醫療設備采購內控管理研究

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〔摘要〕醫療設備不僅是現代醫院核心競爭力的重要體現，而且是現代醫院發展的基礎，因此，保證醫療設備的質量十分重要。設備采購管理作為醫院管理環節中的重要組成部分，對醫院醫療工作的正常開展以及醫療水平的提升具有重要的作用。而對醫療設備質量控制的基礎即對設備采購進行重點把控，只有在采購過程中仔細調研，慎重選擇，在設備質量管控中嚴格把關，才能有效選擇具有良好質量的設備。該研究結合樂山市人民醫院現有醫療設備采購管理模式的實踐經驗，對醫療設備采購內控管理展開探討。

〔關鍵詞〕醫療設備；招標采購；內部控制

相對外部監管而言，內控管理是由醫院內部進行管控制度制定與實施的一種管理程序，在實施過程中亦是由醫院的相關部門進行管控監督，以保證醫院合法合規地開展經濟活動，保障醫院資產的安全性和應用的有效性，減少資產風險的發生，這也是預防內部資金管控腐敗行為產生的有效手段之一[1]。對于內控體系的建立，應從風險點入手，通過對管理制度進行全面完善，對工作中存在風險的人、物、事起到約束和監督作用[2-3]。醫療設備采購作為醫院內控管理的重要內容之一，體現了醫院管理的規范化、全面性。對醫療設備采購實施內控管理的目的是最大限度地降低設備運行總成本，提高采購工作效率，降低采購風險，進一步提高醫院的經濟效益。本研究結合我院醫療設備年度采購計劃內控管理的實踐經驗，就醫療設備采購的內控管理展開探討。

1采購的評估與執行環節

醫療設備采購主要包括提出采購需求、產品調研、招標采購、簽訂合同、驗收、付款等環節，除了提出采購需求與付款兩個環節，我院曾經由設備科主管其他全部環節，后基于風險控制的管理要求，將設備科進行了重組，分為醫學裝備規劃科、采購中心、醫學工程科3個部門，其中由醫學裝備規劃科負責產品調研，由采購中心負責執行采購程序與簽訂合同，由醫學工程科負責設備驗收，同時醫院還成立了醫學裝備委員會，由其對采購計劃環節組織委員討論。通過從組織架構中落實采管分離，并依據醫院內控手冊制定《醫學裝備管理制度》《醫療設備及耗材招標采購制度》《醫療設備驗收、入庫管理制度》等相關制度文件，全面實行設備采購內控管理。

1.1提出采購需求環節

醫療設備的采購需求由臨床、醫技部門向醫學裝備規劃科提出，醫學裝備規劃科根據采購需求對需要采購的設備進行歸類、匯總后，統籌安排，并按照規定的權限和程序進行審批。該環節存在的風險點主要為需求與采購計劃不合理、不按實際需求安排采購計劃、采購需求不符合醫院整體規劃等，主要的管控措施如下。（1）臨床、醫技科室應根據實際需求準確、及時地編制需求計劃，并將年度計劃和臨時計劃相結合，其中，對于年度計劃實行，按照緊迫性、必要性開展三級分級管理；對于臨時計劃申請，嚴格落實管理控制，除新成立科室、舊設備報廢、指令性任務外，原則上不同意臨時計劃；同時要求提出計劃科室不能指定或變相指定供應商，如確實由于有不可替代的技術、專利等導致只有一家供應商，需單獨提交報告至醫學裝備委員會審核。（2）采購計劃應納入醫院年度預算管理，醫學裝備規劃科在制定年度采購計劃時，應根據實際需要，科學合理地安排采購計劃，提交醫學裝備委員會審批通過后嚴格執行。（3）采購需求審批程序應標準，對于年度采購計劃，應通過OA在線辦公系統進行流程化審批，在規定的時間內提交年度計劃申請，填寫醫療設備計劃申請表，內容包括設備類型、名稱、數量、預算價格、國產/進口、有無配套耗材、是否屬于科研項目等；對于超過50萬元的設備，還需提交可行性分析報告，增加現有設備使用率、完好率、經濟或科研效益分析、項目立項依據、項目必要性、項目可行性、投資回收周期報告、設備配套條件等內容。

1.2產品調研環節

產品調研由醫學裝備規劃科牽頭進行，主要目的是選擇符合使用科室需求的產品，了解該產品的市場價格，制定產品的技術參數及采購最高限價。該環節存在的風險點主要為可能選擇到不符合使用科室需求的產品、市場價格不透明導致不正確的價格預期，以及可能存在供應商舞弊行為等，主要的管控措施如下。（1）以科室需求申請資料為基礎，組織供應商在紀委和審計的監督下進行公開的產品介紹與價格調研；組織使用科室到相關醫院進行現場調研；在查找政府采購相關數據的基礎上，廣泛征求使用科室、專家、同行及供應商的意見，遵循公平、公正、公開和競爭的原則進行產品調研。（2）建立供應商評估制度，對供應商資質和信譽進行審查，通過“信用中國”“中國政府采購網”等渠道查詢供應商信用記錄來對供應商進行考核和評價，并及時對無法通過考核的供應商作出處理。

