采購檔案管理范文
時間：2023-04-24 08:56:20
導語：如何才能寫好一篇采購檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
根據《政府采購法》相關規定，高校在一定規定金額和范圍之內可以自主招標，招標涉及貨物、工程、服務等項目，招標過程中會產生招投標文件、評標資料以及合同等相關檔案，種類繁多，數量會因投標單位的數量而變化，總量龐大。招標檔案是學校的建設過程中的重要資料，是后期的項目實施、驗收的依據，也是高校權益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息資源。因此，招標檔案的科學管理對高校的規范管理和全面發展有著舉足輕重的作用和重大意義。
一、高校采購檔案管理中存在的問題
（一）檔案機構與采購職能脫節
目前大多數高校單位的文書和檔案管理是兩個相對獨立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標項目量小、時間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標工作和管理存在諸多問題。檔案管理部門通常認為招標結果產生后即表示招標工作已經完成。而各級領導、項目負責人及工作人員的檔案意識都不強，對招標檔案工作缺乏足夠重視，沒有把招標檔案工作實質性地列入專項管理，招標檔案沒有被作為一種重要信息來認識和保護，致使招標工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。
（二）采購檔案的信息化程度不高
由于編制、開發計算機管理檔案軟件的大多數是計算機專業人員，他們對檔案管理中的一些特殊規律缺乏明確的認識，而檔案管理人員對計算機技術的掌握又缺乏深度，因此實際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來完成，信息化程度很低。招標工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點就是，紙質資料量大、保存年限較長，事后查閱頻率較高。招投標文件都講究權限和時效性，在規定的時間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質形式反映，保證公平、公正和公開。在信息技術高速發展的今天，有些學校甚至還未使用計算機進行相關數據錄入，更談不上專業軟件管理。
（三）采購檔案管理目標不明確，缺乏配套的管理制度
有的高校對反采購檔案要達到什么沒有明確目標，不能根據現有的軟、硬件條件和單位實際工作的需要提出合理的工作目標，也缺乏相應的規章制度。招標項目往往涉及的人員多，檔案收集不規范。同時會涉及貨物、工程、服務等多方面，項目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒有按照統一標準和制度進行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現象等。但高校對這方面工作也缺乏相應的責任制度。另外由于招標工作人員及項目負責人多是兼職，沒有額外的報酬和獎金，也沒有相應的管理制度，責任心不強，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質量不高。
（四）采購檔案保存存在安全隱患
與紙質檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購檔案保管期限都達15年以上。在信息化程度比較高的學校，會形成大量電子數據。電子文件的存儲材料容易受材料變質和外來磁場的影響導致數據被破壞，造成數據的丟失。由于計算機系統出錯造成數據庫系統和文件系統故障；錄入或更新的數據不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數據非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等都會導致數字化檔案的缺失，并且無法修復的可能性比紙質檔案大的多。
二、改進高校采購檔案管理的建議
（一）重視采購檔案管理工作，明確專職專業管理人員
招標檔案工作對于高校的權益保障有著至關重要的作用，高校應加強重視此項工作。鑒于招標檔案的重要性，應建立學校招標檔案工作領導小組和明確檔案管理專職人員，并且應保證一定的穩定性。專職工作人員應利用現有的資源，采取科學的方法和手段從各方面及時、廣泛地搜集現有招標相關檔案，并對照歸檔范圍進行系統的整理、檢查分析，確保招標檔案符合原始、完整、準確的要求。
（二）加大采購檔案的信息化程度
檔案是一種信息產品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用并獲得最佳效益，必須通過軟件開發編制檔案檢索管理系統。此外，在服務技能上要有自動控制技術等手段的支持，對檔案進行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監控。高校招標工作的階段性和時效性特點確定單獨開發編制檔案檢索系統的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統檢索方法的實現可利用學校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺上進行再次開發利用或者利用學校人才資源開發簡易檢索工具，這一檢索方法的存儲量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機構需要在其外部與高校圖書、情報等其它信息系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，通過構建網上檔案服務平臺，為更多的用戶提供服務。
（三）完善采購檔案的專項管理制度
高校招標檔案資源建設涉及學校貨物、工程、服務等各方面，也是一項系統工作。做好招標檔案管理工作的重要基礎和保證就是建立健全檔案管理規章制度。
建章立制，完善各項招標檔案管理辦法，并認真貫徹實施。根據學校設置招標組織的情況制定招標檔案管理規章制度，明確招標檔案管理人員的具體職責，按照問責機制原則進行管理和監督，同時設定一定的獎懲制度，提高工作人員的責任心和積極性，保障招標檔案的連續性和完整性，使招標檔案工作進一步制度化、規范化。
（四）構建采購檔案的保密及安全防護體系
招標過程中每一個信息對于招投標雙方的公平都是至關重要的。關系著招標后項目合同的簽訂、項目的實施驗收以及糾紛處理。隨著招標的結束，合同的簽訂、項目的實施及驗收陸續進行，包括可能出現的糾紛事宜，招標檔案是這一切工作的基礎，學校合法權益的重要保障，是具有重要價值的原始資料。這就要求檔案專職管理人員要做好招標檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全性和完整性，不能違反相關的操作程序。同時，根據電子檔案特點和網絡結構的特點，其安全防護也應綜合使用各種安全防護措施，構建立體化的安全防護體系。包括設立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權系統的侵入；安裝加固軟件，防止對系統安全構成的威脅。檔案信息網絡主要是學校內部局域網，其網絡上運行有大量的密級信息，除安裝各種網絡安全防護軟件外，還應對網絡的安全運行情況進行檢測。為了確保信息的完整、準確，必須進行數據備份，并脫機保存到其他介質上，以防止數字信息的丟失或更改。
篇2
1 新時期的政府采購檔案信息化管理現狀
1.1 管理人員專業素質有待提高
新時期政府采購檔案的管理人員如何適應信息時代的發展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個問題還是要從管理員本身出發，提高自身的專業技術與素質才能從根本上解決這個問題！提高檔案建立意識，如果管理員不能樹立一個良好的檔案建立意識，將很難意識到檔案收集的重要性，最終導致管理員對檔案出現的情況不能進行及時有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進行專業的管理知識培訓，掌握檔案管理專業知識，懂得控制與維護檔案信息資源的有效性、可靠性與實時性，根據電子檔案的特性進行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計算機的不斷發展，檔案管理員的計算機錄入知識已經得到普及，但是這并不意味著每個人都能很好的操作，相反，管理員對于相關軟件及數據庫的掌握還有待提高，除此之外，知識結構老化與服務技能單一的情況依舊存在，政府一定要對這些問題進行改進，因為這種落后的技能已經不再適用信息技術應用的新要求。
