計劃生育檔案管理工作思考4篇

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第一篇

一、進行人口和計劃生育檔案工作管理的重要性

1.為流動人口提供便利。在進行計劃生育檔案工作管理的過程中，可以通過該管理對流動人口的基本婚育情況進行了解，并對其流動數量和流動方向及時進行掌控。通過人口和計劃生育檔案管理的系統平臺實現了資源的共享和信息的交互，使不同城市之間關于社會撫養費等費用趨向公開透明化，避免了消息閉塞造成的遺漏，從而使計劃生育政策得到落實。

2.為領導的決策提供了可靠依據。人口和計劃生育檔案中主要是記錄關于人口計劃生育統計的數據，相關決策領導人員可以通過這類數據找出其中的特征和規律，并總結出未來人口管理的基本方向，同時為找準人口計生工作的基本思路和工作重點都提供了有效的數據支持，使相關領導能更迅速準確的做出人口計生的決策。

3.為相關政策的實施和服務提供了幫助。技術生育工作的開展不僅需要實現控制人口增長的目的，還需要在群眾和干部能夠有效聯系的條件下使提高群眾的滿意度。在實際的管理工作中，通過對群眾各方面的信息進行采集和整理，并對群眾的關心的各項生育政策問題進行統一歸納，以檔案的形式呈現出來，方便計生人員通過該類檔案了解到群眾的需求和疑問，盡快的給予解答和幫助，以此提高計劃生育工作的效率和群眾的滿意度。

二、在人口和計劃生育檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理的重要性認識程度不夠。在進行人口和計劃生育檔案管理的過程中，部分領導對其工作的重要性認識程度不夠，認為該項工作沒有具體的意義，與實際的計劃生育工作沒有聯系對其管理走走形式就行；部分檔案管理人員在進行檔案管理的過程中沒有履行相應的職能，造成檔案資料的遺漏的現象。

2.進行人口和計劃生育檔案管理中的人員素質不高。目前在我國部分城市計算生育檔案管理中缺少專門負責該項工作的專業人員，一般是由其他部門的人員監管，甚至是由年齡較大的退休女同志擔任，這部分人群通常缺乏專業的管理知識，實際動手能力較差，同時由于管理人員的流動性較大，容易使檔案在交接的過程中出現問題。

3.沒有按照規范進行立檔工作。由于人員的專業化水平不高，在創建檔案的過程中經常會出現各種問題，其中主要的表現為檔案號設置不規范，并且沒有相應的目錄標識；其次是在給卷宗確立標題時不能突出檔案的重點，同時還存在組卷標準不一致和案卷厚度不一致等情況。

三、提高人口和計劃生育檔案的管理水平對策

1.以標準化和規范化作為提高檔案管理的水平的基礎。在進行檔案管理的過程中首先需要從開始的收集到整理以及鑒定和管理等環節出發，讓每一個環節都能按照相關的標準規范進行操作，其次需要開展全面審卷，對于檔案中相似或無用的文件進行剔除，防止在后期使用計算機管理時增加不必要的壓力；再次對案卷根據其相關的聯系來進行整理和歸組，方便后期的查找；對于檔案中的分類號進行統一標識，提高后期使用計算機檢索的效率；最后根據檔案的實際內容對檔案進行題名，并保證其規范性。通過這樣的方式使檔案能得到妥善的管理，并且在其方便查閱和管理。

2.將現代化管理技術融入檔案管理的工作中。在利用現代化技術對檔案進行管理的過程中，需要將各種案卷根據其內容和價值以及利用率等方面進行綜合分析并排序，使其能盡快的將核心的檔案和利用率高的檔案進行優先處理，以此提高現代化管理的利用效率并推動發展。另外還需要根據檔案的具體內容進行分級著錄，例如對檔案中反應的問題較簡單或者參考價值不高的劃分為案卷級，對多個文件中反應同樣問題的劃分為文件合租級，對其中反應重大問題且復雜的文件或重要的文件劃分為文件級，通過則狐疑的方式有效的反應了文檔的特征，在較少相關條目標注的同時提高了工作效率。

