植物園檔案信息化管理的優勢及展望

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摘要:在我國社會與經濟的發展過程中，信息化管理為很多單位的工作帶來了便利。隨著計算機技術與互聯網技術的深化，信息化管理更是成為了各單位管理工作的“得力助手”。在這種背景下，為有效解決植物園檔案管理中存在的問題，提高檔案管理人員的工作效率，將信息化管理方式應用在植物園檔案管理中，以保證植物園的檔案管理工作能夠更加高效，進而推動植物園步入現代化發展進程，為植物園檔案管理工作的發展提供新方向。因此，本文針對如何有效開展植物園檔案信息化管理以及植物園檔案信息化管理的優勢進行了論述。

關鍵詞:檔案信息化；管理優勢；應用方式；發展途徑

1引言

隨著計算機技術在社會發展中的不斷深化，我國植物園的檔案管理出現了新的轉機。在計算機技術的推動下植物園檔案管理越來越高效，檔案管理人員的工作也更加合理。在漫長的發展過程中，我國很多單位的檔案管理方式都采用紙質化管理，不僅會耗費大量的人力、物力、財力，同時還會因為管理人員的疏忽出現檔案缺失的問題。所以在計算機技術深化的背景下，有關部門開始利用現代化方式來進行檔案管理，以免在檔案管理過程中出現失誤，同時也提高了相關工作人員的管理效率。

2傳統檔案管理的不足

植物園檔案是植物園經營管理以及各項活動的重要信息。在管理過程中，需要管理人員根據科研活動的開展及植物的變化進行信息填補，這就使得在檔案管理過程中會出現檔案資料歸集不及時、破損、缺漏等問題。由于傳統檔案管理利用紙質檔案進行信息記錄，且相關檔案信息還需要人工進行整理，因此在檔案信息的填補和調閱過程中會出現檔案破損的問題，有時還會出現檔案信息錄入錯誤的情況，不僅給工作人員帶來了困擾，還會因為檔案信息的缺失與錯誤造成工作失誤。此外，由于植物園中的珍稀植物數量較多，且對植物園發展有重要意義的文件較多，導致在檔案管理過程中出現頻繁調閱文件的情況，使得植物園檔案管理成為了一項復雜的工作，需要檔案管理人員提高檔案管理工作水平。利用紙質檔案記錄信息，需要在檔案管理過程中創建良好的檔案保存環境，特別是一些園區發展和建設經營管理的檔案，以及相關科研工作記錄的檔案，更要進行嚴密細致的保護?？墒怯捎谥参飯@環境相對特殊，且有關部門沒有重視檔案管理環境的重要性，導致很多檔案在管理過程中出現氧化或腐爛等，進而造成重要檔案信息丟失的問題。而且，很多檔案信息因為各種原因沒有進行備份，所以在檔案出現破損問題后無法有效地進行恢復，使得植物園日常的管理工作無法有效開展。

3檔案信息化管理的優勢

傳統檔案的管理方式相對落后，并且相關檔案的調取與整理都需要人工進行，導致檔案管理人員在工作中會出現工作效率低下的問題。為解決以上問題，需要針對一些特定的工作環節進行優化，利用更加現代化的管理方式開展各項工作，以保證植物園檔案管理能夠更加高效。因此，在植物園檔案管理過程中，需要將信息化管理應用到實際工作中，以此提高植物園檔案管理工作的有效性，使得植物園檔案管理工作變得更加系統，從根本上解決植物園檔案管理工作中存在的問題。同時檔案的調取方式也變得相對便捷，還能夠提高檔案儲存數量，有效提高了植物園檔案管理人員的工作效率，使植物園可以步入現代化發展進程[1]。在傳統植物園檔案管理的過程中，管理人員需要利用紙質檔案進行交流互通。這樣會使得植物園無法有效開展檔案遠程服務。導致植物園無法有效進行檔案遠程服務的主要原因是檔案互通的科學技術不到位，以及管理人員無法將檔案信息進行有效的空間轉移。因此，有關部門應將信息化管理方式應用到了檔案管理中，同時利用計算機技術中的遠程檢索功能延伸出檔案資源檢索，使得植物園檔案信息在日常管理過程中就能夠進行有效的空間轉移。與此同時，若是管理人員沒有在檔案室的計算機對信息進行檢索，通過計算機技術的幫助也可以在不同的環境中進行資料整理，從而有效解決了植物園檔案信息管理空間傳輸上的問題，使得植物園檔案管理更加現代化。

