研討完善社會保障檔案工作

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一、完善設施，為社會保障檔案工作創造必要的物質條件

為適應社會保障檔案工作發展的需要，應為社會保障檔案管理部門配備必要的設施、場所，使其有充足的檔案裝具和符合檔案保護要求的庫房，并根據需要為其配備適應檔案管理信息化要求的技術設備。首先，解決好保管所需的庫房、閱覽室、辦公室等檔案用房問題及密集架、鐵皮柜等檔案裝具，保證社會保障檔案統一存放管理的基本要求。其次，按“九防”要求安裝鐵門、防盜網、厚窗簾、防爆照明燈，配備滅火器、溫濕度計、空調、去濕機、吸塵器、消毒滅菌機、防蟲藥品等，不斷完善設施設備的配置。

二、規范管理，不斷提高社會保障檔案管理水平

社會保障檔案工作具有面廣量大、種類繁多、利用率高和動態性強等特點。在開展社會保障檔案工作時，要突出重點，著力抓好養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險等內容檔案的收集、整理、歸檔工作。加強業務建設，重點要加強檔案的收集，著重在提高檔案管理的規范化上下功夫。要正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，全面收集社會保障工作中形成的各種門類和不同載體的文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全、真實準確、安全耐久。同時，要做好社會保障檔案的規范化整理與編目，使社會保障檔案管理科學、方便利用。社會保障檔案的整理要遵循適用性原則，針對不同類型的社會保障檔案，區別情況，分類進行，確保整理的規范與有序。負責社會保障檔案管理的部門應當對接收的社會保障檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

三、健全制度，實現社會保障檔案管理的制度化、標準化

在深入調查研究的基礎上，結合社會保障檔案工作的特點和具體情況，加強社會保障檔案管理規章制度的建設，制定完善各項管理制度，逐步建立社會保障文件材料歸檔制度、社會保障檔案保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交、查閱利用等管理制度，如《社會保障文件材料立卷歸檔制度》、《社會保障檔案管理制度》、《社會保障檔案工作人員崗位責任制》、《社會保障檔案查（借）閱利用制度》、《社會保障檔案保密制度》、《社會保障檔案管理辦法》等，使社會保障檔案工作有章可循、有制可依，使社會保障檔案工作走上制度化、規范化、標準化的軌道。

四、立足實際，積極推進社會保障檔案管理信息化建設

各社會保障行政管理部門要將社會保障檔案信息管理系統納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃之中，統籌安排、整體設計、同步實施；要把電子文件的管理納入社會保障檔案管理的范疇，制定電子文件歸檔與管理辦法，電子文件要實行脫機備份，要與紙質文件建立相應的有機聯系，確保電子文件的齊全完整和信息安全；要按照社會保障行政管理部門的統一部署，做好社會保障檔案資料檢索數據錄入、掃描等信息化工作，實現管理信息化；社會保障系統要統一使用同一套社會保障檔案管理系統軟件，實現全系統聯網，信息共享，以適應新形勢下社會保障檔案管理信息化建設的需要。

五、搞好開發，為社會保障工作提供優質、高效的檔案利用服務

社會保障檔案工作要緊緊圍繞社會保障工作的中心任務，牢牢圍繞中心、服務中心的宗旨，在利用好社會保障檔案上下功夫，積極開展社會保障檔案信息資源的開發利用，使社會保障檔案更好地為社會保障工作、為社會穩定提供服務。一是為普通百姓服務。參保人員持身份證到經辦窗口，就可通過柜臺服務人員查詢本人參保信息；或通過觸摸屏進行自助查詢。二是為業務工作服務。主動了解業務部門對利用社會保障檔案的需要，積極主動地為社會保障工作提供有效服務。配合業務部門為待遇調整、確認退休人員基礎信息、企業年金移交、數據庫清理等提供服務，切實維護參保人員的切身利益。

作者：陳兵兵單位：黑龍江省人力資源和社會保障廳