采購檔案管理范文10篇

第一條為加強政府采購檔案管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合實際情況，制定本辦法。

第二條*市貨物和服務類項目政府采購檔案管理適用本辦法。

第三條政府采購檔案是指在政府采購活動中直接形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

政府采購過程中形成的各種記錄的正本必須歸檔保管；政府采購過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，可以作為資料保存；對于涉及商業秘密和其他保密事項的，應當按照國家保密法律和行政法規的規定進行管理。

第四條各級政府采購監督管理機構負責政府采購檔案工作的指導、監督和檢查。

第五條政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄。政府采購監督管理機構、采購人和政府采購機構在管理、組織實施政府采購活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實性、完整性和有效性，不得偽造、變造、隱匿或者擅自銷毀。

摘要：政府采購檔案管理工作主要是對政府相關部門采購活動及各項決策進行記錄，也是確保采購公正、公開、公平的重要手段。經過20余年的努力，政府采購管理工作已經獲得了長足的進步和發展。但是隨著我國經濟的發展，加之各方面因素的影響，政府采購檔案管理工作開始出現一些弊端與不足，亟需對其進行改進?；诖?，本文對政府采購檔案管理工作中的問題以及對策進行分析探討，以期能夠幫助有效解決當前政府采購檔案管理工作中的問題。

關鍵詞：政府采購；檔案管理；存在問題；解決對策；分析研究

政府采購工作是政府能夠正常良好運行的一個重要基礎，而政府采購檔案則是政府采購工作活動過程的書面記錄與見證，其不僅能夠反映出政府機構進行采購的相關工作過程，也能夠真實地記錄并反映出在采購過程中的各項具體決策行為。根據政府采購檔案文件記載，能夠總結政府采購活動中的經驗教訓，為政府后續采購工作的高效高質開展提供參考。但是當前我國部分政府部門的采購檔案管理工作仍然存在一些問題，因此對政府采購檔案管理工作中的問題及對策進行分析研究，具有重要的現實價值和意義。

一、政府采購檔案管理概述

政府采購也被稱為公共采購，是指我國各級政府以及其所屬機構為開展日常的政府工作以及政務工作或為民眾提供公共服務的需要，在政府財政部門或其他有關部門機構和社會公共監督的條件下，以國家法定的方式、方法和程序，對貨物、工程、服務等行為進行采購的過程。政府采購作為一項政府中工作量巨大且復雜的系統工程，必須對其采購過程進行全方面、多層次地真實記錄和反映。政府采購檔案是政府采購過程中的真實記錄與資料，完整、科學的政府采購檔案不僅可以確保政府采購工作的順利進行，而且還可以有效提高政府采購檔案管理工作效率。通常情況下，政府采購檔案管理工作一般是以文字、圖紙、光盤、圖表、聲像等形式作為載體，且管理工作主要包括：（1）采購項目實施中的文字資料，如采購項目文件材料、評審文件材料、招投標文件材料、合同文件材料等；（2）政府采購檔案管理的記錄資料，如采購檔案查閱與銷毀資料、采購檔案交接清冊資料等；（3）采購管理工作中所涉及的文件資料，如審批資料、政府采購工作相關規定制度、日常統計資料、年度報表資料等。在政府采購過程中，各環節所涉及的檔案資料比較多，對其進行良好管理，是尤為必要且重要的。

二、政府采購檔案管理作用

摘要：隨著我國科學技術不斷的發展，人民生活水平的提高，電力企業也取得了很大成就。但是在招標采購檔案管理中還存在一定的問題，例如管理規范不健全，審查制度不合格，人員管理存在漏洞等，針對這些問題，如果不進行有效的處理，采購資金會大量流失，企業的經濟利益將會得不到保障。下面就進行這方面的分析，希望給有關人士一些借鑒。

關鍵詞：電力企業；招標采購；檔案管理

進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監管采購成本，把企業的經濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析

1.管理規范中的問題分析

對電力企業的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優勢就是市場透明公開，電力企業可以獲得價格便宜，質量有保證的建設物資，在我國經濟不斷發展的情況下，招標采購事業也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監管規范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發展發現中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業進行招標前，一定要先設置嚴格的規范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業沒有系統的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業有嚴格的規范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監管工作不到位，再加上監管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監督機制。

