檔案信息化建設途徑與實踐10篇

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第一篇:檔案信息化建設實踐

醫院要實現自身可持續發展，就需要對檔案資源進行合理利用，并全面推進醫院檔案管理的信息化。文章以江蘇省吳中區長橋人民醫院作為研究重點，闡述了加強檔案信息化建設的具體途徑，希望為檔案信息化建設提供有價值的參考。

一、檔案信息化建設在醫院中的重要作用

在科技快速發展的背景下，醫院檔案信息化建設是勢在必行的，醫院檔案信息化，能夠實現醫院管理質量的全面提升。醫院檔案信息化對于醫療事業的現代化發展也十分關鍵。醫學檔案管理的現代化水平是對醫院自身發展規模及醫學水平進行衡量的重要指標。醫院檔案信息化建設也是醫院在自身宣傳方面的關鍵性營銷策略。由此可見，檔案信息化建設在醫院經營與發展的過程中具有重要的現實意義。

二、醫院檔案信息化建設的實際需求解構

在信息時代背景下，醫院管理工作一定程度上提高了自動化辦公的水平。OA辦公系統與HIS系統被廣泛應用在醫院管理工作中，全面增強醫院的辦公效果，節省了支出的成本。然而，醫院檔案信息化水平不高，對醫院檔案開發和利用產生了不利影響。由此可見，積極推進醫院檔案信息化建設十分重要，同樣也是適應檔案工作發展的重要途徑。醫院檔案信息化建設正逐漸成為醫院檔案管理工作開展的必然要求，醫院要予以高度重視。

三、醫院檔案信息化建設的具體途徑

1.強化網絡建設，構建理想的網絡環境。在醫院檔案信息化建設過程中，網絡環境十分重要，同時也是構建諸多體系的重要條件?，F代化信息與網絡技術的合理運用，能夠建立健全局域服務網與公眾服務網，在此基礎上，創建檔案網站，對于發揮檔案信息資源服務窗口的重要作用。與此同時，在信息化建設的基礎上，應當確保硬件設施的完整性配置，包括安全防護設備，以免受到電磁干擾致使信息內容的泄漏。在軟件方面，不僅要采購經常使用的信息軟件，而且要對軟件進行自主性地研發，構建醫院特色數據庫與多媒體數據庫。需要通過網絡平臺，對信息技術進行合理運用，構建檔案管理信息系統，確保電子檔案口徑的統一性，實現對電子檔案集中統一性管理。2.提高數據處理速度，以全面增強醫院檔案工作效率?，F階段，醫院檔案種類，主要可以劃分成紙質與電子兩種形式。在檔案資源數量不斷增加的背景下，一定要提高數據處理的速度，實現紙質檔案數字化的有效轉化，以保證檔案信息資源存儲的質量，確保檔案在收集、鑒定與整理等方面提高工作效率。但是，因為紙質檔案數字化的處理工作難度較大，所以必須要設置專業崗位，為其提供資金與技術等方面支持，進一步推動檔案工作的有效性開展。3.重視電子歸檔，提高檔案信息的存儲力度。在檔案信息化管理資源方面，電子文件發揮著關鍵性作用。所以，必須要對電子文件的存儲、管理與分類進行嚴格規范，以保證電子文件的歸檔實現標準化與程序化。在醫院各科室形成電子文件以后，需要對其進行整理，并且以標準化的文檔格式轉交至檔案室。通過技術處理措施形成只讀性文件，對文件原始結構進行全面保護，提高電子文件自身的可靠性，進而被當作醫院的檔案信息。另外，在標示出歸檔以后，檔案管理工作人員需要將其轉化成統一格式，確保檔案信息內容具有明顯的通用性，最終將其輸入到檔案數據庫中。4.加強檔案工作隊伍的建設。在實現檔案信息化建設的過程中，檔案管理工作人員自身業務能力的作用十分關鍵。所以，醫院需要針對檔案管理工作人員開展教育培訓工作，并且組織其參與到交流研討及進修班活動當中，為其提供更多的機會接觸現代化檔案知識和檔案信息軟件。建立并健全激勵機制，采用薪資激勵等多種方式來鼓勵檔案管理工作人員實現自我完善，全面提高檔案管理工作人員的專業知識與信息素養，進而更好地滿足醫院檔案信息化建設的實際需求。檔案信息化建設在我國正處于起步階段，醫院檔案信息化建設也正處于摸索階段，要保證醫療界的檔案信息化建設更加完善，就展開深入地研究。

作者:武玉瑩 單位:江蘇省蘇州市吳中區長橋人民醫院

第二篇:檔案信息化建設策略分析

【摘要】當前，檔案信息化建設過程中依舊還有很多不足之處需要我們正視，怎樣更好地推動檔案信息化建設，成為了擺在廣大檔案工作者面前的一個熱點課題。本文首先分析了檔案信息化建設的重要意義，并就如何加強檔案信息化建設提出了幾點建議。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；策略

近年來，檔案管理工作得到了進一步發展，過去的檔案管理方式因為信息單一、查詢利用不便等原因已經無法滿足新時期檔案管理的實際需求。信息化技術的普及應用給傳統的檔案工作注入了新的血液，它是一種現代化的檔案信息存貯、檢索、管理的有效手段。

一、檔案信息化建設的重要意義

首先，檔案信息化建設與社會經濟建設的客觀要求相符合。面對我國對社會經濟建設持續發展的硬性需求，現代信息技術因其具備的快速、便捷等優勢得到了眾多單位和企業的認可，檔案管理信息化建設也在各單位中受到重視。檔案管理目前已經成為各單位開展相關工作不可缺少的重要組成部分，當前信息技術的發展和普及，也給檔案管理工作帶來了機遇與挑戰。總的來講，促進檔案信息化建設與社會發展需求相符合，是需要我們認真對待的一個問題。其次，信息化建設促進檔案事業的持續健康發展。檔案管理工作不管在何種性質、何種發展規模的單位或企業中都占據了非常關鍵的位置，發揮著重要作用。特別是進入二十一世紀之后我們迎來了信息大爆炸的時代，對于大量的數據信息，若不能借助于信息技術更加高效地開展檔案管理工作，那么檔案管理部門必然會面對非常大的難題。只有不斷推進檔案管理信息化建設，才能夠有效地保證各單位與企業的健康發展，才能夠確保各項管理與決策的科學性。最后，檔案信息化建設是對現代科學技術的高效應用。檔案管理信息化建設主要是在現代科技發展的前提下開展的，換句話說，我國的信息化建設水平在很大程度上能夠體現出國內各單位與企業實際發展水平的高低，體現出我國社會經濟發展水平。因此不斷推進檔案管理信息化建設，也能夠有效促進我國社會經濟的發展，進一步完善檔案信息化建設管理機制，持續創新檔案信息化建設管理工作模式，能夠為現代科技的應用與發展指明方向，反過來為科學技術的發展提供動力。

