畢業生檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇畢業生檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】高校；檔案管理重要性；內容；建議

一、高校學生檔案管理工作的重要性

2008年9月14日，經過長達幾年修改的新《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），由教育部部長周濟和國家檔案局局長楊冬權聯合，從2008年9月1日起實行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國檔案界的一件大事?！掇k法》第一次提出了學生類檔案的概念，并且把學生類檔案納入高等學校檔案管理的范圍，而且單獨設類，充分體現了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學生類檔案管理的必要性和重要性。

二、高校學生檔案的內容

新的《高等學校檔案管理辦法》明確規定學生類檔案包括：高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

我院根據新的《高等學校檔案管理辦法》和學院學生檔案管理工作實際，規定了在校生的歸檔材料包括：

（1）高考材料（報名表、體檢表、政審表、高考成績、中學學籍、獎懲材料等）。

（2）入學通知書及準考證。

（3）入學登記表。

（4）軍訓鑒定表。

（5）在校期間受院級（包括院級）以上表彰、獎勵登記表及各種紀律處分決定。

（6）學生的黨、團組織材料（入團志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、預備黨員考察材料等）。

（7）學年鑒定表。

（8）畢業生登記表、畢業生體檢表、學生成績表、就業報到證通知單（副聯）等有關材料。

（9）招生錄取大表。

三、高校學生檔案管理工作存在的問題

學生檔案管理旨在對學生在校期間。以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學生檔案未能得到應有的重視，致使檔案材料收集不全，質量不高。不能準確全面地反映高校學生的全貌，甚至出現檔案丟失等現象。當前高校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

（1）學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，學生檔案管理沒有建立完善的考核機制和相關制度，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。

（2）學生檔案的收集整理不規范。目前學生檔案一般由學生管理部門（學生處）進行統一管理，而學生檔案的整理和移交由院系來完成。由于學生管理部門（學生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學院缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程不規范，如歸檔文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、材料缺失等等。

（3）學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務環節跟不上，容易產生相關部門相互推諉，有時學生查一個檔案跑幾天，服務質量和水平有待提高。

（4）畢業學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，高校畢業生檔案通常由學校檔案部門在學生畢業離校后統一寄往生源所在地人事局或有人事任用權的用人單位，隨著高校畢業生就業制度改革，高校畢業生自主擇業，國家不再對高校畢業生進行統包統分，畢業生的檔案是由人才市場、人才交流中心待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。由于轉遞環節復雜，容易導致一些學生檔案丟失，給學生的就業帶來了不良影響。

四、做好高校學生檔案管理的建議

（1）首先要統一認識，加強領導。學院領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理。將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作；另一方面，學院要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。

（2）加強對高校兼職檔案人員的培訓，兼職檔案人員應當重視觀念更新，練就過硬的業務技能，拓寬視野、豐富知識，從而提高入檔質量，使檔案工作經驗得到不斷的充實。

（3）加強學生檔案材料的收集，做好平時收集與重點收集和集中收集相結合，明確收集學生類檔案收集范圍，做好各部門收集協調工作。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，院系要指定專人負責，統一要求，保證學生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡工整。檔案收集和整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整。

參考文獻：

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關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理模式

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負著為國家培養、生產、管理一線高技能人才的重任。高職教育快速發展，為社會、區域輸送的是應用型人才，高職院校學生檔案是學生從高中（中專）階段及大學期間個人學習、經歷和重要社會實踐活動的真實記錄，是對學生的綜合素質及能力水平較全面的考察，成為用人單位選拔人才的真實、可靠的第一手資料。高職院校的學生檔案管理也有其自身的特點，重視和加強學生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設工作的重要內容之一。