4檔案管理現狀

為了深入探究植物園檔案信息化管理的發展問題，需要針對當前植物園的檔案管理進行分析。在植物園信息化管理過程中發現，阻礙植物園檔案現代化管理的首要問題是對檔案管理的重視程度不足。管理人員經常出現工作能力不足的問題，且相關管理部門也沒有針對檔案管理建立工作機制，這就導致檔案管理人員在工作中缺少管理實效性，進而出現了檔案管理工作效率不足的問題[2]。很多植物園管理人員在工作中，經常會出現過于重視園區建設的問題，從而忽視了植物檔案管理流程建設的重要性，也導致植物園無法真正步入現代化的發展進程。此外，植物園的檔案管理方式不合理，使得管理人員無法有效對檔案進行統一管理。在植物園檔案管理過程中，檔案管理需要對不同種類的文件進行保存，其中包含植物園經營、植物園管理、科研工作等眾多工作環節，這些環節的檔案管理部門也不同[3]。這就導致在實際管理過程中檔案管理人員無法有效開展檔案統一管理。隨著植物園現代化發展的速度越來越快，以及相關科研工作數量的增加，相關檔案的儲存數量就開始逐漸增多。這不僅限制了檔案管理部門信息互通的效率，還會影響到檔案管理人員的工作效率。信息化基礎設施投入不足也是限制當前植物園的檔案管理的問題之一。在植物園日常運行工作中，經常會將大量的資金運用到植物的養護、科研工作以及園區建設運營中。這樣會使得植物園檔案管理部門的發展資金有限，從而限制了植物園檔案部門的現代化發展進程。植物園的大部分資金都運用到了植物建設管理中，使得檔案管理部門的管理設備不足，很多管理人員甚至都沒有標準的計算機、專門的檔案管理設備和專門的檔案室等，檔案儲存環境也十分堪憂。與此同時，由于檔案管理資金投入較少，使得植物園的檔案管理方式還停留在紙質檔案管理中。同時還存在著電子檔案無法與互聯網融合的問題，很多檔案信息都無法做到有效共享，從而限制了植物園檔案管理以及檔案調閱的效率[4]。

