檔案合同管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案合同管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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合同作為體現簽約各方的真實意思表達，在建設項目管理中處于重要地位，在建設項目實施過程中，需要通過合同來完成建設項目的設計、采購、施工等建設內容；同時，合同也是建設項目檔案的重要組成內容。保證合同歸檔文件的真實性，是建設項目合同管理的基本出發點。

而若想在項目檔案驗收過程中對相關的合同管理進行有效審核，審核員應當對合同及合同管理、合同形式及相關內容等方面有比較全面的認識。本文以與建設項目竣工驗收相關的標準及規范中所提出的合同管理要求，結合近年來我們參與建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收的經驗與體會，對如何加強建設項目合同管理予以初步探討，希望有助于深化各方面對建設項目合同管理的認識。

一、合同及建設項目合同管理的基本概念

在討論合同管理時，應當理解“在合同法甚至民法上，協議基本上是合同的同義語”，由此可見所謂 “合同”與“協議”的含義本身就具有是在簽約各方協商一致的基礎上達成的，是指平等民事主體之間如政府機關、社會團體、企業、個人等自然人、法人或其他組織通過協商所達成的設立、變更、終止民事權利義務的的法律行為，同時，合同除了表示出一定的法律行為外，還可以表示由此種法律行為產生的法律關系。當我們在對建設單位的合同管理情況進行審核時，應當注意到關于合同的內涵含義，所以，當進行項目檔案驗收時，對以“合同”、“協議”、“備忘錄”等名義出現的文件，應當都按照合同來對待，體現了建設項目過程中建設單位與參建單位通過平等協商與相關單位（一般為企業）所建立的法律關系及所應當承擔及實施的法律行為。

進一步而言，當我們在項目檔案驗收及建設項目竣工驗收時，只要是屬于以上所述“合同”類型的文件，都應當注意其是否體現了合同所應當具備的法律行為及由此產生的法律關系。因此可以看出，建設項目合同管理的實質，體現出建設單位在建設項目進行過程中， 對項目合同的管理控制能力，而通過對合同管理情況的審查，可以對建設項目的實施過程予以公正的評價。

檔案與其它信息系統的最大區別之一，在于不僅可以提供真實的信息，還在于可以還原其在歸檔時的原始狀態，可以實現回溯性查找。建設單位在建設項目進行過程中所簽訂的招標、設計、施工、監理、設備采購以及職業衛生（勞動衛生）評估、安全評估等合同文件（合同檔案）成為評判建設單位所承擔的建設項目活動是否依規進行、合法有效的依據。

二、與建設項目合同管理相關的標準及規范性文件

自從我國改革開放以來，我國的法制化管理環境已經基本確立并且仍然在不斷完善中，依法對建設項目進行管理，是保證建設項目能夠實現建設目標的主要手段，為此，國家相關部門了一系列的標準及規范，以達到對建設項目進行有效管理的目的。因此有必要對這些在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中需要執行的標準及規范予以充分認識，才能在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中自覺有效地執行相關規定。這些需要關注的標準及規范主要有：

1.在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收中，《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）是使用最為廣泛的標準文件之一，在DA/T28中做出了以下明確規定：

6.8 合同要求

6.8.1建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任；可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.2 由施工單位編制竣工圖的，應在設計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數（包括必須套數和主管機關要求套數），以及因修改增加新圖的責任：凡由設計單位編制竣工圖的，可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.3 施工合同中應明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。

6.8.4 監理合同中應明確監理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監理檔案的責任。”

DA/T28中的這些條款，對編制竣工圖及建設項目的監理單位所應當承擔的合同義務做出了明確規定。

2.在2015年，國家檔案局和國防科工局的《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》中，也對此做出了相應規定：“建設單位在制定招標文件、與參建單位簽訂合同（協議）時，應設立專門條款，明確相關單位的項目檔案管理職責及項目文件的形成、歸檔職責、歸檔范圍、質量要求、整理標準、歸檔套數、歸檔時間及違約責任?！?該規范性文件還進一步明確規定：“建設單位在支付合同款前，應審查參建單位的項目文件歸檔情況，對于未按合同（協議）要求提供項目檔案（文件材料）的，暫?；虿挥柚Ц丁！?/p>

