機關檔案管理創新策略

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摘要：文章分析了信息化對機關檔案管理的影響，針對信息化背景下的機關檔案管理問題，提出了創新路徑，為我國機關檔案管理信息化建設提供借鑒。

關鍵詞：信息化；機關檔案；檔案管理；創新策略

機關檔案在信息時代，不僅規模與數量快速增長，而且類型也更加多樣，這對機關檔案管理提出了更高要求[1]。依托于現代信息技術的應用，機關檔案管理突破了傳統檔案管理模式，使用更加先進的檔案管理方式，有效提升檔案管理效率，提高檔案服務質量。因此，要對信息化背景下的機關檔案管理加以創新，尋找切實可行的管理與服務策略。

一、信息化對機關檔案管理的影響

依托于現代信息技術的應用，機關檔案管理進入到信息化管理時代，突破了傳統機關檔案管理機制與體制，不僅降低了機關檔案管理成本，而且提高了機關檔案管理效率[2]。1.信息化提高了機關檔案利用效率。現代信息技術的廣泛應用與深度融合，推動了機關檔案管理方式的優化，突破了傳統機關檔案管理模式的束縛，強調以服務為核心，對機關檔案進行信息化分類、加工與整理，高度整合與提取信息，從而有效提高了機關檔案利用效率。在傳統的機關檔案管理模式中，流程的復雜性一定程度上降低了檔案服務效率，加大了檔案查詢利用難度。但是，通過信息技術的應用，實現了機關檔案管理信息化，不僅提升了機關檔案收集、整理、存儲效率，也提高了檔案信息查詢利用服務速度。同時，信息技術也實現了對機關檔案信息的高速傳輸，不僅提高了機關檔案利用效率，也大幅降低了管理成本。2.信息化推動了機關業務工作融合。在傳統管理模式中，機關檔案管理與業務工作是相互隔離的，無論是在檔案資料的收集整理環節，還是在檔案資料的查詢利用方面，機關業務工作與檔案工作是“兩張皮”。但是，隨著機關信息化建設深入推進，無紙化辦公在業務工作中的應用，使機關檔案管理對象發生了變化，電子文件資料可以被直接作為檔案資料收集存儲，方便了機關檔案管理工作的開展。在機關業務工作開展過程中，機關檔案信息化管理的推進，大大減少了檔案查詢利用審批流程，優化了查詢利用過程，更好地推動了機關業務工作發展。3.信息化降低了機關檔案管理成本。在推進機關檔案管理信息化建設過程中，不僅要重視對檔案內容的信息化處理，也要重視檔案實體向信息化管理的轉變。首先，檔案管理信息化建設促進了檔案信息收集與整理、加工與存儲，對檔案信息資料進行全面高度整合，促進了機關檔案管理效率提升。其次，信息化增強了機關檔案管理的靈活性與效益性，對傳統檔案管理模式進行完善與創新，特別是對機關檔案信息進行共享，可以實現在線查詢利用，提高了機關檔案查詢利用便利性。最后，信息化提高了機關檔案信息利用率，突破了檔案信息查詢利用時空限制，更好地發揮檔案信息的價值，一定程度上降低了機關檔案管理成本。4.信息化增強了機關檔案管理優勢。在機關檔案管理傳統模式中，機關檔案信息查詢利用環節主要還是通過人工操作方式，從而使管理成本顯著提高，也使機關檔案資料信息的共享難以保障，更無法確保機關檔案管理與服務的同步性[3]。為了更好地適應機關檔案管理信息化建設步伐，必須積極探索優化和調整機關檔案管理模式，引入先進信息管理技術與技能，更好地滿足時代與社會需要，真正意義上實現機關檔案信息化管理。