1.2 檔案信息化建設的不規范性
縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設其實還處于起步期，這就導致了管理員在對檔案的管理上具體操作不規范的現象，說到底還是因為政府統一管理機制的缺乏，最終造成了各個集中采購機構采購檔案的規范性差、開發性差、服務性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統與網絡建設形勢并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應。再具體的操作過程中，有的機構甚至會出現將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財力、物力的浪費，極大的降低了利用率。
1.3 安全保障的缺乏
這種安全保障的缺乏主要體現在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對檔案管理認識的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發生，給政府部門甚至國家帶來嚴重的損失。信息技術在檔案管理中的運用為新時期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發生都極易影響檔案的準確性與安全性。
2 新時期的政府采購檔案信息化管理的優勢和重要性
2.1傳統的檔案管理具有數據大、分類復雜等缺點，造成了查詢時間的耗損，另外，傳統檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵擾，從而導致了檔案資料存放的不長久性，傳統檔案這種費時費力的管理已經相當落后，不能適應社會發展的需求。
2.2新時期的政府采購檔案信息化管理在中學美術檔案管理上的運用，將在很大程度上彌補傳統檔案的弊端。
（1）便于查閱：新時期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進行統一的信息化管理，其完整性便于查閱；
（2）節省空間：這種信息化的管理節省了資料儲備空間，不用再大費周章的進行大空間的歸納，，與傳統的紙質資料分類相比有明顯的優勢；
（3）利于維護：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對相關檔案的維護，提高了管理效率；
（4）節省勞力：傳統管理的復雜性往往需要在對檔案的管理上花費相當多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運用的簡單化與精細化具有方便快捷，效率高的特點，節省了勞力；
（5）方便檢索：信息化管理的另一大優勢體現在使用上，傳統的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進行關鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。
（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對于教育培訓機構而言，將會實現全國性教育平臺的構建，同時實現學校與圖書館在線統一的局面，最終得以接入互聯網和政府教育平臺；最重要的是，政府通過自己出資的方式對教育資源進行購買，然后提供給學校和學生；針對性的加強信息技術能力的教育和培訓，以適應信息時代的挑戰。
2.3政府采購信息化與傳統最大的不同就是，它是依據計算機為基礎實現現代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網絡平臺提高了辦事效率，節省了辦事時間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成了規模的集中采購。檔案信息化管理的運用服務了大眾，這是檔案現代化發展的客觀要求，也是社會信息化的重要要求。
3 新時期政府采購檔案信息化管理的創新對策
3.1 加強管理意識
提高管理員的檔案管理意識是整個檔案完善工作的第一步，也是關鍵一步，因為只有扭轉管理員的思想意識才能為信息化檔案采購工作的積極進行打好基礎。這種管理意識包括管理員的現代化意識、信息化意識、計算機管理意識等等。另外，政府應該對以往的檔案進行科學系統的完善，以網絡計算為依托，實現信息化的檔案管理系統，政府管理員要充分發揮自身的主動性，積極利用信息化成果進行檔案信息資源的開發，把不同層次、不同部門的辦公都實現自動化，將其納入統一的檔案信息化系統管理之中，促進管理工作水平的提高。
3.2 提高檔案信息化安全保障
政府一定要對檔案做好針對性的安全保密規定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對網絡進行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測系統的安裝，從根本上保障系統的安全。
3.3 提高管理員技術水平
管理員技術水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設，因此，提高管理員技術水平是實現采購檔案工作創新的關鍵所在。新時期政府采購檔案管理的信息化創新要求管理員必須具備堅實的理論知識、專業素養以及現代信息技術，這種復合型人才的打造才是當前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學習、脫產培訓、外出進修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業知識，才能適應新時代提出的新要求，從而推進政府采購檔案信息化管理工作的開展。
3.4 檔案管理規范化
加強檔案工作的規范化管理，實現檔案管理標準的統一化，提高工作效率。同時，政府部門一定要解決好電子文件與紙質文件“雙套制”保存的問題，實現兩者之間的“通道”建設，針對兩者之間的特點，制定符合現實的管理規章制度。
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【論文摘要】采供血機構繼續教育檔案管理工作是采供血機構人力資源管理的重要組成部分之一，是一項必須受到重視的工作。本文通過對采供血機構繼續教育檔案管理工作的特點和存在的問題，以及工作要點來分析說明做好采供血機構繼續教育檔案管理工作的方式方法。
二十一世紀是一個信息全面覆蓋與科學技術飛速發展的時代，信息化已成為推動時代進步的主流。采供血機構也不能例外，它的各類信息均需要進行篩選、整理、分類以及保存，保存形式就是檔案管理。為適應輸血醫學的發展與進步的需要，滿足我國現代醫學科技的不斷發展與保障人民生命健康的需求，對采供血從業人員的資質要求也不斷提高。因此繼續教育就成為提升現代社會中采供血機構從業人員專業素質，從而使其更加符合現代醫學水平不斷進步發展的一種非常必要的方法和手段。但是由于現階段采供血機構繼續教育檔案管理的方式方法依然還部分沿襲著傳統的方式來進行，這就讓采供血機構的繼續教育檔案管理工作有隨時代前進的步伐做出改進的必要。
1采供血機構繼續教育檔案管理的優勢
采供血機構繼續教育檔案管理的特點決定了它現代化辦公的眾多優勢。
1.1采用網上申報的流程，能夠讓需要填寫申報表的專業人員在網上就處理好申報的材料，然后通過網絡申報，等待各級主管部門審核，審核后合格的就可以存檔并公布。這種設計好處在于各級管理人員能夠層層把關，確保了繼續教育項目申報的質量。
1.2申報時段明確。能夠讓項目申報人明確地知道申報的時段，尤其是明確了截止的時間，讓項目申報人不會因為截止時間不明確而造成延誤，減低工作失誤的可能。
1.3申報項目的情況能夠及時被項目申報人了解。特別是未能通過的項目，因繼續教育申報系統提供查詢功能，項目申報人可以明確得知申報項目未通過的原因。
1.4采用電子檔申報。相對于傳統的紙質檔模式，電子檔的優點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢。
1.5由于廣泛采用互聯網技術，各類繼續教育項目的申報和批準都能夠公開，全國采供血機構的同行都能夠查詢到相關繼續教育項目的信息，便于繼續教育工作的開展，促進了全國各采供血機構的交流與合作。
