提升企業行政管理的有效性

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[摘要]隨著各行業市場競爭日益激烈，企業要想在其中占據有利地位，必須給予行政管理工作足夠的重視，提高行政管理工作的有效性，從而推動企業業務工作不斷發展。基于此，本文首先簡述了企業行政管理的概念、特點以及內容，對企業行政管理工作中的現存問題進行研究，最后提出幾點提升企業行政管理有效性的可行性措施，以期為企業相關行政管理人員提供參考與借鑒。

[關鍵詞]企業；行政管理；有效性

一、引言

企業行政管理部門是企業發展過程中不可或缺的部門之一，發揮著后勤管理、指揮協調、監督控制等重要功用，推動企業業務工作的順利開展，若企業行政管理部門未將其職責真正發揮出來，就會導致企業內部資源產生較大浪費，出現企業人員之間溝通不暢、部門間工作無法保持統一的情況。企業行政管理工作的有效性，直接影響企業在我國不斷發展的社會主義市場經濟中的適應能力，做好行政管理工作，可以促進企業在不斷改革的過程中始終保持穩定，促進自身業務運營能力的提升。對我國企業行政管理工作的開展情況進行分析可以得知，現階段仍存在較嚴重的問題，需要對其進行深入分析，提出有效解決方案。

二、企業行政管理概述

（一）企業行政管理的概念

企業行政管理指的是企業在發展過程中，基于行政管理理論以及相關的法律、法規、政策而開展的管理活動，其管理手段可以是指示、命令、規定以及獎懲等等。廣義上的行政管理工作包含行政事務管理和辦公事務管理兩方面，是以行政部門為主開展的行政事務和辦公事務，其中包括制度、流程的制定與執行，日常事務、物品、檔案、財產等的管理，通過人為手段達成部門之間的緊密聯系，促進企業各部門工作人員之間形成穩定的配合關系，提高全體工作人員的工作積極性，完成企業所制定的發展目標與規劃?？梢哉f，企業行政管理工作是關系著企業生存與發展的完善管理系統。

（二）企業行政管理的特點

相較于其他管理形式而言，企業行政管理的特點有以下幾種：第一，企業行政管理具有及時性。當企業外部發生突發性重大事件或企業內部人事關系出現問題時，需要企業管理者對問題進行解決，采取指示、獎懲等方式對資源進行分配與調整，保證行政管理人員能夠將其指令快速、準確地執行到位，使企業經營管理工作的開展更為有效。第二，企業行政管理具有權威性。企業管理人員必須擁有在法律、法規允許范圍內的相應職權，才能順利下達指示，將獎懲機制落實到位，國家的法律、法規在行政管理工作的開展過程中發揮著權威指導作用。第三，企業行政管理具有縱向性。行政管理過程是管理人員下達指令直到指令被正確執行的過程，主要通過企業內部組織結構的行政隸屬關系達成，管理人員對各部門進行指揮，協調部門間關系，由此可以充分體現出企業行政管理的縱向特征。

