檔案現代化管理范文

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【論文摘要】隨著計算機技術在檔案管理工作中發揮的作用愈來愈大我國檔案部門于20世紀70年代末開始應用計算機輔助檔案管理,從20世紀80年代開始,我國已經步入了檔案管理現代化時期。

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高?！熬盼濉币巹澲敖鹦殴こ獭?，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。

二、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進。

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力。

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4、要加強檔案信息素質教育。

加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

6、要強化服務意識，拓寬服務領域。

要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。

要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

參考文獻：

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關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現代化

1 檔案管理現代化的定義

檔案管理現代化是指以系統論等現代管理科學為指導，使用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現代化是科技發展的必然結果，是社會發展和檔案工作發展的必然。

2 檔案管理現代化進程中的問題

2.1 檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

2.2 缺乏高級管理專業人員

現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現代管理技術，精通檔案業務，能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃，有較強的組織協調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙，而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求，投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

3 實現檔案管理現代化的對策

3.1 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.2 實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.3 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。

3.4 強化管理意識，加大投入力度

首先要關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。

參考文獻

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[2]劉淑華.檔案管理現代化的現狀與對策[J].甘肅廣播大學學報，2002（12）.

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[關鍵詞]檔案 管理 現代化

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0163-01

一、檔案管理現代化的意義

檔案管理工作時組織發展中一項必不可少的工作內容，傳統的檔案管理工作方法已經陳舊，不適合企業的發展，隨著社會的發展，檔案管理工作也有了新的發展和進步，檔案管理工作的現代化的實現，一個主要的內容就是要實現檔案管理工作的信息化。實現檔案管理的現代化，對于組織發展而言有著重要意義。

做好檔案管理的現代化，首要的一點內容，就是要提高檔案管理的信息化水平，這有利于充分利用組織內的信息管理系統，實現檔案信息的保存，發揮現有的微機潛能，實現組織的信息系統的充分利用。另外，從檔案管理工作的角度來講，做好檔案管理工作的現代化，實現信息化的檔案管理工作方式，對于檔案信息的檢索，查詢等也是非常有幫助的。傳統的檔案管理方法多是使用紙質記錄的方式，紙質文字記錄的檔案不僅要占據一定的空間對檔案信息進行保存，同時，從另一個角度來講，這種檔案管理方法還不利于管理工作中對于信息的檢索和查詢。如果要檢索一些具體的檔案信息，耗費的時間會比較長，影響檔案管理工作的效率。除此之外，傳統的檔案管理工作方法采用紙質管理，這種管理方法在檔案管理工作的安全性方面存在一定的不足，一些重要的檔案內容有可能被泄露出去，信息的外泄就會影響到組織發展的安全，因此，這種檔案管理工作方法有可能帶來安全管理工作方面的疏漏，影響到組織的發展。

所以，在檔案管理工作中，實現檔案管理工作的組織化和現代化，是推進檔案管理工作順利發展的重要要求，能夠保證檔案管理工作的順利實施，提高檔案管理工作的效率，保證檔案的安全性。

二、未來檔案管理現代化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是 檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、當前檔案管理信息化發展的現狀

實現檔案管理工作的現代化，一個主要的途徑就是實現檔案管理工作的信息化，當前，在組織的檔案管理工作中，還存在一些問題，影響著檔案管理工作的順利發展。

在檔案管理中，信息化的電子處理設備在檔案信息的管理方面功能還不健全，在組織內部的信息系統中，這種檔案管理工作的具體模式還沒有完全運作起來，為了更好地實現檔案管理，推進檔案管理工作的規范化和現代化，這種檔案管理模式必須要改變。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

另外，從檔案管理工作人員的角度來講，在檔案管理工作中，工作人員的具體能力素質存在很多不足的地方，現代化的檔案管理工作要求工作人員要具備一定的計算機操作能力和基本辦公軟件的使用能力，這對于檔案管理工作人員來說是一種壓力，過去的檔案管理工作中，主要的管理方法就是紙質管理，管理人員主要進行一些紙質檔案的保存和檢索工作，一旦實現信息化的管理，就需要逐步實現檔案管理工作的無紙化辦公，一些檔案管理工作人員的計算機操作能力和辦公軟件的掌握水平低，也是一個重要問題。

四、實現檔案現代化管理工作的對策

未來，在檔案管理工作中，要想更好的推進檔案管理工作的現代化，就要努力實現檔案管理的信息化，提高信息化的水平。因此，做好檔案管理工作，實現檔案管理的現代化，主要可以從以下方面入手。

首先，要加強在組織內部的檔案管理信息化系統的建設，配套的軟件和硬件設施要建設全面，把檔案管理工作納入到一個系統化的軌道上來，配套的計算機設備要安排到位，同時，引進一些高水平的電子軟件，服務于檔案的管理工作。同時，在檔案管理工作中，信息系統的建設還要實現組織內各部門的聯合，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一，所以，在信息化系統的建設中，還要注重做好聯合目錄的建設，增加檔案信息的全面性。

