檔案信息化建設與檔案管理解析

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［摘要］檔案信息化、標準化和規范建設是檔案管理的主要發展方向，在信息時代要結合檔案信息化發展需求對檔案管理工作進行改革創新，制訂全新的檔案管理發展規劃，提高檔案管理的科學性和有效性。本文結合信息時代的影響，分析了檔案管理信息化建設的措施和檔案管理優化方案，希望能夠在新時期加快檔案管理的現代化發展進程。

［關鍵詞］檔案信息化；檔案管理；檔案資源

信息技術在社會各行各業的廣泛應用，對社會經濟建設和社會發展產生了巨大的影響，信息的重要性逐漸凸顯出來，受到社會各界的廣泛關注。檔案作為承載信息和促進信息傳播的重要載體，也開始得到相應的重視，如何將信息化發展作為依托，積極探索檔案信息化建設，構建信息化管理模式，成為相關工作人員重點關注的問題。因此有必要結合檔案信息化建設和發展的現實需求，對檔案管理工作進行改革創新，提高檔案管理工作的影響力，為社會經濟建設和發展提供有效的支持。

1檔案信息化建設的意義

1.1降低檔案管理的難度。在信息時代，構建檔案信息化建設體系，能夠將紙質檔案轉變為電子檔案，對檔案進行數據化管理，從而能夠降低保存檔案資料的難度，也能減少環境對檔案管理的影響，確保檔案的完整性。1.2檔案信息查詢更加便捷。對于檔案單位而言，在發展過程中會產生大量的資料，而在傳統的檔案管理模式中，檔案單位要想使用檔案資源，需要通過復雜的程序進行查詢和借閱。但是在構建信息化檔案建設體系后，檔案的查詢和借閱會更加便捷，能有效提高檔案資源的利用率。1.3檔案管理途徑的本質會出現變化。在構建信息化檔案管理體系的過程中，由于檔案以電子數據的方式呈現出來，因此檔案信息的收錄、存儲和管理等都能依靠網絡平臺完成，可以全面提高檔案管理工作的效率和效果，促進檔案資源的優化利用。

2檔案信息化建設的現狀

目前，部分單位已經初步認識到檔案信息化發展的重要性，并且從多角度針對檔案信息化建設進行了研究和分析，有效提高了檔案信息化建設水平，也為檔案管理工作的持續穩定發展和檔案資源的優化利用提供了便利。但是統籌分析醫院檔案管理工作的基本情況，能夠看出在醫院建設和發展的活動中，檔案管理工作仍然存在很多問題，會對檔案管理工作的持續穩定發展產生消極的影響。2.1管理人員不重視檔案信息化建設。很多單位的管理人員并未認識到檔案信息化建設的重要性，也沒有結合檔案體系建設和發展的現實需求構建信息化管理體系，導致在檔案事業的發展過程中，信息化建設的效果不夠理想，無法為檔案資源的優化利用提供便利，也會影響檔案建設工作的綜合發展成效。2.2檔案信息化建設和管理缺乏標準性。在開展檔案信息化建設的過程中，部分單位也結合自身實際情況制定了各項建設措施，并引入了相應的管理模式，取得了很多成果。但是在實際建設的過程中，卻出現了檔案信息化建設缺乏明確標準的情況，各單位檔案信息化建設情況不盡相同，導致在實際組織開展檔案管理工作的過程中，難以實現統籌管理和規劃的目標，會對檔案信息化建設和管理效果產生不良的影響。例如，檔案管理系統數據存儲方式與接口技術方面存在明顯的差異，導致檔案信息的共享和流通出現障礙，會影響檔案信息化建設和管理的效果。2.3檔案管理人員素質偏低。很多單位的檔案管理人員素質偏低，無法結合信息化建設需求對檔案管理工作進行調整，導致檔案管理效率低下，不利于檔案管理工作的持續穩定發展。具體來說，在一些檔案管理體系中，工作人員業務能力不足、服務意識差并且無法結合信息技術有效開展信息化管理工作，會對檔案管理工作的效果產生不良影響。

3檔案信息化建設背景下優化

檔案管理的建議在檔案信息化背景下，合理組織開展檔案管理工作，要結合信息時代的影響制定各項管理措施，構建科學合理的檔案管理模式，為檔案信息化管理的優化發展提供相應的支持。在檔案信息化建設的背景下，對檔案管理進行優化創新可以從以下方面入手加以解讀。3.1調整管理方式，健全信息資源管理體系。在初步認識到檔案信息化建設重要性的情況下，各單位要想促進檔案信息化建設實現持續穩定發展，提高綜合建設效果，就應該結合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過分析檔案信息化建設背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設與傳統紙質化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設實踐中，各單位需要結合電子檔案和數字檔案的實際情況對管理工作加以調整，進而構建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結合檔案管理信息化建設的工作需求不斷完善管理制度，并結合制度規范制訂相應的管理方案，對管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個環節出現了管理問題，能結合實際情況對各項管理措施加以調整，避免各環節問題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩定發展奠定堅實的基礎。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發展進程，創新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發展成效。3.2對檔案管理人員進行教育和培訓，增強服務意識。檔案信息化管理工作與檔案管理人員的綜合素質密切相關，檔案管理人員只有充分認識到積極組織開展檔案管理工作的重要性，并能夠從多角度探索相應的管理措施，基于信息時代的支撐對管理模式加以完善，才能構建完善的管理體系，加快檔案管理工作的現代化建設和發展進程，為檔案資源的優化利用奠定基礎。在具體工作中，為了提高檔案管理人員的業務能力，可以從以下幾方面入手。第一，各單位要對檔案管理工作人員進行業務能力培訓，使他們及時轉變傳統的檔案管理理念，形成相應的主動服務意識，并在綜合考察各部門檔案資源需求情況的基礎上，完善檔案管理主動服務工作體系，提高檔案管理工作的綜合效果。第二，要對檔案管理人員實施信息技術教育，使他們可以將信息技術應用在檔案管理工作實踐中，全面提升檔案管理工作的綜合發展成效。第三，各單位要注意結合實際情況，培養檔案管理人員的終身學習意識，使他們在工作實踐中可以與時俱進地參與到學習和探索活動中，秉承良好的工作態度改進檔案建設和管理工作，使檔案管理工作能與時展需求相適應。3.3完善技術支持體系，優化檔案管理。在對檔案管理信息化建設進行分析的過程中，各單位必須認識到信息技術支持是推進信息化建設的重要基礎，只有結合信息時代的背景，對各項工作進行創新，引入先進的管理技術，才能充分發揮信息技術的重要作用，推動檔案管理工作穩定發展。一方面，要加大高新技術人才的引入和應用，在人才的支撐下完善檔案管理信息化技術體系，不斷提高檔案管理的信息化性能和安全性能。另一方面，要結合檔案管理工作的實際需求加大技術研發力度，爭取能夠結合檔案管理工作的實際情況構建信息化管理專項技術體系，為檔案管理信息化建設提供服務，促進綜合技術水平不斷提高。

4結語

在當前社會背景下，積極完善檔案管理信息化體系，能夠為檔案資源的優化利用提供相應的支持，對我國檔案事業的持續穩定發展具有重要的影響。因此，在新時期，各單位要結合實際情況開展檔案管理工作，并將信息技術應用在檔案管理工作中，確保新時代的檔案管理工作能夠創造更多的效益。

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作者:孫蓮荷 單位:衡水學院