信息化工作管理范文

導語：如何才能寫好一篇信息化工作管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案管理信息化觀念更新

檔案是單位人才培養、科學研究、社會服務功能以及各項活動的直接記錄，同時也對未來工作的決策起到參考和依據作用。檔案管理是機關企事業單位和諧穩定發展的重要條件之一，科學標準的檔案管理，能夠將歷史工作情況系統全面的存檔與展現，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發展奠定根基。

1檔案管理為提高工作效率提供數據信息

檔案是企事業單位在工作、科學研究、黨政管理各項活動中直接形成的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。檔案管理的信息化建設就是將這些文件材料進行系統完整、邏輯清楚、條理有序、科學合理的分類歸檔，建成一個龐大的數據信息庫。這個數據信息庫記載著企事業單位過去所有的活動、事跡、人物與歷史。做好檔案數據信息庫建設，及時發現并解決工作中的問題，提高檔案管理的工作效率，也為其他方面的工作正常運行提供可靠保證。企事業單位開展相關的工作與活動，可以參考這個數據信息庫來進行。另一方面檔案管理的信息化建設能為企事業單位更新工作方法提供思路，在新的工作中借鑒以往的工作經驗，去偽存真，總結經驗與教訓，為新工作新思路的拓展提供方法和借鑒。從一定意義上講，高效率的工作迫切要求企事業單位的檔案管理逐步走向科學化、規范化的軌道，從而也使得單位的各方面工作有章可循，工作效率和質量得到較大的提高和發展。

2檔案管理的數字化、現代化和信息化

檔案管理的現代化是應用先進的檔案管理思想，科學的檔案管理理論，繼而采用與之相適應的檔案管理方法和手段，以達到檔案資源的信息化和數字化。企事業單位通過抓好檔案管理信息數據庫建設來開發企事業單位檔案管理系統，以建立完整的檔案信息供相關人員方便的查閱、閱讀、修改、交流和使用。企事業單位還可以通過加大資金投入來為檔案保護提供保障，通過增加人事管理等來為檔案保護提供支持，最終實現檔案管理、保護、開發利用的最優化配置。采用最先進、最實用的檔案管理方式，提高檔案資源開發利用工作的質量和效率，使其更好地服務于企事業單位、服務于社會。由此可見，單位檔案管理的信息化建設和工作效率的提高離不開檔案管理的數字化、現代化。

加強企事業單位檔案管理，首先，應該充分認識企事業單位檔案工作的重要意義，增強企事業單位檔案管理意識。其次，建立、健全企事業單位檔案的管理制度。加強企事業單位檔案的管理必須依賴一系列管理制度的健全和完善，企事業單位要根據檔案專業主管機關的規定，結合企事業單位特點和檔案管理發展狀況，制定切實可行的規章制度，保證企事業單位工作的順利運行。第三，加強企事業單位檔案管理隊伍建設。從以上三個方面加強企事業單位檔案管理的建設，能夠確保為企事業單位提供更優質的服務，提高企事業單位整體工作效率。提高企事業單位工作效率，需要企事業單位檔案管理解決數字化、現代化等方面的問題，進入數字化檔案管理時代，檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯、研究、提供利用等都將面臨新的變化，如檔案所占用庫房空間將極大地節省，檔案管理的工作量減輕，企事業單位管理將更方便，工作效率也自然而然地得到極大的提高。

3檔案管理信息化建設策略

檔案管理的信息化需要用數字化手段最大限度地利用檔案資源，處理、分析和管理整個檔案數據庫，整體解決企事業單位檔案管理過程所面臨的收發、整理、查詢、開發等問題，實現企事業單位檔案資源的合理開發、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。檔案管理信息化是運用現代化的信息技術尤其是以計算機為主的智能化工具來加強檔案資源信息的收集、整理、開發和利用。檔案管理信息化建設能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞，實現資源共享。快速發展的現代社會信息化造就檔案管理信息化的優勢，主要在于不僅提高了檔案的儲存數量，而且還解放了人力、提高了效率、節約了資源?，F今，網絡信息化高速發展，檔案管理工作人員應該有緊迫感，應該充分認識到檔案信息化在在日常工作中的重要性，提高自己的信息化管理技能和意識，建立信息化所需要的創新觀念，加大力度促進檔案信息化建設工作的有序、穩妥、良性發展。綜合各種信息資源，研究認為，為了提高檔案管理的信息化水平我們應該從下面幾個方面入手進行信息化建設工作。

（1）配置信息化硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、服務器、交換器等系統軟件，培訓檔案管理人員，促進工作有序開展。

（2）將檔案目錄與內容進行數字化信息輸入，在紙質檔案的基礎上補充完善電子檔案的基礎性工作，將歷史資料建檔、歸檔，建立統一的數據格式，避免重復勞動，實施實體檔案盒數字檔案對應的檔案管理模式。

（3）定期或不定期對檔案工作人員進行各項技能培訓。檔案管理工作人員首先要明確自己的責任，重視檔案管理工作，其次要始終堅持提高自身專業知識水平，以適應不斷創新的檔案管理新方式。檔案工作人員除了自學的方式外，還可以參加各類專業培訓班、繼續教育等，充分利用多方優勢，用最短的時間系統地掌握最新的知識和技能，為以后優質、高效地完成檔案工作奠定基礎。

4結束語

社會在飛速發展，技術在急驟革新，在新的發展時期，檔案工作人員必須要緊跟時展步伐，關注新科技的發展，積極完成檔案管理信息化技術的創新，不斷取得新突破，為檔案管理事業貢獻力量。

參考文獻：

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【關鍵詞】博物館 圖書情報 信息化 工作管理

博物館通過陳列的文物、圖片的展示等方式對傳統藝術、文化進行傳播，人們可以通過對博物館的觀賞來補習國民文化、寄托信仰或者是撫慰自身的情感。博物館可以給人們提供一個安靜優雅的環境，人們可以在濃厚的文化氣氛中盡情地放松，調整自己的身心狀態。在如今迅速發展的信息時代，對如何更好的管理博物館，更好地發揮出博物館傳承文化的作用是十分重要的。而對博物館圖書資料以及檔案的管理也是博物館工作中十分重要的一個組成部分。所以，將高科技與圖書資源管理工作有機的結合起來對博物館內圖書情報進行信息化的工作管理來說是非常重要的。在我國文博視野日漸發展的今天，人們越來越重視博物館圖書資料以及檔案的管理工作。

一、圖書情報管理面對的困境

（一）人們對圖書情報管理持有的價值觀較為滯后。

雖然到來的知識時代在一定程度上提高了信息的價值性，但是從整體來看，人們并沒有更為深入細致地對圖書情報管理進行認識，并且對其所起到的傳遞功能不夠重視。所以，一方面對于圖書情報的管理經常是投資的較少、配置不多，這樣就會使圖書情報資源管理缺少一定的資源力量；而另一方面，在對圖書情報進行管理時忽視了將其進行個性化和信息化管理的價值理念。而作為博物館中級的館員不僅沒能將博物館的優勢發揮出來，而且沒能使管理工作與科研工作有機的結合起來，因此限制了圖書情報信息資源的優勢和功能的發揮。

（二）對文獻資源的需求呈現多樣化。

圖書情報系統是面向公眾的一個服務平臺，所以它面對的是各種各樣的人群，也正因為如此它面臨著各種各樣的需求。因此，建立一個能夠滿足群眾個性化需求的圖書情報信息化的管理方式是目前重點考慮的事情。就目前的圖書情報管理工作而言，它具有一定的局部性，沒能將其優勢盡情地發揮出來的同時也沒有建立信息資源共享的相關機制。除此之外，單一的信息檢索用戶界面不能體現用戶者的個性化。

（三）缺少統一化、標準化的圖書情報服務機構。在對圖書情報進行管理時，沒有統一的管理機構服務標準，地區與地區之間不能進行良好的銜接。對圖書情報文獻資源也不能進行有效地整合，降低了對文獻進行檢閱的效率以及在對圖書情報服務進行標準化的管理時，政府缺少與之相對應的規劃政策。除此之外，針對圖書情報資源的建設水平也是良莠不齊。

二、博物館圖書資料管理工作的的功能和特點

（一）博物館圖書資料管理工作的功能

通常來說，博物館中的工作人員的工作需要決定博物館圖書資料管理工作具備的功能，其功能能夠幫助博物館完成各種的任務和活動。其功能總結起來主要有四點：對文獻資料進行收集編藏、提供相關的服務、促進學術文化的交流以及對研究推廣資訊進行服務。同時還作為資訊中心，要對博物館的資源定期進行整合，通過圖書資料工作，除了可以對博物館的內資源進行推廣和利用以外，在推廣教育、傳遞資訊等方面也起到了十分重要的作用。

（二）博物館圖書資料管理工作的特點

首先，博物館和普通的圖書館一樣都可以對讀者提供一定的間接服務。讀者可以運用博物館提供的相關功能對博物館中的資料文獻進行借閱，以此對學術信息進行更詳細的學習與研究。但服務的對象是較為單一的，只服務于特定的群體。但是和普通的公共圖書館還有一定不同的就是博物館可以對讀者提供直接的服務，而博物館內陳列的藏品就是其服務的對象也是博物館圖書資料之所以存在的目的所在，與此同時也就意在說明了博物館圖書資料具有封閉性、專業性等特點。

其次，隨著網絡上電子文獻的逐漸增多，博物館中文獻信息資源將由多個部分組成。除了傳統的印刷型，還有機讀型、網絡型的，這就說明博物館圖書文獻具有多樣性。其中對文獻信息存儲量大、檢索效率高、傳播速度快的應屬機讀型的文獻信息，因此，它一定會成為博物館收藏文獻信息資料十分重要的組成部分。

