人事檔案電子化管理范文

導語：如何才能寫好一篇人事檔案電子化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：國有企業；人事檔案；電子化管理；風險

人事檔案管理工作開展得好壞，直接關系到企業自身發展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進國企向著更加良好的方向發展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進人事檔案電子化管理方向轉變，這一轉變有效提升了整個工作的質量與效率。但通過大量實踐表明，開展電子化人事檔案管理時，很可能出現一些風險，導致整個工作并未體現出最大的價值，在一定程度上制約了國企的發展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風險，制定出相應的防范措施，降低各類風險的發生率，為國企更好的發展奠定良好基礎。

一、人事檔案電子化管理的優勢

以往階段，企業開展人事檔案管理工作時，通常以人員手工與紙質管理模式為主，管理效果較差，不利于企業對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業正常運行，而人事檔案電子化管理的出現，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現在下述四個方面：

1.易于分類

對于國有企業來說，人員數量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯系方式、薪酬待遇、以往工作經驗、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會使檔案發揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時，由于檔案信息龐大，導致管理人員難以準確掌握檔案的真實情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應用信息化管理手段時，會有專業的軟件設計人員設計出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺。整個平臺由多個功能模塊構成，其中包括分類功能，將人事資料導入到該平臺后，只需要簡單點擊“分類功能”，平臺會自動對人事資料予以分析，根據分析結果，結合前期設置的分類標準，將人事資料劃分到相應類型當中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學、合理。

2.儲存量較多

紙質管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內書寫，因而存儲的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時，1cm2約為1個字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字數可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字數依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲量。在電子化管理模式當中，以計算機硬盤為主要的存儲場所。對于硬盤的存儲空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實物上，因而存儲量非常高。目前，在計算機領域內，硬盤容量最高已達10T以上，日常常用的硬盤容量也有數百G，能夠存儲數億的文字、數字信息，遠遠高于以往的紙質存儲模式。

3.應用方便

對于以往的紙質管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會將其放置到相應的位置存儲，在需要使用檔案信息時，由管理人員從龐大的資料當中尋找出來。這樣需要消耗很長的時間，導致檔案信息的應用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當中，主要通過計算機完成信息錄入、存儲以及提取等工作，只需要在電腦管理系統內，錄入所需要查找的關鍵詞，計算機可以在較短的時間內將所有與該關鍵詞相關的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時，在信息檢索時，錄入的關鍵詞越多、越準確，所檢索出來的檔案信息也會越少，進而對人事檔案的應用提供了方便。

4.提升工作效率

對于傳統紙質管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時間有限，不僅會出現一些錯誤，而且工作效率也不是很高，導致整個工作效率有待提升。同時，對紙張存儲時，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環境當中，會加快紙張的腐爛速度，還會使紙張上的文字變得模糊；若存儲場所出現火災，將會導致資料內容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業無法有效對檔案資料進行應用。而應用電子化管理模式時，通過計算機代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計算機進行操作，即可在最短的時間內，完成整個人事檔案管理工作，大大提升了該項工作的效率。同時，信息存儲到計算機硬盤當中，不會受到潮濕、火災等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關技術將其修復，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環保作用，有利于社會可持續發展。

二、國有企業人事檔案電子化管理常見風險

雖然，相對于傳統人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優勢，但通過大量實踐表明，電子化管理依然會出現一定的風險，導致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個人生活與經濟財產帶來一定隱患，同時還會威脅到國有企業的發展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風險包括下述幾個方面：

1.物理網絡安全風險

在電子化管理模式當中，需要應用很多物理硬件設施，如計算機、硬盤、鍵盤、鼠標等，這些硬件設施性能的好壞，直接關系到檔案管理的效果。然而在實際應用時，這些硬件設施很可能受到一些因素的影響而損壞，進而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現在兩個方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計算機等硬件設施造成損壞，如在雷雨天氣下，計算機未做好避雷措施，由于在短時間內電壓迅速上升，會將計算機芯片燒壞；在地震、暴風等天災情況下，也可使硬件設施產生損壞，嚴重情況下，甚至會出現毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時，雖然無需人員直接參與進來，但是計算機的操作依然由人員完成，若人員對計算機知識不了解，或是未能正確操作計算機，也會帶來一定的風險。如操作人員隨意斷電，可能會損壞內存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。

2.內部網絡安全風險

在整個網絡體系當中，可劃分成兩個組成部分，一個為外部網絡，另一個為內部網絡，即局域網，在局域網運行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現信息安全風險，具體來說，體現在下述幾個方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會防止各種安全風險的出現。但對于很多國企來說，并未對人事檔案電子化管理產生應有的重視程度，沒有聘用高素質管理人員，導致人員的安全意識相對較低，進而經常誘發各種信息安全事件。比如，人員應用完計算機后，未及時將系統關閉而離開，為其他人員的觀看提供了機會；利用企業局域網瀏覽一些不健康的網站；未能及時對計算機系統更新等，這些情況均會導致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置?，F代計算機領域，存在很多移動硬件，這些移動硬件的出現，為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時，很可能會被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業計算機后，這些病毒就會傳輸到計算機內，進而對計算機內存儲的數據進行破壞或竊取，對國企人事檔案管理造成嚴重影響。

3.外部網絡安全風險

對于國有企業來說，通常都有規定表明，網絡不可與外網連接到一起，以防止內部信息泄露的事件發生。但職工進入企業后，為了確保職工有效完成本職工作，企業通常會賦予職工自主撥號上網的權利，所以在實際當中，很難防止員工將內網與外網連接到一起，進而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統運行時，會出現一些漏洞，這些漏洞的存在將計算機完全向其他人展示出來，進而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計算機中未能應用安全防護措施，則會在信息管理、傳輸等活動過程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會使信息泄露或損壞，嚴重情況下甚至會導致整個計算機癱瘓，無法正常運行，對整個人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時，需要注意的是，若出現了外網病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業內部尋找出根源，因而需要嚴格預防這一問題的出現。

三、國有企業人事檔案電子化管理風險的防范策略

1.提升對物理網絡的保護

通過上述分析可知，國企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個方面因素的影響，導致檔案信息出現安全隱患，進而降低整個工作的開展效果，對國企發展造成一定干擾。所以，國企開展該項工作時，一定要提升對物理網絡的保護力度，具體來說，應從下述兩方面著手：首先，針對自然因素來說，地震、暴風等天災人們無法予以控制，因而只能時時關注自然天氣狀況，及時發現可能出現的情況，應及時將信息主要存儲裝置—硬盤轉移到安全位置，待天災過去之后，重新組裝計算機，以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設避雷針，或采用避雷機箱等，以降低雷電對計算機造成破壞；其次，對于人員因素來說，應定期開展計算機相關的培訓活動，通過這些培訓活動的開展，使人員了解計算機的正確操作方式，避免人員出現隨意關閉計算機等現象，進而減少由人員因素而引發的信息安全風險。