其次，對于檔案管理工作中的工人員，在檔案管理過程中還要加強對工作人員的能力培養，要加強對工作人員的信息化技術的培訓，提高他們對計算機信息系統的操作能力，提升他們的軟件使用能力，加強對他們的具體技能的培訓，提升他們信息化管理工作水平。

結束語

綜上所述，檔案管理工作對于組織的發展具有重要意義，傳統的檔案管理工作發展中，無論是管理方法還是管理思想都比較陳舊，未來，檔案管理工作要向著現代化的管理目標發展，在這個管理目標的指導下，檔案管理工作要提高信息化的管理水平，強化現代信息技術對檔案管理工作的支持力度，提高檔案管理人員的工作技能，更好的服務于現代化的檔案管理工作。

參考文獻

[1] 客付安.談現代化的檔案管理[J].中華少年：研究青少年教育，2012，（8）.

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一、檔案信息電子化安全管理的現狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。

二、檔案信息電子化安全管理的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

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關鍵詞 檔案管理；保密；安全

中圖分類號 G271；G647 文獻標識碼 A 文章編號 1673-9671-（2013）012-0237-01

1 概述

計算機系統的安全與保密同屬一個問題的兩個方面，既有區別又有著密切的聯系。系統安全是指對人身的安全和系統本身承受自然災害，人為破壞，操作員失誤及系統故障后對信息處理系統的正確性、完整性及可用性的考驗。安全措施應確保系統對上述災害的預防保護及恢復能力。保密是指對系統中的信息資源的存取、修改、擴散及使用權的控制。危害系統保密的主要因素是犯罪分子的竊密，保密工作中的漏洞，以及工作人員的疏忽。

計算機系統的安全和保密問題已越來越為更多的人們所重視。隨著計算機網絡的日益發展，資源共享的目標正在逐步得到實現。然而有利就有弊，資源共享這一方式一旦被一些別有用心的人所利用，就會給國家、單位和個人造成巨大損失，這方面的例子不勝枚舉。目前，世界各國政府和企業在實踐中已深深體會到計算機安全的重要性，開始在計算機安全方面進行大量投資，設立安全技術和理論研究機構，大力開發安全產品，并對計算機通信設備等進行安全技能技術認證和鑒定。安全和保密技術已作為一個新的邊緣學科在國際上形成。本文僅以電子文件與電子檔案的安全為例說明檔案現代化管理中的保密與安全。

2 電子文件與電子檔案的安全。

電子文件和電子檔案的各項性能是由技術決定的。隨著電子文件和電子檔案的廣泛應用，信息安全技術就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者應積極采取有效措施，提高電子文件和電子檔案的可靠性。

2.1 確保電子文件與電子檔案安全的技術措施

目前，用于維護電子文件的真實性、安全性方面的技術主要有以下幾種：

2.1.1 加密技術

電子通信系統中采用了“雙密鑰碼”進行加密。在網絡中每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件的內容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。

2.1.2 簽署技術

目前在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來的筆跡如同在紙質文件上親筆簽名一樣。電子計算機將這種“簽名圖象”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關系。另一種是利用雙密鑰碼可在電子文件上進行數字簽名。數字簽名是一種字母數字串，發方利用自己的不公開的密鑰對發出的電子文件進行加密處理，生成一個數字簽名，與電子文件一起發出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗數字簽名。

和紙質文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權力和責任。2005年4月生效的《電子簽名法》則為這種技術的推廣使用提供了法律基礎。

2.1.3 防寫措施

目前許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改。在電子計算機外存儲器中：只讀光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

2.2 確保電子文件和電子檔案安全的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有可能被更改、丟失，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。建立一整套科學合理嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。

2.2.1 加強對電子文件相關人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲、檢索傳輸等處理都是按人的意愿進行，因此，對參加電子文件制作和管理的人員進行嚴格管理是至關重要的。工作中要提出嚴格要求，明確具體管理措施，對相關人員進行教育，不斷提高電子文件制作和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守的品質、認真負責的工作精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平，這才是保證電子文件原始性真實性的根本措施。

2.2.2 建立電子文件的全過程管理制度

電子文件從形成到利用中間經過很多環節。哪一個環節職責不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對電子文件的原始性、真實性的危害。因此及早建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集積累，以防止在分散狀態下發生信息丟失。電子文件的收集、積累比紙質文件要復雜的多，稍有不慎，就可能造成無法挽回的損失。因此，一開始就要明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集積累制度和要求。嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案安全性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。

