醫院綜合檔案信息化管理路徑

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摘要：醫院綜合檔案信息化管理建設是推動新興醫療服務發展的重要措施。當前我國醫院綜合檔案信息化管理存在檔案管理制度和標準不完善、檔案信息化管理系統開發不足、檔案信息化管理專業人才匱乏、缺乏所需的檔案管理安全機制等問題。信息化背景下，我國醫院需要建設規范且標準的檔案制度管理范式，加快醫院綜合檔案信息平臺建設，不斷提升檔案管理人員信息化專業管理能力，加強檔案完整性和安全性管理。

關鍵詞：醫院綜合檔案；信息化管理；路徑

目前我國已進入信息化時代，推動以現代信息化技術為基礎的新興醫療服務成為時代發展的目標之一，這就要求我國醫院必須對檔案進行更全面、更翔實和更準確的現代化管理，而信息化技術為實現這一目標奠定了良好基礎[1]。根據對我國醫院醫療檔案的統計，醫院綜合檔案類型復雜，涉及醫療檔案、設備檔案、教學檔案、財務檔案等。在現代信息化水平不斷提高的背景下，醫院綜合檔案管理要求更高，信息化建設無疑能提高醫院檔案工作效率，減少人力管理成本；同時健全的醫療檔案資料可以作為領導層決策、醫生診斷的參考資料，可以促進醫院的可持續發展。

一、醫院綜合檔案信息化管理存在的問題

截至目前，根據對我國醫院檔案信息綜合管理現狀的考察，醫院檔案信息化管理存在的問題主要是檔案管理制度和標準不完善、檔案信息化管理系統開發不足、檔案信息化管理專業人才匱乏、缺乏所需的檔案管理安全機制。1.檔案管理制度和標準不完善。健全的檔案管理制度是醫院綜合檔案信息化建設的保障。信息化轉型階段，大多數醫院的檔案管理制度是基于傳統的檔案管理模式而成，檔案信息化管理制度存在很多漏洞。以醫院檔案資料存儲規范為例，規范化和標準化的檔案資料存儲方式對醫院綜合檔案管理十分重要。然而調查顯示，65.56%的醫院綜合檔案存儲并不符合標準化要求[2]。一方面表現為紙質文本存檔不夠規范。紙質檔案管理缺乏統一標準導致檔案名稱出現了多種類別。編碼上缺乏統一性導致紙質檔案存儲不當，難以查閱，形成死檔。另一方面，一些醫院過度依賴傳統紙質檔案管理，不重視電子檔案管理。然而信息化時代，醫院電子檔案資料逐步積累，傳統的存儲管理方法缺乏靈活性并產生了大量垃圾信息，順應時代要求的電子檔案管理則停滯不前。2.檔案信息化管理系統開發不足。隨著互聯網技術發展，一些醫院外購檔案管理系統錄入一定的電子檔案資源，但是這些醫院檔案信息化建設僅處于起步階段[3]。檔案信息化建設并不是簡單地將檔案資源錄入計算機系統，信息采集和檔案數據存儲僅僅是信息化建設的初步工作，更為重要的是如何將有價值的檔案整理進來并加以運用。隨著醫院發展，擴展有價值的檔案內容并利用起來，需要強大的信息服務系統的支持。顯然絕大多數醫院缺乏檔案信息平臺自主研發技術，限制了檔案資源內容收集和價值發揮。3.檔案信息化管理專業人才匱乏。在醫院檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的整合至關重要。許多醫院檔案至今沒有實施信息化。科學有效地管理醫院電子檔案首先必須提高檔案管理人員的素質。不過根據調查顯示，大多數醫院檔案人員的整體素質仍有待提高，87.9%的醫院檔案管理員依然習慣于傳統紙質檔案管理，絕大多數醫院并沒有對這些員工進行定期的檔案信息化管理培訓；新引進2名以上信息化專業檔案管理人員的醫院比例不到15%[4]。檔案信息化管理專業素養偏低對醫院綜合檔案信息化建設產生了阻礙，原來傳統管理模式下的檔案管理人員的理論和方法嚴重落后于信息化管理體系。在實踐中，如果沒有高水平的管理素養和管理方法，檔案信息化管理就有可能存在較高的安全隱患。例如，現有很多電子檔案管理人員對信息化安全問題認識不足，忽視電子檔案管理安全預警機制導致數據泄露，對醫院的日常工作造成嚴重影響。4.缺乏所需的檔案管理安全機制。傳統分布式管理方法會導致紙質檔案不安全、數據丟失、數據錯誤、存儲混亂等問題。由于一些醫院缺乏足夠的檔案安全管理機制，導致檔案使用十分隨意，安全性無法保障。隨著信息技術的飛速發展，電子檔案的獲取和使用頻率將會越來越高，加之紙質檔案面臨著巨大的安全隱患，紙質檔案和電子檔案并存狀態下的安全風險就會越高。因此，確保信息化背景下醫院綜合檔案的安全對實際管理具有重要意義，信息化階段防火墻訪問安全程度較低便證明了這一點。另外，信息化時代網絡入侵檢測能力也是對醫院檔案管理的一大考驗，目前大多數醫院的網絡入侵檢測能力并不完善，檔案安全管理機制需要進一步強化。

