辦公室行政管理精細化思路和策略

導語：辦公室行政管理精細化思路和策略一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】為滿足現代化發展需求，醫院管理者應與現代社會發展做到與時俱進，并通過創新醫院辦公室管理路徑等有效方法，把精細化管理運用在日常醫院管理中。精細化管理是一種全新的管理方法，其以科學管理為基礎，將嚴謹、準確、認真細致融入于管理觀中。行政管理精細化的改進是一種創新且具有特殊性的管理方式。其目的在于提升行政工作水平。基于此，以如何實現辦公室行政管理精細化為核心進行研究，先闡述辦公室行政管理實現精細化的作用，然后分析實現醫院辦公室行政管理精細化存在的問題，并以此為依據，提出有效實現辦公室行政管理精細化的思路與策略，其目的在于提高醫院的整體服務質量和效率。

【關鍵詞】醫院；辦公室；行政管理；辦公室工作；精細化；策略

伴隨我們國家市場經濟的深入發展，醫院作為單位需要將社會效益、經濟效果有機統一在一起，促進辦公室管理的精細化。在我國社會經濟飛速發展背景下，不論民營醫院還是公立醫院，都在面臨嚴峻的挑戰和良好的發展機遇。為確保醫院適應當前社會發展，提高自身競爭力，醫院的行政部門管理人員，應當采取科學有效的策略，應對和解決諸多的挑戰。構建有效精細的管理制度，有效提高辦公室人員以及專業素質及服務效率，優化服務理論同時才能更好提高辦公室的辦公效率。醫院作為服務于社會的主體，其任務很明確，就是承擔著救死扶傷的社會職能，但因為在開展辦公室管理中制度不嚴且效率低的問題，一直是人們所關注的問題。所以要有效促進醫院辦公室行政管理朝精細化方向發展，完善辦公室行政管理制度。近幾年，行政精細化管理模式正在被廣泛運用于醫院管理部門中，不僅能提高醫院辦公室的行政管理效率，實現資源最大化的運用。因此，將對實現辦公室行政管理精細化的思路和策略，展開以下分析。

1辦公室行政管理實現精細化的作用

辦公室行政管理在醫院內部管理中占據重要位置，不僅能在監督和控制等多個方面提高行政管理效果，同時還能拉近各個部門之間的關系，進而促進醫院實現健康、穩定發展。針對此，以醫院辦公室行政管理為核心，對其實現精細化管理的作用進行研究[1]。第一，有利于促進個人發展。促使醫院辦公室行政管理實現精細化，能有效幫助醫務人員理清不同工作的需要，并在保證員工基本權益的基礎上，調動員工參與工作的積極性，進而實現權責分明。此外，還能在為醫院辦公室帶來經濟效益的同時，推動醫院實現進一步發展；第二，有利于促進醫院進步。之前的醫院辦公室行政管理，其工作內容都是以證件辦理、發票簽字等內容為主，雖然醫院管理者意識到了辦公室行政管理的重要性，但仍存在分類不科學、管理不集中等問題。所以，需要對精細化處理加大重視，實現精細化處理不僅能完善醫院辦公室行政管理工作，同時還能幫助醫院有效處理突發事件，進而提高醫院辦公室的工作效率；第三，有利于促進社會進步。辦公室行政職能的發揮，會直接關系到醫院的未來發展質量。也就是說，做好醫院辦公室行政管理精細化，不僅能為醫院獲取更多的經濟效益，同時還能提高群眾滿意度，從而提高醫院在群眾心中的信賴，最終為社會實現可持續發展奠定良好基礎[2]。

2辦公室行政管理實現精細化的現狀

根據醫院辦公室行政管理現狀可看出，醫院在落實精細化管理時，存有以下幾點問題，分別是：精細化管理目標有待明確、辦公室崗位考核有待量化和醫院的辦公設備有待更新等，這些問題的存在，不僅影響了辦公室行政管理無法實現精細化，還在一定層次上阻礙了醫院實現進一步發展。

2.1精細化管理目標有待明確

眾所周知，不論是醫院還是企業或類似的事業單位，要想在發展中提高自身人力資源管理水平，就應當對現有的績效管理進行完善，并明確管理目標，只有這樣才能提高行政管理效率。由當前醫院辦公室管理制度現狀分析，雖然當前醫院辦公室在管理中構建了精細化的目標，但在落實中卻存在不到位的問題。同時，考核體系、工作內容以及部門之間的溝通都存在問題，一旦在工作中遇到較為麻煩的問題，就會出現相互推諉責任的現象發生。比如：醫療設備出現故障沒有人保修等[3]。此外，由于待辦工作積累的越來越多，以及工作效率的下降，促使醫院在群眾中的口碑率越來越壞，最終針對醫院形象建設造成了嚴重影響。