3.加強管理人員的素質培養。新時代檔案管理的要求是讓檔案管理人員在擁有專業的管理水平的同時具備一定的計算機操作水平，通過利用計算機管理人口和計劃生育檔案管理的方式提高檔案管理的效率，使檔案的準確率更高；其次在加強對檔案管理人員的在職培訓工作，要求相關單位認識到提高員工的整體素質是實現管理的有效途徑，因此積極開展管理人員的培訓工作，以此提高檔案管理人員的綜合素質和管理水平，并注重其檔案信息服務能力的提高。在開展培訓的過程中，可以通過多種形式和多層次的方式進行人才培養，以凸顯出工作的針對性和實用性，并通過將培訓工作和實際的工作相結合的方式，對工作中不同崗位的工作職責和素質提出新的要求，以此擬定相對應的完善培訓方案。從上文中的相關介紹可以了解到人口和計劃生育檔案在實際的工作中，關于領導的決策和相關工作的開展有著重要的作用，因此需要對人口和計劃生育的檔案工作加強管理，在擬定相關工作流程的同時注重對管理人員的素質和管理水平培養，以此實現提高人口和計劃生育檔案的管理水平，從而使社會能夠健康發展。

作者:王樹菊 單位:遼寧省凌源市計劃生育技術服務站

第二篇

一、提高思想上的認識

（一）明確檔案管理的重要性。在以往的計劃生育工作中，檔案管理往往得不到應有的重視，管理的方式也比較落后，使檔案管理工作失去了其自身的價值。要想加強檔案的管理，管理人員首先要在思想上有所改變，提高對檔案管理工作的認識。尤其要認清各市縣的計劃生育檔案管理現狀，明確檔案管理與就業保證、人口管理以及流動人口婚姻管理間的關系。認真學習有關于計劃生育檔案管理的相關精神，樹立風險意識。

（二）借鑒優秀管理理念。目前，我國的計劃生育檔案管理工作還沒有統一的標準，各市縣在進行檔案管理時往往根據內部的標準進行管理，造成了管理銜接不當等問題。另外，我國大部分地區的計劃生育檔案管理工作比較保守，無法適應大規模的人員流動情況。為了使管理工作更好的進行，各地在實施管理時可以借鑒人口流動較大地區的管理方式，并對當地的具體情況進行綜合分析，形成具有地方特色的檔案管理模式。

（三）明確個人職責。當前的檔案管理工作還存在著分工不夠明確，責任落實不到位等現象，增加了檔案管理的難度。為了杜絕這種現象，檔案管理部門要對管理工作中涉及到具體的責任進行劃分，將檔案的歸類、存儲、數據收集等任務落實到每一個工作人員的身上，提高工作人員的責任感。在工作的安排上要盡量避免重復性，以提高管理工作的效率。

二、改變管理制度

（一）加強科學管理。在計劃生育檔案的管理中，要盡量擺脫傳統的管理方式，加強先進技術的應用，提高管理的效率。在實際操作中，可以使用現代的信息技術完成數據的記錄和整理，建立服務管理平臺，加強對流動人口中的婦女及育齡夫妻的信息管理，強化各地的信息交流，對人口的流動現象進行實時監控，使管理工作發揮更大的作用。

（二）建立完善的管理制度。由于流動人口的特殊性，導致其檔案管理工作存在著很大的難度。從目前的情況來看，由于各地的管理的人口流動情況有所不同，在計劃生育的檔案管理制度上也存在著很大的差異，這種差異使得各地無法進行有效的交流，降低了檔案管理的效率。因此，各地必須完善計劃生育檔案的管理制度，以便于更好的進行信息上的交流。國家也要出臺相關的法律法規，對計劃生育的檔案管理工作加以約束。

（三）建立信息置換機制。信息收集工作是檔案管理中的基礎工作，也是流動人口計劃生育檔案管理工作中的難點。由于流動人口的管理涉及多個部門，因此管理人員要加強與各個部門間的溝通，做好社會各部門的協調工作。在管理中，一方面要加強信息的縱向管理，及時完成信息的上報，保證工作的效率。另一方面要完成多部門的聯合管理，加強與民政、工商、就業等部門的聯系，實現信息的共享，減少信息收集工作中的阻礙。