2.2.3 建立電子文件管理的記錄系統

電子文件形成后因載體轉換而不斷地改變自身存在形式。如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。用電子文件形成、處理、保管過程中都有真實記錄可供查詢，來證實電子文件的原始性、真實性。

保密與安全是檔案管理現代化中的一個永恒主題，當我們在享受現代化給我們帶來方便快捷的同時，也要時刻注意整個系統的安全和保密，防止因為一時疏忽而帶來不可估量的損失。

參考文獻

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[關鍵詞]文物檔案管理；現代化；計算機技術；信息化；數據庫

文物檔案管理現代化是保管工作現代化的重要組成部分，就是用科學的思想、組織、方法和手段，對文物檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。文物檔案管理現代化是一個綜合概念，既包括現代技術手段的運用，又包括現代管理科學方法的應用。本文謹就文物檔案管理現代化的意義和途徑做粗淺探析，希望能對文物檔案管理工作起一點促進作用。

一、文物檔案管理現代化是保管工作現代化的客觀要求

（一）文物檔案管理現代化是順應博物館自身發展的需要

博物館作為承載人類歷史和自然發展過程信息的載體，它所收藏、保管、研究的信息幾乎涵蓋了人類社會和自然界發展過程的各個方面，每一件文物、標本都是信息的承載者。然而博物館傳統的保存、展示和研究文物、標本的手段，已越來越不適應當今社會文化發展和學術研究的需要，限制了博物館現代化管理水平的提高。特別是當前，隨著博物館事業的快速發展和計算機網絡技術向社會各個領域的快速滲透，亟需我們利用現代技術，不斷推進館藏文物數字化進程，為文物行政部門強化館藏文物管理服務，為提高博物館的公共文化服務能力服務，為廣大人民群眾鑒賞祖先創造出的燦爛文化、掌握歷史知識、領略先進文化、提高綜合素質服務提供強有力的支持。

因此，博物館信息化建設的步伐和成果，關系到博物館事業在新的世紀是否具有生機與活力，并將在很大程度上決定著博物館事業在新世紀的生存方式和發展水平。博物館只有追蹤時代精神的變革，不斷調整自身建設以適應發展中的經濟格局、知識格局和管理格局，才能促進事業的發展。所以說檔案管理現代化是一個事關文物檔案事業發展全局的大課題，既是發展方向問題，也是發展模式問題，文物檔案管理現代化是解決文物檔案工作發展的必然出路，是保管工作現代化的客觀要求。

（二）文物檔案管理現代化具有深遠的歷史意義

首先是提高貯存收藏能力。現化技術，特別是縮微技術、光盤技術的采用，為日益增多的檔案貯存和管理提出了有效的解決途徑，從而增強了檔案部門的收藏能力。

其次是提高信息處理能力。檔案管理現代化的核心和主要內容是電子計算機的應用，電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、統計和分析等。在業務工作中代替一些人工操作，能有效地提高檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和質量。

三是提高檔案信息資源開發利用能力。檔案收藏的目的在于利用，使它產生社會效益和經濟效益，應用電子計算機進行檔案編目、檢索、借閱管理，速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，使利用者方便地查到自己所需要的文物資料。

四是提高文物保護能力。文物檔案實現計算機管理后，隨時可以按照藏品的名稱、時代、作者、紋飾、器形、顏色、大小等不同的索引條件，查找出與之相符的藏品信息，顯示和打印出所需藏品的卡片記錄，不僅查找的速度比人工管理要快許多倍，而且可以保證一覽無遺。這樣一般的藏品研究工作就可以不再進行繁重的文物提取，從而減少文物的人為損害，提高藏品保管的安全程度。

通過以上這四種能力，既是提高文物檔案管理整體水平的體現，又是文物檔案工作全面發展的標志，具有深遠的歷史意義。

二、加強基礎工作是文物檔案管理現代化的前提

眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

（一）實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

按照當代科學的定義，“規范化就是以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，對重復性事物和概念做出統一的規定。具體到藏品保管工作中，就是要對藏品保管所涉及到的全部信息、數據、工作項目制定一套統一的定義和程序?！睂τ谝粋€博物館來講，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性博物館館來講由于館藏文物多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求文物檔案從編目、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

關于文物檔案工作，各博物館藏品狀況雖不盡相同，但必須嚴格按照《中化人民共和國文物保護法》、《博物館藏品管理辦法》和文物管理局出臺的各項工作條例去做。1991年11月19日國家文物局印發的《藏品檔案填寫說明》是規范著錄工作的最基本依據。《說明》對檔案填寫的格式、文物定名、鑒定、文物總登記號、文物分類號、檔案編號、時代、作者、數量、質地、色澤、用途、來源、尺寸、重量、形狀、入藏日期、征集經過、流傳經歷、修復、裝裱、復制記錄、現狀記錄、照片拍照等方面都作出了具體規定，各博物館應根據各自的館藏實際，按照統一的定義進行完善和整理，使之統一分類、統一格式和內容。

