大數據下高校檔案信息化管理探討

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摘要：高校檔案工作是一項基礎性的服務工作，面對多且雜的檔案信息，要對其進行收集、整理、歸檔、記錄和保存。隨著科技的進步，高校信息化檔案管理成為大勢所趨，能夠讓高校檔案管理工作者從繁雜的工作中解脫，更好地為師生服務。本文根據高校檔案管理中存在問題，提出一些關于構建信息化檔案管理的見解。

關鍵詞：大數據；高校；檔案信息化；管理

信息化時代的到來推動著各個領域的快速發展，高校檔案管理工作也進入到了一個新的發展時代，面臨著新的挑戰和機遇。在大數據環境下，對高校檔案進行精細化、科學化管理，突破傳統檔案管理界限，利用數字化信息技術，捕捉有價值的信息，深入數據內部，使高校檔案信息化管理工作邁向一個新臺階。目前，高校對于檔案管理工作缺乏相關的檔案管理設施，信息零落，無法實現共享。因此，高校檔案信息化管理建設是大勢所趨，通過定向的交互信息查詢方式，為廣大師生提供、交互、查詢的功能，提升檔案管理的服務質量。在大數據環境下，對高校學生的檔案數據管理做到及時、準確，通過檔案數據庫能夠全方位的了解學生的所有信息，提高管理效率。對學生的數據進行整合，以便高校管理者能夠從學生的檔案數據得到重要信息，并及時制定相應的管理措施。大數據時代下對高校檔案實行信息化管理有助于提升工作質量和效率。一是有助于原有檔案的保存。紙質版檔案文件容易丟失、損壞，將傳統檔案文件通過電子化的形式呈現，檔案不會因歲月沉淀而造成損壞。二是有利于對檔案資源的利用。在檔案管理工作中應用大數據技術，實現自動化管理，節省大量時間和資源，為開展科研工作創造了條件。三是有助于檔案信息的一體化管理。高校檔案不再單一化，可以向綜合性的方向發展。四是有利于提高檔案管理人員的工作質量。通過信息一體化實現資源的共享，讓檔案人員從繁雜的工作中解放出來，從而有更多的精力投入到更多的業務工作中。

1高校檔案信息化管理面臨的機遇和挑戰

1.1大數據背景下檔案管理工作面臨的機遇。利用計算機對文字進行編輯，對內容進行批量修改、刪除、查詢，降低管理人員的工作量，提高檔案管理水平。傳統的檔案管理模式采用人工檢索的方式，不僅工作量巨大，且耗費的時間與精力過多，利用信息化技術，在計算機中輸入一些關鍵字，就可以快速檢索到需要的信息；傳統的檔案管理模式對文字、聲音、圖像都是分別存儲，無法通過檢索工具找到需要的內容，利用信息化技術，這些問題就可以迎刃而解；大數據時展背景下，信息化技術作為一種新的傳輸媒介，不僅能夠提高檔案管理的水平，還能夠拓展服務空間。傳統的檔案管理為師生查詢信息需要耗費大量的時間和人力，而互聯網的普及，可以改善檔案管理的服務效率；同時，信息化管理還可以提升檔案研究成果的時效性，如果對檔案研究成果進行統一的編輯處理，并在第一時間將信息在網上，通過網絡的渠道傳播研究成果，可讓更多的人受益。1.2大數據背景下檔案管理工作面臨的挑戰。大數據時代背景下，信息技術得到了廣泛應用，不管在管理上還是工作方法上都有了新的進步。傳統的檔案管理工作是對檔案信息進行收集與整理，而大數據背景下，需要轉變觀念，主動開發信息資源，為師生提供更好的服務；大多數的高校缺乏統一的管理標準，導致檔案在進行統計整理的過程中出現混亂。隨著時代的發展，大數據背景下的網絡資源紛至沓來，在這樣的環境中有了信息化檔案管理的概念，將紙質文檔轉為電子文檔，將信息統一存儲在計算機中，利用計算機對檔案進行處理，實現真正意義上的無紙辦公；傳統的檔案管理模式注重實體管理，而大數據背景下注重信息化管理，高校的檔案管理人員按照自己現有的知識無法達到技術要求，因此要利用現代化技術對檔案管理人員培訓，不斷提升檔案管理人員的專業能力。