另外，在《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中也有類似的規定：“電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構在項目建設初期通過制定歸檔制度、業務規范、合同條款、開展培訓、交底等方式，對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求；在項目建設過程中，結合項目進程，對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查；單項工程驗收、合同驗收時，應同步進行檔案驗收。”

對于項目檔案驗收的專家來說，掌握這些標準、規范性文件對合同管理的要求，是非常必要的。

三、審查建設單位合同管理時需要關注的內容

那么，在審查建設單位建設項目合同管理狀態時，應當關注哪些內容呢？或者說通過哪些方面的審查來評價建設單位的合同管理狀況呢？結合我們在建設項目驗收中的經驗來看，在評價建設單位的合同管理狀態時，可以從以下幾個方面進行。

1.與建設單位簽訂合同、建立起合同法律關系的資質方面

按照相關規定，在簽訂建設項目合同時，如果對參建單位的資質有相關要求時，則應當對合同主體的資質進行審核，如果與建設單位簽訂合同的另一方不具備所要求的資質，則導致所簽訂的合同無效。

例如，承擔建設項目招標項目的參建單位，應當具備相關的招標資質，如其資質證書規定其只擁有機電工程招標資質的單位，就不能承擔土木工程的招標項目；如果要求具有相關的保密資質時，也需要其提供相關的保密資質證明文件；或者應當是由具有甲級資質的咨詢單位進行的項目評估，就不能由僅僅具備乙級資質的單位來承擔。

2.建設項目合同文本的有效性方面

建設項目合同文本指具備相關資質的參建單位與建設單位所簽訂的合同（協議）是否具備讓合同（協議）產生效力的要素。如果合同（協議）文本不具備合同（協議）產生效力的要素，即使是簽訂合同（協議）的單位資質符合要求，合同（協議）同樣不會產生法律效力。這種讓合同（協議）產生雙方所希望的法律效力的要素被稱為合同（協議）的“生效要件”。

一般來說，合同（協議）的生效要件包括以下內容：

a簽約雙方具備獨立承擔合同義務的主體資格，如具備相關資質；

b合同（協議）表達了簽約雙方的真實意思；

c合同（協議）生效的時間；如在合同（協議）規定“本合同自雙方簽字之日起生效”的條款，但合同（協議）的文本中卻沒有簽字時間；

d合同（協議）所規定的條款不符合建設項目批復文件的要求或內容時，其合同（協議）實際上也屬于無效。

當然，導致合同（協議）無效的表現形式不止以上方面，但就我們的經驗看，這幾個方面是在建設項目檔案驗收及建設項目竣工驗收過程中對項目合同（協議）進行審查時，經常出現的導致驗收組專家對合同（協議）的法律效力提出質疑的方面。

3.建設項目合同的整理組卷方面

建設單位的合同管理，包括對項目檔案的管理在內，因此，考察建設單位合同檔案的整理、組卷，也是建設項目檔案驗收的主要內容。通過查看合同檔案的案卷質量，同樣可以反映出建設單位項目管理及合同管理的情況。

查看合同檔案的案卷質量時，不僅要查看以上的內容，還應當對合同文件劃分、組卷等案卷質量的進行查看，主要考察其整理組卷是否符合檔案整理的基本要求，如是否與相關活動產生的文件一起組卷、合同的附件（技術協議、備忘錄等）是否與合同合并組卷等等。

特別需要強調的是，歸檔的合同應為原件。

四、建設單位合同歸檔制度實施情況

在考察建設單位的合同管理時，除了考察其合同檔案的案卷質量等方面，還應當對建設單位是否執行了相關標準或規范提出的合同管理要求情況進行考察，如相關標準規定：建設單位在與中標單位簽訂合同時，宜做出專門的歸檔文件內容，規定相關的項目文件收集整理條款，條款中是否提出了對建設項目歸檔文件的質量要求。

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合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。

筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。

1.合同檔案的收集

合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。

企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。

2.合同檔案的整理

收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。

2.1合同檔案按照年度分類法

廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。

2.2編制合同檔案目錄

筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。

2.3填寫備考表

備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。

3.合同檔案的利用

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1 現階段企業檔案管理工作中的問題

（一）合同檔案管理工作不受企業重視

目前很多企業的領導重視業績高于一切，以為檔案管理就是結束工作后的收集資料，也沒有專設檔案部門，這種不重視企業檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現的問題沒有及時認真的產生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經濟損失。此外，現在的合同管理人員大多是兼職，不是專業的合同人員，他們對自己的工作性質存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經常會出現由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環節。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產生合同檔案收集中斷、或是意見不統一又要重復協商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規范