1.6便于管理，隨著現階段輸血醫學的不斷發展進步，對采供血機構從業人員的要求也不斷提高，比如，每年的繼續教育學時必須達標（75學時/年）就是最佳體現。繼續教育檔案管理的電子化可以便于合理安排采供血機構各類專業人員參加相關培訓，從而有效避免重復培訓或者未參加相關培訓等問題。
2采供血機構繼續教育檔案管理工作存在的問題
2.1工作人員對繼續教育檔案管理工作沒有認真對待，需要全體從業人員在整個工作的各個環節的共同參與和支持。對于各類培訓的原始文件、培訓教材、學分記錄、考試成績和相關文書等材料的收集等工作，是需要相關工作員工來配合進行的。如工作人員敷衍，將會造成檔案的缺失或使用壽命降低。
2.2檔案管理人員的業務能力仍需加強.檔案管理人員缺少檔案管理所需要的專業素質和技能。
3檔案管理的工作建議
3.1要做好采供血機構繼續教育檔案工作，首先還是要在前期工作上下功夫。對于檔案材料的收集工作要有足夠的重視。只有完整、規范的材料才能夠讓檔案的系統性得到體現。也就是說，材料的完整和規范是做好繼續教育檔案管理工作的前提。首先，要對繼續教育檔案的對象進行明確。最主要的是將材料中有價值值得保存的部分整理出來，進行統一的保存形成檔案。其次需要對材料進行規范。材料的來源很廣，因此形式很多。而繼續教育檔案的目的就是要形成統一的格式來方便管理。因此需要將收集到的材料進行歸類整理，規范后才能進行下一步工作。而且，平時就要有材料收集的意識，只有形成了這種意識，才能保證材料的完整性。 轉貼于
3.2檔案的形成形式要方便查閱。制作繼續教育檔案的目的就是要在事件發生過后的很長一段時間里，能夠通過繼續教育檔案的情況記錄，對采供血機構繼續教育中的各類事件進行還原，通過繼續教育檔案的記錄，能夠真實地反應繼續教育工作的原貌。參加繼續教育的各類工作人員專業分類繁雜，參加的各門類項目也很多，這就給繼續教育檔案管理的工作帶來一定的難度。因此，繼續教育檔案管理不應該按照繼續教育的內容來進行分類。我們通常按照時間來進行分類。在同一時間段中，又細分為管理、學籍和學習內容三個內容。三種材料的組卷不同，但又可以保持內部聯系。通過某一部分的查詢也可以找到其他的相關資料，能夠給查詢的人員提供完整的資料數據。
3.3采供血機構繼續教育檔案管理要在繼續教育的全部環節進行。只有在繼續教育的全部環節都進行，才能保證繼續教育材料的完整性，這個因素是保證檔案管理工作順利進行的前提。在繼續教育的全程中都進行檔案管理，可以讓教學內容真實有效地反應在檔案中，方便后期的整理和查詢。
4結語
采供血機構繼續教育檔案管理工作非常重要，要做好這項工作就需要有相關領導足夠的重視，系統的檔案管理機構，以及專業的檔案管理人員共同的努力。做好了繼續教育檔案管理工作，就能夠讓采供血機構從業人員整體業務素質和水平得到很大提高。
參考文獻
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篇4
前言
醫療設備是醫院固定資產的重要組成部分，隨著醫療服務水平的提高，醫院醫療設備的數量不斷增加，相應的檔案管理工作也受到廣泛關注。積極推進醫療設備檔案管理工作的發展不僅有助于醫院加強固定資產管理，同時也能更好地服務于臨床工作，展現醫院的綜合管理能力。
一、醫院醫療設備檔案管理工作的重要性
醫療設備檔案管理是指從論證、申請、采購、安裝、驗收、應用、維修、保養、報廢等各個方面對醫療設備的檔案信息進行的全程跟蹤管理。醫療設備是醫院開展診斷與治療工作的基礎，在醫療設備全生命周期的管理過程中會產生大量的資料檔案，檔案管理工作也因此具有重要意義。
一方面，對醫療設備檔案管理本身就是醫院管理工作的組成部分。通過檔案信息的生成以及持續跟蹤，能夠及時掌握設備運行情況，提高設備的使用率，防止資源損耗。另一方面，醫療設備檔案信息與臨床工作有著緊密的關聯。大數據時代對數據信息的分析利用至關重要，醫療設備檔案信息的生成可以為醫院臨床工作提供參考，例如設備使用頻率、故障率等信息都是醫院合理布局醫療設備、制定采購計劃、進行設備更新的依據，同時也體現出醫院的醫療技術水平。
二、醫院醫療設備檔案管理工作存在的問題
第一，醫療設備檔案管理意識不強。對于醫療設備的管理，建檔是一項基礎工作，不僅要生成大量的檔案信息和相關文件，而且還要為今后的臨床工作提供參考。但是檔案管理并不直接創造經濟效益，醫院對醫療設備的檔案管理未能給予足夠的重視，很大程度上只是對設備購置時的靜態信息進行收集，后續的動態檔案信息生成則普遍缺乏。
第二，檔案管理制度不健全。醫療設備的采購成本高，設備使用周期長，且設備使用過程中要持續開展檔案管理工作，涉及多個部門的協同參與。但是在不少醫院中，由于缺乏嚴格的管理制度，醫療設備采購、管理、使用環節的檔案信息并不能及時生成，各部門對自身應承擔的責任缺乏清晰的認知，設備使用與檔案管理常發生脫節，另外相應的監督和考核制度也流于形式。
第三，信息化管理水平不高。對于醫療設備的檔案管理是一項系統性的工作，不僅設備采購、驗收需要建檔，后續的使用、維護、計量、降級、報廢等各個環節也要記錄在檔案中。由于檔案信息量大，單純依靠傳統的檔案管理方式已經不能滿足工作的要求。但是醫院檔案管理仍以手工為主，尤其是對持續生成的動態檔案信息跟蹤記錄不全，建立的信息化檔案較少。
第四，專業檔案管理人才不足。近年來隨著我國醫療衛生體制改革的深入，醫院綜合實力顯著提升，醫療設備更加先進，采購數量不斷增加，醫療設備的管理和使用也向著更加精準的方向發展。但是相應的醫療設備檔案管理工作還未跟上步伐，現有?n案管理人員往往是從其他部門調任，專業知識和能力儲備不足，難以對檔案信息的真實性、完整性做出判斷，檔案管理效率不高。
三、加強醫院醫療設備檔案管理的舉措
第一，深化對檔案管理工作的認識。國家衛生部和財政部對醫院醫療設備檔案管理工作提出了明確的要求，醫療設備在申請購置和使用過程中都必須做好相應的檔案管理工作。因此，醫院應當深刻領會相關工作精神，積極轉變思想，更新觀念，對醫療設備檔案管理工作給予充分的重視，明確檔案管理與醫院臨床治療和內部管理之間的密切關聯。同時醫院領導更要以身作則，在醫院內部開展相關的宣傳教育活動，使各科室人員認識到工作的重要性，樹立起全員意識。
第二，建立健全檔案管理制度。嚴格的制度是醫療設備檔案管理工作實施的基礎和保障，醫院應根據醫療市場和醫院發展的需要，制定嚴謹的檔案管理制度，明確檔案管理與使用人員的具體職責，形成崗位責任制，將醫療設備采購、使用、維護、保養、維修、報廢等各個環節的工作責任到人，并與相應的檔案信息生成工作對接，確保動態檔案的及時記錄。管理人員要注意檢查設備使用和維修過程中的檔案記錄，及時反饋給臨床科室參考。另外醫院還應對檔案管理工作給予監督和考評，從而增強檔案管理人員的責任意識。
第三，加強檔案管理信息化建設。近年來醫院采購的設備數量不斷增長，醫療設備的功能以及維護要求更加復雜，使用過程中生成的信息量大，積極開展檔案管理信息化建設成為當前的一項緊迫工作。信息化管理不僅有助于提高檔案管理效率，而且更利于保證檔案信息的完整性和可靠性，促進信息共享的實現。因此，醫院應建立功能強大的檔案管理信息系統，科學設計檔案信息的生成、更新、查詢、分析等功能，并結合不同部門的實際情況，設立相應的使用權限，以便于各部門在工作中隨時進行檔案信息的查詢和使用，發揮檔案信息的使用價值。
第四，組建專業人才隊伍。檔案管理是一項專業性較強的工作，特別是對醫療設備的檔案管理，本身具有動態發展的特點，設備從采購計劃制定開始到驗收使用，以及長期的維護，都需要不斷豐富檔案信息，并實現對檔案信息的分析利用。所以一臺設備檔案的生成只是管理工作的開始，后續還要涉及一系列專業的工作。這就要求醫院充分重視復合型人才的培養，吸納具備高度責任意識、檔案管理背景和一定醫學知識的專業人才，立足長遠發展，組建起高素質的檔案管理隊伍，并定期組織相關培訓，切實通過人才素質的提高為臨床提供幫助。
篇5
一、綜合性醫院醫療設備檔案管理現狀
（一）醫療設備檔案管理的部門歸屬不明。醫療設備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫院，是三級甲等醫院，目前正在使用的中大型醫療設備有1350臺，其中2015年購置中大型醫療設備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫療設備前期的采購以及日常維護、保養屬于醫療設備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調用。但在實際的醫療設備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協調，重點是未明確醫療設備檔案管理權限的歸屬，沒有一個具體的部門來統籌協調、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現以下情形：管理科室僅僅關注設備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關注設備的安裝、調試和驗收，而對于醫療設備相關資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設備檔案。