摘要：隨著我國科學技術不斷的發展，人民生活水平的提高，電力企業也取得了很大成就。但是在招標采購檔案管理中還存在一定的問題，例如管理規范不健全，審查制度不合格，人員管理存在漏洞等，針對這些問題，如果不進行有效的處理，采購資金會大量流失，企業的經濟利益將會得不到保障。下面就進行這方面的分析，希望給有關人士一些借鑒。

關鍵詞：電力企業；招標采購；檔案管理

進行電力建設過程中，需要及時的進行項目采購，確保降低建設成本，保障電力項目的建設質量。但是具體采購過程中，如果沒有完善的管理措施，不控制不了資金的使用情況，甚至出現挪用公款，中飽私囊的問題，因此必須科學的對招標采購資源進行分配，然后嚴格監管采購成本，把企業的經濟利益放到第一位，下面就先分析其中的漏洞。

一、招標采購檔案管理中所存在的問題分析

1.管理規范中的問題分析

對電力企業的建設項目進行招標和采購，就是要各個供應商在公平競爭的情況下，把電力建設中需要使用的多種物資，利用投標和招標的方式進行購買，其優勢就是市場透明公開，電力企業可以獲得價格便宜，質量有保證的建設物資，在我國經濟不斷發展的情況下，招標采購事業也日益繁榮，但是也暴露出了一些問題，例如監管規范存在很多漏洞。采購和招標都是新興項目，其制度也有待完善，一般都是在不斷發展發現中提出問題，然后予以解決，對該制度進一步完善。其是一個長期的過程，不能畢其功于一役。而電力企業進行招標前，一定要先設置嚴格的規范制度，這樣才能很好的對其行為進行約束。由于企業沒有系統的招標方式，因此導致采購流程隨意，少部分企業有嚴格的規范，但是在落實不到位，其具體效果也很難體現。很多招標行為都是暗箱操作，導致項目不能正常建設。除此之外，一些招標部門管理職能劃分不清，監管工作不到位，再加上監管人員配合不默契，招標期限一拖再拖，因此必須完善招標采購的監督機制。

摘要:醫療設備檔案在醫院管理中發揮著重要作用，而醫療設備采購合同檔案又是醫療設備檔案的重要組成部分,提升其規范化管理顯得必要且重要。文章通過分析醫療設備采購合同檔案的現狀，從主觀和客觀探析現狀問題的原因，最后通過加強意識觀念、明確檔案范圍、完善歸檔與存檔形式的思路探尋規范化管理之道，旨在促進醫療設備采購合同檔案的規范化管理。

關鍵詞:醫療設備;合同檔案;管理

近年來，隨著醫院規模的擴大，醫療業務水平的提高，很多醫院的基礎診療設備和專科設備投入在增加，在采購醫療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數量巨大。因此，為了進一步完善醫院固定資產管理，規范醫療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫院的醫療設備采購合同檔案管理現狀出發，歸納出醫療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規范化的管理視角，提出醫療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫院檔案管理水平的不斷提升。

一、醫療設備采購合同檔案管理現狀

由于醫療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫療設備的采購周期較長，這就對醫療設備采購合同提出了新的挑戰和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現了較為常見的問題。

（一）部分醫療設備采購合同檔案資料缺乏完整性

〔摘要〕本研究結合醫院實際情況，論證了建立醫療設備檔案的必要性，闡明了建立醫療設備檔案的過程，探討了醫療設備檔案管理工作目前存在的難點，并針對問題提出了建議。

〔關鍵詞〕醫療設備；檔案管理；建議

醫療設備檔案是指在醫院購置維護醫療設備過程中，整理形成的包括申請、論證、采購、驗收、付款、維護、轉科和報廢等資料[1]，而醫療設備檔案管理則是對醫療設備檔案資料的搜集、分類、統計分析、歸檔以及利用的工作[2]。醫療設備數量繁多，種類多樣，使得醫療設備檔案管理工作復雜煩瑣，這其中還涉及了許多理論和方法，使用不同的方法進行管理，得出的成效是不一樣的。哪種方法更科學，哪種方法更適合自己醫院，是醫療設備檔案管理員每天都要思考的問題。只有找對了方法，才能將醫療設備檔案管好用好，最大限度發揮檔案的作用，提高醫療設備的使用率和經濟效益[3]。

