。同時，要選擇各個項目的主導及責任部門，確認管理監控的原則、機制和措施。

二、定制開發，量體裁衣

人力資源管理信息化是從西方管理界開始實踐、發展并成熟的。自然，國內外軟件供應商的產品都是按照或借鑒西方管理理論與信息化經驗來開發設計。但帶來一個明顯的問題是，成熟軟件產品背后所蘊含的管理理念與行業企業實情差異明顯，就算在原型基礎上進行再開發也很難完全適用。為更加合理有效的推進煙草企業人力資源信息化進程，有三點建議。

(一)開發方式選擇目前，多數煙草企業通過購買標準產品進行二次開發的方式來實施人力資源信息化。但問題是標準系統很難適應管理實情，給二次開發帶來巨大的需求量，且有時其實現難度不亞于新系統開發，匹配度與靈活性欠佳。針對這種情況，本文認為定制開發方式更符合行業企業的個性要求，更有利于系統實施。量身度制的系統一是針對性強，可根據人力資源業務現狀設計開發，滿足絕大多數的管理要求;二是使用方便，可按業務流程設計界面和數據流，滿足特定的使用習慣;三是擴展靈活、成本低廉，可根據管理方式的發展變化隨時進行調整、升級和擴展，加之系統源代碼開放，企業自己的信息技術人員就可對程序進行小型改動調試，其二次開發和維護成本都相對低廉。

(二)信息廠商選擇行業企業在選擇項目合作對象時，均傾向于有一定實力、規模和知名度的品牌廠商。誠然，這些信息供應商在管理經驗、技術資源、應用能力等方面具備一定優勢，但因規?；?、跨國(省)際的經營方式，其日常運行成本也很高。而在成本管控的導向下，廠商有兩種典型行為可能會給實施企業帶來不利:首先，開發成本高導致廠商不顧企業“身型”竭力推廣標準產品，即使要定制開發，要價也不菲;再有就是人工成本高昂，造成廠商對承建項目的人力資源保障采取嚴格限制，并更愿意在數個項目中共享資源，對企業的目標支撐有限。其實，若廠商的專業水準、應用經驗能滿足要求，并具備一定的技術資源與人才獲取能力，企業完全可以考慮本地優質信息商，以期獲得更及時的服務保障和更好的性價比。

(三)技術標準選擇在符合信息規劃總體技術框架的前提下，實施企業應盡量選擇通行并具有發展前景的程序、存儲、數據庫等系列技術作為底層載體，可使定制開發的系統具有良好的可靠性、擴展性、兼容性、靈活性、協調性和一致性。同時，也方便將來更換信息服務商時易于操作過渡，降低再開發的成本和時間。

三、提升能力，加強管控

其實無論信息供應商的職業操守、專業能力如何，實施企業將成功希望完全寄托在其身上都是一種高風險的撞運行為。在知識快速增長、技術日新月異的今天，系統建設中的可變因素越來越多，加上人力資源信息項目的目標輸出有一定軟性，實施企業也無法再當“甩手掌柜”，必須要親自參與到項目管理的過程實踐中來，將主導權和控制權牢牢掌握在手中，才能消除風險、避免損失、確保成功。

(一)培養專業的項目管理人才一方面，企業應主動選送從事信息項目管理的人員參加專業化、規范化培養，全面提高知識技能水平，逐步建立起自己的項目管理人才庫;另一方面，企業應設立信息項目管理的專職崗位，將須取得項目管理師職業資格作為任職條件，主要責任就是參與企業各類信息項目的管理活動，監督并做好啟動、計劃、組織、執行、控制、關閉等各環節工作。

(二)建立信息項目管理的知識庫實施企業應詳細完整記錄每個信息項目建設過程的數據與信息，包括進度、工時、需求等，并將有關資料歸檔保存。在條件允許的情況下，還可進一步收集軟件商的費用數據，了解其成本結構，為項目更好的評估投資預算，取得良好預期效益打下基礎。同時，企業要注重對每次項目的管理過程做深入分析，找到存在問題，總結實施方法，不斷積累建設經驗，逐漸形成符合企業實際的標準體系，創建并豐富自身獨有的項目管理知識庫。

(三)引入專業的項目管理軟件精準項目管理涉及大量數據的分析預測，及專業技術方法的運用實踐。如果都以傳統手工形式來做，勢必耗費時間且容易出錯，增加管理成本。因此，企業若有了人才與知識儲備，還可嘗試引入項目管理的專業軟件，以提升工作效率，增強實施的科學性和效果。同時，項目管理工作的信息化也有助于專業人才與知識庫的建立及共享。當然，作為一個快速更迭、動態演進且內容廣泛的知識領域，企業若想在此達到和專業項目顧問機構相同的管理水準是不太現實的，也沒有必要。因此，對于項目管理能力的培養，企業不能面面俱到，要有的放矢，重點放在計劃與控制兩方面;其中，又以進度、資源和質量三個方向為主。

人力資源信息系統不是簡單呆板的工具，它是管理文化的表征，也是管理思想的落地，有活的靈魂。系統以某種管理理念為基礎，同時強化在這種理念引導下的制度與流程，并進一步促進文化的塑造成型。唯有這樣，信息化才能真正幫助激發人力資源的能量，為企業創造出巨大的效益。西方企業在人力資源信息化的道路上走了近50年，通過不斷摸索、實踐和積累，才形成較為系統的功能布局和業務架構，在實際應用上有所成就。煙草企業起步較晚，大可借鑒國外的先進經驗以避免走彎路。

但借鑒不等于“拿來主義”!“淮南為橘，淮北為枳”，再先進的經驗與工具也要和實際情況相結合，施以本地化改造才能成為生產力。同時，作為支撐信息化實現的人力資源信息項目，在管理上具有更加復雜和獨特的一面。煙草企業須盡快培養出專業的項目人才，全面提升自身管控能力，才能有效規避實施風險，保障項目質量。

作者：游晉單位：川渝中煙工業有限責任公司科員