（二）醫療設備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫院醫療設備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫院未認識到醫療設備檔案管理工作的重要性，導致設備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統性和科學性，普遍未建立規范的、有效的規章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規范，忽視了對醫療設備檔案的管理，相關部門的職責分工不明確，互相推諉，醫院管理部門缺乏行之有效的管理和監督手段，難以協調三者的關系，造成醫療設備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務于臨床、醫技科室，甚至造成檔案遺失的現象。比如未建立完整適用的醫療設備檔案管理系統，設備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發揮設備檔案的作用和深入挖掘設備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫院新購進一臺高新設備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫院帶來難以挽回的損失。因此應充分重視醫療設備檔案的規范管理，醫療設備檔案管理作為一項經常性、系統性的工作，是醫院醫療設備穩定運轉的重要技術支持和保障。
（三）設備檔案管理人員專業培訓未完善。醫院對設備檔案重視不足，認為設備檔案是一項無關緊要的工作，常常由設備維修人員或其他行政管理人員兼任設備檔案管理員，甚至沒有經過專門的檔案管理培訓，更不可能選擇檔案專業技術人員來擔任設備檔案管理員。由于缺乏專業的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內容不了解、不熟悉，導致出現檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續不規范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導致設備檔案的永久遺失。
二、提升醫療設備檔案管理水平的途徑
（一）提高醫療設備檔案管理意識。首先必須從院領導到具體管理人員都要從思想上認識到醫療設備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫院來說，醫療設備是醫院現代化水平的體現，更是保障其長期經營以及今后發展的重要因素。認識到設備檔案的重要性才能最大程度提高設備的使用效率，提高醫院的經營管理水平。在醫療設備的日常使用中，設備檔案可以提供或記錄設備各方面的信息，為醫院管理層制定相關決策提供可靠依據，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現醫療資源的科學配置。醫療設備從最初的論證、議價、采購，到設備的調試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經歷一個周期性的過程，整個過程與設備檔案的管理密不可分。因此，作為醫院的管理者，應該把設備檔案的管理列為醫院的重點工作之一。
（二）明確醫療設備檔案收集的內容。要做好設備檔案的收集工作，保證檔案內容的完整性，首先要明確需要收集的內容，一般來說醫療設備檔案內容主要源自兩個方面：一是采購過程中產生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫療設備檔案內容也應包括兩大方面：一是院務會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據的合同書；與設備配套的相關證件、說明書、手冊等。二是設備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設備使用的效益分析等，這些都可以為后續的售后服務、維修活動以及日后購買設備提供有效的參考和依據。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫院的合法權益遭到侵害；對于設備說明的收集則是為后續的檢測和維護提供原始的技術資料支持，從而維護設備的安全、穩定運行。當醫療設備進入報廢環節時，需要根據設備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設備的真實價值，確保資產的合理報廢，杜絕資產的流失和浪費。由此可見，醫療設備檔案與醫院的各項管理活動息息相關，日常收集過程中應注意把醫療設備在論證立項采購、安裝監測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產生的相關檔案資料及時、準確地收集到設備檔案中。
（三）完善醫療設備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規章制度是醫療設備檔案工作走向規范化、法制化的重要基礎。根據綜合性醫院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫療設備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調用、借閱等各個環節有章可循，使醫院設備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設備檔案的潛在價值，確保醫療設備的正常使用，提高醫療設備的使用效率，為醫院的醫療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設備保養、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質較高、專業能力過硬的人員來組建一支專門負責設備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫院檔案中心進行統籌管理，以充分協調醫院的設備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。
（四）加大醫療設備檔案管理的硬件以及軟件設施投入。要做好設備檔案的管理，提高醫療設備檔案管理重要性是第一步，同時重視硬件和軟件設施的投入，還應給檔案管理工作提供必要的條件。應按要求嚴格選擇設備檔案管理場所和設備檔案存放的庫房。其次，應配備設備檔案管理的工具，如空調、密集架（或文件柜）、防磁柜、除濕機、加濕器、溫濕度計、打印機、掃描儀、二氧化碳滅火器等。第三，應引進先進的設備檔案智能化管理系統，促進設備檔案管理的信息化，信息化的基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、檔案數字化加工設備以及其他支撐設備等，同時做好軟件建設，選擇適用的設備檔案管理軟件，有條件的綜合性醫院可根據本院特點來自行研發一套功能全面、使用方便的設備檔案管理系統，并設置相應的檔案信息數據庫，同時做好檢索設計等配套工作，以滿足?t院的檔案信息檢索需求。此外，還要增加一套檔案統計分析工具，為檔案管理、數據分析提供詳細、準確的統計信息，以更好地為醫院工作提供便利。
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關鍵詞 漁業檔案管理；作用；問題；建議
中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2015）08-0309-02
Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.
Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations
隨著傳統漁業向現代漁業發展，檔案管理在現代漁業生產中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現代漁業生產中的應用進行探討。
1 檔案管理在漁業生產中的作用
1.1 檔案管理在選種選育中的應用
1.1.1 引種馴化。通過廣泛的天然魚類資源調查，根據養殖目的要求有選擇性地進行品種試養，確定其是否有養殖價值。這種方法可以較快地培育新品種。在調查中，要對天然魚類各品種進行系統資料記錄整理，包括魚種名稱、數量、來源地、水體水溫情況、生態情況、氣候條件等內容。在試養殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚種名稱、數量、來源地、水體水溫情況、飼養管理情況、生長發育情況等內容。
1.1.2 選育提高。在魚類生長發育各階段，選擇優良性狀個體，淘汰劣質個體，避免近親引起的退化現象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個體編號、出生日期、來源、譜系、生長發育、繁殖、圖片等。
1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚類進行雜交，利用雜交優勢產生所需的新品種。在雜交遺傳培育過程中，要詳細做好相關性狀的數據記錄及資料收集保存。
1.2 檔案管理在魚料研究中的應用
漁業養殖的規?；?、集約化發展，在一定程度上促進了魚用飼料的研究和工廠化生產，檔案管理在魚料研究中有重要作用。
1.2.1 魚料原料品種情況調查。魚料在養殖生產中占50%以上成本。因此，對魚料原料品種情況的調查了解、檢測分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚料生產質量的基礎工作。如果沒有各原料品種的基礎檔案，比如含水量、粗蛋白質、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學合理的魚料配方，就無法滿足魚類生長發育的需要，甚至造成魚料營養浪費[1-2]。
1.2.2 魚料原料或添加劑的采購與使用。魚料原料或添加劑生產供應方必須備有各種魚料原料或添加劑的質量清單檔案。魚料原料或添加劑采購方在采購各種魚料原料或添加劑時，必須向原料方索取相關質量清單，同時采樣檢測是否符合質量清單標注的指標，確認后方可采購，這樣才能確保采購的魚料原料或添加劑的質量與使用安全。
1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據各魚類品種不同生長階段的營養需要，在充分了解掌握魚料原料成分的基礎上，經過科學合理搭配而成的全營養魚料，這一過程離不開建立或查閱相關檔案。
1.3 檔案管理在魚料生產、銷售與使用中的應用
每生產一批魚料都必須建立有營養成分比例、生產日期、保質期、添加有保健藥物的休藥期、使用說明等檔案。銷售過程中必須建立有進出庫時間和數量、保質期、客戶名稱地址等檔案。使用過程中必須建立有采購日期、保質期、使用數量和效果等檔案。
1.4 檔案管理在魚病防控中的應用
1.4.1 規模養魚場備案管理。漁業管理部門應當對規模養魚場進行備案登記管理，登記內容包括養殖場名稱、地點、業主姓名、魚類名稱、養殖面積、投放魚苗數量、產量等，并建立紙質文檔和電子文檔備查。
1.4.2 防疫檔案。漁業疫病防控機構應當建立養魚場防疫檔案，內容包括養魚場名稱、地址、魚類名稱及數量、預防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。
1.4.3 疫病監測檔案。包括流行病學資料、魚病監測技術標準、規程、程序等相關資料。
1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚所在池塘編號、臨床癥狀、實驗室檢測報告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。
1.4.5 病死魚處理檔案。包括魚死亡時間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學處理、微生物處理等）、處理時間、負責人員等。
1.5 檔案管理在生產管理中的應用
建立完善的生產管理檔案，有利于規范管理及進行成本核算。
1.5.1 引種。建立品種、來源、規格、數量、健康情況等檔案。
1.5.2 生產檔案管理。養魚場應當建立養殖檔案，包括品種、來源、養殖數量、繁殖情況和進出場數量日期等檔案。
1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚料、添加劑和藥物采購的來源、名稱、數量、入庫時間、領用名稱和時間、使用對象和用量、經手人等有關情況。
1.5.4 發展養魚戶檔案。包括農戶姓名、所在鄉村屯地址，品種名稱、數量、投放魚苗規格及日期，領用魚料和用藥情況，產量等。
1.5.5 產品銷售檔案。包括產品產地、業主名稱、養殖時間、用藥情況、產品數量、客戶名稱地址、銷售日期人、運輸車輛牌號等[3-4]。
2 檔案管理在漁業產品質量監管中的作用
建立和完善質量監管檔案，有利于確保產品質量安全及其可追溯。
2.1 生產環節質量監管檔案
包括引種來源，魚料、藥品等的采購與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責任制及責任人；技術操作規程等等。
2.2 運輸環節質量監管檔案
包括裝載地點，運輸數量，卸載地點、時間，運輸車輛號牌，運輸人。
2.3 加工和銷售環節質量監管檔案
包括來源、數量、時間、用藥情況，檢疫情況，加工過程記錄，包裝儲藏記錄；銷售數量、時間、產品規格、客戶等。
3 檔案管理在漁業經濟運行分析中的作用
通過信息檔案留存分析，可以了解某一時期漁業發展動態、特點，從而預測某一階段發展趨勢，為政府提供決策依據，為生產者提供指導服務。
3.1 價格、銷售信息
包括市場價格動態信息、銷售動態信息等情況。
3.2 各類魚養殖面積
包括魚苗需求變化情況、養殖面積動態等。
3.3 各類魚產量
包括養殖、加工生產量及同比環比，與全國或相關省比較分析情況。
3.4 產值和增加值
包括各品種的產值和增加值及同比環比，與全國或相關省比較分析情況等。
4 漁業檔案管理現狀及存在的問題
4.1 重生產輕檔案管理
不管是傳統漁業生產，還是現代漁業生產，絕大多數養殖業主根本沒有檔案管理的概念，只注重如何擴大生產和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開源節流等管理方面無從下手。隨著我國傳統漁業向現代漁業發展，特別是規?；?、標準化、健康養殖的不斷發展，漁業生產的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產輕檔案管理的現象依然普遍存在，無論是漁業監管部門還是養殖業主，絕大多數未建立相應檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項現象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環節缺乏檔案管理，一旦發生事件時，無檔可查、無法追根溯源，嚴重者失信于消費者、失信于社會，最終損害自己的利益。
4.2 缺乏有效約束機制
漁業生產的檔案管理仍然是以業主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機制，業主自然不愿開展此項工作，即便開展了檔案管理工作也是應付了事。
5 漁業檔案管理的建議
5.1 加大培訓宣傳力度
加大對漁業檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營造漁業行業重視檔案管理的氛圍，加強對涉及檔案管理的相關人員進行系統檔案管理的業務培訓，提高對檔案管理重要性的認識和檔案管理的水平。
5.2 建立監管約束機制
辦理漁業相關許可、審批事項、相關證照時，必須強調相關檔案的完整性，否則，不予審批；在申報和審批漁業相關項目時，將檔案管理作為項目管理要求；將檔案管理作為檢查驗收項目的重要內容。