2.強化內部網絡安全防范意識

內部網絡作為人事檔案管理的主要管理場所，確保內部網絡安全，能夠直接提升整個檔案管理的質量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國企運營過程中，應強化職工的內部網絡安全防范意識，防止出現由人員導致的內部安全風險。首先，提升職工的安全理念。國企運營時，通過會議、培訓活動、網絡教育等多種途徑，向職工傳授內部網絡安全相關的理論知識，轉變職工的落后觀念，加強對內部網絡安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當中，能夠有效約束與規范自身行為，使用計算機后，能夠按照要求關閉；在工作時間內，不瀏覽與工作無關的網頁與網站；利用專業的技術手段，定期對系統進行更新與維護等，以保證整個計算機系統處于健康狀態下，減少信息泄露的機會。其次，在使用移動硬件使用時，也應注意規范性，將生活U盤與工作U盤區分出來，生活U盤僅限于企業外部使用，而工作U盤僅限于企業內部使用，以防網址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業內部網絡的機會。

3.加強對外部網絡的監管與防控

除上述兩個方面之外，國企還應加強對外部網絡的監管與防控，具體來說，從下述兩個方面著手：首先，制定出完善的網絡使用制度，詳細明確職工不可將內網與外網連接到一起，并針對這一情況，制定出相應的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時不會主動與外網連接，從而減少了外網病毒侵入內網的機會。其次，在計算機中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動對計算機進行檢查，確定系統內是否出現病毒。若發現，及時向工作人員報告，并將其滅殺；病毒攔截系統，分析想要進入企業內網的所有信息，若發現信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進入內網；設置密鑰，在人事檔案管理系統上，設置相應的密碼，并針對檔案信息的重要程度，賦予內部人員相應的查看權利，不同權利的職工，僅能查看相應的信息，進而加強對人事檔案的保護力度。

四、總結

綜上所述，國企人事檔案電子化管理的應用，有效提升了整個工作的質量與效率，為國企發展奠定良好基礎，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導致電子化管理中經常出現一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國企發展。所以，國企人事檔案電子化管理過程中，應加強對物理硬件以及內外網的保護力度，以降低安全隱患的發生率。

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關鍵詞 人事檔案 檔案管理 電子信息

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術的發展及其在各領域的發展和應用，檔案管理也隨著傳統的紙質管理發展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優化管理方法，促進檔案的科學管理。尤其在教育行業，檔案電子的管理顯示出明顯的優勢，是未來發展的趨勢之一。本文主要探討學校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉化為可供利用的軟件形式的二次文獻信息。①檔案電子化可以對檔案進行系統的管理，減少了對文獻整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經濟效益。其說明的是計算機在檔案管理中的應用，通過計算機對檔案文獻材料進行處理，將傳統的紙質材料變為電子形式，以此方便使用者對材料進行查閱、修改、復制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設施便捷進行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機上操作，利用互聯網進行檔案文件的查閱、修改、復制、傳送等工作，摒棄了傳統的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質文件的繁瑣，只需要網絡傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實現共享。電子文件不再是傳統的紙質文件，而是利用計算機以電子文件的形式存在，管理信息數據的人可以利用，其它數據信息可以共享，在單位內部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數據，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學校擁有數據庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數據對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數據僅編輯一次便可多次重復使用，降低傳統的紙質檔案文件出版經費成本。傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。②而今管理人員只需要將數據整理好，便可作為藍本多次重復使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學校人事檔案管理的現狀

學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優化。

學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數據，整理檔案，數據零散，無系統的數據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規定不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數據性、可查詢性和共享性未能達到現代科學管理的要求。

檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統培訓和專業知識，沒有經過正規系統的業務培訓，不能滿足現代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現代網絡加強了安全保護措施）：數據可能被復制和盜取;數據可能丟失和無法復原;數據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。③紙質文檔形成后，一般具有相應的穩定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理中的運用

針對以上幾點現狀，分析不足，加強檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學校要培養先進的現代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業知識，并且應用與實踐。有專業意識的人一般是專業的人員，專業的人才做專業的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規范制度，讓軟硬件開發和使用有依據，成規范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業知識的技術，提高檔案人員的專業知識水平。因此，學校對專業人員進行定期專業素質培養，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數理統計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數碼設備、掃描儀和專業軟件，在硬件方面達到數據庫管理的需要;同時應用專業的管理軟件，對數據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業處理外，電子數據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現檔案電子信息化管理后，這些數據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸的檔案數據必須進行多次加密，確保電子檔案數據安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態度，不斷對數據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

（5）加強各單位之間的合作。當今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發展的新里程碑，未來還有很大的發展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進。加大電子設備和軟件的投入，以及專業人才隊伍建設，科學管理和考核，提高檔案專業人員知識水平和操作技術，創新發展和研發新的應用功能和領域，通過檔案科學管理發展質量和水平的不斷提升，促進人事管理快速地發展。在電子信息化時代的學校教育中，加快學校檔案信息化管理工作，促進檔案科學管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學校管理的規范化，進而創造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業務，2013（1）：108-109.

② 靖冬超.淺談人事檔案的信息化管理[J].戲劇之家，2013（7）：356.

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【關鍵詞】企業；人事檔案；信息化

1.前言

人事檔案是個人經歷、思想品德、學歷、社會關系、業務能力、工作狀況以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會活動的記載和個人自然情況的真實反映。人事檔案是企業員工信息的重要載體，是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。為了充分發揮企業人事檔案工作在信息社會中的重要作用，企業應積極地將計算機和網絡技術應用于企業人事檔案管理，促進企業人事檔案的信息化建設，不斷提高人事檔案管理的工作效率，提高企業人事檔案管理水平。人事檔案信息化是把傳統的紙質檔案轉變為電子化載體、網絡化載體和數字化載體，是在保管好紙質檔案的基礎上，建立電子檔案，同時把個人信息資源錄入數據庫，在豐富個人信息的同時，突出個人特色，達到檔案的動態管理。

2.人事檔案信息化的優勢

2.1 有利于人事檔案資料的收集，保證人事檔案資料的完整性

人事檔案信息化能夠通過管理軟件對人事檔案的目錄進行管理，便于檔案管理人員及時地發現檔案材料是否完整，及時提醒檔案人員收集缺失的檔案材料。同時，通過管理軟件能夠對日常需要歸檔的各類資料進行分類和登記，保證各種資料的及時歸檔。

2.2 有利于人事檔案信息的查詢，方便人事檔案的使用

很多企業的領導在進行一些人事決策時，想要在短時間快速了解全面或個人的人事檔案信息，往往是一件非常困難的事。人事檔案信息化能夠通過管理軟件實現高效、精確的檢索、查詢。多種檢索方式的綜合查詢，既可以高效、便捷的獲取所需的紙質檔案的存放情況，又可以快速、準確地獲取人員的基本信息、工作簡歷及德能勤績等方面的信息。

