高校檔案管理的現代化建設策略

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[摘要]社會經濟的飛速發展推動了網絡信息技術的不斷進步，網絡信息技術與社會各行各業之間的聯系日益緊密，在高校檔案管理工作中推進檔案管理的現代化建設，需要網絡信息技術的有效支持與保障。檔案管理是高校行政工作的重要組成部分，在一定程度上影響了高校辦公的整體效率。在信息量不斷增加的背景下，傳統的高校檔案管理方式已經無法滿足日常工作的相關要求，紙質檔案管理方式導致工作效率降低，許多工作人員面臨著較大的工作壓力。推動現代信息技術與高校檔案管理相互融合，成為促進現代化建設的重要方向，文章分析了高校檔案管理現代化建設的積極意義，結合現階段檔案管理現代化建設面臨的問題，提出了有效推進高校檔案管理現代化建設的策略，供廣大檔案管理工作者參考借鑒。

[關鍵詞]高等教育；檔案管理；現代化建設

高等教育是我國教育體系的重要組成部分,在我國教育事業飛速發展的時代背景下,高校的建設與發展同樣取得了長足的進步。在高校的發展歷程中,檔案管理能夠為高校發展過程中的決策提供相應的資料支持,對學校的教學科研等各方面都能起到積極的推進作用。在現代科技技術不斷發展與進步的背景下,檔案管理的現代化建設,并沒有完全跟上時代發展的潮流,檔案管理工作的整體質量受到一定的影響。由于現代化建設面臨著諸多問題與挑戰,許多高校在檔案管理工作中,對檔案管理的現代化建設投入不足導致檔案管理難以滿足日常的教育管理需求。筆者認為推動高校檔案管理的現代化建設能夠促進高校日常工作的全面落實,相關管理人員必須重視對現代化手段的有效應用,更好地滿足使用者的實際需求。

一、高校檔案管理現代化建設的積極意義

（一）有利于提高檔案管理工作效率

在推進現代化高校檔案管理的過程中,高校檔案管理工作的整體效率能夠得到顯著提升,一方面保證了檔案資料的安全性,另一方面也能夠為檔案的歸類和整理帶來較大的便利,真正提高整體運轉效率,更好地服務于市場的使用需求。實際上傳統的高校檔案管理工作主要以紙質檔案管理為核心,紙質檔案本身具有一定的管理難度,復雜多樣的紙質檔案雖然能夠起到記錄效果,但是很難真正滿足日常的使用需求,在檔案歸類和整理的過程中,管理人員面臨著較大的工作壓力,部分檔案卷中長期積壓,沒能得到及時處理,導致檔案室的價值無法得到充分凸顯。在不斷推進現代化管理的過程中,相關工作人員能夠利用網絡信息技術對相關資源進行整合,既方便了檔案的歸檔,同時也能夠在一定程度上提高日常工作效率,這樣一來檔案管理的整體效果能夠得到充分保障。

（二）有利于提高檔案管理服務水平

高校檔案管理工作是為了服務于使用部門,在高校做出政策決策的基礎上,對檔案資料的調動顯得尤為重要,但是傳統的紙質檔案管理下,檔案的調動效率較低,一方面需要經過復雜的流程進行申請,另一方面也需要相關管理人員花費大量精力收集相關的檔案,這就導致檔案管理的服務效率較低,相關的使用部門在檔案使用過程中很難提高實際工作效率。通過推進高校檔案管理的現代化,建設信息化的管理手段,能夠成為提高服務效率的重要途徑,在相關部門提出使用要求后,工作人員能夠借助電子信息技術快速調出與之對應的檔案,并且通過在線發送的方式提供給相關的使用人員,在此基礎上,檔案服務效率變得更加高效。從某種程度上來看,高校檔案服務效率得以提升的情況下,日常的教育管理以及科研等各方面的工作效率也能隨之提高,高校檔案管理工作的基本職能才能得到充分凸顯。

