加強檔案信息化管理的分析

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摘要：檔案信息化管理已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，信息化管理充分的利用了計算機網絡技術，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發揮檔案管理的潛在價值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應檔案信息化管理的需求。首先對檔案信息化管理的優勢進行了分析，然后進一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。

關鍵詞：檔案信息化；優勢；管理方法

檔案信息化建設是科學技術發展到一定階段的必然產物，也是檔案管理工作的一項創新，對于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對于傳統的紙質檔案具有很多優勢，不僅在信息處理方面更加便捷，同時為檔案信息資源的開發利用提供了有利的平臺，能夠更加充分的發揮出檔案管理的內在價值，將檔案管理工作的服務范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實行檔案信息化管理的重要意義。

1檔案信息化管理的優勢

1.1加快檢索速度、提高檢索準確性

按照傳統方式，檢索檔案需要相關工作人員在案卷及目錄中進行手動查找，查找效率不高，也很容易出現差錯。通過對檔案管理實施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現差錯的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現。

1.2提高檔案信息利用率

隨著科技的進步，環保理念的加強，無紙化辦公受到關注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現了辦公數字化與紙質檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數字化形式呈現，從而直接應用與辦公數字化系統之中，不但有效解決了辦公數字化與傳統紙質檔案信息之間的不協調問題，同時還為使用者提供了極大的便利。

1.3方便信息遠程傳輸

按照傳統模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關的檔案管理部門進行查找；二是發傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應用，借助信息網絡，使用者通過自動檢索即可實現與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當二者相距較遠時，這種便利性則更加突出，在很大程度上節省了人力、物力和財力。

1.4有利于實現資源共享

辦公自動化可以與檔案信息化管理實現有效銜接，這樣可以實現檔案信息的收集、整理、管理以及使用過程的一體化，同時可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發文、歸檔以及使用三者同步開展成為可能。

1.5提升檔案管理工作效率

檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗、歸檔、入庫以及使用的各個環節的相關工作都可以依托于自動化工作平臺得以實現，這樣就實現了檔案信息管理相關工作從傳統方式向自動化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現了質的變化，體現了傳統工作方式與先進科學技術的結合。

2推進檔案信息化管理的策略

2.1轉變管理理念

計算機和信息技術的快速發展，已經對檔案管理工作產生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現代化的第一步。

2.2創新管理方法

隨著時代的發展，社會環境不斷的發生變化，由此對于各個單位的發展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發展過程中發揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉變管理理念，創新管理方法，以市場經濟發展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發展創造有利的條件。

2.3完善內部管理

為了推進檔案信息化管理工作進程，需要制定完善的內部管理體系，明確檔案信息化管理的運作流程，對于系統內部各個環節的運行需要制定詳細的規范標準，為信息化管理工作的開展提供有利的依據。加強各個部門之間的協調管理，積極配合檔案信息化管理工作的運行。明確崗位職責，制定完善的規章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。

2.4要有先進的設備和技術

檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業知識，同時對于計算機網絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業道德和認真的工作態度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業道德，嚴禁外泄檔案信息。

2.5加強檔案信息化管理的安全工作

在實施檔案信息化管理工作中，由于網絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。

檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過信息化建設，為檔案信息資源的開發利用提供了有利的條件。為了推進檔案信息化管理進程，需要及時轉變管理理念和管理方法，完善內部管理制度，加強先進設備和技術的引進，做好檔案信息化管理的安全保護工作，為檔案信息化管理工作的順利實施創造有利的條件。

作者:楊艷梅 單位:黑龍江省松花江林管局林木種子站

參考文獻

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