5.3 強化服務立法
制定漁業生產各環節的檔案管理技術規范；將檔案管理納入漁業相關法規規定內容。
6 參考文獻
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[2] 陶衛忠，張良.海域使用權檔案管理初探[J].海洋開發與管理，2008（C00）：45-47.
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我們可以通過設備檔案中記錄的應用設備質量、運行狀況和檢維修等情況，了解設備的綜合狀況、功能效用和適用領域，以便最大限度的發揮設備檔案在服務生產生活、教學科研等活動中的積極作用，設備檔案的建立對設備資源的充分利用、降低運營成本和企事業單位的發展都具有十分重要的意義。
一、設備檔案的形成
1.設備采購的參與工作
目前，大多數企事業單位還未能真正讓檔案人員參與到設備采購的全過程，這就要求檔案管理人員要充分發揮自身的主觀能動性，到設備采購部門收集采購的論證、合同等資料，明確購入價格在2萬元以上的設備均要形成設備檔案；在條件允許的情況下要積極爭取參與招標采購過程，避免重復購入造成資源浪費，更好為企事業單位服務。
2.資料的收集接收工作
設備檔案具有一定的特殊性，要做到一機一檔。此類檔案資料主要有兩部分，一部分是原始材料，即大型設備采購的可行性報告、審批報告、設備樣品圖片、供方企業法人資料、購貨合同、設備配置清單等；另一部分是隨機材料，包括設備的使用說明書、線路圖、安裝調試、檢修報告、參數變更、維修記錄等。
3.使用過程的檔案收集
在設備的使用過程中，使用者難免由于誤操作等原因造成設備的損壞，甚至造成事故。這就需要對設備進行維修維護，此過程中形成的記錄就成為了設備不可或缺的重要資料，也為企事業單位發展提供了重要的技術儲備，對于這類資料也一定要認真收集歸檔。
4.供方資料的入檔工作。
設備的采購是個長期的過程，所以務必將設備采購供應商的資質、廉潔誠信協議、商品質量、價格、售后服務等信息資料進行收集整理，建立設備供應商檔案信息庫，為企事業單位決策層提供設備采購誠信依據。
二、設備檔案的管理
1.檔案管理制度化
設備檔案管理是質量管理的重要組成部分，從檔案的收集、整理到最后的歸檔，都要制定工作程序、明確工作職責，實施嚴格責任管理，建立完善的設備檔案管理制度，做到條理清晰、目標明確、檔案保存完整，為今后設備的有效使用打下良好的基礎。
2.管檔人員專業化
管檔人員素質的高低直接決定了檔案管理水平的高低，設備檔案具有較強的專業性，更需要具有一定專業知識的管檔人員來管理。在日常管理中，要不斷提高管理人員業務水平和專業素養，結合設備日常使用及運行的情況對設備檔案進行管理，要注重設備原始資料的積累與保存，做好檔案的查借閱工作，確保檔案的安全和完整，保證設備信息的查詢、處理及上報數據準確無誤。
3.使用記錄完整化
工作人員對設備的操作，要按照管理制度和操作規程，對使用情況做好詳細記錄，做好情況記錄的歸檔工作。對于情況記錄要編號使用，由使用者認真填寫，不得隨意涂改，保持記錄的完整性和原始性。還要對使用情況記錄妥善保管，要待設備報廢一年以上才可鑒定并進行銷毀。
4.維修保養規范化
設備的使用及維護規范正確，可以在很大程度上避免損耗，這就要求操作人員、設備管理者要嚴格參照操作、保養、維修手冊進行一系列操作，及時歸檔此過程形成的原始檔案材料，以便起到很好的參照和借鑒作用。
三、設備檔案的應用
1.設備采購的合理性
為避免資源閑置浪費及節約企事業單位經費、成本，在設備采購過程中一定要參照設備檔案，這不僅可以避免不必要的浪費，還能有針對性的采購適合本單位、質量信譽好的設備。正確選購設備有利于迅速投入生產產生效益，盲目和重置設備必然給企事業單位帶來不必要的浪費。
2.設備維修的參考性
設備的日常使用要嚴格按照設備檔案中的操作規程、保養手冊等進行，操作人員在正常操作設備過程中的情況記入檔案，可以為技術維修人員提供更好的參考價值，不僅縮短維修時間，節約了維修成本和費用，還能提高維修質量，更好地為企事業單位服務。
四、設備檔案的銷毀
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【關鍵詞】醫療設備；檔案管理；難點；對策
一、當前醫院醫療設備檔案管理的現狀分析
現階段，國內各大醫院在醫療設備檔案管理過程中“重設備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫療設備檔案管理工作中大量問題浮現，主要有兩方面的問題：一、醫療設備檔案管理的專業設施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒有專業的醫療設備檔案管理隊伍；二、醫院醫療設備檔案管理制度不夠健全，對醫療設備檔案材料的收集、審核不及時，記錄不完整，檔案材料缺失現象嚴重，在整個檔案管理過程中，管理混亂現象嚴重。
二、當前醫院醫療設備檔案管理的難點分析
（一）醫療設備檔案管理不受重視，管理意識薄弱
醫療服務是醫院日常工作的重心，因此，多數醫務人員都將注意力放在醫療服務與提高醫療技術上，而對于醫療設備的檔案管理重視程度不夠，醫療設備檔案管理的意識較為薄弱，主要表現管理人員在收集檔案材料時就抱著應付的心態，只重視文書檔案與病理檔案的收集；此外，醫療設備檔案管理是一個動態檔案管理的過程，在醫療設備檔案管理中，對于前期設備驗收與設備說明書的材料收集較為齊全，然而在后期設備的運用、維修等動態情況的材料收集較缺乏。
（二）醫療設備檔案管理人員前期參與少，管理難度大
醫療設備檔案的管理主要分三個階段：前期的設備購置、使用過程中的設備維護以及后期的設備報損與轉讓，是一個貫穿始終的系統過程。若醫療設備管理部門在制作設備購置計劃時，檔案管理人員沒有參與其中，檔案部門沒有在制定計劃時參與前期檔案管理，致使整個管理過程嚴重脫節，增加了設備檔案管理的難度。
（三）設備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性
1、收集周期長。由于醫療設備檔案材料收集的周期比較長，需要從醫療設備的購置到完全報廢的整個環節中進行設備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環節出現問題，就難以保證醫療設備檔案材料收集的完整性。
2、使用過程中，操作者流動性比較大，容易造成醫療設備的使用說明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫院不必要經濟損失。醫療設備的操作人員流動性比較大，設備檔案使用涉及多個科室、操作人員多，特別是設備的性能介紹、使用說明書、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫院經濟不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機發生故障，無法正常使用。供應商對設備進行了詳細的檢測，發現零件損壞需要更換，維修費高達幾萬元。醫院提出了質疑，但無法提供有力證據，只能支付相關的維修費。
3、設備種類多，使用人員多。醫療設備種類繁多，涉及病房護理設備、手術設備、放射治療設備、核醫學治療設備、理化設備、透析治療設備等多種不同功用的設備類型，設備使用人員多不勝數，使醫療設備的檔案管理更是難上加難。
三、加強醫院醫療設備檔案管理的對策
（一）轉變醫療設備管理觀念，提高重視程度
醫院要加強對醫療設備檔案管理的宣傳工作，強化醫療設備檔案管理意識，引起對設備檔案管理的高度重視，將設備檔案管理中的前期靜態管理與后期動態管理有效地結合起來，定期召開醫療設備工作會議，定期向醫務人員報告醫療設備檔案材料的動態收集情況，真實反映醫療設備的使用情況。
（二）建立健全醫療設備檔案管理制度
醫療設備檔案管理制度的建立要有質量保證，如醫療設備檔案管理的預立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷毀制度等，從醫療設備的采購、運行、維修保養的整個過程中，都要建立相應的設備檔案管理制度，并突出大型設備與重點設備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專人跟蹤設備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個醫療設備檔案管理網絡，使管理工作做到有章可循。
