大數據時代民生檔案管理與利用探析

導語：大數據時代民生檔案管理與利用探析一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：大數據時代對民生檔案的管理與利用服務提出了線下轉線上、跨區域部門工作、開放數據等新要求。然而目前民生檔案管理與利用服務中仍存在著專業人員稀缺、技術水平落后、檔案管理分散等問題。建議檔案機構結合大數據時代的信息資源管理特點、服務理念與技術條件，提升工作人員管理服務意識、提高機構相關技術水平、進行多源信息融合，探索改進民生檔案的管理與利用服務，推動實現檔案工作的價值。

關鍵詞：大數據；民生檔案；管理與利用服務；多源信息融合

當今世界已進入了大數據時代，相關技術成為了金融、餐飲、交通等行業發展的巨大助力，檔案領域也積極引進相關技術理念，2013年，周楓在《大數據時代檔案館的特征及發展策略》一文中首次將大數據與檔案工作結合起來，剖析了大數據對檔案館帶來的影響并為檔案館的生存發展提出建議。民生檔案作為《國家基本專業檔案目錄》規定的五類基本檔案之一，其種類有著地方性、多樣性、動態性等特點，但由于部分民生檔案專業性較強，往往由其所屬的政府專業主管部門進行分散保管，不利于檔案館對民生檔案進行統籌管理與服務利用。學者張林華、潘玉琪指出，在檔案信息化背景下，我國的民生檔案遠程服務實踐仍局限于一定區域內各自為政的現狀。因此，本文通過分析當今社會對民生檔案管理與利用服務的時代需求，對其現存問題進行歸納并基于大數據的時代背景提出一些對策與建議，以期為今后檔案工作的開展提供參考。

一、民生檔案管理與利用服務的時代需求

民生檔案關乎群眾利益與社會發展，民生檔案的管理與利用服務也一直是檔案工作者的關注熱點。在大數據時代，新的互聯網理念和科學技術不斷與傳統思維發生碰撞，在現行工作中對民生檔案的管理利用服務提出了新的時代需求，筆者結合調研情況與文獻閱讀，將需求總結為對線上檔案館的需求，跨部門、跨地域的查檔需求和對開放數據的需求這三點內容。1.對線上檔案館的需求隨著互聯網技術的普及，越來越多的檔案機構開拓了線上業務，但經過筆者對當前線上檔案館的不完全調查，由于我國各個地區經濟文化發展水平差異較大，當前僅有部分檔案館提供了線上預約、館藏介紹、館藏資源目錄等線上服務與展示內容，而一些可在線查檔的線上檔案館也只提供了小部分檔案，從檔案類別來說并未達到《國家基本專業檔案目錄》所規定的14類民生檔案，檔案數量也遠不及線下檔案館，甚至還有部分線上檔案館處于長期無人維護的狀態，很多用戶反饋線上檔案館無法滿足其查檔需求，線上檔案館形同虛設。2020年初，肺炎疫情下的檔案機構工作也體現出對線上檔案館的時代需求，為確保檔案用戶的生命安全，部分檔案館通過微信、電子郵箱、郵寄等方式向群眾提供服務。這從實踐層面啟示各級檔案機構應合理利用大數據時代的信息技術，盡快建立成熟的線上檔案館，結合用戶需求進行線上資源重新配置與整合，為用戶提供相應檔案數據。2.跨部門、跨地域的查檔需求近年來由于我國區域經濟發展水平不均、交通狀況改善、鐵路網發達完善等原因，遷移與流動人口大大增加，在此情況下跨部門、跨地域查檔的需求與日俱增。比如公民在申請落戶A城市時需提交戶籍證明、婚姻狀況等民生檔案證明材料，但因原所在地B城市的相關部門并未開展線上查檔服務，該用戶需返回B城市，到各個部門進行線下查詢，這樣的查檔流程對其工作生活都帶來了一定影響。但是自大數據時代提供了技術基礎，越來越多的學者開始關注民生檔案遠程服務這一研究領域，這也正意味著遠程查檔、跨部門查檔已經成為新時代的群眾需求。3.對開放數據的需求隨著電子政務、政務公開等政府工作的改革與創新，我國地方政府對于開放數據的重視程度與日俱增，各級政府對當地的信息資源進行選擇性開放與深度挖掘，以此來提高政府信息化效率、推動政府智能轉型、帶動地方經濟發展。而民生檔案因其地方性與真實性的特點，在經過數據預處理后往往能成為大數據分析的基礎，通過數據挖掘可以分析總結人民日益增長的美好生活需要，在此基礎上可以進行地方產業結構調整，政府施政因地制宜，高效服務群眾，努力讓群眾滿意。同時，自2015年提出供給側結構性改革以來，越來越多的企業、部門、社會組織將目光投向了貼近群眾生活的民生檔案，根據檔案記錄的真實數據進行供給側的改革，無疑可以幫助社會各界攜手并進，深化改革。在此基礎上檔案機構也可進行自身的供給側改革，在實踐中調研社會群眾重點關注的民生檔案，調整對外開放的檔案類別，促進檔案二次利用，推進檔案機構的轉型。