2.2辦公室崗位考核有待量化

縱觀醫院經營現狀可看出，諸多醫院都在經營發展中接受到了投訴，最為常見的投訴意見是：電話預約線路經常被占用或者無人接聽，醫院電腦及其他設備經常出現故障等。這些現象的產生，其核心因素就是辦公室行政管理工作有待細化，并且針對工作人員缺少量化的考核。一方面是由于醫院招聘或選擇工作人員時，均會開展綜合性的考核，但由于部分人員素質不高或其他存在的問題，導致醫院辦公室行政管理工作效率無法提高；另一方面則是因為在辦公室崗位考核期間，醫院管理者并沒有對員工的實踐操作提出具體要求，使得部分部門在工作中出現態度消極等現象，長時間在此惡性循壞情況下，難免會對醫院發展造成影響[4]。

2.3設備需要更新

除了存有精細化管理目標待明確和辦公室崗位考核待量化等問題以外，醫院辦公設備的落后，也是引發辦公室行政管理效率下降的核心因素。尤其伴隨信息技術的飛速發展，各行各業都在使用新型的現代化辦公設備，但是醫院卻因為各式各樣的原因，沒有對辦公設備進行更新。此外，對計算機網絡知識了解和運用的醫院工作人員少之又少，因無法熟練使用計算機相關操作，導致工作效率低。由此可見，因醫院辦公設備有待更新的問題，使得行政管理精細化發展受到了阻礙。

3實現辦公室行政管理精細化的途徑

以辦公室行政管理精細化的實現情況為依據，在此基礎上通過：加深員工的協同工作意識、優化行政管理的工作流程、增強人性化色彩管理力度、完善醫院的監督考核體系、嚴格落實辦公室會議制度等有效途徑，在醫院辦公室行政管理中實現精細化。這樣一來，不僅能提高辦公室行政精細化管理質量，還能推動醫院實現可持續發展。

3.1加深員工的協同工作意識

基于現代化發展背景下，醫院要想促進辦公室行政管理精細化，則是需要對深化辦公室協同工作意識提高重視[5]。其原因是促進辦公室行政管理精細化，需要多個部門相互配合，并在漫長的工作中得以實現，只有保證各個部門之間具有良好的協調性，并意識到行政管理工作的重要性，才能要求自己精確并精細化工作內容，進而提高醫院辦公室的行政管理效率。由此可見，加深醫院工作人員的協同工作意識，有助于提高醫院工作人員對醫院的歸屬感和認同感，有效落實行政管理方面的工作，進而提高其職業規劃意識，為醫院辦公室行政管理實現精細化發展奠定良好基礎。

3.2優化行政管理的工作流程

在當前醫療衛生事業的改革發展背景下，醫院辦公室的行政管理工作，正在面臨巨大的工作壓力和挑戰，只有不斷優化辦公室行政管理工作流程，才能確保行政管理工作符合現代化發展需求[6]。但要想優化醫院辦公室行政管理工作流程，則是需要醫院管理者能根據醫院實際發展現狀，進行創新原有的工作模式和方法，對不符合現代化發展要求的內容進行剔除，并簡化信息數據的傳遞步驟，從而提高行政管理工作效率。與此同時，還應當對醫院辦公室的行政管理模式進行優化，通過促進各個部門相互溝通、協作等方式，保證工作內容對接的準確性。此外，還應當針對醫院辦公室自動化系統的建設與運用提高重視，最好能把電子系統和信息技術運用在實際工作中，進而提高醫院辦公室的行政管理質量。

3.3理論與實際聯系推動精細化

要想提高辦公室行政精細化管理水平，則是需要以理論依據作為支撐，通過把行政管理工作落實到實處的方式，提高行政管理質量和管理效率。除此之外，醫院的高層管理人員，還應當借鑒國內外先進的行政管理經驗，合理運用現代化的管理方法和管理技術，把辦公室的工作內容實現細分，并要求辦公室管理人員能把事務分配給每個人，將在實現權責分明的基礎上，細化管理標準[7]。

