檔案統計在檔案管理的作用

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1檔案統計工作的內涵

檔案，作為直接形成的歷史記錄，就是將社會生產生活中形成的具有重要價值的材料真實記錄并保存下來。簡單來說，就是具有保存價值的原始記錄。政府在針對加強統計工作的決定中曾明確表明，統計被列為社會主義建設中的非常核心的一項基礎，檔案統計就是用數據準確無誤地呈現檔案工作中的真實情況，揭示出檔案管理發展和活動的特殊規律。檔案的統計工作采用定量的方法，將檔案工作中存在的許多現象作為對象，并運用質和量的聯系將這些現象進行仔細的觀察和分析，從而得出檔案工作發展中的很多現象產生的一般規律。我國歷史上就留存有許多檔案，其中包含了許多具有極高歷史價值的文獻資料。其中，目前為止發現的我國最最古老的檔案，就是世界上廣為熟知的一種古老的文字即甲骨文。甲骨文用文字的形式記錄了商周時期的一些事件，是最為簡易的檔案之一?，F今，許多檔案不僅具有文字為載體，還以圖片、磁帶、聲音、視頻等為載體。

2檔案統計工作現實狀況

檔案統計都包含了什么？檔案統計工作如何進行？檔案統計大致就是將檔案工作和檔案的數量進行統計和歸納匯總，并將一系列數據進行分析。檔案的統計工作作為檔案工作的基礎，同時也是將檔案管理計量化、精確化的重要手段，存在于檔案工作的整個過程。它用數據的形式了解檔案的形成、管理和利用的實際情況，甚至是檔案事業發展的現實狀況，在檔案事業的發展中具有至關重要的意義。但是，目前我國大多數檔案管理工作是經驗型的，重視對檔案工作中的現象進行定性分析和探析，沒有認識到統計工作的重要性。如果檔案工作僅僅是填報數字，而在上報任務極端忽略對數據合理分析是不科學的。由此可見，當前我國大多數檔案統計工作并不科學，存在許多問題，難以滿足當今社會的發展需要。

3檔案統計應用的措施和現實意義

3.1重視檔案保管和調閱的重要價值。思想決定行動，所以，將統計檔案的管理工作執行到位的前提就是必須讓管理人員認識到統計檔案工作的重要價值。想要提升管理工作人員的認識就要將檔案管理工作放在適當的高度并加以重視。我國關于檔案的法律已經明確規定，檔案留下了文字、圖形等重要的歷史印記，對于國家與社會來說具有重要的價值。由此發現，必須在認識到了檔案的重要性之后才能充分發揮檔案數據的作用，一旦檔案失去了自身的歷史保存價值，同時也就失去了對其進行保管的現實意義。因此，如果要全面發揮出檔案管理工作的作用，首先要清楚地認識到檔案保管的歷史價值和現實價值。傳統檔案保存大都在一個相對封閉的大環境中，大多數人們沒有意識到檔案所具有的重要社會效益和經濟效益，只是簡單地將其認定為歷史記錄，這種傳統理念是錯誤的，檔案的價值不管大小，一旦利用都會具有社會效益。值得注意是，單位的管理層更應該認識到檔案的價值，重視檔案管理部門的工作狀況和發展。3.2檔案統計工作有利于提升工作效率。將檔案統計制度應用與檔案管理工作中，有利于大幅度提高檔案管理工作的工作效率，進一步加快檔案整理工作的進度、簡化檔案的編排和檔案數據分析的步驟。檔案管理的工作看似操作簡單，其實需要許多設計的工作作為鋪墊，如果要充分開發單位的檔案資源，并加以運用，就要在檔案收集和管理這兩個層面上做工作，檔案的保存與管理的目的就是要讓檔案在必要時全面發揮其作用和價值，所以檔案工作進行的好與壞，最重要的就是看檔案信息資源是否被有效利用?？傊瑱n案統計制度的應用有利于提高整個檔案管理工作的工作效率，縮小檔案管理中的差錯率，使檔案更具真實性，統計結果的可信程度也越來越高。3.3創新檔案統計的規范制度。檔案管理工作的順利進行離不開一個具有完整性、系統性的檔案統計工作制度。第一，統計部門根據自身實際情況，樹立“規范統計檔案管理，進一步推動統計發展”的意識，使統計檔案工作人員意識到自身的責任，并為檔案統計人員的相關工作提供基礎和保障，明析各部門的工作內容與分工，有效避免某些人員和領導修改相關數據，影響檔案的真實性。第二，建立健全人事任用和考核制度、完善相應的鼓勵機制，提高檔案統計工作的人員的聘用要求，逐步提高人員業務能力，用適當的獎勵和懲罰機制促使工作人員的工作主動性的提升，進一步提升檔案統計數據的質量。第三，規范檔案調閱登記工作。檔案的查調工作也是檔案管理的重要組成部分，在需要進行查閱檔案時，檔案室管理人員務必一絲不茍地遵守相關規定，對查閱人員進行嚴格的檢查，進行實名登記，并仔細記錄時間、作用等；如果在必要情況下需要借出檔案，相關人員更要做好相關登記，標注清楚工作項目，做到檔案查調工作的規范和有序。其中，借閱人員不能虛假填寫姓名和用途，防止檔案被不法人員盜用。第四，提高檔案統計人員的職業素養和工作的專業技能。用人單位在進行檔案統計人員招聘時必須要從多個方面著重考察應聘人員，比如綜合素質、道德水平以及工作專業技能，不定期統一組織檔案統計人員進行培訓，使得工作人員具有較強的專業素養和工作能力，并進行定期的考核，保證其專業技能過硬，可以勝任相關工作。此外，相關領導要對工作人員的生活和工作給予關心和關注，使工作人員感受到溫暖，創建一支凝聚力較強的檔案統計工作團隊。第五，相關單位要定期改善工作設備，保證工作環境的良好、舒適。只有這樣，工作人員才能提高工作效率和質量。

檔案統計管理工作不但對檔案管理事業有重要的意義，還對我國的政治經濟發展具有重要價值。將檔案統計制度引入檔案管理工作具有重大的歷史性作用，對于企業或政府單位工作的順利展開都非常有利。其中，企業必須將自己的檔案數據進行科學管理，將檔案統計工作重視起來，意識到了解、匯集和管理檔案的現實效益，加大力度進行檔案信息資源的開發和運用，為我國社會穩定和經濟發展服務，促使我國經濟朝著又快又好發展。

參考文獻

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作者:郭紅 單位:蘭陵縣統計局