三、提高管理的水平

（一）提高管理人員的素質。在以往的檔案管理工作中，管理人員的素質往往得不到重視，很多管理人員并不具備檔案管理的能力，對管理工作的發展造成了很大的影響。提高管理人員的素質能夠保證管理工作的正常進行，提升管理的效率。提高管理人員的素質要從多個方面著手，首先，要加強高素質人才的選拔。在人才的選拔上，要確保其具備一定的管理能力，并對其綜合素質進行考量。其次，要加強對管理人員的培訓。使其能夠了解先進的管理理念，掌握先進的管理技術，以便于更好的完成管理工作。加強工作人員與外界的交流，使其了解當前檔案管理的發展現狀，以發展的眼光去看待檔案管理工作。建立獎勵制度，對表現優異的人員進行適當的獎勵，提高其工作的積極性。

（二）提高管理水平。隨著我國經濟建設的不斷加快，流動人口的數量也在不斷增加，為了提高流動人口計劃生育檔案管理的的效率，管理人員要不斷的提高管理水平，使管理工作能夠適應時代的發展。管理人員在完成基本工作的同時，要不斷加強自身的建設，學習先進知識，利用先進技術完成檔案管理工作。加強與其他管理人員間的交流，不斷更新管理的方法，提高管理的效率。檔案管理工作是計劃生育管理工作中的重要內容，加強對流動人口計劃生育檔案的管理，有利于我國計劃生育工作的全面開展。但在當前的計劃生育檔案管理中作中，還存在著管理人員素質不高，管理制度不夠完善的現狀。針對這樣的現象，管理單位要提高思想上的認識，改變管理制度、提高管理水平，使檔案管理更好的為計劃生育工作所服務，全面提高管理工作的效率。

作者:李丹 單位:山東省龍口市東萊街道計劃生育宣教中心

第三篇

一、采用先進統一的計算機管理設備

我國是一個人口大國，因此計劃生育檔案管理的任務相當繁重，如果繼續用傳統的紙質記錄計劃生育檔案信息，那么將會給管理工作人員帶來很大的困難。因此要緊跟信息技術發展的潮流，將傳統紙質的計劃生育檔案信息轉變為數字化信息，借助網絡，采用先進的管理設備，更好的讓計劃生育檔案信息成為流動的資源，更好的實現數字化在檔案工作的全面鋪設。合理運用計算機檔案管理系統可以更好的實現檔案編目、存儲、檢索、標引的自動化，檔案業務工作管理、文檔一體化管理等，同時還可以利用計算機進行輔助立卷。因此，需要在計劃生育檔案信息管理建設中實現統一的計算機管理設備，只有這樣才能有效的管理計劃生育檔案信息。計算機擁有很大的儲存容量，因此可以應對不斷增加的計劃生育檔案信息，同時更好的解決了之前紙質檔案信息需要更多的庫房進行存放，以及紙質檔案的自然老化和人為損害的問題。同時利用計算機的磁盤存儲系統或是光盤存儲系統，都可以很好地解決檔案信息存儲難的問題，尤其是當前的光盤存儲系統應用較為廣泛。利用計算機管理系統不僅可以大大減少管理人員的工作量，提升他們的工作效率，同時對于后期的查找搜索也提供了很大的方便。飛速發展的信息網絡將人們帶進了數字化信息時代，信息檔案管理也應該緊跟這一潮流，采用先進的、穩定的、安全有保障的檔案管理系統，更好的促進計劃生育檔案管理的信息化建設。

二、制定規范的、完善的管理機制

在計劃生育檔案信息化建設過程中，還應該制定規范的、完善的管理機制，這樣可以使得管理的具體工作責任到人，確保信息網絡和檔案信息的安全運行。必須根據當前計劃生育檔案管理的現狀制定出恰當、合理的檔案管理制度，首先必須將信息檔案記錄環節的工作進行細化，并明確檔案管理業務的具體流程、步驟以及技術要求；其次還要求對電子文件和電子檔案進行必要的安全防護措施，保證電子信息的安全性和完整性。并且每個檔案管理人員都需要具備較高的責任感，以更加嚴謹的態度對待檔案信息管理的工作。在工作過程中，提高效率，保證質量，為計劃生育檔案管理信息化建設貢獻自己的力量。最后還應該有統一、嚴格的檔案管理標準。檔案管理標準化主要包含檔案整理標準、記錄標準、服務標準以及每項技術標準等，它在一定程度上可以反映出管理人員的工作效率。倘若沒有這些檔案管理標準，檔案管理人員就無法有序的建立這些檔案數據；倘若每個單位都不依照統一的標準規范去管理檔案，那么所有的檔案信息就獨立了，也就無法發揮出計算機信息管理的優勢，同時就很難實現資源的共享了。因此應該以標準化的檔案管理去制約管理人員的工作，更好的促進計劃生育檔案管理信息化建設。