5檔案信息化工作的發展途徑

5.1檔案管理體系。在當前計算機與信息化技術發展過程中，信息化管理工作逐漸形成了相對完善的體系，同時也為植物園的檔案管理工作帶來了改變。所以相關工作人員在檔案管理過程中，一定要重視將檔案管理與植物園現代化發展的關聯性起來，進而改變傳統植物園檔案管理觀念，以保證植物園檔案管理能夠順應時展，使植物園檔案管理工作能夠更加高效、合理。在這種形勢下，植物園的各級領導在檔案管理中就要發揮領導的帶頭作用，并將植物園檔案信息化管理納入植物園智慧化發展計劃之中，通過實際的工作來提高管理人員現代化工作意識[5]。與此同時，相關科研工作數量以及植物園的發展速度正在不斷提升，因此在實際檔案的管理中需要加強相關工作信息的管理質量，并為其建立相對健全的檔案管理制度，保證植物園檔案信息化管理工作能夠在時展中更加高效、合理。5.2檔案管理信息化建設。在植物園現代化發展過程中，檔案管理與植物園未來的發展有著重要的聯系，因此植物園需要加大對檔案管理的資金投入。同時還要做到管理政策傾斜，進而提高檔案管理部門的現代化建設。有關部門在現代化發展過程中，一定要加大對檔案管理部門的數字化設備投入，同時還要增加對管理人員的能力培養。只有這樣才能有效提高植物園檔案管理現代化建設。植物園一定要建立檔案數字化管理平臺。檔案管理平臺主要是將網絡以及多媒體圖像采集等系統應用到檔案管理中，進而形成相對系統的檔案管理體系。若是植物園的建設資金無法一次性投入到平臺建設中，則可以利用分級建立的方式開展平臺建設，從而逐步推動植物園整體現代化發展進程[6]。植物園檔案信息化管理平臺主要包括檔案入庫、檔案制作、檔案查詢、檔案利用等幾大類，如圖1所示。檔案入庫業務包括檔案移交、檔案接收、檔案上架、檔案入庫。檔案制作業務包括檔案掃描、屬性輸入、檔案修改、檔案核驗、任務統計。檔案查詢業務包括全文檢索、高級檢索和智能檢索。檔案利用業務包括對查檔查閱、檔案借閱、檔案歸還、檔案下載。業務參與人主要包括申請人和系統操作者的業務受理人、初審人、復審人、終審人、核驗人、掃描人、打印人、裝訂人、歸檔人、保管上架人等相關工作人員。5.2.1檔案入庫。檔案移交是各業務部門按照歸口業務通過掃描槍掃描業務條形碼，形成移交清單。檔案接收是檔案管理業務的一項日常任務，主要用于植物園檔案室按業務部門提交的移交清單，逐本核查檔案內容，清點并接收。在實際操作過程中，應根據實際檔案接收情況，打印檔案接收情況或退件清單。檔案入庫是將接收到的檔案進行歸檔入庫，生成檔案編號，此操作一般不可逆。檔案上架是將已入庫接收的實體檔案按年份、檔案編號、類型、保管期限等規則整理排列上架。系統內對應的檔案編號，在上架操作后，其檔案存放狀態改為“檔案庫房中”，每份檔案對應庫房中的具體位置，如區-列-面-節-格。5.2.2檔案制作。檔案掃描。這是為檔案掃描部門提供檔案掃描工具，按照資料目錄、標準的格式層級掃描。屬性輸入。在掃描完成后，掃描件將按任務分配機制，自動將任務分配給錄入人員進行屬性數據輸入。在屬性數據輸入過程中，錄入人員無須調用實物檔案，直接在電腦上對照掃描件進行輸入即可。屬性數據包括檔案密級等信息。檔案修改。在屬性數據錄入過程中發現檔案掃描錯誤時，可以使用“提交掃描錯誤”功能，將掃描件返回掃描崗位，對有掃描瑕疵的影像件進行手工切邊、手工糾偏等操作，允許補掃、刪除、插入等操作。校對輸入。依據個人權限分配校對輸入任務，并對輸入結果進行合法性檢查后保存，并允許轉疑難件，提供校對輸入的數據查詢和疑難件查詢。檔案核驗。對已經掃描的影像件以及錄入的屬性依據實體檔案進行核驗，并將未通過核驗的檔案返回檔案修改系統進行校對、修改或刪除。內部核驗。按批次自動形成數據成果。核驗人員按批次號獲取核驗任務，完成制定的核驗任務。對于不符合要求的批次，退回校對人員進行重新校對。外部核驗。對已經完成內部核驗的批次，分配給外部核驗人員進行核驗，記錄核驗錯誤。對不符合要求的批次，退回內部核驗人員進行核驗。任務統計。可以按不同的人員、不同的分類統計一定時間段內的掃描文件數量、屬性輸入數量（總數、日平均數）。5.2.3檔案查詢。檔案查詢功能提供給各個業務科室進行檔案查詢，檔案有密級之分，檔案查詢、檔案打印、檔案下載有權限之分，檔案查詢支持審批流程，支持excle導入，一鍵查詢（例如：excle記錄姓名和身份證，導入后一鍵出記錄結果）。可以通過全文檢索、高級檢索、智能檢索等方式開展檢索查詢。系統提供類似Google、百度的檢索模式，支持輸入關鍵詞、設置檢索范圍以及科技化的檢索，例如圖片檢索（只需要知道圖片中有哪些字，就能夠通過OCR等技術檢索到相應的圖片）。這樣就大大提高了文件檢索的查全率、查準率。5.2.4檔案利用。植物園檔案信息化管理系統利用模塊實現對查閱、借閱檔案從受理、審批、借閱等的全過程網上辦理。包括借閱期限設置、借閱登記、歸還登記、借閱歸還查詢、檔案查閱登記等。其中，通過借閱期限設置，逾期自動預警，提示管理人員督促借閱人員及時歸還檔案。檔案查閱提供查詢實體和電子檔案借閱管理。植物園應當制定檔案借閱管理的相關規定的，從檔案借閱登記、歸還和催還等環節實行系統控制。檔案歸還，即管業單位或其他借檔人將利用完的實體檔案歸還，檔案保管人將該實體檔案上架的過程。系統內通過檔案編號條形碼逐一掃描確認，改變檔案存放狀態為“檔案庫房中”。當檔案未被調檔申請人確認而歸還檔案，系統提示先取檔確認再歸還。檔案下載功能供使用部門檔案下載，是否可下載有明確的權限之分。5.3檔案管理人員業務能力培養。檔案管理工作中需要管理人員進行信息整理，主要包括檔案的收集、整理、歸檔等工作。植物園需要針對工作人員的管理水平進行研究，并根據管理人員工作水平制定出相應的統籌規劃。植物園可以選擇對檔案管理人員進行職業技能培訓，也可以在計算機技術應用過程中提高工作人員的計算機應用水平，以保證工作人員能夠有效地開展信息化檔案管理工作。與此同時，植物園還要在發展過程中針對自身現狀進行整合，適當地引進一些現代化檔案管理人才，并對聘請的管理人員的綜合能力進行考量，以保證管理人員在工作中能夠發揮出應有作用，進而推動植物園整體的現代化發展，使得植物園的發展能夠做到與時俱進[7]。

6結束語

在當前我國各部門的檔案管理工作中，信息化檔案管理已經成為了時代與單位發展的先決要素。通過植物園檔案管理信息化可以有效提升植物園的發展效率，還可以有效提高管理人員工作質量。因此，在這一時展背景下，相關工作人員需要規范檔案管理工作方式，加大力度建設植物園信息化檔案管理體系。與此同時，在植物園信息化檔案管理工作開展過程中，還要不斷地總結工作經驗，并在發展過程中優化檔案管理方式，進一步推動植物園步入現代化發展進程。

參考文獻

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[7]米世雄.新時代背景下城市植物生態檔案的管理策略.中國檔案,2018,538(8):34-36

作者:陳慧如 單位:福州植物園