（三）有利于實現高校檔案資源共享

高校檔案管理工作本身是一項嚴謹的工作,高校的建設和發展歷程都能夠在檔案中得到充分體現,這部分內容可以作為宣傳的重要素材,一方面幫助后來者了解歷史,另一方面也能夠真正做到不忘初心。在推進檔案管理的現代化建設過程中,檔案管理的相關資料內容可以實現高效率的共享,只要權限到位,那么檔案可以在第一時間發布給使用部門,通過這樣的方式實現檔案的有效使用。相較于傳統的紙質檔案管理方式,現代化的檔案管理信息更加齊全,能夠有效避免信息殘缺,以及對檔案出現損壞的情況。在資源共享功能得到全面建設的情況下,高校檔案管理的整體工作效率才能得到提升,現代化的檔案管理活動才能發揮應有作用。

二、當前高校檔案管理現代化建設面臨的問題

（一）對檔案管理現代化建設缺乏重視

高校檔案管理工作本身具有一定的基礎性特點,在高校建設和發展的過程中,許多管理人員對檔案管理工作的現代化建設缺乏重視,沒有真正意識到檔案管理現代化不可替代的作用,這就導致在檔案管理工作方面的投入較為有限。教育本身是為社會輸送高素質人才的重要平臺,在高校的建設和發展歷程中,他們的關注點大多停留在學業情況,以及就業率等幾個方面,格外關注日?；顒又械慕逃顒?而沒有真正考慮到教育過程中形成的文件資料管理,這就導致檔案管理工作的整體實施效果較為有限。從教師的角度來看,許多高校教育工作者在工作過程中對檔案的使用不夠充分,他們只是偶爾查詢相關資料并調取文件,而沒有真正意識到檔案管理背后的深刻內涵,這也導致檔案管理工作始終得不到重視。甚至還有部分檔案管理工作人員本身對自身的工作職責缺乏明確的定義,沒有真正意識到自身檔案管理工作的獨特作用與價值,甚至出現了自我否定的心理,在實際工作中存在敷衍了事的情況。在各方面對檔案管理工作缺乏重視的情況下,檔案管理的現代化建設難以得到充分的支持,最終導致檔案管理處于雜亂無章的狀態。

（二）缺乏完善的檔案管理工作制度

現有的高校檔案管理工作中,許多高校并未建立起相關的檔案管理工作制度,對高校檔案的整理以及后續的管理工作缺乏科學指導,檔案管理大多停留在經驗的層面,而沒有真正形成完善的管理制度,這也導致檔案管理本身較為混亂,很難真正做到系統性的管理。許多高校在檔案管理制度建設方面缺乏經驗,對檔案管理缺乏明確的流程和標準,甚至出現將學生檔案交由學生會系部自行處理的情況,這就導致許多學生在臨近畢業時發現檔案丟失。還有部分學校雖然設置了專門的檔案管理部門,但是在日常工作中并沒有制定相應的工作規范,由于檔案管理人員本身缺乏科學的理論指導,在檔案管理中沒有制度的約束,導致檔案管理過于隨意,在人員交接方面存在較大的漏洞。

（三）缺乏推進檔案管理現代化建設的人才

無論是傳統的紙質檔案管理,還是現代化建設下的信息系統管理,這些活動都需要由人來完成,目前許多高校在檔案管理工作人員的隊伍建設方面存在一定的不足,檔案管理工作人員專業技能和素養仍然有待提高。實際上現代化的高校檔案管理工作需要由人來完成,但是目前許多管理人員在檔案管理方面的學習不夠充分,有些高校在招聘相關人員時沒有考慮到專業特點,這就導致檔案管理人員的整體素質有待提升,難以有效完成檔案管理的基本工作。實際上,檔案管理工作中對檔案的分類整理立卷等基礎知識都具有一定的學習門檻,在開展相關工作時,倘若工作人員不具備較強的理論知識和實踐能力,很難真正滿足高校的日常檔案管理工作需求,也無法適應檔案管理的現代化建設趨勢。

（四）缺乏現代化檔案管理所需的基礎設施

高校現代化檔案管理需要相應的基礎設施支持,電子計算機、高質量的網絡以及儲存信息的U盤,這些都是現代化檔案管理必不可少的內容。但是在現有的高校檔案管理工作機制下,許多高校對基礎設施的建設投入不足,雖然能夠配置電子計算機等工具,但是工具大多較為老舊,一方面影響日常使用,另一方面也缺乏檔案儲存和管理,必備的功能很容易由于設備出現故障而影響到檔案管理的效率。此外還有許多高校在檔案管理工作中沒有做好對檔案的備份,由于U盤等材料仍然存在一定的安全管理風險。

