智慧校園建設的檔案信息資源管理研究

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摘要：隨著高校智慧校園建設、大數據應用的深入推進，高校檔案信息資源管理帶來新的機遇和挑戰，基于大數據應用管理，結合學校檔案信息資源管理實踐，開展面向智慧校園建設的高校檔案信息資源內涵和管理研究，分析了檔案信息管理的有利條件，為大數據時代高校檔案信息資源管理提供方向和指導。

關鍵詞：智慧校園；大數據；檔案信息；資源管理

近年來，大數據的方法和思想已經越來越受到重視，在高校智慧校園建設過程中也廣泛應用。通過智慧校園建設平臺，結合大數據技術，對高校檔案資源管理進行了研究，實現數據共享和服務共享，具有重要的現實意義。

一、智慧校園的發展

高校信息化主要經歷三個發展階段，一是基礎設施初步建設階段（網絡化）：以校園主干網絡建設為主，應用系統很少，面向用戶的應用服務質量不高；二是信息化建設全面鋪開階段（數字校園）：核心網絡升級，信息化平臺和應用系統建設和應用普及、推廣；三是信息化服務提升階段（智慧校園）：注重校園網性能、可靠性和安全性提升，推動信息化應用深化。倡導以人為本、服務優先的理念，推動智能服務和智慧治理。目前，國內智慧校園建設程度較低，也未能有成熟的數字校園管理信息系統，參與數字校園實踐探索的高校正處于起步和萌芽階段，而如何能獲得一個完善的成熟的管理體系，這需要我們從一切從實際出發，結合國內的具體現狀，從智慧管理、智慧教學、智慧科研、綠色節能、平安校園、便捷生活等六個方面加以推進。

二、智慧校園建設條件下高校信息資源管理面臨的挑戰

近年來，從國家、地區到學校等方面都在加快信息化建設的步伐，但是學校數據集成、管理與共享工作仍然面臨許多問題和挑戰。（1）檔案部門參與不夠：面對大數據的沖擊，要求學校內部不斷調整思維方式，自上而下高度重視數據對思想和行動的影響。由于工作屬性的原因，在高校智慧校園建設的過程中一般參與度和話語權較低，數據形成階段沒有將檔案管理的有關要求和標準融入檔案信息，甚至檔案系統與OA等業務系統的對接兼容都很難做到，導致后期系統形成的數據無法及時歸檔，更無法進行有效開發利用。（2）檔案意識薄弱：一些學校職能部門檔案意識不強，未能充分意識到各類系統和應用形成的數據既是學校重要的資產，也是重要的檔案信息，需要進行規范格式、及時歸檔和開發利用。各類系統在開發設計階段，未能按照檔案管理的要求，設計開發檔案歸檔管理模塊，導致后期歸檔和開發利用難度較大，后期系統集成和數據整合耗費大量精力。（3）“數據孤島”依然存在：目前各學校智慧校園建設，應該說資金不缺，資源不少，然后數據的標準和規范不夠統一。需要我們做的就是要進一步加強整合、形成合力，包括資源的整合、數據的整合、系統的整合、應用的整合，推進教學、科研、醫療、管理服務等各類系統的有效整合和集成，推進業務協同和數據共享，減少信息孤島，爭取讓數據多跑路，師生少跑路，助力工作效能提升。（4）網絡信息安全有待提升：網絡安全是學校安全的重要組成部分，要把確保網絡和信息安全放在智慧校園建設首位抓實抓緊抓好。一些學校由于管理和經費等原因，數據中心等重要信息系統網絡安全等級保護制度落實還不夠好，網站等集成集約化建設力度還不夠大，網路和信息安全隱患較大，對于密集、需要分類的檔案數據的安全性無法得到保證。另外，在檔案數字化過程中，涉密信息、內部信息的安全管理也面臨較大挑戰。