大部分中小企業沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業合同管理中，合同內容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規范，對合同檔案的質量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經常會出現地址、數字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業檔案管理工作改進意見

（一）統一企業合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現代化的數據庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內容等信息。

（二）明確企業合同檔案的責任人和責任部門

根據《企業檔案工作規范》中的規定，本項目負責人和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統性；項目文件形成者和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質量負責。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業未來的發展，企業領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現問題的部門及個人予以適當的懲罰，對于業績優秀的人員應予以嘉獎，以此來調動員工的主觀積極性，培養更多熱愛檔案事業的年輕人。

（三）加強合同歸檔管理人員專業技能培訓

企業管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養專業人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續性。

合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業務水平，把握原則，懂得斡旋，當不同的合作單位之間，企業各部門之間，特別是領導與項目負責人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領導的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務為主動服務，將滿足用戶的需求擺在首位。

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1 電子檔案管理與傳統檔案管理的區別

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優點和缺點

2.1 電子檔案管理的優點

用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。

采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。

3 可采取的措施

（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。

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【關鍵詞】殘疾兒童；檔案管理基礎工作；現狀；措施

為了能夠更好的規范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日?；A工作入手，及時對工作中存在的不足之處進行補充，強化檔案管理基礎工作，以此來有效的提高殘疾兒童檔案工作的質量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續發展奠定良好的基礎，使其成為保障殘疾兒童合法權益的重要依據。

一、高度重視，加強組織管理

殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來，進一步做好殘疾兒童檔案管理基礎工作，從思想認識、到人員及組織等各個方面都要到位，做好檔案收集工作，對檔案歸檔范圍和保管期限進行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗表、父母相關的信息，同時殘疾兒童康復過程中所產生的各種資料也應納到歸檔范圍。

二、殘疾兒童檔案管理的規范化

首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統一規格的檔案袋來對采集到的檔案信息進行包裝和密封，而且在對相關檔案資料進行調集時，要有相關的憑證作為依據，檔案要具有統一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規范化。

其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進行，可以采用編碼形式來對檔案信息進行整理和歸類，以此來提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎。

最后，在對殘疾兒童檔案進行保管過程中，需要保證檔案室環境的適宜性，不僅要具備良好的通風，而且進行除灰處理，控制好檔案室內空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。

三、加強對殘疾兒童檔案形成過程的指導、監督和檢查

殘疾兒童檔案文件形成時，在嚴格對殘疾兒童申請、入戶調查等過程中形成的文件材料進行審核，確保所收集到的檔案資料的真實性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對檔案文件形成的過程進行監督、指導和檢查，控制好檔案形成過程中的質量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時還要確保文件材料的規范標準，確保案卷質量的全面提高，這對檔案后期的整理、加工和利用會帶來積極的促進作用。目前在相關部門和單位中，文字資料形成過程中和檔案管理工作存在相互脫節的問題，兩者各自為政，彼此分割，這對檔案管理工作帶來了不利影響。文件資料形成過程中和檔案管理工作相互關聯，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關文件資料形成的整個過程，同時檔案人員還要積極參與到單位各項行政及業務活動中，對工作的內涵進行了解和掌握，并在工作中做好指導工作，使相關人員在書寫文件資料時要嚴格按照規范的要求進行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對于各科室形成的文件資料要積極主動收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅實的基礎。

四、完善檔案管理設施

檔案管理工作效率會受到檔案管理設備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質檔案的過渡消耗，并且相比傳統的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設備，配備檔案現代化管理所需要的各種設施，加大檔案管理設施的投入力度，培養檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對檔案管理系統進行應用，使檔案管理人員能夠將所學到的理論知識與實際工作有效的聯系起來，從而進一步提高殘疾兒童檔案管理基礎工作的效率。

五、建立檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

殘疾兒童檔案要實現信息化管理，就必須建立檔案管理計算機信息系統，因此，在實際工作中，需要進一步改進和規范計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應檔案信息化管理的需要。依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計。在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，應注意到電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時還要重視電子檔案的真實性。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。另外，電子檔案的法律效力問題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

六、結束語

殘疾兒童作為弱勢群體，受到全社會的普遍關注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當前科學技術快速發展的新形勢下，更需要根據殘疾兒童檔案自身的特點，進一步對殘疾兒童檔案管理工作進行規范，充分的利用各種先進的技術來加快推動殘疾兒童檔案信息化建設，更好的實現殘疾兒童檔案的重要價值，有效的保障殘疾兒童的合法權益，使全社會能夠更關心弱勢群體，促進和諧社會的建設。

參考文獻

[1]閆亞平，高建軍.孤殘兒童檔案建立及規范化管理[J].陜西檔案，2012，02：38-39.