二、大數據時代民生檔案的管理與利用服務現存問題的解決對策

前文結合用戶需求已經提到線上檔案館建設不完全等部分現存問題，結合當前工作現狀，民生檔案管理與利用服務存在的問題可以簡單歸納為專業人員稀缺、技術水平落后和檔案管理分散。基于這三點問題，筆者結合大數據時代的信息資源管理特點、服務理念與技術條件，提出了提升工作人員管理服務意識、提高機構相關技術水平、進行多源信息融合這三點對策。1.提升工作人員管理服務意識檔案管理工作者作為檔案館的重要組成部分，很大程度上決定了民生檔案的管理水平與服務品質，所以提升工作人員的管理服務意識，可以在大數據時代幫助檔案工作進行轉型，及時適應新時代對檔案機構提出的更高要求。（1）轉變工作態度，樹立以用戶為中心的服務意識在傳統的民生檔案管理工作中，檔案管理工作者一般處于被動狀態，即等待用戶前來查檔，較少有人及時響應檔案利用者的需求，積極主動進行自我改變。這種得過且過的工作態度很難帶來創新性發展，也不利于提升檔案工作的社會地位。而在大數據時代，社會上對于民生檔案等公共服務提出了更高的要求，檔案管理工作者理應抓住時代變革契機，由被動轉向主動，創新思維方式，建立以用戶為中心的服務意識，提升服務水平。此外，檔案館也可以制定考評機制，根據用戶反饋與服務質量對檔案工作人員進行定期考核，以此促進民生檔案管理與利用服務的發展，為檔案工作注入新鮮活力與不竭動力。（2）樹立“共建共享共用”理念，培養“一站式”服務意識2016年12月23日，中央辦公廳副主任陳世炬在全國檔案局長館長會議上提出要“積極推進檔案管理現代化信息化，促進檔案信息資源的共建共享共用”，而“共建共享共用”也是大數據時代各行業發展的關鍵理念。當前民生檔案因其專業性，大多分散保存于各對應部門的檔案室，用戶在查檔時不得不往返于各個部門，而大數據時代的檔案信息化數字化為檔案查詢的“一站式”服務奠定了基礎。在這樣的時代紅利面前，檔案管理工作者須及時樹立檔案領域的“共建共享共用”理念，培養民生檔案“一站式”服務意識，加快檔案工作的轉型與進步。（3）了解掌握新興技術，提高檔案管理安全意識大數據時代固然為民生檔案的管理和利用創造了新的環境，但隨之而來的還有不可忽視的信息安全問題。相較于以往的線下紙質檔案，線上數字檔案面臨著更多的安全問題，黑客攻擊、網絡病毒、存儲設備丟失等情況都有可能導致信息泄露，而民生檔案中包含大量與民眾、政府等對象密切相關的不可公開內容，一旦這些信息泄露，就很有可能帶來巨大社會風險與安全隱患。所以，檔案管理工作者必須在了解掌握大數據時代新興技術的基礎上，提高檔案管理安全意識，從基礎設施、信息化過程、規章制度、人員培養等多個方面加強對民生檔案信息安全的管理，加強民生檔案信息化過程中的風險防范化解能力，保證公眾利益不受侵害。2.提高機構相關技術水平在提升了檔案管理工作者管理服務意識的基礎上，檔案館仍需進行技術方面的打磨，可以通過建立人才聯合培養與引進機制、定期組織檔案工作者進行技術培訓，打造復合型團隊、加快構建數字檔案館，拓寬服務路徑這三種方式，提高大數據時代信息管理能力，以便向檔案利用者提供更優良的服務與更優質的資源。（1）建立人才聯合培養與引進機制各行各業在信息化進程中都面臨著技術人才缺失的關鍵問題，盡管目前各高校正著力培養掌握信息技術的檔案專業人才，但仍無法填補這一巨大空缺，學者張照余曾說：“信息化人才是檔案信息化建設最寶貴的資源?！蹦敲丛谶@種情況下，檔案館可以和高校展開合作，聯合培養檔案專業的復合型人才，針對實踐需求進行課程設置，幫助畢業生盡快走上工作崗位。除此以外，檔案館也可以制定相關福利政策，引進計算機、數據挖掘、人工智能等專業性較強的技術型人才，這類人才擁有扎實的信息技術基礎，稍加培養即可迅速開展檔案信息化工作。相信他們一定可以憑借理工科的專業背景，在思想碰撞與學科交叉中為檔案工作轉型帶來一些創新思路。（2）定期組織檔案工作者進行技術培訓，打造復合型團隊據國家檔案局的《2018年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要》（一）顯示，截至2018年底，我國檔案專職工作人員中34歲及以下人員僅占17.0%，檔案專業人員所占比例僅為17.5%。這也就意味著現有檔案工作者的組成結構其實并不合理，有著年齡偏大、檔案專業人才占比小等問題。所以，檔案機構在引進新人才的同時，也要加強對原有工作人員的檔案信息化技能培訓，幫助他們掌握大數據時代的新興技術與信息化觀念意識，嘗試將多年工作經驗融入現代化技術并進行理論創新與實踐，提升民生檔案工作人員專業素質和管理服務水平，努力打造一支理論與實踐并重的復合型團隊。（3）加快構建數字檔案館，拓寬服務路徑由于各地區檔案工作推進進度不一，當前各地數字檔案館構建水平層次不齊，上海市于2012年底已完成全部民生檔案的數字化工作，而其他大部分地區仍在推進信息化進程。所以其他地區現階段需要學習上海等城市的成功經驗，加快構建地區數字檔案館，在此過程中，可以優先錄入需求率高的重點民生檔案，搭建與群眾生活密切相關的線上檔案信息系統。除了數字檔案館，各地機構也可以學習青島、杭州、深圳等地的先進交互案例，增強與用戶的互動機制，比如開拓微信公眾號、微信小程序、微博、留言板等服務路徑，通過社交媒體向公眾展示館藏內容與類別，解決信息不對稱等問題，幫助潛在檔案利用者了解檔案館，發掘其對民生檔案的利用需求，更好地為群眾提供服務。3.進行多源信息融合多源信息融合是將來自多種渠道的信息進行整合，去除多源信息之間重復或矛盾的部分，合并歸納同類型的數據，最終形成一個和諧完整的信息數據庫，用以提升信息整體價值、簡化信息查詢過程、改善信息利用體驗。筆者認為，民生檔案自身擁有分散管理的特點，在檔案信息化過程中檔案機構可以采用多源信息融合的方式進行資源整合、統籌管理與開發利用。（1）加強館際交流合作與部門間信息融合按國家檔案局編制的《國家基本專業檔案目錄》規定，民生檔案包括了由民政部、衛生部、住房城鄉建設部等7個專業主管部門分管的14類檔案，除此以外，各地由于歷史沿革、地域特色、工作重心不同，還存在著多種有地方特色的民生檔案。據學者安小米等人調查顯示，地方城市可提供100多種、涉及20多個系統和部門的民生檔案。由于民生檔案基層管理單位較多，故需要地方檔案局進行合理頂層設計，在加強館（室）際交流合作的基礎上進行多部門間的檔案信息融合，聯動同地區不同檔案館（室）、同單位不同部門、不同地區檔案館（室），給檔案利用者提供成體系的民生檔案資源。（2）建立以用戶需求為導向的管理服務機制多源信息融合并不是盲目融合，檔案館可以通過對用戶查檔數據的深度挖掘，分析并建立用戶畫像，從而了解不同類型用戶的查檔需求、類別、特點等關鍵要素，再由此進行有針對性的資源調配與開放，更大限度地發揮現有民生檔案資源的使用價值。在建立了以用戶需求為導向的管理服務機制以后，行有余力的檔案機構還可以進行個性化服務的探索，通過大數據技術為每一位檔案利用者打造其專屬的民生檔案資源套餐，優化用戶查檔體驗，鼓勵公眾走進檔案機構，培養公民檔案 素養。（3）地方政府強化政策引導，為融合提供助力多源信息融合要求各館、各部門積極配合提供民生檔案，在此過程中，地方政府需要適時發揮政策制度的引導作用。政府可根據當前民生檔案資源的區域特點，制定民生檔案多源信息融合政策和統一標準，引導檔案機構與相關部門主動進行數字資源整合，幫助建立區域間以及跨區域的民生檔案信息管理系統，避免出現民生檔案“信息孤島”。另外，地方政府也可以提供資金、人力、場地等助力，幫助加快民生檔案信息融合進程。