一高職院校學生檔案管理現狀與不足

1.檔案管理意識淡薄

現在畢業生到社會上工作，只有公務員、事業性單位、國企等少數單位是需要調檔案、辦戶口的，很多公司、企業都不需要辦理戶口，需求調整檔案，導致許多畢業生認為只要有施展才華的舞臺和高收入就可以，人事檔案已經成為無關緊要的東西，無需什么檔案證明自己輝煌的過去；在工作之后，有人認為職稱已不是證明人才能力的惟一標準，如果不參加職稱評定，就不需要使用檔案。我國現行的人事檔案管理制度在很長一段時間還不會取消，隨著人事制度改革的深入推進，人事管理將逐步進入規范化管理階段。畢業生就業以后，要面臨落戶、轉正定級、職稱申報等問題，這些都需要查閱檔案；畢業生繼續升學、報考公務員也需要使用檔案。因此，檔案意識淡漠最終將使個人的權益受到嚴重的損害。

2.學生檔案的內容不夠全面，形式比較單一

現高職院校學生檔案一般包括學生中高考檔案、學生在校期間填寫的登記表、黨(團)籍材料、獎(懲)材料、高職院校畢業生登記表、成績檔案、體檢表等。這些材料基本上能客觀地反映學生在校期間德、智、體及家庭狀況。但對學生平時表現記錄少，如學生參加集體活動、社會實踐活動或輕微違紀情況沒有反映或只有粗略反映。

3.檔案管理標準不統一

隨著招生規模的不斷擴大，專業和學生數量不斷增加，檔案整理和在校期間學籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經使用單純流水號的方法，已經不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續不完備，如畢業生登記表沒有本人簽名、沒有學校公章；學生成績單沒有教務部門的公章或用復印件替代。二是書寫用筆不標準，填寫檔案材料時存在采用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆書寫的現象。三是紙質材料頁面設置不標準。規格不一的紙張開本和頁邊距設置在學生檔案里隨處可見，增大了檔案標準化管理的難度[1]。

4.入學檔案轉遞途徑不規范，新生檔案內容缺失嚴重

實行網上招生后，紙質檔案寄發轉遞不規范。檔案都由考生自行帶入學校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發生。高職院校中，中職升高職學生的檔案還經常分地點存放。因中職生畢業后可直接就業，故部分中職院校將學生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學生帶入學校，造成檔案內容不完整。

隨著高職院校畢業生就業制度改革，國家不再對高職院校畢業生進行統包統分。應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案通常經過多個環節，從學生本人轉到學校立卷各院系，再到就業指導辦、地市級教育局（人事局），最終到就業單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視對高職院校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節多、人員雜，導致一些學生檔案錯投、誤投，甚至丟失。

5.管理方式墨守成規

高職院校學生檔案的管理模式、管理方式墨守陳規，過于強調其保密性和安全性，而忽視了其作為檔案的開發利用、為社會提供服務的宗旨，嚴重制約了高職院校學生檔案的提供利用，高職院校學生檔案平時只是束之高閣，利用頻率比較低。

二新形勢下高職院校學生檔案的創新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會檔案意識

提高全社會的檔案意識并不單純是學生或學校的事情。想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高職院校和學生共同做出努力。第一，各級人事檔案管理部門應通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關系，涉及每個人的合法權益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔保單位、職稱評定的申報單位、社會管理的依托單位。由此可見人事檔案的重要性。第二，現在全國大部分地區都實行高中畢業生自帶高中學籍檔案到錄取院校報到的做法，各院?？衫眯律雽W繳交檔案之機讓學生了解這一做法的作用和意義，讓學生樹立初步的檔案意識。通過加強宣傳教育，讓學生知曉在校期間哪些材料將進入畢業生檔案；在學生畢業前，學校則應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托校園網、就業網、校報、就業宣傳欄等平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識[2]。

2.豐富檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校培養學生的目標是高等技術應用型人才與高技能人才，其檔案內容也應注重收集體現其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現較好撤銷處分的材料都應歸入檔案。這樣一方面能真實、全面、動態地反映學生的成長經歷，同時也可對學生的不良行為起到一定的遏制作用。學生參加社會有益組織的活動情況，如青年志愿者等，以及反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況、在校期間通過自學同時獲得本科學歷的證書等等，都歸入學生檔案，從而豐富了學生檔案的內容，立體地、全面地反映出學生的發展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養人才、使用人才的可靠依據。