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關鍵詞：交通企業 ；檔案管理； 創新

規范化、科學化、現代化的企業檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，企業檔案管理只有不斷創新，才能使得檔案工作的開展與企業發展同步，并為企業的生產經營管理等各項工作提供優質服務，發揮它的重要作用，實現它的價值。

一、交通企業檔案管理概況

交通企業特點。交通行業是一個特殊的行業，交通作為國民經濟的基礎設施行業，屬于資產密集型、技術密集型和管理復雜型的企業。集團型企業由于其資產龐大、技術先進、管理復雜。在交通企業走向市場的大背景下，采用先進的管理思想和現代計算機技術手段，降低生產成本、提高企業競爭力，是必然的選擇

二、企業檔案工作基本原則

1.基本概念。企業檔案工作是將企業自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，即應歸檔的企業文件材料收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等工作。

2.交通企業檔案的歸檔原則。（1）本企業在基本建設、改建、擴建、生活后勤等各項活動中所形成的具有查考、保存、利用價值的文件材料，記錄和反映本單位生產經營活動的重要史料和證據，由各部門負責人指定有關人員負責積累、整理后立卷歸檔。（2）凡涉及生產技術工作的科研成果鑒定、技改及合理化建議項目評獎、基建工程竣工驗收等必須由檔案人員參加，并根據科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。（3）文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應列入生產、管理、經營、科研、基建等項活動的工作計劃，列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。（4）職工因公外出（包括出境）學習、參觀、考察和參加各種專業會議，收集獲得的各種文件材料應及時向綜合檔案管理部門歸檔；否則資料費不予報銷。（5）各部門向外單位購買圖紙及技術資料時，必須經綜合檔案管理部門審核后，由綜合檔案管理部門統一辦理，歸檔后提供部門使用。

三、檔案管理的重要性

1.現時利用檔案效益——信息資源、無形資產。從檔案的作用的雙重性和擴展律來說，它首先是對檔案的形成者有用，對檔案的形成單位及相關人員有用，是現實作用，它體現的是檔案的第一價值。2.社會效益——社會文化資產。從檔案作用的雙重性和擴展律的另一方面來說，它對全社會有用，是長遠作用，它體現的是檔案的第二價值。例如，某廠作為國家重點建設工程，它的設計、基建、安裝、調試、生產運行及其經營管理過程和經驗，都是極其寶貴的財富，它對真實反映我國的社會主義經濟建設有著重要的作用，而這些作用是呈現擴大和發展趨勢，這時檔案的價值就在檔案不斷被社會各階層利用、參考時體現出來，其價值是不可估量的。3.歷史效益——工作借鑒和鞭策、產生并提高效益的有效依據。它體現在利用檔案后，對促進歷史研究及維護歷史真實面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經驗教訓、取長補短、產生并提高效益發揮重大作用。通過對檔案的利用、研究，找出交通生產建設的成功經驗，找出交通企業經營管理的經驗教訓，找出交通生產企業機制改革的思路和模式，這將對我國的交通事業發展起著不可估量的作用。

四、做好交通企業檔案管理工作的措施

1.創新管理模式。（1）集中統一管理。實體集中管理模式的主要優點是檔案機構精干，檔案工作程序單循環，檔案管理專業化；檔案收集齊全、信息完整，檔案實體得到妥善保管，充分發揮檔案信息的規模效應：在一定規模內檔案管理成本低。（2）分級管理模式。分級保管的模式適用于集團化企業，如交通企業，目前分五大集團，企業集團下屬各單位之間主要是橫向聯系。這些企業信息流量大，對信息的完整性和時效性要求高，與此同時，各單位內部在實際工作中對技術資料或單據憑證等檔案原件的利用率也高，這就要求檔案分級管理。（3）職能管理模式。職能管理模式就是企業內部檔案管理職能是集中的，實行統一領導，而檔案實體及其信息都由各業務部門自行管理，各部門遵循本企業的檔案管理標準、制度，收集保管本部門生產活動中形成的檔案，定期移交到本單位檔案庫。由于企業規模較小，人員少，檔案信息量少，往往不設獨立的檔案管理機構，而是只配置行使檔案管理職能人員，按照國家檔案管理的法規、方針、政策實行統一領導，統一規劃，統一制度，對各部門的檔案業務進行指導、協調和服務。