（二）加強館藏數據庫建設，推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程。博物館信息化建設涵蓋保管、研究、陳列、教育和行政管理等博物館各項工作流程，核心是藏品信息數據庫建設，重點在于把好藏品信息的收集整理關和加大信息管理規范化力度。對藏品征集、修復、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關信息盡可能做到收集齊全、分類整理；根據國家文物局印發的《博物館藏品信息指標體系規范（試行）》等文物工作規范，錄入藏品信息，做到格式規范、填制準確。

文物調查及數據庫管理系統建設項目，是文物保護基礎資料建設的核心項目，旨在通過數字化手段開展文物調查，掌握基礎資料，提高管理水平，是推進文物、博物館事業可持續發展的重要基礎性工作。為了適應全國文博信息化建設發展的需要，規范博物館藏品信息處理和交換工作，建立博物館藏品信息管理系統，國家文物局于2001年了《博物館藏品信息指標體系規范（試行）》和《博物館藏品二維影像技術規范（試行）》，從2001年開始，財政部與國家文物局聯合開展了“文物調查與數據庫建設試點工作”。該項目是運用現代信息技術，通過對館藏文物的藏品信息錄入，實現摸清家底，達到科學管理的目的。該項目自2001年實施以來，先后經歷了試點、試點推廣等階段，并于2008年在全國全面展開。據國家文物局數據中心統計，截至2010年8月31日24時，全國31個省、自治區、直轄市均已完成館藏一級文物數據的采集與報送工作；除個別確有特殊情況的省份外，絕大部分省份也已順利完成了二、三級館藏珍貴文物數據的備案工作。這標志著“文物調查及數據庫管理系統建設項目”自2001年至今已經取得了重要的階段性成果，基本實現了國家文物局確定的“2010年8月31日前全面完成數據采集及報送工作”的目標，全面進入了以數據整理和應用工作為核心的新階段。

三、文物檔案管理人員現代化是關鍵

（一）實現檔案信息自動化的關鍵是人才

實現檔案電子信息化，首先要有現代化的人。檔案人才是知識管理型人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當前檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學、博物館學的知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。從目前看，信息化專業技術人才依然匱乏。文博領域信息化工作人員數量嚴重不足，知識結構不甚合理，專業素質亟待提高。既懂信息技術、又懂文物專業知識的復合型人才尤為緊缺。制度化、規范化的信息技術培訓體系尚未建立。在職人員對信息技術的掌握和應用能力較低，多數是半路出家，甚至有現代文盲現象，成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題，直接影響自動化水平的提高。盡管引進了現代設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。因此，實現檔案信息自動化的關鍵是人才。

（二）如何培養文物檔案管理人才

加強培養教育，造就一批復合型人才的重要性，已被廣泛關注，加速培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才已是當務之急。

首先要改變檔案工作者長期無聲無息的封閉局面，面向全行業、以至全社會積極參與社會活動，加強協調能力，為檔案工作的開展創造良好的發展環境。

其次，加強對檔案工作者信息意識的培養，徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調動和運用信息資源理論和信息技術手段，加強對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

再次，加強對信息技術能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。

第四，強化訓練，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及文博專業檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

四、統一認識、科學民主決策是決定因素

我國文物博物館事業信息化工作雖然取得了一些成績，但與文物博物館事業發展的要求相比，與國內其他領域的信息化發展水平相比，還存在一定的差距，為此，博物館工作者特別是領導者必須提高認識，把握機遇，科學決策，推動文物檔案管理工作現代化的發展。

（一）統一認識

制約檔案現代化管理的因素很多，但起主要決定因素的是領導者的現代化意識水平。博物館信息化并不是單純的技術與設備的簡單組合，它同時牽動管理觀念、管理模式的轉變，工作體系、管理機制和規章制度的改革，這對長期以來沿襲傳統工作模式運行的博物館來說的確是一門全新的課題。推進博物館信息化建設，首先要解決的不是資金、技術和人才問題，而是思想觀念和認識問題。面對機遇和挑戰，博物館工作者應樹立信息時代的新觀念、新思路，掌握處理問題并解決問題的新辦法和所采用的新途徑。用信息化的思想指導博物館的各項工作，將信息化的工作方法貫穿到博物館的各項工作中，并成為每一個博物館工作人員自覺規范、指導自己工作的行為準則。在借鑒吸取傳統管理成功經驗的同時，尋求傳統與現代的最佳契合點，理順博物館各項工作所涉及的信息的采集、重組、加工、分析與研究等過程，營造出有利于進行博物館信息資源開發的良好環境。