3.建立真實性和完整性相統一的學生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網上招生方式有著密切的聯系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進檔案填寫內容的真實性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統一，填寫內容要真實、完整，相關指標項目的含義要清晰、準確、有效。第二，考生紙質檔案歸案項目要統一規范。

學生檔案信息的開發利用是提高學生檔案管理整體水平的重要任務。學生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點，轉變“無所作為”的思想認識，把學生檔案信息開發利用作為學生檔案管理工作的重要內容之一來看待。如：可充分利用學生檔案管理軟件，編制學生信息庫，通過跟蹤畢業生的就業信息，對畢業生的就業質量進行分析，為學校進一步改進人才培養模式，加快課程改革，提高教學質量，促進畢業生充分就業提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結合自身工作經驗和高職院校學生檔案管理現狀，認為高職院校學生檔案管理必須實行“雙套制”管理方式，即實行紙質檔案和電子檔案共同歸檔保存并進行管理和利用的方式，實現高職院校學生檔案數據庫管理與紙質檔案互補、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護紙質檔案的同時，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學生檔案與計算機網絡結合起來,就可以顯示學生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數據統計；便于查閱；可同時滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學生檔案管理各項規章制度，做到有章可循

以《普通高等學校檔案管理辦法》為基礎，結合實際情況，制定相應的《學生檔案管理制度》及《畢業生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統一的入學登記表格和《檔案材料標準填寫方法》，確保歸檔內容的真實性、準確性和一致性。在嚴格遵守《畢業生檔案管理制度》的同時，建立全面的檔案郵寄登記及回執手續，保證畢業生檔案不錯發、不漏遞。根據高職院校某些專業需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領導批準，并嚴格辦理登記手續后，方能將檔案密封借出[3]，確實實現檔案管理的準確、有效，保證檔案材料按時、完整的歸還。建立標準化、規范化的工作程序，在保證檔案管理高質量、高效率的同時，提高檔案管理的基礎工作水平。

綜上所述，做好高職院校學生檔案管理工作，是學校人才培養工作的需要，也是社會經濟發展的需要，在當前經濟危機的情況下，不僅有利于畢業生就業，還有利于促進高職院校自身建設，提高社會信譽，檔案工作者在實際工作中仍需加強研究，不斷提高學生檔案管理工作水平，促進學生就業，為畢業生將來的道路鋪設檔案的良好道路，進而提高高職院校的整體管理水平，為社會培養高素質人才。

參考文獻：

陳凱俠：高職院校學生檔案管理工作的問題及措施.黑龍江檔案.2009年3月：85

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關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的，共七章四十三條，2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》，從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準，充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位，為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點變化

1.擴大適用范圍，把成人高校納入辦法適用對象

21世紀的高等教育事業蓬勃發展，除普通高校外，成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展，而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分，很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍，涵蓋了各級各類的高等學校，有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。

新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學?！保貏e把成人高等學校列出，這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向，有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》，成人高?？梢灾匦滦抻啽緦W校的檔案工作管理辦法，這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。

2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制

新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制，規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”，“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”，確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責，明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系，領導體制層次清晰、責任明確，操作性強，有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項基礎性工作，又是一項服務性工作。要做好這項工作，學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人，強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任，《管理辦法》還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現狀，統籌全校檔案事業發展規劃，把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。

3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責

新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍，這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展，使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學?！皯斀?、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”，以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，強化學校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”，規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責，保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。

4.增加了“學生類”檔案管理內容

高等學校的主體是教師和學生，原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學，而忽視了學生和學習。教育以學生為本，學生以學習為本，新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容，具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案，畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束，檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中，把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來，充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性，體現了學校對學生的人性化管理。

5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設

隨著社會信息化的發展，數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行，新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。

新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作?！碧岢隽烁叩葘W校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限，突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位，這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室，編制必要的檢索工具，提供開放檔案目錄、全宗指南，檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件”。

6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷

新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇?！边@個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員，因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面，為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。

對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員，“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助”，這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實，體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。