二、信息化背景下的機關檔案管理問題

當前，為了提高檔案管理效率，一些機關單位推進了機關檔案信息化建設，但是在實踐層面還存在諸多問題，需要重點支持與解決[4]。1.機關檔案信息化管理基礎設施不夠完善。在推進機關檔案信息化建設關鍵環節中，機關檔案信息的收集、整理、存儲、查詢、利用、安全管理等，都需要使用現代信息化設備，如移動硬盤、縮微照相機、高速掃描儀、終端服務器，這些設備存儲容量較大、運行較為穩定、安全性能高，但是購置這些信息管理設備需要投入大量資金，購置成本很高。在當前嚴控機關辦公費用、“過緊日子”要求之下，在機關本身就比較緊張的辦公費用中，再擠出一筆資金投入到機關檔案信息化建設中，購置高價值的檔案信息管理設備，其難度是比較大的。一些經費并不寬裕的機關單位，特別是基層機關單位，在能省就省的無奈之下，檔案管理還是以傳統的、老舊的設備為主，限制其檔案信息數據處理能力，難以發揮機關檔案信息化管理的優勢。2.機關檔案信息管理資源整合難度較大。由于機關檔案信息化建設時間較短，缺乏成熟可供參考借鑒的經驗做法，導致一些機關單位在推進檔案信息化建設過程中，無法根據單位實際制定比較詳細的檔案信息化建設規劃。在推進機關檔案管理信息化工作過程中，很難對不同單位的檔案信息進行整合，檔案管理工作缺乏合作性和融合性，導致機關檔案管理工作效率降低，也無法保障檔案信息的準確性。同時，部分系統和一些機關的檔案資源處于多頭保管狀態，導致檔案資源共享共用難度較大。3.機關檔案信息存儲傳輸存在諸多隱患。首先，移動硬盤和光盤是機關檔案信息主要存儲載體。這類存儲載體有其優勢，但是性能不穩定也是其主要問題。在檔案信息存儲中，對于存儲的溫度和濕度要求很高，存儲介質損壞問題時有發生。一旦存儲介質損壞，則可能對機關檔案信息產生不可逆的嚴重影響。其次，機關檔案信息化推進過程中，也伴隨病毒和黑客入侵等其他安全隱患，給機關檔案信息安全帶來影響。最后，機關檔案信息化過程中形成大量電子檔案，雖然查詢利用較為便利，但是也帶來了電子檔案容易被修改、刪除等問題，且在操作過程中不留任何痕跡，如果有人有意修改或刪除，很難第一時間被發現，一定程度上影響了機關檔案信息的權威性和真實性，使機關檔案信息資料存在安全風險。4.機關檔案管理與業務工作融合度較低。機關業務工作的發展，導致機關每天需要處理的各類公文數量顯著增加，紙質文件逐漸被電子文件取代，但是紙質檔案仍然占據較大比重。由于機關檔案信息系統的設計開發標準不確定，導致機關單位網上辦公系統和電子檔案管理系統無法相互結合，一些機關單位在業務工作中形成的電子文件無法及時歸檔。同時，機關單位檔案管理信息系統操作標準和技術規范要求較高，但是網上辦公系統追求實用性與高效性，導致辦公系統與檔案管理系統在操作軟件、檔案傳輸、存儲方式、文件格式上不一致，影響了兩個系統之間的相互融合。5.機關檔案管理專業隊伍建設有待加強。一些機關單位在推進檔案管理信息化建設過程中，由于檔案管理專業人員數量不足、綜合素質不夠全面、對信息化建設接受能力較差，導致業務能力不足問題比較明顯。缺乏專業檔案管理人才，對計算機技術、網絡辦公系統操作、網絡安全防護等專業技能的掌握程度比較低，影響了機關檔案管理信息化建設的推進。即使引進了一些現代化辦公設備，如果無法對設備進行充分應用，也無法有效發揮信息化設備與系統的作用。

