醫療設備檔案動態管理分析

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〔摘要〕醫療設備檔案管理應是一個動態管理的過程。本研究針對實際工作中動態管理缺失的現狀，根據存在的問題，分析其產生的原因，并提出相應的對策。

〔關鍵詞〕醫療設備檔案；動態管理；原因；對策

醫療設備檔案是醫院設備管理工作的重要記錄資料，故醫療設備檔案管理工作是醫院檔案管理的重要內容之一。對于醫療設備在購買、使用、維修、轉移、報廢等過程中產生的文件資料，均應作為檔案進行管理。因此，醫療設備檔案的管理應是一個動態管理的過程。但是，在實際操作過程中，由于管理制度不夠完善，管理人員重視不足，管理手段相對落后，許多醫院的醫療設備檔案在建檔后被束之高閣，后期管理工作流于形式。

1醫療設備檔案在后期管理中的主要問題

1.1醫療設備在建檔后產生的資料缺失嚴重隨著對檔案管理工作重要性的認識加深，絕大部分醫院能對單價較高的醫療設備進行規范建檔、統一管理[1]。醫療設備的規劃計劃、采購建設、安裝驗收階段的資料保存基本規范完整。但設備建檔后產生的使用培訓、運行維護、維修保修、技改報廢等資料歸檔缺失嚴重，未被按要求歸檔。1.2設備檔案資料長期外借造成原件丟失設備檔案中包含的操作使用說明書、安裝說明書、程序安裝光盤以及招議標等資料在設備后期使用過程中常被借閱或使用。在外借過程中由于歸還不及時或使用不當造成遺失或損壞，導致設備檔案資料缺失。1.3醫療設備檔案缺乏有效率的動態管理醫療設備檔案定點規范管理的同時，傳統管理手段的局限性、牽涉部室多等，造成該類檔案借閱麻煩、使用率低，資料更新補充時效性低，檔案不能如實記錄設備情況等問題。設備檔案動態管理方式單一、效率低、時效性差。

2對醫療設備檔案進行動態管理的重要性

2.1加強醫療設備檔案動態管理是科技類檔案管理的基本要求。醫療設備檔案是醫院科學技術類檔案的重要組成部分之一，是醫院日常運營管理中產生的不可缺少的文件資料?？茖W技術檔案是記錄和反映科學研究、生產運營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱?！吨腥A人民共和國國家標準B/T11822-2008》中對科學技術檔案案卷構成的要求中提到，對設備儀器類案卷應按設備儀器立項審批、外購設備儀器開箱驗收（自制設備儀器的設計、制造、驗收）、設備儀器安裝調試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程序排列歸檔。2.2加強醫療設備檔案動態管理是如實記錄醫療設備生命周期全過程的重要手段。醫療設備的管理應遵循產品全壽命周期管理（productlife-cyclemanagement，PLM）的特點，貫穿于設備的購置、使用、維修、維護、更新、轉移直至報廢的整個周期過程[2]。因此，醫療設備檔案的管理也應遵循這個規律，在建檔后根據設備實際使用情況進行資料補充，實行動態管理。2.3醫療設備的特殊性決定其檔案必須進行動態管理?，F代化醫療設備具有專業性強、價格昂貴、使用維修復雜、維護成本高、管理中涉及科室多等特點，關系到醫院的醫療質量、服務信譽、經濟社會效益及各項工作的可靠性和有效性；同時醫療設備檔案是醫療設備質量控制管理工作的重要體現手段之一。因此，醫療設備在后期管理中產生的資料極具使用、參考和保存價值。

3加強醫療設備檔案動態管理的對策

3.1制定完善的醫療設備檔案管理制度。制定科學完整的醫療設備檔案管理制度。通過完善的管理制度，明確歸檔范圍，約束歸檔期限，對檔案動態管理進行規范約束和有效監督。通過制度，明確檔案管理和使用人員的責任、義務，增強設備檔案管理的規范性。3.2對醫療設備檔案進行數學化、信息化管理。目前大部分醫院采用傳統的檔案管理方式，管理手段單一、技術落后。但信息化、數字化的檔案管理模式是主流趨勢[3]。在軟件、硬件、人員配備條件滿足的情況下，可以嘗試對醫療設備建立數字檔案。在數字檔案沒有普遍化的情況下，可以嘗試先將醫療設備檔案中借閱率較高的資料，如說明書、安裝光盤等保存為電子資料。電子資料的借閱具有方便快捷、適用范圍廣、不易損壞、不易缺失的特點，可以通過文件傳輸協議（FileTransferProtocol，FTP）、公共辦公平臺等信息化管理手段實現資源共享，最大限度地提高設備檔案的利用率和完整性。3.3創新醫療設備檔案動態管理的手段和方式。醫療設備在管理使用中產生的文件資料如大修、保修、報廢等資料均具有交叉性，涉及多個科室和管理流程?？梢試L試將資料歸檔納入日常辦公管理流程中，通過規范的流程和相關部室之間的監督作用，督促相關責任科室及時將資料補充入檔。從而提高醫療設備檔案的時效性、真實性和完整性。3.4提高醫療設備檔案相關人員的管理。醫療設備的專業性、綜合性、交叉性和復雜性決定了醫療設備檔案管理也具有這些特性。因此，應改變醫療設備檔案管理責任單一的錯誤認識，加強科室之間的協同管理。應通過多樣化的手段方法，及時傳達檔案主管單位下發的文件和要求，提高相關管理人員的責任意識和重視程度。積極安排相關人員定期參加培訓，提高專業程度，更新理念意識，提高業務水平。

［參考文獻］

［1］陳洋華.醫院科研檔案管理的現狀及對策分析[J].臨床合理用藥雜志，2010，3（15）：127-128.

［2］陳郁韓.醫院醫療設備全壽命周期管理研究[J].中國醫學裝備，2013，10（3）：52-55.

［3］王雅慧.對新時期醫院檔案管理工作的幾點思考[J].中國當代醫藥，2012，19（1）：54-55.

作者:周琦 單位:寧波市鄞州區第二醫院設備科