高校人事檔案信息化困境與出路

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2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議表決通過，并于2021年1月1日起正式實施。新修訂的《檔案法》在內容上更加充實，在制度設計上更加完善，更能體現新時代背景下國家對檔案管理工作的新要求。新修訂的《檔案法》為高校檔案事業的發展指明了新的方向，也帶來了新的發展機遇和挑戰。

1法制建設背景下高校人事檔案信息化的意義

2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中指出要把檔案信息化納入信息化建設整體規劃。2020年6月，新修訂的《檔案法》第一條明確規定要提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化，為中國特色社會主義事業服務。[1]檔案管理信息化就是要積極推進檔案資源存量數字化、增量電子□巨敏蓮化、利用網絡化，努力創新檔案管理模式，優化檔案管理流程，不斷提升人事檔案管理現代化水平。高校人事檔案信息化順應經濟社會信息化發展的潮流，是檔案信息化社會發展的必然趨勢，是高校信息化管理水平的重要體現，是實現現代高校人才與崗位相匹配的重要手段，是檔案得以長久保存體現其真實性、完整性的有效途徑，是促進高校組織人事管理工作創新發展的有力舉措，必將為高校的“雙一流”建設和學校的長遠發展貢獻重要力量。

2當前高校人事檔案信息化面臨的困境

近年來，隨著中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和中共中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》等諸多文件的出臺以及高校信息化建設的整體推進，高校人事檔案信息化工作取得了一部分的成績，但與當前社會信息化發展對檔案工作的要求仍存在較大的差距。

2.1高校檔案管理人員觀念落后信息化意識薄弱

一方面，我國部分高校檔案業務人員在思想上對檔案信息化的認識不高。業務人員通常采用傳統的手工模式，進行查檔閱檔、審檔歸檔、提供利用等，主觀上不易接受新事物、新挑戰，不愿采用新手段、新技術。另一方面，高校管理者對檔案信息化的重視程度不夠。長期以來，高校普遍認為教學、科研、學生管理等是高校發展的重頭戲，檔案管理常常處于高校的邊緣地帶，沒有充分認識人事檔案信息化對高校發展的重要作用，導致檔案管理所需的硬件設施設備不達標，檔案管理人員配備不足。在當前大數據時代背景下，這種落后的管理理念已經成為高校人事檔案信息化發展的一大障礙。

2.2高校檔案管理體制機制落后信息化基礎薄弱

一是在管理體制上，高校人事檔案管理大致歸口為三個部門：檔案館、人事處和組織部，有些高校人事檔案是由單一部門管理，有些則是多部門混合式管理，但都存在分段式、分散式的管理模式。高校的人事檔案和人事信息大多數是分離狀態，在管理上也存在差異化的分工，屬于不同的職能部門。[2]因此，造成人事檔案和人事信息的不一致，難以形成統一的數據管理和共享，給檔案的利用和檔案材料的更新歸檔造成一定程度的困難，從而影響人事檔案信息化基礎數據的采集。二是各個管理部門通常都有自己的信息平臺處理數據和信息，在管理上較為松散，OA系統、組織人事系統、教務系統等采用部門內部信息收集方法，在與人事檔案管理信息系統對接方面存在一定差異，組織人事信息往往是一段時期集中采集、更新和維護，人事檔案材料歸檔也隨之滯后。在“大人事檔案管理”理念下，難以形成有效合力，未能進行頂層設計、統一標準和統一規劃。在實際操作中，高校人事檔案管理很難實現及時歸檔和更新，臨時性任務多，系統性不夠，從而導致人事檔案信息化工作開展困難。

2.3檔案管理投入力度不足，信息化支持不夠

在高?！半p一流”建設和信息化建設整體推進過程中，檔案信息化得到了一定范圍和一定程度上的發展，但與現代化的檔案信息管理對高校人事檔案信息化水平的要求還存在較大的差距。在實際工作中，高校對檔案管理信息化工作開展的投入不高，檔案信息化所需的硬件設施設備陳舊，檔案軟件系統開發不足，資金缺乏。高校人事檔案還存在信息化標準程度不高，信息化規模不夠等問題，從而導致高校人事檔案信息化的開發和利用相對滯后。

2.4檔案管理人員素質不高，信息化人才匱乏

很多高校對人事檔案信息化缺乏充分的認識，導致人事檔案人員的繼續教育和培訓也相對薄弱。檔案管理人員通常重視收集和保管，容易忽略檔案信息資源的開發和利用。檔案管理人員的專業素質相對不高，尤其是檔案信息化專業人才嚴重匱乏，導致當前的檔案管理人員很難與信息時代的檔案管理利用需求相適應。

