高校檔案信息化建設分析論文

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1．高校檔案信息化建設的背景

1.1高校檔案信息化建設內容

從古至今，我國都很重視人物和事件信息記錄，尤其是在學術上，包括儒家，道家等文學作品在內的很多名家巨作都被記錄下來。自新中國成立以來，各個地區紛紛《全國檔案信息化建設實施綱要》開始建立起高等院校，高校學生流動量大，為了了解學生情況，成立檔案管理部門，該部門經過多年發展，現如今，進入信息化時代，高校檔案管理信息化建設已經成為國家信息化建設的重要組成部分，也是現在高校檔案管理發展的重要方向，也是加強與用戶溝通的重要途徑。檔案信息化建設是以用戶需求為導向，以校園網絡為平臺，以各種載體檔案數字化和電子文件管理為工作重點，以促進高校檔案事業科學發展和實現檔案信息資源全民共享為目標的系統工程。該工程能夠實現提高檔案管理效率，實現資源共享，信息數字化管理等，該工程建設過程中還需要進行基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設和安全保障體系建設等六大方面建設。

1.2高校檔案信息化建設發展歷程

我國最早施行檔案信息化建設的高校是南京大學，其于1983年開始使用計算機記錄并儲存檔案信息，到了20世紀90年代末，我國大部分的高等院校都開始使用計算機進行檔案信息記錄與管理，我國政府對此也給予高度支持，在2000年12月召開的全國檔案工作會議上，國家檔案局正式提出了大力加強檔案信息化建設的任務，其后又頒布了《全國檔案事業發展“十五”規劃》，在各大高校中進行落實，2002年檔案局又頒布并實施了《全國檔案信息化建設實施綱要》，表明我國檔案信息化建設在我國全面開始實施，并且政府給予巨大的支持。到現在為止，我國高校檔案管理部門都是使用計算機對檔案進行管理和歸類，實現檔案自動化管理和現代化管理，借助網絡技術促成檔案信息資源的整合與共享,積極思考和努力開拓檔案信息服務的創新模式。

2.高校檔案信息化建設中存在的問題

2.1檔案信息化建設認識不足

高校領導階層往往重視高校教育發展，對檔案工作缺乏足夠的認識，沒有將高校檔案工作納入到高校教育體系中，認為檔案管理僅僅就是對檔案進行分類，記錄和保存，沒有意識到高校檔案管理與國家信息化建設之間的較強聯系，因此對高校檔案工作重視程度不夠，經費投入不足，制約了高校檔案信息化建設；檔案工作人員對檔案工作的意義認識不到位，工作上消極應對，影響了高校檔案信息化建設進程。

2.2檔案信息化建設水平不高

高校推動了檔案信息化建設，但是受思想認識影響，高校檔案信息化建設水平不高，檔案信息化建設所需要的儀器設備不能夠配置完全，對于一些老舊或者是損壞的設備不能夠獲得及時的更新或者是修理與維護，檔案信息資源整理不到位，檔案管理系統軟件與平臺得不到及時更新，影響了高校檔案信息化建設水平。

2.3檔案信息化建設人才滯后

高校檔案信息化管理不同于傳統檔案管理工作，它對檔案人員的信息化素養提出更高要求。目前，不少高校檔案工作人員知識更新不夠，并且社會人士對于高校檔案管理的重要性認識不足，學生在高考后多數不會愿意選擇相關專業，使得學習該專業的人減少，造成檔案管理專業后續人才輸送削弱，檔案工作人員信息化素養成為制約高校檔案信息化建設的一個重要因素。

2.4檔案信息化建設安全風險

高校檔案信息化建設面臨的一個突出問題檔案信息資源的安全性問題，由于檔案信息化建設依賴于現代信息技術，不僅需要信息化硬件設施作為支撐，也離不開軟件支持。檔案信息化系統硬件與軟件一旦滯后，或者檔案工作人員安全意識薄弱，都會帶來檔案安全問題。尤其是軟體的安全新問題，如果出現病毒侵入等問題，造成信息數據丟失或篡改，這對于檔案信息管理是一個巨大的打擊。

