民營企業檔案工作情況考察匯報范文

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為切實推動我局“訪民情、聽民意、惠民生”主題實踐活動的開展，月日，局長，副局長、，副主任和各科室負責人組成調研小組，先后深入到中鼎、雙津、亞夏、保隆、五星等民營企業進行了重點調研，聽取了相關企業的檔案工作情況介紹、實地察看了檔案工作情況，并就如何做好檔案工作、發揮檔案工作效益開展了座談。各民營企業的相關領導和檔案工作人員積極配合，對企業檔案工作的現狀，面臨的問題和困難做了事實求是的匯報和陳述，同時對今后的工作提出了要求和建議。我局組織有關人員對調研中發現的問題進行了分析、研究，提出了應對措施和辦法?，F將調研情況報告如下：

一、基本情況

從調研情況看，全市民營企業的檔案工作與民營企業的發展狀況很不相稱，僅就規模以上的民營企業的檔案工作狀況看，也存在著嚴重的不平衡。目前我市民營企業檔案工作大體上可分為以下兩種情況：

大中型企業整體情況良好。全市18家大中型企業中，絕大部分企業落實了檔案工作機構和人員，設立了綜合檔案室，并對本企業在生產經營管理活動中形成的文書、產品、設備、基建、會計、人事等門類檔案進行了收集整理，并實行集中統一管理。其中，中鼎公司結合企業自身管理特點，成功自主開發了檔案ERP管理系統，對文書、設備、產品、合同、信函和人事等各門類檔案實行ERP網絡管理，實現了企業檔案工作信息化。大多數民營企業檔案用房和檔案裝用具基本滿足需要，檔案工作經費基本得到保障。建立了檔案安全保管、調閱利用等必要的制度、職責。檔案人員盡職盡責，認真做好檔案的收集、整理、保管、利用工作。檔案工作為企業產品生產、經營管理、設備維修、解決土地、債務糾紛等方面發揮了重要作用。

其他規模企業情況堪憂。在全市規模以上民營企業中，除18家大中型企業外，其余規模以上企業整體情況堪憂。除少數幾家企業落實了檔案工作機構和人員，開展了檔案工作外，其余企業的檔案工作沒有引起企業領導重視，處于無人員、無機構、無庫房，各類檔案材料沒有系統整理且分散在各部門的狀態，檔案工作沒有隨著企業的發展得到加強，不能適應企業發展需要。

二、存在問題

通過調研發現，當前我市規模以上民營企業檔案工作存在以下幾方面突出問題：

（一）檔案意識普遍欠缺。民營企業在創業和初步發展階段，是以追求經濟利益為第一要務，由于集中精力抓產品的開發、生產和銷售，而對檔案工作重要性的認識不足，重視不夠，沒有落實檔案工作機構和人員，企業檔案工作沒有建立開展起來，企業生產經營中形成的各門類檔案材料分散在各部門保管，沒有按規范要求整理。有些企業雖然有機構、有人員，但檔案室保存的只是會計檔案，設備、產品、銷售、人事等檔案散存在各部門，并未進行集中統一的規范化管理。而從現實情況看，部分民營企業法人根本不知檔案是什么，更談不上什么檔案意識。待企業發展有了一定規模后，則產生分化，有的民營企業法人開始重視企業規范管理和企業文化建設，檔案工作也由于某種原因得到了加強，這種情況下檔案工作得到重視，并非因為檔案意識的提高，更多的原因是企業管理的需要。

（二）檔案管理制度不健全、責任不明確，檔案材料流失嚴重。由于大多數民營企業沒有制定相應的檔案材料歸檔制度和工作職責，致使檔案材料特別是企業的設備檔案、基建檔案、產品檔案、供銷合同在收集、整理、保管、利用等環節上存在很大的隨意性，甚至受到人為的遺失或損毀，客觀上造成檔案材料的不齊全。同時，企業研發、生產、經營、銷售等檔案得不到有效的管理和控制，增加了流失、泄密的危險性。個別企業甚至出現了檔案丟失的情況，影響了企業的生產經營活動。

（三）檔案人員不穩定，專業人才相對欠缺。在全市已開展檔案工作的民營企業中，除中鼎、鳳形、亞夏等少數幾家企業檔案人員較穩定、檔案整理較規范外，其余企業檔案人員變動頻繁，造成檔案人員業務水平不高，不能適應檔案業務規范化建設的需要，普遍存在檔案整理不規范的現象。要做好民營企業檔案工作，檔案專業人才是必不可少，從民營企業實際情況看，大多數民營企業根本沒有檔案專業人才，也沒有考慮過引進檔案專業人才，這就更加大的我們檔案行政管理部門服務和指導民營企業檔案工作的難度。

（四）檔案保管條件有待進一步改善。檔案庫房不能滿足長遠發展需要，預留空間不足，隨著檔案數量的增加，一些企業檔案庫房將無法滿足需要。多數企業檔案室沒有配備防潮、防高溫設施，甚至沒有防盜、防火措施，不利于檔案的安全保管。

