高職院校檔案信息化建設思考

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摘要:隨著網絡時代的到來，檔案信息化建設在檔案工作中扮演著越來越重要的角色，它要求深化檔案社會化服務與相關的投資和技術業務建設服務?，F階段，高職院校檔案管理正處于轉型的階段，從傳統的實體管理模式走向現代化的信息管理模式，需要加強檔案信息化建設。因此，本文將從高職院校檔案管理的現狀出發，闡述了加強高職院校檔案管理信息化建設的必要性，并提出了加強高職院校檔案管理信息化的對策和建議，以戰略性的眼光將檔案信息化建設納入校園建設整體規劃中，全面推動高職院校檔案管理邁向現代化、信息化的進程。

關鍵詞:高職院校;檔案管理;信息化建設

隨著計算機網絡技術不斷普及應用，各行業信息化建設如雨后春筍般涌現，給人們生活帶來了發展機遇的同時也面臨著越來越多的挑戰，一定程度上它提高了社會生產與人們生活的效率，但是在信息化建設的過程中，數字技術廣泛應用增大了檔案管理的難度，特別是高職院校的檔案信息化管理。隨著信息化程度逐步提高，高職院校各部門檔案信息化工作發生了天翻地覆的變化，中專?；A上升格、合并而來的高職院校的檔案管理人員整體素質不高，對檔案信息化工作了解很少，這嚴重制約了各高職院校走出傳統的實體管理模式與走向檔案信息化、現代化模式的進程。因此，有必要加強高職院校檔案信息化建設，不斷提高檔案管理工作的效率，真正實現高職院校檔案現代化、信息化管理。

1高職院校檔案管理的現狀

隨著網絡技術不斷深入，嚴重影響了人們的思維觀念，對于高職院校來說，其檔案管理工作也發生了巨大的變化。首先，高職院校對檔案管理的認識不足，其管理者具有多年豐富的工作經驗，對檔案管理信息化建設的認識常常局限于傳統的實體管理模式，以”熟練”的業務技巧獲得職稱的管理領導者從根本上無法滿足檔案信息化建設所提出的要求，整體素質與文化程度與信息化管理對檔案管理人員的要求出現了一定程度的脫節行為;其次，高職院校檔案管理走向信息化的過程中技術人員嚴重不足，具有檔案管理知識與計算機知識的復合型人才十分匱乏，其管理工作人員缺乏專業的培養教育，導致其理論知識與業務技巧與檔案管理工作不相匹配，最終嚴重制約了檔案信息化建設的發展;最后，主要是高職院校缺乏必備的檔案基礎設施與技術手段，受資金方面的制約，部分高職院校檔案部門仍然在使用系統老化的計算機，缺乏文件檢索與檔案信息管理兼并的計算機管理軟件系統，現代化管理手段單一，造成人力資源與信息資源嚴重浪費。

2加強高職院校檔案信息化建設的必要性

2．1有利于提高院校紙質檔案紙質的保護率和利用率

隨著高職院校招生規模不斷擴大，學生數量與日俱增，需要整理的檔案資料越來越多，受經濟發展與資金限制的部分高職院校并沒有全部采用計算機錄入信息，而是采用傳統的實體管理模式，以紙質材料為載體依靠手工方式錄入。這樣的方式可以在忙碌時避免信息錄入出現錯誤，但是重要檔案資料極容易出現丟失和損壞的情況，比如在反復使用的過程中就會導致檔案資料出現一定程度的磨損。因此，可以將傳統的檔案管理模式與信息化有機結合，為了避免機器突然出現故障與信息錄入出現錯誤的情況，可以統一放置用計算機統一錄取進行管理，這不僅可以提高院校紙質檔案紙質的保護率、避免重要檔案的損壞和遺失，也可以提高院校紙質檔案紙質的利用率，在調取信息化管理檔案資料的時候更方便快捷，避免了了查找的繁瑣過程。

