信息化時代電子發票應用與管理

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摘要：隨著信息化的發展，電子發票逐漸成為高校財務管理的重要組成部分，高校應加快建設相應的科學管理機制。本文闡述電子發票的概念及發展歷程，分析了其他高校及S高校電子發票應用管理的現狀，并提出S高校電子發票報銷中的問題，對電子發票的報銷、歸檔等進行探討，為電子發票在高校財務工作中的應用提供借鑒。

關鍵詞：電子發票；財務管理；信息化；高校

“互聯網+”的時代，信息技術不斷發展，在日常經營活動中，電子發票作為收付款憑證已成常態。電子發票相對于傳統的紙質發票，不僅簡化發票的交易過程，提升服務質量，還迎合電子商務的發展需求，企業、稅務機關利用電子發票系統，能優化操作流程、降低成本。近年來，高校報銷業務中的電子發票也越來越多，呈快速增長趨勢。師生及高校財務部門在報銷中受益于電子發票便利的同時，也要正確應對在使用過程中遇到的新問題，確保財務管理工作順利開展，加快財務模式向現代化模式推進的進程。

1電子發票的概念及發展歷程

21世紀，隨著互聯網的普及，社會信息化的步伐明顯加快，作為新型商業模式代表的電子商務，在中國蓬勃快速地發展，電子發票應運而生。當前數字經濟成為中國經濟發展的新動能，流轉便利、利于監管的電子發票的開具量呈爆發式增長。

1.1電子發票的概念

電子發票指在購買或銷售商品、提供或接受服務以及從事相關經濟活動中開具或收取的電子憑證，采用稅務局統一規定的格式。無需通過紙質資料作為載體，可通過互聯網進行傳遞的一種電子文檔記錄。

1.2電子發票的發展歷程

2013年，隨著全國第一張電子發票被開出，代表著以重點城市為主的電子發票前期試點工作正式展開。2015年，國家稅務總局頒布《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》，電子發票在全國范圍進行推廣[1]。2018年，電子發票全國全面覆蓋，開具數量32.7億張。2020年，財政部公布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，規范電子會計憑證的報銷入賬歸檔?？梢婋娮影l票作為電子會計憑證的重要構成，作為中國稅務信息化的重要載體，發展趨勢迅猛，近幾年在高校的報銷票據中也占重大的比例。

2高校電子發票應用及管理現狀

雖然電子發票在高校報銷業務中的運用時間不長，但在國家積極推行電子發票的大環境下，財務部門越來越重視其應用及管理，電子發票在網報系統中的功能模塊也經歷從無到有的變化。

2.1電子發票報銷模塊運用的現狀

在上海的高校中，網上預約報銷系統添加電子發票功能模塊的院校并不多。TJ高校，JT高校、SF高校、HD高校上線了該功能模塊。以TJ高校為例，該校在2017年啟用電子發票認證模塊，填入發票信息進行相應認證，通過后才可在報銷單中關聯所需的已認證發票。到2020年，高校對認證模塊進行升級，之前需手動輸入電子發票信息，而更新后師生可通過小程序，掃描發票的二維碼進行認證。HD高校于2018年上線電子發票認證功能，在2020年也將認證方式更新為掃碼識別。SF高校2020年上線智能化費用報銷系統，利用AI技術植入系統，自動抓取發票信息，系統自動校驗過期、真偽、重復報銷等。JT高校2020年的智能報銷系統中，可通過拍照，相冊和文件選擇等方式上傳發票圖像，由系統檢查發票的真偽性、唯一性等。