2.創新管理機構。（1）選好企業檔案管理部門負責人。企業檔案部門在企業是作為輔助崗位，不像主要業務部門那樣引人注目，會直接產生經濟效益，這是檔案的工作性質所決定的。在大多數企業中，檔案管理往往是被忽視的，檔案人員的配置往往不盡如人意，毋庸置疑，這是普遍現象，這也是企業檔案發展與企業其他工作發展不均衡的原因之一。（2）合理配置企業檔案管理人員。其實檔案工作是一項專業性很強的工作，人員要求也應該與之相適應，才能將工作做好。如：梯形的年齡結構，保持老、中、青的合理比例關系；合理的知識結構，一方面整體的檔案管理知識水平要盡可能高，另一方面個體的知識在熟悉本單位所從事的業務專業上要有區別，能相互借鑒、吸收、補充，提高整體水平。（3）精心組織企業檔案管理網絡人員。檔案管理網絡人員相當于是檔案部門與各業務部門的橋梁和紐帶，是一支強大的檔案人員隊伍。精心組織企業檔案管理網絡人員對檔案工作的開展至關重要。

3.創新管理機制。（1）建立激勵機制。第一，確立企業檔案管理目標，使檔案人員有奮斗的方向；第二，尊重每一個人的權利；第三，使每人對將來永遠充滿希望，使他們永遠保持希望并用自己的努力工作去實現；第四，建立人才競爭機制，激勵優勝劣汰，選拔出懂專業、有能力、有責任心的人委以重任。（2）以人才培養制度化來保證長效激勵的思想。通過人才培養制度的建立，給檔案人員創造學習和受教育的機會，增加個體競爭力，為企業創造財富。以人才培養制度化作為長效的激勵手段。如將檔案管理員列入企業的人才培養計劃，有機會被發現和培養。（3）增加檔案工作者提升的機會。檔案人員往往在一個崗位上干了十多年都沒有變，從而導致管理績效得不到提高。增加提升的機會，哪怕在同一崗位，但也有工資薪酬的提升機會，可以激勵職工對前途充滿希望，激發自身渴望提升而努力工作的動力。

五、結語

企業檔案管理工作的創新是一個永恒的主題，我們要通過管理創新研究做好檔案管理。交通企業檔案管理工作創新工作的研究和實踐表明，通過企業檔案管理創新工作，不斷提高檔案工作者的綜合素質，提高檔案工作的管理水平和服務質量，能為企業的進一步發展提供檔案信息資源利用保障，為企業創造經濟效益、增強企業的競爭力，為建設和諧企業、和諧社會作貢獻。

參考文獻：

[1]成永付.新時期企業檔案管理體制、模式的建構[D].安徽大學2007.

[2]張寧.基于知識管理的企業檔案信息服務研究[D].河北大學2011.

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【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。

2 合同檔案管理風險的主要類型

根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導致的風險

上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：

①合同格式錯誤與內容缺失

雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。

2.3 保存過程中的安全風險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規避風險的具體措施

上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。

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關鍵詞：醫院 合同檔案管理工作 問題 創新思路

很多醫院仍舊是采用傳統的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫院的合同檔案管理工作落后、效率和質量都不高，檔案的管理是醫院工作的基礎，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進行創新，不斷的提高管理工作的水平。

1、合同檔案的含義

其是指從合同的簽訂到終止，在這個時間段內形成的體現了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關的具有保存的價值的其它文件材料。

2、醫院合同檔案管理工作存在的問題

2.1合同檔案保管機制不完善，缺乏合理的規章制度

醫院中每個科室都有自己的工作職責，需要遵守相應的規章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責范圍也不完善，缺乏明確的規劃和劃分標準，這些都讓醫院的管理機構設置不統一，管理上也沒有統一，沒有發揮出其應有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實現共享，這些都為科學化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫院發展對于檔案管理的需求。