最后，博物館圖書資料管理服務功能具有多樣性。博物館圖書資料工作除了有助于學術的研究以外還對提高專業人員的業務水平、活躍其他業務工作等都起到一定的積極作用。

三、博物館圖書資料管理工作的內容

可以將博物館圖書資料管理工作大致可以分為三個方面：采購、保管和借閱。

（一）圖書資料的采購

博物館藏書不是越多越好而是要有一定的針對性。在館藏中要對以下幾個方面進行考慮：首先，在一定的時期內要對文獻進行征集和搜集，以保證其文獻能夠與時俱進，得到不斷地充實。其次，要及時的掌握相關書籍的信息，做好預訂的工作。博物館圖書資料的相關工作人員應該及時準確地掌握各種信息情報，特別要注意和自身工作的博物館相關的信息都要進行搜集，然后進行匯總整理為相關的專業人員提供便利的參考和服務。最后，要學會運用各種不同的手段來獲取想要的資料。對于珍貴的、稀缺的資料或書刊是博物館必不可少的，可以對此采取復印、摘抄或照相等方法來獲得。從博物館的實際情況出發，如果博物館中有 多出的復本，可以將其和其他需要其資料的單位進行調劑或交換。

（二）圖書資料的保管

只要是收集來的圖書資料，對于博物館來說都是具有長久的收藏價值的，可以供人們長久使用。也正是因為這樣保管好圖書資料是十分重要的。除了要建立健全相關的規章制度和保護條例以外，還應該做好以下這些：對采購來的圖書資料首先要及時地進行相關的一系列工作；對于稀少珍貴的圖書資料不僅不出借而且要做特定的安排與保管，并且定期進行清點；對圖書資料要進行全面的保護。一方面要保護圖書資料不受火、塵、潮、蟲等的破壞，另一方面圖書資料有所損壞時要及時對其進行修補、裝訂。

（三）圖書資料的借閱

對圖書資料進行整理的目的就是要服務于業務，服務于讀者。博物館的圖書資料管理部門應該創造條件、提供機會和場地，對讀者們熱情主動地提供服務。具體我們可以這樣做：（1）從各個部門的需求出發，通過對提供的資料以及目錄的了解，以此作為參考制定相關的工作計劃。（2）設立資料室和閱覽室。一個是為讀者提供資料，一個是為讀者提供適宜學習的環境。（3）主動地將不同的檢索工具的使用方法介紹給讀者，保證借閱的程序簡單、方便又正規。（4）與其他相關的單位加強聯系，做到信息勤交流、情報勤溝通。

四、科學管理博物館圖書資料

博物館事業在不斷發展的同時對博物館圖書資料管理工作也提出了更高的要求。如何科學管理博物館圖書資料是一個急切地問題。在對其資料進行管理時應對以下幾個方面加以注重：

（一）更新舊有觀念，規范已有制度

一方面，在觀念上要進行更新。要正確、深刻地認識到對圖書資料進行科學管理的重要性以及所起到的作用。在新的發展形勢下，作為圖書資料的管理人員要轉變舊有的觀念，樹立積極正確的工作理念，把工作做好、做實。另一方面，要針對圖書資料建立健全相關的規范制度。這樣不僅可以方便于讀者閱覽、借閱，而且可以使圖書資料的利用率得到提高，減輕館員的工作量。

（二）完善體系，加強服務

對博物館圖書資料的目錄體系加以完善，可以發揮出館藏文獻資源的最大效益的同時還可以提高圖書文獻的利用率。除此之外，在原有的基礎上為讀者提供更多的檢索圖書的途徑，不斷加強和完善對讀者的服務。

（三）創造有利條件，實行開架閱覽

對博物館圖書資料實行開架閱覽不僅是一項重要的措施也是提高其圖書資料利用率的有效途徑。所以我們要積極地創造條件對博物館圖書資料實行開架閱覽。這樣可以使長期沒有得到充分利用的好書實現其自身的價值，拓寬讀者的視野，為讀者閱覽提供便利。

（四）加快網絡服務，促進管理

隨著信息網絡時代的不斷發展，博物館圖書資料工作的發展趨勢是向數字化轉型。如今計算機檢索已經代替了手工檢索，博物館圖書館室已經逐漸采用現代化的檢索服務方式。為了方便讀者更快捷地獲取需要的信息，避免出現對目錄漏查的情況，我們應加快網絡服務以此來實現現代化的管理。

如今，面對層出不窮的新技術、新觀念，作為圖書資料的管理人員要不斷地學習，不斷地提高自身的工作能力以及業務知識水平，與博物館事業一同進步與發展。

參考文獻：

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【關鍵詞】電力企業；后勤管理；信息化

隨著信息技術的飛速發展，現代企業管理中運用信息技術已經成為一種趨勢。在電力行業中，隨著電力企業體制改革的不斷深化，企業越來越注重強化內部管理，電力企業的后勤管理工作非常復雜，要想打破傳統的管理模式，實現后勤管理的一體化創新模式，就必須針對電力企業后勤管理工作的特點，合理運用信息技術，加快信息化建設步伐，從而將現代電力企業的后勤管理推向高效化、科學化與法制化。

1、電力企業后勤管理的特點

1.1后勤管理工作的服用性

服務是電力企業后勤管理工作的根本出發點，也是后勤管理工作的主旨所在。電力企業后勤管理工作的服務職能具體體現在三方面：其一是為電力事業、電力工程的需要，提供必要的物質條件；其二是為保證電力企業生產的順利進行，提供強有力的后勤保障工作。要保證各項服務措施的到位。另外后勤管理部門往往是電力系統安全、環境、設備等資源的掌握部門，后勤管理應該切實做到對本職工作的落實，熱情服務、周到解決；其三為職工生活提供服務，只有將每項后勤保障服務工作落實到位，才能為電力企業的全體職工提供優質的生活服務和工作環境。

1.2后勤管理工作的保障性

后勤是電力企業生產的重要支撐，電力企業只有在日常運轉和生活過程中出現問題時，才能夠體現出后勤保障工作的重要性。但這些運轉問題的發生都是隨機的、不可預知的，而且后勤保障工作通常是一些小事，所以具有較大的工作難度，也較容易被人所忽視。但是實際上往往是一些小事影響和阻礙了電力企業生產的順利進行。后勤工作要想做到滿足所有的保障需求通常比較困難，一旦出現失誤或披露，就很容易帶來嚴重的后果，因此應該采取科學、有效的措施來加以保障，只有保障到位，才能保證電力生產的持續平穩進行。

1.3后勤管理工作具有復雜多樣性

電力企業的后勤管理工作內容復雜、涉及面廣、頭緒繁多，既包括了人際關系，又涵蓋了人與物的關系。電力企業后勤管理首先應該為生產提供安全、能源、物資、環境等方面的保障，電力企業還要考慮到職工的生活情緒、物質需求等。另外，后勤管理還要做好各部門之間的協調工作，要做到處理好本單位與外單位的協作工作。因此，電力企業的后勤管理是一項系統的復雜工程。

2、電力企業后勤管理信息化的創新對策

2.1完善信息化建設的整體規劃對策

電力企業后勤信息化建設的目的，就是結合電力企業后勤管理工作的特點，將后勤管理人員從繁雜的日常工作中解脫出來。利用科學、規范化的信息管理技術和管理模式，來提高后勤管理工作的效率。所以首先必須完善信息化建設的整體規劃內容。電力企業后勤信息化管理應該包含其所有的業務領域，應該覆蓋到整個企業的所有部門。后勤信息化建設應該充分利用企業內部的所有共享資源，避免信息過于冗余，同時還要保證各項數據源的準確與唯一。

2.2后勤管理信息系統的內容建設

電力企業后勤信息化建設的內容，必須結合電力企業后勤管理的工作內容，針對日常管理工作的特點，采取結合實際、具體分析的針對性措施，對信息系統的建設內容進行制定，根據電力企業后勤管理工作的特點，其信息系統的具體內容應該包括：

2.2.1設備資產的管理：電力企業后勤設備、資產管理的數據非常龐大，可采取一室一檔的管理模式，管理項目包括辦公家具、通信設備等設備的臺賬信息以及日常運行維護的信息。保證信息化管理平臺能夠將設備、房間形象化的展現在管理人員面前，不僅方便對相關信息進行清點和查看，也可提高設備的應用效率，保證各項設備資產信息的準確性。

2.2.2辦公事務的管理：辦公事務管理包括會議、訂餐、保潔、預算以及其它綜合事務的管理。信息化管理的內容主要包括一些日?；拘畔⒌墓芾怼绦羞^程的管理與執行結果的管理等。信息化的辦公事物管理不僅可以實現各項辦公事物的人性化管理，還可有效提高后勤服務與管理的效率，強化管理力度。

2.2.3安全保障的管理：電力企業的后勤安保管理，包括對安保人員、車輛、安保計劃等進行管理，從而為企業提供安全、可靠的生產環境。

2.3制定完善的后勤信息化管理制度

任何一項新技術、新項目的實施都需要制定出相應的制度來加以保障和監督。對電力企業而言，信息化管理也是一項新的管理應用技術，所以電力企業實現信息化、數字化管理之后，就應該進一步制定和完善相應的管理制度，以保證信息化管理模式的全面落實和順利實施。對于與人密切相關的后勤管理來說，相對完善的管理制度不僅能夠提升信息化的落實步伐，還可大幅提升管理的效率，從而使員工能夠盡快適應新的管理模式，并積極主動的參與到后勤服務信息化的創新管理當中。

2.4加強信息化管理模式的推廣與應用

電力企業后勤信息化管理模式的創新運用，是一次歷史性的進步，對電力企業的后勤管理將起到不可忽視的積極作用。因此電力企業必須制定好后勤管理的信息化發展目標，同是切實做好實施與推行的辦法。電力企業可通過內部辦公網絡、企業宣傳報刊、黑板報等形式，來加強對后勤信息化管理的宣傳工作，以提升職工對信息化管理的認識度。另外，企業還應該對相關的后勤管理人員進行必要的信息化管理培訓，提高相關人員的信息技術水平和業務能力，以便能夠更好的應該信息化管理平臺，使后勤信息化管理能夠真正發揮其功能。

3、結論

后勤的信息化管理是現代企業發展的必然趨勢，電力企業應該認識到信息化管理對電力企業后勤管理所起到的重要作用。進而結合自身的發展需求和企業后勤管理工作的特點，構建起符合企業持續發展戰略目標的后勤信息化管理模式。

參考文獻

[1]康勇，彭均力，盧錦華.信息化和數字化管理在企業后勤系統中的應用[J].冶金自動化，2011，2：225～226.