二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

目前，成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距，特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比，成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求，加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。

1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要

在當前科學技術迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下，成人高等教育學校建設開始出現新的局面，使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。

2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質

要實現成人高校檔案的科學化管理，關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使之能熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時，要加強對檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識，通過系統學習，使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高，在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能夠積極開展檔案利用工作，為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。

3.大力加強電子檔案管理，不斷探索檔案管理現代化的新途徑

隨著人類進入信息時代，檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展，成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點，這對高校檔案機構提出了新要求，必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理，實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用，成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務管理軟件，從錄取新生開始，將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫，將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索，將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時，成人高校要適應檔案管理發展的趨勢，對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份，減少紙質檔案的使用，努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。

總之，成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一，也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此，作為成人教育檔案工作者，要按照法制化的要求不斷走上正規，不斷加強檔案管理意識，加強檔案的開發和利用，實現檔案的數字化管理，充分發揮成人教育檔案功能，為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。

參考文獻

[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[J].紹興文理學院學報，2006，(12):136-137.

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 關鍵詞  高校  學生檔案  精細化  管理 

         在現階段，高校學生檔案分為兩種類型：紙質檔案和電子（數字）檔案。由于多方面的原因，電子（數字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質檔案依然大行于天下，為了更好地體現“以學生為本”，服務廣大學生，其工作的精細化需求已是題中之義。

         一、學生檔案的內容

         一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業期間所形成的各種文件材料,其基本內容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學體檢表。(三)學生情況登記表。 (四)學生實習鑒定表、學年鑒定表；(五)學生學籍變更材料。 (六)學生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學生在校期間黨團籍材料。 (八)畢業生檔案材料。

         學生檔案的內裝材料就是要保證有關單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關決策提供強有力的佐證和輔助。

         二、高校學生檔案的精細化管理流程

         學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：

         （一）收

         要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯動機制，在接收到相關的檔案郵件后，應立即轉送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區域，安排相關學生干部協助，工作難度應該不大。

         （二）清

         它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶]有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業學校聯系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業生建檔打好鋪墊。另外，應附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關統計工作，在后續的工作中對相關記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應向相關院（系）及時通報提供統計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務。

         （三）存

         1.入學新生檔案的存放。一般來說應該按院系、分專業進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。

         2.休學和轉專業學生檔案的存放。

一般情況下，轉專業同學的檔案應該及時歸到他新的班級中，并作好相關記載，防患于未然；休學的同學應該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。

         3.托管檔案的存放。2002 年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區別開來進行存放。

         4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。

        （四）填

         一般來說，檔案材料的填寫應該是很嚴肅的、規范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據國家相關部門政策、規定及時出臺相關的填寫規范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業、班級的簡稱一定要參照有關的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區域范圍、時間標志的印制規范等，要落實到具體細節部位等等?？傊褪且ＷC學生檔案填寫信息的客觀性。

         （五）裝

         一般說來，畢業生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關登記表、獎懲材料、畢業登記表，以及由相關部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業生的高中檔案。直截了當地說畢業生檔案的主體工作是在相應輔導員的主持下完成的。在這個環節，學生檔案管理部門應該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現場指導，以便隨時更正不規范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。

 在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關材料，設計和打印好學生檔案轉移的存根、通知、回執，并編號、蓋章。依照相關部門提供的學生人事檔案轉遞地址制作地址標簽，然后將對應的學生檔案和學生檔案轉移的通知、回執裝入機要信封，貼上對應的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。

         （六）寄

         在與郵局機要機構交接學生檔案的時候，要根據學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協商好檔案清單的送返時間及相關學生檔案的退回事宜。因為部分畢業生檔案在機要轉遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構達成一個協議，確保這部分畢業生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。

 （七）查

 有條件的高校可以設計一個畢業生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業生信息系統，并開通畢業生的網絡查詢端口，既方便學生網絡查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統，及時更新相關信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢人一目了然。