（三）實行集中統一管理，保證醫療設備檔案材料的完整性
1、實行集中統一管理。設立專門科室，負責醫療設備的采購、維護等工作。在醫院的醫療設備檔案管理中，可以成立儀器設備檔案管理小組，建立過硬的領導集體，例如以醫院的醫學工程科為核心，實施集中統一管理；此外還可以成立專門的科室，專門負責儀器設備采購與維護，并且將儀器設備檔案管理工作納入醫院對科室的考核，直接與相關管理人員的考評以及年終評優掛鉤，成為醫院目標責任管理的一部分。
2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設備檔案的管理范圍。結合醫院醫療設備檔案管理實際要求，對設備申購過程中形成的各類文件以及設備運行到報廢過程中累積的文件均要建立檔案進行檔案管理。此外，還要將相關檔案材料復制下發到各科室，使各科室的設備操作人員檔案歸檔的要求與內容，各科室要全力配合醫院的資料歸檔工作。并對檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。
3、加強科室與科室之間溝通。醫療設備的檔案管理涉及醫院的各個科室，因此加強各科室間的溝通非常必要。各科室間加強溝通，是內部溝通與外部溝通的有效統一。在各科室內部，加強儀器設備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對設備的運行情況要及時了解；科室之間，特別是器械科要加強與其他科室如財務科、醫務科、信息科以及設備部等加強儀器設備管理知識的交流，以及設備的維護使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無積存現象，還可以提高設備檔案的利用率，從而為提高醫院醫療質量服務。
醫療設備技術發展日新月異，醫院設備管理人員有義務醫療設備的發展動態，積極主動地參與到儀器設備檔案的管理工作中來。設備檔案歸檔完整，不僅可以延長設備使用壽命，而且減少了醫院因設備檔案的管理不當而造成的經濟損失。
參考文獻
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篇9
【關鍵詞】工程項目；檔案管理；措施
建筑設計是一個動態的過程，從項目的勘察、設計到施工、竣工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。建筑設計的檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好建設項目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設計的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分工作人員不重視。為了解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，擺正檔案和建設項目的關系，確保建設項目的收集歸檔工作的正常有序進行。
1 建設建筑設計檔案管理中存在的問題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時間的關系，有的非常重要的文件，在下發或轉發時就是復印件，難以滿足檔案資料管理規定中“竣工資料中不允許出現復印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業技術人員，在資料移交時又把關不嚴，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現象
隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現場驗收后，沒有按照國家行業標準規定要求辦理書面簽字，結果，等驗收小組解散后，找不到當事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規范
有些施工單位不能按照有關竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或對原圖修改過多，或使用計算機圖的復印件，或劃改不當，以上種種現象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規范
施工過程中形成的資料格式不統一，不規范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動。
1.5 施工原始資料書寫不規范
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗收簽證資料填寫不規范
交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。
2 建筑設計檔案管理的措施
2.1 施工圖設計文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時間，搶進度實施“先上車，后買票”，邊施工、邊設計、邊辦手續，造成返工、停工，嚴重影響了工程質量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預報審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報送工程竣工檔案責任書》的同時，將工程施工圖報送城建檔案管理部門，經城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設計邊施工。同時，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進度，從而增強業務指導的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個良好的基礎。
2.1.2 要加強施工單位檔案人員業務培訓，提高業務素質，依法管理工程檔案意識
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規章，嚴格依法管理，堅決禁止無施工圖先施工、邊設計邊施工的現象，要及時做好工程圖紙、資料收集。及時把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時間送到施工人員手中，并經常深入施工第一線，了解施工進度，了解施工工程圖的實施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產和進口之分。資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務合同及其技術附件會對廠家應提交的資料有一個要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時，核實其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領取及驗核，并結合經驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業務人員重新重視，對照合同或協議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，要監督廠家按合同匯總移交，EPC單位質檢人員要認真把關，保證隨機資料歸檔齊全并且不影響歸檔時間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應從工程項目立項做起
設立工程項目資料管理機構和管理人員應從工程項目立項開始，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對施工單位竣工資料的指導、監督。竣工資料編制工作應實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項目管理部門在工程建設初期就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規定，明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。工程項目管理單位和監理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規范性。只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠。