2.2S高校電子發票報銷的現狀及問題

雖然社會上電子發票早已開始使用，但S大學是近年來才開展電子發票報銷業務，電子發票的報銷量逐年增加，范圍也逐漸變廣。日常涉及到餐飲店、盒馬等開具的餐飲、食品類電子發票；京東、淘寶等開具的辦公用品、材料類電子發票；滴滴出行、路團科技開具的用車服務電子發票；此外，高速公路通行費、圖書費、郵寄費、電話通訊費等諸多報銷事項普遍使用電子發票。與傳統紙質發票相比，電子發票具有收取及保存更為便利的優勢。電子發票在師生采購商品，發生交易時即可遠程收到發票，節省了打印、郵寄發票的時間[2]。且師生能隨時自行打印電子發票，對打印機的配置和紙張并沒有特別規定。電子版發票易于保存，可長期儲存在電腦中，不易發生發票丟失從而發生無法報銷的情況。雖然擁有諸多優點，但由于推行電子發票報銷業務的時間尚短，S大學在實施過程中也面臨許多新問題。2.2.1未建立電子發票檔案管理，報銷仍需打印紙質發票降低時間成本，節約紙張本應是電子發票的優點，但現階段S大學實際報銷業務中，仍需將電子發票打印出來作為報銷的原始單據。師生需要花費時間去打印，且往往一張A4紙打印一張電子發票，容易發生一筆報銷單內付多張紙質版電子發票的情況，顯得尤其厚重，不利于翻閱，增加了財務人員發票審核的時間，也造成了紙張的浪費。此外由于打印設置問題，電子發票打印后全國統一發票監制章及銷售方蓋章處無法顯示單位公章的情況也屢見不鮮，需聯系經辦師生重新打印并提交發票，拖延了報銷進程，降低了報銷效率；2.2.2電子發票信息采集方式落后，重復報銷難以解決傳統紙質發票有唯一性特點。而電子發票是報銷師生向銷售方索要的一種PDF格式的電子發票，可多次重復打印。最初，S大學為避免師生重復報銷，采用讓報銷人員在電子發票上自行簽寫“承諾只報銷一次”的方法。雖然現階段，S大學在網上預約報銷系統中，填制報銷單界面新增了錄入電子發票號的功能，當填制者重復錄入發票號時系統便會彈出提示并禁止后續錄入操作。但實際操作中，師生在預約報銷單的過程中常會出現不錄入、少錄入或錄入錯誤等情況，重復報銷問題并沒有得以很好的解決；2.2.3電子發票真偽難以鑒定在真偽上，新型的增值稅電子發票內嵌了電子簽名信息，通過數據提取和稅局數據庫的校驗很容易進行真偽校驗，但打印出紙質版后進行報銷則直接損耗了這部分關鍵的校驗信息。伴隨著信息化時代各種圖像處理軟件的誕生，若有不法分子利用修圖技術更改發票信息，肉眼很難辨別，而財務審核人員通過發票查驗平臺輸入發票信息一張張驗證真偽需要消耗大量時間，可操作性也不強。因此增加財務人員對發票鑒別真偽、風險把控的難度。

3電子發票報銷模塊的構建及歸檔管理

伴隨高校信息化的日益建設和發展，電子發票作為新形勢下應運而生的產物，S大學應以此為契機，將其歸入高校信息化建設的重要組成部分，逐步推進電子發票的規范化報銷。應在網上預約報銷系統中嵌入電子發票的認證及重復度檢測功能模塊，對于報銷后的電子發票及時儲存歸檔。