二、醫院綜合檔案管理采用信息化管理模式的具體路徑

1.建設規范且標準的檔案制度管理范式。信息化時代，醫院綜合檔案管理必須建立起與其相適應的規范化管理制度和標準。一是優化和改進醫院綜合檔案管理工作流程，基于信息化技術建立檔案信息采集制度和標準、傳輸制度和標準以及規范化應用的相關制度和標準等，促進檔案資源共建共享，提高管理效率。二是規范化且標準化電子檔案存儲，檔案存儲方式一般包含硬盤、光盤、網盤存儲等，在綜合每種存儲方式優缺點基礎上，結合醫院檔案管理實際情況制定規范化和統一化存儲標準。三是健全醫院綜合檔案基礎建設制度，如軟硬件設備的購買、使用等。四是健全風險管理機制和原則，這意味著要提高醫院全體員工檔案風險管理意識，兼顧全局利益，確保電子檔案管理安全，不斷改進信息化管理模式，進一步提高醫院綜合檔案管理的規范化程度。2.加快醫院綜合檔案信息平臺建設。加快醫院檔案信息平臺建設有利于進一步豐富檔案管理內容，拓展檔案信息資源，增強檔案資源的價值屬性[5]。以新冠疫情防控檔案信息平臺建設為例。2021年揚州疫情期間，蘇北市人民醫院建立新冠病毒流行病學檔案信息平臺，創新了檔案管理方法，拓展了檔案信息內容。蘇北市人民醫院建成防疫信息平臺作為醫院檔案未來信息化的重要組成部分，平臺考慮了三個主要方面：檔案數據的收集和選擇、數據挖掘以及數據公開共享服務。在檔案數據采集和選擇方面注重數據采集規模，掃描各醫院科室在新冠病毒流行病學工作中整理的檔案，充分反映預防工作的總體狀況；在檔案資料的分析及處理方面，利用信息化分析軟件，多個角度從檔案中提取資料，例如醫護人員的配置、發熱急診人員流量的管理、醫院的預防感染防控訓練等。在查閱檔案數據方面，按照相關公開標準，及時全面開放，便于開展防疫工作，協助不同范疇的專業人士研究突發公共衛生事件的應變機制，協助醫院的抗疫決策者制訂政策和措施。當前，醫院疫情防控檔案信息平臺建設勢在必行，必須建立全員參與醫院信息化管理的戰略規劃。未來醫院檔案信息化建設應繼續在以下方面進行實踐和研究：首先，利用信息化技術加強疫情防控機構間的協同互動。疫情防控檔案信息建設中傳播速度和范圍對抗疫效果至關重要，利用信息化技術對關鍵數據進行分析和挖掘就變得簡單。其次，在建立醫院防疫檔案系統的基礎上進一步研究如何建立檔案數據庫，優化檢索手段，擴大信息獲取途徑。在現有檔案的基礎上制定疫情防控專題檔案、口述材料清單等。3.提升專業檔案管理人員信息化管理能力。醫院信息化建設需要專業的檔案管理人員，提升傳統檔案管理模式下原有人員的信息化管理能力至關重要。一方面醫院需要定期加強對檔案管理人員信息化管理能力的培訓和考核，例如熟悉醫院疫情防控檔案信息平臺的使用、學習醫療數據存儲標準和流程等，促進檔案管理人員信息化管理技術的提升，匹配相對應的管理崗位。另一方面，建立檔案信息化管理專業人員儲備計劃，要著重考慮對復合型人才的聘任和篩選，建立檔案管理人員信息化管理梯級人才成長培訓計劃，培養出一批適合信息化需求的專業檔案管理人才隊伍。4.加強檔案的完整性和安全性管理。醫院科研、醫療救助、會計、訴訟、特殊病例或特殊手術記錄都是重要的保密信息資源，數據量龐大。檔案在存儲管理上要首先確保數據安全。傳統紙張形式保存容易丟失，載體容易被損壞，安全性低，同時需要花費大量時間和精力，如需借閱還要轉化成電子文件或復印本，安全性無法保證。在信息技術時代，區塊鏈、云計算、云存儲、人工智能、物聯網技術的運用為進一步提升醫院綜合檔案安全管理提供了技術保障。以區塊鏈技術為例，區塊鏈是一種分散的賬本技術，是分布式數據庫、加密算法、咨詢機制和智能合約的多元組合技術，其特點是去中心化、可追溯性。區塊鏈技術利用加密技術和共識機制使醫生和患者也成為了檔案管理者，醫生和患者都是檔案信息的“管理器”。檔案管理主體不再單一，醫院綜合檔案內容更加健全并提高了檔案處理的效率。通過區塊鏈技術的應用可以豐富檔案資源，任何人都可以自由地傳遞信息，從而多方位收集和積累醫院檔案資源。采用區塊鏈技術遇攻擊時將進行詳細信息記錄，這樣檔案安全性、可靠性和完整性均得到保護。醫院應用區塊鏈中的電子檔案存儲系統，將技術單元擴展到管理結構，這是一種扁平化的管理模式，屬于現代檔案資源安全管理的重要理念。綜上所述，醫院綜合檔案信息化管理十分重要，對于醫院傳統檔案管理模式的滯后問題，最好的解決辦法是采用創新的管理模式，將信息化技術充分融入管理過程中，從而提高檔案管理質量和效率。本文主要介紹了信息化模式在醫院綜合檔案管理中的應用，包括在醫院綜合檔案管理中使用信息化的問題以及完善醫院綜合檔案信息化建設的建議，如完善相關制度和標準，打破傳統觀念，創新檔案管理方式，加強專業檔案人才建設等?？傊瑧眯畔⒒訌娽t院綜合檔案管理，創新是前提，人才是保證，機制規范是重點。

作者：于淼