二、檔案信息化建設的策略分析

（一）轉變思想觀念。對新事物的理解和接受往往需要一定的時間，同時也會面對一定的難題，但檔案管理工作人員必須要堅定信息化建設的決心，主動樹立信息化觀念，促進檔案工作從傳統管理模式更加平順地朝信息化管理過渡。檔案工作者應當真正意識到信息化建設的重要性，意識到信息技術的應用對整合檔案資源、促進檔案信息共享的重要作用，要主動把檔案信息化建設作為重要發展戰略并提上工作日程。對于檔案管理人員來說，必須主動接受信息化的工作方式，了解當前檔案事業的發展趨勢，主動樹立使命感和責任感，通過自己的不懈努力為檔案信息化建設作出一定的貢獻。（二）堅持科學規劃。檔案信息化建設必須要有科學的發展規劃來指引方向，進而保證信息化建設朝著更加健康積極的方向發展。檔案信息化建設其中的一個難題便是資金的獲取，這對于很多單位和企業的檔案管理工作可以說是一個巨大的挑戰。所以，經費不足的問題是阻礙檔案信息化建設的關鍵性因素，對于資金不足的問題，檔案管理部門除了要積極尋求上級的資金支持，同時自身還應當結合實際情況進行人力精簡，把部門內有限的人力財力資源發揮到極限，同時制定出全面的發展規劃，保證檔案管理信息化建設工作的持續有效開展。（三）加大各項投入。要真正將信息化建設貫徹落實，不斷提高對檔案管理各項工作的投入力度，充分結合單位自身或企業的實際需求，科學地對有限的人力財力資源予以分配，為自身單位或企業的發展帶來充分保障。比如說應當加大對專門的檔案管理室的建設投入，確保檔案管理室滿足安全規范要求；合理地調整檔案管理工作人員的薪酬福利，不斷激發其工作積極性，為檔案工作者創造更好的工作環境，讓他們能夠安心地投身于信息化建設工作中來。另外還應當加大對檔案信息化建設的宣傳工作力度，讓更多的人了解和重視檔案工作，從而理解檔案管理信息化建設的重要意義。（四）建立信息網絡。推進檔案管理信息化建設，必須要把政府管理下的檔案部門聯合起來，在過去的組織機構、人才資源和設施的基礎上，逐漸形成以各級檔案館為點、以各級檔案室為面、以各級檔案管理機構為中心的信息網絡，將檔案管理真正融入到信息發展規劃中來，進而更加主動地為社會帶來相關的信息服務。檔案管理部門必須要充分應用好自身的信息優勢，有針對性地對信息資源予以整理分類，充分發揮出信息技術優勢以及人才優勢，做好檔案開發利用工作，促進檔案信息化建設朝著更加規范化的方向發展。

三、結語

總而言之，我們必須要充分認識到，檔案信息化建設是一項長期性、系統性的任務，在信息化建設的過程中，我們必須要不斷增強檔案管理創新能力，持續提升檔案人才的培養力度，真正建立一支具備較高專業技術水平和綜合素質能力的復合型檔案管理人才隊伍，始終堅持將依靠科技發展檔案事業擺在首要位置，進一步促進檔案管理信息化水平的提高，真正確保檔案工作的可持續發展。

作者:劉曉波 單位:山東省威海市榮成市機關事業單位社會保險事業處

【參考文獻】

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第三篇:檔案信息化建設思考

檔案信息具有原生態、系統性和無可替代等特征，能夠客觀反映事物演進、發展變化的過程，具有重要的參考和借鑒價值。加快檔案信息化建設是社會發展的客觀需求，是檔案管理的發展方向。

一、傳統檔案管理方式存在的弊端

傳統檔案管理多以紙質卷宗管理為主，儲存于庫房之中，利用時手工查閱，費時費力，無論是管理還是利用都十分不便，嚴重限制了檔案作用的有效發揮。第一，重視不夠。一些單位對檔案管理投入不足，檔案事業發展的保障條件有待進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創新，干部隊伍建設需要進一步提高。第二，管理難度大。傳統紙質檔案的保管對保存條件要求較高，庫房的溫濕度、日照強度、查閱頻率等都會影響檔案壽命，還有諸如火災、水災、地震等一些自然因素也會嚴重威脅檔案的安全。第三，利用不便。查檔時，管理人員必須先翻閱眾多檔案目錄，然后根據目錄標示到庫房中查找檔案原件，費時費力，增加了利用者等待時間，直接影響了檔案查詢利用效率。

二、實現檔案信息化管理的主要途徑

檔案作為各級黨委、政府和社會各方面情況的真實記錄，是促進各項社會事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。檔案工作是不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各級黨委、政府的重要職責。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳出臺了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：在新的形勢下，加快推進傳統載體檔案數字化，要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化，大力開展傳統載體檔案數字化工作，及時以數字化檔案代替原件提供利用。要實現檔案管理信息化，需要全社會共同努力，各級黨委和政府要以實現檔案信息資源社會共享為目標，統籌協調，充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網絡，開展遠程利用，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務惠及廣大人民群眾。檔案信息化建設本質是檔案管理模式從檔案實體管理轉變為檔案內容數字化管理，就是利用現代信息技術、數字技術存儲管理檔案，實現紙質檔案向電子檔案、數字檔案轉化。當前，亟需對現存的紙質檔案進行掃描并輸入電子檔案信息庫，將檔案收集、存儲、分類、查閱等變得方便快捷。第一，要加強制度建設。各級黨委和政府必須高度重視檔案信息化管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機構和制度，明確檔案管理人員的職責任務。要定期學習有關檔案管理的法規、制度，及時制定、修改適合本地本部門的檔案管理規章制度，創建規范的管理機制，促進檔案資源建設標準化、規范化和共享化。加大檔案人才培訓力度，充實穩定檔案隊伍，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行業務培訓，更新知識，提高技能，牢固樹立檔案科學管理觀念，提高檔案管理人員的安全保密意識，逐步建立和完善檔案管理機制。第二，要加強設施建設。統籌安排檔案經費和設備，建立設備齊全、功能完善的計算機房，配置承載檔案信息系統的高性能服務器和數據存儲器，建立良好的數據處理和存儲環境。不斷提高檔案檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、檔號、密級等進行靈活檢索。還要配備復印機、掃描儀等先進設備，實現檔案目錄電腦檢索，內容電子化掃描，為檔案數字化提供保證。加強對各種系統和軟件的學習和開發，逐步實現檔案信息有序整理，檔案信息數據庫建立、檔案信息網絡建設及信息資源開發利用的目標。第三，要加強安全管理。實現以數字化管理為主要內容的檔案信息化管理模式，做好檔案復制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏；加強計算機系統及操作系統安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發生。第四，要建立懲治機制。逐步建立健全對違反檔案法律、法規行為的懲治機制，對檔案違法違規行為依法依規予以懲處，以此強化管理人員及其他違反檔案法規人員依法管檔、依規用檔的意識。

總之，實現檔案信息化是檔案事業的發展趨勢，推動檔案信息化建設是當前及今后一個時期歷史賦予我們的神圣使命，我們要矢志不渝完成這一光榮使命。當然，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，不會一蹴而就，需要檔案工作者不斷更新理念、與時俱進、創新方法，積極推動檔案信息化建設，跟上時代步伐，使檔案工作更好地為經濟社會發展服務。

作者:張會秋 單位:松原市寧江區水利局

第四篇:檔案信息化建設策略探析

【摘要】檔案管理工作的信息化建設是近年來社會經濟發展逐漸形成的一種新的管理模式，要促進檔案事業的發展，檔案信息化建設勢在必行，只有實現檔案資源的數字化信息化管理，才能夠有效地促進檔案材料收集、歸檔、開發、服務工作的效率，更好地滿足現代人對檔案信息的需求。本文結合筆者實際工作研究，提出了檔案信息化建設的幾點對策。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；策略

所謂檔案信息化建設即是依靠信息網絡技術，在檔案管理過程中借助于現代科技對檔案材料予以搜集、歸檔、整理的現代化檔案管理手段。檔案管理信息化建設從過去的實體管理方式逐漸轉化為依靠現代信息技術的管理模式，其操作基礎依舊以實體檔案材料為依據。檔案信息化管理方式的應用，集中表現為檔案材料的數字化、網絡化以及信息化。

一、檔案信息化建設存在的問題

首先，現代信息媒體技術的應用程度有待提升。目前，計算機在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計算機在檔案管理部門往往用于對紙質檔案材料的收錄和索引，或者把紙質檔案材料轉變為電子文檔等。檔案信息化建設過程中依舊沒有充分利用數據庫技術以及網絡技術，檔案部門之間無法實現有效的網絡訪問交流。其次，信息化建設水平有待進一步提升。檔案管理信息化建設和現代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因為目前很多檔案管理工作人員的信息化意識薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對分散的檔案管理模式所導致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設的發展步伐。同時因為檔案資源利用運行機制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。最后，檔案信息化管理專業人才較少。在推進檔案信息化建設中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計算機技術、軟件應用技術和數據信息技術，不了解如何應用和維護計算機服務器等，專業水平較低，影響了檔案信息化建設的推進。

