檔案管理數字化范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理數字化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]檔案管理 數字化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。

一、檔案數字化管理的必然性

首先，檔案數字化是時展的必然。計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的發展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現數字化存儲。通過網絡互通，實現共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數字化檔案。同時，數字化檔案也有很多傳統紙質檔案所不能代替的優勢，如數字化檔案節省占地空間，查閱方便，節約了保管費用，避免了人力浪費。數字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數字化檔案的興起，檔案管理數字化必然應運而生。檔案管理數字化是發展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數字化管理更有利于保護檔案。因為在將傳統檔案資源數字化的過程中，必將能夠發現檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數字化后成為原紙質檔案的副本，相當于一個備份，極大限度地保護了原件資料的完整性。其次，檔案管理數字化也有利于改進檔案管理工作質量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數字化管理的內容

數字化管理主要內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設以及安全保障體系建設等內容。標準規范建設是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規范，并指導實施的過程，對于確保數字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎設施建設指網絡和設備的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。應用系統建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關系到檔案數字化管理的速度與質量。檔案信息化資源建設包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要指數據庫建設。人才建設指專業人才，特別是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，是當前數字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數字化管理所需的安全保障體系建設，檔案數字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復雜而龐大的系統工程，主要應該由以下五個要素組成：法制標準保障、基礎設施保障、組織管理保障、安全技術保障和災難恢復機制。積極促進檔案整體信息化應用水平的全面提高，為信息化建設保駕護航。

三、檔案管理數字化要把握的環節

我國的檔案管理數字化建設剛剛發展，其中有需要改善的環節，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費

電子文件與紙質文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉化成紙質文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進行數字化再傳播和保存外，后續檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。

（二）提高數字化檔案利用率

數字化檔案具有非常方便快捷的優勢，這是紙質檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數字化檔案的利用率，使之充分發揮作用。但現實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網絡資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數字化檔案的利用率，首先應該建立起檔案電子化的系統工程，做好系統的總體設計，配套設備選型，檔案管理軟件的開發和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統的設備首先要選用雙服務器的設備，并進行雙備份，同時設置查詢系統，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要轉變為數字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉變為知識技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準確識別有效檔案進行歸檔；另一方面，根據眾多使用者的要求提供準確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓，提高電子文件管理意識，加快工作轉型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數字化中對電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對檔案進行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準確、完整、系統的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發放給檔案形成單位，實現雙方的銜接。

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［關鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。

二、檔案信息數字化存在的安全隱患

（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

三、檔案信息數字化安全的具體措施

（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內蒙古烏蘭察布市微波總站

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數字化病歷檔案室的建設要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務病歷檔案使用者為導向，建立一種多功能的數字化病歷檔案智能平臺。數字化病歷檔案室主要由兩部分組成：

（一）病歷檔案信息資料的數字化是數字化病歷檔案存在的基礎

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數字化是數字化病歷檔案室存在的基礎。數字化病歷檔案是傳統病歷檔案管理通過“應用數字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發展階段的不同上的區別。在電子病歷后時代，數字化病歷檔案室是傳統病歷檔案室發展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數字化來源包括：

1.病歷檔案數字化影像處理系統:主要是將傳統的紙質病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數據庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質病歷檔案數字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結合三種方案。數字化影像處理系統將紙質病歷檔案數字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現。一般醫院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統：這是未來數字化病歷檔案室數據來源的主要形式。電子病歷是指醫務人員在醫療活動過程中，使用醫療機構信息系統生成的文字、符號、圖表、圖形、數據、影像等數字化信息，并能實現存儲、管理、傳輸和重現的醫療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫院都采用PDF來實現數字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數字化影像處理系統與電子病歷系統相結合形成一份完整的電子化病歷。根據衛生部電子病歷基本規范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫療信息資料，可以采取措施使之信息數字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數字化病歷檔案管理系統包括了數字化影像處理系統與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數字化病歷檔案的管理與服務參照傳統病歷檔案管理及三級醫院評審要求，數字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統：

1.病歷檔案管理系統：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務系統：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。