三、大數據在檔案信息資源管理應用中的優勢

檔案工作者必須在檔案工作過程中保持信息高度敏感，以信息技術的發展、新技術的發展趨勢，及時跟蹤并進一步研究各種信息技術被引入檔案工作的可能性、積極性和必要性。其中，大數據技術和檔案信息化思想在智慧校園建設以及需求的影響主要表現在以下方面。有助于文件內涵的拓展：在信息稀缺和節省成本的巨大文件中，選擇和節省社會和個人的價值具有明顯的文件是合理必要的。盡管很多信息都有“記錄”，但是由于單位信息的價值受到限制并且無法保存為“文件”，例如網絡訪問日志、頁面上的鼠標軌跡、購物商場中的顧客筆記等。在信息時代，一旦將數字記錄生成為未刪除的文件，記錄就是檔案，并且每條記錄都將成為具有長期保存價值的檔案，低密度記錄信息的單位價值將成為檔案價值不可或缺的整體。有助于電子文件系統管理：大數據的應用進一步提升了人們的數據資產意識、檔案意識，使人們認識到電子文件、電子數據資源的保存利用價值。高校師生更加重視對電子文檔未來的開發和利用，更加重視電子文檔信息的真實性、完整性、可讀性、安全性。在這方面高校檔案部門應該積極轉變思維和工作方式方法，在檔案收集整理的過程中，加強對電子數據信息資源的關注和收集整理力度，進一步豐富館藏。有助于檔案信息資源開發利用：人們普遍認為“數字檔案的目的是兩個：傳統檔案工作手段的局限性和整體認識不足，而大數據下的數字檔案旨在保護檔案特別是瀕臨滅絕的檔案并進行復制，以實現在數字網絡環境下檔案信息的共享”，大數據條件下，高校檔案信息資源從紙質化逐步向電子化、數字化過渡，利用數據清洗、數據挖掘等大數據技術，可以為高校檔案信息資源的開發利用提供信息化手段，提升檔案信息資源開發利用的效率和質量。

四、面向信息資源管理的高校智慧校園建設基本原則

在符合國家教育部和行業標準的體系指導下，建議以基于移動互聯的智慧校園平臺為框架，面向師生，推進學校業務、系統和信息資源整合，以標準、數據、應用、用戶和服務作為主線，重點做好以下“五個一”。（1）“一個規劃”：智慧校園建設是一個系統工程，涉及學校工作方方面面，需要進行頂層設計和科學規劃。在高校智慧校園建設實踐中，第一批項目主要是進行信息化基礎設施建設。第二批項目開始涉及多部門跨系統的整合，需要學校信息化領導小組科學謀劃，強力統籌，突出重點，各部門和師生廣泛參與，才能形成合力，有效提升智慧校園建設質量和效率。（2）“一個標準”：智慧校園相關建設項目——數據共享與交換服務平臺。包括數據標準與規范制訂、數據標準管理、全校共享數據庫、數據交換平臺、數據接口服務、表格填報系統、數據采集系統等。以共享數據平臺為核心，通過數據交換平臺，實現學校各部門不同系統的數據集成和有效共享。同時，根據教師個人教學、科研、管理、生活等業務需求，形成教師業務數據填報系統，結合數據交換體系，全面完善教師個人數據質量，形成個人生命周期數據一站式展示，并面向教師提供個人數據一表通服務。標準的制定、數據的集成與共享涉及不同部門不同系統，需做好頂層設計和強力統籌。以招生迎新服務系統為切入口構建共享數據中心，雖有利于工作的推進，但統籌的力度較弱，同時應提升對數據的挖掘和分析能力。（3）“一個身份”：高?，F有各應用系統，如辦公自動化、財務、教務、科研系統等，由于建設部門和廠商不同，普遍使用各自的身份認證體系，隨著各類系統和用戶數量越來越多，管理混亂、安全性差等問題日益暴露和顯現。智慧校園相關建設項目——統一身份平臺。提供對用戶身份的全生命周期統一管理。實現基于智慧校園平臺基礎上的各類業務系統的單點登錄、用戶身份識別和訪問控制，以及登錄訪問與身份管理操作的安全審計。根據不同維度分別對教職工、學生及其他用戶等全生命周期管理，形成安全接入的管理規范，有效提升學校應用接入的效率與安全性。在實現用戶身份全生命周期統一管理的基礎上，科學運用采集與分析技術，對用戶行為偏好進行分析，開展個性化信息和服務推送。（4）“一張卡”：高?，F有校園一卡通缺乏統一規劃和管理，系統老舊，功能單一，集成度不高，缺乏對無卡交易或者各類網上交易的支撐，部分業務過度依賴人工辦理，智能化程度不高。智慧校園相關建設項目——一卡通系統。包括一卡通基礎平臺升級與拓展、前端設備、迎新離校服務、自助打印服務、手機客戶端、系統集成與對接等。解決在校師生攜帶多張卡的情況，集水卡、門禁卡、校園卡等于一張卡。整合支付錢包，真正實現一卡通在校園內的無障礙消費。整合和開發師生自助打印終端，師生可通過校園卡、身份證、手工輸入賬號密碼等方式登錄自助服務系統，實現成績單、在學證明、學歷證明、在職證明、收入證明、參保證明等證明文件自助打??；基于一卡通和手機開發迎新、注冊、離校服務系統，建成包含信息、網上注冊、網上繳費、辦理綠色通道、領校園卡、拍照、購買物品、注冊、離校業務辦理等功能的學生業務辦理和信息展示中心。進一步整合車輛通行（含繳費）、樓宇門禁、醫療證、考勤、校友服務等功能，探索建立手機校園一卡通系統，提升金融和支付功能，真正實現校內一卡通行。（5）“一個門戶”：高校現有門戶系統各自為政，未能進行科學規劃和平臺整合，未有統一的面向公眾和師生的門戶信息和服務平臺。智慧校園相關建設項目——移動平臺建設項目。結合成熟的校園社交化協作平臺架構進行定制化開發，搭建學校私有化的校園移動互聯平臺；建立扁平化的，無邊界的，具備移動端、PC端、WEB端的快速溝通協作平臺，全面提高內部工作協同效率。同時提供輕應用集成統一管理平臺，實現對輕應用的、審核與管理，并可根據用戶組織架構進行授權使用?，F有項目只設計了對查詢、自助打印等“輕應用”的、審核與管理，對應用系統集成的廣度和深度還不夠，也未能實現業務流程的優化和整合。建議在全面梳理和優化學校各部門辦事流程的基礎上，全面推進網上辦事大廳建設。同時，推出面向公眾和師生不同用戶的個人主頁門戶，訂閱推送個性化的信息和服務（含PC端），實現多功能應用的一“門”式訪問。