二、檔案信息化建設的策略分析

（一）加強電子文件的管理。隨著現代計算機技術的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網絡中。上網之前需要根據信息管理部門的規定對文件格式予以統一轉換，從而確保檔案數據信息的準確性與通用性，針對并未上傳到計算機中且具有較大價值的文件，需要進行統一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網絡在相關業務管理部門和檔案部門之間設置電子文件歸檔專用傳輸網絡，構建依附在信息管理網中的歸檔專用子網絡，把上網和未上網的具有較大價值的電子文件從這一系統傳輸到檔案管理部門。不管采取何種方式進行歸檔，都應當由電子文件形成單位根據統一的格式進行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯網中下載，從而確保電子文件形成部門能夠對檔案數據信息的準確性負責。（二）提高信息化技術水平。在檔案信息化建設逐漸推進的過程中，檔案管理部門必須要將相關的硬件設施準備充分，同時采取現代化的信息技術方式，按照單位的實際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發出一套管理軟件，真正構建全面健全的檔案管理系統，如此才能夠進一步推動檔案信息化建設，更好地開發和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅持統一錄入，嚴格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復雜。檔案信息化建設所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進資源共享的過程中還需要設置一些珍貴機密檔案材料的查閱權限，針對機密檔案材料必須要對閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統的完善。（三）搭建網絡信息數字平臺。構建全面系統的信息數字化平臺是確保檔案信息化建設的基本前提，另外也能夠為檔案信息化建設創造出更好的網絡氛圍。為營造更加系統化的檔案信息化系統，要堅持從實際情況出發，有規劃有目標地推進數字平臺以及網絡管理軟件的開發建設。建立全面系統的信息化檔案管理平臺還要求我們必須要建立各種檔案信息數據庫，對于檔案信息化管理需要憑借一個綜合化的信息管理系統，進而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實現。與此同時，在檔案信息化系統中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統和其他部門的資源系統可以實現無縫連接。（四）做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領域，對形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲工作予以指導，保護好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關政策法規機制，為電子文件的管理工作提供一定的規章制度指導；進一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價值得到充分發揮；積極學習借鑒國外的成功經驗，有效組織和推進電子文件管理的基礎性研究工作，將電子文件管理評估納入到政府信息化建設評估系統中。

三、結語

總而言之，檔案信息化建設符合我國信息化戰略的要求，也是檔案事業未來發展的重要目標。我們必須要充分意識到必須強化檔案技術發展、推進信息化建設、努力培養現代化檔案管理人才，才能夠以更加積極的態度推進檔案信息化建設，確保我國檔案事業的持續健康發展。

作者:常瑞華 單位:新疆博爾塔拉蒙古自治州精河縣發展和改革委員會

【參考文獻】

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[2]高艷琴.檔案信息化建設的特征及發展措施[J].辦公室業務,2016(24):78.

第五篇:單位檔案信息化建設與利用

摘要：許多單位檔案室中的原始資料，還有很大一部分是以紙質檔案保存的形式存在，而這部分資料絕大多數沒有進行更新，包括許多實質性的榮譽與各種獎勵物品，保存不方便，查閱也不方便，只能用于一般性的采用，無法做到全面的資源共享。在單位電子設備逐步到位的情況下，對原有的紙質等形式的檔案資料進行電子信息化處理，由傳統檔案的形式逐步過渡到信息化形式，發揮單位檔案的利用價值，實現最大化的社會化利用，變得越來越重要。

關鍵詞：檔案室；原始資料；信息化處理；共享資源

社會化利用每個單位的檔案室都會儲藏有大量的記錄單位發展的檔案資料，尤其是一些原始的紙質檔案資料特別多，比如各種原始資料、名人資料等等，這些檔案資料保存為單位的發展與名聲的傳播發揮很大的貢獻。隨著時代的發展，原始資料的傳遞越來越受到約束，原因是很多單位只是傳統式的基礎式的硬件安裝，沒有及時對檔案的原始的資料進行現代化的信息處理與歸檔，致使原有保存的檔案資料不能進行快速檢索，快速傳遞，快速的資源共享，蘊藏在檔案中的寶貴財富沒真正的發揮出來，實現最優化的社會利用。

1單位檔案進行信息化建設面臨的問題

1.1單位對檔案進行信息化處理的重視程度不夠。許多單位的領導與檔案工作者，在實際的檔案管理工作過程中，對檔案信息化重視程度不夠，沒有充分宣傳，對以前和現存的檔案資料只作簡單的處理與歸檔，對檔案的電子化處理沒有認識到它的重要性，所以對檔案的電子化處理沒有一套完整的檔案管理制度，對檔案的電子檔歸檔范圍、要求也沒有硬性的要求，致使很多寶貴的檔案資料不能發揮出應有的作用，大范圍、深層次的社會利用，更是無法實現。1.2單位對檔案進行項級數字化設備安裝資金不到位。部分單位能根據新形勢下，檔案信息化要求的標準，進行現代化設備的安裝，投入了大量的資金，檔案信息的管理也逐步到位，檔案資源共享收到良好的效果。但也有許多單位對檔案設備的安裝不重視，沒有投入相應的資金，一些基本的計算機設備，掃描設備、影像設備、大容量存儲設備、網絡設備、數據庫設備及各種終端接收與輸出設備沒有安裝到位，像大型數據庫服務器、有線與無線路由器、圖文影像掃描設備、海量存儲設備及各種終端等設備沒有安裝完畢，致使現有的檔案管理設備不能進行有效的檔案信息數字化轉化，廣泛性的檔案信息社會化利用也就無從談起。1.3檔案信息管理人員專業程度不高。部分單位的檔案管理人員，不是真正的檔案專業出身，有些甚至是兼職，在從事數量龐大的檔案管理過程中，仍然沿用傳統檔案管理模式，進行低級的檔案信息歸檔，缺少有專業職稱的高層次管理人員，尤其是有深厚的檔案管理基礎又有先進計算機與網絡管理知識的專業人才。其結果是造成檔案信息利用的效率不高。

2單位檔案信息網絡化建設勢在必行

2.1每一個單位留存的檔案資料，不僅僅是一種簡單的記錄，而是在記錄的每個單元中，都蘊藏著單位發展的重要內涵，都對單位后期的發展有著重要的作用。以前傳統的檔案管理模式，只能提供一些表面的單一的資料利用，比如查閱、拍照、復印等，既單一，又效率慢，不能很好的發揮檔案的真正作用。而當前形勢下的單位發展，日新月異，相互之間傳遞的檔案資料也今非昔比，數量越來越多，成倍增加，而且大部分都是電子信息的傳遞。也就是說電子信息傳遞的比重占的越來越大。在這種形勢下，單位檔案信息化電子化建設，顯得特別的重要。有了檔案信息化建設，檔案的檢索、傳遞、利用更加簡易方便，才能實現單位檔案的充分利用，才會真正形成檔案信息化的全部社會化利用。2.2單位檔案信息資源的利用關鍵在于單位檔案信息資料的擴展功能。單位的檔案室資料記載著大量的單位發展信息，保存有各時段榮譽證明，是單位進行教育與對外宣傳的很好的平臺。假若單位的檔案資料信息化處理不到位，影響單位檔案信息的傳播與交流，檔案信息資源也不可能快速確認，單位通過檔案信息對外傳播的正能量也不可能得到很好的發揮，對單位后期的發展必然會產生很大的障礙。2.3單位檔案信息化的建設，是每一個檔案資料進行擴展的要求，包含著單位發展的全部過程與聰明智慧，對單位員工教育，單位對外的交流，單位對外發展的口碑，都發揮著重要的作用。2.4單位檔案信息化的建設，對單位檔案信息的快速利用，彰顯單位豐富的內涵，讓員工對單位快速形成一種歸屬感，能讓員工最大限度的產生一種與單位同發展共命運的共鳴感。整齊規范、使用便捷的單位檔案信息化資料，將成為單位員工創新發展的歸宿地。