3.智能數據平臺。這是數字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統、電子醫學圖書館、電子醫學期刊及相關醫療信息及醫療法律法規等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發，包括針對科學研究及統計分析建立的智能專題病歷檔案信息數據庫。其功能包括：數據檢索權限管理、智能數據應用導航、專題病歷檔案數據檢索系統、自定義數據庫設計及智能知識庫檢索系統等。當然，在醫院數字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區域數字化病歷檔案室。

（三）數據化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統有：

1.電子病歷檔案管理系統集成了如下幾子系統：電子病歷系統、醫囑子系統、手術麻醉子系統、檢驗系統、影像系統、護理系統、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數據化病歷檔案應用系統目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數字化醫院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業化的人力資源隊伍是實現數字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發展起來的專科“三甲”婦幼保健醫院，其病歷檔案室成員的專業化與年輕化是它的主要特點；和其它醫院相比，它少了老醫院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。

2.專業素養的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫學知識外，還必須具有計算機技術、網絡技術及知識產權保護、法律法規等多方面知識的一種全新的復合型人才。

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關鍵詞:檔案管理 信息 數字化 網絡化

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現代信息、網絡技術,對檔案信息資源進行處置、管理、開發和提供利用服務的過程。據報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現代網絡技術進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網絡技術環境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網、檔案信息的網絡利用在國內較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內檔案事業發展的戰略重點之一。

一、檔案信息網絡化的必備條件

實現檔案信息網絡是一項復雜的系統工程,必須具備一定的條件才能實現。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質檔案轉換成數字檔案并傳輸上網的硬件設備;二要有檔案信息上網、利用、組織等系統的法律、法規和規章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術人才?，F在就對這三個條件分析如下:

1. 檔案信息網絡基礎設施的配置。檔案信息上網,一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質文件轉換成數字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關鍵就是領導的認識、重視和資金的投入。實現計算機的普及,互聯網的開通,從大環境上講,這些條件容易實現。但對于檔案界這個小環境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

2. 制定統一的檔案信息網絡化管理規范。第一,檔案信息是一個內容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網上查檔,就必須在全國范圍內統一上網目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規劃、管理方法以及質量要求,對重要的、保密的程序和數據要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統運行安全管理和電子文件管理制度,規范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規則,制定保護政策、管理規劃、管理方法以及質量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規則。因此檔案信息的編輯、保管、轉載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網站。國家制定統一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統而詳細的規定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

3. 建立一支會計算機編輯、會操作計算機網絡的高技術管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。

二、實現檔案信息網絡化的對策

隨著網上辦公、網上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網上用檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作,保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。

2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置?，F階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入?？傊?要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在人才。網絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才,爭做網絡檔案信息管理人才,爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強網上用檔的法律、制度的制定。必須加強風上用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規范:

(1)加強網上用檔的立法規定,對那些非授權訪問,冒充合法用戶破壞數據完整性、干擾系統正常運行、利用網絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規定;(3)嚴格進行權限管理,包括授予完成工作所需最小特權、回收特權的規定。(4)網上查閱檔案信息目錄的規定。(5)定期進行安全評估,不斷改進、優化系統的規定。

三、如何保障檔案信息資源網絡安全

作為開放的信息交流平臺,Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網絡環境下,影響檔案信息服務安全的主要因素有三個方面:操作系統因素、硬件設備因素以及“網絡黑客”因素。其中操作系統是計算機運行的最基本的要求,實現檔案信息的網上傳遞,首先要解決操作系統的安全問題;硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性,亦應引起我們的關注;“網絡黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網站的人。其行為借助網絡技術對檔案信息資源的安全同樣構成危害:存儲于網絡的檔案信息,會因病毒的侵襲而發生嚴重損毀。因此,利用網絡環境開展檔案信息服務的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務網絡的安全與正常運行。并根據檔案信息自身的特點與網絡環境下檔案信息資源整合利用的實際需要,健全相關的防火墻技術、VPN(虛擬專用網)技術、加密技術、網絡病毒防治技術、跟蹤檢測技術以及數字檔案信息資源備災基地建設等,以切實保障網絡環境下檔案信息資源優化整合與開發利用的安全。