（二）科學民主決策

實現文物管理現代化投資大、周期長，急功近利、好高騖遠，低層次開發和重復建設都會帶來不必要的損失。作為決策者，應投入大量的精力關心和支持這一工作，沒有資金，想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配置先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達標的內容進行考核。當前，我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此需要提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，領導要認真研究，組織專家論證，從文物檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣益，避免失誤。

綜上所述，文物檔案管理現代化是博物館實現科學化、現代化管理可持續發展的必由之路。博物館工作者要進一步對現代化管理作深入的研究和不斷的創新，以信息化促管理，以現代化管理出效益，打響博物館文化品牌，努力實現文博資源的社會共享。

參考書目：

（1）國家文物局編《博物館藏品工作手冊》，群眾出版社。

（2）王宏鈞主編《中國博物館學基礎》，上海古籍出版社。

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關鍵詞：醫學；檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）09-00-01

現代信息技術的高速發展，帶著我們邁進了一個全新的網絡化時代。只有充分利用現代信息技術的成果，讓醫學檔案工作從傳統人工管理模式向電子化管理新模式轉變，才能強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環節的手段及效率，跟上社會信息電子化發展的步伐，為經濟社會各項工作提供優質、高效、便捷的服務。

一、醫學檔案管理的基本現狀

1.部分醫院仍舊以基本的醫療服務為主要服務內容，在日常的工作中忽視了醫學檔案管理中的重要作用。與此同時，由于對醫學檔案管理重要性的認識還不夠深刻，從而導致其對醫學檔案資源的開發和利用程度不高。

2.醫學檔案管理方式不盡合理，檔案不能得到有效統一的科學化管理。目前，一些醫院的人事檔案、病歷檔案分別由不同的部門管理，這樣一來，就很容易導致信息存儲很難達到一致。久而久之，隨著檔案數量的日益增多，不僅擴大了檔案存放的空間，也同時加大了管理人員的工作時間，降低了工作效率，從而導致不能保證所有的檔案都受到完整的保護。

3.醫學檔案管理硬件設施投入不夠。據調查，目前很多醫院的經費投入重點都在醫療器械、大型設備方面，在醫學檔案管理方面的投入很少甚至沒有。這樣以來，使已經進入新時期的醫學檔案管理工作依舊停留在手工操作階段，計算機技術的使用僅局限于單項管理，多數單位沒有聯網，信息資源不能共享，從而無法實現醫學檔案信息的交叉檢索和查閱。

4.醫學檔案管理的機制不夠健全，管理太過分散。目前大多數醫療機構都是將各類檔案放在一個普通的檔案室中，然而，醫療、病理檔案理應由相關部門分開管理。如缺乏專業的人員做統一的管理，僅僅憑管理人員的工作經驗進行操作，很容易導致一些需要管理的檔案沒有被納人到管理的范圍內，從而使很多信息嚴重缺失。

二、醫學檔案管理現代化勢在必行

1.信息化社會的飛速發展客觀要求醫學檔案管理工作必須盡快實現現代化。信息的快速流動改變了人們的生活方式，處在高效接受環境里的人們對包括檔案信息在內的信息的需求量越來越大。在此背景下，傳統的檔案管理模式及信息傳播渠道其實早已與時代脫節。

2.醫學檔案管理現代化是提升信息管理和利用水平的根本途徑?，F在各行各業都在講可持續發展，盡管事關醫學的可持續發展的因素很多，但實現醫學檔案管理的現代化也是其實現可持續發展的迫切需要。只有詳實全面地掌握相關檔案材料，才能更好地促進醫學事業的蓬勃健康發展。

三、加快醫學檔案管理現代化的建議

1.解放思想是檔案管理信息化目標順利實現的前提。信息化技術及思想能否成功地運用到醫學檔案管理工作中來，關鍵在于醫院高層是否大力支持，各部門是否積極參與。如果沒有一位遠見卓識的領導重視這方面的工作，檔案管理的信息化到最后只能是一句空話，很難得到實質性推進。

2.醫學檔案現代化管理目標的實現，人才永遠是保證。醫院方面，一定要制定醫學檔案現代化管理的中長期規劃，要盡最大努力爭取得到政府單位和有關部門對此項工作的支持，在加大資金投入的基礎上，盡可能吸引、培養一批醫學檔案管理專業型人才，逐步使醫學檔案的管理水平邁上新臺階，進一步創造更大更客觀的實際效益。

3.良好的基礎設施是實現檔案管理信息化的重要條件。要真正加快檔案信息化建設，就要舍得投入，配置與檔案管理現代化工作實際相匹配的軟、硬件。其中，電腦是醫學現代化管理手段不可缺少的工具之一。用電腦儲存整個醫院各個流水線上的業務，不僅方便及時查找、閱讀，還能節省時間、人力、物力和財力，更重要的是大大提高了工作效率。