3做好單位檔案室信息化建設

3.1強化領導，加強宣傳，建立單位檔案信息化管理、運行機制。每個單位指定一位分管檔案信息化建設的領導具體負責，建立有效的檔案信息工作機制，逐步形成完善的檔案信息建設規范化制度。同時加強宣傳，讓單位員工深刻認識單位檔案信息化建設的重要意義，并積極參入到單位檔案信息化建設中來。優化培訓，逐步提升檔案管理人員的整體素質，最關鍵的是引進檔案專業的專職人才，既有專業知識，又精通數字化設備的復合性人才，建立素質高，知識結構合理的專業化檔案信息化建設專職隊伍。把檔案信息化的內容與單位員工的各種教育結合起來，發揮檔案信息化的傳遞優勢，既能讓員工受到良好專業知識教育又能與各位員工互動起來，充分發揮檔案信息化帶來的巨大的影響。另外，檔案信息化所需要的硬件投入還要加大，不僅僅是在硬件上達到標準化，還要提升軟件，加大檔案信息的分類，調整收集的方向，對各類用戶加大分析的力度，開發更加適合的應用軟件，建設一流的檔案信息數據庫。3.2做好檔案信息化功能建設的擴展單位檔案信息化建設是個系統工程，有其突出的特性。一是能夠做到信息儲存量大，保密性好，傳遞穩定。傳統的檔案信息，在進行數字化處理后，與原先的檔案儲存方式大為不同，不需要大面積的柜櫥儲藏，大量直觀的空間要求，只是對轉化后的數子信息的存貯單元有特定的要求。在生成電子檔案的過程中，幾乎對整個的原始檔案進行了處理，生成可利用的大數據庫，由硬盤存貯，甚至網絡硬盤進行存貯。做到真正意義上的檔案信息的上傳下達，與過去老式的檔案采集、歸檔、傳輸與利用相比有了根本性的變化，且傳遞速率比原先非電子化檔案快無數倍，并讓電子檔案信息連續傳播，連續使用，持續發揮檔案的資源共享作用。在這種情況下，單位員工對檔案信息的全面了解有了更直觀的感受，更能做到讓單位員工了解過去，了解歷史，發揮出更好的教育作用。二是電子化信息檔案快速傳播性無與倫比。單位檔案信息化電子化，在滿足單位內部的交流與單位與社會的交流方面，變得更加方便，互惠互利，檔案信息達到最優化的使用，這對單位與單位之間，人與單位之間，人與人之間，都變的更為順暢。真正做到宣傳教育互為一體，信息共享，最大化的體現出檔案信息資源共享，使檔案信息社會化使用成為實實在的服務。三是為了檔案信息電子化資料的長期保存，備份完整，安裝的數字化設備必須確保質量，這樣才能做到儲存的信息有安全性，又便于檢索查閱，采用傳播。也能從根本上為單位的發展，科研創新，重大科研課題的研發提供快捷全面的依據支撐。3.3細節決定成敗，在檔案信息化建設項目的過程中，單位檔案資料往往面大量廣，在信息化處理的每一個環節中，必須細化處理，從基本單元做起，不放過任何檔案信息的搜集，確保檔案信息的完整性。同時要做好檔案信息的分層分類管理，主次結合，要實施精品工程，特別是檔案生成過程中的重要事件的資料，還有其它資料的重要轉化，也視為重點資料。對單位發展過程中，生成的有型圖像、音像效果等電子資料，有檢查性的錄入，必要時請專家進行指導，有利于摘錄的真實性與可操作性，讓單位檔案資料成為可真正實際上能操作數據庫。在這個數據庫中，充分利用科研人員設計的檔案管理軟件，規范化管理，確保數據庫中單位檔案信息資料的社會化使用。3.4加強檔案信息網絡化平臺建設。檔案信息網絡化平臺建設是檔案信息化建設的關鍵。當前單位快速發展的同時，任何信息的傳播，離開網絡平臺的快速傳遞，都是不可想象的事情，因此，每個單位都要抓住現代化發展的潮流，及時更換網絡使用設備，開發新的適合本單位的檔案信息利用軟件，硬件與軟件在網絡平臺和諧運行，實現檔案信息傳遞的快捷化、有效化，最終實現單位檔案信息資源共享。

總之，實現單位檔案室信息化的建設，改變了過去原始的檔案信息傳播方式，讓單位檔案信息一下子變得更為透明，更好操作，宜于單位的文化全面傳承，宜于單位更好理念的交流，讓單位更多的人方便利用，發揮出單位精神的優勢與每個人的主觀能動性，讓單位的精神面貌有了一個華麗的轉身。在單位建成的檔案信息網絡平臺上，正能量事情傳播的會更快，更廣，并為單位后期發展打下堅實科技基礎、文化基礎，對單位檔案的自身發展與規范化建設起著重要的作用，這就是建設檔案信息化平臺的最根本的原因。

作者:郭娜娜 單位:濰坊市公共資源交易中心

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第六篇:企業檔案信息化建設思考

企業檔案的建設是保證企業工作有序進行、高效運轉的基礎，而傳統的企業檔案管理方式，由于檔案數據信息的多樣性、復雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰，很難適應時代的高速發展和迅速變化。因此，為完善企業檔案信息化建設，本文對企業檔案信息化建設的研究與探討做了一個簡單的分析。

一、檔案信息化發展的必要性

檔案材料如果不經過嚴密的管理，可能會導致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導致內部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導致機關重要的機密和知識產權流失。檔案是對過去發生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。企業的檔案更為重要，記錄著機密和未公開的專利技術。一旦流失，后果不堪設想。所以對單位檔案進行統一的管理，尤其是加強信息化的建設，設立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業的生存與發展。

二、企業檔案信息化建設存在的問題

（一）企業檔案信息化認識不足。目前人們受傳統因素的影響，已經習慣了人工處理檔案。這種現象出現的原因是對企業檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業檔案的個人工作效率、提高企業部門的整體職能效率，還有利于對企業檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，企業部門要加強對企業檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵下屬各企業積極開展檔案信息化工作，提高對企業檔案信息化建設的認識。（二）企業檔案工作信息化人才較少。企業檔案的信息化建設離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責。同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，企業檔案工作也將面臨更大挑戰，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。企業檔案信息化建設不僅需要檔案專業人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業知識的信息化人才。雖然我國信息技術一直在不斷飛速發展，各種高端人才數量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發等領域，企業檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業檔案信息化建設的持續發展。（三）信息化設備利用率低。企業檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分企業檔案部門也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國企業檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是下一步促進企業檔案信息化的重要工作點。

三、企業檔案信息化建設對策

（一）轉變傳統觀念，提高信息化意識。企業領導者和員工要堅定企業檔案信息化的決心，實現企業檔案信息化的逐漸過渡。充分認識企業檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將企業檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合企業檔案事業改革創新的發展方向。企業檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清企業檔案發展的大方向，提高工作責任感、樹立現代化管理理念。（二）加大人才培訓和招聘力度。企業檔案部門要加大對現有員工的信息化培訓，聘請信息化專業人員不定期對檔案工作者進行基礎知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施企業檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的企業檔案信息化工作環境。（三）建立檔案信息化建設工作組。企業檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國企業事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。

四、總結

綜上所述，企業要想促進檔案信息化的發展，就必須要積極地轉變傳統的觀念，提高自身信息化意識，認識到信息化的重要性，引進信息化人才，建立檔案信息化建設小組。只有這樣，才能為企業和諧發展提供更好的服務。

作者:孫麗 單位:河北省唐山市自來水公司

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第七篇:檔案信息化建設制約因素和策略

當前，隨著社會信息化的持續發展，檔案管理工作已經從傳統的手工方式向信息化的管理方式過渡，不但具有較高的查詢效率，而且能夠保護檔案實體。因此，信息化的檔案管理方式不斷地適應現代網絡社會的需求。在網絡社會，對檔案信息資源的需求在不斷增加，而且利用方式也日益多樣化，為了滿足當前檔案應用需求，必須做好信息網絡環境下的檔案管理工作。但是，當前檔案信息化建設還存在一定的制約因素，為了提高檔案管理工作的整體水平，需要采取相應的應對策略，以提高檔案管理信息化水平。