（三）企業行政管理的主要內容

企業行政管理工作的工作內容涵蓋范圍較廣，需要在多方面進行調節與管理，保證企業正常運轉。具體內容有以下幾點：第一，企業行政管理工作必須在企業每階段工作開展前制定詳細的工作計劃，只有在每一階段前做好預測工作，才能對企業的業務工作及行政工作形成可靠的指導，促進企業行政管理工作做出成績，因此可以得出，計劃管理是行政管理工作的首要任務之一。第二，企業日常運轉均基于完善的組織結構，只有組織結構清晰且層級分明，才能推動企業正常運轉。因此，行政管理工作需要明確企業各級管理人員的主要工作職責，為其分配相應的工作任務，明確決策的制定流程。行政管理工作的職能除構建基本的行政組織結構之外，還需要建立崗位責任機制，以管理人員的職位為基礎，對不同職位的工作性質、工作職責進行明確，確保每名管理人員均能各司其職，落實自身責任。行政管理人員通過各種管理方式，搭建與企業實際情況相適應的組織結構、決策流程以及責任機制，保障企業行政管理渠道始終暢通，使企業行政管理的重點關注工作之一。第三，企業行政管理工作還應當承擔指揮、協調的工作。企業行政管理工作中，需要對員工工作內容進行明確、合理的分工，對不同崗位員工的工作內容、利益進行明確劃分，從而充分激發出工作人員的積極性，調解企業各級工作人員之間可能存在的矛盾。指揮協調工作通?？梢园凑諈f調內容而分為計劃協調、工作協調、人際關系協調以及利益協調等等。第四，企業行政管理工作的職能之一就是促進員工工作效率的提升，為此，應建立一套完整的激勵機制，形成完善的獎懲體系，不僅可以對員工形成督促作用，還能有效提高企業行政管理工作的有效性，判斷行政管理工作中是否存在亟待改進之處，建立公平的激勵機制，對員工在工作中的不良行為進行控制，提高員工的工作績效，保障企業業務工作順利開展與進行。

三、企業行政管理存在的主要問題

（一）缺乏科學的行政管理意識

導致企業行政管理有效性始終無法提升的原因眾多，其中最為主要的原因就是行政管理人員不具備科學的管理意識。許多企業的行政管理人員在開展管理時，僅僅關注其中的人力管理問題，未給予部門之間的協調足夠的重視，管理人員自身的行政管理意識欠缺科學性，除了對日常工作事務進行處理以外，與各部門之間的有效溝通不足，在員工之間發生矛盾與沖突時，未將其應有的協調作用充分發揮出來，導致員工之間在利益、職能方面的糾紛加劇，長此以往，會導致員工甚至部門之間出現難以調和的劇烈矛盾。

（二）缺乏先進的行政管理模式

現階段，我國企業行政管理工作在開展過程中，通常采用集權式管理模式，這種管理模式與時代的發展不相符，無法滿足新時代背景下企業行政管理工作的需要，且不具備足夠的適應性，與我國當前社會主義市場經濟發展目標存在矛盾，最重要的是管理效率通常比較低下，無法對企業業務工作的開展發揮促進作用。在企業行政管理過程中，普遍更為關注流程控制，欠缺對結果效率的考慮，無法充分發揮行政管理工作的有效性。此外，許多企業在制定管理制度以前，未結合我國市場經濟發展情況與企業經營管理情況進行充分考慮，導致行政管理模式無法適應企業發展所需，部分行政管理制度的制定傳統落后，欠缺合理性。

（三）行政管理人員專業素養有待提高

企業行政管理工作的開展需要管理人員具備足夠的專業素質和綜合素養，同時有較高的執行力與溝通力，由此可以看出人才專業素養是對企業行政管理工作的有效性產生影響的重要因素之一。但從我國大多數企業的實際發展情況看，部分企業中的行政管理人員專業素養仍存在不足，缺乏足夠的管理知識儲備以及豐富的管理經驗，管理水平有待提高；并且在行政管理工作中不夠投入，工作積極性仍有待提高，嚴重阻礙了企業行政管理有效性的提高。

四、提升企業行政管理有效性的措施

（一）強化行政管理人員素質

隨著我國經濟、科技的不斷發展，許多先進的現代化管理設備已經得到研發并推廣，在企業行政管理工作中發揮著重要作用，但由于行政工作存在復雜多變的特點，要想順利開展行政管理工作，仍然需要大量的人力資源。即使設備已經具備較高的自動化和智能化水平，但仍需要人工對其進行操作、維修以及保養，從中可以看出人才在企業中永遠是最為重要的資源，發揮著引領并促進企業不斷進步的重要作用。因此，企業要加強對人才的重視，始終堅持以人為本的管理思想，對人才的內涵以及能力進行深入挖掘，積極開展培訓，提高企業行政人員的專業意識及綜合素養，引入高素質的專業行政管理人員，對行政管理理念進行創新，從而進一步調動員工的工作熱情，為實現企業的行政管理目標、提升企業行政管理有效性打下堅實的基礎。此外，企業領導以及管理人員同樣應當積極開展學習，吸取先進的管理經驗，正確認識企業行政管理工作，加大人才管理力度，為企業行政管理工作的順利開展形成保障。