4.工作人員意識的創新是實現檔案管理信息化的重要因素。在具體工作過程中，需要不斷想辦法提高檔案管理者素質。另外，實現醫學檔案的現代化管理，還需要加大宣傳力度，充分調動廣大干部和有關工作人員的積極性，得到他們的充分支持和參與，尤其是領導干部更要積極主動一些。

5.從長遠的角度來看，醫學檔案的信息化管理需要走標準化路線，這也是信息管理最終需要走向規范化的必然要求。簡單而言，現代化的醫學檔案管理一定要符合檔案管理的各項標準及規范要求，不能雜亂無章。

6.醫學檔案的現代化管理還需要有章可循。這就要求相關工作人員在檔案管理的各個環節、各個步驟中，都要做到條理清晰、目的明確，以制度規范和明確統一的操作流程保證檔案信息的準確和完整。

參考文獻：

[1]何小媛.關于實現醫院檔案管理現代化的幾點思考[J].中國當代醫學，2005年6月第11期.

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1.1管理力量薄弱

當前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。同時，由于檔案管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

1.2對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。輕視檔案工作的思想表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。同時，還認為檔案工作不能給單位創造經濟效益，能應付外調、查檔就行了。部分基層檢察院的檔案人員只注重檔案資料收集、整理和保管，對檔案資料進行收藏、整理、歸檔之后，就等待查閱者上門查閱，正是由于有了輕視檔案工作的思想，沒有意識到檔案的開發與利用在檔案信息化建設中的重要性，沒有最大限度的開發利用檔案，都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求，導致對檔案管理工作積極性不高。

1.3 檔案管理不夠規范，檢索效率不高

檔案是開展各項業務活動的原始記錄。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，大部分案卷缺少卷內目錄。第二，案卷標題不規范。第三是檔號不規范。第四是組卷混亂現象比較嚴重。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

1.4 檔案利用率低，未發揮最大效用

檔案在利用率上很低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層院對檔案資源主要用于提供領導決策的工作思路；提供制定各種工作措施、規章制度的“范本”和提供在執法監督中，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。檔案資源的利用程度與作用發揮，在很大程度上取決于檢索查詢體系的效率，檔案分類是建立檢索目錄體系的基礎。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。

2 檔案管理現代化標準實現策略

2.1 加強對檔案管理整改

首先，針對薄弱環節，加強工作力度。我們認真梳理了檔案管理存在的問題，認真編研材料編撰、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上，還是在內容上，都得到了不斷的充實。其次，制定達標方案，落實責任人員。我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限。第三、重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準、移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一套比較完整的檔案管理制度。同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關股室及時完成達標方案布置的工作。

2.2 加快數據準備推進檔案現代化管理進程

首先，分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大些瘄利用率高低，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。其次，對于那些建館時間較長的綜合性檔案館，由于館藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

2.3 高標準強化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國各項事業管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予了高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息化時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。

2.4 提高案卷質量是推進檔案工作標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作標準化質量的操作性因素。同時，為了確保歸檔技術文件材料的系統性和完整性，檔案人員應當采取前端界入、過程控制的方法。因此，在推進檔案工作標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

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關鍵詞：檔案管理 調整 意義 現代化 措施

中圖分類號：F 326 文獻標識碼：A

隨著經濟的發展和科學技術的進步，社會的環境也發生了改變。企業和事業單位都需要轉變自身對于檔案管理的工作模式，促使內部檔案管理工作能夠適應時代的發展。如今，檔案管理應該發揮其現代化的意義，促進企事業單位的工作順利發展。傳統的檔案管理還具有一定的優勢，企事業單位需要將傳統管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業單位的經營管理中發揮重要的作用。

一、檔案管理基礎條件

要實現現代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當中，有些還是實現現代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內容如下：

（一）經濟條件

管理現代化的實現首先就需要進行相關設施的建設，這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數字化檔案館，所需要投入的資金更多。

（二）技術條件

實現管理現代化最重要的是先進科學技術的應用，所以也可以說科學技術水平直接影響了檔案管理進行現代化的建設。

（三）社會檔案意識

所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知，也是人們的主觀反映，從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發展所產生的影響。此外，檔案意識還包括社會對其的認識，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發展過程中發揮著重要的作用，需要相關工作人員進行檔案知識的宣傳，以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述，只有為檔案管理現代化發展提供良好的基礎條件，才能夠使其順利的完成，充分發揮其所具有的作用與意義。

二、現代化檔案管理意義

（一）適應社會發展需求

知識經濟與傳統經濟相比較存在很大的不同，主要表現為知識經濟是否獲得良好的發展并不是由資本、資源、技術等因素決定的，而是在于知識的不斷積累與利用。同時，知識經濟的發展是以信息產業為基礎，其主要強調了信息服務的智能化、信息化[2]。所以，知識經濟能夠按照人們的需要提供相應的服務。