一、檔案信息化建設的主體內容

檔案信息化包括檔案條目（目錄）的計算機管理以及檔案的原文管理兩方面。當前，主要是利用電子檔案管理系統，對檔案條目和紙質檔案的掃描件（電子版）進行管理。從檔案信息化建設的角度來講，檔案信息化建設的主體內容包括：檔案信息化基礎設施建設、檔案管理的標準規范、檔案信息資源的建設、檔案管理應用系統建設以及管理人才隊伍建設等幾個方面?？偟膩碇v，檔案的信息化建設還涉及相關的體制、機制和檔案信息化建設等工作，涉及這些因素的相互配合、協調等。因此，檔案信息化建設是一個相對復雜而系統的工作。因此，在檔案信息化建設之初，應該做好對應的分析工作，探討其中存在的不足，分析限制檔案信息化建設的制約因素，提出對應的處理策略，提高檔案信息化建設的有效性與針對性，保證檔案信息和建設的有效成果。

二、檔案信息化建設制約因素

（一）對檔案信息化建設的重要性認識不足。檔案信息化建設的最終目的在于在現代網絡環境下實現檔案的遠程服務以及資源共享，最大程度的提高檔案資源的利用效率。但是，當前部分檔案管理部門對檔案信息化建設的重要性認識不足。而對檔案信息化建設的重要性認識不足的直接結果會導致信息化建設的熱情不足。使得檔案管理的思維意識、知識結構相對陳舊，在日常管理過程中沒有針對信息化建設開展相關的培訓。而部分國企因為實施組織扁平化管理，在削減管理人員的過程中，由于沒有認識到檔案管理工作的重要作用，將檔案機構與檔案人員作為裁員的首要對象，部分單位甚至直接取消管理崗位。同時，檔案管理信息化建設的成本相對較高，這主要是因為隨著硬件及系統升級需要對信息系統進行較為頻繁的更新換代，而相關部門不能夠主動的更新知識并獨立解決實際的問題，導致檔案管理的信息化系統硬件不能跟上，限制了檔案信息化建設的整體水平。（二）檔案信息化建設標準亟待規范。不管是傳統的檔案管理工作還是檔案的信息化建設，管理流程和管理方法的標準化都是檔案管理的主要內容。尤其是在進行檔案信息化建設的過程中，該工作涉及對應的信息化技術、計算機技術等的使用，使得規范化管理以及標準化的操作成為了提高信息化檔案管理建設的重要途徑。當前，在檔案的信息化建設工作中，對檔案的信息化管理建設標準還沒有形成一個統一的標準與規范，甚至部分檔案管理水平依然還處于電腦文字輸入等水平，使得檔案信息查詢、共享都難以實現。尤其是在互聯網技術快速發展及廣泛應用的基礎上，個人對于檔案信息的需求在精準度、實時性等方面都提出了更高的要求。檔案信息化建設過程中就必須通過合理的調整檔案管理機制、方式，構建完善的網絡信息服務平臺與建設標準，在保證檔案信息安全的基礎上為用戶提供更好的檔案信息檢索體驗。（三）檔案信息化建設缺乏保密性與安全性。檔案信息化建設的最終目的在于實現檔案資源的共享。檔案資源密級的差別使得信息共享存在一定的局限性，部分檔案需要一定程度上的保密。因為利用網絡等技術實施檔案的信息化管理，網絡黑客、病毒等就有機會侵入到計算機中。加之工作人員會可能存在無意泄露的情況，而且在信息化環境下可能還會出現電磁泄漏、剩磁泄露等情況，這些因素都增加了檔案信息泄露的風險。同時，由于實施了信息化管理，部分檔案的泄露將變得更加容易，加之部分工作人員的工作習慣還沒有因信息化建設而進行對應的調整，使得檔案信息在保存過程中容易出現損壞、泄露、被篡改等情況，給檔案信息的安全、保密帶來了較大的挑戰。

三、檔案信息化建設制約情況的應對策略

（一）加強檔案信息化建設的基礎工作。當前存在的一個普遍問題就是檔案信息化基礎設施建設的物質基礎較差，而這是檔案信息資源開發及利用的基礎，所以首先要加強檔案信息化建設的基礎工作，將該項工作落實到位。首先，應該做好硬件設備的配置。構建一個穩定、安全和可靠的局域網，通過優化計算機設備、掃描儀和打印機等，實現檔案信息化和網絡化，提高檔案的利用效率，便于高效、快捷的實現文件查詢、共享；其次，應該注重軟件配置，必須根據單位的實際情況，選擇整套完善的檔案管理系統，使得檔案的瀏覽、查詢、統計、歸檔以及借閱等流程便于操作；再次，基層管理人員要重視檔案信息化建設工作，檔案管理部門領導應該從多個方面爭取資金，加大硬件的投入力度，確保檔案管理信息系統能夠滿足當前對檔案信息資源的需要。（二）增強檔案管理的標準化建設。檔案信息化管理不是簡單的電子檔案集中管理，而是一項規范化、制度化、科學化、現代化的系統管理。檔案信息化不但是要做好先進管理設備的配置，還包括標準化的管理方式。檔案管理的標準化工作即指檔案信息化管理必須符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個流程都必須嚴格的標準化處理，完全符合相關規范。從整個檔案的收集、整理到最終的歸檔及存入系統中，都需要做到條理清晰、目的明確，以免檔案遺漏、出錯。另外，還應該結合當前以互聯網應用技術為支撐的檔案管理服務制度體系，形成對應的工作流程和標準，形成一個能夠適應現代社會需求的檔案管理標準體系。（三）做好檔案信息安全管理。積極的開發并利用檔案信息，并使得其能夠安全的應用，應該是基于計算機網絡而開展的。因此，必須建立一個完善合理的信息利用機制，通過設定對應的信息利用與共享權限，保證網絡信息的安全性。同時，在檔案信息化建設管理工作中，還必須做好針對檔案管理人員信息安全知識的培訓工作，不但要保證其具有信息化檔案操作技術、管理理論，還應該確保其在管理過程中形成良好的安全習慣，為檔案信息安全管理提供良好的支撐。在實施檔案信息安全管理的具體工作中，應該積極的應用新型網絡技術，例如基于云技術的檔案信息安全管理方式，完善檔案信息管理的技術體系，在確保檔案信息能夠為更廣泛的群體提供服務的同時，保證檔案信息的整體安全。另外，還應該構建好檔案數據的保存、遷移、校驗機制，積極應用信息處理工具，保證安全保管檔案信息，使得檔案信息資源能夠安全、有效地得到開發、共享。

四、總結語

檔案信息化建設是一項系統性的工作，在信息化改造過程中，要根據當前檔案管理的實際情況，結合不同檔案信息化系統的特點，詳細的分析檔案信息化建設存在的主要制約因素，并提出相應的對策，這對提高檔案信息化建設水平具有重要作用。

作者:李秋香 單位:神東煤炭集團有限責任公司檔案室

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第八篇:檔案信息化建設實踐淺析

隨著社會信息化的不斷發展，信息化這個概念不斷向社會各個領域和階層延伸，檔案信息化就是信息化發展在檔案領域的具體體現，也是現階段檔案事業發展的戰略目標。什么是檔案信息化？如何建設信息化檔案資源，如何解決在建設過程中出現的問題。本文將以筆者單位的檔案信息化建設實踐來談談對檔案信息化的看法。

一、檔案信息化初探

(一)檔案信息化的概念

檔案信息化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等信息技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和在其他存儲介質中保存的電子檔案系統地組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息化建設的目的是建立一個依托于高端科技手段、具有有序結構的信息大集合。在傳統的檔案管理中，我們整理、歸檔、管理以及利用的對象是以某種介質存在的實體文件或檔案案卷；而在檔案信息化建設后，檔案管理人員管理的對象將由過去的實體文件或者檔案案卷轉變為非實體的信息。特別是隨著大數據時代的到來，檔案數據和信息的不斷重組、融合，將成為未來檔案利用的核心任務。