三、結語

大數據時代機遇與風險并存，在此背景下探尋民生檔案的管理與利用服務優化也有著其獨特的時代意義與實踐價值。在提升工作人員的管理服務意識方面，可以加強檔案管理工作者主觀能動性，建立以用戶為中心的服務意識；努力樹立“共建共享共用”理念，培養“一站式”服務意識；學習掌握新興技術，提高檔案管理安全意識。在提升相關技術水平方面可以建立人才聯合培養與引進機制；定期組織檔案工作者進行技術培訓，打造復合型團隊；加快構建數字檔案館，拓寬服務路徑。除此之外，檔案館還可探索多源信息融合，加強館際交流合作與部門間信息融合，建立以用戶需求為導向的管理服務機制，地方政府也要適時強化政策引導，為融合提供助力。希望以上策略可以幫助優化民生檔案的管理與利用服務，最終促進社會經濟發展，實現檔案工作價值。

參考文獻：

[1]周楓.大數據時代檔案館的特征及發展策略[J].檔案與建設，2013

[2]肖秋會，張欣.基層檔案館民生檔案工作:現狀、問題與對策研究[J].檔案學通訊，2014

[3]張林華，潘玉琪.我國民生檔案遠程服務的實踐發展研究[J].檔案學通訊，2016

[4]劉瑩.民生檔案社區“一站式”服務的模式研究[J].檔案管理，2019

[5]張照余.檔案信息化理論與實踐[M].北京:中國檔案出版社，2007

作者:谷舒婷 單位:上海大學圖書情報檔案系