3.1電子發票報銷模塊的構建

3.1.1電子發票的獲取光學字符識別OCR（OpticalCharacterRecognition）技術利用掃描等光學輸入方式，將票據、書籍、報刊等紙質文本中的文字轉化為圖像，再利用文字識別技術將讀取的圖像信息轉化為計算機可接收識別的數字信號的輸入技術[3]。電子發票在發生購買行為后可從網站或應用程序端直接獲取，報銷人員可通過上傳發票照片、發票附件等形式利用OCR技術，自動讀取發票的發票號碼、開票日期、服務內容、校驗碼等關鍵信息并同步到預約系統中，之后報銷人員對識別信息的準確性進行核對，若有數據錯誤可人工修改。這樣不僅減少報銷人員手動錄入發票各項信息的時間提高預約效率，還能降低錄入中填錯發票信息的概率。相較于掃描二維碼功能，OCR技術可采集除電子發票外的紙質發票，如火車票、定額發票、飛機票、出租車票等，并且現有技術可實現多張不同發票同時拍攝上傳，系統對混拍后的票據進行自動分割、子圖自動分類和子圖的結構化識別，準確率超過99%，高于人眼的識別率[4]。發票的關鍵信息轉化為電子數據，為數字化審核創造了數據基礎，有助于實現未來報銷發票在網上認證、項目負責人審批、財務處審核入賬、電子會計檔案保管等無紙化的流程。3.1.2電子發票的認證與查重WebService是一種跨編程語言和跨操作系統平臺的遠程調用技術，建立了可互相操作的分布式應用程序的新平臺，運行在不同機器上的不同應用無需通過額外的、專門的第三方軟件或硬件，就可相互交換數據或集成。通過WebService標準對服務進行查詢和訪問，可實現不同系統間的對接，數據的傳送和共享。系統獲取電子發票，報銷人對其信息確認無誤后，每張報銷的發票還需進行認證以確定其真偽性和唯一性。財務報銷認證系統與國稅總局查驗平臺進行對接，借助WebService進行數據傳遞，對電子發票的真偽進行自動核對，并反饋結果。認證完成后，點擊上傳發票信息到個人發票庫。該電子發票也同時自動儲存在財務處預約系統的發票認證記錄中，報銷人員可點擊查看并將該筆預約單需要報銷的電子發票進行勾選，預約成功后報銷單上會顯示本次報銷的電子發票的代碼、號碼、內容、金額等信息，并顯示“已認證”狀態。在電子發票真偽性成功認證后，系統還需自動與數據庫進行對比校驗來確定發票的唯一性，使得一張電子發票只能對應一個報銷單號，一筆報銷單上添加的已預約并認證后的電子發票將無法再次添加到其它報銷單中，如果發票已被其它報銷單使用，則無法通過查重進入下個報銷步驟，從而解決無法檢驗電子發票報銷的重復性問題；另外，為了方便后續操作，如該筆報銷單已添加的電子發票后因部分原因無法在該筆報銷單中報銷，經辦人可在系統中刪除該電子發票，以便在日后預約其它報銷單時再次添加該張發票進行報銷。通過與預約系統的對接，財務人員也可在賬務系統里審核報銷單中已認證過的電子發票，并對無法報銷的電子發票進行刪減管理，提高了審核的工作效率和質量。3.1.3報銷單的線上審批根據S高校報銷規則，報銷單需要項目負責人審批，如遇大額資金的情況，還需校領導、財務處領導審批。為進一步加強防范內部控制風險，杜絕線下代簽審批、冒簽審批等問題，同時為了減少報銷人在部門間奔波找領導簽字審核，提高報銷效率，改善報銷體驗，應優化報銷審批流程，開通報銷單線上審批功能。師生只要將發票上傳至報銷系統，報銷系統自動讀取原始數據形成電子報銷單，通過WebService調用系統接口，在線提交報銷單至OA系統，項目負責人、校領導等便可在線審批。如今，OA辦公自動化系統從原來的電腦已擴展到移動端設備及移動操作系統，審批人可用碎片化時間移動辦公，極大提高了辦公效率。通過審批的報銷單自動傳送到財務核算系統生成記賬憑證。