(二)檔案信息化建設的必要性

1.檔案信息化建設滿足社會發展的需要21世紀是信息化的時代，檔案信息化是社會發展的大方向，只有加強檔案信息化，實現檔案信息的資源共享，才能更好地為社會服務。近年來，檔案載體出現了翻天覆地的變化，磁帶、磁盤、光盤等載體以驚人的速度在發展。以紙質檔案管理為主要內容、封閉的傳統檔案管理模式已經不能適應時展的現實需要，迫切需要實現檔案從信息采集到保管、利用的職能轉變，打破信息壁壘，實現檔案信息資源的合理配置和科學管理。2.檔案信息化建設是加強檔案管理的需要傳統的檔案管理中，對于檔案的調閱、利用常常需要翻閱檔案原件，久而久之會對檔案原件造成磨損，甚至丟失，而實行檔案信息化后，在查閱、利用檔案時就可以大大減少對原始檔案的破壞。同時，隨著計算機信息技術的飛速發展，對于污損、缺失的照片檔案還可以進行科學的修復。檔案數字化有利于保護檔案原件，保存有效的檔案信息資源，對于檔案管理具有積極意義。3.檔案信息化建設是檔案管理提升服務水平的需要實行檔案信息化，檔案利用者就可以通過計算機、網絡等渠道，輕松獲取自己需要的檔案信息。徹底擺脫了以往檔案查詢受到的時間、地域的限制，滿足了利用者對檔案多元化及高效率的需求，為利用者提供了更為廣闊的檔案利用空間，可實現檔案資源利用效益的最大化。

(三)檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設是一項內容豐富的系統性工程，它包含基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設等內容。而這幾個方面的發展速度和質量，同樣影響和制約著檔案信息化建設的成效。1.基礎設施建設基礎設施是檔案信息化建設的物質條件，主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。核心是檔案信息網絡系統，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。檔案數字化設備是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是資源開發利用和信息技術應用的基礎。2.信息資源建設檔案信息資源開發和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。沒有內容豐富、結構合理和數量充足的檔案信息資源，就很難達到理想的檔案信息化建設。在日常工作中根據檔案的性質和重要性，按輕重緩急的順序對現有檔案進行數字化加工，統一標準，保證檔案信息基礎數據的準確性，以及檔案數據在傳輸和使用、開發過程中的準確性，才能把各項基礎工作做到嚴、細、實。3.應用系統建設應用系統建設是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。主要包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量。準確應用檔案資源，關系著檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益。4.標準規范建設標準化、規范化建設，是檔案信息化建設的重要基礎之一。標準規范建設，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸、管理和使用等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程，逐步形成我國檔案信息化的標準規范體系。檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通具有十分重大的意義。因此要真抓實干，有計劃、分步驟、扎扎實實地抓落實，做好檔案的標準化和規劃化工作，為檔案信息化建設打下堅實的基礎。5.人才隊伍建設人才隊伍是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。隨著信息化建設的逐步深入發展，檔案信息化管理水平高低、服務質量如何，絕不是取決于檔案管理人員數量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質，這就對檔案工作人員的素質和能力提出了更高的要求，即必須具備良好的政治素質和檔案專業素質，還要具備信息化、現代化的相關知識技能，掌握先進的工作方法，只有這樣才能適應本職工作的需要。因此，加強檔案人才隊伍建設，不斷提高工作人員的綜合素質，對檔案信息化建設至關重要。

二、檔案信息化建設實踐中的問題

(一)檔案信息化建設中的問題綜述

1.缺乏對信息化建設真正的認識和重視在許多單位，檔案部門一直處于較邊緣化的位置。單位領導沒有意識到檔案對于單位發展的重要性，對于檔案信息化發展抱著可有可無的態度，檔案信息化建設的投資往往無法落到實處。同時，一些檔案工作人員故步自封，沒有看到高速發展的信息化社會的迫切需要，不愿意接觸和學習新的檔案管理和信息化技術，也導致部分單位檔案信息化工作無法又好又快地發展。2.信息化建設中軟硬件設施的投資和選擇問題主要問題是軟硬件設施的投入不足。正如之前所說，檔案信息化建設是一項大工程，它必然要耗費一定的人力物力財力，許多單位由于對檔案信息化建設缺乏重視，往往選擇少投入或不投入資金進行硬件設備的更新或軟件的購買，甚至有單位將檔案信息化理解為簡單的數字化或電子化，僅依托一般的辦公軟件進行檔案數據的收集和整理工作；又或者輕率地將檔案信息化建設交托于外包單位，選擇了不適應本單位實際的檔案管理和利用軟硬件或應用平臺。3.信息化資源的開發和利用問題檔案信息化資源的開發與利用問題是檔案信息化建設的重點和難點。人們關注較多的問題有以下幾點：開發階段或者數字化階段數據的異構導致數據信息收集模式的多樣性以及數據分散給信息收集工作增加難度；由于技術或其他原因，電子簽名未得到認證和應用，很多單位信息收集還實行紙質與電子“雙套制”，加大了數據信息收集和信息利用工作的難度；在信息化利用階段，收集的數據信息資源可能由于保障信息安全而無法實現全網絡化，這就需要資源協調機構能協調各機構和部門的利用請求，減少或打破機構與部門間的信息壁壘。此外，數據信息資源平臺的后期維護、更新的時效性同樣也是目前檔案信息化建設關注的重點。4.新型檔案管理隊伍的培養檔案信息化建設要求具有良好職業道德、較高政治覺悟、較強的思維創新能力以及檔案信息安全保障意識，精通計算機網絡技術及安全的綜合性的檔案工作人員與之相匹配。但從目前狀況看，我國信息產業的發展與人才需求是不平衡的。不平衡的因素主要有：(1)檔案從業者的信息化素養總體偏低，技術型人才嚴重缺乏，創新能力和接受新技術能力不高；(2)“中間型”人才(既懂管理又懂技術的人才)缺失；(3)人才引入和激勵政策有待完善。單純的IT人才不等于信息化人才，在信息化建設中戰略性預測人才最重要，具體的落實與推進中“通才”必不可少，同時缺少真正懂行的決策者。5.標準化、規范化制度建設問題正如上文所述，檔案信息化建設中“標準化、規范化”的建設是對規則的制定，由于整個檔案管理模式發生了巨大變化，規則必然也會發生變革。如：紙質與電子雙套制如何確保收集文件與信息一致；電子文件單軌制電子簽名的認證與查閱等問題都需要制度和標準進行嚴格規范。如果標準化、規范化制度建設滯后，同樣將對檔案信息化建設產生重大影響和制約。6.信息安全保障問題影響檔案信息安全的原因不僅包括主觀原因，還包括客觀原因。其中，主觀原因主要是有些檔案管理部門缺乏安全意識，沒有建立一套完善的檔案信息安全管理體系，進而對檔案信息的管理與檢查存在疏漏；客觀原因主要是技術層面，木馬病毒以及電腦黑客的存在都對檔案信息安全產生巨大威脅。因此在檔案信息化建設過程中一定要提高安全防范意識。

