院校檔案信息化管理問題與對策

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摘要：發展快速并且得到廣泛應用的現代管理學知識、計算機軟硬件、信息技術以及網絡技術，使得我國進入了迅速發展的信息化階段，不斷地發展檔案事業與信息社會，因此在現代檔案管理的框架中，最重要的就是信息化檔案。本文主要以高職院校檔案信息化管理為研究對象，首先闡述高職院校強化管理信息化檔案的重要性，進而找出存在于管理信息化檔案過程中的問題，最后針對這些問題提出相對應的解決策略。

關鍵詞：檔案信息化；高職院校；管理

一、引言

在高職院校發展過程中，管理檔案工作起著至關重要的作用。檔案不僅能夠真實地反映出高職院校的發展過程，而且能夠對高職院校的管理水平、人才培養水平、教學質量以及教學教育的目標進行衡量。在當今時代，信息技術幾乎無處不在，并且逐步呈現出其優勢，即快捷、便利、高效。所以，在當前信息化社會的形勢中，信息化的發展要求高職院校不得不采用信息化的方式去管理檔案。高職院校在檔案管理這項工作中，應當朝著信息化、網絡化、現代化的方向去管理檔案，這樣才能與時代的發展相適應。

二、加強高職院校檔案信息化管理的必要性

（一）促進高職院校檔案制度的改革高職院校在管理檔案的過程中，引進信息化的管理方式，一方面可以讓高職院校中的有關部門和領導在第一時間內直接地了解自身學校的情況，將有效的信息提供給學校的相關職能部門，加強信息傳遞的有效性。另一方面可以讓有關人員和部門共享信息，使高職院校利用檔案的整體效率得到明顯地提高，是促進高職院校改革檔案管理制度的必然要求。

（二）實現高職院校辦公自動化

在信息化環境中，不斷發展的電子技術，使得改革辦公電子化沸沸揚揚，也因此產生了電子檔案，同時也實質性地轉變了檔案管理的模式。簡單地來說，電子檔案管理是運用計算機去處理有關檔案的信息，其特征是能夠簡便地進行傳輸，能夠得到廣泛地運用，而且速度驚人，具有很大的容量，可以系統、正確、迅速地將檔案信息提供出來，尤其是在研發了計算機滾利檔案軟件之后，現代化的檔案管理技術所產生的功能相當重要，并被普遍運用在不同層次的管理檔案的系統中。因此，在當前發展快速的電子技術的影響下，電子檔案管理模式要求高職院校實現信息化的檔案管理。

（三）提升高職院校檔案工作效率

高職院校在管理檔案的過程中，引進信息化的管理方式，可以大幅度地減少管理人員的工作量，讓他們有更多的精力和時間對先進的檔案實踐方式、管理理論進行學習，進而在實際的操作中，使他們的綜合業務素質得到進一步提高。以往管理檔案的傳統工作模式過度依賴人工，不僅大量耗費工作人員的精力和體能，而且檔案管理的工作效率相對低下，而信息化檔案管理模式能夠很好地改善傳統模式在工作效率方面的不足。

三、高職院校檔案信息化管理存在的問題

（一）建設檔案信息化管理的觀念落后

在高職院校中有相當一部分主管領導對檔案管理工作沒有引起足夠重視，因此存在專門負責管理檔案的人員采用相對落后的傳統管理方式，缺乏完善的管理檔案的制度以及缺少足夠的人力等問題。沒有充分開發信息化檔案的軟件，使得當前不得不使用單一的軟件去管理檔案。在使用有限軟件的時候，軟件的出售商家幾乎無法做到及時更新升級和有關的售后維護等服務，進而阻礙了建設信息化檔案的發展。另一方面，為了實施國家出臺的擴招政策，高職院校的招生規模越來越大，膨脹過快的師資隊伍，逐步增加了管理檔案的任務。但是實際中的檔案管理由相關部門的人員負責，沒有將檔案庫房專門地建立起來，也沒有專業的人員負責管理檔案，年初未布置好檔案工作，年中的時候未進行檢查，年底未進行總結，等到要檢查、考核或者評估的時候才會臨時進行整理，表現得很混亂，過于被動的檔案管理工作，其應有的作用也就無法發揮出來。

（二）檔案信息化管理設施相對缺乏

在高職院校中，合并大中專院?；蛘咧袑Ｉ穸纬傻恼紦溯^多的數量，這些學校基本上使用的都是一些簡陋、陳舊的基礎設施，除了教學，其它部門常常無法分配到資金，使得信息化檔案管理的發展受到了阻礙。在軟件條件上，由于只能使用較落后的軟件去管理檔案，使得在實際的工作中無法產生較高的效率，信息化的檔案管理的優勢也就無法良好地呈現出來；在硬件條件上，有相當一部分的高職院校在管理檔案中，使用配置較落后的設備設施，因此只能進行常規的檔案管理。在高職院校建設信息化檔案管理的過程中，造成最大影響的因素就是落后的軟硬件條件以及缺乏足夠的投入資金。

