秘書部門的職能

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秘書工作的基本職能是為領導服務，這種服務可以分為兩大類；1、事務服務，主要是后勤保障。2、政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調查研究、綜合協調、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。

秘書為領導服務有個范圍，在這個范圍內，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領導角色，圍繞領導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領導干部除了領導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領導帶孩子，搞家務，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業。

（一）辦公室的文書職能

辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結、講話稿、協議書等，文書印出來，還要發出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。

公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關知識；多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文；多總結，要打一仗進一步，就要多總結，這樣才能進步，人家的經驗固然重要，但最管用的還是自己的經驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結經驗，一個不善于總結，幾年后寫作水平會有較大差距。

在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。

公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規則就可以寫好公文了。我在這里強調吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據當地出現的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結出新經驗。

（二）辦公室的信息職能

人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領導機關來說，它是領導科學決策的依據，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領導。秘書部門是領導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：

一要精選信息，每天都發生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領導那里去，領導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當稻草。

第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據的東西也往上報，給領導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發性的事件，需要領導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發生了什么事情，詳細情況以后再續報?，F在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規定發現×××人員有外逃、聚集滋事或散發傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調在維護穩定方面要多報預警性和內幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預謀階段和萌芽狀態。

第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領導思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。

（三）辦公室的督查職能

黨和政府的決策出臺了，文件下發了，這只能說任務完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環節和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務，又要為決策的落實搞好服務。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。

督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所謂熱點問題是指決策落實中出現的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯系，對這樣的問題也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結合自己的實際進行創新，總結推廣他們的經驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。

搞督查工作要有求真務實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。

（四）辦公室的協調職能

辦公室是綜合協調部門，是協調各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協調左右，聯系內外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現，有大量的協調工作要做。如黨委、政府發文件，涉及到政策、法律問題要協調；開會，會前，會中、會后的一系列事項要協調；在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調整要協調；對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協調。通過協調理順關系，調動大家的積極性，共同把工作做好。

作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養自己的協調能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。

（五）辦公室的辦事職能

辦公室直接為黨委、政府和企業領導服務，承辦領導交辦的許多具體事務。除以上各項任務外，還有會務接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領導機關的不管部。

我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現。所以一定要耐心接待。凡應該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學習黨的政策，特別是新出臺的政策要學習好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。

當然，我們不主張大規模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規模群眾來上訪才去做工作。