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關鍵詞：中職學校；檔案管理；信息化；數據庫

檔案管理是學校管理的重要基礎工作，涵蓋學校管理、教育教學活動、教育科研工作和教育督導評估等重要資料的管理。傳統的檔案管理幾乎全是書面文件，容易損壞也容易檢索，隨著信息技術的發展，信息化管理易檢索、不容易丟失的優勢逐漸顯露出來，這就要求我們檔案管理人員一定要充分發揮信息優勢輔助和細化檔案管理。

中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢。本文從三個方面進行了中職學校檔案信息化工作開展的全面研究。

一、建設高質量的檔案信息數據庫

中職學校檔案信息化建設必須要重視信息數據庫的建設，因為一直以來中職檔案管理工作往往會因為缺乏信息化內容而突顯出一些棘手的問題，而且單一的存儲模式也容易出現檔案內容的損壞、丟失等問題，檔案數據庫的建設能夠解決這些問題，為了建設高質量的檔案信息數據庫要從這幾方面做起：首先，要建設高質量的檔案信息數據庫，將所有的紙化檔案進行重點篩選，完成信息數據庫的建設。按照《紙質檔案數字化技術規范》，對原有館藏傳統載體檔案進行數字化轉換。其次，要實現數據庫的共享建設。在共享建設的過程中要按數據庫用戶數量、連接系統的數量等來確定優先順序。在此基礎上進行共享數據庫的邏輯結構設計。通過數據庫共享建設中職學校校內的各類檔案之間可以共享，保證不同側重點的檔案管理內容能夠實現共同管理，信息共享，避免了重復工作；校外的相關信息能夠共享則能夠保證中職院校的檔案內容與其他高等院校、相關用人企業之間可以進行信息溝通，保證中職學生能夠獲得更高學歷進修、參加企業內部招聘的機會。

二、數字化工具更新檔案信息內容

檔案建設最為復雜的內容就是需要不斷地更新信息內容，諸如學生的基本情況、教師的學歷情況、學校的發展歷程等都需要隨著時間的推進而不斷發展。在信息化檔案管理建設的過程中，可以利用數字化工具進行隨時的檔案更新。首先，要選擇有效的數據化工具。這些更新軟件要保證能夠建立數據庫更新平臺，并在原有的數據庫基礎上開展、更新工作，保證滿足中職學校的人事、教育教學等檔案內容的隨時更新，并保證對檔案內容的管理更為標準化、可視化、自動化，確保系統運行的穩定性、兼容性、整體性和延續性。其次，在進行數字化工具更新的過程中要一方面保證自動化升級，當文件保存系統自動升級時，保存在系統內的檔案將隨系統的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數據庫的穩定性，使得原有的內容能夠備份保留。另外，在進行更新管理的過程中要對數字化檔案資源進行安全管理和維護，有效地應用身份認證、識別文件加密等設置能夠確保檔案信息資源的安全。

三、發揮檔案信息化人才作用

在檔案信息化管理的過程中必須發揮管理人才的能動作用，因為任何先進的技術和設備都需要人的能動操作，在這個過程中檔案人員的信息化能力必須得到提升。首先，要加強技能培訓。中職學校檔案信息化建設過程中，管理人員需要具備基本操作技能：（1）把固化在紙質載體匯集成系統檔案信息，以數字化方式輸入計算機上網。（2）利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理。（3）直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。（4）能夠迅速掌握新型軟件技術，保證能夠隨時進行數據庫更新管理。除了基本操作技能之外，檔案信息化管理人員還必須要有超強的檔案管理素質。（1）較強的檔案保密能力，能夠隨時保證檔案信息不泄露，能夠以基本的檔案工作人員的素質要求自己，尤其是面對信息化的檔案內容要有檔案保密的技術應用能力。（2）有合理化應用檔案信息的能力，能夠著眼于信息檔案的應用。為了實現這些能力，中職學校要組織檔案工作人員進行培訓。對于新任檔案員工作的教師要進行崗位培訓，保證工作人員能夠迅速了解檔案工作的內容，樹立正確的檔案管理思想。

綜上所述，中職學校應建設健全高質量的檔案信息數據庫，利用數字化工具更新檔案信息內容。只有這樣才能實現中職學校檔案信息化管理工作的規范化和標準化。

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[關鍵詞]信息化；管理；對策

中圖分類號：C931.6 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）40-0347-01

1. 企業信息化管理是企業科技管理工作之一

企業信息化管理，實質是企業科技管理工作之一，不過由于企業科技管理工作中，信息化管理占有較大比重，而且需要的技術基礎較多，所以許多企業把信息化管理工作單列出來，成立電算室（所），后發展變為信息中心。

早期的企業信息化管理，由于信息設備、手段、規模和認識的限制，基本偏重于技術層面的工作，例如網絡的建設、某個專業信息系統的開發應用等。但這些僅僅是信息化工作的內容之一，并非信息化管理。沿襲至今，人們常常把信息化管理工作誤認為是信息化工作，甚至認為是計算機應用工作。

現在的企業信息化管理工作，主要是牽頭策劃和制定企業信息化的規劃、系統目標、計劃和階段結果的最終確認；對企業信息化建設項目的實施進度進行定

期檢查，及時解決問題；在軟件公司、本企業信息化建設人員、業務人員以及企業領導之間進行協調溝通等。

2.企業實現信息化的對策

2.1 轉變觀念，提高認識

信息化不是技術問題，而是觀念問題。一些企業從經營者到普通員工都把企業信息化當成簡單的技術問題。事實上，更重要的是觀念問題。企業信息化絕不是企業的信息利用計算機處理，而是一個把企業和市場完全結合的系統工程，是改造傳統產業的一場變革，使企業管理思想、管理理念、管理方式的全面創新。所以信息化并非目的，而是實現業務改革的手段。有些企業的領導以為實現信息

化就是引進一個ERP，實際上ERP僅僅是信息化的一種常用的手段，實現信息化并不一定要用ERP。通常ERP是比較大型的信息系統，具有整合企業各職能信息的能力。

2.2 注重規劃，找準定位，有始有終

信息時代的企業競爭格局是在速度、質量、資源和整合等角度全方位進行的。企業已不能滿足于僅僅在財務報表上贏得利潤、獲得客戶，而是要致力于培養一種持續成功的企業機制，這種機制就意味著企業需要有根本性的轉變。企業的信息戰略規劃，是通過信息系統建設，通過信息化的力量，達到變革企業機制、創新企業管理、改善企業業務模式的目的。在企業總體規劃中，應把信息系統建設納入企業戰略的范疇統一規劃。從企業生存、市場競爭和客戶服務的需求角度看待信息化建設；要保持開放的心態和清醒的商業頭腦，不能指望信息化建設可以“一勞永逸”地解決企業的所有問題，也不能設想信息系統可以替代人的全部智慧和勞動，所以企業必須依靠信息化的手段不斷改造固有生產方式，才能在現代復雜多變的形勢和環境下立于不敗之地。一方面是信息化之后帶來的綜合效益，將使得企業自發地不斷采用信息技術來改進流程、提高競爭力；另一方面，采用信息技術以后，企業的業務會對信息技術產生依賴性。

2.3 培養人才，科學管理

加強信息人才培養，實施“以人為本”工程。要通過改革，逐步建立一套行之有效的辦法，通過選聘、考核、認證制度，營造有利于發揮企業家才干的環境，完善企業家和管理人員的激勵機制和約束機制，造就一大批優秀企業家隊伍和優秀管理人員。另外，還要相應培養創新意識強烈、科技基礎扎實和工藝技術精湛的優秀勞動者隊伍，形成出色的生產、營銷和管理團隊，為推進信息化提供人才保證。

信息時代企業要以快速的反映來適應外部環境的變化。企業需要對人才和技術儲備進行投入，而資本的重要性進一步縮小。特別是信息技術將滿足企業對信息的管理要求，而人才的重要作用在于把信息進行綜合、創新進而轉變為知識和決策。對技術和人才的投入與儲備，將是網絡時代企業的兩項基本建設。

加強企業信息化培訓工作，提高企業管理人員的信息化知識和技能?？梢月摵洗髮Ｔ盒＃⒂邢冗M企業領導、國內外企業信息化專家等組成的教師隊伍，制定好教育培訓計劃，開展有針對性、系統性、實用性的培訓工作。組織建立企業信息化咨詢服務機構。針對企業生產、經營、管理信息系統建設的需求，提供相關服務。

在信息化過程中，通過加大在技術、資金、通訊基礎設施建設和復合型人才教育培訓等轉變傳統的管理觀念，提高全體員工的整體素質，建立良好的管理規范和管理流程，構建扎實的企業管理基礎，實行科學管理，從而提高企業的整體管理水平。