1建立醫療設備檔案的必要性

隨著醫院現代化的發展，醫療設備日益增多，現代化醫療儀器設備成為醫院重要的組成部分，是高、精、新技術應用于醫學教學、臨床診斷和治療的成果[4]。醫療設備不僅品種繁多，而且壽命長短不一，如何才能把醫療設備管好用好，必不可少的需要建立醫療設備檔案，檔案內放入所有與本設備有關的文檔資料，力求讓設備從立項到報廢的每一個過程都一個詳盡的記錄，并且整理歸案，一機一檔。這樣不管醫院的設備有多少臺，類型有多少種，我們都可以通過設備檔案知道每臺設備目前的情況，做到多而不亂，繁而不瑣。

2醫療設備檔案的建立

[摘要]現階段，隨著醫院就醫患者人數的不斷增多，醫院經營規模逐步擴大，招投標項目也隨之增多，使得招投標檔案管理在醫院院務公開、基建項目管理以及內部管理中的作用日益凸顯。該文從分析醫院招投標檔案的特點入手，對醫院招投標檔案管理存在的問題進行分析，并提出規范化管理的策略，期望對提高醫院招投標檔案管理水平有所幫助。

[關鍵詞]醫院；招投標；檔案管理；規范化

醫院招投標工作是醫院滿足醫療服務所需的一項重要工作。大部分醫院設置了招投標辦公室，專門負責招投標工作，嚴格執行招投標規范程序。但是，醫院卻未對招投標檔案管理引起足夠的重視，在檔案管理中普遍存在著管理制度缺失、檔案資料收集不完善、檔案信息化建設滯后、檔案人員素質不高等問題，嚴重影響著招投標檔案管理水平的提升。加之，醫院招投標檔案具有系統性、多樣性和分散性的特點，與一般檔案相比其管理的復雜程度更高，進一步增加了檔案管理工作的難度。為此，醫院必須轉變傳統觀念，明確招投標檔案管理在醫院內部管理中的重要性，將招投標檔案管理貫穿于招投標項目實施的全過程中，對招投標檔案實施規范化、標準化、信息化管理，進一步提升招投標檔案的管理效率和水平。

1醫院招投標檔案的特點

醫院招投標檔案是指在招投標過程中形成的各類資料，與其他類型的檔案資料相比，招投標檔案具有特殊性，具體體現在以下3個方面。1.1系統性。醫院的招投標與建設工程的招投標存在較大的差異，這是因為醫院在開展招投標工作時，是以單個的項目、具體的醫療設備作為一個獨立的單元展開的，與項目有關的資料具有較強的系統性。醫院進行招投標的過程中，任何的程序均會形成內容各不相同的材料，每一份材料都有自身的價值和作用，缺一不可?，F階段，國內醫院的招投標檔案主要包括以下內容：招標申請、院領導意見、具體的工作方案、招標邀請書、技術要求及參數、各類表格（評分表、匯總表、價格分析表等）、招標公示及中標通知，與醫院招投標工作有關的案卷具有較為完整的系統性。1.2多樣性。與建設工程項目相比，醫院的招投標項目更多、種類更加繁雜，歸屬于設備采購的有核磁共振成像設備、彩超類設備、透析設備、X光機、動態心電圖設備等等；歸屬于物資管理部門的有各類辦公用具、衛生耗材、醫療科室耗材等，其中涵蓋數百個種類；歸屬于后勤管理部門的有鍋爐設備更新、燃煤采購、車輛維修和專業養護、病患服裝及被褥洗滌、裝修改造、食堂承包等等；歸屬于藥事委員會的有藥品、藥劑的招投標等。醫院的招投標囊括了從基建到物資等所有內容，每一項招投標都會產生相應的資料，由此使得醫院招投標檔案工作呈現出多樣性的特點，對檔案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在醫院的各個職能部門中，招投標委員會并非常設機構，大部分招投標工作都是由招標辦公室全權負責。而具體的項目采購則是由相關的職能部門負責管理，如大型醫療設備采購由設備管理部門負責。在這一前提下，醫院招投標項目所產生的檔案材料，全都分散在各個職能部門當中，由此使得檔案具有了分散性的特點，這樣一來，給招投標檔案的集中管理帶來諸多不變，從而影響了檔案管理效率和水平的進一步提升。