參考文獻：1.趙培慎;要想有地位必須有作為[J];檔案管理;1994年02期

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關鍵詞：數字；稅收；檔案；人才；安全；應用

一、引言

現代社會發展日新月異，稅收檔案工作也需要與時俱進，實現稅收檔案管理的有序發展，關鍵在于現代數字化技術的應用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數字化技術是計算機、網絡技術的整體化發展技術，這些技術可以實現稅收檔案管理工作效率的提升，可以進一步構建現代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務能力。

二、稅收檔案數字化建設的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進一步提升。計算機技術、網絡技術在稅收檔案管理過程中應用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實現管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準確性進一步提升。稅收檔案管理具有嚴肅性，必要保證其客觀、準確的記錄，相關資料保存必須萬無一失，數字化技術的應用之后，人員整理檔案過程中的準確性將進一步提升。最后，實現稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質檔案的時候，相關資料保存相對比較單一，隨著時間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時間，同時在管理過程中需要進一步構建現代化的管理手段，將實現這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進一步實現更好的保持效率，不斷推進稅收檔案管理的多元化發展。

三、稅收檔案數字化建設的具體措施

1.管理人才數字化技術的培養。稅收檔案數字化管理主要就是解決的紙質檔案管理過程中出現的標準不齊，內容不全，歸檔準確度不高等問題，實現數字化管理之后，稅收檔案的標準化、齊全性、準確性等大大提升，但是需要對相關人才進行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優良的職業準則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對專業的技能。就管理人才的培養應該是一種系統化的管理，進一步提升他們日?；?、指標化、數字化、累積化、導向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關的專業技能。現代化的數字化技術也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業知識，電腦、信息技術可以實現稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對不斷優化的信息、計算機等技術，組織稅收檔案管理人員及時學習，不斷更新他們的知識結構。多創造一些學習稅收檔案數字化技術，對應該學習了解的大數據、云存儲等概念進行有效掌握運用。開展數字化技術學習的傳幫帶工作，讓那些具有一定數字技術水平的人員幫助其他管理人員。2.構建稅收檔案管理網絡安全屏障。稅收檔案管理需要對網絡安全問題提高認識，因為很多稅收檔案信息都可能通過網絡泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進行系統化的網絡安全措施應用，不斷提升服務主機的安全性，全局性統一更新病毒庫，同時嚴格遵守稅收檔案調閱的相關規章制度，更好的實現檔案管理的有效開展。嚴格細化稅收檔案管理數字化在內部網絡傳遞的級別，根據其信息的重要程度、核心程度設置不同的等級，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時需要進一步規范單位內外網的使用制度，不能將內外網進行互通使用。數字化的管理可以實現電子化的數據存儲，雖然紙質的檔案資料也保存，在查閱的時候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對于管理人員調取檔案資料也相對簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優質的網絡安全條件，這樣的環境下，稅收檔案管理的網絡化建設推進。3.強化稅收檔案數字化推進力度。稅收檔案的數字化發展需要進一步構建其相關紙質資料的電子化系統，穩步推進原始檔案的整體化發展，組織相關技術人員對原始稅收檔案進行拍照、掃描。數字化的稅收檔案管理需要在企業中將相關事宜辦結之后，及時進行掃描進入電腦，這種隨時變化稅務檔案管理不再需要進行裝訂，只需要對其按照時間的先后順序進行編號。一方面需要對原始資料的完整性進行有效保存，另一方面需要進一步加強這些資料電子化發展的推進，研究一套符合檔案保存規律的措施和手段。具體的推進措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求?？梢詫⑻幚淼囊粋€業務環節所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進行有效分類。根據檔案管理的不同環節，將其進行有效分類，目前的主要種類有：稅務登記、管理認定、納稅申報、稅款征收、發票管理、會統核算、納稅評估、稅務稽查。4.推進稅收檔案數字化發展的軟硬件建設。現代的稅收檔案數字化管理掃描的清晰度相對就是比較高，企業法人的簽字、相關部門的審核意見和公章相對都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實現對檔案的查閱，那些不全、申報的時候出現問題等，都是可以進行事前檢查。稅收檔案數字化管理的這些優勢需要通過其軟硬件的完善實現。首先需要提高稅收檔案數字化基礎設施建設的重視程度。不斷強化部門領導對稅收檔案管理數字化工作的重視程度，這是現代稅收檔案數字化設施優化的基礎和前提。其次，構建系統化的管理制度。管理制度是一項工作有效開展稅收檔案數字化發展的必要條件，例如調閱稅收檔案管理的具體規定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規范化、系統化。進一步構建稅收檔案數字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護辦法等。最后，進一步強化稅收檔案管理的設備更新，在條件允許的情況下，不斷優化稅收檔案管理的硬件設施，實現檔案設施的數字化，不斷構建符合大數據時代特征的稅收檔案管理設備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設施都已經配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時在網絡信息化硬件推進的過程中需要進一步強化，不斷提升網絡速度，優化更加廣闊的網絡交流平臺，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設都是需要加大政府的財政支持，不斷提高相關設備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發展。