1.3招標采購環節

招標采購由采購中心負責，嚴格按照采購流程執行。該環節存在的風險點主要為采購方式選擇不當、供應商的準入門檻設置不合理、技術參數設置不合理、采購評分標準設置不合理等，主要的管控措施如下。（1）對于符合政府采購條件的設備，必須由政府采購；對于不符合政府采購條件的設備，應根據實際情況委托第三方招標公司采購或院內自行采購。（2）嚴格控制單一來源的采購方式，如確實由于有不可替代的技術、專利等導致只有一家供應商，需經過論證并且公示論證結果。（3）除法律法規的規定外，盡可能減少投標人的準入門檻，禁止將一些非官方、非行業認證的證書作為準入門檻，以此為由拒絕潛在供應商參與。（4）應在充分進行產品調研的基礎上制定采購參數及評分標準，不可過分強調技術參數而造成排他性，亦不可完全不體現技術指標、不對技術參數作出合理限制。

1.4簽訂合同環節

簽訂合同由采購中心負責。采購合同應對雙方的權力、義務、違約責任等情況做出明確的規定。該環節存在的風險點主要為未經授權簽訂合同、合同內容與供應商投標書不一致、合同內容存在重大疏漏，主要的管控措施如下。（1）通過OA在線辦公系統進行流程化審批，提交的審批申請除提供原始的合同文本外，還必須提供院長辦公會/院黨委會的預算決議、招標書、供應商投標文件、中標通知書；合同用章管理者應明確合同審批流程完畢后才能使用印章。（2）嚴格審核合同，對于采購價格、貨款支付方式、設備型號、配置清單等重要條款，應逐條與投標書核對。

1.5驗收環節

驗收由醫學工程科組織，同使用科室、采購中心共同完成。該環節存在的風險點主要為驗收標準不明確、驗收程序不規范、對驗收中存在的異常情況不作處理而可能造成賬實不符，主要的管控措施如下。（1）結合設備特性，制定明確的采購驗收標準，主要核對設備的品牌、型號、配置、中文標簽、運行情況等，如涉及軟件配置，尤其需要重點核對功能配置與授權期限是否符合需求。（2）驗收時醫學工程科、使用科室、采購中心必須同時到場，驗收合格后由醫學工程科整理好隨機資料及驗收單，并及時提交入庫。（3）驗收中如發現實際產品與合同不符等問題，驗收成員應立即匯報，由醫學工程科協同采購中心追查原因并及時處理，如發現不合格設備，由采購中心辦理退換貨等事項。

1.6付款環節

付款是指在計劃財務科對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。該環節存在的風險點主要為付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，主要的管控措施如下。（1）由計劃財務科與醫學工程科共同審查合同、送貨單、入庫單、驗收單、采購發票等票據的真實性、合法性和有效性，判斷該款項是否確實予以支付。（2）根據國家有關規定，合理選擇付款方式，并嚴格遵守合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。（3）加強預付款和定金管理，對于大額的長期的預付款項，應定期進行追蹤，如發現有疑問的預付款項，應及時采取處理措施。

2采購的后評估環節

醫院應定期對醫療設備需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采購成本、供應商管理、合同簽約及履約情況進行專項評估和綜合分析，及時發現采購環節中的薄弱點，優化采購流程，提升采購效能，改善采購質量。

3小結

醫療設備采購過程中所面臨的風險受到內部及外部多重因素的影響，因此，過程中應根據實際情況相對考量，有效提升設備采購效率，保障醫院與患者的利益。在設備采購環節進行內部控制能夠有效降低采購環節中可能發生的風險[4]。在內部控制的實際實施過程中，應加強對采購人員的培訓，使其能夠熟悉醫院發展計劃并以發展計劃為依據把握醫院所需的采購信息，同時保持良好的內部溝通，以便及時準確地把握各臨床、醫技科室等對醫療設備的實際需求，保障設備采購后的利用率[5]；此外，應加強對風險變化的應對能力，確保招標采購過程公開、公正、公平，設備采購后對應的診療活動順利開展，以及醫院運營的社會效益和經濟效益。目前，我院在產品調研環節，仍對設備的綜合運行成本考慮不足，最終可能發生購置成本較低的設備綜合運行成本偏高的情況，需在今后的實踐中不斷完善解決。

［參考文獻］

［1］王小平.內部控制在醫療設備管理中的應用探討[J].經濟師，2017（1）：245-246.

［2］王歡.醫療設備風險管理的現狀與對策[J].中國設備工程，2018（19）：44-45.

［3］李加榮.醫療設備的風險因素及風險管理方案[J].醫療裝備，2018，31（12）：58-59.

［4］郭麗鳳.《政府采購法實施條例》對醫療設備采購的影響[J].醫療裝備，2015，28（13）：50.

［5］張林海.醫院設備器械采購社會化的實踐探索[J].現代醫院管理，2016，14（3）：45-46.

作者：苗琛 楊治強 蔡永旭 單位：樂山市人民醫院醫學工程科