農科院檔案信息化策略研究

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摘要：隨著信息技術與辦公、科研活動的深入融合，檔案信息化的地位與作用日益凸顯。針對農業科研院所檔案信息化過程中面臨的重視程度不夠、歸檔不及時、缺乏專業檔案人才、硬件設施不完善以及存儲技術落后等問題，文章提出引入相關人才、完善檔案信息化管理規定、建立責任合作體系、拓寬資金來源渠道以及加強硬件設施建設并利用云存儲等策略。

關鍵詞：農業科研院所;檔案信息化;電子文件;策略研究

一、引言

黨的十八大報告中提出信息化也要實施創新驅動發展戰略，在此背景下的信息化更加強調堅持走中國特色自主創新之路。2016年5月①，中共中央、國務院印發了《國家創新驅動發展戰略綱要》，強調科技創新是提高社會生產力和綜合國力的戰略支撐，在促進社會經濟快速增長、刺激信息社會、知識社會形態蛻變的同時，也給檔案信息化帶來巨大的挑戰。農業科研院所作為科技創新的引領支撐力量，在日?？蒲谢顒又兄苯有纬傻目蒲袛祿⒖蒲袌D譜等原始記錄具有重要的保存價值。本文以“農業科研院所”和“檔案”、“檔案信息化”為主題詞在中國知網、維普、萬方中進行高級檢索，剔除重復文獻、會議文獻，共檢索到32篇相關期刊文獻，檢索結果如下：通過檢索結果，（1）從數量上來看，檢索到的文獻總量只有32篇，說明我國對農業科研院所檔案信息化的關注度較低，處于起步價段。（2）從期刊來源上看，2/32的文獻發表在核心期刊上，大部分文獻發表在非核心期刊上，期刊來源一定程度上代表了研究水平，所以農業科研院所檔案信息化研究有待進一步發展。（3）從研究內容上看，現有文獻以文書檔案、科技檔案、科研檔案管理研究為主，檔案信息化研究涉及較少。（4）文獻最早發表于2003年，這與陳忠海②的調研結果基本一致。下面本文結合文獻調研與具體工作實踐分析農業科研院所檔案信息化面臨的問題，并探討應對策略。