鑒于知識經濟本身的特點，社會在信息方面的需求，信息技術快速發展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會能夠要求相關的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制，并為社會提供更優質的服務；其次，相關技術的發展在一定程度上使信息發生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰。檔案部門作為信息部門的一部分，應當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰。其應當采取現代化的管理方式，使檔案信息轉變成數字化信息，使其能夠更好地為知識經濟服務。如果檔案管理工作不能夠適應當今社會的發展，便不能夠充分發揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。

（二）增強可持續發展動力

我國黨和政府在進入21世紀以后，很快就提出了可持續發展戰略，在一定程度上體現了人們生態和環境保護意識。該戰略的提出是在不影響后代的發展的前提下，獲得所需要的物質，其還強調了經濟同環境的協調發展，使人類生存能夠與自然達到和諧發展的目的，并讓現實同未來之間相統一。

檔案管理工作的可持續發展也是可持續發展戰略的延伸。在檔案管理方面落實可持續發展戰略是很有的必要的，主要體現在以下兩個方面：首先，其是人類在發展過程中新的構成部門，人們總體發展情況決定了檔案管理的發展，并利用檔案中的相關信息為人類提供相應的信息服務，為促進人類發展做出一定的貢獻。其次，進行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內部結構過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設備、技術與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現代化發展過程中只是借鑒國外的發展模式和經驗，沒有先進的設備與技術作為支撐，將會使我國檔案事業完全落后于我國社會的發展。

（三）帶動國民經濟發展

我國經濟與社會兩者之間的發展是一個整體，在這個整體當中，雖然每一個環節之間都會互相產生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個統一的整體。檔案管理工作在我國社會與經濟兩者發展過程中具有重要的意義與作用，是其發展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發展也會在一定程度上受到其中各個環節的制約，其也會對我國社會與經濟發展產生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發展的重要保障，也是其同我國社會、經濟和諧發展的重要依據[4]。

自從實施了改革開放政策，我國在現代化建設方面得到快速的發展，使我國經濟得到了崛起，社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業共同發展的，如果不在現代化建設過程中注重自身的建設，那么便會失去發展的動力，遠遠落后于社會的整體發展。因此，應當加強檔案管理工作的現代化建設，為社會提供所需要的相關檔案信息，促進經濟的發展。此外，檔案管理與我國社會的協調發展，充分發揮檔案管理工作的促進作用，以便使社會經濟達到理想水平。

三、優化檔案管理工作的措施

（一）創新檔案管理觀念

為了最大限度地發揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉變自身的傳統思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時，要學習先進的檔案管理理念，重新認識到檔案管理對于企事業單位的意義所在[5]?，F代化的企業管理注重科學發展觀，其應該符合國家的戰略要求。檔案管理工作當中也應該將為人民服務作為工作的核心內容，并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創新也需要走為人民服務的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業單位的公開信息，了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術，信息化技術的出現正符合了檔案管理的創新發展。檔案管理應該與信息化技術相結合，以現代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統，并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用，充分發揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。

（二）規范檔案管理工作

目前狀態下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經常會出現工作中的失誤，造成檔案的重復收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠實現其現實意義，檔案管理部門需要規范自身的管理工作，促使檔案管理更加標準。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數量以及質量，并按照規定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應該為卷宗進行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現代化的管理技術，將紙質版的檔案盡量轉化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關鍵字，就能夠找到相關的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規定和要求。我國已經對檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規定中指出，對于該類文件需要立即銷毀，并不準檔案管理人員透漏關于文件的任何信息。

（三）增強檔案管理功能

檔案管理部門的領導者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質，才能夠更好地優化管理人員的結構。檔案管理工作應該設置專門的管理人員，每個人需要負責的檔案功能不同，其所執行的義務也不同。檔案管理人員要學習先進的服務意識，并將為人民服務這一理念貫穿整個工作流程當中，就能夠提升檔案管理的工作質量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業的技能以后，就能夠提升自身的專業素質。對于管理人員素質的培養也是為了轉變其服務意識，樹立起工作的責任心。

如今，檔案管理已經被賦予了非常重要的責任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強對檔案管理體系的建設。檔案管理部門的管理水平提升直接關乎到檔案是否能夠發揮其巨大的效用?？偠灾?，我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質，促使檔案管理的工作效率和工作質量都能夠穩步提升，使檔案實現其真正的社會價值。

參考文獻：

[1] 林紅，李冬.推進檔案管理現代化的意義與措施[J].今日科苑，2010，11（22）：167.

[2] 王大偉.計算機技術對推進檔案管理現代化的意義[J].黑龍江史志，2015，02（05）：128.

[3] 陳艷平.關于檔案管理現代化的思考[J].黑龍江檔案，2015，01（03）：77.

[4] 王劍.試論檔案現代化管理的意義及措施[J].黑龍江史志，2014，01（03）：116.