3.2電子發票的歸檔管理

電子發票歸檔是財務報銷實現“無紙質化”的關鍵，電子發票作為電子文件，缺少電子化歸檔來儲存信息的話，有可能造成日后信息丟失，無法識讀。如果歸檔功能沒有健全，影響到證據留存，后期將無法維護財務部門的自身權益，也會對上級部門巡視、檢查工作的順利開展產生阻礙，因此實現電子發票電子化歸檔是電子發票管理的重要環節。根據國家檔案局發布的《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，電子文件歸檔和電子檔案管理工作主要有三種設計方式，第一種是由獨立的電子檔案管理系統執行；第二種是由業務系統和獨立的電子檔案管理系統執行；第三種是集中于業務系統并由業務系統執行。S高?？蓞⒖忌鲜鲋改希Y合電子發票功能模塊，將經過認證后的電子發票，利用數據庫從預約報銷系統同步到財務核算系統中，由財務審核人員在系統中對該發票進行審核。審核通過后，報銷單據中的電子發票自動上傳并儲存在專用數據庫中，實現財務系統中電子文件歸檔和電子檔案管理功能，并與檔案館的電子歸檔系統對接，完成電子文檔轉移儲存。

4相關建議

在注重電子發票應用模塊的構建及歸檔管理工作的同時，高校財務部門應在多方面積極采取行動，為院校全面地推進電子發票的報銷業務、為更好地應對未來的挑戰而做充分的準備。

4.1制訂電子發票管理規章制度

S大學應以國家關于電子發票管理的現有政策文件作為參考依據，并及時學習了解政策的新動態。在基于院校會計規章制度的基礎上，結合國家出臺的制度、準則及學校的實際情況編制適合自身發展需求的電子發票管理制度。規章制度應具體到電子發票的審批、報銷、入賬、存儲等各種細節，讓財務人員和報銷師生有章可循、有標準可依，使電子發票的報銷得以規范化，提升電子發票的綜合管理質量，確保其能更加科學、合理、高效地應用。

4.2組織財務人員教育培訓

針對電子發票報銷事項，財務處應積極組織相關的業務培訓，讓財務人員熟悉電子發票從最初的開具、接收發票到報銷、入賬、歸檔等。電子發票功能模塊上線后，可自行在系統中對上傳發票、認證、添加等各個環節進行操練，熟練掌握電子發票的具體報銷及入賬流程和操作細節，鍛煉財務人員的應用處理能力，增強他們對電子發票的知識儲備，提升工作技能和職業素質，為以后新報銷工作的順利推行奠定良好基礎。

4.3開展對外宣工作，耐心解答師生疑惑

可在財務處微信交流群、校財務處網站、舉辦培訓講座等方式對全校師生進行宣傳。電子發票報銷新流程與以往的傳統報銷相比，會讓師生在網上進行更多操作，部分師生尤其對于上年紀的老師，很有可能會出現由于不適應線上操作而排斥的情況。財務處應在推行前發布電子發票報銷流程說明，其內包含詳細的操作步驟及流程圖，財務人員還需耐心地回答師生在這方面的疑惑，及時聽取他們提出的問題和難點，讓師生理解新業務的重要性及必然性，協助他們逐漸熟悉電子發票報銷的新流程。

4.4加強電子發票信息安全管理

電子發票上傳、報銷、儲存等通過網絡平臺實現，首先報銷人必須確保移動設備在安全的狀態下進入報銷系統，做到上傳發票的過程中不會存在信息丟失、篡改等問題；之后，對電子發票在預約系統、財務系統中的一系列操作及儲存等更要注意安全問題，應構建信息安全體系，投入權限設置、加密系統等安全措施進行加密保護，注意防范惡意代碼、移動代碼和網絡病毒等；此外，對發票的儲存，需要大量的容量，因此硬件設施要過關，防止出現數據被破壞的現象。

5結束語

電子發票日益廣泛的普及，財務管理的電子化發展，政策大環境的新變化等都使得高校對電子發票報銷及歸檔必然有更進一步的科學管理。而如今S高校的電子發票應用及管理相較于其他高校還停留在非?；A的層面。為順應時代發展，S高校應緊跟步伐，將電子發票的應用及管理作為部門信息化建設的重點內容，依托現代網絡信息技術，在網上預約系統中建立健全的電子發票報銷管理模塊，加快電子發票的發展步伐，有效發揮電子發票對高校財務管理改革的作用，使學校財務管理再上新臺階。

參考文獻

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作者：馬欣如 單位：上海理工大學