企業物資供應效率與整合管理研究

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摘要:為了提高企業物資供應效率，本文基于已建物資管理電子化業務模塊，提出整體信息化整合解決方案，達到優化業務流程、加速信息傳遞、降低過高庫存，促進物資周轉的效果。

關鍵詞:企業；物資供應；信息；ERP；合同管理

在物流行業高速發展的時代，現代物流行業不斷進行業務外延及內涵管理提升。對企業如何提高物資供應效率提出了更高的要求。文中以如何通過信息化整合，來消除企業物資供應效率的短板，如優化業務流程、加速信息傳遞、降低過高庫存，促進物資周轉等，提出整體解決方案。

一、企業物資采購的管理模式及現狀

企業所從事的是石油煉制加工及下游產品一體化生產，技術集中、連續化生產、安全要求高是其主要特點。所需供應的物資通用性不強、技術要求高，而且為了保障連續生產需要儲備少量特殊物資。中國石化從上世紀90年代初開始到現在，已經建成并投用了ERP系統、物資采購電子商務平臺、易派客平臺等多個信息和業務操作系統，初步實現了網上操作和信息共享。然而各平臺之間數據不能互通、業務流程跨平臺分割造成重復審批、授信繁雜也是客觀存在的困難。以某煉廠物資供應隊伍配置看：按照石化企業人員配置1人/萬噸的原則，該煉廠職工員額應在800～1000人。而物資采購中心現已有員工104人，物資采購從業人員嚴重超標。需要通過信息化整合，提升物資供應效率，降低用工總數。

二、提高企業物資供應效率的思路

(一)物資采購業務簡述。企業物資采購基本業務由以下幾個步驟組成。1.需求計劃的提報、審批和下達。2.平衡庫存形成采購計劃。市場分析、技術交流和確認，制訂采購方案。3.執行采購方案，采用詢比價、招投標等形式，確定定價依據，組織商務談判確定供貨商和供貨價格，簽訂采購合同。4.根據采購合同進行制造進度控制、質量控制、運輸和到貨驗收控制、現場服務和貨款支付。5.質量檢驗和倉儲保管，物資發貨領用。6.供應商考評，并核銷采購合同。對采購倉儲各個環節總結考評。(二)構建企業物資域。根據對企業已有物資業務管理系統進行梳理，得出目前物資域的管理邊界和架構組成，見圖1，通過信息化整合，在此物資域界面內見圖2，實現以下業務管理：總體思路一：整合現有信息和操作平臺，借鑒采用二維碼技術，不斷優選完善物資編碼，優化平臺操作，使之便捷簡單好操作?？傮w思路二：加大業務骨干培訓力度，重點是基層設備工程人員和采購中心計劃采購人員的專業知識培訓，加快公司設備基礎資料信息的電子化建設，夯實設備管理基礎。

三、管理信息系統集成

在中石化經營管理云平臺上開發物資供應相關應用和功能，如圖3主要包括：(一)一個集成：物資域界面集成；(二)兩種并軌：在ERP中將總部銷售和發貨業務并軌，企業采購和收貨業務并軌；(三)四種協同：需求部門領料與配送協同；生產制造、物資監造和物流運輸業務協同；業主方、總包方與施工方需求計劃協同；供應商發貨與檢驗業務協同；(四)全程跟蹤：物資供應業務全過程跟蹤。圖3　信息系統集成示意圖開發設計物資域界面集成崗位工作臺，集成物資供應各系統的業務待辦和功能菜單，實現用戶可以通過崗位工作臺按照業務步驟直接進行跨系統業務操作，提高工作效率和用戶體驗。物資域界面集成崗位工作臺可單獨使用，也可以嵌入企業自己的工作臺中使用。