二、農業科研院所檔案信息化發展存在問題及原因分析

筆者通過文獻調查以及實際檔案工作中遇到的問題，農業科研院所檔案信息化發展存在問題及原因總結如下：1.重視程度不夠。該領域相關文獻數量、期刊來源在一定程度上可直接反映公眾對其重視程度及發展水平。一方面，從檢索到的相關文獻數量“32”以及每年相關文獻的發表數量不足“10”這兩個數字來看，農業科研院所對檔案信息化的重視程度不高。根據楊靜③的調查結果，自2007年以來，我國每年檔案信息化相關文獻數量基本維持在200篇左右，我國檔案信息化理論已趨于平穩發展和完善時期，對比之下，我國農業科研院所檔案信息化研究處于起步階段。另一方面，我們可以從文獻發表的期刊來源窺探目前農業科研院所檔案信息化理論研究的質量水平，現有大部分相關文獻刊發在非核心期刊上，核心期刊上的相關文獻僅占6.25%，這些數字表明農業科研院所檔案信息化研究尚未成熟，農業科研院所檔案信息化作為我國檔案信息化的一部分，顯然，農業科研院所檔案信息化的發展落后于整體檔案信息化發展水平。農業科研院所檔案信息化涉及基礎設施建設、檔案資源建設、檔案人才隊伍建設、信息安全保障體系建設以及檔案應用管理，涉及層面廣、內容繁雜，因此，領導的重視與支持是檔案信息化過程的主要推動力。目前我國農業科研院所對檔案信息化重視程度不夠，基本都有“大力推進檔案信息化”的規劃，但實際上由于缺乏執行力而導致發展動力不足，發展水平有待提高。2.檔案材料分散，歸檔不及時。目前農業科研院所檔案管理中普遍存在的問題是規章制度不健全，各類檔案例如文書檔案、基建檔案、科技檔案等多散落在各個歸口部門中，存在同一文件不能集中存放的現象，而且常年檔案材料積壓，未能得到及時有效歸檔，也導致了查找利用不便。管理比較規范的農業科研院所制定了檔案管理規定以及歸檔材料保管期限表，但在歸檔范圍劃分上歸檔說明上還存在模糊，不能準確歸檔。例如一份文件材料若被認為是重要的則被劃為30年的保管期限，若被認為是一般的文件材料則被劃為10年的保管期限，由于缺乏對“重要的”和“一般的”的確切說明以及檔案管理員歸檔時對檔案材料持有的主觀性，在一定程度上造成檔案的誤存甚至是檔案的丟失。尤其近些年來科研項目形成的檔案較少，檔案基本上放在科研人員手中，收集過程較困難。歸檔缺乏規范性指導文件，且檔案材料種類較多，經常面臨變化，歸檔材料未規范統一編號，造成檔案分散、不完整且查找利用困難等現象。3.缺乏專業性檔案人才。人員配備方面，農業科研院所多沒有專職檔案管理人員，現有各類檔案管理人員多為非檔案專業人員，既兼職日?？蒲泄ぷ骰蚬芾砉ぷ鳎殖袚鳂I務科室檔案管理工作，人員配備無法滿足日益增加的工作任務。同時，職工的檔案意識有待加強，有些干部職工對檔案工作不夠重視，一方面歸檔意識不夠強，另一方面存在歸檔材料前后信息不一致的情況，沒有充分考慮到檔案材料的真實可靠性。其次，農業科研院所檔案信息化過程中缺少系統的檔案管理體系，檔案工作人員其知識機構、專業技能以及文化背景大多不能適應、滿足新形勢下檔案信息化的需要，要實現檔案人才隊伍穩定、長遠地發展，需要相應專門人才的輸入檔案意識薄弱、專業檔案人才隊伍的缺乏，一方面導致我國科研院所檔案信息化建設起步較晚，另一方面導致檔案信息化過程的非專業化。隨著“互聯網+”的深入融合，掌握現代化技術的高級管理人才，特別是掌握檔案管理和現代化科學技術復合型人才的價值得以凸顯。責任主體不明確、職責分工不清晰使得農業科研院所檔案信息化呈現一種相對分散、無人領導的局面，許多有價值的電子文件因責任的相互推諉而得不到及時采集和保存，造成重要社會文化遺產的流失。因此，確定主體職責，引入專業化檔案管理人才是農業科研院所檔案信息化過程中必須重視和解決的問題。4.檔案信息化硬件設施不完善。農業科研院所檔案信息化的實現需要現代化檔案庫房、檔案管理系統以及相關設備的支撐和保障，當前農業科研院所檔案硬件設施配備不齊全，例如庫房面積、管理設備、溫濕度、消防等硬件設施不達標，需要安裝空調設備、防盜門窗、遮光窗簾、除濕機等，檔案數字化設備有待完善。大部分農業科研院所仍通過excel著錄檔案材料，提供檢索字段，這種方式已不能滿足海量檔案信息資源存儲和管理的需要，也不能實現檔案資源共享。我國政府的財政撥款是農業科研院所實施檔案信息化建設的主要資金來源，但是目前農業科研院所檔案信息化建設并未全面鋪展開來，只有少數農業科研院所開發了本單位的檔案管理系統，部分傳統紙質檔案實現了數字化管理，大部分有價值的電子文件仍在以不可見的速度消失，未得到充分重視和保管。因此，對于大部分尚未進行檔案信息化建設的農業科研院所來說，巨大的資金投入仍然是阻礙檔案信息化建設的羈石。5.存儲技術亟待更新。當前農業科研院所檔案采用單機存儲方式，這種方式不僅存儲容量小、查找利用復雜，而且安全系數低，對長期存儲檔案信息資源來說沒有安全保障，沒有采用異質異地備份的方式備份檔案信息資源，一旦發生突發損壞性狀況，存儲的檔案信息將永久的丟失。社會上超過80%的有用的信息資源是通過政務網站或辦公平臺的④，而且這些信息資源正呈指數型增長⑤。目前農業科研院所一般是幾TB的存儲容量，從長遠來看，這些存儲容量已完全不能滿足檔案長期保存的需求。其次，部分網站存在由于技術滯后而造成的文件鏈接失效問題，如系統運行故障、404NotFound、ServiceUnavailable以及只有題目沒有內容等，由于文件在存儲數據庫的位置發生變動、Web服務擴展鎖定策略阻止訪問請求或者MIME映射策略阻止訪問請求致使網頁URL生成規則發生變動、網頁鏈接導入時出現拼寫錯誤等，使得原來的統一資源定位符的地址無法訪問，當網絡服務器接到類似請求時，則會向用戶的服務器返回一個404error狀態碼，通過瀏覽器告訴用戶請求的資源并不存在⑥。因此，引入新興存儲技術并及時安全備份是防患于未然、解決因技術落后而導致資源丟失的有效途徑。