2.3 有利于紙質檔案的保存，減輕檔案保管的壓力

人事檔案的紙質資料形式多樣，保存需要大量的空間且不易保存，容易遭受蟲、鼠及其它有害生物的侵襲而損毀，容易因溫度和濕度的變化而腐爛、變質。加上有很多原始的文稿、圖片、照片很難長時間保存，隨著時間的推移會變黃、老化。而通過電子化存入計算機中，可以永久性保存，有效地保留了文件的歷史原貌，并且大大減輕了紙質檔案保管的壓力。

2.4 有利于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率

人事檔案信息化能夠幫助人事檔案管理人員完成動態管理，及時對變動的人事信息進行記載，快捷的文檔輸入功能可以大大減輕人事檔案人員的工作強度。人事檔案信息化還能夠幫助人事檔案管理人員做好采集、驗證、鑒定、歸檔、立卷、銷毀等工作，將人事檔案管理基礎工作程序化、流程化、規范化，簡化人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等工作，改變過去傳統的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，把管理人員從手工勞動中解放出來，提高工作效率。

3.人事檔案信息化的實施方法

3.1 做好人事檔案原始資料的收集、鑒別和整理工作

人事檔案信息化管理的有效性，很大程度上依賴于人事檔案的基礎工作。人事檔案是人力資源管理和決策的重要依據，具有很強的嚴肅性。人事檔案管理人員要從基礎做起，定期跟蹤收集最新材料，做好人事檔案資料的分類、整理歸檔，從源頭上做好人事檔案材料的進場把關，從而保證資料的真實性、準確性與完整性。

3.2 配備計算機等硬件設施

要提高人事檔案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括計算機、數碼相機、掃描儀、光盤刻錄機等。通過這些硬件設施，將紙質的人事檔案進行電子化處理，轉換成數據資料，使人事檔案信息化、電子化。

3.3 建立個人電子檔案

建立個人電子檔案，人員的信息都可以在計算機上自由的瀏覽、下載，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護。還可以有效地減少棄檔、死檔和無檔現象，同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。

3.4 采用專業管理軟件，建立電子檔案和信息數據庫

人事檔案信息化要充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，采用專業的管理軟件，建立和完善人事檔案數據庫，及時更新，動態化管理人事檔案信息，使檔案信息的查閱、統計、分析等日常工作方面實行電子化操作。首先，人事信息數據庫的建立離不開專業管理軟件的支持，企業應自主開發或選用市場上比較成熟的軟件，軟件的功能應當包括：電子檔案管理（建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、檔案借出、借閱登記、檔案盤點、檔案轉出處理等）；人事信息的管理（信息的輸入、查詢、修改、統計、對數據庫的信息自動生成各種類型的干部花名冊、打印表格等功能）。其次，數據庫的建立離不開基礎數據的支持，要根據數據庫的特點設計動態信息收集的流程、規范收集的內容，保證數據的及時性和準確性。最后，人事信息數據庫還要做好系統備份、數據備份，確保系統的不間斷運行；檔案數據要求做到物理歸檔，與其他業務系統的數據實行物理訪問和存儲的隔離。

3.5 建立人事檔案信息網絡化平臺

為了使信息得到充分共享，提高勞動效率與工作質量，應通過網絡技術建立人事檔案信息網絡化平臺，通過網絡使信息共享，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。根據人事檔案信息的內容和相關要求，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，按不同的用戶、不同的數據和信息授予權限。

4.人事檔案信息化應注意的問題

4.1 建立健全人事檔案管理制度

實現人事檔案信息化，建立規范的管理制度是前提。人事檔案管理信息化工作內容多、要求高、難度大，企業應當堅持從實際出發，根據人事檔案管理工作需要制定信息錄入、信息分析、設備管理、網絡維護等管理制度和規定，建立信息化工作自檢自查制度，做到有章可循。

4.2 提高人事檔案信息管理人員的素質

盡管技術進步對檔案工作信息化建設起著至關重要的作用，但是人員的專業素質是決定因素。人事檔案信息管理工作是一項專業性很強的工作，建設一支高素質的檔案管理隊伍，是提升檔案管理水平的關鍵。實施檔案人才培養建設的核心就在于幫助人事檔案管理人員深刻轉變角色定位，使他們由人事檔案的實體管理者向信息管理及信息的駕馭者轉變，由微觀到宏觀的轉變、封閉到開放的轉變，從而有效的提高各項管理工作的綜合能力。隨著信息時代的發展，對每位檔案管理人員在業務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業知識學習，不斷拓寬自己的知識面，而且還要根據形勢的需要熟練地掌握現代化的管理方法和先進的計算機及網絡操作技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。同時，檔案管理人員要提高政治素質。人事檔案信息化管理對安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息傳送的特殊性，檔案管理人員要有更為敏銳的安全意識，掌握必要的信息安全技術，才能有效完成檔案信息化管理中的安全維護工作。

4.3 解決好電子檔案的保存問題

要注意電子檔案載體的使用和存放。電子檔案保存采用光盤、硬盤等載體，雖然存儲量大、讀取方便，但相對于紙質來說，電子化檔案載體的使用壽命較短，一般光盤6-8年，如使用頻繁，則壽命更短。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。

4.4 注重人事檔案信息的安全性

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。人事檔案信息化將電子檔案和網絡相連，網絡具有很強的開放性。無孔不入的電腦黑客、防不勝防的病毒和計算機的故障給我們電子檔案的安全和保密工作帶來了隱患，使得電子人事檔案容易泄密、丟失、錯碼等。

我們要高度重視人事檔案的安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，嚴格遵照國家有關安全保密的規定和要求，運用先進的安全保密技術，全面強化安全管理。因此，在管理中一定要認真研究人事檔案管理的相關政策，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對電子數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系。同時，一旦發現有文件損壞或計算機感染病毒，要立即對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。

5.小結

做好人事檔案管理工作，是檔案管理工作改革的需要，也是企業發展的需要，企業人力資源管理部門要充分認識人事檔案信息化建設的重大意義，遵循人事檔案管理工作的客觀規律，充分利用計算機和網絡技術促進人事檔案信息資源的開發和利用，加強檔案信息化管理，為企業在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面提供完整性、準確性、公正性的第一手資料。

參考文獻：

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[2]高忠平,許蘊瑩.淺談人事檔案管理電子化[J].信息化建設,2007.

[3]沈瀟.淺析檔案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.