         （八）退

         在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應該在學生辦理退學手續時同時辦理。由學生提供相關的地址，其操作方法應與正常的畢業生檔案轉遞一致，由郵局機要機構轉遞，并做好相關的記錄，及時收取回執、備案，以便處理后續的查詢事宜。

          “一切為了學生、為了一切學生、為了學生一切?！币嬲龅竭@一點，說難也難，說不難也不難，關鍵是我們的態度。學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，他既是一個為學生服務的可操作平臺也是一個服務窗口；他既是學校管理水平的體現，也是學校教育質量高低的形象標志；他既需要在細枝末節上的修修補補，也需要在宏觀的戰略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務好學生，就是服務教師本人，也就是在服務人民大眾，也是在回報社會。

 

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成教生檔案歸檔材料從產生到整套檔案流轉，整個過程涉及學生本人、各班班主任、各專業成教工作負責人、學生檔案管理人員等。建立材料完整、內容準確的學生檔案，需要各層面人員充分認識到成教生檔案的重要性，進而認真對待每份材料的產生、歸檔。學校可以根據成教生的學習方式，在新生開學初布置學生填寫學籍卡相關內容時給他們組織一次學生檔案知識講座或者發一封信，告知學生檔案的性質、價值等相關知識；在學生畢業填寫畢業生登記表時再次灌輸相關內容，以提高成教生對自身檔案材料的重視程度，嚴肅對待自身檔案材料，保證自身所填寫材料信息的準確性。對于各班班主任、成教工作負責人、學生檔案管理人等學校相關人員，可以請檔案部門專業人員開展有關檔案工作性質、地位和作用等知識的講座，從思想認識層面提高其檔案意識；將涉及學生檔案管理工作的內容納入個人工作崗位職責，將學生檔案工作情況納入年終考核內容，以制度約束來增強其檔案意識；在布置相關工作的同時布置檔案材料的歸檔工作，在日常工作中增強檔案意識。

2.修訂業務規范，梳理工作流程

《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）首次將學生檔案納入高校檔案類別，使高校開展學生檔案管理有了規章依據，但對具體如何操作并沒有明確規定。所以，有必要修訂業務規范，以使學生檔案的日常管理規范有序。成教生檔案最終將充實到個體人事檔案中，作為用人單位對畢業生學歷進行認定的依據材料，因此，《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號文印發，以下簡稱《規定》）中的相關規定可以作為修訂成教生檔案業務規范的主要依據。根據此《規定》，結合學校實際情況修訂《成教生檔案材料收集歸檔規定》，明確成教生檔案的歸檔范圍及歸檔時間、載體要求等。成教生檔案歸檔范圍：報考登記表或網絡報名信息卡、入學考試各科成績表、學生（學員、學籍）登記表、學習成績單、畢業生登記表、學位授予材料、畢業證書、學位證書復印件等。為保證歸檔材料的完整性、維護歸檔材料的嚴肅性以及利于整理和長期保管，可以明確如下收集歸檔要求：①材料產生之日起一個月內歸檔；②歸檔材料填寫規范、內容真實、手續完備；③歸檔材料一般為原件，如果是復印件，必須注明復制時間，并加蓋檔案材料復制單位公章；④材料載體使用16K型或國際標準A4型公文用紙，材料左邊留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求。完整的成教生檔案管理包括建檔和轉遞兩個方面。建檔即通過收集、編目等方式，為每個成教生建立完整的個人檔案。具體包括以下環節：收集審核材料入袋編目。收集材料，即向各相關人員催收產生的材料；審核即檔案管理人員對收集到的材料進行內容、形式等方面的核對，這一環節要求檔案管理者將存有錯誤的材料及時退回材料產生源頭，并要求重新完成后移交歸檔；材料入袋，即將收集到的材料裝入相應的個人檔案袋；編目，即將放入檔案袋的材料名稱、份數等相關信息填寫到案卷目錄紙上。由于成教生在各學習階段會產生不同的檔案材料，所以，“收集審核材料入袋編目”這個過程會重復多次。轉遞是指通過郵局、快遞等物流方式將學生檔案移交給畢業生人事檔案保管單位，或直接交給學生由其自行帶回其人事檔案保管單位。需要注意的是：在檔案轉遞前，必須將檔案袋封口，即對材料袋進行密封，貼上封條，在封口上加蓋騎縫章。在對檔案袋進行封口前，要再一次核對所收集到的材料與目錄登記信息是否一致，以便保證歸檔材料的完整性。檔案轉遞工作需要注意轉遞手續的完備性，填寫學生檔案轉遞通知單，并及時查收回執，以方便今后可能出現的檔案去向信息查詢。由學生自行攜帶檔案時，學校還需向學生強調兩點：①為維護材料的嚴肅性，檔案袋不能私自開封；②必須交給本人人事檔案保管單位，以充實個人人事檔案，為用人單位開展學歷認證等工作提供依據材料。

