信息化技術對檔案管理的影響

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一、高等院校檔案信息化管理工作的重要性

從學校層面講，檔案信息化并不意味著舍棄紙質化，而是給檔案的安全性再加一把鎖。檔案內容的如實記錄、學校對檔案保存設施的投入、資助以及對人員的培訓，都直接或間接的影響著學校檔案管理的水平，也是體現高等院校對教育事業負責任的表現，目前信息化的時代，高等院校的優缺點都是透明化的，高等院校對學生負責、對學生學位檔案認真負責，這無疑也是吸引人才的途徑之一。從大學生教育層面講，尤其是管理類專業的大學生，高等院校對檔案的信息化管理也可以用于大學生們的科研教育中。首先可以讓學生們通過網絡接觸到大量的樣本，當然這其中必定是沒有大學生的隱私信息的樣本形式，對于大學生教育來講，這些就是寶貴的數據材料。其次通過對學校信息化管理檔案流程的了解，也可以鼓勵學生們進行管理層次方面的創新，爭取有更加方便快捷的管理方法，授人以魚不如授人以漁，這也是高等院校開展教育事業的精髓，同時這對于大學生教育的意義是重大的，對于在研大學生的幫助也是巨大的。從檔案所有者層面講，不論是在學生時代還是開始進入工作或者人生其他階段，自己的檔案調取可以永遠是安全的，查檔時也可以快速方便地拿到自己需要的資料，不再需要像過去一樣到處蓋章奔走甚至去異地提取，大大節省了各自的時間。

二、高等院校檔案管理存在的問題

（一）檔案整理不及時，管理意識薄弱

檔案整理工作是整個檔案管理流程中的基礎環節，但也是最重要的一環，一定要重視起來，強化對檔案的整理意識。大學生工作是由各個高等院校專門成立的大學生院行政管理，檔案也是單獨由高等研究院大學生院獨立進行管理的，隨后再統一移交至圖書館或者校內檔案館存檔。在上述一系列的過程中，絕大多數任務執行者都來自于大學生院，而大學生院在高等院校的占比相對較少，因而人員并不是特別的充裕，這也導致工作人員工作任務多，時間少，精力有限。而且由于檔案的保密隱私性等，使得高等院校也不能貿貿然將檔案的管理權分出去一小部分給編外人員?；谏鲜龇N種原因，造成了學位檔案管理時整理、保存以及歸檔等工作無法實施有序的進行。

（二）檔案管理專業人才隊伍建設不足

上述提到了檔案管理存在的意識薄弱問題，究其原因更在于檔案管理人員的專業性不足，我國開始檔案信息化的時程遠遠短于西方發達國家，但不可否認的是我們一直在努力進步完善我們的檔案信息化的問題，而且我們也取得了不錯的成果。但是相對來說，我們開始培養這方面的人才時間還是短暫的，經驗總體不足，也是在摸索中完善著我們的系統問題。所以在高等院校檔案信息化工作開展中，管理人員的具體思路、方法與創新能力并不是成熟穩定的，是在波動中總體進步前進的，去支撐起教育教學體系的高校發展和建設的檔案管理專業隊伍還需要相對長時間的磨練和建設。

（三）學位檔案信息化受限

雖然目前大多數高等院校檔案管理都進入了信息化階段，但是由于是初始階段，像信息化設備比如說路由器等的容量受限，不能有效與外部網絡聯通，實效性較差，有的還只停留在校園網的層面上，還達不到社會共享，學生離開校園后還不能方便的調取自己的學歷學位信息。

（四）檔案計算機管理手段落后

檔案計算機管理手段是指如何對收集來的檔案進行儲存、利用以及開發，不僅僅局限于對專門化的檔案計算機管理。由于檔案管理內容上具有廣泛性，檔案文件涉及的內容繁雜，層級混亂，需要大量的人力和精力進行整理歸納和開發利用。在傳統檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理的通常采用人工管理的工作方法，即通過人的腦部和手部進行檔案資料的收集、整理、篩選、放置等方面的工作。人工化管理工作模式下，存在效率低，錯誤率高、時間長、耗損大、回收難等方面的弱點，給檔案計算機管理工作帶來了一定的困難。檔案計算機管理工作的落后直接影響到工作進展。在數字化時代下，新的傳輸工具和儲存工具的開發，使得這些難題發生了根本性的變化，人工管理模式下帶來的問題對檔案計算機管理工作的阻礙已經弱化。但是，由于長期受到管理體制和資金投資的限制，以及領導干部的重視程度，以及檔案管理工作的價值轉換等因素的影響，檔案計算機數字化管理的進展比較緩慢，難以進行快速化的變革，在很大程度上依然采用人工化的檔案管理手段，而沒有采用數字化的檔案管理方式。

（五）檔案資源信息化開發緩慢

在數字化時代，檔案計算機管理中的檔案涉及到對諸多部門的資源利用開發，檔案計算機管理往往多部門分工與合作，不再是以往單個部門或者少數幾個部門合作就能完成的事情。多部門的分工與合作必然帶來信息傳遞和檔案資源的增加，其必然無形之中給檔案管理工作帶來了工作量的增加。傳統模式下的人工化的手段已經不能夠滿足檔案計算機管理工作上的需求。但是在現實運行之中，長期以來，認為檔案計算機管理管理就是利用計算機對檔案文件進行收發和簽收，不具有復雜性的工程，并沒有對其進行專門化系統化的利用和開發?，F代社會下，工作繁忙，對檔案資源信息化的需求轉變為一種剛性化的需求，這就意味著傳統的檔案資源開發已經不合時宜，需要把檔案計算機管理向檔案計算機信息化管理方向邁進，提高檔案資源的開發和利用。然而檔案計算機管理在很大程度上依然停留在線下的開發或者利用模式下，沒有能夠實現檔案資源信息化，或者說檔案資源信息化不全。