作者簡介：

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（1）學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優化。學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數據，整理檔案，數據零散，無系統的數據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。

（2）由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用；各個部門各自為政，資源不共享，規定不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數據性、可查詢性和共享性未能達到現代科學管理的要求。檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統培訓和專業知識，沒有經過正規系統的業務培訓，不能滿足現代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現代網絡加強了安全保護措施）：數據可能被復制和盜取；數據可能丟失和無法復原；數據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。紙質文檔形成后，一般具有相應的穩定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

二、如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理

（1）學校要培養先進的現代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業知識，并且應用與實踐。有專業意識的人一般是專業的人員，專業的人才做專業的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規范制度，讓軟硬件開發和使用有依據，成規范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業知識的技術，提高檔案人員的專業知識水平。因此，學校對專業人員進行定期專業素質培養，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數理統計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數碼設備、掃描儀和專業軟件，在硬件方面達到數據庫管理的需要；同時應用專業的管理軟件，對數據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業處理外，電子數據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現檔案電子信息化管理后，這些數據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸的檔案數據必須進行多次加密，確保電子檔案數據安全。如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態度，不斷對數據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

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1.電子化的檔案載體

傳統的人事檔案管理資料主要為紙質的載體，檔案管理人員需要花費大量的時間、精力考慮如何存儲和保管人事檔案資料，紙質化的檔案載體需要耗費很大的存儲空間。隨著信息技術的發展，目前人事檔案資料已經可以用電子化的方式實現。檔案管理人員只要使用使用計算計，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲海量的人事檔案資料。

2.數據化的檔案管理

如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費大量的時間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發展，人們可以使用數據化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標簽，需要人事檔案資料時，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時間人們就查找到需要的資料。

3.分級化的查閱方式

隨著信息技術的發展，企業或部門均有屬于自己的門戶網站，人們可以進入門戶網站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據保密的程度具有分級性。比如說非企業或該部門的人員只能查閱已經對外開放的人事檔案資料；企業人員可以根據自己的權限查閱一些較為保密的資料；企業單位或負責人可以查閱非常機密的人事檔案管理資料。

4.網絡化的共享平臺

在信息化的時間，人事檔案資料已經成為展現部門或企業實力的一種途徑；也成為企業或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時也成為人們熟悉自己工作環境的一種途徑。人事檔案資料已經成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業或部門工作的開展帶來很多便利。

二、信息化的人事檔案管理模式的革新

1.革新封閉性的服務對象

舊時代的人事檔案，一般應某個單位、某個組織的需求而建立，它服務的對象為這個單位或這個組織的人，這種服務的對象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個單位與組織有關的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價值。

2.革新單一性的資料來源

舊時代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關的當事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個人因素，這使人事檔案管理資料可能會出現偏差。在信息化時代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。

3.革新指定性的查閱人群

舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調閱人事檔案。因為查閱的人群范圍有限，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權限的范圍內自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。

4.革新被動性的管理方法

舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會根據企業或組織活動的開展補充和更新資料，這種管理方法非常的被動。在信息化的時代，人們要求檔案管理人員優化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業創造更多的價值，人們的需求使檔案管理人員必須主動的思考如何才能做好人事檔案管理工作。

三、信息化的人事檔案模式表現的形式

1.社會性的服務對象

過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業或部門提供資源服務。然而信息化的技術共享性的特點，使人事檔案資料成為一種推動企業或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個社會成員為對象提供服務。廣泛的服務對象是大人事檔案管理的方向。

2.廣泛性的資料來源

隨著信息技術的發展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關部門的紀錄、網絡渠道、其它社會渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價值。

3.多樣性的查閱人群

隨著信息技術的發展，人們會根據自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業或部門外的人員為了了解企業或部門的運作情況，需要查閱人事檔案資料；企業或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業的工作人員在工作時，有時需要負責某項工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實、更全面。

4.開放性的管理方法

由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們在使用人事檔案資料時能夠了解到人事檔案管理現有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進一步提高。

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一、人事檔案信息量稍顯單薄，無法滿足日益增大的檔案開發利用需求

人事檔案作為個人信息縮影，是各類人才在社會實踐活動中形成的最直觀的記錄，綜合反映其德、能、勤、績等各個方面的信息，是企業選賢舉能、知人善任的第一手依據和資料。但隨著企業對人事檔案管理工作重視程度的不斷加深，人事檔案信息量單薄與企業巨大的人力資源開發利用需求之間的矛盾也日益凸顯。

產生這種矛盾的原因是多方面的：首先，基于早期軍事環境的我國人事檔案內容政治色彩濃重，偏重于德、勤而失之于能、績，對現行人力資源管理幫助有限。過分的強調某一方面內容使得人事檔案內容“千人一面”，“優勢”不真實，“缺點”不填寫，很難客觀、真實、全面的反應個人性格、特點、專長等信息。其次，人事檔案工作在市場經濟發展、政治性弱化的大環境下被人們所“丟棄”，這種“不思變只思簡”的工作誤區使人事檔案管理工作在很長一段時期一直維持在基本水平，不丟失、不泄密，可以提供日常證明及社會福利辦理即可。導致人事檔案工作力度不夠，收集內容滯后、間斷、遺漏、虛假、混亂，嚴重影響人事檔案質量，降低了人事檔案的開發利用率。再次，人事檔案本身還受到庫容的制約。

面對這種供需極度不平等的人事檔案管理工作現狀，很多專家學者和從業人員都提出了相應的對策：人事檔案管理體制及制度的改革立法勢在必行；企、事業領導必須進一步加強對人事檔案工作的重視和投入；人事檔案管理工作者必須走出被動服務的框架轉向積極主動收集和開發利用的工作模式等。這些對策都抓住了各個環節的癥結所在，給筆者很多啟發，同時筆者認為現階段還可通過下列可行手段改進人事檔案管理工作部分環節，改善人事檔案供需矛盾現狀：在人事檔案中增加學績、業績、榮譽、非崗位內容培訓經歷、特長獎項、技能等級等相關內容，提高人事檔案信息參考價值，避免一些選拔的盲目性；縮短人事檔案信息收集周期，降低檔案信息因收集周期長產生的丟失等自然損耗率，提高人事檔案內容時效性；擴大宣貫人事檔案管理工作意義的范圍，提高員工對自身人事檔案意義的認知，調動其關注度與參與感，使其自發的完善自身人事檔案信息完整性等。

二、人事檔案信息化管理發展緩慢，信息化管理優勢效果不明顯

人事檔案信息化管理的主要優勢在于：1、利用高效的電子信息處理技術將管理人員從繁瑣的傳統人事檔案管理工作中解脫出來，提高人事檔案管理工作效率，降低管理人員的工作強度。2、利用掃描、攝影等技術將紙質載體的原始檔案資料變為易于傳播和利用的電子信息，以授權的方式開發利用，降低原始檔案資料的折損率，延長人事檔案使用期限。3、利用計算機進行數據錄入和動態調整，提高人事檔案信息的時效性和準確性。4、通過計算機網絡互聯打破制約傳統人事檔案信息共享的機構及地域方面的空間限制，提高人事檔案開發利用率。但這些在現在遍地開花的人事檔案信息化管理系統應用中卻沒有得到充分體現。