2醫院招投標檔案管理存在的問題

采供血機構是不以盈利為目的，采集、提供臨床用血的公益性機構，是公共衛生應急保障體系的重要組成部分。在其采供血活動過程中，關鍵設備，如全自動酶免處理系統、全自動核酸檢測系統、大容量低溫離心機、全自動血液單采機等，是保障臨床用血安全、及時、有效以及履行血液應急保障職責的基礎資源。近年來，隨著采供血機構質量體系運行的逐步完善，對關鍵設備的規范化管理顯得尤為重要。

1確定關鍵設備建檔范圍

隨著科學技術的進步，采供血機構的儀器設備也越來越精細，規模越來越大，對操作人員要求越來越高。關鍵設備是指在采供血過程中可能影響到血液質量的設備設施，貫穿血液采集、分離、檢測、運輸的全過程，對其進行規范化管理尤為重要。確定了關鍵設備范圍，應從設備采購、專項培訓、技術驗收、日常維護等環節進行監督管理，規范建檔流程。建檔資料包括設備采購計劃、設備說明書和光盤、購入后的安裝調試與專項培訓、使用前確認和驗收。確認可以正常使用后，需要接收單位粘貼合格標簽方可常規使用。檔案資料必須完整、有序且保存完好，這樣有助于設備的使用、維護與故障報修等。

2制定關鍵設備檔案管理制度

設備檔案管理是管好設備的基本條件和依據，是保障其正常運轉、延長使用年限的有力措施，也是設備故障報修的必備材料。所以，建立關鍵設備的檔案，進行規范化管理，對提高設備使用率、充分發揮效能起著至關重要的作用。由于關鍵設備檔案管理的特殊性，應設有專崗/專人負責，以保障檔案的完整、準確、系統和安全［1］。管理制度實行統一領導、分級負責、歸口管理、責任到人。關鍵設備資料載體多樣，包括紙張、照片、光盤等，其日常操作由實際使用科室完成，招標采購大多由設備科與實際使用科室共同完成。資料收集可以按照招標采購、安裝調試、日常使用三個階段，遵照質量管理體系文件要求，分類存放，交由檔案室管理。使用頻率高的文件可以復印后存放于使用科室日常查看。規范化管理有助于發揮關鍵設備的最大效能，為臨床提供安全、有效的血液制劑。

3建立關鍵設備檔案管理網絡

摘要：醫院醫療設備質控工作是維持醫療設備質量穩定，提高醫院醫療質量的重要方面，醫療設備檔案完整，可以為設備質控提供基礎依據，降低損壞率，確保使用質量。本文從建立設備檔案的意義入手，根據當前醫療設備檔案的現狀，探討如何加強設備檔案管理工作，從而提高設備質控管理水平，最終提升醫院醫療質量。

關鍵詞：檔案管理；設備控制；醫療質量

醫療設備質量的穩定性，影響著醫院醫療質量，近年隨著醫療設備技術發展，設備的穩定性不斷加強，故障率降低。同時，另一個影響因素，就是等級醫院的評審工作，推進各基層醫院精細化管理，設備質控工作得到不斷加強。我院近三年統計數據顯示，通過醫療設備的質量管理控制，因設備引發的不良事件逐年遞減，設備維修率不斷下降，三年累計為醫院節約資金70余萬元，因此醫療設備質控成為醫院質量管理的重要組成部分。醫療設備質量控制涵蓋采購前論證、采購、安裝、使用、日常維護、維修到綜合評定、報廢每個環節，涉及安全、質量、成本和效益四方面管理，因此詳實、完整、全面的設備檔案在醫療設備質量控制管理中有著重要的意義，建議二級以上醫院設備科建立專門的設備檔案室，專人專管，確保設備質控體系各項任務的落實。

