當代企業行政管理職能思考

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1企業行政管理的職能定位

行政管理，可以說是一個組織的中樞神經系統，企業的行政管理系統在企業中起著操控全局的作用，行政管理系統是整個企業管理的一個縮影和窗口。在企業中，行政管理是以總經理為最高領導，由行政副總分工負責，由專門行政部分實施操作，企業分支機構和各個部門的方方面面都有行政管理的存在，它是一個完整的網絡和系統，是領導和各部門、員工之間溝通的重要途徑。企業行政工作面很廣泛，負責企業從內到外、由上到下各方面的溝通和協調，管理的廣度和深度涉及到一個企業運作的全部過程和企業內外部管理的細枝末節。企業行政部門擔當著實施和執行公司各項決策的執行官角色。企業行政管理在企業中有4大職能：管理職能、協調職能、參與政務職能和服務職能。

1.1管理職能

企業行政管理在企業的管理策略、企業精神、經營策略、企業文化和人力資源等重大問題上應起到相應的管理作用，在企業日常經營、人力財務管理和企業形象展示等一系列關于企業發展問題上，起到管理、分配的作用，在實際工作中貫徹落實企業各部門的工作，并進行監督管理。企業行政管理到對企業內部其他系統具有統一管理的作用。

1.2協調職能

企業行政管理工作，不能單一的以傳達領導命令和完成事務性工作為滿足，更不能憑借自己在企業中的獨特地位對其他系統和員工隨意指揮，以權壓人。企業的行政部門應主動做好上級與下級，各部門之間，企業內、外部的溝通工作，要利于上、下級之間的了解，做到步調一致，在充分溝通的基礎上起到協調作用。有思想和有經驗的企業管理者應充分認識到，只有協調才能出效率，協調才能出效益。

1.3參與政務職能

企業行政管理要協助領導者制定和實施決策；收集、整理、提供各種信息和資料；掌握和研究有關工作的方針、政策；提供各種決策的方案和建議。企業行政管理是為領導決策和領導工作運轉服務的，是領導的參謀和助手。

1.4服務職能

服務是行政管理的實質意義。企業行政部門應該認真細致做好行政日常事務，考慮公司未來長久的發展戰略，研究企業國內外市場形勢，探析企業的組織構架，確定和保證企業的經營方針順利實施，為解決企業重大問題提供服務保障。行政部門要甘于做幕后的英雄。服務于企業才是行政管理工作之根本。不能夸大和顯示自己的存在，更不能凌駕于別的部門之上。企業行政管理部門在企業中姿態要放低，做事低調，不能趾高氣揚，需踏實做好行政服務。

1.5檢查監控職能

在企業方案開始實施直到企業目標最終實現的整個過程中，企業行政管理部門需要隨時檢查參與方案各個部門及工作人員的工作，監督方案實施的情況，并將現階段完成情況與原制定目標相比較，了解方案進行的速度和面臨的環境，及時的對制定方案采取調整和管理措施，保證最終目標得以實現。

2企業行政管理的特點

2.1企業的行政管理是非獨立的

企業的行政管理和政府的行政管理是有區別的。從政府體系來看，政府機關的存在目的就在于實施行政管理。這種政府性質的行政管理給人一種為了管理而管理的印象。企業行政管理的基本要求是，必須時刻著眼于為企業的經濟利益服務。企業行政管理根本目的是為社會提供商品和服務而謀取盡可能大的經濟效益。雖然我們不能直接用企業經濟效益來衡量具體的行政管理行為，但是企業的行政管理還是比較直接地與企業的經濟效益相聯系。企業行政管理，要根據企業的實際情況出發，需要經常變革、變通，具有很強的靈活性。企業行政管理部門要調動企業員工的創造性和積極性，通過合理調配和利用企業的各項資源，增強企業的活力和核心競爭力，加快企業的發展。

2.2具有權威性和及時性

企業行政管理的有效性，是建立在企業內部組織機構的上級權力與權威基礎上的，上級行政機構沒有相應的權力和權威就不能下達命令、指示或規定等。企業行政管理擔負著企業一些相關制度的制定、修改和執行等工作。企業傳達指示，并保障決策正常運行的前提是企業行政機構相應的管理權力及權威?，F代企業行政管理的有效性也要取決于上級權力運用是否得當和下級的是否服從等因素。企業行政管理用直接的手段和方式調整人、財、物、產、供、銷等生產經營活動，其下達的命令、指示具有較強的針對性，同時又配以對違抗管理的懲罰措施，所以能迅速發揮作用。因而，在企業大量日常性經營處理及人事處理中，或企業遇到突發事件以及企業環境不穩定時，行政管理就能發揮重大作用。

2.3企業行政管理的實際性

企業行政管理工作中，要盡量避免表面文章和形式主義，減少不必要的繁文縟節，比政府的行政管理更注重內容和實質。企業行政管理要對其所管理內容的諸多制度、程序、形式、環節、文件、圖表等進行適當調整和刪減，使其適用于企業的實際情況和需要，變得更為實用、便利。