四、結語

稅收檔案是政府對企業進行稅務管理的有效依據，具有嚴肅性。同時隨著企業數量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數字化管理工作需要進一步加強人才培養，完善網絡安全、有效推進工作力度、優化軟硬件建設，從而避免出現人為檔案管理誤差，提升工作效率，進一步實現稅收檔案管理的質量。

參考文獻：

[1]趙利民.科技檔案數字化管理[A].煤礦自動化與信息化——第21屆全國煤礦自動化與信息化學術會議暨第3屆中國煤礦信息化與自動化高層論壇,2011,06:145-146.

[2]莫尚東.淺談“問題導學”的內涵及模式解讀,《導學案》規范制作,使用和管理[A].2015年9月現代教育教學探索學術交流會,2015,09:129-130.

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【關鍵詞】高校；數字化校園；人事檔案管理；模式

一、構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統

（一）嚴格執行信息化標準要求。數字化校園建設投入較大，影響較為廣泛，信息化標準要求較高。因此，構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統，必須符合和遵守國家、教育部頒發的各類標準以及高等學校制定的信息化標準要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統計要求，以便規范地進行業務數據的采集、存儲、傳輸、應用。須嚴格參照教育行業數據標準進行規范設計，如《教育管理信息高等學校管理信息》等。采用純B/S模式實現目前主流的技術與開發語言，基于WEB的多層體系結構進行開發，流程化界面和向導式操作應具有良好的可擴展性，依照安全要求設計合理的安全架構。（二）滿足接入高校三大平臺的相關要求。人事檔案管理系統接入數字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數據平臺集成、統一身份認證集成等功能。需要為門戶開發對應的集成表現界面，并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統相應框架的功能。可根據高校需要，從系統數據庫中抽取出需要共享的數據到公共數據中心，完成數據層的集成。須為信息門戶單點登錄開發相應的接口程序，支持現有的高校統一身份認證系統。

二、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的應用

（一）人事檔案管理部門應用基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行信息化管理。1.全面、準確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統，人事檔案管理部門原有的人事檔案數據信息可以導入系統之中，后續可單獨及批量追加信息，如教職工的專業技術職務、行政職務等的晉升、變更；并根據需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統，上傳人事檔案相關材料，如各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎證書圖片等數字檔案，經人事部門審核后存入管理系統。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進了人事檔案信息更全面、準確的收集。2.根據人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進行分類管理，基于高校數字化校園的人事檔案管理系統可根據教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進行變動，如在職變更為退休，在職變更為調動等，從而實現一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準確、有序規范。3.合同檔案管理。在基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統中，可導入所需的合同內容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續簽、終止和解除等工作；系統可上傳保存合同數字圖片；篩選符合相應條件的人員，批量打印合同、續簽合同、解除合同通知書等等。可在系統中靈活設置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統進行合同基數統計核算，使合同管理高效、完善、及時、準確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數字化校園的人事管理系統與人事檔案管理系統對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數據匯總工作。5.進修培訓檔案管理。教職工培訓信息檔案可批量導入系統，也可單個錄入，可自定義參加培訓人員姓名、編號、培訓內容、培訓單位、培訓起止時間等，教職工可登錄系統上傳培訓結業鑒定表等相關數字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統按年度、項目匯總進修培訓檔案信息，進行統計分析。6.自動生成各類人事檔案相關表格。錄入到系統中的人事檔案數據形成檔案目錄，職務職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉入、轉出，可制作生成名冊表、轉遞通知單等。7.統計分析?？蓪ο到y中教職工的相關檔案信息進行統計，如學歷、學位、職稱、年齡、工齡等各種信息結構、變動情況的統計數據、圖表，生成相關報表等。（二）其他教職員工對基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行相關應用。根據不同人員類別，在系統中設置不同的應用權限，設定不同的操作及查閱范圍。1.校領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準確地掌握相關信息，為學校工作決策提供參考。2.部門領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎等數字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關。3.教職工。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、年度考核結果等檔案情況；上傳更新圖文數字檔案材料，如學歷、學位、職稱、進修培訓等。