引進專業人才或對已有工作人員進行電子信息技術專項培訓可以提高檔案管理人員的信息化素養；將人事檔案依據利用的頻次多少分級，只將利用頻次高的檔案信息電子化可以相對合理有效的利用電子信息存儲空間；與信息共享機構聯合制定統一的標準化規范化的人事檔案信息電子化模式可以有效提高人事檔案信息的共享利用率，這些方式方法都可以在一定程度上改善人事檔案信息化管理現今面臨的“虛有其表”的尷尬處境，但想從本質上改變這一現狀，必須更好的把握人事檔案信息“保密”與“共享”之間的度。在局域網范疇內，通過人事檔案分密級管理，電子授權分級查閱的方式基本解決了電子信息開放性與檔案保密性之間的矛盾。但面對更為廣大的互聯網環境，現階段恐怕很難打破對網絡安全性與保密性的質疑，建立互聯共享的實質意義的人事檔案信息庫還需要檔案人不斷的探索和努力。

三、多種用工形式并行，人事檔案管理難

隨著市場經濟改革的進一步深化，人才流動日趨頻繁，各種中介服務機構應運而生日趨成熟。這種轉變使企業原本單一的用工形式逐步向多種用工形式并行方向發展，給人事檔案的管理工作帶來了新的困難。

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1.1檔案管理人員的管理意識不強

在現今醫院人事檔案中，由于管理人員對檔案的不重視，導致人事檔案中出現偽造、丟失和錯漏等情況。另外部分醫院出現了“棄檔”問題，原因是這些檔案沒有對人才的整體素質進行反應，醫院不能通過檔案看到人才的綜合能力素質。因醫院人事檔案沒有專業的管理人員，一般是由其他相關人員兼職管理，所以忽視了檔案管理的重要性，對于其管理也只是走流程，應付上級檢查

1.2管理方式落后

良好的管理方式離不開先進的檔案管理設備和完善的系統，然而部分醫院對于人事檔案管理沒有重視，對于建設完善的檔案管理沒有投入過多的資金，導致缺少必備的基礎管理設備，甚至沒有相關的管理部門。人事檔案管理還停留人工操作上，電子化管理沒有得到普及，也不能利用先進的網絡技術進行管理，從而降低了醫院人事管理工作的工作效率，檔案的處理也變得更加的困難。

1.3檔案管理制度不夠完善

由于一些醫院沒有根據實際情況來發展人事管理制度，也沒有相關的制度考核措施，檔案通過不同的渠道、不同的部門、不同的時間被移交人事檔案管理部門，導致人事檔案材料的不完善和不規范。從事人事檔案管理的工作人員對人事檔案管理的責任心不強，沒有充分認識到檔案的重要性，使人事檔案的操作不合理、收集不夠及時甚至出現丟失的情況。因人員的流動較大，醫院使用人才的手續也變得簡潔化，在人事檔案管理中，終身制沒有得以及時糾正，補充，既阻礙醫院人員的流通性也對上級人事部門的審批工作造成一定的困難。

1.4檔案管理制度單一化

盡管時代在不斷的發展，部分醫院在對人事管理的工作上沒有跟上時代的步伐，仍然使用很多年前的老方法對其進行管理，由于其管理制度的單一性，不能為醫院更好的創造價值，延緩了醫院的發展。

1.5檔案過于陳舊

因為現今醫院的人事檔案大多放在檔案室中，常年沒有人進行翻動，需要查詢信息時非常困難，而且檔案中由于人員的疏漏存在不真實或與真實情況不符合的情況，如果需要對人事檔案進行修改，則具備一定的工作難度。

2對醫院人事檔案管理的方法措施

2.1對人事檔案進行現代化管理

醫院需要根據人事檔案的管理流程和指定的規章制度對人事檔案進行信息自動化的現代化管理。醫院人事檔案的編制不要根據國家相關政策來執行，在管理執行過程中可以根據檔案所屬人的具體情況進行分級處理，然后由檔案管理人員利用電子系統對人事檔案進行管理，對醫院的每個工作人員進行電子存檔。人事檔案的電子檔可以跟人事管理同步進行，這樣既避免了因人事檔案材料的滯后性引起的失真，又有利于讓醫院的人事檔案具備真實性和完整性。將計算機運用到醫院人事檔案的管理工作中，快捷的對人事檔案進行檢索相關人員、歸檔相關信息、查詢人員、傳遞舊信息、接收新信息、輸出需要的內容，對人事檔案進行合理利用。由于人事檔案的唯一性，在對人事檔案進行查閱長，需保證人事檔案的完整性，不能進行隨意的修改和刪除資料。同事檔案具備一定的嚴密性，沒有得到相關允許，嚴禁私自查閱信息。完善真實的人事檔案有利于醫院對于醫護人員的素質情況、人才結構等進行準確且快速的分析，為人才指定相關數據表格，方便醫院對人才的管理和相關人才政策的指定，有利于實現知人善用的效果。另外可以根據人事檔案中不同員工的特點指定培訓計劃，使人事檔案更好的為提高經濟效益和社會效益做貢獻。

2.2對人事檔案系統進行及時維護更新

人事檔案管理系統不能只在系統出現問題的時候才對其進行維護，日常的生活中也需要專門的人員對醫院人事檔案管理進行維護。平時不注重對系統的運轉維護，出現問題時會加大修改的難度。人事檔案管理維護需要對其軟件和硬件兩方面進行維護，因其軟件維護的復雜性，要求相關人員需要對系統做好相關的數據備份工作。其中重要的文件部分需要進行多項數據的備份。

2.3對相關管理人員進行培訓

隨著信息化的發展，醫院傳統的人事管理方式需要被淘汰，取而代之的是現代化的人事管理模式，醫院人事檔案作為個人信息的真實記錄，要求對其進行錄入的人員必須提高管理意識，要充分認識到人事檔案管理的重要性；認識到醫院的潛在生產力是新世紀人才，可以為醫院創造更大的效益。醫院的人事檔案管理人員也需要具備主動服務的觀念，幫助醫院挖掘優秀的人力資源，是服務功能得以延伸。將醫院人事檔案中的人才信息金屬快速準確的傳遞給相關科室，為醫院的相關科研部門提供方便快捷的服務。同時院方需要增加對人事管理軟硬件設備的資金投入。利用先進的科學技術手段幫助醫院人事檔案進行人性化管理，實現醫院人事管理的現代高效化發展模式。