2.4 企業之間的信息化要達到雙贏

企業之間要互相幫助，互相借鑒。特別是提倡供應鏈管理的今天，如果你的客戶或供應商都進行了信息化，你還在手工記賬，肯定不合乎協同的節拍。所以企業之間在信息化的問題要達成一致，要把自己的經驗傳達給對方，把自己的教訓反饋給對方，讓大家一起促進信息化，使整個供應鏈系統通過信息化這個工具創造更多效益，這也是雙贏的戰略。管理模式可以輸出，信息化就是很好的傳遞工具，如果利用信息化來促使企業上下游的管理，那么整個企業的信息化工作會更快。

咨詢分析部門對企業信息化也產生很大的影響。有時他們的一些言語可能影響企業對軟件的選擇，可能影響企業對管理流程的重組。所以咨詢分析部門和專家對自己的行為要注重，不要有偏見，特別是與企業進行長期合作過程中，更要對企業的信息化負責。現在一些咨詢公司與軟件開發商合作對企業的管理進行咨詢，這對企業信息化如何與管理改善結合起來有很大的好處?？梢泊嬖谝恍┳稍児静还芷髽I的管理現狀，硬拉企業與軟件提供商進行配對，只顧自身利益，不管是否能夠成功，這將導致企業不相信咨詢公司，雙方都得不到提高。企業信息化的成功應該是和咨詢公司雙贏的，所以要保證咨詢一個，成功一個。

2.5 要根據企業需求進行信息化

企業在信息化之前應該首先了解本身的行業特性，來決定信息化的首要目標及充分的利用信息化特性擬定策略，從而形成一種獨特的商業模式。例如，若企業屬于服務業，那么信息化目標重心應放在連結企業內部各項不同的系統，并把所有面對客戶的信息整合起來，讓信息能流通及透明化，使客戶能充分掌握有關的信息，讓他們感覺到就像是擁有自己的資料室一樣，這樣做決策或反應都更快，最終目標是提高客戶滿意度。如果企業屬于制造行業，那么信息化目標重心應放在降低成本、縮短生產時間、減少庫存或串聯供應商?？偟膩碚f，信息化是幫助企業落實策略的工具，信息化本身不是一種策略。

企業要加快運作節奏，適應市場的需求，就要求企業

借助電子信息技術建立企業的內部快速反應機制。企業每天都要將采集的大量信息，及時進行存儲、加工、分析、預測，及時作出正確反映，以指導企業的行為；動作快的就能把握機會，捕捉到有效的市場和信息。用現代化的管理方法和先進技術，優化企業管理，有效地利用生產資源，防止浪費，節約資金，減少物耗，降低生產成本。提高產品質量才能在激烈的市場競爭中提高市場占有率，搞好企業生產經營的科學決策，企業為了提高市場的競爭能力，還要強化決策能力，提高決策水平。必須善于根據市場需求變化及時作出正確的決策，如市場預測、經營決策、投資機會和環境分析、產品定價和促銷策略等。這一切決策都離不開大量的信息采集、加工和分析。而要作到這一點，沒有一套現代化的科學管理手段是辦不到的。在現代信息社會中，靠所謂的經驗、僥幸心理和一時的靈感，是肯定要失敗的。

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1.1后勤管理工作的服務性

電力企業的后勤管理工作的宗旨就是服務，這也是基本的出發點。后勤管理工作的服務性主要體現在三個方面：一是為電力的生產和運營提供強有力的后勤保障基礎。一般情況下，電力企業的電力系統安全以及設備等資源都是由后勤管理部門來管理，所以，后勤管理部門要確保各種服務措施做到位，落實到實處，及時快速的解決；二是為電力工程或者電力事業提供必需的物質條件；三是為企業的工作人員提供服務，將每項后勤管理工作做好對提高工作人員的工作環境和生活環境具有重要意義。

1.2后勤管理工作的保障性

后勤管理工作是企業發展的重要支撐和保障，電力企業只有在日常的運轉中出現問題才能體會到后勤保障工作的重要性。這些問題的發生是不可預知的、隨機性的，認為這些都是瑣碎的小事，所以很容易被人忽視。但是這些小事處理起來往往非常困難，處理不好就會對企業的運行造成一定的影響。后勤工作要做到滿足企業所有的保障要求是很難做好的，所以需要實行科學、有效的措施來加以保障。做好后勤保障工作才能使電力企業持續平穩發展。

1.3后勤管理工作的復雜多樣性

電力企業的后勤管理工作涉及的范圍比較廣，工作任務處理起來也比較復雜，既要處理人與人之間的關系，也要處理人與物之間的關系。后勤管理工作不僅要解決電力企業工作人員的物質需求、生活環境等，還要協調好各部門之間的工作、本企業的業務與外企業的業務協作工作。所以，電力企業的后勤管理工作是一項非常復雜而且繁瑣、系統的工程。

2電力企業后勤管理信息化的創新對策

現代企業管理中運用信息技術已經成為一種趨勢，隨著電力企業體制改革的不斷深化，企業越來越重視內部管理，所以要對后勤管理信息化進一步創新和落實。

2.1進一步完善信息化管理建設的總體規劃

電力企業后勤管理工作的信息化建設主要的目的就是依據后勤管理工作的這些特點，把工作人員從瑣碎的日常工作中分離出來，利用先進的、科學的信息化管理模式，進一步提高后勤管理工作效率。所以對后勤管理工作信息化建設的總體規劃進一步完善是非常有必要的。完善信息化建設的規劃內容應該包括所有的業務領域，涉及到所有的部門[1]。

2.2后勤管理信息系統的內容建設

電力企業后勤管理工作的信息化建設的內容需要在后勤管理工作內容的基礎上，依據日常后勤管理工作的特點，結合企業實際發展情況，制定出具體的、有針對性的措施，制定完善的信息系統建設內容，主要的信息系統建設內容應該有以下幾個方面：

第一，設備資產的管理。電力企業后勤管理對設備、資產的數據管理工作非常復雜，需要實行一室一檔的管理模式，管理項目的內容包括通訊設備、辦公設備等，同時建立相應的賬目信息以及日常維修信息。信息化的管理平臺可以把設備、資產的使用信息進一步形象化的表現出來，這些有關信息非常方便查找和清點，使設備的應用效率進一步提高，確保各種設備、資產信息的可靠性和準確性。

第二，辦公事務的管理。辦公事務涉及的內容主要包括會議、訂餐、清潔、預算等一列相關事宜。采用信息化技術，不僅能夠加強對辦公事務的管理成效，才能夠實現對工作過程的監督，有助于整體管理水平的提升。此外，辦公事務信息化管理有助于人性化理念的實現，有助于管理力度的加強，對于后勤服務水平的整體提升有著重要的促進作用。

第三，安全保障的管理。安全保障管理工作主要是針對單位中的安保人員以及車輛。信息化管理技術的應用有助于安保人員工作的開展，有助于加強車輛管理效率，對于營造安穩、可靠的企業大環境非常重要。

2.3制定完善的后勤信息化管理制度

電力企業的后勤信息化管理是一項新的管理手段，所以對這項新技術、新項目要制定科學、合理的管理制度來加以保障和監督。電力企業在推行數字化、信息化管理模式以后需要制定完善的、與之相對應的管理制度，使這種信息化管理模式可以順利的實施和落實。后勤管理與人密切相關，所以建立完善的管理制度不僅可以提升信息化水平，提高后勤管理工作效率，而且可以使員工快速適應新的管理模式，使員工積極、主動的參與這種信息化管理模式當中，進一步發揮創新。

2.4加強信息化管理模式的應用和推廣

信息化管理模式是企業管理現代化發展的需求，也是提升企業管理水平的重要途徑，對于電力企業后勤管理的強化、發展都有積極作用。為了確保后勤管理信息化的有效開展，電力企業必須根據自身的實際情況，制定科學的發展目標，并加強宣傳工作與培訓工作，提升工作人員的意識與技術水平。例如，電力可以可以建立針對后勤管理的辦公平臺，通過平臺加強宣傳力度，提高工作人員對信息化管理的認識度和關注度。由于信息化管理模式對工作人員的技術水平有更高的要求，電力企業要重視對員工技能水平的培訓，特別是一些年齡較大的員工，確保他們具有足夠的業務能力，確保后勤管理工作的正常運行。

3結語

電力企業的后勤管理采用信息化管理是時展的必然趨勢，也是電力企業以后的發展方向。電力企業應該充分認識到信息化管理對企業發展的重要性。后勤信息化管理需要電力企業結合自身的實際發展需求和后勤管理工作特點，建立適合自身可持續發展的后勤信息化管理模式。

參考文獻：

[1]陳軍，楊艷芳，陳靜.電力企業后勤信息化工作建設初探[J].華東電力，2011，（14）：36-39.

