市政府辦公室公文處理辦法

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為使我辦的公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據國家行政機關公文處理的有關規定，制定本辦法。

公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

綜合科是本辦公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理并指導其他科室的公文處理工作。

各科室負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法

第一章公文格式

一、公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發文字號包括機關代字、年份、序號。本單位的發文字號主要有以下7類：

1、常信辦發，用于本辦制發的重要文件；

2、常信辦通，用于本辦下發的通知、通報；

3、常信辦函，用于本辦制發平行公文及一般函件；

4、常信辦電，用于本辦傳真電報；

5、常信辦黨，用于本辦黨務工作；

6、常信辦人，用于本辦人事工作；

7、常信辦紀，用于本辦紀檢監察工作。

（四）上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）主送機關應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（七）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（八）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

（九）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人簽發日期為準。電報以發出日期為準。

（十）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十一）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十二）抄送機關應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

二、公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

三、公文用紙一般采用國際標準A4型（210mmX297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第二章行文規則

一、行文應當確有必要，注重效用。

二、行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，不得越級請示和報告。

三、本單位可以根據職權范圍與本級政府各部門相互行文，也可向下一級政府的相關業務部門行文；但除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

四、本單位各科室不得對外正式行文。

五、本單位可以和同級政府各部門、下一級政府、相應的黨組織和軍隊機關、同級人民團體、具有行政職能的事業單位聯合行文。

六、屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

七、向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

八、“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

九、除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第三章發文辦理

一、以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等過程。發文的程序如下：、

(一)經辦科室起草，擬制初稿；

(二)科室負責人對初稿進行校對；

(三)初稿交綜合科校核；

(四)分管領導對送審稿進行審核；

(五)送領導簽發；

(六)綜合科登記、編號、劃密；

(七)發文經辦人校對、印刷；

(八)保密員檢查、蓋章；

(九)發文。

二、草擬公文應當做到：

（一）公文內容和行文規范符合國家法律、法規及其他有關規定；

（二）根據行文的目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系，正確確定公文的文種；

三、擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文。

四、擬制公文涉及本單位業務科室有關工作的，先由相關科室負責公文的草擬工作。公文送負責人簽發前，應當由綜合科進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規定的要求等。

五、本辦公文審簽的分工如下：

(一)、由主任審批簽發的公文：

1、以市政府或市政府辦的名義制發的公文；

2、以市信息化領導小組名義制發的公文；

3、以“常信辦發”文號制發的上行文；

4、以本辦名義制發的下行文、平行文，由主任或者由主任授權的其他負責人簽發。

(二)、由支部書記審批簽發的公文：

以“常信辦黨”、“常信辦人”等文號制發的機關黨務、政工人事等相關工作文件。

六、公文正式印制前，綜合科應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

七、以市人民政府或市政府辦公室名義制發公文的，由本單位按照公文格式和標準起草初稿，送市政府辦公室秘書科核稿后進入文件審簽程序。

第四章、收文辦理

一、收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

二、收到下級機關上報的需要辦理的公文，由綜合科統一進行審核簽收，并及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關科室辦理。需要兩個以上科室辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經綜合科科長或分管領導批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

三、收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

四、收到上級機關下發或交辦的公文，由綜合科提出擬辦意見，送主任批示后辦理。

五、審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意。沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

六、送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，綜合科要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第五章公文歸檔

一、公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,由綜合科及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

二、歸檔范圍內的公文根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

四、歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第六章公文管理

一、公文由綜合科專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

二、對上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經上級機關負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

三、不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。

四、銷毀秘密公文應當指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

五、機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作有員調離崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

六、密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。