2.4完善人事管理制度

無規矩不成方圓，醫院為更科學、有效的進行人事檔案管理，需要制定一系列例如《醫院人事檔案管理規范》的人事檔案制度，它們有利于為醫院人事檔案的歸檔、整體利用收集等方面提供可靠依據。在醫院進行人事檔案管理相關活動時，需要實際情況，使活動中所有的內容都有相關的制度參照。醫院人事檔案管理制度的建立需要根據醫院的實際情況，結合人事檔案管理的規律進行指定。使檔案可以做到“檔隨人走”，避免出現人為篡改檔案和編造假檔案的現象發生，使人事觀看檔案具備嚴謹、合理和科學的原則。

3結論

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1 當前國家機關人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理責任意識和誠信環境不容樂觀

人事檔案管理工作不僅需要有關國家法律法規和制度的約束，對從業人員的誠信意識和責任心也有很大的要求?，F階段的人事檔案管理人員誠信環境和責任意識并不樂觀，很多人員存在利用職務之便弄虛作假的問題，工作中粗狂馬虎，對檔案鑒定工作的把關不到位。而人事檔案不僅是有關機關選人用人的重要基礎資料，更是政策性很強的寶貴文件，一旦有虛假信息融入，會對人事檔案的公信力和效能發揮造成嚴重的影響。

2.檔案管理工作的規章制度不夠健全

對于檔案管理的細節問題，我國在制度上還存在很多空白。在政府信息公開的大背景下，人事檔案當前的公開程度還不夠高。很多當前的工作條例和技術規章還是十多年以前頒布的舊規章，缺少新工作方法和工作制度的要求。此外，檔案作為每一個人的基礎資料，其內容的真實性很多未經過本人的驗證，本人對檔案內容毫不知情，不具備發言權和知情權的檔案制度使得檔案的真實性受到考驗和懷疑，這一點也體現出檔案管理制度方面不夠健全的問題

3.人事檔案的收集內容不夠全面

傳統的人事檔案中所收納的內容大都由每一??人的個人履歷、考核、政審、黨團、獎勵、處分、工資晉升及出國等材料共同構成，這些是人事檔案的基礎。但是隨著時代的發展和進步，檔案管理內容一直都未進行有效的創新，沿用著過去的收集方式和收集內容。傳統的內容形式單一，老材料居多、新材料補充不及時，且政治歷史材料多、業績材料少。人事檔案的全面性主要由人事檔案的收集工作決定，收集是否廣泛直接影響著干部考察的前提和基礎。當前的檔案收集中往往套話、官話居多，僅有的資料難以對當事人進行客觀而準確的評價，不能反映出綜合情況。

4.對人事檔案信息資源的開發不夠深入

人事檔案信息是重要的資源，其中蘊含了重要的可利用價值，通過編排、整理、篩選和匯纂才能夠發揮和獲取其中有特定價值的資源。檔案的收集工作應當是以使用為目的的，但是當前的檔案工作往往陷入了以收藏為目的的收藏誤區，沒有高效的發揮出檔案資源的利用價值。

5.新技術應用與傳統理念的沖突明顯

盡管當前檔案管理信息系統的應用正逐漸擴發和深入，為人事檔案的電子化提供了一定的便利，但是受到我國傳統觀念的影響，新技術的作用發揮受到了限制。電子化管理的過程中僅僅是將紙質材料進行了電子化處理，使用和傳遞時還是以紙質材料為主，傳統管理理念與新技術之間存在脫節和沖突。

2 制度化、規范化、科學化建設的路徑思考

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執行力

《干部檔案工作條例》中對從事檔案管理的工作者有明確的要求，即必須具備政治可靠性、黨風端正性、作風優良性、紀律嚴格性和工作保密性，同時還要具有一定的文化水平和工作能力。當下，提升檔案管理工作要從檔案管理工作者的執行力和思想覺悟方面著手，對從業者進行必要的培訓和教育，提升人事檔案的鑒別力，確保檔案內容的準確性，消除檔案中內容失真的現象。對涉嫌在檔案中造假的人員，要依據有關規定嚴肅處理，并且在人事檔案中如實的記錄，增加誠信檔案的比重和影響力。

2.加強制度化建設，管理機制更加嚴密

在檔案管理工作中要始終把制度建設當作重要問題來抓，制定專門的管理、審查、傳遞、借閱、鑒別、收集、整理制度，必要的時候裝訂上墻。針對部分地方管理制度不健全的問題，要注意人事檔案的鑒定、披露和查詢環節，通過法律法規的制定明確相應的法律責任，加快監管制度的同步建設，修訂現行制度中不合理之處。將個人隱私與檔案使用適度結合，適當開放檔案內容以方便個人和有關部門的使用。積極探索檔案中有價值的信息和資源，促進檔案價值發揮。

3.加強規范化建設，嘗試信息化服務

要把握人事檔案管理信息化的目標，運用信息化建設更加規范和高效的使用人事檔案資源，強化領導負責制，通過制度提升和完善工作人員的責任心和基本素質。積極開發綜合性的人事檔案信息管理系統，一方面更加全面的收納人事檔案信息和內容，一方面更加便捷的為使用者提供有用信息和人性化的服務。要強化人事檔案的使用效能，改善傳統的單一收藏模式，增加對檔案管理工作的重視和利用，更好地促進管理人員的工作效率和工作熱情。

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[關鍵詞]干部人事檔案；制度化；規范化；科學化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）11 — 0120 — 02

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環節。近年來，隨著我國行政體制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事檔案管理改革的步伐則明顯滯后，盡管我國人事檔案管理也作出了一些調整，但是整體上仍在不斷的探索和調整之中，人事檔案管理仍存在不少問題。我們必須從全局和戰略的高度，不斷深化對做好這項工作重要意義的認識，進一步推進干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設。

一、當前國家機關人事檔案管理中存在的問題

1. 檔案管理責任意識和誠信環境不容樂觀

人事檔案管理固然需要法律體系和必要的制度安排，但其在很大程度上取決于檔案工作者和公民誠信意識的培養。目前我國的檔案管理責任意識和誠信環境并不樂觀，比如一些人在利益的驅使下弄虛造假，而一些檔案管理人員責任意識不強，對人事檔案鑒定工作把關不嚴。我們知道，人事檔案的鑒定工作是國家機關人事檔案管理過程中的一個重要的環節，其主要工作是審查檔案材料，鑒別檔案的真偽以及是否完備，以判定其保存價值。鑒定工作是保證人事檔案真實性的重要工作，同時也是一項政策性很強的工作。而一些人事檔案管理人員，由于把關不嚴或者是受利益的驅使，沒有嚴格按照人事檔案鑒定工作的要求和步驟，采取了放任的態度，也導致了人事檔案中摻入了一些虛假信息，給人事檔案的公信力造成了不利影響。

2.檔案管理工作的規章制度不夠健全

我國在人事檔案鑒定制度的設計上，也缺乏針對檔案造假制定出相應的應對措施。在政府信息公開的背景下，人事檔案開放程度不高。在人事檔案的公開方面，我國沿用的依然是1990年中央組織部頒布的干部檔案工作條例，采取嚴格保密的方式。一些人甚至一輩子都沒有見過自己人事檔案的內容，對于里面寫了什么，檔案里面對自己反映的情況是否正確屬實，個人失去了必要的知情權和發言權，這也對人事檔案的真實性造成了一定的矛盾。