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（一）檔案管理現代化的特點

檔案管理現代化就是實現檔案的數字化和網絡化管理。就是利用現代化的各種先進技術來對檔案資源進行收集、整理、加工、存儲和分析。同時利用網絡技術和計算機技術來加快推動檔案管理工作網絡化的實現，利用網絡將各檔案管理單位之間有效的聯系起來，實現檔案資源的共享，從而使檔案更好的為社會服務。

（二）檔案管理現代化的內容

首先，現代化的管理思想。在檔案管理工作中，需要利用現代化的管理思想，及時對傳統思維觀念進行轉變，及時對現代化檔案管理理念進行更新，做到與時俱進，從而在檔案管理工作中利用現代化管理方法和思想來加快推動檔案事業的健康發展，強化對現代化檔案管理的深入認識，使其更好的為社會發展提供服務。

其次，現代化的管理人才。在實現檔案管理現代化的工作中，現代化的管理人才具有不可或缺性，也是實現檔案管理現代化的重要保證。作為現代化的檔案管理人才，不僅需要扎實的掌握現代化的檔案專業知識，還要對各種現代化的技術和管理技能進行熟悉掌握。因為在科技快速發展的今天，單一的技能已無法適應社會發展的需求，所以檔案管理部門需要加快引進和培養現代化新型檔案管理人才。

再次，現代化的管理方法。在檔案現代化管理工作中，現代化管理方法是檔案管理現代化的重要組成部分部分，需要通過建立健全檔案規章制度，利用現代化的管理理念和方法來實現對檔案的現代化管理。

最后，現代化的管理手段。現代化管理手段是檔案現代化管理得以實現的重要標志，需要在檔案管理工作中，通過熟練的對現代化管理設備和軟件進行使用，從而提高檔案管理的現代化水平，加快推進檔案管理現代化的實現。

二、實現檔案管理現代化的有效措施

（一）加快對檔案管理觀念的更新

檔案管理現代化的實現，需要現代化的管理觀念，只有在現代化的管理意識下，才能從傳統的管理理念束縛下脫離開來，加快推進檔案管理的現代化進程。所以對于檔案管理人員來講，在現代化建設過程中，需要加快思想觀念的轉變，解放思想，大膽創新，不斷對自身的現代化意識進行強化，從而在檔案工作中不斷進行創新和探索。

（二）建立健全集中統一的檔案管理機制

集中統一管理機制是實現現代化管理的的重要標志，檔案管理只有朝著這個方向努力，才能真正實現現代化的管理。我國目前的檔案管理機制普遍處于比較分散的狀態，使用起來很不方便，也不便于統一管理，要從根本上解決這一難題，就必須建立健全一個集中統一的管理機制，制定出科學、合理、高效的管理制度，以制度化的管理來保證檔案管理技術的規范化與標準化，以及檔案管理各種軟件、硬件的選擇與使用，把原來分散、無序的檔案管理集中起來，統一納入到現代化的檔案管理系統中，使檔案資源能夠得到集中利用和共享。

（三）加強數據庫的建設

數據庫的建設是檔案管理現代化的基礎工作，也是實現檔案管理現代化的根本。由于檔案資源的數量不僅多而且復雜，要把檔案資源進行歸類、整理并輸入到數據庫系統中，沒有一套科學、合理的方法，是非常耗時耗力的，會嚴重影響到檔案管理的現代化進程。因此，必須要在原檔案管理的基礎上，進行分門別類的分級著錄：對于內容單一、使用價值比較低的卷宗實行案卷著錄；對于涉及內容相同的則實行組合級著錄；對于涉及到重要或龐大、復雜內容的卷宗，則實行文件級著錄。減少一些不必要的著錄環節，提高了數據庫建設的速度。

（四）加大現代化人才的培養和引進

（1）建立完善的人才引進機制

在現代化的檔案管理工作中，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平，通過建立完善的人才機制，加強對現代化管理人才的引進，使管理人員的素質不斷提高，把各種現代化的科學知識與技術充分運用到檔案管理工作中。

（2）加強對現有管理人員的培訓，努力提高其綜合素質？

要通過各種培訓方法，使檔案人員能夠不斷吸收、消化各種有用的知識，掌握到更多有用的現代化管理知識和技能，努力培養出具有現代化管理水平的綜合型、高層次的檔案管理人才。

（五）強化檔案管理的服務職能，不斷拓寬服務范圍

傳統的檔案管理模式一般只注重檔案資源的收集與管理，而忽略了對檔案資源使用對象的服務職能，要實現檔案管理的現代化，就必須改變這種被動、不思進取的落后模式，把檔案管理的重點放到為個人、企業單位、事業單位提供服務方面來，使檔案管理工作更好地為社會經濟的發展服務。