三、信息化背景下機關檔案管理創新策略與路徑

在信息化背景下，機關檔案管理面臨發展新機遇，同時也存在新問題。有效推進機關檔案信息化建設，要重點實施檔案管理理念、管理方式、管理制度、投入方式、人才培養等五個方面的“創新工程”。1.創新機關檔案管理理念。首先，信息化背景下，電子檔案信息發揮的作用更加重要，但是一些機關單位領導的思想觀念仍然停留在傳統紙質檔案管理階段，必須要創新和轉變機關檔案管理理念，要把推進機關檔案管理信息化建設作為單位工作重要內容，對機關檔案管理工作給予充分重視。其次，邀請檔案管理部門專家，開展檔案管理業務培訓，重點加強檔案人員在新思想和新理念方面的培訓，加深檔案管理人員對檔案信息化建設的新認識，更好地落實檔案信息化建設中的人本服務理念。最后，要對機關檔案管理人員給予充分激勵，激勵檔案人員主動接受檔案信息化新思想，為機關檔案管理營造良好氛圍。2.創新機關檔案管理制度。信息化背景下，電子檔案管理與傳統紙質檔案管理方式有本質區別，必須要適應檔案管理信息化建設要求，對機關檔案管理制度進行創新與完善，建立一套行之有效的全新檔案管理制度[5]。機關電子檔案管理制度與網上辦公系統要深度結合與融合，推進電子信息化管理，推進電子檔案歸檔工作的規范性，確保機關檔案管理系統規范應用。因此，機關單位在推進機關檔案信息化建設過程中，可以針對電子檔案管理制定一套操作性強、標準高的檔案管理制度，對檔案管理人員的工作加以約束與規范，有效防止機關電子檔案信息的丟失或泄露，同時還要針對電子檔案存儲、傳遞特點，制定和實施應急管理方案，對可能發生的安全問題及時進行處理。3.創新機關檔案管理投入方式。機關檔案管理，需要有系統的人力、物力、財力投入，必須要適應機關檔案管理信息化建設要求，創新投入方式[6]。首先，要把機關檔案管理信息化建設作為機關電子政務建設重要事項，提高工作效率和工作水平，提高機關檔案管理質量。其次，要優化機關檔案管理投入配置方式，把有限的資金和資源重點投入機關檔案管理信息化設備和操作系統及配套軟硬件設備，建立健全機關檔案管理信息化建設基礎設施，升級改造機關單位電子檔案管理設備。最后，對機關檔案管理中需要的掃描儀、服務器、存儲設備、操作電腦進行更新，根據機關檔案資料類型的不同，分別使用不同可視技術和多媒體信息技術，把傳統檔案資料以全新方式展現出來，提高傳統檔案資料的利用率。4.創新機關檔案信息安全管理方式。首先，要把保障檔案安全作為推進機關檔案信息化最重要的工作，通過防火墻和入侵檢測技術，構筑機關檔案信息安全“護城河”，提高機關檔案管理安全防范能力。其次，強化機關檔案安全操作，加強計算機操作系統、檔案信息存儲設備、網絡設備等安全管理規范化、制度化建設，明確安全防范措施，在系統發生安全問題時，及時進行數據恢復。最后，建立機關檔案信息安全監管制度，建立全方位、全過程、全流程的安全監管制度，同時還要提高機關電子檔案安全管理保障能力，針對可能遇到的安全問題，不定期開展安全專項培訓，提高機關檔案安全管理技術水平，使其更好地適應電子檔案管理要求。5.創新檔案管理人員專業技能培養方式。提高機關檔案管理水平，檔案人員的素質與能力是關鍵性因素。首先，在引進專業檔案管理人才基礎上，通過開展檔案管理專業技能培訓，增強檔案人員專業技能和業務素質，強化檔案服務意識，培養一批既懂檔案業務又懂管理的復合型檔案管理人才。其次，通過外部參觀培訓學習方式，推動機關檔案人員主動走出去，學習其他機關單位先進經驗做法，熟練掌握最新的檔案業務知識技能，并在機關進行經驗總結，結合單位實際情況，制定機關檔案管理規劃與計劃。信息化時代，機關檔案管理信息化建設是必然趨勢。機關檔案管理必須要以信息化為背景，加快推進信息化建設，創新管理路徑與方式，針對檔案管理中的困境與問題，積極推進信息化管理模式應用建設，提高機關檔案管理水平。

參考文獻

[1]屈榕輝.信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策[J].卷宗，2019，9（31）：129.

[2]關紹鵬.機關單位檔案管理信息化探討及研究[J].蘭臺世界，2018（S2）：16-17.

[3]陳喜杰.信息化時代如何提高機關檔案管理的信息化水平[J].卷宗，2019，9（18）：148.

[4]葉舟.信息化時代做好機關檔案工作的思考[J].蘭臺世界，2014（5）：101-102.

[5]黃詩雅.淺談如何創新信息化時代機關事業單位檔案管理工作[J].卷宗，2019，9（21）：124.

[6]張芳婕.電子信息化視角下機關檔案管理面臨的問題與突破[J].蘭臺世界，2019（7）：86-87.

作者：張靜