2．2有利于提高檔案管理工作人員的工作效率與業務水平

以紙質檔案為基礎的高職院校檔案管理不利于工作人員進行查詢與借閱，再者，以手工為主進行查找的方式浪費了相關的人力資源與寶貴的時間資源，也極容易出現錯誤，總體來說不利于檔案管理的整體統計與對外交流，大大降低了檔案管理工作人員的工作效率。但是加強高職院校檔案管理信息化建設后，檔案管理在向自動化、網絡化方向發展的同時，有利于信息的快速錄入，檔案在一次錄入后也更容易查找、保存和修改，也可以反復利用，通過網絡實現快速傳遞的目的，在一定程度上提高了檔案的利用率，操作方便，自動產生記錄，這些大大地提高了檔案管理工作人員的工作效率，也讓檔案管理工作人員有更多的時間進行培訓，不斷提高計算機技術和檔案管理工作專業業務能力。

3加強高職院校檔案管理信息化建設的對策和建議

針對目前高職院校檔案管理信息化建設的現狀來看，高職院校檔案管理還存在著一些不利的因素，因此必須采取有效的措施加強檔案管理信息化的建設。

3．1深化檔案管理信息化認識，明確檔案管理人員工作職責

進行高職數字校園建設最重要的組成部分就是院校檔案信息化，通過將檔案信息化與計算機技術有機結合，進行學院數字校園的系統性工程，不斷深化檔案管理信息化認識，明確檔案管理人員工作職責。首先，制定明確的學院檔案信息化計劃，成立相關建設領導小組，通過領導小組引導全院檔案工作不斷向信息化發展，從而有針對性地確保學院檔案信息化建設，以學院綜合檔案室集中管理為中心，建立全院檔案信息化建設組織網絡;其次，建立嚴格的目標工作責任制，充分發揮學院檔案室的作用，重點推進信息化建設工作，以歸檔工作服務現代化、以強化檔案意識、以提升黨務服務質量為著眼點，不斷推進檔案管理服務能力建設工作，全面推進檔案管理工作向高質量高水平工作;再者，形成電子檔案收集、整理、保管與利用一體化工作流程，不斷規范檔案管理程序和工作人員崗位職責，完成相應的電子文件與各部門歸檔工作所提出的要求，在深化認識的基礎上明確各部門職責范圍，進行目標管理及時將檔案管理工作落實到人，從而通過整體部署有計劃地錄入電子檔案，提高各部門文件的真實性與完整性;最后，要豐富與更新對檔案管理的認識，以現代設備為基礎不斷改變檔案管理模式，從而從根本上實現檔案管理信息化建設。

3．2加強檔案管理與計算機復合型人才的培養

檔案信息化建設需要將上級部門為其創造良好的條件，不斷提高整個部門的工作效率，有效途徑就是必須加強檔案管理與計算機復合型人才的培養。比如加強高校與企業之間的合作，定期舉辦檔案管理信息化培訓班，通過建立檔案管理學習制度等方法，不斷提高檔案管理人員的業務技術水平，培養出具有現代意識的高素質人才。一方面，加強高職院校檔案管理工作人員的管理水平，從有經驗的工作人員中選拔出優秀的管理人才，改變一人兼任多職的現狀;另一方面，在提高高職院校檔案管理人員業務水平的基礎上，加強各人員計算機知識的學習與更新，通過培訓班與實踐教學加強檔案管理人員的現代化信息管理能力?？傮w說來，加強檔案管理與計算機復合型人才的培養，需要制定優惠政策為檔案管理人員復合型人才的培養和吸納提供良好的信息化基礎，不斷提升檔案專業人員現有的管理水平，培養一支具有較強的檔案管理專業知識水平和現代化科學技術水平的高素質人才隊伍，提高其與高等院校檔案信息化建設的需要能力。

4結語

高職院校檔案信息化建設需要全方位的配合與支持，不斷增加建設資金投入，加強計算機設備與其他基礎設施的配置，提高其使用率。與此同時，不斷深化檔案管理信息化認識，明確各檔案管理部門及管理工作人員的工作職責，加強檔案管理與計算機復合型人才的培養，改變檔案管理運行模式，最大限度地發揮計算機等現代化技術的作用，從而通過建立集中統一的檔案管理模式來積極推進高職院校檔案管理信息化的建設。

作者:王麗 單位:南京交通職業技術學院

參考文獻:

［1］賴麗麗．信息技術在高校檔案管理中的應用［J］．佳木斯教育學院學報，2010(04)．