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關鍵詞：數字圖書館；信息化；發展歷程；信息檢索技術

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)35-0000-0c

1 數字圖書館信息化的意義

在信息技術快速發展的今天，信息的類別及形式逐漸繁多，越來越多的信息需要存儲和傳播，普通的圖書館管理方式已經不能滿足這種信息發展的需求。隨著各種信息管理與信息系統的管理思想、管理技術的漸成熟，數字圖書館建設的思想逐漸浮出水面，被人們所重視。數字圖書館是一個數字化的信息存儲系統，這個數字倉儲中各種形式存儲著大量的信息，圖書館用戶可以足不出戶，隨時隨地的通過互聯網訪問數字圖書館，對自己所需的信息進行檢索和篩選，并且以簡單的方式保存下來，加以利用，便于攜帶和再次存儲。數字圖書館相對于普通圖書館，一方面繼承了普通圖書館的基本管理模式，對各種有用信息進行收集、組織和存儲，并且向用戶提供查詢、借閱等服務；另一方面又是普通圖書館的擴充和發展，現代信息技術的運用，使得數字圖書館具有傳統圖書館不可及的優勢。數字圖書館的虛擬化和網絡化，給用戶帶來非常體驗，使信息的傳播更為廣泛和迅捷。

最為眾所周知的，可能是中國數字圖書館。它是中國數字圖書館有限責任公司充分利用國家圖書館豐富的儲存資源，利用全國各省地區的文化組織和中國數字圖書館服務網絡，借助自己在信息化技術和管理方面的經驗，為各類圖書館、檔案館，和政府機關、高等教育學校、社會團體商業機構、社會公眾等機構組織提供專業、系統、主動的技術支持和數字內容服務。早在2001年6月，該網站就已經擁有6000萬頁，即約20萬冊數字化圖書，共涉及到經濟、文學、計算機技術、歷史、醫藥衛生、工業、農業、軍事、法律等22多個學科。

2 數字圖書館信息化的發展歷程

數字圖書館在我國的發展到目前為止也只經歷了短短的十幾年，卻取得了顯著地成效。1996年在北京召開了地62屆國際圖聯大會，數字圖書館的概念正式提出，也是此次會議的討論專題，同期，清華大學和IBM公司聯手向外界展示了“IBM數字圖書館方案”。這是中國數字圖書館信息化的開端，是后續工作大力展開的起點。次年7月，由文化部向國家紀委立項、國家圖書館和上海圖書館等圖書館參與的“中國試驗型數字式圖書館項目”正式啟動，這表示我國的數字圖書館工程的實施正式開始。到了98年，我國數字圖書館的建設在科技部的鼓勵和協助下得到迅速發展，我國863計劃智能計算機系統主題專家組參與進來，穩抓時機，設立數字圖書館建設重點項目――“中國數字圖書館示范工程”，國內很多的企事業單位都積極加入。

同年10月，文化部與國家圖書館，規劃實施了由“中國數字圖書館有限責任公司”承擔主要責任的中國國家數字圖書館工程，標志著中國數字圖書館工程進入實質性操作階段。到了第二年初，項目組就完成了系統原型的開發，并且成功調試運行。三月份成立了國家圖書館文獻數字化中心，據統計，中心每年掃描的數字圖書高達3000萬頁以上，另外部分省、市的相關項目也正如火如荼的開展起來。

為了使我國的數字圖書館信息化規范化，讓項目工作人員有據可循，文化部在2000年底，召開了“中國數字年圖書館工程資源建設”工作會議，對當前我國的數字圖書館發展情況做了分析和探討，最終制定了《中國數字圖書館工程一期規劃（2000――2005年）》，使數字圖書館信息化工作保持正確的發展方向。與此同時，全國各大高校的數字圖書館建設也普遍展開，例如北京大學于1999年9月成立“北京大學數字圖書館研究所”，發揮北京大學的整體優勢，構建了一個國內水平領先，與國際接軌的數字信息服務環境。

3 數字圖書館信息化的整理工作

3.1 整體規劃問題

數字圖書館信息化項目需要投入豐富的人力、物力和財力，我們要在這個過程當中避免各項資源的浪費和重復建設。所以在實施這樣的項目之前需要進行嚴密的整體規劃，因為數字圖書館信息化涉及到很多的學科和行業，所以在規劃的過程當中也需要這些行業的參與，盡量做到全面、客觀。學會借鑒國內外相關的成功經驗，做到規劃上有準備、提前預防，不打沒有準備的戰爭?？紤]到相關法律法規、各項政策安排、技術水平等等條件，制定一個切實可行的總體規劃。然后針對這個總體規劃，再進行精細管理，對每一個宏觀概念進行解析，分步實施。在這樣的一個圖書館信息化工程當中，沒有哪一個機構可以獨立完成的，它涵蓋著各行各業的協作互助，例如：出版機構、硬件供應商、綜合實施商、軟件開發商、數據庫維護方等等機構。所以工程的責任方應該明確這一點，做好與各方面的溝通和交流。大家明確自己的分工，抓住工作重點，做到分工合理、責任明確。

3.2 信息資源的組織

“十五”建設以來，我國的數字圖書館信息化工作取得了顯著的成效，信息網絡基礎建設位居世界前列，其中通訊網絡規模為世界第二，僅次于美國；信息網絡的覆蓋已經大范圍的伸展開來。關于數字圖書館信息化工作，被很多人誤解為把圖書館原有的紙質版的圖書、文獻全部數字化就可以了，然而這是一種非常片面和局限的觀念。數字圖書館是一個包含了各行業信息的信息資源倉庫，這些信息具有統一的獲取、存儲、檢索標準，可以在共同的網絡平臺上運用，具有強大的交互性和流動性，實現信息的增值。

信息資源是數字圖書館信息化的重要物質基礎，是展開信息化、數字化服務的重要前提。數字圖書館信息化的資源包括原有館藏信息的數字化、外部數字信息的購買和網絡信息資源的挖掘等方面。原有館藏信息的數字化需要借助大規模的數字錄入工作，這是一個長期的精細的工作，需要嚴格的實施標準和監督工作。購買外部的數字信息資源是一個可靠性高、簡便易行的方式，但是其成本高昂，需要大量的資金投入。

國內較為成熟的相關系統有：中國期刊全文數據庫，是目前國內最大的連續動態更新的中國期刊全文數據庫，覆蓋理、工、農、醫藥、文史、政治、法律、教育和信息科學等；中國重要報紙全文數據庫，收錄中央級及地方級重要報紙五百多種；中國優秀博、碩士論文數據庫，收起收錄就達到五萬余篇；萬方數據，具有科技信息子系統、商務信息子系統和數字化期刊子系統，是國內具有相當實力的數字檢索系統。國外的有：OCLC是世界上最大的提供網絡文獻信息服務和研究的機構，以推動更多的人檢索世界范圍內的信息，實現資源共享并減少費用為主要目的；DIALOG系統，是世界上規模較大、適用范圍驕傲光的綜合性商業聯機信息檢索系統，在全世界120多個國家有兩萬多個用戶，雖然于1998年被英國的M.A.I.D購并，但仍沿用原名，從事科技和商務數據庫聯機查詢服務。

3.3 信息化整理工作的項目管理

3.3.1 信息技術的實施

技術是依托于技術人才而實施的，數字圖書館信息化所需的人才是兼有圖書情報專業知識和計算機網絡、系統開發知識和精通一門外國語言的復合型人才。在數字圖書館信息化的服務當中，擔任信息系統管理者、系統專家的角色，對信息系統的開發生命周期具有全面的了解，從需求分析到系統的開發，從安裝測試到交付使用，還有后期的用戶培訓，都要具有過硬的專業知識。

數據庫服務是數字圖書館信息化開展非常重要保障，目前使用較為流行的數據庫有FoxPro數據庫、Sybase數據庫和DB2數據庫等。FoxPro數據庫最初由美國Fox公司1988年推出，具有窗口、按紐、列表框和文本框等控件，提高了系統的開發能力。Sybase數據庫是一種大型數據庫系統，統具有完美的觸發器、存儲過程和存儲規則以及完整性定義，支持優化查詢，具有較好的數據安全性。在我國大中型系統中具有廣泛的應用。DB2數據庫是IBM公司研制的一種關系型數據庫系統，主要應用于大型應用系統，擁有完備的查詢優化器和很好的網絡支持能力。

3.3.2 界面設計

系統界面是用戶和系統進行交流的媒介，向用戶介紹該信息化系統具有什么樣的功能和信息，是唯一與用戶溝通的橋梁，所以其設計質量嚴重影響用戶的使用效果。良好的用戶界面設計要遵循以下原則：首先是界面友好、便于使用，結合人類的感官的自然特征和使用習性，把界面設計得簡單自然，對于熟練使用電腦系統的用戶，還可以使用快捷鍵操作；其次是要運用導航，給用戶一個宏觀的指導，讓用戶快速找到入口，進行下一步更為具體的操作。最后是要實現標準化，標準的、通用的系統使用規則，符合大眾的使用習慣，易于用戶接受。

3.4 用戶的引導教育

目前大部分的數字圖書館系統，知識普遍應用于科研教育機構，對于很多的普通用戶來講，很少使用到這些先進的信息系統。當然與用戶本身的知識水平有關，另一方面也是我們的系統工作人員對于用戶的引導和教育，要避免數字圖書館信息化的建設與用戶的脫節和浪費。具體來講，要形成詳細的系統使用技術文檔，還有工具書和檢索刊物的使用，幫助用戶建立起自己的信息儲備系統；另外需要安排具有較高業務水平的服務人員來對用戶進行指導協助，提供人性化服務。

4 結束語

數字圖書館信息化的整理工作對于提高國民素質，加強國家精神文明建設具有重要意義。在這個過程當中，需要相關的各行各業共同努力，實現圖書、文獻信息檢索的高度數字化和信息化。

參考文獻：

[1] 孟曉青.數字化圖書館與圖書館學的研究[J].蘭州石化職業技術學院學報, 2004,(3).