三、建設專業的、科學的管理團隊

實現計劃生育檔案信息化建設最為核心重要的就是檔案管理人員配置，它直接決定著檔案信息化的發展速度和質量。從傳統的紙質檔案到當前的計算機信息化保存，一直都比較重視對計劃生育檔案的管理工作。不僅應該對相關的工作流程進行規范，還應該不斷加強管理人員的綜合素質。首先必須要讓檔案管理人員對信息化管理有一個清楚的認識，其次需要不斷加強檔案管理人員的信息化意識。當前很多信息都是通過計算機來儲存的，從登記、立卷、歸檔到后期的查找、索引、傳遞以及安全保存都是在計算機上實現的。因此檔案管理人員不但要對電子檔案的整個過程的規范管理有熟悉的認識，還應該具備計算機系統和網絡安全相關的防護知識，保證管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應該不斷學習，積極參加信息化教育培訓，提高自己的專業知識和工作技能。檔案管理人員不僅要明確自己的職責，做好檔案記錄和保管工作，還應該為基層和群眾提供最完善的檔案服務，同時還應該加強自己的檔案信息化意識。檔案部門也應該定期給管理人員提供一些專業的培訓，或是找一些檔案學專家來進行新知識的講解和業務培訓，還可以具體安排一些專職管理檔案的干部適時上門進行業務指導，對具體工作中的收集、整理、保管等方面進行詳細的分類指導，同時對檔案員提出的問題進行針對性地講解。檔案管理人員應當積極的與其他檔案管理員相互討論、交流工作方法和經驗，共同進步，共同提高。

四、結語

總之，計劃生育檔案管理信息化建設過程中，應該根據當前具體的檔案管理現狀，引進科學、合理的硬件管理設施，制定完善、規范的管理制度，建設專業、科學的管理團隊，只有這樣才能更好地推動計劃生育檔案管理的信息化建設。

作者:張紅 單位:武漢職業技術學院

第四篇

一、計算機使用的必要性

（一）符合當前現狀的要求。伴隨著現代社會經濟的快速發展，人口的增長速度也是非?？斓?，因為中國的地域分布比較廣，人口的分布就會出現很多不同的省份跨度，這樣就給計劃生育工作的檔案管理加大了很大的難度。現在很多的農民會走出農村去城里工作，這就出現了農村人口的流出和城市人口的流入，這也給計劃生育工作增加了難度。在農村的計劃生育管理方式上還是比較傳統的手工記載信息，對于管理是很不利的。還有就是手工記載對于檔案的保存也是一個相對不利的，特別容易出現破損或者丟失的情況出現。因為計劃生育檔案的數量相對來說還是比較多的，所以在保管上需要一定的地方存放，這對于空間也是一個很大的要求。在農村很多檔案存放的地區是比較潮濕的，這就很容易導致檔案紙質變質，破損，檔案就失去了本質的價值，這樣龐大數量的堆積，對于日后資料的查找也不是很方便。每個不同的地區對于檔案管理的要求也是不相同的，每個時間階段對于檔案的管理要求也是不一樣的。

（二）檔案專業化的要求。想要提高計劃生育檔案的利用率，就需要引進信息化的管理方式。也就是說在計劃生育檔案管理當中不再使用手工進行記錄的方式，在記錄信息上使用計算機技術，在管理上也使用計算機技術，把檔案的全部信息輸入進計算機的系統里面，讓檔案更加的專業化，這樣對于檔案管理的工作人員來說也減輕了很多的負擔。計算機技術在檔案管理中的運用，對于檔案的質量有很大的提高。相比于之前的手工記錄，計算機的辦事效率就越高。

二、計算機在檔案管理中的實際應用

（一）統一進行信息化管理。計劃生育檔案使用計算機技術進行管理，這是一個必要的趨勢，讓檔案管理進入數字化的時代，計算機代替紙質版的管理和記錄方式。檔案的管理必須進行統一的管理當中，這樣才能提高檔案的利用率。在中國眾多的人口數量下，如果只是依靠紙質版進行檔案的管理和記錄，那檔案就相當于一個形式化，但是檔案對于國家和社會以及個人的意義都是非常重大的，所以一定要做好檔案的管理工作。計算機能夠存儲的信息量是非常大的，也不會出現檔案的發霉破損的情況出現，所以是比較妥善的保管方式，保管的時間也比較長。我國的計劃生育檔案管理必須進入一個統一化的管理模式。