三、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的維護管理

制定基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的相關維護管理制度，以確保系統安全、高效運行。（一）維護計算機及網絡等硬件設備，保證系統正常運行。定期檢查維護計算機及網絡硬件設備，及時發現、維修處理硬件設備問題。做好設備故障處理預案并有效落實。（二）維護系統數據信息。對基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的運行狀況進行嚴格的管理監控。按不同的人員管理類別，合理設置不同的應用權限。及時更新數據信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴格把關，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護系統安全。加強防火墻保護屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據人員類別的變動情況，及時變更系統中的類別管理，確保按人員類別進行使用權限的實時更新。

【參考文獻】

[1]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設標準規范[J].清華大學學報(自然科學版),2003(4):529-531,556.

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[關鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數字化；現代化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

傳統的紙質檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現城建檔案的重要功能。

1 規范城建檔案信息化建設指標和要求

城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據行業規范和國家要求，制定有關指標規范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數據格式要求。信息管理系統中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業務的要求，換言之，即涉及檔案業務的要求；③管理性的指標和要求，規范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規范檔案管理工作者的行為等。

2 建設城建檔案信息管理系統

目前，一般由專業開發軟件的企業來建設城建檔案管理系統，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調研事項，并認真調試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統的網絡建設，應在實現各種開放需求的過程中，創建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網絡的穩定性與可靠性，規避檔案信息化風險。

3 設計城建檔案管理系統的數據庫儲存

目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業已具備，且逐步健全了硬件與網絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數據庫。因此，要科學設計數據庫。首先，城建檔案管理數據庫需涵蓋三項內容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數據庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數據庫間存在相互聯系，在用戶調取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創建高效檢索系統。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統就僅成為記錄數據的工具。在設計數據庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統的工作效率受系統檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數據庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應用及管理城建檔案信息資源

在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規，創建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統不同工作者的責任與權限，提升系統信息的安全性。其次，注重培養信息化的專業性人才，持續提高檔案管理工作者的素質，有效實現城建檔案信息化建設。

5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍

城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質較高的信息化人才專業隊伍。建設人才隊伍除要提高內部管理工作者的業務素質外，還應培訓、引進現代化的管理人才和信息技術開發的技術性人才，以優化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發工作者緊密配合的基礎上，實現城建檔案的信息化建設。

6 結 語

城建檔案管理的數字化建設處于一個理想的發展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發展趨勢與發展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創新思想，立足于城建檔案管理的現代化和信息化，縱觀歷史發展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數字化建設能有效推動城市經濟的發展與社會文明的進步。

主要參考文獻

[1]陳濤.云存儲技術在圖書館隨書光盤管理工作中的應用[J].科技情報開發與經濟，2012（5）.

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關鍵詞:高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。

以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。

1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件，即電子文件也就應運而生。

1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展;90年代以來，我國先后筑起中國互聯網(Chinanet)、中國教育科研網(caep.cetinnet)、中國科技網(CSTnet)和中國金橋網(ChinaGBnet)，并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。 轉貼于

2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1數字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

2.2.3數據庫建設滯后;