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關鍵詞：數字技術；中小學檔案；信息化管理

檔案是十分寶貴的資料，它見證歷史，融合人類智慧的結晶，具有較高的應用價值。我國教育部曾頒布《中小學檔案管理辦法》，提出要將學籍檔案、人事檔案、黨政檔案、教學業務檔案、聲像檔案資源轉化為電子文件，保證檔案數據的完整性，滿足教師、學生對檔案的應用需求。當前是知識經濟時代，信息技術為中小學檔案管理提供了新的途徑，開辟新的管理渠道，同時也對管理人員提出更高的要求。在數字技術的支持下，中小學檔案管理需引入更多高端技術人才，加強對人才的業務知識培訓，提高人才的計算機應用水平，為檔案管理工作奠定堅實基礎。在當今時代，學校檔案工作管理人員可充分運用現代信息技術，實現“一人一號、一人一檔”，為教師和學生建立完整的檔案資料，通過電子檔案保存數據，優化電子信息管理系統。

1中小學檔案工作信息化管理的意義

1.1提高管理效率

中小學檔案工作信息化管理擁有較強的現實意義，能充分發揮檔案的憑證作用和信息化功能，推動提高中小學檔案管理水平。當前已有很多中小學在自身運行和發展的過程中應用電子檔案，做到安全保密、統一標準，促進檔案管理工作的數字化發展，有效提高管理效率。檔案包括學基于數字技術發展背景下中小學檔案工作信息化管理模式研究陳永光（勉縣武侯中學漢中724200）生的整個成長和發展階段，需要從學生入學時期開始建立，記錄學生的學習變動情況、成長情況以及所有的個人信息，每年都會增加較多的新建檔案，數量龐大，傳統的紙質檔案不利于保存，信息化管理能解決這一問題。電子檔案能充分利用有效空間，全面改善檔案管理效果，提高管理效率；

1.2降低管理成本

在傳統的中小學檔案管理中，學校需在檔案管理方面投入大量的人力和物力資源，耗費較大的存儲空間，并且檔案資源在查找、保存過程中也較麻煩。通過采用信息化管理方式，中小學檔案管理能全面節約人力資源和物力資源成本，檔案的查詢工作可以變得更加方便、快捷，當教學管理工作需用檔案時，管理人員就可通過計算機查找學生檔案或教師檔案，減少對原始檔案的損耗，最大程度地保護檔案原件；

1.3實現檔案價值

在中小學的運行過程中，檔案管理信息化建設有利于充分實現檔案價值，促進中小學日常管理工作有效開展，推動學校資源科學分配，全面提高中小學資源利用率。檔案是中小學教學以及教學改革工作的基礎保障，能全面、真實地反映教學管理的相關內容，記錄教育管理信息，通過采用信息化管理的手段，學校能充分發揮檔案的價值，促進教育管理工作的開展。對教師而言，教師的個人成長檔案包含教學工作的開展情況，涵蓋教育工作中所獲得的個人獎勵、突出成績以及榮譽等內容，能彰顯課程改革所取得的突出成果，是學校教學工作的重要資料。

2當前中小學檔案工作信息化管理的問題

2.1檔案材料存在遺漏

在當前中小學檔案管理工作中，很多學校都存在檔案材料遺漏的情況，檔案資料收集不全、資料流失等現象時有發生，這些都會給檔案管理工作帶來很多困難，不利于檔案信息化管理的進行。針對已提交或收集的檔案資料而言，很多檔案資料質量不高，存在不完整、信息錯亂等情況。檔案需要進行系統化的管理，在信息化管理中，檔案的初始資料非常關鍵，學校的檔案管理人員需要高度重視檔案材料的收集工作，對已遺漏的檔案進行彌補，為今后的信息化管理做好充足準備，全面提高教育資源的利用率；

2.2檔案管理意識淡薄

當前部分學校中的檔案管理人員還存在管理意識淡薄的問題，檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要性，對工作內容以及規定的工作流程不夠重視，容易在檔案收集和管理工作中出現疏忽。目前，一些工作人員將檔案管理工作視為應付上級檢查工作，對檔案管理的態度非常消極、被動，這些會對檔案管理造成不利影響。檔案管理是個系統化工程，學校中的師生檔案能記錄教育教學工作的重要成果，同時記錄學生的個人成長過程，對教育管理工作具有十分重要的意義，只有全面提高師生的檔案管理意識，才能推動中小學檔案管理信息化發展；

2.3檔案管理手段落后

目前中小學檔案管理工作在管理手段上較落后，大部分管理人員只能對檔案材料進行基礎整理，無法對檔案資料進行編研和深度分析，不能發揮檔案的價值。在管理模式上，絕大部分學校依然采用人工保管的方式，管理效率低下，信息資料查詢不便，不利于檔案數據的應用。傳統的檔案管理手段已難以適應現代化教育教學工作的開展，落后的檔案管理與教學工作不適應，無法發揮檔案信息的重要價值，需進行全方位的改革。

3數字技術發展背景下中小學檔案工作信息化管理的主要任務

3.1全面加強檔案信息資源建設

信息資源是電子化檔案的基礎，基于現代化的數字技術，中小學檔案工作管理必須首先加強檔案信息資源建設，保證檔案信息資源的完整性。學校需為檔案資源管理搭建專門的網站，或建設“數字檔案館”，將檔案內容錄入網絡平臺，充分發揮檔案資源的利用效果，加強對檔案資源的服務。從整體上看，當前中小學檔案工作信息化管理正在由傳統的文件管理轉化為電子信息管理，無論是管理方式、管理手段還是管理體系，都處于過渡時期，只有學校完善數據庫建設，才能發揮信息技術的價值，全面優化管理水平。學校需在校內建立檔案信息化服務機構，充分運用先進的信息技術和專業設備，避免檔案資料流失，科學規劃電子檔案數據信息的錄入工作，方便管理人員對檔案資源進行檢索；

3.2完善檔案管理工作的標準

檔案是中小學發展過程中的重要資料，不但關系到教師和學生的發展，還關系到學校的教學工作和教學改革工作。在實現檔案工作信息化管理的過程中，學校必須將《檔案法》、《保密法》、《電子文件歸檔與管理規范》作為檔案管理的基本標準，嚴格規范檔案管理行為，結合中小學檔案管理的實際情況，詳細規定電子檔案的信息收集方法、利用方法、銷毀的規范要求，讓電子檔案擁有絕對安全的存儲環境，保證電子檔案的管理嚴格按規章制度，全面提高中小學檔案信息化的管理水平。學校可結合本地區檔案信息化管理的現狀，制訂出《數字化檔案查詢制度》、《電子文檔管理制度》、《數字化檔案鑒定銷毀制度》等，保證中小學檔案信息化管理實現規范化操作。只有制訂出中小學檔案信息化管理工作的標準和規范，才能進一步加強信息化檔案資源共享，全面提高電子檔案的利用率，讓學校的電子檔案管理更加規范，代替傳統的紙質檔案，實現數字化進程；

3.3優化檔案管理基礎設施系統

檔案信息化管理需運用專門化的管理軟件，保證軟件操作的便捷性和安全性，全面提高電子檔案管理的水平，優化電子檔案管理效果。中小學檔案信息化管理工作需充分運用計算機和信息技術，搭建出完善的檔案管理數據庫，將數據庫與教學管理系統、OA系統緊密結合，這樣才能充分提高電子檔案工作的效率，實現自動化發展。學校需認清本校在電子檔案管理方面的需求，自主研發電子檔案管理平臺，也可向其它企業、科研機構購買軟件，引入先進的信息技術，做好軟件的升級、更新，優化基礎設施建設，讓電子檔案朝著系統化的方向發展。檔案的安全性和完整性非常重要，如果基礎設施系統不能及時優化，就很有可能造成數據損毀、泄密等事件，形成嚴重損失。因此，學校必須加強對基礎設施的維護和更新，不斷優化系統建設，在軟、硬件方面加大資金投入，提高電子檔案的應用和管理效果；

3.4建立健全檔案信息保密體系

在當前中小學檔案管理信息化的過程中，很多學校都存在電子檔案規范化水平不高的情況，檔案管理標準存在滯后性，應用軟件比較繁雜，不利于電子檔案管理水平的提高，造成檔案數據資料保密性不強，不利于檔案管理工作的開展。針對這種情況，學校必須建立健全檔案信息保密體系，將保密工作作為一項重要的管理任務，對中小學檔案的應用系統進行管理，完善數據備份技術，在系統中增加身份認證、安全密鑰等，保證電子檔案信息安全。其中，數據備份技術可防止數據流失，如果計算機硬件、軟件存在故障和缺陷，工作人員出現錯誤操作、計算機遭受破壞性病毒等，電子檔案就會形成數據災難，數據備份技術能對電子檔案的數據庫進行實時備份。

4數字技術發展背景下中小學檔案工作信息化管理的實現路徑

4.1提高工作人員以及師生的檔案管理意識

在以往傳統的檔案管理工作中，負責檔案管理的工作人員以及學校的師生都存在檔案意識較差的情況，有些教師對檔案管理工作缺乏認知，容易受到教務工作的壓力，不注重檔案信息收集，學生沒有對檔案信息反復驗證，導致檔案信息不完整，信息數據難以充分發揮作用。針對這種情況，學校首先需全面提高工作人員的檔案管理意識，加強教師與檔案工作人員的配合，讓全體師生都認識到檔案資料是重要的教育資源，高度重視檔案收集和應用工作，保證學校檔案信息化管理順利開展。針對檔案管理工作，教師需要對學校收集的相關資料高度重視，積極提供，保證初始的檔案信息完整、準確。

4.2全面加強檔案管理信息化人才隊伍建設

伴隨教育標準化建設的不斷推進，檔案管理工作需不斷更新觀念，促進管理質量、管理水平的提升。檔案管理信息化需相應的人才作為支撐，只有人才具備較高的專業素養和知識技能，熟練應用各類檔案管理軟件，正確利用檔案資源，才能充分發揮電子檔案的價值，保證先進的信息設備得到充分利用。首先在人才引進方面，中小學需與高校進行合作，引進檔案管理專業的人才，加強對計算機應用能力人才的考核，全面保證人才的知識技能；此外，學校還需設置專門負責檔案管理的辦公室，實現檔案信息化管理，成立檔案管理領導小組，對工作人員進行全方位培訓，不斷提高工作人員的數據采集技術、計算機應用技術等，實施檔案理論的培訓，做到理論與實踐相結合，強化工作人員的業務水平，促進中小學檔案工作信息化管理走向專業化。