三、高等院校檔案信息化建設的有效策略

（一）檔案管理思路的創新

高等院校檔案的管理工作的開展也需要與學校的未來發展緊密結合在一起。首先毋庸置疑的是一定要和學校相關規章制度相符。高等院校應成立專門的檔案管理委員會進行檔案管理相應事宜的工作，以便對檔案管理工作的精確化定位，指定符合高等院校發展的檔案管理體系與結構。高等院校應當支持檔案委員會的改革事項，鼓勵委員會人員對管理方法方式思路的創新，指定與時俱進的現代信息化檔案管理具體操作事項，同時也鼓勵人員對現存紙質檔案管理的方法進行創新，保證檔案管理工作有條不紊地進行新舊方法的更替與融合。

（二）檔案管理機構的升級

高等院校檔案管理委員會的權限應不僅僅是對檔案保存方式的監管，更需要監管檔案整理的整個流程，促進管理過程中的高效，保證完成工作的質量。這也意味著責任到人制度的建立，確定相關管理人員的工作內容與工作范圍進行相應的區分，明確其工作重點，因為檔案內容相對固定，所以可以建立工作條文制度，增加工作人員的工作效率，體現問責制度的質量。同時還需要建立檔案管理委員會監察小組，以保證工作過程中的公正化、透明化以及正規化等方法開展檔案的管理工作。

（三）深入高等院校檔案信息化建設

高等院校計算機信息管理系統升級改造，學位檔案信息化建設還需更加深入。增大網絡儲存空間，建立空間科技云，建立數據共享平臺，采用更加先進的硬件設配和軟件操作程序，有條件可以聘請專業的程序團隊編制精確高級安全等級高的管理、查詢和利用程序；確定電子文件歸檔格式，確保電子文件保存符合保存規范，建立電子文件保密實施細則等操作流程和適度；檔案管理工作人員要熟練運用新編制的程序以及先進的設配，定期進行培訓網絡安全知識以及計算機使用技能等。

（四）更新檔案計算機管理理念，提升對檔案計算機管理工作的重視

檔案計算機管理的改革和創新首先要從理念上變革，只有理念上的轉變，才能夠更好地做到理論指導實踐，才能夠提高對檔案計算機管理工作的重視程度。檔案計算機管理工作理念的轉變首先體現在檔案計算機管理不是利用計算機技術對檔案的管理，而是利用計算機技術使檔案資源信息化從而更好地進行利用和開發，實現檔案計算機管理的最大效用。由于檔案本身就具有一定的價值屬性，通過計算機技術能夠把經驗性的總結和檔案實現儲存，使其在檔案計算機的管理模式能夠使其效用更大，對未來的工作具有借鑒意義。其次檔案文件的開發和利用在新的數字化時代下，必須通過數字化手段才能夠實現價值上的最大化。因此在檔案計算機管理工作中，我們要更新檔案計算機管理理念，提升對檔案計算機管理工作的重視程度。

（五）加強專業化人才的引進，注重素質建設

檔案計算機管理的改革和創新除了需要理念上的變革之外，還需要人的變革，即人才的引進。尤其是在數字化下，檔案計算機管理進行數字化的管理、利用、開發更加需要專業人才的引進。在傳統檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理崗位通常對技術性要求不高，認為檔案計算機管理工作的職責就是把各種檔案資源電子化、計算機化，而不是現在的信息化下的電子計算機管理，在傳統的管理職責理念引導下從而導致其專業素質不強，專業水平不高。檔案計算機管理數字化的開發和利用是現代社會專業分工的產物，需要專門人才的引進與之相配合。檔案計算機管理并不是對檔案資源進行采集和簡單地處理，其背后蘊含著復雜的數字運算和價值轉換，需要專業化的處理和運用。因此在數字化下，要加強對人才的引進，要改變以往的人才引進政策，要實現專業上對口，促使檔案計算機管理能夠更快地推進數字化的開發。

（六）加強高校檔案資源數字化建設，提高檔案資源的利用效率

檔案計算機管理的改革和創新的成果要以數字化的形態表現出來。只有通過數字化的開發和利用，才能夠實現檔案計算機管理上檔案資源價值上的最大化。檔案計算機數字化管理的建設要立足于實際，從檔案計算機管理現實情況進行出發。一般而言，檔案計算機數字化管理的建設可以從兩個方面入手。一是，專業人才的引進。檔案計算機數字化管理是高度抽象知識化的產物，需要專業人才進行開發和利用。二是，數字化設備和系統的開發和引進。設備的更新換代是檔案資源開發的物質基礎，缺乏物質基礎難以實現檔案資源數字化。數字化系統則是把檔案資源實現平臺式的整合，使檔案資源能夠轉化為數字資源。檔案計算機數字化管理的建設要從這最基本的兩個方面著手，只有這樣才能夠促使檔案計算機管理的改革和創新才能夠成功。

作者：李佳