經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源司共享。

2.2.4經費保障率低

目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。

3高校檔案管理現代化的初步構想

3.1采用客戶機/服務器(Client/Server)體系結構模式;客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器(包括工作站、一個或多個服務器)分別執行，共同實現整體應用。用戶在工作站(前臺)看到的通常是用戶界面，當前臺需要調用某些數據時，工作站向被稱為后臺的數據庫服務器(Server)發出請求，服務器即對此做出響應，并把處理的結果返回給前臺，這樣工作站就成了數據庫服務器的客戶(Client)。C/S模式實際上是一種軟件運行和組織方式，不是指工作站、服務器等硬件結構系統，它必須依賴網絡系統而存在，并且充分利用了網絡的資源優勢，但它對具體的網絡硬件、網絡操作系統并無嚴格的要求。在Windows NT、Netware上均可以構造起實用C/S結構系統。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。 轉貼于

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【關鍵詞】 學校；檔案管理創新；檔案管理數字化

檔案管理工作的質量是高中學校管理質量的重要表現之一，也能反映出學校發展水平。我國相關政策要求學校必須重視檔案工作的管理，將檔案工作融入到學校的發展規劃中去，順應時展，利用信息技術對學校的檔案管理進行科學創新，實現數字化管理。檔案管理數字化就是把傳統的紙質檔案通過現代科學技術手段轉化成數字檔案，進而根據檔案類型、期限等不同特點將檔案信息分類以方便查閱、共享，這就需要借助計算機平臺以及局域網絡來實現，以此來提高學校檔案管理工作的效率和質量。

一、學校檔案管理的創新

（一）管理理念上的創新。子曰：“工欲善其事，必先利其器。”講的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先讓工具鋒利起來，也就是說要想做好一件事，準備工作是非常重要的。而在對學校檔案管理進行創新之前，首先要對其理論進行創新，摒棄傳統觀念帶給的思想上的局限性，培養先進的思想意識以及創新理念。比如學校檔案管理不應該只停留在利用文字、圖表對個人及團隊進行概括，適當地要將多媒體影像資料納入檔案管理范圍，可以提高檔案的全面性，提升檔案管理的創新意識。

（二）管理模式上的創新。檔案管理的創新在很大程度上是檔案管理模式和方式的創新。在檔案管理的工作中，首先應提高檔案管理的工作地位，特設專門的檔案管理部門，并制定相關的政策以及工作原則等分發給學校各部門，這樣可以讓檔案管理部門自行解決內部工作事宜，避免檔案管理工作由其他部門的員工代勞所造成的檔案更新、管理不到位等現象出現，提升各部門的工作效率，也更加民主平等。

由于檔案管理系統根據檔案性質而決定其操作，在實現檔案管理的數字化后，可以結合學校自身的檔案特點，建立相應的檔案管理平臺，便于檔案的管理，并能通過網絡與師生及時分享。

（三）管理方法上的創新。現在所提到的方法的創新，主要是指傳統的學校檔案管理工作是以人力手抄為主，然而在信息技術飛速發展的今天，信息技術已經走進了人民的生活并對人們的生活產生了質的改變，顯然傳統的人工手抄的工作方式已跟不上社會發展的步伐。所以，利用現代信息手段，計算機網絡技術，積極改革高效檔案管理的方法，實現信息儲存、信息傳輸、信息分享等多個方面的創新，可以有效提高檔案管理工作的效率，同時，還可以增加檔案的安全性。

（四）管理方式上的創新。做事成功與否在很大程度上取決于對這件事的管理方式，其中因事物性質的不同而改變管理方式是事情成敗的關鍵因素。比如曾經倡導的威嚴管理，認為領導者和決策者要在群體中樹立絕對的威嚴，因為只有絕對的威嚴才能保證有足夠的執行力，才能確保每一個環節都能按時、高質量地完成。但隨著社會的發展，人人平等且職業沒有高低貴賤之分，人們在工作中普遍渴望能夠受到他人尊敬，如果此時實行傳統的威嚴管理，在很大程度上會引起員工的不滿，甚至產生抗拒心理，使得管理工作沒法順利展開，由此，漸漸出現了人性化管理，在保持威嚴的同時，采用寬松的人性化管理模式，可以在不影響領導者和決策者的執行力的同時，改善工作氛圍，促進員工間的友好合作，提高工作效率。