（二）完善管理機制。要想在計劃生育檔案信息化的管理下，就必須要完善相應的管理機制，把責任落實到每一個人的頭上，這樣才能保證檔案的管理更加的完善。對于檔案的管理應該是有一個比較完整的流程的，從前期的調查，記錄，再到核實，再到管理，必須要嚴格的按照流程進行，不能跳過任何一個環節。對于信息往計算機里面進行輸入的時候一定要準確，不能出現一點的錯誤，還要保證網絡的安全。對于檔案管理的工作人員來說需要有自己的責任感，肩負起自己保管檔案的職責，保證檔案信息的安全。

（三）提高工作人員素質。當今社會，無論是什么樣的工作崗位都需要高素質的人才，只有這樣工作才能保質保量，對于檔案的管理也是一樣的，在檔案管理的工作人員中，很多的工作人員都不是專業的，很多人員的素質相對也是比較低的，這對于檔案的管理是一個很大的影響。檔案管理需要高素質的人才，這就需要工作人員在招聘的時候非常的謹慎，在日后的工作當中還要進行定期的培訓和考核，保證工作人員的工作態度和專業性。在信息技術融入檔案管理當中以后，就需要懂得計算機知識的工作人員，要對計算機檔案管理比較熟悉，如果工作人員不具備計算機技術，那檔案的管理就沒辦法順利的進行。檔案管理也是一項比較繁瑣的工作，需要工作人員有很大的耐心和信心，相信自己可以做好檔案的管理工作。

三、計算機在檔案管理工作中存在的問題

（一）法律效力不強。在傳統的手工記錄計劃生育檔案工作中，雖然工作效率比較低，工作量比較大，但是相對來說是具有很強大的真實性和法律效力的。在手工記錄的檔案中，表格的下方都會有簽字一欄，是需要本人和相關的負責人簽上自己的名字的，是非常具有法律效力的，但是在計算機進行檔案管理當中就沒辦法進行親手簽字的這一項，這對于檔案的法律效率是一個很大的影響。計算機進行檔案的管理都是電子版的，很多問題出現的時候人們就會存在疑慮電子檔案到底有沒有相應的法律效力，有多少，能不能作為檔案的存根。這都是計算機檔案管理應該及時解決的問題。

（二）工作原理需要改進。計算機在檔案管理當中還是比較初級的階段，工作上的很多原理和工作理論都是需要完善和改進的，這樣才能讓計算機技術在檔案管理的工作中運用的更加通暢。

四、計算機運用在檔案管理中的改進辦法

（一）健全管理體系。從傳統的手工記錄管理到現在的計算機進行管理，這是需要一個適應的過程的，工作人員要熟悉檔案管理的流程，形成一個比較完整的工作流程和體系，這對于提高工作效率和檔案的利用率都是一個很大的提高。檔案的計算機管理其實不是一件很困難的事情，反而是一件比較省人力的事情，只要大家用心就能做好。

（二）做好保存工作。雖然經常會想到傳統的檔案管理方式會導致檔案發霉變質，最后就不能使用了，或者時間長了就丟失了，找不到了，其實在計算機管理檔案的過程中也是存在保存的安全隱患的，因為計算機的保管是有一定的期限的，這就需要工作人員進行一定的設定，如果工作人員不懂得這樣操作的話，檔案是比較容易丟失的。還有就是會涉及到網絡的安全問題，因為檔案畢竟是屬于比較隱私的東西，如果出現網絡安全，很有可能檔案就會被盜走，這對于任何人來說都是一種損失。

五、結語

中國一直在不斷地進步，在計劃生育檔案工作中也充分的體現了。從傳統的手工記載到現在的計算機進行管理，這也是一個必然的趨勢。雖然計算機管理檔案可以提高檔案的利用率，提高工作人員的工作效率，但是在計算機進行檔案管理的過程中還是存在一些問題的，畢竟計算機運用在檔案管理當中的時間還是比較短的，在這樣的情況下，國家應該不斷地完善相應的法律法規，對于檔案管理工作進行具體劃分。

作者:曲顯禹 單位:山東省龍口市石良鎮計劃生育宣教中心