檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

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【摘要】隨著時代的不斷進步信息技術的飛速發展，信息化建設已經逐漸落實到社會建設的各個層面。面對這樣的形勢，檔案管理工作也應當與時俱進，適時的實行信息化建設。鑒于此，本文就當前檔案工作的現狀，提出檔案管理信息化建設基礎設施、加強檔案信息安全管理、提高檔案管理人員素質水平等一些可行的解決策略。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；檔案管理

在社會發展過程中，對檔案的管理一直都是至關重要的工作內容，因為檔案作為一種記錄資源在必要的時候會起到印鑒的作用。由此可見，檔案無論是對歷史事件抑或是人經歷都有著重要的記錄作用，并且也可以為借鑒者提供直觀的觀摩資料。因此做好檔案管理工作就顯得十分的必要，然而根據信息化時代的要求，傳統的紙質檔案由于其保存、保養、管理都存在較大的難度，為了順應時代的發展需求，適時的實行檔案信息化建設就是大勢所趨了。鑒于此，本文結合了檔案建設中存在的諸多問題，重點探討了檔案信息化建設的策略。

一、檔案管理中存在的問題

1、缺乏對檔案法的認識以及信息化建設意識

《檔案法》是檔案管理工作開展的重要依據，同時也是充分發揮出其效用的基本前提。因此為了確保其在檔案管理工作中的效用，所以就有必要加大對《檔案法》的宣傳力度。就現目前的狀況而言，自我國頒布《檔案法以來》雖然在取得了一定的效果，但是公眾的檔案意識并不強烈，并且還存在地域性的差異。除此之外，正是由于檔案意識的淡薄，那么自然而然也相應的缺乏檔案信息化建設的意識。在檔案管理工作，無論是干部還是基層員工都習慣了陳舊的操作辦法，因此固步自封不思創新，同時也缺失信息化建設辦法的思忖。顯然這樣的發展狀況是極其不利于我國檔案信息化建設的，同時也對檔案管理工作造成了較大的阻力。

2、檔案信息化建設與管理不夠標準

在檔案管理工作進行中，建立其一套流程清晰、操作辦法規范、工作目的明確的管理制度，并貫徹與檔案工作之中是確保，檔案工作順利進行的必要前提。誠然在檔案信息化建設過程，自然也需要這樣的一套科學合理的管理理念去引導工作的開展。但是縱觀現目前的檔案信息化建設工作，基本上是處于盲目推進的情形，沒有科學合理的理論指導，信息系統與管理系統建設不完善抑或契合度較低，同時也沒有明確的建設目標。譬如在檔案管理系統中，數據儲存方式與檔案調取的接口就存在明顯的差異，這就是導致檔案的調取及共享活動被極大的掣肘，面對的這樣的情形，檔案信息化建設自然也就無從說起。

3、檔案管理人員素質較低

如上文闡述的所言，在檔案管理工作中，無論是有關干部抑或是基層工作人員，都在一定程度上缺乏檔案管理意識。于此同時從事檔案管理的工作人員，具備相關職業素養的人員較少，許多人員都存在專業不對口的現象，在這樣的情況下。工作人員的職業能力自然是不能得到保證，而職業能力的參差不齊，很大程度上也影響員工與員工，部門與部門的契合，這無疑對檔案信息化建設造成了極大的挑戰。

二、檔案信息化建設策略

1、加大培訓，提高檔案意識

在檔案信息化建設中，首先就應該培養起員工的檔案意識，要達到這樣的效果首先就應該加大對員工的培訓，也只有這樣才能夠有效的培養起檔案意識，并且在這樣意識的驅使下，激發出員工的創新意識，以此使之在檔案信息化建設中積極的獻言獻策。由此可見，對員工檔案意識的培養是確保檔案信息化建設成功進行的前提。

2、加強干部隊伍的建設

俗話說上行下效，在檔案管理部門中，有關干部的素質在很大程度上決定著管理力度的強弱與管理工作的效率。因此為了更好的做好檔案信息化建設工作，首先就必須要加強干部的素質。而如何提高干部的素質呢？主要可以從以下兩個方面入手：（1）組織學習法律法規在檔案管理信息化建設過程中，執法人員最基本的素質就是了解法律法規，因為只有在這個前提之下，工作人員才能夠依法辦事。最為執法隊伍中的干部就更應該對法律法規了解透徹了。因此做好干部法律知識培訓工作大有必要。（2）讓干到工作中去提升自己檔案信息化建設工作是需要實事求是的，而在實際工作中許多干部同志不愿意到進行考察調研，而是愿意在辦公室進行調遣，這樣的行為既不利管理工作的正確實施，也不利于干部同志提高自身的能力，因此要極力改正此現象。

3、完善檔案管理信息化建設基礎設施

為了確保檔案管理的合理性與科學性，首先就應該落腳于對其基礎設計的建設，如對檔案管理室配置專業的掃描儀、數碼相機、自動密集架等設施都是十分有必要的。并且為了保證檔案信息化建設的的數字化水平，從而實現大數據的存貯功能，也應該置辦具有較高數據處理能力的設備。除此之外，為了了確保檔案管理的便捷性，也應該完善檔案管理的的信息系統，如信息化驗證系統、智能化歸類系統、自動存檔歸檔系統等。除此之外，為了系統的完善性，也可以構建先關的子系統，使總系統與子系統良好的契合，以此滿足檔案信息的收集、分類、存儲、查閱等功能。

4、加強檔案信息安全管理

在檔案信息化建設過程中，我們同樣也不不能忽視，信息安全系統的建設，因為在錯綜復雜的網絡世界中，信息安全的可控性會受到極大的挑戰。因此檔案信息的安全性，是一個值得重視的問題，其中對原始文件內容的保護，應該遵循不可隨意篡改的安全要求，因此保證檔案信息的安全性與完整性。為了達到這樣的要求，就應該加強信息安全的建設，如加強保密工作構建牢靠的防火墻，適當的運用網管技術。這樣才能夠有效的地域網絡黑客的攻擊，以此保證檔案的安全性。除此之外，為了進一步確保檔案信息的安全性，還應該設置有關的密碼設置和訪問權限，可以采取指紋認證、數字簽名等保密技術。與此同時，科學的備份是確保文件丟失的有效措施，因此在檔案信息化建設中也是不可忽視的。

三、結言

一言以蔽之，在如今的信息化時代的要求下，如何加強檔案信息化建設是檔案管理人員應該注重的問題。為了信息化建設工作的順利展開，首先就應該確保工作人員的檔案意識，以及培養起能力較大的干部隊伍，從而過渡到檔案信息化基礎設施的建設，和信息安全的建設工作中，最終確保檔案信息化建設的順利進行。

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作者:韓春榮 單位:呼和浩特民族學院