二、數字化檔案管理

與傳統的紙質檔案管理不同，數字化檔案管理是建立在現代計算機科學技術的成果上，以計算機為紙，以可收集信息的設備為筆，對檔案信息資源進行收集和整理，并通過信息網絡技術實現檔案資源的共享與跨地區轉移，將檔案管理從繁雜的資料中拯救出來，促進檔案事業的發展，成為當前檔案管理部門的熱點話題。

（一）檔案信息管理數字化。數字化就是將繁雜的檔案信息通過計算機科學技術轉變成數字與數據，再將這些數字、數據建立起適當的數字化模型，引入計算機內部進行處理。需要先進的數字化儲存技術方案，具有較高的科學性、穩定性、有效性以及通用性的特點。

（二）檔案資源管理形式虛擬化。利用計算機科學技術在終端對服務器資源進行審閱或修改，可大大提高服務器的利用效率，節省大量的人力物力，進而降低成本。通過網絡技術來建設虛擬資源，可以實現檔案的互通服務，進而達到檔案信息管理共享，比如：高中生的升學，其高中可以將學生的電子檔案根據其升學情況通過網絡發送至大學檔案管理處，真正做到文書檔案資源管理的虛擬化。

三、對學校檔案管理數字化的意見見解

雖然我國高中學校在檔案管理工作中積極引進了現代計算機科學網絡技術來改革創新，取得了一定成果，但還存在著一些不足之處需要檔案管理人員加以完善。

首先是檔案管理工作人員中存在思想意識不到位的現象，高中學生的檔案不同于其他學段的學生檔案，具有一定的特殊性，所以在對高中學生檔案進行管理時需要檔案管理工作人員積極嚴謹地完成檔案的收集工作，提高自身應有的工作效率。同時，由于信息技術與計算機網絡技術屬于新興技術產業，而學校內部的檔案管理人員大多沒有經過（下轉第189頁）（上接第183頁）專業的信息技術與計算機網絡技術的培訓，缺乏相關的專業知識，缺乏相關的專業技能，便出現了不會操作或操作不當的尷尬局面，存在因誤操作遺失檔案信息的可能，也沒法從最大程度上發揮數字化檔案管理平臺應有的效率，在很大程度上浪費了資源。所以就需要學校內部檔案管理工作人員看清實際，努力跟上信息化的浪潮，提高自身的專業素養，抓緊時間掌握計算機網絡技術在檔案管理中的相關知識，并能良好地應用于日常檔案管理工作。

其次是需要注意網絡安全性，建立數字化檔案管理平臺的目的是實現檔案的網絡共享，檔案信息可以通過網絡高速傳播，但是近幾年來隨著網絡技術的發展，網絡犯罪與信息泄露等信息安全問題受到了人們的廣泛關注，近年來頻發的個人檔案信息泄露事件使得部分高校檔案管理部門也緊張了起來，所以，儲存眾多信息資源的學校更應該加強信息網絡安全防范措施，避免信息泄露所帶來的損失，不能因顧忌信息網絡安全便不敢開放學校的數字化檔案管理平臺，進而限制了數字化檔案管理的應用與發展。

四、結語

高中的檔案管理工作是學校各項管理工作中的重要組成部分，應充分利用計算機科學與網絡技術，將其應用于實際的檔案管理工作中，搭建數字化檔案管理平臺是高校檔案管理工作發展的最終趨勢，當前此項應用還處于剛起步階段，但是只要在工作實踐中不斷積累經驗，勇于創新，不斷完善檔案管理手段，就可以提高檔案管理的工作效率，促進學校與檔案管理部門的發展。

【參考文獻】

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J]. 赤峰學院學報（自然科學版），2014（03）：164-165.