三、建議與對策

隨著我市民營企業的迅速發展，民營經濟已成為我市經濟建設的一支主力軍，加強民營企業檔案工作也就是為民營企業服務，為我市的經濟建設服務，為市委、市政府的中心工作服務。因此，如何以科學發展觀為指導，推進民營企業檔案規范管理已成為當務之急。

1、加強宣傳，營造氛圍。針對目前我市民營企業檔案意識普遍欠缺這一現狀，當務之急是增強企業法人的檔案意識，通過調研、座談等各種形式貫徹宣傳《檔案法》、《安徽省檔案條例》和《安徽省民營企業檔案管理辦法》，宣傳民營企業檔案工作。特別是要通過具體的實例宣傳檔案工作，如檔案如何為民營企業研發工作服務，為技改項目服務，為應訴反傾銷服務等等，使企業法人真正認識到檔案工作的重要性，從而使“要我做”變成“我要做”，為民營企業檔案工作的開展營造一個良好的氛圍。

2、提高認識，加強領導。民營企業各門類檔案是企業在生產經營管理活動中形成的真實記錄，是企業的重要資產和規避風險的基石。檔案工作是企業管理工作的一個重要組成部分，是企業持續健康發展的重要保證。檔案在為企業生產經營、設備維修、解決糾紛、維護企業合法權益等方面有著不可替代的作用。經營管理者要切實加強對企業檔案工作領導，把檔案工作擺上議事日程，為企業檔案工作的開展創造條件。

3、建立健全檔案管理網絡體系。各民營企業要明確分管檔案工作領導，及時協調解決企業檔案工作中存在的困難和問題。成立綜合檔案室，配備專（兼）職檔案員，負責集中統一管理本企業文書、產品、設備、基建、會計、聲像、人事等各門類檔案。各職能部門和有關崗位配備兼職檔案員，負責本部門（崗位）文件材料的收集、整理、歸檔。按照不同的規模確定不同的要求的原則，指導各民營企業開展規范建檔工作：其中，年銷售收入億元以上的企業，要求成立綜合檔案室，建立健全檔案管理網絡體系和相關管理制度、崗位職責，配備必要的檔案保管、保護設施設備，編制檢索工具，開展檔案信息化建設；年銷售收入5千萬到億元之間的企業，要求成立綜合檔案室，落實檔案員，各門類檔案要收集齊全并進行規范整理；其他規模以上企業，要求落實檔案員，各門類檔案要收集齊全，安全保管。

4、加強人員培訓，規范檔案整理。各民營企業應選配能適應檔案工作、熱愛檔案工作的同志為綜合檔案室專（兼）職檔案員，并保持相對穩定。規模較大、檔案數量較多的企業應配備專職檔案員，其他暫不具備配備專職的，其檔案員也不宜兼職過多，要確保其主要精力用在檔案工作上。企業要為檔案人員的業務學習、業務培訓創造條件，支持檔案人員參加各級檔案行政管理部門舉辦的檔案業務培訓班的學習培訓，以提高檔案人員的業務素質。要結合自身實際，制定企業檔案分類方案，指導企業各門類檔案的分類、整理、編號編目。要根據國家檔案行政管理部門制定的文書、科技、會計、聲像等各門類檔案整理標準，規范整理企業各門類檔案，便于企業檔案的保管和利用，并為計算機管理檔案奠定基礎。

5、制定并落實各項管理制度，明確職責，嚴格考核。各民營企業要根據檔案管理的要求，結合本企業的實際情況，制定檔案的收集、整理、移交歸檔、安全保管、保密、利用等制度，要建立設備開箱、基建檔案保證金制度，制定各職能部門（崗位）文件材料的歸檔范圍并嚴格執行。要明確檔案管理體系中各有關人員、部門（崗位）職責，把文件材料的收集齊全、檔案整理規范和安全保管等內容納入崗位考核，推動企業檔案工作走上規范化軌道。

6、努力開發檔案信息資源。各民營企業綜合檔案室要根據實際需要編制各種檢索工具，方便利用。積極編制大事記、機構沿革、產品介紹、工程項目簡介等資料，變被動服務為主動提供利用，最大限度地挖掘檔案為企業生產經營服務的作用。有條件的企業應配備檔案管理軟件，實行計算機管理與檢索，提高檔案的查準率和查閱速度。

7、加快檔案信息化建設步伐。各民營企業的檔案管理系統應與企業有關管理系統(如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等)相銜接，確保綜合檔案室對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。各民營企業可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、政府網、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統，構筑企業信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。

8、加大投入，確保安全。各民營企業要加大對檔案硬件設施建設的投入，綜合檔案室應有適應需要的檔案庫房和調閱、辦公用房，檔案室應配備防盜門窗、防光窗簾、防蟲藥、滅火器等，確保檔案安全。有條件的要配備去濕機、空調等，逐步改善檔案的保管條件。