計劃生育檔案數字化管理策略思考

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【摘要】隨著國民經濟的發展，我國計劃生育檔案管理也不斷向信息化、科學化、數字化方向發展。本文總結了我國施行計劃生育檔案管理創新策略的重要性，分析了創新內容以及建設中存在的數字檔案管理計劃生育的問題，提出了有效的方法加強數字檔案管理計劃生育的建設，進一步發展中國的計劃生育檔案管理創新工作，提高我國計劃生育檔案管理信息化建設水平，為我國計劃生育檔案管理工作提供一定的理論參考。

【關鍵詞】計劃生物；檔案；數字化

引言

計劃生育檔案的管理也如同國家一樣，也需要創新。如果計劃生育檔案的管理一直因循守舊，不尋求方法創新改革，那么他勢必會被時代所拋棄，無法更好地為人民服務。因此，在計劃生育檔案管理的領域，我們需要切實提高服務的效率，要創新，但不僅僅是創新，更要向現代化、數字化的方向發展。然而問題是，在現在的數字化面前，計劃生育的檔案管理面臨著各種各樣復雜的問題，這嚴重制約了該領域的發展和進步空間。因此，現今而言，研究計生檔案的創新和檔案的數字化管理是及其必要的。

1數字化應用的必要性及優勢

1.1數字化檔案方便快捷

隨著市場經濟的發展和城市化進程的加快，人口流動大而頻繁，跨省跨地區的人口眾多，增加了計劃生育檔案管理的工作量和難度。特別是大量農民工離開家鄉謀生，增加了計劃生育管理部門的工作負擔。在農村和鄉鎮，只有紙質登記記錄，不能保證及時管理。此外，由于管理不善，紙質登記處容易受到損害和丟失等問題。其次，由于計劃生育檔案管理項目和內容眾多，需要一定的空間和空間進行保存。在環境、溫度、濕度的影響下，文件容易發霉變質損壞檔案。同時，由于數量多，急用某一個檔案時候也不容易找到。此外，計劃生育檔案的歸檔要求因地而異，尤其是檔案管理人員的頻繁更換，不同時期的歸檔要求也不盡相同，這造成了檔案工作效率低下，存放方式紛雜。

1.2有效提高管理效率

實施檔案信息管理是提高檔案管理效率的有效手段?？傊瑱n案的網絡化和數字化管理。實施互聯網和數字檔案雙重管理手段，將為計劃生育檔案管理工作提供極大的便利。信息技術的應用促進了計劃生育檔案管理工作的飛速發展，提高了檔案的質量和檔案的規格，促進了檔案管理內部的良性循環。同時使用數字化技術可以減少文件管理人員的工作量，使其更快、更高效的為文件需求的用戶提供方便。

2計劃生育檔案管理創新的條件

2.1管理者要對計生檔案加強理解

對于管理檔案的人員來說，首先也是最重要的就是要加強對創新意識重要性的認識。計劃生育檔案管理對我國的生育狀況有著非常廣泛的影響，如果這項工作能夠優秀的完成，它將在國家的人口控制中過程發揮及其重要的作用。因此，有關部門應在員工中普及和宣傳計劃生育檔案管理培養創新意識的重要性，使員工對計劃生育檔案管理的數字化有全面且清晰的了解和認識。

2.2規范化的計生檔案管理模式

計劃生育檔案的管理人員應當有規范化的管理模式，建立相應的管理制度，使計劃生育檔案的管理工作流程具有較強的權威性。為了提高檔案的規范化管理，檔案工作人員應了解和學習新技術、新設備，定期維護設備系統，合理利用計劃生育檔案的資源，通過規范化管理來不斷提高計劃生育檔案的真實性和權威性。

2.3引進先進設備提高工作人員專業素質

定期對計劃生育管理人員進行專業培訓，改革計劃生育檔案管理人員的工作方法，增強他們處理問題的專業技能和能力。此外，國家要提高計劃生育檔案管理的硬件和設備水平。隨著計算機技術和網絡技術的迅速發展，計算機技術和網絡技術的應用發揮了出色的作用在計劃生育檔案管理的提高，和扮演非常重要的角色在提高計劃生育檔案管理的工作效率，建立相應的文件管理系統。