2.2缺少專業的管理人員，對醫院合同檔案管理的重要性認知不足

信息化技術在其他領域中的廣泛應用，在醫院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設缺乏正確的認識，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們缺乏專業的管理知識、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識，讓醫院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實質性，讓醫院的合同檔案管理工作停步不前，與時代的發展脫節，阻礙了醫院的發展[2]。

2.3合同檔案利用率較低

信息資源在當今的社會中也是一種十分重要的資源，也關系著行業的發展。醫院內建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫院并沒有重視到檔案的重要性，知識將檔案收集整理后就結束了，并沒有真正的發揮其價值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進行合理的開發，比如一些對醫療、教學、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價值的合同檔案信息資料浪費了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會讓其失去它應有的價值，讓醫院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會讓醫院的合同檔案管理工作得不到進步，影響醫院的長遠發展。

3、有效提高醫院合同檔案管理工作創新性的策略

3.1完善合同檔案管理制度

創新是需要建立在完善的基礎上，因此首先應該做的就是完善醫院合同檔案管理的管理系統，只有完善好管理系統才能在此基礎上進行創新，否則只會根基不穩。雖然我國的醫療技術一直都在發展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強，但是因為管理方法陳舊，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實際的檔案管理的需求。在完善時，應該要先明確合同檔案部門的職責，制定統一的管理標準以及評價標準，對醫院內的不同類別的載體實行統一的管理和評價，讓檔案管理和醫療服務共同發展。另外還需要擴大檔案管理的范圍，對于醫療市場改革時進行的各項活動的資料等也要進行收集和整理工作，讓采購和招標工作能夠孫經理的進行，總之要把醫療有關的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進行管理。

3.2加強檔案管理信息化建設

合同檔案管理是醫院各項工作的基礎，其重要性不言而喻，體現了醫院的經濟活動，記錄了醫院的發展歷史，在醫院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術的發展，對于其的應用越來越多，醫院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術，可以提高合同檔案資源的開發效率，信息化的管理可以讓醫院合同檔案管理工作得到極大的發展，因此醫院要重視信息技術的應用，加大對硬件設備以及醫療管理軟件的資金投入，加強信息化[4]。足夠的資金也是對其進行創新的基礎，另外，還需要規范檔案管理工作內容，保障檔案管理的信息化建設。

3.3提高合同檔案管理人員隊伍素質

信息化的合同檔案管理也對工作的質量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業的知識以外，還需要掌握信息化技術，需要具備多方面的知識和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫院需要為管理人員提供培訓，提高他們的專業知識以及信息技術的能力，加強他們的職業素養和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認真、嚴謹的態度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質量。

3.4探索合同檔案管理新領域

創新是發展的動力，因此醫院的合同檔案管理工作也要進行創新，樹立創新的意識和理念，拓展合同檔案管理的新領域，要根據醫院的實際情況以及時代的變化，對工作的原理、方法進行改革和創新，通過創新和信息技術促進醫院的發展。醫院個合同檔案管理工作也要改變以往傳統的管理辦法，主動的去改變，不斷的優化管理模式，讓醫院的合同檔案管理工作能夠順利的發展。

結束語：

當今社會，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫院其他工作的基礎，因此醫院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發揮醫院檔案的價值，充分利用這一種資源，促進醫院的發展，也對整個醫療科研事業具有積極的影響，醫院要為管理人員提供培訓，加強他們的知識和技能以及職業道德，讓他們用認真、嚴謹的態度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機制，不斷的創新管理理念、方法等，滿足社會對醫療事業的需求，讓醫療工作能夠順利進行。

參考文獻：

[1]梁初蟬.信息化時代醫院檔案管理工作的創新分析[J].科技展望.2015（15）

[2]張娟.關于醫院檔案管理工作的現狀及創新探討[J].辦公室業務.2015 （9）

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【關鍵詞】辦公系統；智能檔案管理；資源整合

隨著事業單位辦公自動化的形成，工作人員能夠利用信息技術和互聯網技術實現信息的共享和工作的協同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數據分析等改變了事業單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯誤率高的現象，提升了事業單位辦公的效率，實現了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業單位信息技術的普及而得到優化，在數字檔案管理的基礎上提升了檔案管理系統，加大了檔案管理平臺建設，實現了檔案管理的智能化。雖然事業單位辦公系統與檔案管理的信息建設都取得了進步，然而二者之間并沒有實現真正的信息整合，造成了工作的重復和資源的浪費，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合既有實施的可行性，也有應用的必要性。