（三）檔案管理人員信息化水平有待提高

在管理檔案的過程中，傳統的檔案管理做法仍然存在，并且部分管理人員在思想上對檔案的利用不夠重視，反而過度注重保管，純粹的保管與合理的管理其實是兩個不同的概念，然而許多檔案管理人員并沒有這方面的認識。此外，在管理檔案的人員當中，年齡相對年輕的人員對于信息化管理接受能力較強，而一些較大年齡、更新知識層次過慢的人員則比較排斥信息化的管理方式，不肯對其傳統的管理方式進行轉變，盡管他們工作經驗豐富，或者是具備了某個高級的專項技能職稱，然而卻無法高效地學習計算機網絡技術，一直沉浸在相對落后的觀念當中，缺乏經濟效益與社會效益的觀念，不想做出任何改變，這些內在的因素對高校建設信息化的檔案產生了阻礙。當前，在高職院校管理檔案的人員中，很少有專門學計算機與檔案學的，沒有培訓過專業化的檔案管理，缺少專業的管理檔案的知識，因此信息化的檔案管理也就受到了制約。

四、高職院校檔案信息化管理的解決對策

（一）提升檔案管理人員的理念與認知

為了能夠使管理信息化檔案的要求得到滿足，高職院校應當強化培訓負責管理檔案人員的信息化水平和業務知識，使他們的工作效率得到提升，讓他們更加積極地投入到工作中去。對當前的服務理念進行改變，在工作策略上采用主動獲取的方式，在第一時間內歸檔富含價值的檔案信息。一方面，意識到管理檔案工作的重要性，是作為一名檔案管理員必須要具備的。要樹立管理現代化的意識，將管理檔案工作的目標確定為創新與知識，服務不可以被動，忽略使用而注重儲存。另一方面，在建設院校的過程中，作為高職院校的領導，一定要對管理檔案的意義、作用、地位以及價值進行高度認知，正確的定位管理檔案的工作，實質性地促進建設信息化的檔案。

（二）加強檔案信息化管理的基礎設施建設

為了能夠使信息化的檔案管理的要求得到滿足，高職院校要把先進的管理軟件、技術、設備引入進來，很多技術內容如系統資源管理、數據管理、服務器管理等，會被牽涉在網絡化管理檔案的信息系統中，也就是說在軟件購買的同時，與之相配套的服務設備也是一定要購買的。因此，應當提高管理檔案所需要的軟件和硬件，例如在要求計算機設備、庫房的功能、面積和結構方面都越來越高，倘若缺乏足夠的財力，檔案工作的功能要發揮出來是十分困難的，甚至還有可能無法達標。所以，在資金方面，高職院校要采用不同的方式進行籌集，在建設信息化的檔案管理過程中，給予足夠的專項資金支持，保障順利地建設信息化、現代化的檔案。

（三）提高檔案管理人員的信息化水平

當前，在高職院校的文件中，有相當一部分已經使用的是電子文件，同時也進一步提升了管理檔案的要求。不夠準確、靈活的傳統的管理檔案的模式，無法較高程度地共享信息，而且在查詢時需要消耗較多的人力和時間，與管理檔案工作的需求得不到滿足。所以，采用數字化的方式去處理檔案信息，是檔案部門應當做到的。檢索的時候運用計算機技術，能夠使管理檔案的正確性與速度得到明顯地提升，進而可以便捷、簡單地進行查詢。進一步加深程度的信息化，使得高職院校在管理檔案上所采用的傳統方式，已經無法與高校發展快速的任務和形勢相適應。所以改變傳統的手工管理，采用現代化的檔案管理模式，是當前高職院校必須要實現的，應當加強對相關檔案管理人員的培訓和學習，使其服務的質量與工作效率都得到提升。有效結合學校的中心工作和重要的檔案工作，致力服務于科研和教學，朝著更高的水平、層次、臺階方向去管理檔案工作，使高效、優質、多元化、社會化的管理方式和手段得以真正地實現。

五、結語

當前，在高職院校發展過程中，檔案管理是一項不容忽視的重要工作，在很大程度上影響了其今后的發展。在建設檔案信息化管理工作的時候，要有效銜接國際和社會，對管理人員的綜合素質以及信息化水平進行全面提高，在進一步探索與努力的基礎上，使建設信息化的檔案管理發展得更廣、更深、更有效。

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作者:田姝 單位:江蘇開放大學