信息數據規范化管理探討

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［摘要］規范化與標準化是企業信息化建設的重要標準之一，本文以某集團型企業的財務信息化建設為例，通過其客商檔案數據的建立、維護和完善歷程，探討企業信息數據的規范化管理。

［關鍵詞］客商;數據管理;維護;信息化

一、客商檔案數據的重要性

客商是企業的財富源泉，對于集團型企業而言，客商檔案數據規范化管理尤為重要。首先，集團型企業分子公司眾多，日常經營活動所涉及的客商經常存在交叉和重疊；其次，集團賬務處理和資金系統收付款業務的正常進行，離不開準確無誤的客商信息的支持；再者，伴隨企業業務量的增長，需要客商數據做到及時更新與完善。集團下屬各法人單位單獨核算的客觀事實，導致其客商檔案涉及到商業機密，對于客商數據保密性要求，因此客商檔案信息需要兼顧一致性、準確性、及時性、完整性和保密性。

二、客商管理模式的分析

作為集團型企業，客商數據管理模式一般有兩種，即集團統管模式和成員單位分管模式，二者各有利弊。前者客商數據不允許下級單位自行維護，而是需要集團集中統一管理并分配給下級單位使用。這樣一方面可以保證客商數據的唯一性，杜絕客商數據資料雜亂無序，便于集團統計客商往來賬和業務量，另一方面集團對數據的統一核查，最大程度的保證了客商信息質量，為整個企業的數據共享和利用提供了可靠保障。缺點是信息采集和錄入量較大，效率不高。后者，客商檔案數據由各成員單位自行維護，這使得數據的采集和管理更加靈活快捷，但不利于規范化管理，數據的質量無法得到可靠保證。以某集團型企業為例。作為一家大型的集團公司，下屬近百家分子公司，日常財務核算和資金調配需要統一規范化管理，同時考慮到成本和效率問題，在制度許可范圍內最大程度的數據共享是必然的，因此，它更合適于選擇數據統管模式。而對于規模較小的企業特別是單體企業，業務量較少，沒有集中管理和統一核算的需求，因此信息管理上更傾向于數據分管模式。這里主要對前者進行詳細分析。

三、檔案數據統管模式下的前期管理

（一）數據的手工維護自采用新的財務軟件系統以來，集團企業信息化建設已進行了兩步，分別是財務系統和資金系統?？蜕虣n案數據的統管模式伴隨著財務系統的上線而正式實施。信息化建設前期階段面臨的主要問題是：過去集團下屬各單位自行維護數據，造成數據信息不規范、不完善，質量參差不齊；集團統管型的系統軟件上馬，需要解決系統中客商檔案從無到有的問題；客商數據亟需整理和歸類，以滿足之后的財務統計和報表合并需求。對此，該企業所采取的管理思路是：確定客商檔案數據管理框架，包括編號、類別、數據內容和采集方式，將客商檔案按照國家省級行政單位和合并范圍進行地區分類和編號，以便于地域統計和識別；考慮到工作量、信息核查難度問題以及賬務掛賬需求，前期采集客商數據內容只包括名稱，其他數據信息由以后進行補充和完善；采集方式上，成員單位向集團申報客商信息，由集團派專人負責核查并手工導入數據。集團下發統一的客商填報模板，并負責提供客商信息驗證平臺，確?？蜕绦畔⒌囊幏杜c準確。成員單位按要求對上報的客商信息進行驗證，無誤后按照模板填寫上報給集團。成員單位應對客商信息的準確性和規范性負責?？蜕痰纳蠄蠓謨刹?，一是電子版的上傳，便于集團歸類和導入，一是紙質版的報送，附財務印鑒和負責人簽字，作為客商報送憑據，便于日后檔案查詢和落實責任。集團對下級單位上報的客商信息進行復核，確保格式規范，內容完整，以全查和抽查方式檢驗信息準確性。達到要求后，手工導入客商并下發成員單位。值得一提的是，出于保密性要求，下發給成員單位使用的客商信息只有客商編碼、名稱和地區分類等內容，客商對應的上報單位將不對成員單位提供，只限于集團管理。起步階段是數據管理最為艱難的階段，企業需要通過系統性的管理將原先散亂無章的數據進行梳理，使之規范準確，在缺乏其他有效的采集路徑的情況下，更多的是依靠人為因素。成員單位需要遵循準確性、規范性、重要性原則，對歷史數據進行歸檔上報，集團公司則需要把主要精力用于數據的整理與核查，通過書面憑據來增強成員單位的責任感。此階段更多的依賴于制度的強制性，要在較短時間內構架數據原始模型并盡可能的保證數據的品質和質量。（二）數據的系統工具維護隨著企業業務量的不斷增加，客商檔案數量的增長呈井噴之勢，一年的時間，集團客商檔案由上線初期的4000多條增長到目前的9500條。隨著第二階段資金系統的上線實施，企業以往對客商信息的單純掛賬需求發生改變，開始向收付款業務需求延伸。這就意味著以往的客商數據已不能充分滿足需要，客商賬號、開戶行等賬戶信息需要進行全面補充和完善。而先前集團專人復核和手工維護客商檔案的方式，已無法適應新的形勢。對此，該企業充分發掘資金系統的作用，成員單位在資金系統中對首次發生的客商進行收付款時，在業務系統單據中自行填寫該客商信息，集團以資金系統為試金石，成功進行收付款業務的客商信息即是認為是可靠的，通過研發的客商導入軟件，有甄別的將通過檢驗的客商導入到系統中。資金系統工具導入客商的思路是以客商名稱為基礎，逐步補充賬戶信息等附屬內容，充分利用資金系統自身優勢，采集符合標準的客商信息，并實現批量導入數據的功能。實踐表明，無論手工導入還是系統工具導入，二者各有所長，為滿足單純掛賬需求的新客商可以通過前者維護，發生資金業務往來的新客商可以通過后者來管理，兩者相互結合。