3結合數字化技術管理計劃生育檔案的策略

3.1采用先進統一的數字化設備

我國人口眾多，計劃生育檔案管理任務繁重。傳統的紙質檔案用來記錄計劃生育的檔案信息已經不再是最佳方法，他不僅僅浪費資源更會給檔案的管理人員帶來巨大的工作量和困難。因此，有必要讓計劃生育的檔案管理跟上信息時展的趨勢，將傳統的紙質檔案更新為現代化的數字信息，不僅僅能夠節省資源，更方便了信息的編輯、存儲以及檢索。使用互聯網數字化技術能夠將計劃生育的流動資源信息更好地記錄。交換，為計生工作的全面鋪設打下良好的基礎。因此，計劃生育檔案管理的過程中需要實現整齊劃一的計算器管理設備，只有這樣，才能對計生檔案信息進行更好地管理。計算的一大特點既是超大的存儲功能，這一功能可以很好的解決紙質檔案老化、發霉、缺失或者認為損壞等問題。與此同時，使用計算機的磁盤進行存儲，可以很好的解決文件信息存儲困難等問題。使用數字化的技術不僅僅能夠減少工作者的工作量，提高管理人員的工作效率，更是能夠為以后的檢索提供了大大的方便。幾個關鍵字就能把檢索這想要的信息顯示出來，比起之前的紙質翻閱，為查閱人員提供了極大地方便。飛速的科技發展將人們帶入了信息化的時代，檔案的管理工作應當順應這一趨勢，采用穩定、安全的現今設備，施行科學的管理方法，更好的為計生工作的檔案管理所服務。

3.2建立專業且科學的團隊

能夠直接決定檔案的信息化以及發展速度和質量的因素有很多，最重要的一點就是能否實現計生檔案信息化建設中檔案管理人員的科學配置。從傳統的紙質檔案轉化到現代化的數字化保存方式，計生檔案的管理越來越受到國家以及民眾的重視。不僅僅是相關的工作流程需要完善，相關的工作人員的綜合素質也急需加強。首先，文件和檔案的管理人員要對自己管理的信息有一個重要的認識，其次，要不斷加強管理人員對信息的責任認識。目前的大多是信息都是由計算機所存儲的，從檔案的注冊到歸檔和后期的搜索標注、傳輸存儲等過程，都是在計算機上實現的。因此，文件的管理人員除了要熟悉整個標準化的電子檔案存儲流程之外，更要明確自己也有保護計算機系統保護檔案網絡安全的責任。檔案工作者要通過不斷地學習，不斷地記錄，從而為基層群眾提供最完善最高效率的服務。當然，檔案部門也應該定期安排一些專業的培訓人員，找一些專業知識過硬的人員對工作人員展開定時的培訓、抽查。并安排一些全職人員負責基層的工作，及時上報基層的上門輔導、檔案的收集整理等工作。針對檔案工作人員有針對性的談論問題。檔案工作者應積極與其他檔案工作者進行交流，交流工作方法和經驗，共同進步。

4結束語

綜上所述，計劃生育檔案管理的信息化以及數字化是未來計劃生育檔案管理發展中完善和創新的必由之路。對檔案管理人員進行培訓、管理，對信息的安全有針對性的保護，加強對基層人員責任心的培養，對數字化的時代有個清晰深刻的理解，需要對創新內容和建設中存在的數字檔案管理計劃生育的問題，做出有效的措施加強數字檔案管理計劃生育的建設和進一步發展中國的計劃生育檔案管理創新工作，提高計劃生育檔案管理信息化建設水平在我國，為我國計劃生育檔案管理提供一定的理論參考。因此，計劃生育檔案管理相關人員在工作中必須不斷提高專業知識和綜合素質，不斷探索新的工作方法和措施。

參考文獻

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作者:黃霞 單位:鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心