3.人事檔案的收集內容不夠全面

傳統意義上，干部人事檔案一般由個人履歷考核、政審、黨團、獎勵、處分、工資晉升及出國其他材料組成。這是構成人事檔案的基礎，然而，隨著時代的發展，一些檔案也需要在內容和形式上有所創新，而不能一直沿用過去的一套方式去收集。同時，傳統人事檔案呈現出內容單一空洞、政治歷史材料多、業績材料少、老材料多、新材料補充不及時等問題。

其實，人事檔案的收集決定著人事檔案內容的全面性和廣泛性，這也是做好對干部全面考察的基礎和前提。尤其是國家機關人事檔案，更是考察一個官員的重要依據。目前，我國國家機關人事檔案的收集渠道不夠廣泛，收集內容不夠全面。這些檔案內容在干部的考核和升遷過程中很難以起到應有的作用，既不能反應他工作的現狀，也不能反應出他的個人能力和素質。檔案中缺乏一些具體數據信息的支撐，多是一些官話、套話，難以對個人作出準確客觀的定性。這也給一些真正在平時的工作中有能力的人造成了不利，即個人的綜合情況不能在檔案中反應出來。

4.對人事檔案信息資源的開發不夠深入

人事檔案的信息資源開發，主要是發掘人事檔案中蘊藏的有利用價值的信息資源，通過鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統或者有特定價值的檔案信息資源。檔案收藏的目的是為了滿足應用的需求，而當前我國陷入了一個誤區，那就是為了收藏而收藏。把辛苦收集而來的人事檔案材料，收藏起來了之。通過人事檔案信息資源的開發，將一些人的經驗教訓，或者獨特技能以一種更加直觀的方式表現出來，不僅可以很好地體現出個人的綜合能力和素質，也可以為國家機構對于干部的考察和培養管理提供大量的現實素材。

5.新技術應用與傳統理念的沖突明顯

當前，許多國家開發了人事檔案管理信息系統，為人事檔案電子化提供了便利。但是我國由于受傳統管理理念的影響，限制了新技術作用的發揮。開發人事檔案信息管理系統的目的，是對人事檔案進行電子化的管理，節省人力物力資源。在這個過程中，很多單位僅僅是將傳統的紙質檔案進行了電子化處理，而在人事檔案的傳遞過程中，管理人員依然在采用傳統的紙質檔案方式方法，這種新技術與傳統管理理念的沖突，不僅影響了新技術作用的發揮，也對社會資源造成了浪費。

二、進一步推進干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設的路徑思考

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執行力

《干部檔案工作條例》指出，干部檔案管理工作人員必須由政治上可靠，黨性強，作風正，能夠遵守黨的紀律，嚴守黨的秘密，同時具有一定的工作能力和文化水平的黨員干部擔任。當前，我國機關檔案中出現的很多問題與檔案工作人員責任意識不強、缺乏思想覺悟有關。因此，在開展國家機關人事檔案管理制度改革的同時，也要對人事檔案的工作人員進行思想上的認識教育和培訓，使其認識到人事檔案工作的重要性。同時要提高人事檔案鑒別能力，確保檔案材料的真實性。國家公務員人事檔案是黨和國家的寶貴財產，也是國家選拔人才、任用人才的重要依據。因此，必須要加強對人事檔案的鑒別，消除人事檔案內容失真現象。

由于受社會不正之風的影響，個別人出于個人私利，弄虛作假，使一些人事檔案材料失去真實可靠性。針對近年來出現的一些高科技檔案造假，人事檔案工作部門要有相應的應對手段。對于在干部人事檔案中造假的人員，一定要加大打擊懲處力度，堅決杜絕這一現象。同時，要通過建立國家工作人員人事誠信檔案，對于涉嫌造假的人員，要在人事檔案中如實記錄下來，并且在人員的升遷和考核中，增加誠信檔案的比重。

2. 加強制度化建設，管理機制更加嚴密

在檔案目標管理工作中始終把制度建設貫穿于檔案管理工作全過程，建立了檔案收集、鑒別歸檔、檔案整理、安全保密、查閱借閱、檔案轉遞、檢查核對等八項制度，并分別裝訂上墻。針對我國人事檔案管理制度不健全的問題，應對人事檔案管理的三個基本環節，即鑒定、披露和查詢，制定相應的法律法規，明確違法應承擔的法律責任。要加快對政府監管制度的建設，修訂與現行人事檔案管理不適應的法律法規。

適當開放與保護個人隱私相結合。檔案管理的本質作用在于利用，如不積極加以利用，就會失去其存在的意義與作用。而要對人事檔案進行充分利用，對檔案信息內容的公開是前提和保障。但是，人事檔案中又包含著很多涉及個人隱私性質的內容，如健康狀況、婚姻狀況、財產收入狀況、職業經歷等不適宜對社會公開的內容，這就要求檔案公開要適度，保護個人的合法權益不受侵害。

此外，對于上級領導對員工的工作鑒定，本人可以查看鑒定結果，如本人對鑒定結果不滿，可向更上一級領導反映，以取得公正的評語，從而保證人事檔案的科學性。

強化領導負責制，對于檔案工作者出現的失誤，相關領導要承擔連帶責任，只有通過制度上的完善和工作人員素質的提高，才能最終提高我國國家機構人事檔案管理的質量。

3.加強規范化建設，嘗試信息化服務

全面收集、嚴審細甄、規范管理，促進檔案管理規范化建設。加強科學化建設，嘗試信息化。以《干部信息管理系統》、《干部人事檔案管理系統》為應用平臺，嘗試對干部檔案的日常工作進行計算機管理。

人事檔案信息化的目的就是更有效地管理和使用人事檔案信息資源。在公民的網絡檔案中包含著公民學習、工作的個人基本信息，以及個人的信用記錄、駕駛記錄、司法記錄等多方面內容。并且通過類似于身份證號碼的社會保險號碼可以對檔案的內容進行查詢，比如司法部門可以通過這個社會保險號碼調查每個人的司法記錄，公民個人也可以通過特定的密碼在網上進行查閱。