(二)反思我單位檔案信息化建設的具體問題

我單位將檔案信息化建設列入“十二五”計劃中，經過前期的調研和考察，于2015年進行了信息化管理系統的初步安裝和試運行。在推進我單位檔案信息化的過程中，同樣出現了許多的問題和難點，這些問題有些與上述問題具有一致性，有些具有我單位實踐的獨特性，這也引發了筆者對檔案信息化建設的反思。1.調研工作問題檔案信息化建設是一項巨大的工程，這項工程具有從里至外的變革性。要完成好這項工程，做好充分調研工作是必不可少的。我單位在調研工作中對檔案信息化建設內容缺乏全盤考慮，對建設前、建設中、建設后的檔案管理模式和規范標準制度等問題有所疏忽。2.數字化進程滯后問題紙質檔案數字化、電子化是檔案信息化發展的基礎。由于數據異構性和分散等原因，老舊文件的數字化和電子化進程一直滯后。比如，老舊圖紙掃描的效果不佳，或者圖幅巨大，無法進行掃描，或者因為掃描操作而造成原圖紙的損壞或丟失。由于這些原因導致原紙質文件的數字化進程較慢，也使得檔案信息資源在信息收集上存在缺漏。3.標準化、規范化建設滯后問題在檔案管理中標準化、規范化建設一直是強調的重點。在檔案信息化建設過程中，這一點同樣需要被重視，否則就容易造成檔案資源開發和利用的混亂。我單位正處于信息化建設的初期階段，信息收集實行的是紙質與電子版本雙套制，由于標準化、規范化進程的滯后，導致前期收集的檔案信息文檔形式和電子簽署上出現問題。4.檔案信息資源應用平臺推廣問題2015年8月我單位開始數字化檔案信息管理系統的試運行。從推廣伊始至今，有一個問題一直存在，即信息利用者對于新的檔案管理系統存在排斥情緒。由于新的檔案管理系統的新功能較老系統調整的幅度較大，導致一些操作步驟增多，給利用者的感覺往往是不如老系統方便。在推廣前期，收到的投訴和抱怨比較多，這使檔案信息化建設推廣工作受到一定阻力。

三、解決問題的措施

針對檔案信息化建設實踐中出現的普遍及特殊問題，筆者認為檔案信息化建設要做到以下幾點：(一)加強檔案信息化宣傳，重視檔案信息化建設檔案部門在大多數單位中屬于邊緣機構，但隨著信息技術的不斷發展，信息的重要性尤為凸顯。檔案部門作為信息的集中地之一，要趁著檔案信息化發展之風，加大檔案信息化的宣傳力度，讓單位領導能重視檔案信息化建設，認識檔案信息化建設的全面內容，讓職工了解信息化建設帶來的便利，這將有助于檔案信息化建設的進一步推進。(二)全面開展檔案信息化建設就信息化建設實踐中具體產生的這些問題而言，筆者認為最主要的原因是檔案信息化建設各方面發展的不均衡導致的。檔案信息化建設的內容是由多個方面組成的，基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設這幾個方面如果有一個方面發展滯后，都將制約檔案信息化建設的發展，所以，檔案信息化建設實踐過程中必須時刻注意要“不偏不倚，全面發展”。(三)用發展的眼光和創新的意識積極打造創新型檔案管理隊伍檔案信息化建設是檔案系統一次巨大的變革。最大的改變是檔案的形態將由傳承幾千年的紙質轉變為電子形式，檔案也由原來的文件轉變為各種信息的集成。特別是隨著大數據時代的到來，各種信息的集成和融合將產生新的信息，未來檔案信息的增長必將是巨大而快速的。為了適應信息時代的發展，檔案工作者必須要有新的姿態，新型檔案管理隊伍必須要用發展的眼光和創新的意識，積極主動學習必要的檔案專業知識，掌握必要的信息技術，才能在未來提供更好的服務。

四、未來檔案信息化建設的發展趨勢

面對檔案信息化建設進程的不斷加速，檔案館藏模式會呈現實物檔案與信息化數據檔案的混合并存。文本傳遞服務與網絡服務和卷宗管理與知識管理有機融合，檔案工作人員由檔案管理員向信息向導轉變?？梢灶A見，未來的數字檔案館時代，全球檔案資源會聯結成一個巨大的檔案信息網絡，形成一個巨大的信息空間。檔案信息在這個網絡上被傳輸、檢索、利用和加工。

作者:高智潔 單位:中國船舶重工集團公司第七〇九研究所

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第九篇:檔案信息化建設與管理論述

摘要：檔案的信息化建設主要是通過加強檔案管理來實現，通過強化檔案管理技術來進行的。檔案信息化的檔案管理方式不僅提高了檔案信息本身的價值，還使得這些信息可以為社會人員所使用，為整個社會提供了方便，使得檔案信息的整合工作更加具有意義。本文筆者對檔案信息化建設與檔案管理進行了分析探討，希望對相關從業人員具有借鑒意義。

關鍵詞：檔案信息化建設管理

一、引言

對檔案管理事業來說，通過信息化建設不僅能夠進一步提升檔案管理工作的質量與效率，同時能夠與其他工作進行信息化對接，對事業單位的發展具有重要的促進作用。然而，我國事業單位檔案管理通過多年的信息化建設，在取得成績的同時，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個事業單位急需解決的重要課題。

二、檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設主要有以下兩個方面的內容。即狹義上的檔案信息化與廣義上的檔案信息化，狹義上的檔案信息化就是單純的檔案內容的信息化，廣義上的檔案信息化指的是檔案的內容與政治經濟文化等領域的信息相融合。在信息化逐漸成為主流的背景下，檔案信息化使得檔案中的信息不在是密不可見，這些信息逐漸的隨著信息化的加劇而流入到社會的交流中，通過社會進行有效的傳播，逐漸的各類的信息在交流的過程中相互融合吸收，最后變為對社會有益的信息。檔案信息化建設就是通過最新的信息技術手段完善檔案信息，使檔案的信息更加完善全面，更好的為社會服務提供信息資源，與此同時更好的促進了信息資源之間的相互融合，使狹義上的信息化不斷的再向廣義上的信息化轉變。信息化建設可以加快信息之間的聯系，使他們更好的融合利用，提高信息本身的利用價值，使檔案信息化的建設更全面具體，更好的為社會服務。

三、檔案信息化建設中存在的問題

1.檔案數據的異構性。檔案信息中心在日常的檔案管理工作中的主要任務就是接受各個部門單位送來的相關電子信息，對這些收到的信息進行處理、根據不同的內容分門別類，最后放入相應的檔案中。由于各個單位、部門的人員配置和工作職責各不相同，所以檔案的管理部門要正確認識到這些數據之間的特殊性和他們之間的聯系以及他們之間的復雜結構，如果對于這些認識不夠，那么就會在工作上遇到很大的麻煩，這就要求檔案數據中心的工作人員在日常的工作中要認真、細心并且有足夠的耐心。2.檔案高度分散。在檔案數據的歸納整合過程中，存在著很多復雜的細化的甚至是重復的信息。大到巨額的科研經費支出，小到各種日常的財務報銷。這還只是財務方面信息，除此之外的人事部門，管理部門，行政部門，各種信息科目更多，而且其中一些部門的信息重復導致檔案數據中心的工作人員根本沒有辦法對這些信息進行完全進行分類歸檔，更不要說從中篩選出一些對社會有價值、可以加以利用的有效信息了。3.檔案管理經驗不足。近年來，對于舊的檔案管理方法還沒有完全消化，就要面對新的檔案管理方法，對檔案管理經驗的不足就明顯的體現出來了。很多檔案信息因為在舊的檔案管理方法下沒有得到有效的保存和分類，已經無法具體整合出來，而隨著新的檔案管理制度的到來，在分公司的檔案信息中便存在了一定的斷層，如果日后出現了什么問題，那么將會變成無檔可查的尷尬局面，所以說檔案信息化下檔案管理實際上是一個很系統的工作模式，最終的目的還是將有效信息及時分類整理，聯系社會上的相關信息，通過彼此的融合產生出的有益信息，就可以為社會的建設和發展提供有用的信息資源。