四、客商檔案數據的后期維護與管理

采集、驗證和導入信息是客商檔案維護工作的主要任務，數據信息的后期維護也同交通財會樣重要。在快速發展的市場經濟背景下，數據更新速度驚人，為避免數據庫信息過時而造成不應有的損失，企業必須適應不斷變化的外部環境，做好數據更新工作。保證檔案數據準確性的難度與其數量的增長速度是成正比的。因此，為盡可能提高信息精度，系統管理人員有必要定期清查系統客商檔案。對名稱格式、編號、地區分類等容易發現錯誤的地方加以關注。對于客商名稱、賬戶信息等不易辨別的內容，則需要充分發動成員單位的積極性，配合制度要求，一旦發現錯誤的客商信息及時上報，由集團管理員在第一時間對數據進行修正。而成員單位對客商后期維護所做的貢獻可作為其業績考核的參照。需要強調的是，系統工具導入新客商模式在制定之初也充分考慮到這一點，對于同名客商下賬戶信息不一致的，由管理員核對新客商和系統中原有客商信息內容進行核對，發現后者錯誤則將新客商內容導入，反之亦然。另外，針對客商改名問題，目前最新的財務系統已經可以對客商的最新數據和歷史數據進行區分，但是如果企業使用的信息化系統沒有這個功能就需要人為解決。具體方法是，不在原客商數據上進行修改，而是作為一個全新的客商進行添加。由財務人員在財務系統通過轉賬方式進行新老客商的賬務結轉。這種做法，一方面是避免因原信息修改造成數據冗余而影響對客商賬務的查詢。另一方面，可以保證賬務數據的歷史更替清晰，防止財務系統相關數據與紙面憑證數據不符。在企業信息化進程中，數據維護是一個相當復雜的工作，質與量如何均衡，是每一個管理者應該深入考慮的問題。雖然高度的信息化與系統集成為企業數據采集帶來了極大方便，但是人為因素永遠都占有不可替代的地位。第一，從長遠角度和全局出發，精心做好數據庫管理框架。這是數據管理的第一步，也是最重要的一步，更是最難走的一步。合理的框架結構，應該是立足于現實，結合未來形勢變化短期里最大程度的滿足應用需求，同時又為數據的未來補充與更新留下足夠的空間。第二，嚴把“病從口入”第一關。數據信息的錯誤應盡可能的在系統之外解決，否則會讓信息使用者和管理者付出更多的代價。這就要求企業制定較為完善可靠的校驗機制，無論是人工核查還是系統驗證，都要把數據信息的準確性放在第一位。第三，充分發揮主觀能動性。管理者永遠都不能完全依賴計算機來管理一切，而是應該讓計算機根據人們的需求來服務一切。數據管理工作繁瑣浩大，需要大量的時間和精力，管理者需要做的就是不斷從實踐中提煉規律，轉化為系統工具研發，讓更聰明的電腦為企業管好更多的工作。第四，制度保證。沒有規矩不成方圓，任何工作都應該有相應的制度保障才能井井有條。企業應該為數據管理工作制定周密的制度和規范。從成員單位到集團公司，從數據采集到后期維護，數據管理工作的每一個參與者、每一個環節都應該確定相應的職責和目標，通過激勵機制和責任機制為數據管理工作提供可靠的制度支持。企業信息化離不開數據支持，客商檔案作為數據庫的一個縮影，其管理模式為下一步的數據擴充提供了有力借鑒。企業的信息化建設，就是要把財務系統、資金系統、預算系統、工資系統、項目系統乃至供應鏈系統等完成高度的集成，實現數據在系統間和成員單位間的充分共享，以盡可能的降低信息成本，提高生產效率，為企業的經營活動和日常管理提供堅實保障。

作者:唐與彌 單位:煙臺港集團有限公司