（二）加強內外協調與溝通

企業要想取得較高的行政管理實效，必須加強部門、員工之間的協調與溝通。溝通按照其對象可以分為橫向溝通與縱向溝通。橫向溝通指的是與企業內部職能部門、與企業工作相關的窗口部門、政府機關部門等部門或機構的溝通，需要企業行政管理人員在這一溝通過程中保持謙遜、謹慎、真誠的態度，為企業發展創造良好的外部環境?？v向溝通指的是在企業內部與上級領導、下屬之間的溝通，行政人員在縱向溝通過程中應充分發揮承上啟下的作用，對上級領導人員的意圖進行理解與領悟，在溝通過程中明確問題的本質；而面對下屬應當廣泛收集基層員工的聲音，將各類信息整合在一起得出初步結論后再提交至上級領導人員處，從而加強領導人員的決策能力、提高下屬人員的工作效率。要想取得高效率的內外協調與溝通成果，需要行政工作人員具備強大的組織能力和應變能力，對溝通過程中可能出現的矛盾與分歧進行解決。

（三）完善企業管理制度

當前我國已經步入法治社會，各類制度的建立均需要在法律所允許的范圍內，企業內部管理制度的建立也不例外。企業要想加強行政管理工作，應明確自身管理制度，可以建立民主管理制度，形成民主化管理模式，并引入科學的管理辦法，促進行政管理人員的素質不斷提高。企業管理人員應基于現代化管理模式的要求，采取切實有效的管理方法開展管理，利用績效評估、成本核算以及目標管理等方法，將企業管理工作中所包含的投入、產出、成本核算等內容均融入企業管理工作之中，加強行政管理人員的責任意識，對行政管理人員的工作績效進行公平的衡量與考核。企業還可以制定健全的民主管理制度，對管理載體進行創新，加強民主管理成效。企業完整的管理制度中通常會涵蓋十分廣泛的內容，例如員工的自主管理、員工代表的帶動、平等協商的民主推動，等等。企業管理人員在制定管理制度后應及時將其公開，確保全體員工都能發揮其監督作用，促進企業和諧、穩定發展。

（四）健全企業行政管理結構體系

要想保證行政管理質量得到穩步提升，完善的管理結構體系是不可或缺的基礎，為此應開展以下工作，促進企業行政管理結構體系的健全。第一，企業應基于自身發展情況，建立一套完善的行政管理責權體系，明確權利與責任相對等，在人員崗位、權利的分配上反復斟酌，將責任制度落實到每名員工身上，為后續的監督、獎懲以及激勵打下基礎，提高行政管理工作的質量。第二，應完善行政管理技術體系，在企業內部加強溝通，利用互聯網信息技術建立企業內部網絡互聯，加強企業內部人員溝通，確保行政管理措施落實到位。第三，應完善行政管理事務體系，從而在面對復雜的管理內容時也能從容應對。對于后勤管理、檔案管理以及會議管理等不同內容的管理工作，應分別建立其事務體系，使行政管理工作得以全面落實，并取得相應的管理成果。

五、結語

行政管理工作在現代企業發展的過程中發揮著至關重要的作用。企業要想在激烈的市場競爭中生存并得以不斷發展，必須加強行政管理的有效性，提高行政管理效率，可以通過提高行政管理人員素質、建立專業的行政管理人才隊伍、加強企業內外協調與溝通、完善企業管理制度、建立健全企業行政管理結構體系等方式，確保行政管理工作全面覆蓋，提高其管理質量，不斷深化推進企業行政管理工作，幫助企業在發展過程中取得更高的經濟效益。

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作者：王瑞 單位：西藏大學