一、完善醫療設備檔案的意義

醫療設備質量控制能否在醫院順利實施，能否促進其本身的發展壯大和提高，需要各方面的支持，而其中的基礎數據離不開醫療設備檔案。我們可以從實現質控的一種重要管理方法，即PDCA循環管理法中看出設備檔案的作用貫穿始終。在此方法中要達到既定目標首先要計劃（PLAN），而計劃的首要就是收集相關資料，同時在同一環節的最后一項處理（ACTION）中，只有總結經驗即做出相關檔案資料才可能實現質控的持續改進。因此，完善的設備檔案可以為醫療設備質量控制提供管理、督查、改進依據，并促進質控質量不斷提高。一套完整的醫療設備檔案必須抓好醫療設備論證采購、臨床使用和設備工程維護保障三關的基礎資料收集，確保資料的完整性、連續性、專業性，并獨立成卷，方便查找使用，避免出現“死”檔案。同時，要強化設備使用和維護管理人員的安全管理意識，引導工作人員以專業數據為工作依據，變被動為主動，變維修為預防維護，將“事后”處理改為“事前”干預，不斷提升醫院醫療設備質量管理內涵，積累醫院安全文化。1.設備前期論證方面的完整檔案能為醫院決策提供正確的依據。醫院采購設備前期論證材料包括設備準入標準、可行性分析報告、安裝場地條件、財務預算及收費標準等綜合評價資料。如果醫院的設備準入標準中的市場調研、論證的可行性材料不全面，就可能帶來決策上的失誤。比如，對醫療技術發展動態信息缺少靈敏性，可能花大力氣購來的新設備，在其他醫院已經是普通產品；安裝場地條件沒有充分的論證，有可能設備到了，無法安裝使用，影響醫院長遠規劃。前期完備的論證材料可以幫助醫學工程部門制定設備購進、安裝方案，也為設備使用階段質控提供基礎數據。2.設備采購驗收完整檔案是醫院開展高質量設備質控的保障。根據以往所購設備的檔案記錄，建立優秀的供方名錄和供應信息鏈，可以為下一步查看相似功能的設備檔案，擬定采購設備技術指標、采購各環節的依據、流程方面資料提供依據；接受公開監督和審計的資料，對新引進的醫療設備完成場地工程規劃是確保設備進院后順利安裝的保證；一套完整的設備驗收檔案可以反映設備廠家、物流、設備性能、技術參數符合國家、醫院、臨床需求，以技術指標為基礎的質量檢測資料和臨床功能驗證等資料是一臺完好設備開展高質量質控管理的基礎依據。3.設備使用期間產生的完整檔案材料是開展設備質量控制的基礎，也是醫院制定工作制度和操作規范的依據。醫療設備使用的質量控制是設備質量控制的重中之重，涉及人員、制度和規范、標準等內容。完整的人員培訓資料、設備日常維護保養記錄單、故障維修記錄單等檔案基礎材料為日常設備質量控制提供督導依據。通過基礎資料可以看出工作任務是否完成，是否按標準進行，如果達到既定目標，如設備故障率降低，完好率提升，說明質量控制有效，質控人員可以將該措施標準化，方便以后執行和推廣。例如，醫院根據實際情況，制定的設備操作流程，既要符合廠方對操作要求，又要符合醫院質控管理要求，通過分析不斷改進操作規程，直到符合醫院高質量控制標準，該項目就可以作為一項規范確定下來，因此設備使用期間的檔案數據，是醫院制定制度和規范的依據。也是實施質量控制工作之根基。4.完整的設備檔案為設備報廢提供依據。完善的設備檔案將提供設備使用年限、使用率、完好率、經濟效益分析，確定設備是否達到報廢標準，同時也是財政部門對國有資產進行核減的依據。以上數據的開發利用，可以避免設備的過度使用，減少醫療隱患，避免醫療糾紛，提高醫療服務質量。