四、檔案管理的建議

1.提高檔案管理人員的服務意識。要想建立一個健全的、完善的的檔案管理系統，首先要有一個良好的管理理念作支撐。科學技術發展的很快，檔案管理的水平較之過去也有了很大的進步。這就要求檔案的管理人員必須從自身出發提高自身的服務意識。檔案信息化建設的最終目的就是要將檔案信息整理后形成可以為社會服務的信息，所以，從事檔案管理的人員必須要充分的認識到自己的服務對象是整個社會。在施行檔案信息化建設的過程中，我們必須轉變傳統的管理模式，改變舊的思想和管理原則，要將信息檔案最大程度的公開化，否則檔案就失去了它本身應有的意義，變成了沒有任何用處的廢紙、垃圾。檔案的管理人員要時時刻刻牢記為服務于社會的原則，用這個原則作為指導，不斷的提高自身的專業知識水平和職業技能水平，對自身的價值做一個重新的定位，即從一個檔案信息的保管員變為一個為社會有效信息的員，使整個社會受益。2.提高檔案信息化的技術水平與管理水平。在分公司的檔案信息化的建設過程中檔案管理中心要準備好全套的硬件設施并且吸收引進先進的信息化科學技術手段，根據分公司的自身情況找到一套適合的管理軟件，也可以通過科研手段開發出一套適合分公司的管理軟件，建立起一套完整的檔案管理系統，這樣才能使分公司的檔案信息化進程加快，更好的響應國家政策的號召，為社會提供服務。在檔案的歸納整合過程中一定要采用統一錄入，嚴格篩選，否則就會降低工作效率使本來就繁瑣的工作變得更加繁忙。檔案信息化建設要求的資源共享并不是要求資源完全化的公開，在資源共享的同時要注意設立信息資源的查閱權限，對于一些機密類的文件要嚴格控制閱讀者的身份和范圍，只有這樣做，才能使得檔案管理系統更加的完善。3.統一制定檔案信息化規范標準。標準規范與規章制度不僅是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是檔案管理信息化建設的制度保證，只有建立在統一的標準與規范約束條件下，檔案管理信息化建設的作用才能夠得到最大程度的體現。對事業單位來說，在進行檔案信息管理系統設計的進程中，應當充分考慮檔案管理系統的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術標準、技術參數等實施標準化設置，例如制定數據的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數據轉化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統進行標準化建設，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現象。4.有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。檔案信息資源作為電子政務建設當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設的成效，應當有效整合檔案信息化建設與電子政務建設。這就需要將檔案信息化建設納入政府電子政務建設的層面去進行規劃，使得檔案信息化建設、信息資源開發能夠與電子政務進行有效的整合。對檔案部門來說，應當主動加強與電子政務建設機構的交流，統一協調信息化建設，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務建設當中，依托我國電子政務內網建設，構建部門網，建立檔案管理主頁，積極檔案政務相關的信息資料。除此之外，檔案管理機構應當加大網站方面的建設，在互聯網中主動實施現行文件服務中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務，以便于相關資料的共建共享。

五、結語

檔案管理信息化建設是一項系統、繁雜的工程，其不僅關系到檔案管理工作的質量與效率，并且還關系到事業單位未來的發展。這就需要各個事業單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎設施的建設力度、統一制定檔案信息化規范標準以及有效整合檔案信息化建設與電子政務建設，全面促進檔案管理信息化建設的有序進行。

作者:夏旭 單位:國網重慶市電力公司潼南區供電分公司

參考文獻：

[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].網絡化•電子化•數字化,2014,(23).

[2]宋英梅.談檔案信息化建設與檔案管理[J].科技創新與應用,2012,(30).

第十篇:檔案信息化建設管理論文

一、檔案信息化建設——檔案工作規范化管理的必要條件

在社會的進步與發展中，經濟文化建設以及各種科技的發展，促使現階段的檔案管理工作模式發生改變，使其處于一個全新的過程中。各種電子文件、簽名以及相關檔案的出現對傳統的檔案工作帶來了直接的影響，對此在實踐中要不斷地促進檔案工作的規范化；同時，顯而易見的是，檔案管理的主要工作內容也逐漸趨于網絡化，這也就使得檔案工作內容的變化，逐漸呈現信息化的發展趨勢。在實踐中如果沒有對檔案信息進行系統的管理，就無法實現檔案管理工作的規范性，因此要想在現階段提升其系統化管理水平，就要通過電子檔案模式開展，進行全面的管理。在實踐中，根據相關規定對于其具體的內容進行規范，在狹義的角度來說，就是對其進行信息化的管理。

二、信息化建設——推動檔案工作規范化管理的有效措施

要想在實踐中充分的凸顯信息化建設的重要意義與內容，就要對其自身的職能與功能進行深入的挖掘與發揮，明確信息化建設就是現階段推動檔案工作整體規范化的有效模式與手段，對此在實踐中，要基于以下幾點開展：（一）具有信息管理以及規范化管理理念，促進二者共同發展。檔案信息化管理工作較為輔助，是一項系統的工程模式，在實踐中其相關檔案的具體項目檢索、檔案的整理與歸檔，檔案的項目編號以及統計臺賬等相關內容都具有一定的信息化特征，對此要想有效地做好相關項目的管理，就要提升對檔案的管理，明確其重點。（二）基于實際的規范化管理需求進行相關檔案信息的設備配置。在實踐中要想真正地做好相關檔案的規范化管理工作，就要保障其硬件設施的配置齊全，對此在實踐中，要提升對檔案管理中相關軟件的利用，提升其檢索、瀏覽以及統計等相關功能；同時還要加強對相關基礎設施的基礎建設，保障其與實際的環境需求相契合。（三）提高工作人員素質能力以及工作水平，促進其規范化管理有效開展。首先，要對相關檔案工作人員的政治素質能力進行系統的考量，要保障檔案管理人員具有一定的政治素養，具有一定的保密意識，在工作過程中要講原則、守紀律，自覺踐行相關檔案工作制度，進而為提升檔案信息化建設與規范化發展奠定基礎。其次，檔案工作人員在工作過程中要具備一定的專業性，檔案工作在要求工作人員自身的素質能力基礎之上，對于工作人員的業務技能也較為重視。檔案工作在開展中具有一定的技術性，在相關檔案的收集與整理、鑒定與保管、統計與檢索以及編研等相關環節中都具有一定的科學性，要保障其整體的信息化，繼而對其規范化管理，對此要提高相關檔案工作人員自身的素質能力。（四）全面促進檔案資源信息化發展。首先，要提升對檔案信息目錄數據建設的重視，在實踐中要保障相關卷宗目標信息的精準性與全面性，進而在相關信息檔案的文件目錄、分類目錄、專題目錄等進行信息化管理，基于實際的狀況進行規范化的管理，通過相關目錄數據庫的構建，有效地實現檔案資源的全面構筑。其次，促進文檔一體化發展與建設。在信息時代，各種網絡技術的發展以及普及，推動了文書檔案管理以及文秘工作的一體化發展趨勢，在整個“文檔一體化”的發展過程中，要充分的融合計算機信息管理系統，對二者進行深入的融合，要把相關公文資料的形成、處理以及歸檔等流程統一起來，通過系統的跟蹤，形成統一的文書檔案資料，進而保障相關文書檔案資料的標準化、規范化以及一體化發展，這是今后工作的發展趨勢。最后，就是提升相關信息檔案的錄音、錄像、照片等資料的處理能力，全面的提升媒體數據庫建設的質量與效果，通過各種多媒體技術手段模式對檔案進行歸檔處理，實現數字化的工作模式，進而形成系統的檔案數據庫，提升檔案資源的整體內容豐富性。

三、結束語

加強現階段的檔案管理工作信息化與規范化發展，可以有效地提高檔案管理工作的整體工作效能，彰顯司法公正，為維護人們的合法權益有著積極的推動作用。對此在實踐中，要通過各種科學的方式與手段，不斷地強化現階段的檔案管理工作檔案管理的模式與方式，通過提升其整體信息化發展，促進其規范化管理，全面提高對檔案管理工作的重視，為我國社會的穩定與發展奠定基礎。

作者:張玉強 于清溪 楊鵬 單位:1.國家海洋局北海分局 2.國家海洋局北海信息中心

【參考文獻】

[1]寧雪芹.淺談檔案信息化建設對檔案工作規范化管理的促進作用[J].商,2016(33):123.

[2]劉鵬程.以信息化建設推動檔案工作規范化管理[J].蘭臺內外,2015(03):47.