3企業行政管理的作用

3.1有助于強化現代企業的市場適應性

企業行政管理有助于強化現代企業的適應能力，在現代企業發展中發揮著服務和保障的作用。改革開放以來，企業行政管理對我國企業的健康發展具有舉足輕重的導向作用。企業在發展過程中，通過企業行政管理制度和方法，可以努力打造學習型企業組織，強化企業成員的學習能力，提高成員學習的積極性，使成員主動參與學習先進管理理念、經營理念和科學技術，并將其轉化到企業的生產和發展中去。

3.2為企業構建良好的內外部環境

企業在發展過程中會遇到一些困難，企業的成員也會在工作中產生思想和實際上的一些問題，企業的上、下級溝通也會存在不暢通的情況。同時，企業也需要同一些政府管理部門打交道，以爭取更多的資金和項目；也要面臨市場環境下的激烈競爭。這些因素，都有可能影響企業的穩定和健康發展。而企業行政管理的作用，就是要努力同政府部門或別的企業等影響企業發展的外界因素打交道，為企業爭取良好的外部環境，為企業制定適用的發展戰略，增強企業的競爭力，并且通過發揮企業行政管理體制的作用，解決上下溝通不暢的問題，保證各個環節平穩有序的進行。解決企業成員面臨的思想問題和實際工作困難，為企業發展創造優良的內部環境。

3.3有利于實現現代企業發展的總目標

企業行政管理通過組織計劃、合理調配資源，采取具體有利措施，積極調動企業行政管理人員，針對各項行政和生產措施進行監管、控制與調整。企業運作中，為保證企業發展目標的順利實現，要運用一定的行政手段把企業內部連結成一個有序運行的有機整體，并有效地組織企業生產經營活動，協助企業完成最終目標。

4對企業行政管理幾點建議

4.1建立完善的企業行政管理系統企業行政管理體系的構建應包括權力體系、技術體系和事物體系3方面內容。企業要從行政管理的目標開始，到行政權力的合理配置，再到行政技術手段的采用、從行政理念的提出，到具體行政作為的表征，來構建整個行政管理系統。企業行政管理系統要建立完善合理的行政構架，要細化各部門和各崗位的工作，對其權責加以明確，確保企業命令和員工意見上傳下達通道暢通。企業行政管理部門要強化自身管理，學習企業管理中科學管理方式，適用于行政管理的可以加以引用，構建合理的符合當前現代企業模式的行政管理系統。

4.2建立健全企業規章制度

現行的企業行政管理，缺乏能為之依托的系統的規章制度，在企業各部門中責任分工不夠明確，而企業領導層做決策時也是無章可循，缺少科學的考察和調研程序，這些弊端會打擊員工的主動性和創造性。健全并創新行政管理規章制度，也是行政工作人員必不可缺的一項重要任務，要充分的按照企業組織結構設計，完善企業的規章制度，建立創新體系等一系列具有可操作性和可行性規范化的行政管理制度，要讓行政命令有法可依，有規可循，使之適用于企業的生產狀況，增強企業行政管理的調控職能，發揮行政管理的主體作用，提高行政效率，為完成企業利潤目標保駕護航。

4.3充分挖掘企業高層行政人員潛能

行政管理的主體是行政人員?，F代企業對人力資源管理重要性的認識已經達成共識，在企業管理中，也要把人力資源放到比較重要的位置，并在制度方面做出詳細的安排。由于企業行政工作的要求，因此，對行政工作人員要求更是復合式的，企業行政人員的素質應高于普通員工，企業行政領導素質的提高，可以提升企業管理的有效性。國外許多事實已經證明，一個沒有能力和業務水平的企業家，是可以搞垮一個企業的。現代企業對于行政系統中的高層領導潛能開發是相當缺少的，在企業中，應該建立相應的領導培訓、激勵機制，結合人才培養和獎罰評價建立科學、有創新意識潛能的領導團隊。

4.4建立完善行政評價激勵機制

績效評估是推進和強化行政管理，提升行政效能的有效手段。企業行政管理部門應該根據其自身的企業特性、員工崗位特征、組織文化等情況，制定和完善符合企業發展，具有一定管理效率的考核評價體系和激勵機制，績效考核要具有公正性，不能生搬硬套別的企業的一些人力資源管理模式，那樣會造成考核指標不合理，考核制度不符實際等情況。不僅要重視對企業員工的物質激勵，更要加強對員工的精神激勵，要建立其精神激勵和物質激勵相互掛鉤的激勵模式。

總之，現代企業參與社會化生產及市場競爭的客觀要求企業要強化行政管理職能，推動企業在現代市場經濟體制中良好運行，促進企業行政管理的多元化發展，隨著人類物質文明和精神文明的發展，人文精神成為社會發展的推動力。選擇符合現在市場規律的一種新型人文管理模式，不僅要提高企業行政管理手段和藝術實用性，同時還要在管理中重視人的智慧、創造力及主導作用，從而形成企業發展的整體合力。新形勢下，建立完善現代企業行政管理制度是一項系統工程，加強企業的行政管理職能和作用，對于推動企業科學和可持續發展具有重大意義。

作者：張鑫工作單位：西南交通大學