五、智慧校園建設條件下的高校檔案信息資源管理策略

高校智慧校園建設過程中，將檔案信息資源有關標準和要求納入項目全過程，實現數字化檔案信息資源實現時時在線歸檔，同時運用大數據挖掘技術開展數字化檔案信息資源的編研和開發利用，提高數據資源利用效率，為學校的戰略規劃制定提供決策的科學依據。將檔案信息化納入智慧校園建設：目前很多高校都開始實施智慧校園建設計劃，但是由于高校對智慧校園計劃理解不到位，導致雖然許多高在校智慧校園建設的初期投入大量資金購買各種應用軟件、系統、鋪設網絡，但是缺少了對已有或者即將獲得檔案信息資源進行統一的分類管理，降低了多個信息系統間的協同性，引發了不同業務部門間的矛盾性和工作量，造成資源浪費。因此，要加強頂層設計，將檔案管理、檔案信息化納入智慧校園項目建設的全過程、全流程，統一管理，使大數據技術和檔案開發利用工作相結合，增加檔案信息資源數據的真實性與實用性。此外還要完善信息保障系統，保證高校檔案信息資源的有效性和安全性。深度參與智慧校園建設有關標準的制定：數據是檔案信息資源的核心，數據的集成與共享涉及不同部門不同系統，需做好頂層設計和強力統籌。高校檔案部門要以共享數據平臺為核心和抓手，通過數據交換平臺，實現學校各部門不同系統的數據集成和有效共享。要加強標準建設，深入參與有關標準的制定，包括數據標準與規范制訂、數據標準管理、全校共享數據庫、數據交換平臺、數據接口服務、表格填報系統、數據采集系統等。在系統設計和實施過程中，將檔案標準融入系統建設標準中，為后期系統對接和歸檔利用奠定基礎。加強數字化檔案信息資源的收集歸檔力度：傳統學校的信息和數據處理模式是采用統一的網絡平臺建設，不同的應用的數據分別建立不同的業務平臺。目前針對與這一現狀，加以改善這種管理體系的智慧網絡系統逐漸被廣泛應用，使傳統的網絡系統突破了原有的瓶頸，硬件也得到了極大的提升。要加大系統集成力度，要以數據中心和辦公自動化系統為抓手，開展檔案系統與各應用系統的對接，實現系統數據實時在線歸檔，如開展檔案系統與OA系統的對接等。加強數字化檔案信息資源編研和開發利用：數據集成首先要明確哪些數據應包括在傳輸，歸檔范圍內，以區分基本數據和專有數據，以確保數據準確性和一致性，促進高校檔案信息資源管理的智能化、信息化。數字化檔案信息資源管理的最終的目的是為了開發利用、服務師生。高校檔案管理部門要充分利用大數據挖掘技術，開展檔案信息資源的編研和利用。

六、結語

在大數據時代下，高校智慧校園建設為高校檔案信息資源管理的內涵、方法、手段提供了新的契機，高校檔案信息資源的豐富程度大幅提升，信息資源管理和利用效率也大幅提升。高校需要進一步加強頂層設計、推進系統系統集成、應用融合和信息整合，推動學校事業不斷發展。

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作者:張根水 單位:南方醫科大學