3.明確管理主體，抓好隊伍建設

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要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證?？茖W化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 學籍管理規定、學籍收集整理制度、 學籍管理人員崗位職責等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質

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關鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①

1 高職院校二級學院檔案管理的范圍

高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。

1.1 黨務行政資料的歸檔

包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。

1.2 教學常規資料的歸檔

包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。

1.3 師資隊伍資料的歸檔

包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。

1.4 實驗實訓資料的歸檔

包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。

1.5 學生管理資料的歸檔

包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。

2 高職院校二級學院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學?？倷n案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題

（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。

（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。

（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級學院檔案管理的建議

（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。

（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。

（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。

（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學?；A工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.

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關鍵詞：普通高校成教學生 學籍檔案 重要性

中圖分類號:G473.3 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）08-099-02

普通高校成教學生檔案真實地記錄了成教學生在校學習情況，是原始性、憑證性的根本依據。成人高等教育是我國高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學籍檔案是反映學校教學管理過程和學生在校學習期間德、智、體、能諸方面的原始真實記錄，這項工作非常重要，不容忽視。成人高校學籍檔案以它的數量多、專業領域廣、學習形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會上的廣泛重視。因此做好學籍檔案管理工作對進一步完善學校的教學管理工作，對國家和社會考查和選用人才，對學生學歷的證明都具有非常重要意義。

一、普通高校成人學籍檔案管理存在問題

1.對成人高考報名審查工作把關不嚴。目前，我國已經進入信息化時代，山西省成人招生工作也從2009年開始進行網上報名，從而使山西省已經實現了從報名到錄取的網絡化管理，考生報名和學校招生錄取工作都是在網上進行，大大提高了工作效率，同時也基本上保證了學校的生源質量。但是學校在每年錄取工作結束后并審查學籍檔案時，還是發現以下問題需要引起重視：

（1）存在考生信息檔案與現實不符問題。凡是參加全國成人高考的考生，在學校錄取后應有一張帶有學生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學生畢業時的入檔材料之一。近幾年來，我們發現有許多學校或多或少都存在著學生的“考生信息表”與現實不相符現象，如姓名有一個字錯誤或身份證號錯誤等現象。這就說明當時考生參加成人高考報名時，自己沒有認真核對自己的相關信息，而相應的工作人員也沒有把好這一關口。這種現象的出現，會給日后學校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊工作都帶來了很大的困難。

（2）存在專升本學生無專科畢業證的問題。按照教育部規定，專科起點升本科的考生在報名時，必須要攜帶具有經過教育部批準的國民教育等系列高等院校頒發的大學?？飘厴I證書方可報考。但是學校在錄取新生后進行再次核查學生的?？谱C件時，還是會發現無?？圃甲C件的學生為數不少，這又說明當時考生報名時各地市招辦的工作人員沒有把好?？飘厴I證書“認證”這一關，這種“偽證”現象的出現又給日后學校和省教育廳的“驗印”工作帶來了諸多不便。