一、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合概述

事業單位辦公系統與智能檔案管理工作的整合是基于大數據環境下，事業單位內部成熟的信息管理系統，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統實現無縫化聯接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優勢，也實現了商業單位內部的資源優化組合，強化了事業單位資源的配置優化和增值。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的內容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術標準的整合、系統運用的整合、實體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進行檔案信息的共享和分配；技術標準的整合是對智能檔案管理系統中信息的計算方法、數據結構、數據庫類型和文檔格式；系統的整合是針對辦公系統和智能檔案管理系統之間的兼容問題；實體整合是指在信息整合的背景下，實體檔案的存放位置、存放狀態和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應的信息技術知識，又要保證其擁有檔案管理知識。

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的目標是在保證“統一領導”和“分級管理”的形式下，優化單位內部的資源結構，完善辦公系統與檔案系統的功能，保證人才的供應，實現資源的充分利用。由于目前事業單位多數檔案管理信息與辦公系統沒有實現融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現象。在互聯網時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強事業單位信息的交流，消除辦公系統與智能檔案管理的隔閡是提升事業單位工作效率，使其更好地為人民服務的基礎。

二、事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的原則

（一）規范性原則。事業單位OA辦公系統的信息儲存格式、數據結構類型、信息加工算法、數據庫等與智能檔案管理系統有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉換和交流。因此事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須以規范化為前提，二者只有實行統一的格式標準，實行統一的數據算法，配置統一的數據庫，在格式、操作和程序方面實行統一的規范，不同的部門之間采取的操作規范相同，才能實現信息的交流。

（二）信息安全性原則。無論是辦公系統還是智能檔案管理系統，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進行正確的整理與歸類，區別其保密分級。只能在保密級別范圍內實現信息的流轉，嚴格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。

（三）操作簡便性原則。事業單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統已經應用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是為了實現資源的共享，以達到增強事業單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應用程序上與之前的系統一致或者區別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發揮整合的作用。

三、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合所需要解決的問題

（一）標準化建設問題。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合需要有共同的標準前提。雖然我國出臺了《中國檔案機讀目錄格式》《電子文件名詞術語》等相關標準為事業單位信息交流提供了依據，然而其中的相關標準多為推薦標準，事業單位不同的部門之間可根據自身的情況對其采用也可進行修改，也有許多人員對標準并不知情，其標準的約束力較弱。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標準化建設問題。

（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關注的重點。電子檔案的安全問題不僅需要設置系統的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。

四、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合實施

（一）基礎設施的整合。事業單位中辦公自動化系統已經普及，智能檔案管理系統的建設實現了基礎設施的升級。在兩者的整合中，服務器、計算機設備、掃描設備等屬于管理的基礎設施，基礎設施的整合是二者整合的前提。二者在基礎設施方面的差異通過技術升級、設備升級的方式進行統一。提供基礎設施的升級、更新，為信息交流平臺的建設提供了基礎，也為信息安全加大了保障。

（二）人才的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術性要求。在互聯網發展的背景下，只有擁有計算機技術、辦公知識和檔案管理專業知識和法律知識，才能勝任事業單位的辦公工作。因此，事業單位必須加強對工作人員的培訓力度，通過外出學習、同業交流和參加培訓班等形式，不斷提升自我的素質能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質提升，信息之間的溝通才能實現無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。

（三）系統的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理系統的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業單位應積極與專業的軟件開發公司聯合研制符合自身需求的整合系統，通過技術升級、技術補充等形式實現資源的有序整合。

（四）制度的整合。事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進行整合。通常情況下事業單位辦公系統的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據事業單位內部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規范、標準、操作流程和監督工作，充分保障檔案信息的安全。

【參考文獻】

[1]陳永生，侯衡，K煥寧，楊茜茜.電子政務系統中的檔案管理：整合共享[J]. 檔案學研究，2015（06）：19-26.

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摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保證網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性?；诖?，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。

關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺?，F階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬?，F階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

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