2高校檔案信息化建設中存在的問題

2.1檔案的安全性存在風險。雖然電子化檔案管理便于人員操作，但是在安全上存在很多危險因素，如果不能進行合理的控制將會影響到檔案管理的保密工作。檔案管理人員對數據操作的不規范，容易造成重要數據的丟失，影響工作進程。數字化檔案的安全性與計算機的性能有著極大的聯系，如果計算機存儲量不足，或者對軟件沒有進行及時更新與殺毒，一旦產生病毒會對系統中的檔案信息造成極大的威脅。高校的管理人員對檔案數字化管理認識不全面，對網絡功能的認識只停留在信息傳輸、文字編輯等方面，缺乏較強的安全意識，導致檔案工作存在安全風險。2.2信息化設施建設落后。大多數高校建設的重點是科研與教學，往往忽略了檔案管理的基礎設施建設。因此很多高校的檔案管理設備較為簡陋，檔案室數字化管理空白，管理水平低；雖然一些高校實行了數字化管理，但是沒有與外界互通，因而不能稱之為真正的數字化管理；管理效率低，沒有實現資源共享，阻礙了檔案信息化建設的腳步。數據庫建設較為落后，比如數據錄入不完整；數據不準確；數據失真情況嚴重；檔案目錄建設影響數據庫的準確率與可信度。檔案管理軟件較多，沒有統一的使用標準，無法對檔案管理人員進行集中培訓，影響信息資源的整合與共享；“單機版”檔案管理軟件不適用于現今的信息化建設發展，缺少與OA系統互通的接口；檔案網站質量較低，內容蒼白，功能單一；網站中可利用的檔案信息較少；網頁制作技術差，缺乏創新，缺少特色；部分高校檔案管理信息資源開發過于單一，只停留在數字化掃描上，雖然具有數據庫，但是沒有發揮出數據庫的作用，形同虛設。2.3高校檔案管理隊伍有待加強。高校的檔案工作人才管理松散，思想落后，無法更好地面對信息化浪潮帶來的沖擊。大多數的檔案管理工作人員信息化意識薄弱，沒有專業的檔案管理知識背景與專業技能。計算機技能停留在基礎的階段，對信息化檔案管理認識不足，無法利用信息化的技術為廣大師生服務。很多高校在不同程度上存在“重教學，輕檔案管理”的情況，在引進教學人才方面，學校更是不惜代價，但是對檔案管理的人員要求則是能干就行，水平高低都可以接受；將真正優秀的人才放在教師崗位中，造成高校檔案管理工作人員的綜合素質比教師低，影響檔案工作的正常開展，阻礙了信息化檔案建設。