2.5檔案信息化建設服務狹隘

社會發展進入大數據時代，檔案作為一種信息資源，要發揮自身的價值，實現自我發展與提升，需要實現服務轉型。當前高校檔案服務領域狹隘，檔案信息化建設資金來源渠道單一，迫切需要高校轉變檔案服務理念，突破當前狹隘的服務渠道，為自己的發展開源掘金。

3.高校檔案信息化建設思考

3.1樹立科學發展觀

檔案信息化建設是高校教育現代化的一個有機組成部分，檔案信息化建設水平直接影響著高校教育現代化建設整體水平。無論是高校領導，還是高校檔案工作人員，要進一步轉變思想認識，樹立科學發展觀，從高校教育發展的大局與檔案事業可持續發展的高度，積極推動高校檔案信息化建設，為高校師生提供便捷的檔案信息資源服務，并進一步開拓發展視野，尋求高校檔案工作發展新路徑。

3.2軟硬件建設并舉

高校檔案信息化建設水平很大程度上取決于檔案信息化硬件設施建設與軟件配置，高校檔案信息化建設要重視檔案信息化基礎設施建設，確保檔案信息化建設資金投入與信息化技術保障。高校檔案信息化建設要根據檔案工作定位與信息化建設需要，進一步提升硬件設施建設，確保檔案信息化服務平臺有效運行，及時對檔案服務平臺進行維護；同時，高校要重視軟件配置與更新，根據系統升級需要，及時更新軟件，以更好地發揮檔案服務平臺作用，提升檔案工作效率與服務水平。

3.3培訓與引進共推

高校檔案信息化建設除了依靠現代信息技術外，人也是一個關鍵因素。目前高校檔案工作人員素質與檔案信息化建設需求存在一定的差距，高校檔案工作人員知識更新不及時，信息化素養不高。高校要通過培訓與引進相結合的方法，進一步推動高校檔案工作人員素質。高校要建立檔案工作人員培訓長效機制，不斷更新檔案工作人員知識結構，提升工作人員信息化素質；此外，要根據既有工作人員隊伍現狀，及時地引進專業檔案人才，為高校檔案信息化建設注入新鮮活力。

3.4安全意識常態化

檔案信息資源與其他信息資源相比，具有自身的獨特性，檔案信息資源的安全性能要求比較高。這就需要高校檔案信息化建設不斷強化安全意識，實現檔案工作安全意識的常態化。高校要根據危害檔案信息資源安全因素，不斷提升安全意識與安全技術。高校要根據檔案信息資源的保密要求，設定檔案資源使用權限，基于不同用戶群提供不同檔案服務；此外，要提升檔案信息資源安全技術，及時做好檔案資源備份，通過使用殺毒軟件，為檔案信息資源構建起一道防火墻。

3.5深化社會化服務

高校檔案信息化建設需要轉變服務理念，深化社會化服務。社會化服務既包括檔案信息化建設的社會化，也包括檔案資源服務對象的社會化。高校可以將檔案信息化建設交給專業的服務公司，這樣能夠解決信息化建設人才不足的問題，也有助于提升檔案信息化建設水平；高校還要積極推動檔案資源社會化服務，將服務的觸角從服務高校師生向社會延伸，通過檔案信息資源的整合，豐富檔案資源庫資源。

綜上所述，我國高校檔案信息化管理建設對于高校發展和我國信息化建設有著重要的意義，但是高校檔案信息化建設是一項巨大的工程，需要較長的時間、較大的人力資源和資金注入去完成，并且需要高校領導者和檔案管理者在思想觀念上重視該工程建設，加強實踐探索，不斷提升檔案信息化建設能力，使檔案資源為高校新發展提供資源支撐。

作者:李娜 單位:河南省新鄉市

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