高校文印管理工作問題及策略

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摘要：為了有效地提高高校文印管理工作的水平，使高校的教材、試卷、論文、教學大綱等文件資料的排版、印刷工作邁向新的臺階。本文針對目前高校文印管理工作存在的問題進行詳細的分析，從而提出相應地解決策略，為今后的文印管理工作提供一定的參考。

關鍵詞：高校；文印管理；印刷

一、文印工作的開展現狀

高校的文印工作重點的服務對象是學校的學生、老師，對于每個高校的日常文印工作而言，每天需要打印各種各樣不同的材料，學生在校的每個學期需要有許多的試卷、教材、論文進行排版、印刷等工作。每個高校均配備自己專門的文印部門，主要工作內容是合理的完成全校的試卷、材料等的打印和印刷任務，是高校不可或缺的部門之一。

二、高校文印管理工作存在的問題

（一）印刷成本控制不到位。通常情況下，各個高校的文印室均隸屬于圖書館，主要負責的工作內容是印刷教學及行政管理等相關資料，任務重，數量多，花費時間長。由于高校各個部門之間均是“各自為政”的管理模式，因此在辦公用品等器材申請方面，都是在需要的時候直接申報計劃進行相應地購買，未考量其實際的使用價值。在辦公成本上將大量的資金投入成本較貴的個人打印機方面，且更換這個打印機的零部件的開支相對也較高，這樣的現象持續進行竟會造成辦公成本居高不下的局面。因此，由于相關部門的辦公費用不清晰，用量無法根據實際需求進行有效合理的控制，致使在一定程度上成本較難。（二）信息安全保護意識不足。大部分高校在文印管理工作方面存在多功能一體機和打印機分布的區域范圍較為混亂的狀況，相關文件資料在進行排版、印刷等步驟時由于缺乏一定的信息安全保護控制方式，部門涉密的文件資料的安全性得不到保障，進而使得部門機密文件資料存在較高的安全風險，在一定程度上很難對該種狀況進行統一的管理。（三）日常辦公效率不高。在高校的文印管理工作上，由于部分印刷設備的基本功能與相應地業務需求條件存在差異性，致使其在具體應用過程中存在問題，這樣的話很容易發生印刷設備閑置的情況，浪費資源，在一定程度上將會導致日常辦公效率低下。

三、高校文印管理工作的應對策略

（一）完善印刷成本管理機制。從20世紀末開始，部分高校開始提倡無紙化辦公模式，在平時的工作過程中注意紙張的使用狀況，培養每個人的節約意識。在完善印刷成本管理機制的過程中，對于部分印刷資料而言，若是可以多個人共享一份或提前通過相應地移動設備發送至參會人手中的話，可以相應地減少文件資料的印刷份數，有效的控制文印的成本。在日常工作過程中，部門之間的資料可以通過郵件等形式進行傳送與閱讀。實施合理科學的印刷成本管理方式，不僅在一定程度上可以有效的節約文印的成本，還能夠提高單位的整體辦事效率，從增強單位管理人員的執行力，使文印管理工作趨于完善化。（二）樹立牢固的信息保密觀念。保證機密文件資料的安全性是每個文印管理人員的基本職業操守。對于高校的文印工作人員而言，其工作在文印管理部門，接觸到該學校的機密資料相對較多，在此過程中它將會要求文印工作人員樹立牢固的信息保密觀念。在工作過程中做到“不該說的絕對不說，不該問的絕對不問”，不要別人說什么，你就跟風說什么，毫無思考的將院、校、部門間的“秘密”在閑談過程中不知不覺的泄露，給院校的工作造成嚴重的后果。當每個文印工作人員在打印、印刷機密文件材料的過程中，千萬不要隨意將該文件資料放置在桌子等其他不安全的地方，防止該文件資料被其他人無意間觀看，造成信息泄露。（三）提高日常辦公效率。高校文印管理工作的核心是按照學校的需求條件進行文件資料的管理。當文印工作人員接收到一項工作任務時，就需要將其安排在文印管理的日常表上，保證該項工作在規定的時間周期內完成。若是遇到比較著急的工作任務，就應該在工作的過程中不計較個人的得失，無論是在白天黑夜或星期天、節假日等，均能夠做到按時完成相應地工作任務。在實際工作過程中，有的時候會遇到文印工作人員在同一天內接收到許多較為著急的工作，這樣的話就需要他們合理的安排好工作時間，做到心中有數，不能辦事拖泥帶水，不講效率。若該項工作能夠在一天的時間內全部有效的完成，均不應該拖沓至第二天完成，當被領導追問原因時，一味強調客觀存在的原因，將問題轉嫁給別人。

針對文印管理工作目前存在的問題，本文提出了優化文印管理工作的具體策略，能夠在最大限度范圍內有效的了解各個高校文印工作的成本及需求，在一定程度上提高文印設備、紙張的使用效率。無紙化的工作模式可以將高校的文印工作者從煩瑣的文印流程中解放出來，使他們可以將更多的精力花費在其他工作上。綜上所述，優化文印管理工作是各個高校管理的重要方式，我們在今后的工作過程中應該加大文印管理的效率，提高文印管理工作的服務質量。

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作者簡介：

李海諾（1962-），男，漢族，江蘇省連云港市，高中職稱，高級工。研究方向：行政事務管理。

作者:李海諾 單位:江蘇海洋大學