4.3注重檔案信息化管理的績效評估工作

當前我國大部分學校都為中小學生建立電子學籍檔案，這些電子學籍檔案在學校日常教學工作、教務管理工作中發揮十分重要的作用，取得良好的管理成效。在檔案信息化管理的過程中，績效評估能調動工作人員的積極性，提高教師和學生對電子檔案的重視程度，有利于信息化管理水平的提高。績效評估不但是一種考核手段，更是一種管理手段，它可及時發現學校在檔案信息化管理中存在的不足，對各項管理工作進行量化，讓檔案管理的成績凸顯出來，提高檔案信息化管理的針對性和有效性。在績效評估工作中，評估主體要做到多樣化，教育部需承擔一定的監督和管理責任，學校需要進行自評，全體師生也需針對檔案管理進行評價，充分發揮績效評估的作用。在績效評估中，評估主體需明確信息化管理的投入、產出以及實際的應用效果，確保檔案信息化管理充分發揮作用。在績效評估方法上，學校需明確檔案信息化的采集流程，明確審核標準，全面結合《全國中小學檔案管理工作規范》，對基礎設施建設情況、信息資源建設情況、學籍檔案服務平臺建設情況、電子檔案存儲以及安全程度進行評價。檔案信息化管理工作具有較強的系統化特征，工作內容包含很多難以量化的方面，這些可通過問卷調查的方式進行評價，融合主、客觀因素，充分發揮檔案信息化的管理水平。

5結語

在數字化技術的支持下，中小學檔案管理工作需發揮出檔案數據資料的價值，推動教學改革，實現教育教學工作的全面更新。傳統的檔案管理模式存在資料收集不全面、信息數據保密性較差、查詢利用水平較低等情況，這些都會對檔案管理和檔案資料的應用帶來困難，因此，中小學檔案信息化管理勢在必行。在實踐操作中，學校需優化人才隊伍建設，加強對管理人員的技術培訓，全面提高師生以及檔案管理人員的思想認知，搭建良好的基礎設施，為電子檔案管理提供軟、硬件設備，積極研究新技術，通過績效評估的方法考察檔案管理工作中存在的不足，充分發揮信息技術的作用。資金、技術、人力資源是中小學檔案管理工作信息化建設的重要基礎，學校必須保證資金充足，對檔案管理的資金進行科學分配，注重傳統檔案向電子檔案的轉化，制訂嚴格的保密體系，讓中小學檔案管理工作得到有序開展。

參考文獻

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隨著科學技術的飛速發展，信息化已悄然滲透到人們生活的各個領域，為社會的繁榮進步帶來廣泛而積極的影響。在大數據時代背景下，社會服務的信息化已成為發展的趨勢，隨著信息化改革的不斷深入，人力資源管理可以更為方便、快捷、高效地實現人力資源的信息共享、合理配置和資源整合，從根本上提高管理水平。作為高校行政管理工作的核心，人事管理直接關系到高校的運轉效率與長足發展。近年來，國家持續推進高等教育體制改革，明確了建設雙一流高校的總體目標和實施方案。這些重大舉措在進一步擴展高校辦學規模、建設一流師資隊伍、培養拔尖創新人才、引領高校機制改革的同時，也無疑給人事管理工作提出了新的要求，帶來了新的挑戰。如何科學高效地處理好指數級增長的人事信息量、日趨多樣化的人事關系、日益復雜化的人員結構等諸多問題，成為新形勢下高校人事管理工作必須面對的嚴峻現實，加快推行和實現高校人事信息化管理成為必然。

二、高校人事工作信息化管理的現狀及存在問題

1、管理層觀念滯后，信息化認知度尚淺

要想真正實現高校人事管理工作的信息化，必須從學校領導層就牢固樹立信息化的觀念，明確發展目標，破除固有模式，做好頂層設計。然而，目前國內多數高校還停留在“就事論事”的層面，并未從學校層面設立專門的信息管理部門，搭建統一的信息平臺，而是任由各部門“各自為政”，根據需要自行創建平臺、購置系統，這雖然能在短期內解決一定的困難，但從長遠來看必將成為信息化進程的羈絆。反過來看，人事信息化管理工作的全面推行必須依托健全的機構設置和管理辦法，而當前高校人事機構的設置卻基本是以業務分割為依據，信息化工作或被忽視，或僅作為輔助手段而已，管理者們并未真正認識到這項工作的重要性和緊迫性。

2、信息資源共享率低，數據的權威性存疑

高校黨政部門眾多，工作需求各不相同，關注點各有側重。在信息化初期，由于學校層面未作整體的規劃和考慮，各部門便根據工作運轉所需，相繼建立起符合自身業務需要的管理模式和信息系統。如學生處的學工管理系統、組織部的干部管理系統、教務部門的教學管理系統等。這些系統一般由不同公司獨立開發，其平臺架構和開發理念的迥異在制約人事信息共享的同時，帶來了嚴重的信息資源冗余，反而從很大程度上阻礙了高校管理一體化的建設進程。此外，各部門的工作性質和工作內容決定了對數據采集的不同要求，數據的字段設置、采集要求、更新方式等存在很大差異，當需要跨部門整合數據供決策之用時困難重重，嚴重的影響了人事數據的權威性和準確性。

3、信息更新維護困難，數據的準確率堪憂

首先，高校人事管理部門以大量的人事數據為基礎，輻射出十幾類數十種流程復雜的業務，主要涉及人才引進、定編定崗、人員異動、職稱評審、培訓進修、年度考核、薪資福利、社會保險、檔案管理等。除基礎信息的幾十個字段外，個人與業務相關的擴展信息也數據量龐大，有的信息庫字段要上百個，數據的更新和維護工作需要占用大量的工作時間。其次，信息化管理工作的穩步推進需要相應的制度規范作為支撐，而二級院系在配合人事部門工作時存在一定的隨意性，這無疑會增加管理的難度。最后，由于分散式管理，各管理部門對各自信息庫進行信息錄入和維護的口徑不一致，在獲取信息和進行信息整合時，會產生極大困難，稍有閃失，甚至會出現大量連鎖性的錯誤，如果沒有權威的人事信息作保障，難以保證工作和決策的準確性。

4、信息系統框架陳舊，數據的安全性較差

經過若干輪的事業單位人事制度改革，高校的人事管理工作已經發生了很大變化，簡單的信息管理系統已難以滿足日益增長的人事管理需求，一個優秀的系統，既要滿足現有的工作需求，又要便于擴展，同時還可從信息化的角度對現有的工作進行優化。目前，多數高校還依然采用封閉的系統平臺，單純面向管理人員，限于管理優先的慣性和服務基層概念的缺乏，缺乏管理者和廣大教工的交互，無法真正達到信息化的管理要求和資源的真正共享。目前，主流的人事管理信息系統均采用B/S架構，通過瀏覽器進行用戶端和管理端的操作，簡化了用戶端的操作流程，帶來了舒適的用戶體驗，同時減輕了系統維護和升級的工作量，有效降低了成本。但網絡環境的特殊性也使得系統的安全性面臨更多未知的挑戰，一旦產生諸如硬件損壞、黑客入侵、病毒襲擊等問題，都會給系統的數據安全造成極大的威脅和損失。

5、管理隊伍素質不一，實施的有效性受限

事在人為，再好的政策如果沒有一批精干的隊伍去實施，也將是一紙空文。高校人事干部不僅是信息化建設的實施者，更是人事改革的推動者，這支隊伍的素質將直接影響高校的發展。目前，從高校人事工作者本身來說，還存在思想政治素質、業務文化素質、心理素質等基本素質較低，創新意識和服務意識較為薄弱；溝通協調能力、決策執行等能力尚缺的問題；從高校角度來看，進人缺乏專業性、用人缺乏科學性、育人缺乏長期性等問題并沒有進行有針對性的改善，導致這些問題將長期存在并對人事工作的開展產生負面影響。

三、對目前高校人事信息化管理改革的幾點思考

要想突破高校人事信息化進程中的重重阻礙，就必須革新觀念、系統設計、全面部署，將信息化建設作為一項“必須做、科學做、持續做”的重點工作，納入到高校行政管理體系中來。

1、以人為本——加快高校人事管理向人力資源管理的轉軌

高校人事管理信息化，就是高校人事部門借助現代化的信息技術，以計算機和網絡為平臺，通過對高校各種人事信息資源的廣泛收集、整理、深入開發和充分利用，促進人事管理從傳統事務型管理向現代人力資源數字化管理的轉變，不斷提高人事管理的效率和決策水平的過程。高校人事管理信息化的進程其實也是傳統人事管理向人力資源管理轉軌的過程，轉軌的方式和速度將直接影響信息化的深度。人事管理依次經歷了“經濟人”和“社會人”的人性理論，逐漸形成了組織行為學，強調對人的管理不僅要依靠規章制度和組織形式，還要激勵并保持成員的責任感、成就感、事業心和集體精神。由于管理的視角、類型、側重點、形態、方式等多方面的區別，高校人事管理與人力資源管理存在很大的差異性。人力資源以人為本，將人力視作第一資源，通過積極的科學管理和主動開發可以使其不斷升值和增值，比傳統的人事管理更加契合時代的發展需求。我國在近年來出臺的一系列改革政策，迫使高校朝著科學化、制度化和社會化的方向發展。2014年的《事業單位人事管理條例》明確了按需設崗、以崗定薪、崗變薪變的合同契約式管理方案；2015年的《國務院關于機關事業單位工作人員養老保險制度改革的決定實施辦法》中提出了養老金并軌的要求，明確了單位和個人繳納的比例，持續推進了社會人理念和高校社會化；2016年，人社部宣布將研究制定高校不納入編制管理后的人事管理銜接辦法，再一次打破了高校與社會間的壁壘，“鐵飯碗”成為過去，專業人才的自由流動和社會化管理成為必然趨勢。這場人事管理到人力資源管理的革命性變革的號角已經吹響，面對這場變革，高校不僅需要借鑒已有的理論和經驗，更要在管理實踐中不斷探索和總結，以形成適應變革需要和自身發展的新理論，應快速轉變陳舊觀念，積極探索和健全適應本單位特點的分配激勵機制，形成高校內部以及高校與地方間人才流動的合理機制；應當合理配置人力資源，以科學合理的手段培養人才，以社會化、科學化和自動化有效提高行政服務能力。