三、農業科研院所檔案信息化建設應對策略

結合文獻調研及工作實際，農業科研院所檔案信息化需要加強重視，從引入專業人才、完善檔案信息化管理規定、建立責任合作體系、拓寬資金來源渠道和加強硬件設施建設等方面著手，進一步提升農業科研院所檔案信息化管理水平。1.加強重視，引入相關人才。檔案作為農業科研院所在各項組織管理活動和科研活動中產生的真實記錄，既代表了農業科研院所在各個時期的物化成果，也是“十三五”期間促進科技創新、增強科技實力、實現大發展大跨越的有力支撐，而領導的重視與支持是檔案信息化有效開展的前提，要增強領導及全體職工檔案信息化的責任意識，重視檔案管理工作。我國農業科研院所檔案信息化實踐才剛剛起步，檔案管理員大多為兼職，且承擔其他辦公任務。而文書檔案、財務檔案、科研檔案等數量多、利用價值高，伴隨著信息技術與科研院所的深度融合，迫切需要引進兼具計算機技能及檔案管理相關技能的專業人才。通過專業人才的引入，可以規范農業科研院所檔案信息化管理流程，同時可以定期對參與檔案信息化實踐的兼職檔案管理員進行專業培訓。2.完善檔案信息化管理規定。近年來，美國聯邦政府相關機構接連出臺多項電子文件管理重大政策與戰略部署，以加強政府電子文件管理規劃，服務于開放政府和數字政府的發展大趨勢。結合“十三五”時期我國檔案事業發展規劃，綜合管理部門要把握全局，制定檔案管理規定、檔案信息化流程、檔案工作者職責、檔案存儲管理標準等，檔案信息化管理標準規定的制定要考慮農業科研院所檔案的形成、管理與維護、鑒定與保存以及利用等全過程⑦。首先，綜合檔案室應與各業務部門進行協商，統一電子文件的生成格式，方便信息的采集；明確采集類型，鑒別電子文件價值，確定采集范圍。在檔案編目過程中，建立統一的編目標準，并為其建立索引，以便后期的查找利用。借鑒國外實踐經驗，統一信息保存格式，在統一的規范下，綜合檔案室可以更全面準確地記錄電子檔案的各個元素，充分反映其價值，有助于打破跨部門之間的檔案檢索壁壘，為檔案聯合檢索創造條件，從而方便社會對檔案的廣泛利用⑧。3.合理分工，建立責任合作體系。建立以綜合管理部門為主，專職檔案管理員、信息技術人員和各科室兼職檔案管理員共同參與的責任合作體系，如圖1。參與管理的各方要明確自身擔負的責任，遵循電子文件全程管理思想和前端控制原則，構建跨部門協同合作、共同分擔且職責清晰、義務明確的責任合作體系，實現農業科研數據、檔案信息資源的合理流動、優化配置。綜合管理部門。綜合管理部門相關人員負責整個農業科研院所檔案的統籌管理，參照國家檔案管理政策和相關標準制定符合自身院所檔案建設的管理規定和管理流程。制定檔案收集、整理、鑒定、保管、登記和統計以及提供利用等各個階段的具體管理措施，為各個階段提供管理遵循。定期開展專職檔案管理員、信息技術人員和兼職檔案管理人員之間的學習交流活動，總結經驗，彌補不足。專職檔案管理員。專職檔案管理員是檔案管理的核心主體，其主要責任貫穿整個科研院所檔案生命周期始終。