3.4增強人性化色彩管理力度

除了可以通過加深員工協同工作意識與優化行政管理工作流程以外，還可以通過服務、管理及協調三個方面入手，增強辦公室行政管理的人性化色彩，在醫院辦公室行政管理中發揮精細化的作用。醫院辦公室的行政管理人員，只有對人才給予充分的尊重，才能提高人才的服務意識，使人才獲得成就感與歸屬感。而且要想保證醫院秩序，還應當在實際工作中，遵循“以人為本”的原則和工作方式，解決工作中存在的問題，進而提高醫院辦公室行政管理精細化水平[8]。除此之外，工作人員在日常交流與溝通中，還要保證自己說話交流具有一定的清晰度，只有做好基礎的服務工作，并以熱情的態度對待他人，才能提高服務感染力[9]。

3.5完善醫院的監督考核體系

根據醫院辦公室的工作現狀可看出，部分從事醫院辦公室行政工作的管理人員，都會在上班后按照以往的工作模式，先開會制定任務、任務，在其接任務之后就可以解決其他問題，并沒有專業部門或人員，對該事情進行考查，致使任務完成到哪一步，沒有人對此加大重視和關注，缺少一定的工作責任意識[10]?；诖?，需要醫院辦公室行政工作的人員，在制定任務之后，還需要安排相關項目人員進行跟蹤檢查與落實，進而確保任務質量，避免漏掉每個小任務，及時發現任務中存在的問題并解決[11]。此外，針對有經濟實力的醫院，可以通過創設專業監督小組的方式，讓小組成員通過輪流值班的方式，保證任務完成質量，進而提高醫院辦公室的工作效率。

3.6嚴格落實辦公室會議制度

針對醫院辦公室行政管理而言，應當根據部門的不同，定期開展日常管理工作的會議，但是會議開展不能過于頻繁，最好以1～2周召開1次為主。與此同時，醫院的領導人員還要針對重要活動的決策加大重視，而行政辦公室的工作人員，則是需要把會議中不同議題的存在，進行整理和匯總，進而負責傳送給每個部門。此外，醫院行政辦公室還有可能會召開臨時會議，進行探討工作中遇到的問題。因此，這就需要醫院行政辦公室工作人員，能在接收任務之后，及時針對任務快速完成各項任務，有效提高人員參與工作的積極性[12-13]。醫院辦公室行政實現精細化管理，不僅能提高醫院醫療水平和服務水平，還能推動我國醫療衛生事業實現持續發展。但要想提高辦公室行政管理人員的精細化管理意識，就需要在掌握辦公室行政管理實現精細化存在問題的基礎上，通過加深員工的協同工作意識、優化行政管理的工作流程、增強人性化色彩管理力度、完善醫院的監督考核體系、嚴格落實辦公室會議制度等有效途徑，實現醫院辦公室行政精細化管理目標，并促進我國醫療衛生事業的可持續發展。

參考文獻

[1]陳利軍.實現辦公室精細化行政管理的有效措施[J].商情，2020（9）：132.

[2]宋曉健.辦公室行政管理精細化的實踐路徑分析[J].新商務周刊，2020（2）：59.

[3]韋勇.辦公室行政管理精細化的途徑探索[J].管理學家，2020（4）：91-92.

[4]黨東東.企業如何實現辦公室行政管理工作精細化[J].企業改革與管理，2020（4）：52-53.

[5]張圓圓.醫院行政辦公室服務精細化管理研究[J].辦公室業務，2019（22）：15，33.

[6]肖華麗.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].魅力中國，2020（6）：357-358.

[7]毛益鴻.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策探討[J].家庭醫藥，2019（12）：167.

[8]王璐.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策研究[J].消費導刊，2019（46）：113.

[9]廖庭瑄.醫院辦公室行政管理工作精細化趨勢初探[J].新商務周刊，2019（17）：44.

[10]滕晶，郭棟梁.加強與完善農業科研單位辦公室行政管理精細化探索[J].辦公室業務，2020（16）：7-8.

[11]何平.實現企業辦公室行政管理精細化的思路與措施[J].辦公室業務，2020（6）：6，20.

[12]李榮翠.辦公室文書檔案的精細化管理探究[J].卷宗，2020，10（6）：53.

[13]姚賓.計劃管理在院辦行政工作中的應用[J].中國衛生標準管理，2020，11（2）：14-16.

作者：劉冬梅