3大數據環境下高校檔案信息化管理策略

3.1完善高校檔案數字化安全管理。電子檔案要有完善的管理體系，比如文件歸檔、保密工作規范，讓數字化檔案管理能夠在實際的使用中更加安全。安全管理制度是所有管理制度中重要的一項內容，因為檔案關系到個人的隱私，比如獲獎經歷、學習經歷、技能等，要對這些重要信息進行保密處理，所以要加強數字化安全管理。安全管理制度中也涵蓋了計算機的軟件和硬件的維護與管理，比如硬件方面，所有的設備要符合質量要求，安排專人對檔案管理使用的設備進行檢查與維修；針對軟件要對文檔進行加密處理，對系統的應用進行權限設置，針對重要的信息實施監控管理，讓文檔能夠更加安全可靠。3.2推進高校檔案信息化建設進程。首先要對檔案信息的設施進行優化，在購置新的信息基礎設備時，要按照整體的信息化建設需求，合理購買適合本校使用的信息設備，讓設備能夠得到最大化使用；使用規范的檔案管理軟件，選擇檔案管理軟件要具有一定的穩定性，能夠隨著工作的要求不斷升級完善，使用同一種軟件有助于對檔案管理人員進行統一培訓，隨著信息化建設的不斷發展，檔案管理人員越來越趨向于網絡版的發展，有利于文件的電子歸檔工作。其次是要提高檔案網站的建設水平，高校檔案網站是直接反映高校檔案信息化建設水平的平臺。檔案信息化建設的核心就是開放性和共享，要充分發揮出信息服務功能，不能只停留在檔案建設上，要向綜合化的功能進行轉變。加強文件閱覽、網上預約查詢、在線互動等服務，強調以人為本的設計理念，針對網站不同的訪問人群設定不同的欄目，使網站管理可以走向專業化的道路。最后是要建立科學化的開發機制和特色數據庫，開展定向專題服務，對信息資源進行整合，滿足師生的使用需求，做好需求與利用的關系，為師生提供網絡服務。3.3樹立“大檔案”觀念，養成常態性習慣。大數據技術已經深入到了檔案管理領域中，對檔案進行數據化存儲，擴大數據采集的范圍，拓展學生信息面，不再僅僅局限于成績單、信息表、證書等，將學生的性格、愛好以及心理評估進行采集存入到檔案中，建立多層次、多元化、多維度的信息采集系統，將檔案做到精細化。現有的學生檔案管理比較分散，只有在畢業后才會裝入檔案袋，在很長的一段時間里學生的信息系統處于空白狀態。學生的檔案維護要成為日常性的管理工作，及時對學生的信息進行更新，比如學生的日常表現、心理變化、教師評價等，建立以學生為中心的檔案信息化管理，建立層次化的數據采集目標，與學生的日常表現保持同步。大學作為學生個人發展最重要的一個階段，為每一位學生建立屬于自己的個性化檔案，有助于全面了解學生的情況，便于輔導員了解學生的情況，及時更新教學策略，更重要的是，豐富的檔案信息還可以為學生的求職就業提供可行性建議。電子信息檔案管理系統具有一定的高效性，不需要閱讀檔案中的全部信息，只需要按照不同條件對學生的檔案信息進行整合，就可以讓使用者從電子檔案系統中快速查詢到各類信息。電子信息檔案便于管理，可以進行批量輸入輸出，最大限度地避免了信息遺漏和丟失的情況。3.4加強檔案管理隊伍建設。首先要健全檔案工作隊伍的用人機制，選擇高素質的人才作為檔案管理的工作人員。對人才錄用機制進行完善，采用市場競爭機制對人才進行選拔，引進文化水平高、專業強度高的人才加入到檔案管理隊伍中；完善考核機制，健全激勵考核，調動檔案工作人員的積極性，制定科學的崗位目標責任制，考察檔案管理人員的工作能力，推動高校檔案管理工作的健康發展；完善待遇機制，檔案工作人員的薪資待遇要與教師相同，與教師享有同樣的待遇，只有公平的薪資待遇才能夠留住人才，確保檔案管理工作隊伍的穩定性與專業性。其次要強化檔案隊伍人員的綜合素質，加強自身職業素養，提高檔案隊伍自身的素質，形成自覺學習的好習慣，達到職業道德的基本要求，提高檔案管理人員的道德境界。隨著社會的不斷發展，在網絡時代的沖擊下，很多新型的管理手段層出不窮，這也就對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者要樹立爭創一流的職業精神，刻苦鉆研檔案業務，樹立無私奉獻的職業道德，要有扎實的業務能力與服務意識，敢于創新和突破固有思維。對檔案業務的每一個工作環節都能夠熟知，掌握各類檔案的管理方法，努力成為一名掌握先進科學技術、高素質的檔案管理人才。最后要強化檔案隊伍的業務學習能力，拓寬檔案管理人員的知識范圍。知識貧瘠會讓檔案管理人員在工作中較為吃力，遇到問題無法提出可行性的解決辦法，也就無法創新，更無法更好地完成檔案工作。因此，檔案工作人員的學習氛圍非常重要，檔案管理人員要將學習作為生活中的需要，時刻對自己進行充電，了解所涉及的工作領域與最新的行業動態，多思考、多鉆研，適應高校檔案工作的運轉，更好地將檔案工作進行到底。

4大數據背景下檔案管理工作的一些思考

4.1突破固有思維，形成創新意識。大數據時代背景下，高校的檔案管理工作者要樹立互聯網思維，將自身的檔案工作與網絡進行結合，在互聯網的幫助下，積極應對發展新形勢，通過網站、微博、微信公眾號的方式開展檔案管理服務，通過遠程服務功能對師生進行業務指導、教育培訓；利用網絡的方式組織檔案志愿者對檔案進行編號、整理，拓寬檔案管理隊伍。強化網絡創新思維，利用互聯網的指導思想，與傳統的檔案管理工作結合，形成新型檔案管理思維。4.2加強培訓，提高檔案管理人員的素質。強化檔案管理人員的素質，提高檔案管理人員的技術能力與業務水平，熟練使用現代化設備提高工作效率。針對現代化的管理技術，高校定期組織檔案管理工作人員進行技術培訓，通過考核的方式對他們的學習方式進行檢查；采用激勵機制提高檔案管理人員的積極性，積極主動地學習專業知識，逐漸提高自身信息技術水平。4.3加強數字化建設，整合資源。高校檔案管理工作者更加傾向于紙質管理，對于新型的互聯網思維接受能力較差。如果不能盡快完善信息化檔案管理工作，將不利于檔案工作的有效開展。信息化在檔案管理中占比較多，要加強互聯網信息的歸檔。高校檔案管理部門要對檔案進行分類研究，使用信息化的方式進行分類，這樣可以提高工作效率。在政府部門的指導下，建設開放性的高校檔案信息資源管理平臺，與互聯網融合在一起，完善信息化檔案建設，對全國高校對外開放的檔案信息進行收集，推送到信息資源共享平臺中，通過網絡將檔案信息進行傳播，讓更多的人知曉。

作者:孟祥富 單位:商丘醫學高等?？茖W校