2、打通通道——建立基于服務域的高校人事信息平臺

人事管理工作是高校管理中非常重要的一環，其工作效率的高低、質量的優劣都直接關系到教職工對高校的認可度。在大數據的時代背景下，人事管理以龐大的人事數據為基礎，其準確性、實時性和全面性決定了管理的效益和決策的正誤。因此，建立起基于服務域的高校人事信息管理模式將逐漸取代保守封閉的管理方式，并以此突圍現有的困境。此處所講的“服務域”，是指將相關的業務進行梳理并重組整合成的服務集合，該管理模式的推行將會引發從頂層到部門、從管理到服務、從打碎到整合的一系列變革。從“頂層”到“部門”。高校應設立校級的信息化中心，著眼全局，履行全校性的信息化部署和指導職能，積極打破部門之間的“信息孤島”局面，實現以人事信息為主體的信息資源共享；與之相呼應，在二級部門設置信息管理科室，結合部門實際進行信息化建設的構想和實施；在院系設置信息管理員，負責更新和維護教工信息；如此形成自頂向下輻射的局面，確保人力資源信息化的整體性和有效性。從“管理”到“服務”。長期以來，我國高校延續了政府機關的管理模式，但其產生的種種弊端成為了高校發展的桎梏。在高?！叭バ姓钡倪M程中，不但要推進高校行政體制改革，還要引入現代服務理念，構建科學的行政制度，并將這種“以人為本”的服務理念貫徹到信息化建設中去。摒棄傳統的單機式管理模式，引導教工從“被動接受管理”到“主動自我管理”，逐漸轉變為一種能突出教工自我意識的網絡化服務窗口。從“打碎”到“整合”。信息化建設不是簡單的辦公無紙化進程的延伸與推進，更多的體現為系統的信息資源整合與共享。模式將打碎各部門業務壁壘，聚合為系統性的跨部門業務流程，形成業務清晰、流程合理的人力資源管理模式，并基于以大人事為主體的“服務域”理念，進行“大平臺+微應用”的重構，解決各業務部門數據孤立、服務零散的問題，為教職工提供從招聘到離退休的全生命周期管理；長此以往，這些全面積累的人事業務相關數據，定將成為決策分析和制度改革的強有力支撐。

3、隊伍建設——自上而下建立起一支強有力的人事管理隊伍

一流的大學離不開高水平的師資隊伍和高素質的管理隊伍，兩支隊伍的建設在一定程度上取決于高校人事管理隊伍的綜合素質。人事管理信息化亦如此，不僅要依靠科學的政策和完善的軟件，更要有專業的管理團隊作為支撐，這種專業的管理團隊將在以下幾個方面體現出其特有的品質。科學的管理模式。目前，多數高校的人事管理隊伍由人事部門工作人員和二級院系人事秘書組成，前者由機關管理考核，后者由所在院系管理考核，組織結構較為松散，任務分配不夠合理，考核標準也不統一，個人素質參差不齊，這無疑給人事隊伍的管理帶來了困難。要解決以上問題，需將與廣大教工接觸最頻繁、聯系最密切的基層人事工作者真正納入到學校的人事管理體系中，由學校人事部門和院系共同完成對這些人員的招聘、培訓、任用、考核等，以例會和工作沙龍傳達和解釋政策文件和服務要求，從而強化人事服務的第一道窗口。合理的任務分配。人事信息資源具有資料信息量大、構成多維、要求精確、動態變化頻繁、信息交流面廣等特點，光靠校級人事部門的單個科室甚至單個人來更新和維護，不僅費時費力，還極易發生錯誤。應根據實際情況，規范人事信息流動渠道，合理配置信息維護的業務流，首先可在人事部門設置相應的信息科，作為信息更新的末端，聘任既熟悉人事業務又熟悉信息系統建設的專業技術人員，把人事信息庫的建設和人事檔案的管理有機結合起來，把基礎信息與衍生信息、靜態信息和動態信息統一起來；與之相應的可在人事部門的其他科室設置信息專員（或由科員兼任），將本科室所屬信息進行批量更新和動態維護，并及時提交給信息科審核，如職稱評聘情況、教工狀態變化等；其次請人事秘書對教工提出的信息更新進行初審，或根據實際情況設置字段維護權限，對相應字段進行維護。長效的培訓機制?，F階段多數高校人事崗位上“人員流動快、專業出身少”的現狀還未得到有效解決，而高校人事管理涉及面廣、業務量大、更新率高，且在向人力資源管理轉軌的過程中逐步突顯的“專業化、規范化、法制化、科學化”等特點，使從業人員必須適應崗位特點和時展的新需求，擁有更強的理論水平和業務能力，成為各高校急需破解的新問題。有鑒于此，高校應進一步加強對人事管理隊伍的培養，利用長效的培訓機制，通過理論教學、政策解讀、業務學習、互動交流等豐富多彩的培訓方式和分階段分時段的培訓結構，普及現代人力資源管理理論、人才工作理論以及法律知識，不斷探索高校人事管理的新形式、新途徑和新方法，提升人事工作的綜合水平。

四、結束語

高校人事從傳統事務型管理向現代人力資源數字化管理的及時轉軌，是高校改革發展的客觀需要，也是高校提升核心競爭力的必要保障。作為一項長期持續性的工作，人事管理信息化建設必將隨著信息時代的高速發展和高校實際情況的日益變化而不斷發生新的變化，這便要求人事工作者不斷探索、不斷努力，尋求更好的改進途徑和方式方法。

作者:何雯 單位:蘇州大學

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關鍵詞：新時期 信息化技 檔案管理

隨著信息科技的發展，信息技術已經成為現代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進度中發揮了極其重要的作用。作為一個單位運行管理重要一環的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時代的要求及事業的發展之間存在較大的不適應性。如何探索運用信息化技術強化檔案管理工作，對提升檔案管理工作科學化水平有著重要的意義。

1.當前檔案信息化管理中存在的不足

檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務發展。傳統的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊及日常管理等環節上。隨著時代的發展，傳統檔案管理已逐漸無法滿足事業發展需求，其不足之處正日漸顯現。

1.1工作任務與人力資源之間存在的矛盾

隨著事業的發展，檔案資料來源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊工作任務變得越來越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對信息化技術的應用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。

1.2檔案數量與保存空間之間存在的矛盾

一個單位經過幾十年的發展和積累，檔案數量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設標準上有著規范的要求，很多單位在建設檔案室時往往缺乏前瞻性，沒有預留足夠大的空間，對實體檔案的保存形成了較大的制約。

1.3檔案調閱與運用需求之間存在的矛盾

傳統檔案的調閱存在現場性、單一性等特征。調閱人員必須到檔案室現場，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調閱效率低下。此外，還存在資料一經借出，其他人無法查閱的問題以及外地工作人員無法遠程查閱的問題，對檔案的運用效率造成了較大的影響。

1.4長期保存與安全保障之間存在的矛盾

傳統的檔案多為紙質記錄，雖然檔案室按照較高的規范建設而成，對檔案起到了較好的保護作用。但在借出過程中及保存過程中往往會出現一些不可預料的因素，使檔案的長期性保存存在隱患。

2.以信息化技術融入新形勢下的檔案管理工作

傳統檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進、予以破解。結合本人的思考和實踐，筆者認為，在運用信息化技術強化新形勢下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：

2.1立足規范性，建立規范的管理體系規范化、標準化的基礎工作是檔案管理信息化建設的前提。制定和實施檔案信息化工作的標準和規范，是檔案工作現代化的必然要求，是提高工作質量和效率的前提所在。由于現行的檔案學學科理論較為陳舊，使檔案信息化建設無現成可借鑒的管理規范。因此，在引入信息化技術管理檔案的前期，必須立足規范化建設，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實際、適應單位事業發展需求的檔案信息化管理體系。在建設過程中，首先要解決紙質檔案數字化的規范問題，按照各類紙質檔案的不同需求，明確其轉化為電子文檔的方式、類型及參數等要求和操作規程；其次要解決電子文檔歸檔的規范問題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規范和歸檔流程；再次要解決數字化檔案日常管理的規范問題，在制定實施數字化檔案分類編號原則的基礎上，對收集、整理、調用等環節制定相應的流程、記錄、權限和審批程序，實現檔案信息化管理的有序化、標準化和規范化發展。

2.2保障安全性，落實可靠的防護措施信息化技術是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來便利的同時，也為檔案管理工作的安全帶來的極大的要求和挑戰。檔案管理的先決條件就是真實和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應該預見的是，檔案的信息化管理和傳統的紙質檔案管理還將在相當長的一段時期內并存，對檔案管理工作的真實性和安全性構成“雙保險”。因此，在落實并加強傳統檔案管理安全防護措施的同時，要大力加強信息化技術引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發展提供安全保障。在強化安全防范過程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實相應的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護能力，守住檔案信息化安全的第一道保護屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實施身份認證、防火墻、數據備份等安全防護制度，消除網絡安全對檔案信息化管理的威脅。