2.3.3 加強過程控制是保證竣工資料真實有效的手段
建筑設計的相關單位、工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，做到建筑設計與資料整理同步進行，避免設計施工與資料分離，切忌先完成施工任務，而后補資料的現象發生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經常深入施工現場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規范性進行檢查。
2.4 結語
建筑設計檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作的順利進行，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設計檔案的驗收和移交工作。
參考文獻
[1]藺湘：《施工企業應重視工程項目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。
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在新時期，企業的發展至關重要，一些大型機械設備、大型精密儀器進入各大企業單位，這些設備儀器檔案在企業設備管理中有著突出的作用。設備儀器包括外購設備儀器、自制設備儀器、特種設備儀器和信息設備（計算機軟、硬件）四大類，設備儀器檔案一般是指能夠反映設備儀器的計劃選購、開箱驗收、安裝調試、運行維護和改造各階段全貌的、具有保存價值的各種文字、圖表、圖冊等不同載體類型的信息記錄。設備儀器檔案作為項目檔案的重要組成部分，直接關系到相關項目的竣工驗收。
1.設備儀器檔案管理的重要性
2006年國家檔案局、國家發改委聯合下發了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發?z2006?{2 號），對建設項目包括設備儀器檔案的管理提出了詳細、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。設備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業在發展的過程中逐漸認識到，加強設備儀器檔案管理，規范工作流程，是提升項目質量，保障項目順利竣工驗收不可或缺的重要環節。
2.設備儀器檔案管理中存在的問題
設備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對要復雜，也會出現一些問題，主要的原因是對檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因為檔案管理工作不能直接產生經濟效益，所以檔案工作也沒有受到應有的重視，下面從幾點總結儀器檔案管理中存在的問題：
2.1缺少實際檔案管理制度與規范
《重大建設項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》是項目檔案管理工作的指導文件，但在實際的工作中，卻缺少執行有力的制度與規范。很多企業的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對企業本身制定具體的操作手冊和實施細則，以致于檔案管理員在執行過程中出現偏差。
2.2保管方式不合理，沒有成套管理
《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確規定，項目檔案需要實行統一管理，即對設備儀器檔案按“成套性”原則進行管理。購置設備的流程是從購置申請的提出到最后入庫使用，其中會產生“計劃”、“開箱”、“安裝”、“維護”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據本單位的職能設置，把應按單臺套管理的設備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請示、批復、招、投標書等；一塊是設備儀器的隨機資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現設備儀器檔案單臺成套的整理原則，不能全面地反映設備儀器在項目建設過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。
2.3 檔案整理不規范
設備儀器檔案整理不規范主要有（1）隨機軟（光）盤與紙質文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。
3.企業設備儀器常見問題的解決措施
3.1.建立有效的過程控制管理機制
建立良好的企業設備儀器檔案過程控制管理機制，首先就要了解、掌握企業設備儀器檔案的形成特點與文件材料流轉特點及規律，企業設備儀器檔案形成于設備儀器購進時的開箱驗收，那么開箱驗收階段就是我們加強過程控制管理的切入點，因此，加強檔案人員參加設備開箱驗收機制的實施就是設備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點來保證制度的實施：（1）做好檔案人員參加設備開箱驗收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領導幫助溝通協調、上交提案及下發文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時參加設備開箱驗收。（2）明確開箱驗收的目的，檔案人員參加設備儀器開箱驗收的目的是保證應歸檔的設備儀器隨機文件能全部及時歸檔保存。（3）明確開箱驗收的范圍，檔案人員參加開箱驗收應該限于有歸檔價值的設備儀器的開箱驗收。（4）驗收過程中做好設備儀器隨機各種文件材料的登記
3.2明確不同階段各部門的職責，確保設備儀器檔案的齊套
設備儀器的購置從立項申請到竣工驗收，一般有四個階段，即計劃階段、采購階段、開箱驗收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關部門分工不同，職責也不同，在項目檔案管理上，也應承擔相應的責任。在立項階段，資產管理部門應負責收集本階段形成的文件材料，如“購買設備儀器的請示、批復”等。
在采購階段，采購部門應負責收集歸檔購買設備儀器的招、投標書，合同，協議等。特別要注意的是，合同、協議一定要歸檔原件，必要時，采購部門應根據實際情況，增加合同簽訂的份數。在開箱驗收階段，設備儀器的兼職檔案員應參加設備儀器的開箱驗收，收集開箱驗收及安裝調試過程中產生的文件材料。在使用管理階段，資產管理部門應協調設備儀器的使用部門，及時歸檔在設備的培訓、使用、維護等過程中形成的文件材料。
3.3設備儀器檔案的整理工作
（ 1） 分類要科學。分類必須符合本單位的生產、工作性質與特點：根據本單位生產規模的大小， 主要生產設備的多少， 以及本企業的體制結構， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現成分類方法是不適宜的。
（ 2） 組卷要遵循設備儀器文件材料的形成規律， 保持卷內文件材料的系統聯系， 便于檔案保管利用。與設備儀器關系密切的管理文件材料， 如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應列入設備儀器類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷， 外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。
（ 3） 案卷和案卷內文件材料的排列應有機聯系。設備儀器類案卷可按設備依據材料、外購設備開箱驗收（ 自制設備的設計、制造、驗收） ， 設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。