3法制建設背景下高校人事檔案信息化的實現路徑

近年來，我國經濟社會發展日新月異。特別是網絡和信息技術快速發展，電子政務、無紙化辦公、越來越普遍。信息化、網絡化、智能化程度的不斷提高，深刻影響和改變了檔案工作的內容、方法和手段。檔案工作正在經歷一個從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案、從管檔案實體到管檔案數據、從手工操作到信息化智能化操作、從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程。檔案部門必須順勢而為，加快推進檔案工作轉型升級，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。[3]高校檔案工作是高校信息化工作的重要組成部分，迫切需要樹立危機意識，充分認識大數據環境下檔案工作的挑戰，立足傳統業務優勢和創新發展需求，探索適應現代社會發展的檔案管理新模式。在檔案管理部門和檔案信息數據管理部門之間建立有效的協調溝通機制，將檔案部門納入高校信息化建設的頂層設計當中，逐步推進人事檔案信息化建設工作，提升高校檔案管理和用戶服務的水平和能力。

3.1加強思想建設，促進管理理念提升

新修訂的《檔案法》第六條規定：國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。高校檔案管理人員，要加強自身思想建設，提高對人事檔案管理的重視程度，大力宣傳檔案知識，扎實推進高校檔案信息化基礎工作的開展。高校管理層面應高瞻遠矚，統一思想，頂層設計，形成全校上下重視人事檔案的良好氛圍?？傊咝n案管理人員要更新觀念，提高站位，牢固樹立“檔案姓黨”意識，充分認識人事檔案信息化工作的重要性，為高校人事檔案信息化工作的逐步開展提供重要的思想保障。

3.2加強制度建設，強化合作協調機制

新修訂的《檔案法》第三十六條規定：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。高校檔案管理部門和組織人事部門應當加強合作、協同發展、健全共建共享機制，積極推進人事檔案信息化工作。在實際工作過程中，檔案管理人員還要有創新精神，在管理手段、管理內容、管理細節、管理制度和信息安全等方面不斷創新，積極發揮檔案信息化在管理利用、選人用人、績效考核等方面的積極作用。各部門之間應當通力合作、凝聚共識，促進信息共建共享，為人事檔案信息化建設工作提供堅強的機制保障。

3.3加強人才建設，提升檔案服務水平

新修訂的《檔案法》第十一條規定：國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質。檔案管理的方式正在逐步從管理檔案實體向管理檔案信息轉變，檔案人員在數據的收集處理和信息分析以及系統管理等方面的基本技能還存在欠缺，不能適應信息時代對檔案人員的專業素質需求。當然，檔案外包服務在一定程度上為檔案信息化提供了可能性，但從長遠發展和信息安全角度考慮，組建具備較高政治素養和專業技術能力的檔案管理人才是關鍵所在。高校應當不斷加強檔案管理人才培養、優化檔案人才隊伍、提高檔案人員政治素養、加強人事檔案管理人員的繼續教育，積極組織并定期開展業務培訓，尤其是檔案信息化及新媒體技術等業務知識的培訓，為人事檔案信息化建設工作提供強有力的人才支撐。

3.4加強資金支持，保障信息化工作開展

新修訂的《檔案法》第十九條規定：檔案館要按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。目前，高校檔案管理有兩種模式，一種是傳統的紙質檔案，另一種是電子檔案，而以紙質檔案為主。檔案管理的設施設備相對陳舊，紙質檔案沒有進行有效的數字化，信息化數據庫的建設也無法滿足當前高校的實際需求。高校要加大對人事檔案信息化的資金投入，適時采購信息化所必須的設施設備和軟件管理系統。一方面保證現有紙質檔案的存貯條件，另一方面在保障信息安全的前提下，盡可能地將紙質檔案轉化為電子檔案，變“死”的紙質資源檔案庫為“活”的信息庫。新修訂的《檔案法》第三十七條規定：電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。人事檔案信息化有利于檔案憑證作用的充分發揮，能夠創新服務形式和手段，可以極大地提高工作效率，切實提升為民服務的能力水平。總之，高校應當加大投入，為人事檔案信息化的開展積極創造條件，提供必需的資金支持。實踐經驗表明，我國高校人事檔案管理進行信息化建設是大數據時代人力資源管理科學化的重要表現，也是促進教職工管理由傳統經驗管理向科學、智能、便利管理模式轉變的重要模式。[5]高校人事檔案信息化有利于人事檔案長久保存，有利于人事檔案數據信息資源整合、有利于為人民提供更高品質的服務、有利于高校人才管理工作的創新發展、有利于人事檔案的規范化科學化管理。指出：“大數據發展日新月異，我們應該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動……”高校人事檔案管理應當夯實基礎，深化檔案業務規范化、科學化建設，推動檔案管理向信息化的轉化升級。高校人事檔案信息化工作刻不容緩，應因勢而動、順勢而為、主動出擊，積極融入學校信息化整體部署，發揮檔案應有的作用,服務高校的中心工作，服務高校的長遠發展，從而為經濟社會的發展貢獻檔案的重要力量。

作者：巨敏蓮