其主要職責包括：協助綜合管理部門制定檔案管理規定、管理流程、長期保存規劃，處理各種安全風險；負責綜合檔案室建設，包括綜合檔案室檔案管理、庫房管理以及檔案流轉；對各個科室移交的檔案進行質量審核、接收，并制定移交清單；通過定期與各個科室兼職檔案管理員的交流，對其進行檔案管理的業務指導；進行檔案信息資源開發、著錄描述并編制資源利用目錄，提供利用。信息技術人員。參與科研院所檔案管理系統的開發，進行檔案管理系統的日常維護；提供相關存儲系統、管理設備的技術支持和運維管理；做好數據異地異質備份工作，以便在原始數據丟失或遭到破壞的情況下利用備份恢復原始數據；啟動科研院所內部網站和信息系統安全檢查，建立統一的監控、評估機制和網絡與信息安全通報機制，確?？蒲袛祿冀K安全。兼職檔案管理員。各科室兼職檔案管理員根據綜合管理部門制定的檔案管理規定定期收集在科研、辦公活動中產生的檔案，根據檔案內容鑒別價值，確定保管期限并定期向綜合檔案室移交，嚴格遵循前端控制原則，保證檔案的可靠性和完整性；在日常檔案收集、整理時，注意保密信息的監督管理，嚴禁泄露。4.建立成果轉化、宣傳制度，拓寬資金來源渠道。農業科研院所檔案信息化管理的最終目標在于通過檔案信息資源的整合為科研、管理提供決策、科研數據等需要，而要實現長期發展，就必須有持續的、強大的資金支持，因此做好電子檔案的宣傳、轉化和應用工作就顯得尤為重要。綜合檔案室要做好宣傳工作，鼓勵公眾查檔、用檔，重視其思想和研究成果的傳播，不但要提供檔案的利用工作，而且還要通過用戶反饋指導今后的工作。廣泛傳播檔案信息價值，使其成為與學術界、新聞界、實業界、廣大民眾以及官方聯系的紐帶，使更多的人了解農業科研院所檔案的價值所在，通過引導輿論和社會思潮達到吸引個人基金組織、公共基金、公司和學術機構資金投入的目的，也可以借此擴大電子檔案的社會影響。5.加強硬件設施建設，利用新興存儲技術與設備。根據檔案信息化的建設需求，配置必需的硬件設備，包括檔案信息化的采集設備、處理設備、存儲設備以及檢索設備，引進適應自身院所檔案管理發展需要的數字檔案管理系統或平臺，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系詽謼，確保檔案資源始終安全。云存儲具有支持海量存儲、動態擴展與保存、可信賴程度高、高效備份和實時遷移等技術優勢，并兼具實時監控的管理優勢和一次性消費的經濟優勢，因此筆者認為云存儲技術是值得考慮的方向。本文擬利用技術較為成熟的Hadoop這一開源云計算平臺，采用HDFS分布式存儲技術方案來實現云存儲架構（如圖2所示）。該云存儲架構主要分為兩個部分，一部分是存儲平臺應用，另一部分是文件實體存儲環境，即由HDFS文件系統及相應數據庫所組成的Hadoop存儲集群。用戶通過網絡既可以傳統存儲器上的數據，也可以訪問利用虛擬服務器上的存儲數據。

四、結語

農業科研院所檔案信息化是一項系統工程，需要管理部門及各業務部門相互合作，解決問題的關鍵在于找到問題癥結所在，而本文結合相關文獻研究及工作現狀，對現階段農業科研院所檔案信息化存在的問題進行了原因分析，并提出了相應的解決策略，以期為農業科研院所信息化建設提供借鑒，從而豐富檔案館藏內容、促進科技創新、保存社會記憶。

作者:李亞男 王騫 劉麗萍 曾曉明 孫捷 單位:中國水產科學研究院黃海水產研究所