四、需求部門領料與配送協同

(一)需求部門領料協同。設計開發物資采購進度跟蹤、自動領料提醒等功能，讓需求部門能夠實時掌握采購進度情況，及時進行領料安排。設計開發自助領料申請、在線領料確認、發貨業務集成等功能，對領料業務進行全過程在線管理，加強供需協同，簡化業務操作，提高工作效率。1.物資配送協同。設計開發配送計劃管理、配送裝運管理、配送跟蹤管理、配送接收管理等功能，實現物資配送全過程在線協同，讓需求部門、采購部門和配送部門能夠實時掌握配送進度，及時做好配送和接收安排，保證及時供應。2.用車管理。設計開發車輛信息管理、用車申請管理、車輛調度管理、車輛統計分析等功能，對配送車輛和相應的倉儲設備進行規范管理，便于配送部門合理進行車輛調度安排，提高配送車輛和倉儲設備的使用效率。(二)業主方與總包方、施工方需求計劃協同?？傮w思路：設計開發需求計劃協同組件，實現施工方等外部需求單位能夠在線進行需求計劃提報、在線進行變更申請、在線進行需求計劃審批，規范業務管理，提高需求計劃準確率，避免庫存積壓。將工程材料編碼和物資編碼的對照關系與需求計劃協同組件進行集成，讓業主方和總包方盡可能使用相同的物資編碼，為后續集中采購和項目數字化移交提供基礎。1.需求計劃提報管理。設計開發需求計劃提報功能，實現施工方等外部需求單位能夠在線進行需求計劃編制、修改、提交、查詢等功能，規范業務管理，提高需求計劃準確性。搭建需求計劃管理和分類體系，對需求計劃提報單位、提報單元、計劃類型、業務類型、憑證類型等進行規范管理，滿足需求計劃管理和分析需要。2.需求計劃變更/改代利用。設計開發需求計劃變更功能，對需求計劃變更進行在線申請和審批，加強變更管控，避免庫存積壓。設計開發物資改代利用功能，物資供應部門可以根據庫存情況進行需求物資改代利用申請，需求部門在線確認，提高庫存物資使用率，減少資金占用。3.需求計劃審批。設計開發需求計劃審批管理功能，將需求計劃提報和變更的審批進行在線管理，同時將審批待辦推送到崗位工作臺，滿足移動應用審批要求，提高業務處理效率。對審批策略進行靈活管理，滿足不同部門審批要求；支持審批歷史和單據流程的節點信息展示，方便用戶跟蹤和查詢。4.物資編碼對照及系統集成。將MDM系統的工程材料編碼和物資編碼對照關系集成到ERP系統和需求計劃組件中，統一總包方、施工方和業主方三方物資編碼來源，保證數據的一致性和準確性。將需求計劃組件與ERP系統集成，打通三方需求計劃在線業務協同，確保需求計劃聯動和ERP系統數據同步。(三)分公司與總部采購和交貨業務協同。為提高企業與總部在簽訂購銷合同以及供應商交貨過程中的協同效率，將總部銷售訂單與企業采購訂單進行集成，由總部銷售訂單自動觸發生成企業采購訂單，同時把總部發貨單與企業收貨通知單進行直接集成，實現總部發貨單自動觸發生成企業收貨通知單。1.分公司與總部采購業務協同。建立企業采購訂單類型與總部銷售訂單類型之間的一一對應關系，實現企業采購訂單與總部銷售訂單的直接集成，把總部銷售訂單中的物資、數量、價格等推送到企業，自動生成企業采購訂單。同時，對于總部銷售訂單后續物資、價格等的變動情況自動推送給企業采購崗位。2.分公司與總部交貨業務協同。將總部交貨單與企業收貨通知單進行直接集成，實現總部發貨單自動觸發生成企業收貨通知單。同時，將采購物資到企業后從質檢、入庫的全過程中重要節點信息，嵌入到總部相關崗位操作中，輔助進行業務處理，及時處理相關問題。(四)物資催交到貨與檢驗業務協同。1.物資催交到貨業務協同。設計開發供應商送貨提醒、在線交貨協同等功能，促進雙方及時辦理交貨業務，保證及時供應；設計開發供應商裝車管理、物流跟蹤、自動到貨登記等功能，對供應商送貨全過程進行在線管理，加強業務協同。使用二維碼、移動應用和身份識別等技術，簡化業務操作，提高工作效率。2.物資入庫檢驗業務協同。設計開發物資檢驗自動化處理功能，實現自動更新質檢目錄、自動生成質檢通知單、自動進行質檢結果處理，提高業務處理自動化水平。設計開發外部檢驗數據錄入接口，實現與第三方檢驗單位協同。(五)物資計劃采購業務跟蹤。1.需求資源綜合平衡與需求跟蹤。通過MRP功能優化實現需求資源綜合平衡與需求跟蹤，保持需求跟蹤關系的穩定性并根據變化自動調整，明確需求與庫存對應關系和庫存責任主體，支持資源利用相結合。2.可視化與多維度跟蹤。以物資域業務模型為基礎，按崗位和業務類型對物資域全流程進行多維度跟蹤和可視化展示，滿足不同企業、不同崗位的業務和管理需要，幫助企業及時發現問題，防范業務風險，保證及時安全供應。

五、結語

綜上所述，實施以上項目后，將提高物資供應效率，有效解決了利用云平臺整合現有物資供應管理操作系統和管理平臺，可以大大提高系統平臺的運行速度，有效解決網絡擁堵問題，使得操作更加便捷通暢，提高需求計劃準確性和及時性，減輕反復核對計劃的工作量，明確計劃準確率的責任主體。有效提高倉儲管理水平，實現需求計劃、采購、監制監造、發貨、入庫質檢驗收和出庫等物資供應全過程跟蹤協助管理部門及時發現問題，防范業務風險，保證及時安全供應。

參考文獻：

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作者:孟戰平 單位:中石化長嶺分公司