當前，隨著我國國家公務員隊伍的擴大，人事檔案管理工作和利用需求增加。我們可以積極地開發國家公務員人事檔案網絡化系統。一方面，可以全面收集人事檔案信息的內容。通過國家公務員人事案信息數據庫，進行公務員人事信息的查詢、檢索和統計分析，并且將個人信息以各種圖表和表格等直觀化的形式表現出來，在組織人事部門選拔考察干部時可以以更加的明確和對比的方式呈現每個人的優勢。另一方面，可以開發人事檔案信息資源，實現資源共享。通過大型掃描儀將個人的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容都進行掃描，建立一個國家公務員系統人事檔案全文數據庫，利用者通過網絡就可以方便地查閱人事檔案信息，不僅可以實現單位內部人事檔案的電子化管理，還可以實現部門單位之間以及上級主管部門對全國公務員人事檔案信息資源的共享。同時，以《干部信息管理系統》、《干部人事檔案管理系統》為應用平臺，嘗試對干部檔案的日常工作進行計算機管理。以光盤為介質對電子檔案材料進行存儲，實現自動生成干部任免審批表、干部花名冊，對領導班子進行年齡、文化程度等多角度分析，以實現干部檔案自動編號、自動查找和表格套打等。

在新的歷史時期，檔案工作人員一定要不斷革新思想觀念，加強調查研究，積極征詢檔案教學科研單位和專家學者的意見，組織業務能手開展專題討論，在實踐中認真總結經驗，探索解決干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設問題的新途徑、新方法。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕 唐高計.揭去人事檔案的神秘面紗，增加檔案的透明度〔J〕.檔案學研究，2005，（06）.

〔2〕崔晶. 國外人事檔案管理的特點及啟示〔J〕.北京檔案，2006，（01）.

〔3〕方彤. 國外人事檔案管理的經驗及其啟示〔J〕.教育管理研究，2008，（09）.

篇10

【關鍵詞】人事檔案；管理工作；存在問題；解決方案

一、人事檔案管理工作中存在的問題

(一)對人事檔案信息開發利用不充分，無法體現檔案信息應有的作用。造成這一問題的原因主要有三點：第一，現階段的檔案利用缺乏主動精神，檔案生成后往往會被管理部門束之高閣，只是被動地等待領導或者其他相關人員來查閱。并且查閱的材料主要是以團材料和工資調整這兩方面為主，忽視了其他個人資料對于人才開發的重要性，不利于根據職員個性特點來合理的配置工作任務。第二，當前人事檔案信息開放程度還較低，只有部分領導才有權利進行人事檔案查閱，而普通職員則被拒之門外。不僅使得人事檔案失去原本存在的的意義，還導致人事檔案管理工作得不到職工支持，給管理工作帶來一定的挑戰。第三，查詢效率低是造成人事檔案信息開發利用程度低的重要原因。

(二)人事檔案管理基礎設施不完善，管理的科學化、信息化程度不高。一方面是指人事檔案保管的環境設施不完善。以普通辦公房充當檔案庫房，使得庫房溫濕度得不到有效控制；庫房門窗一般為普通門窗，封閉性差，極易使紙質檔案遭受人為損壞。另一方面是指人事檔案保管的現代化設備不完善。當今有些事業單位還沒有引進電子化的人事檔案管理系統，檔案材料局限于紙質檔案的建立與保管，使得人事檔案管理工作效率低、科學化程度低。

(三)人事檔案管理手段落后，管理水平低。現階段，盡管單位已經開始將電子化的人事檔案管理系統運用到工作中來。但是在實際操作中，有些職員對于電腦的使用僅限于信息錄入，在進行檔案信息檢索查閱時，依然依靠手工操作來完成，先進的技術手段仍然沒有被充分發掘，這就使得人事檔案管理手段落后于現代化、智能化以及數據化的發展趨勢。

(四)部分管理人員專業素質低，檔案管理工作效率低。職員素質低是造成人事檔案管理工作措施落后的重要因素。單位很多檔案管理人員缺乏一定的職業培訓。達不到“歸檔齊整完全、條目分類清晰、編排條理有序、目錄清楚完整、裝訂齊整完好”的要求，難以保證工作的準確性。除此之外，單位領導、普通職員對規范化檔案管理工作的意識淡薄，重視程度不足，也造成了檔案管理工作效率的低下。

二、改進人事檔案管理工作的建議

(一)加強人事檔案收集管理，完善檔案功能，發揮其應有的作用。我們前文提到，人才的合理開發利用是促進單位可持續發展的關鍵性因素，而人事檔案則是職員信息的載體。因此，要想實現單位的發展，做好人事檔案管理工作尤為重要。這就要求我們首先一方面要妥善保存原有的職員檔案，另一方面要擴大人事檔案的內涵，適當增添一些與職員有關的醫療保險、養老保險、住房情況、業績記錄、日常工作表現等內容。從多方面來加強對人事檔案材料的收集，完善職員信息，最大程度地實現檔案收集的完整性與真實性。此外，人事檔案管理還應該根據單位發展的實際需求進行功能改革，從而使人事檔案更好地服務于單位發展，提高檔案使用率，發揮其應有的功能。

(二)完善檔案管理工作的基礎建設，提高檔案管理的安全性?；A設施建設也要從兩個方面入手。第一，是要完善環境設施。通過加大對人事檔案管理部門的人力物力財力投入，改善工作環境，建立起防火、防潮、防盜等功能兼備的專用庫房，提高檔案管理的安全性。第二，是要積極引進先進的系統設備。通過資金投入為其配備現代化人事檔案管理工作所必需的設施，一改往日只能依靠手工操作收集、查閱檔案的現象，使檔案管理工作成為促進單位發展的重要因素。

(三)創新檔案管理的方式與手段，逐步實現人事檔案管理的信息化、現代化。要想實現人事檔案管理的信息化與現代化，就必須創新檔案管理的方式與手段，轉落后的手工操作為先進的計算機操作。建立起職員檔案數據庫，充分運用計算機、掃描儀等現代設備，發掘先進的檔案管理技術。不僅要通過計算機進行簡單的信息錄入，還要利用現代技術對信息進行必要的處理，把圖片以及聲像資料轉變為文字資料進行歸檔。除此之外，為防止資料丟失，要將檔案的紙質版與電子版進行雙份并存。

(四)提高檔案管理人員素質，架起人才流動的橋梁。首先要從提升職員工作意識入手，使其能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過宣講、考核等方式進行。其次要加強對檔案管理人員的專業技能培訓。例如，單位可以邀請專業素質較高的人員進行模擬示范；舉辦技能大賽，并鼓勵檔案管理人員積極參與到其中；安排部分職員外出進行業務學習……只有這樣，才能提高實現管理人員意識與技能的雙提高，促進檔案管理工作的規范性，為單位人才開發與流動提供真實可靠的憑證。

三、結束語

總之，隨著事業單位人事改革工作的推進，人事檔案管理事業在迎來發展機遇的同時，也同樣面臨著巨大的挑戰。要想使人事檔案管理工作更好地服務于企業，就不僅要促進管理制度的改革，同樣也應該促進管理觀念的革新，積極探索現代化的管理模式，引進先進的信息技術并運用于工作當中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業合理配置人才資源，充分發揮人才優勢，促進企業可持續發展作出應有的貢獻。

【參考文獻】