二、醫療設備檔案現狀

摘要：本文通過對一些高校以及各種機構的招標檔案信息化管理工作進行了充分的調查分析得出，目前有些高校中的招標檔案信息化管理工作中普遍存在著管理制度不健全、相關的管理人員素質有待提高、管理設備不到位等現象。就目前高校招標檔案信息化管理工作中仍然存在著一些問題，通過結合招標檔案信息化管理以及招標工作信息化管理對于目前高校招標檔案新西湖按慣例的影響程度，充分的論述了高校招標檔案信息化管理模式的必要性，然后按照一定的步驟以及字原則構建出一套與高校檔案的招標工作相對應的信息化的管理模式。該模式主要通過用戶的檔案管理模塊、計劃檔案管理模塊、報名檔案管理模塊、評價檔案管理模塊、招標檔案管理模塊、合同檔案管理模塊以及結果檔案管理模塊等幾個模塊構建起來，充分的將高校招標檔案管理工作與招標工作的流程有效的結合起來，在一定程度上能提高招標的效率以及檔案的利用價值和利用率。

關鍵詞：高效招標；檔案信息化；構建研究

一、引言

如今隨著各大高校教學工作的不斷發展以及政府或地區政府對于一些高校的教育工作的資金投入的不斷提高，高校中的招標采購活動也因此增多。招標采購工作時高校日常工作的中的一個重要部分，是學校完成日常教學以及科研任務的基礎。同時，在高校招標采購的過程當中也會產生越來越多的招標檔案，只有對這些招標檔案進行信息化式的管理，才能促進高校招標采購工作的發展，從而更好的為高校的教育工作的發展提供服務。本文研究的基礎是在招標工作對于高校發展的越來越重要的情況下以及檔案招標對于招標工作的重要性，并結合信息化的背景下對于檔案管理工作的新的要求，指出了在信息化管理的背景下的高校招標檔案管理工作中存在的一些問題并對這些問題進行了深入的探討與研究，結合有關招標檔案的相關法律以及對招標檔案工作的新的要求，提出了一些解決方案。截止到目前，有關信息化背景下的高校招標檔案信息化管理工作的研究目前還是處于零散狀態，還沒有形成相關的理論體系。

二、高校招標檔案管理的概念以及特點

1.高校招標檔案管理的概念。檔案的定義是隨著國家的發展而不斷的變化的，拿現在的檔案與過去的檔案相比，從內容、來源、材料等各個方面都是不一樣的。因為這些變化所以檔案的概念也在不斷的更改，使得檔案的概念更加的科學化。檔案的定義可以從狹義以及廣義兩個方面來定義。檔案的狹義定義是指依法形成又依法管理的檔案，相關的檔案文件材料在使用完了之后，應該依照相關的法律法規將文件向相關的檔案管理機構遞交，然后再經機構里的管理人員審核遞交的檔案信息。檔案的廣義定義是指除檔案的狹義定義之外的檔案定義，也就是那些未按照相關法律法規遞交給相關檔案管理機構的檔案。這些檔案沒有經過相關的法律法規，但卻完全符合使用完和備查量大檔案特征。招標檔案就是嚴格的按照招標檔案管理的有關規定進行相應的收集、回檔、查看以及利用，如果一個招標項目一旦完成，那么招標部門就會在招標的過程中將所形成的文字、圖像、聲音等信息資料及時的向檔案管理部門機構遞交，經過審查無誤后可進行回檔。由檔案管理機構對已經完成招標的檔案進行集中的管理。2.高校招標檔案的特點。2.1高校招標檔案來源廣泛且分散。高校招標檔案的來源是否廣泛是由相關招標部門所決定的。每項招標的工作的進行都需要經過項目部門的審核，需要經過一系列的過程，而在每個過程中的原始資料都將成為檔案招標中的一部分，所以說高校招標檔案的來源相對廣泛且分散。2.2高校招標檔案具有格式化、確定性的特點。高校招標工作招標的對象無論是工程、貨物或者服務等各種不同的物，還是進行公開性的招標、競爭型談判等不同的方式，所歸納的檔案內容都是根據相同的流程來收集報告、上級的文件以及實驗報告等內容。2.3高校招標檔案的招標對象不變。高校招標檔案的招標對象相比于其他的招標檔案是固定的。高校的其他類型的檔案的服務流動性較強，尤其是學生的檔案，一旦學生畢業走出校門后，檔案也被轉到別的地方，因此學生檔案信息管理部門就需要重新對新入學的學生進行檔案登記管理，又接著為新的學生服務。因此，高校招標檔案的招標對象相對來說是固定的。