淺析企業物資管理信息化建設實踐

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摘要：物資管理信息化日益成為企業提高物資管理效率、降低管理成本的重要手段，但是如何保證物資管理信息化建設的成功是長期困擾企業決策者的難題，本文通過詳細介紹河南能源化工集團在物資管理信息化建設中的具體做法和保障措施，為大型企業物資信息化建設工作的順利開展提供了成功經驗，具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：物資管理；企業管理信息化；物資信息化管理

1物資信息化建設規劃和思路構建

一個平臺、兩級管理、三條通道、開放共享的物資管理架構。

1.1一個平臺

在企業內部網和社會互聯網的基礎上，建立集團統一物資管理信息化平臺。統一應用方面，通過統一的信息化平臺，使集團的物資管理制度政策得以有效推行；統一技術方面，規范和統一集團物資管理信息化技術標準，實現統一的對外接口與外部系統連接。

1.2兩級管理

既要重點滿足集團公司物資管控的需要，同時也要兼顧下屬企業物資管理的需要。集團層面，主要滿足集團制度貫徹、數據集約、資源調控、信息對稱、查詢控制等管理需要；企業層面，主要滿足企業內部管理、符合業務、簡單易用等管理需要。

1.3三條通道

一是集團物資管理制度的下發通道，集團將統一的制度下發到下屬企業，實現集團戰略控制和集中管理；二是數據收集通道，下屬企業將各項物資管理數據上傳到集團總部，通過信息的集成，實現信息的對稱和集權，滿足集團對下屬企業的監控與管理；三是橫向的業務協同通道，通過協同商務機制，實現集團內部往來業務的及時、準確和高效，內部業務處理完全自動化。

1.4開放共享

基于河南能源集團信息化建設的需要，為避免大集團企業的業務體系間因為不同業務系統（財務系統、物管系統和人事系統等）垂直管理所造成的信息“煙囪”，在“一個平臺”的基礎上，直接打通與其他系統的聯系，業務系統數據能夠實時與集團財務、銷售、人力資源等內部管理系統進行實時數據交換。

2制定科學合理的物資分類編碼體系

科學合理的物資編碼是物資管理信息化工作成功實施的前提條件，為此，河南能源專門抽調專家組成了專項小組，以科學性原則、系統性原則、可擴充性原則、綜合實用性原則以及與有關分類體系的兼容性原則為指導，對各成員企業的生產經營活動進行了認真地分析研究，通過盤點庫存，查閱技術資料，參考同行業的物資編碼規則，并結合自身的特點，形成了一整套物資編碼理論和編碼規則，共編制物資編碼20余萬條，涵蓋了煤礦目前正在使用的所有物資設備，保證了物資管理信息系統建設的順利進行。不僅填補了國內煤炭行業物資編碼理論上的空白，而且對今后的煤炭行業物資編碼有著深遠的意義。

3搭建高效的項目管理機構

鑒于物資管理信息化建設項目實施周期長、單位多、項目業務節點多，需要協調配合多，為了保證項目順利進行，河南能源集團抽調專家及相關人員組成專業的項目實施機構，對物資管理信息系統項目進行統一管理。建立健全項目建設管理制度，從組織、人員、考核、培訓、需求、時間、質量和文檔等方面完善項目管理內容，建立物資管理信息化實施的管理體系，從制度上保證人力資源信息系統建設的規范化、科學化和高效化。同時堅持做到日碰頭、周例會、月總結，切實把實施工作落到實處，控制好質量、進度、成本，認真貫徹“組織協調、督促檢查、落實考核”政策，有力確保項目順利實施。

4全面實施業務流程的優化重組

物資管理信息系統作為企業的基礎信息管理系統，直接涉及基礎數據的采集、信息數據的傳遞、資金流轉的安全、業務流程的規范等各個方面。河南能源實施物資管理信息化建設關注的不僅僅是物資管理本身，同時利用此次信息化建設的機會，對企業的物資管理業務流程進行了全面的梳理和優化。在具體操作中，河南能源采用了ESIA分析法（清除、簡化、整合、自動），在原有業務流程基礎上，有針對性地對業務流程進行了清除、簡化、整合、自動等維度的綜合處理，全面對標，將信息化應用的效果和價值盡可能地進行量化體現。經過長達一年的深入調研、分組討論、集中確認、整體測試和優化修訂等工作，按照“整體規劃、分步實施、突出重點、盡快見效”的要求，信息化項目組結合集團物資管理現狀，重新對各項采購、庫存管理業務進行流程梳理，并針對物資與財務管理的集中管控提供了一體化的解決方案，共對13個一級業務流程、43個二級業務流程進行了梳理和優化。

5模擬工作場景，加強員工培訓

物資管理信息化實施過程是企業信息化管理思想和工具的知識轉移過程，項目成功的標志是培養出成功操作物管系統的用戶。因此，實施顧問要對用戶進行持續反復地信息化培訓；對用戶來說，只有學習才能真正掌握物管系統的運用，對實施顧問來講，要培訓才能真正實現知識的轉移。為了確保系統的順利運行，項目組先后在各煤業公司，結合擬上線單位的特點進行了模擬上線培訓工作。模擬上線工作包括動員大會、業務培訓、操作練習、上機考核、數據錄入、現場指導六個工作環節，涉及試點單位30余家，操作人員近500人次。為確保模擬上線運行工作順利開展，在模擬上線測試階段，項目組搭建了真實業務場景，準備了真實的業務數據，通過保管崗位和業務崗位的模擬運行，發現了前期軟件設計方面存在的問題，避免了系統漏洞給上線運行帶來的風險。另外，通過模擬運行使各單位的軟件操作人員熟練操作軟件，在實際工作能夠解決日常出現的一些非技術性問題。同時針對模擬運行發現的問題，對軟件進行了二次修改，確保軟件滿足日常工作需要，還編寫了按照業務流程劃分的操作手冊和按照崗位劃分的崗位手冊。

6加強物資管理信息化建設考核機制

隨著信息化建設工作的順利實施，各單位信息化管理機制逐漸建立運行，但信息系統的應用廣度和深度卻參差不齊，為實現共同提高，加速推廣信息系統的應用，一方面，河南能源規范項目考核制度。依據SMART原則，制定并下發考核標準和細則；另一方面，加大獎懲力度。依據項目實施計劃，按照計劃節點對項目推廣的工作進行定期不定期檢查驗收，對按時、保質、保量完成推廣任務的單位給予獎勵；對因工作失誤造成信息失真或導致推行工作滯后的責任人，將根據情節分別進行處罰或處分，直至解除合同。有效地控制了項目實施進度，確保信息化建設重點項目優質有序推進、高效實施及各項建設目標的全面實現。

實踐證明，企業物資管理信息化的成功建設，不但在于企業管理層對物管信息化建設的重視程度和資源投入力度，也在于建設過程中在“業務主導”和“技術主導”，“最好的”和“最適合”的指導原則中進行正確取舍，同時也要做到周密準備，保證信息化建設一次成功，避免“一鼓作氣，再而衰，三而竭”的結果。

參考文獻：

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[3]董冰.淺析我國企業信息化建設中的誤區[J].現代工業經濟和信息化，2016，6（4）：84-85.

作者:董冰 單位:河南能源化工集團有限公司