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一、數字化檔案管理體系概述

數字化檔案管理體系是由檔案信息綜合管理系統和網絡信息共享系統兩大部分組成。其中檔案信息綜合管理系統是由數字化處理子系統、檔案信息管理子系統、信息服務子系統以及數據庫管理子系統組成；網絡信息共享系統則是由信息子系統和Web管理子系統組成。整體來說，數字化檔案管理體系是由現代信息技術為基礎，以檔案信息為核心內容，依靠先進，高效，便捷的開發模式，面向多層次，多用戶的標準、安全、有序的分布式檔案信息資源管理系統。

二、建立數字化檔案管理體系的動因

（一）是順應電子管理現代化和檔案管理信息化的需要。檔案信息數字化，網絡化是科技時代的要求。數字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時間，任何地點進入檔案管理系統，查詢自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。數字化檔案管理體系可以提高檔案的注意力和管理效率。計算機的利用可以使檔案管理工作進入一個嶄新的管理環境，處于良性循環體系之中。并且數字化管理的運用還可以使檔案管理業務更加方便高效快捷，檔案能夠及時地歸檔，迅速地得到整理，更快地提供運用，還能夠準確地反映檔案當前的情況。

（二）是實現資源共享和改進檔案工作的途徑。近些年來，隨著經濟市場的不斷發展，查詢檔案的人越來越多，對于檔案館來說，單憑計算機類的存儲和查找的原始管理模式，已不適應現代化管理的步伐，更不能滿足檔案利用者的需求。據了解，交通部門的一些直屬機構已經將各種配套的設備儀器投入使用，將各種資料廣泛地進行掃描錄入，大大地提高了工作的效率，減少了檔案館工作的負擔，也更好地為利用者提供了方便。數字化檔案管理體系可以使資源得到充分的共享。因此，各單位建立辦公自動化系統，建立信息一體化的數字化檔案信息管理體系是當務之急。

（三）計算機的普遍應用是實現數字化檔案管理的必然結果。檔案部門出于自身管理的需要而大量地使用計算機管理檔案，形成了一系列的數字化信息。計算機管理可以將大量的數據進行掃描錄入，將其他形式向數字化形式轉變。許多檔案部門建立起自己的網絡，并將其與同機構其他網絡和國際互聯網相聯接，為檔案管理體系提供了更為廣闊的空間，人們可以不出門就查詢國內的或國際的信息，進行交流等，充分地實現了資源的充分共享。

三、數字化檔案管理體系建設的若干問題及建議

我國由于起步較晚，數字化檔案管理體系仍然處于初級階段，在利用的過程中出現了這樣那樣的一些問題，而發現問題和解決問題是我們當下努力的重點所在。

（一）數字化檔案管理體系建設的若干問題。1.缺乏有效的領導。在科技飛速發展的今天，雖然數字化檔案管理體系的重要性已經為我們所認可，但是我們在數字化管理方面仍然處于起步階段，大部分內容仍然處于摸索之中。我們雖然對數字化檔案管理體系已經普遍地認可，但是對于其中的專業性知識并沒有完全地認知。對于數字化檔案管理體系缺乏系統的領導，沒有建立起科學規范的數字化檔案管理工作系統。2.數字化人才的缺失。數字化檔案管理體系的建立需要大量的數字化管理專業人才，而在起步階段的數字化檔案管理體系的數字化專門人才更是少之又少?，F階段，在數字化檔案管理工作中，人才總量不足，結構不合理的現象比較突出，特別是高層次，高領域，高技能的創新復合型人才比較短缺，培養和吸納數字化管理人才的能力又比較薄弱，這些都成為制約現代數字化檔案管理體系有效性的關鍵因素。3.數字化硬件設備投入較少，軟件功能混亂。在科技飛速發展的今天，計算機的更新換代是頻繁的。而檔案館的 計算機往往跟不上時代的步伐和現代檔案形勢的發展變化，不能適應數字化檔案管理體系的需求。影響了檔案管理工作的全面開展。再加上有些檔案管理軟件功能單一，參差不齊，跟不上時展的需求，自動化水平低下一直困擾著數字化檔案館的進一步拓展。4.數字化網絡安全性能低。計算機網絡應用是數字化檔案管理體系不可或缺的一項主題，有網絡的地方，就存在網絡安全這一不可回避的問題。現在的網絡中存在較多的安全隱患，易導致檔案管理體系不能正常運行，甚至網絡癱瘓。隨著科技的不斷發展，各種病毒等也變得高級和復雜，類型多樣，層出不窮，對網絡安全的威脅很大，很多網絡系統都受到了攻擊，造成了損失。因此，數字化網絡安全問題是需要解決的一項重要難題。數字化網絡安全應該從網絡安全，信息安全以及管理安全三方面來考慮。