三、推動高校檔案管理現代化建設的有效策略

（一）自上而下轉變對檔案管理的態度

轉變對高校檔案管理工作的態度是推動高校檔案管理現代化建設的基本前提和基礎,只有思想觀念得到轉變才能真正推動相應的工作形式改革,在各方面都對檔案管理產生正確認知的情況下,相關的資源配置以及檔案管理工作人員的態度才能夠發生轉變。這就意味著高校管理人員應當轉變自身對檔案管理的認知,在日常使用檔案的過程中,能夠意識到現代化的檔案管理工作,對提高高校整體工作效率的積極作用。在管理者思想觀念得到轉變的情況下,還需要推動教師對檔案管理觀念的轉變,通過集體會議以及下發文件等多種方式,讓教師能夠做到主動配合檔案管理人員完成日常的檔案管理工作,以此為基礎,在高校內部形成良好的檔案管理氛圍,通過這樣的方式讓檔案管理人員的自我認同感得到有效提高。在高校全體工作人員的通力配合下,檔案管理工作才能得到順利落實,現代化的檔案管理手段才能在高校檔案管理工作中得到有效的實現。

（二）基于校情完善檔案管理工作制度

制定完善的高校檔案管理工作制度是推動檔案管理工作有序開展的重要前提和基礎,為此高校應當充分考慮到自身的建設發展情況,通過對檔案管理工作制度的合理優化,更好地服務于日常工作。完善的檔案管理工作制度,應當明確相關工作人員的操作要求,根據檔案的整理歸檔以及調動等各個方面的工作內容,做出具體的指導,一方面方便檔案管理人員規范操作,另一方面也能夠讓檔案管理工作整體的紀律感得到提升。高校檔案管理的工作制度應當體現安全管理方面的內容,一方面規定不同層級使用者的權限,另一方面也要建立起關于檔案數據備份遷移等方面的管理制度,通過這樣的方式避免檔案被盜、遺失。在檔案管理工作制度得到建立的情況下,無論是檔案的使用者還是檔案的管理者,都能夠更好地適應現代化的檔案管理工作,并且共同配合檔案管理的全面落實。

（三）加大檔案管理工作培養培養力度

為了積極推動高校檔案管理工作的現代化建設,高校必須重視檔案管理方面的人才引入,以及對管理人員的在崗培訓,通過這兩個方面的有效落實,讓檔案管理人才隊伍得到有效建設。從人才引入的角度來看,高校在招聘檔案管理工作人員時,應當考慮到應聘者的學歷,工作經驗等具體的條件,同時也需要結合現代化檔案管理的相關標準,對相關應聘者的信息化辦公能力提出相應的要求,通過這樣的方式,不斷為高校檔案管理工作的現代化建設注入新鮮血液。在對檔案管理工作人員進行培訓時,高校同樣需要建立起完善的培訓制度,既要在校內開展相關的工作會議,將先進的檔案管理理念進行有效宣傳。同時也要做好對相關領域的深入探索,邀請專家學者到校指導工作,真正推進檔案管理工作人員素質的提升。

（四）配置現代化檔案管理所需的基礎設施

從基礎設施建設的角度來看,高校必須加大對現代化檔案管理的相關投入,在基礎設施配置方面提供充分的保障,既要關注檔案管理工作人員的基礎性要求,同時也要從長期發展建設的角度來看,提高相關基礎設施的標準,確?，F代化的基礎設施能夠服務于檔案管理工作。在網絡信息化的基礎設施得到全面配置的情況下,檔案管理人員能夠更好地開展檔案管理工作,并且將自身的工作經驗與現代化設施緊密融合在一起,推動工作模式的進一步優化。對于良好的基礎設施,保障高校檔案管理工作中的檔案遺失等問題能夠得到有效避免,真正提高檔案管理的現代化建設。綜上所述,推進高校檔案管理工作的現代化建設是提高檔案管理工作質量的重要保障,也是不斷服務于高校日常教育管理活動的基本要求,那必須在現代化建設中,加大力度從基礎設施建設人員配置等多個角度出發,更好地服務于檔案管理的相關工作要求。

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作者：潘偉 單位：蚌醫一附院病案科