檔案信息化建設及服務工作探討

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摘要：在經濟、社會快速發展的影響下，我國檔案信息化建設正在蔓延開展，并在質量、效率等方面取得了很大的進步，驅使檔案工作更好更穩定的發展起來。其實檔案工作也是一項具有服務性的工作，而如何更好的發揮檔案服務水平，則需要對當前檔案信息化建設及檔案服務工作中存在的問題進行分析，并對檔案信息化建設對檔案服務工作的幾大點影響進行了解，為更好的提高服務質量進行實施策略的研究。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案服務工作；問題分析；影響；實施策略

經過多年來對科學技術的不斷研究與開發，很多高新技術在功能與作用上取得了優異的成績，并普及到很多領域中，信息技術就是其中一項具有權威、代表性的實踐成果。在信息技術的作用下，實現信息化管理模式，使得檔案工作在管理與服務等方面從意識到實踐上都有很大的改變。檔案信息化完美的建設很大程度上可以影響到檔案服務質量的提升，而要想取得真正的進步，則需要更好的完善信息化建設，解決檔案服務工作問題。

1檔案服務工作問題分析

真正的做到檔案管理工作，實際上就是指利用某種有效的方法與手段，使檔案管理工作質量與效率更上一層樓。就當前檔案管理來看，采用信息技術是非常有效的決策。經濟快速發展，檔案信息量逐漸加大，傳統的檔案信息收集、處理以及保存等方式均以人工操作為主，占用的空間、時間、精力非常大，并且檔案的準確性、真實性以及安全性也無法得到有效保證，而利用信息化處理方法，實現文檔一體化管理方式，可以有效的彌補傳統文當收集、處理、歸納等工作方面存在不足，所以說檔案信息化建設是信息時代檔案管理發展的一種必行取向。同時，檔案管理工作也具有一定的服務性，是對企業有價值服務的一項工作，而要想充分發揮檔案管理的服務價值，首先要建立檔案管理服務意識，并從提高檔案管理人員綜合素質、道德素質等方面做起，樹立正確的價值觀、思想觀，確立工作方向，全身心投入；還要不斷加強企業自身的軟件與硬件配置水平，為提高檔案管理工作質量與效率做好準備，促進檔案管理順利發展。

2檔案信息化對檔案服務工作的影響

2.1檔案管理模式落后

檔案信息化建設對檔案服務工作有一定的影響關系，例如軟硬件配置、隊伍建設以及工作理念、服務意識等。隨著科學技術不斷的發展，計算機技術已經普及到各大小領域中，對社會和諧發展、生產質量提升、經營方式轉變等等層面都有很好的促進作用，檔案管理也一樣受到信息技術的影響，得到更進一步的完善與改進，而目前很多檔案建設過程中，對信息技術并不注重，也沒有真正意識到信息技術可為檔案管理帶來的有利之處。僅就現階段的發展而言，我國的檔案基礎設備還很落后，檔案管理條件不足，特別是在檔案服務中應用先進基礎設備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發展的主要因素，也是我國與發達國家的差距所在。

2.2檔案工作人員專業素質以及科技能力低

在經濟社會發展的推動下，檔案信息資源實現了大開發，人們發現檔案信息資源其實具有很強的服務性，這就需要檔案工作人員以正確的服務理念來對待工作，積極地轉變工作觀念，變被動為主動服務，使自身工作能夠更上一層樓。就現階段的發展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現出專業素質不高、科技能力不強的問題，所以檔案工作人員應不斷提高自身的綜合素質，不斷地學習關于檔案的新知識。

2.3資金支持力度不足

現階段很多的檔案部門還使用的是傳統的檔案管理工作模式，它與信息化的時展不相適應，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進了較為先進的檔案管理設備，但卻沒有現代化的管理理念作為支撐，無法為社會提供最先進的檔案管理工作，不利于檔案服務工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點出發，輔助以現代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務水平，從源頭上提高檔案管理工作的質量。

3檔案信息化建設背景下檔案服務工作開展的實施策略

3.1轉變思想意識

要從思想上認識到先進的計算機技術為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動服務為主動服務，讓檔案工作的服務性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應展開多種形式的服務工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發揮，擴大信息服務的輻射范圍，以社會實踐的形式，來深入社會，對社會各個方面的需要做到心中有數，轉變傳統的單一化服務模式，使服務質量得到有效的提高。

3.2增強服務意識

在社會發展的推動下，檔案信息資源的服務對象和用戶使用特點有了一定的改變，為了適應這樣的發展，檔案工作應在服務內容、方式等方面積極地做一些調整。檔案服務工作要不斷加強和社會的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會。另外，檔案信息服務應突破已有信息資源的束縛，以社會的需要為風向標，積極擴大自身的業務范圍。檔案館的業務范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進行檔案管理和查閱，現如今很多城市的檔案館已經做了有關地嘗試，不僅擴大了服務范圍，而且還擁有了獨特的服務項目，這些都要歸功于檔案信息資源的海量性。檔案服務工作的信息化已經社會發展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發展，檔案工作人員的素質都是應始終被關注的重點和關鍵。

3.3專業人才培養

在檔案信息化建設的大背景下，檔案服務工作越來越需要復合型人才，除了是一名優秀的導航員外，還應是中介者和組織管理人員，所以各級檔案部門要努力培養建立擁有專業能力強，并且職業道德優良的檔案工作人員隊伍，也就是人們俗稱的“德才兼備”。這樣的隊伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識和計算機技術，使信息化時代下檔案服務工作的質量能夠在此基礎上得到更加穩固的支撐。

3.4建立完善的檔案管理隊伍

從資源共享的角度，我們發現，若想提高檔案服務工作的整體質量，需要加強各級檔案部門的橫向交流，促進檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻等各自獨立的情況，實行統一管理，并發揮集群優勢，將整個信息系統進行整合，從而建立龐大的聯合信息系統，最終實現資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務工作的最終目標?，F在已經有許多城市運用先進的計算機技術進行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。

4結論

通過文章的分析使我們不難發現檔案信息化已經是經濟社會發展的必然趨勢了，所以必須得到應有的重視和關注，由于檔案信息化建設的需要，也要求檔案工作不斷地進行提高，特別是在設備、人才隊伍上，應將傳統的檔案工作進行徹底地轉變。這也就是說檔案信息化建設工作要不斷地進行深化，需要檔案工作人員轉變工作作風，以一種服務意識去工作，不斷地提高自身的專業技能，將檔案信息化工作建設得更好，以便為社會經濟的發展做出貢獻。

作者:李娟 單位:雞東縣律師事務所

參考文獻

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