2．對日常學籍管理工作制度不嚴謹。普通高校成人學籍管理是一項十分嚴肅而認真的工作，其工作性質是環環相扣，如果在日常工作中出現不銜接的情況，則會嚴重影響學校其它教學管理工作的正常運行。學籍管理工作是學校教學管理工作的基礎，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績管理、學生檔案管理、學籍注冊管理、畢業注冊管理、學士學位管理工作等，因此所產生的學籍檔案資料也很多?？梢娨凰鶎W校的教學質量高低、學籍檔案質量高低與這所學校所制定的學籍管理制度是否完善有著很大的關系。有些高校還是存在問題，諸如：

（1）學校的學籍管理制度不夠嚴謹。目前有些普通高校的成人學籍管理不夠嚴謹，對成人高等教育工作不太重視。如日常教學工作沒有程序、管理不夠規范、學籍檔案質量不高等。學校只求省事、省力和省時，不求原則、規范和質量，沒有及時督促、檢查、收集相關學籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學籍檔案管理的及時性、真實性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價值和利用價值。學校這種辦學不夠嚴謹的工作作風在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會上的辦學聲譽。

（2）對學籍管理沒有實行計算機網絡制度。目前大部分普通高校的成人教學管理工作還是在日常的手工操作上，沒有做到與時俱進和開拓創新。有些高校雖然對于成人學籍管理利用了計算機管理，這樣在注冊等方面大大提高了工作效率，但還沒有實現真正意義上的學籍網絡管理和網絡共享，有的學校函授站較多，對于學生的學籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒有網絡共享勢必影響了成人高校學籍管理工作效率。

3．對成人學生畢業設計（論文）的要求不夠。普通高校的成人學生大部分是來自不同專業崗位的在職工作人員，他們來學校上學的目的不僅是要獲得學歷，還是想再次給自己“充電”，將所學到的專業知識運用到實踐中去。所以說，高等教育對他們來說是至關重要的學習階段，是吸收專業知識最富有實際意義的時期。尤其是最后的畢業設計或者是畢業論文是檢查學生在校期間綜合培養的重要環節，學校應該嚴格把好畢業設計這一關。然而，有些高校還存在著以下不足現象，諸如：

（1）沒有畢業設計（論文）的講座或教學環節。畢業設計是對學生學習進行全面檢驗的一個重要的教學環節，是檢測畢業生綜合分析能力的最好辦法。畢業設計的具體實踐過程將使學生進一步適應社會的需要。但是有些學校沒有畢業設計的具體教學和實驗環節，對畢業生的考核制度不夠完善。教師對學生畢業設計的指導無章可循，不負責任，不注重考察和培養學生的學識水平和解決問題的實際能力。

（2）畢業設計（論文）的資料收集和保存不完整。不管學生學的是什么專業，最終都要經歷最后一個學期的畢業設計（論文）的調研準備工作。它包括畢業設計（論文）的選題、教師指導、畢業設計（論文）的實施過程、畢業設計（論文）答辯、成績評定等，學校應該將那些公認的優秀畢業設計（論文）收集整理存檔，作為今后的教學研究和教學評估所參考，對于每次指導教師對學生的指導評語等資料都應留存保管，但是有些學校將畢業指導和答辯后的所有資料當作廢紙處理掉，使畢業設計（論文）資料的保存不完整。

（3）忽視畢業生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業生的檔案材料不一定要求統一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業生登記表（其中包括學生簡歷、自我總結、學生成績、學校評語和簽字）。但是我們發現有些學校發給畢業生的檔案材料中只有一份“畢業生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學生帶走，沒有絲毫檔案保密意識。致使有不少學生所在單位打電話向學校詢問有關學生檔案的真偽事宜，在很大程度上反映了學校辦學不夠嚴謹、工作態度不夠認真的問題

二、對普通高校成人學籍檔案管理的建議與具體措施

1.對成人高考報名審查要嚴格把關。

（1）把好考生報名審查關口。面對上述種種現象，首先我們建議各城區招辦、各地市招辦應預先對本單位接待報名的工作人員進行業務素質培訓，應委任那些業務精、作風正、工作實、紀律嚴的同志來擔任此項工作。從2009年開始，山西省實行了成人高考網上報名制度，有些人在網上報名時，將自己的姓名或身份證號填寫錯誤。在現場確認時，不僅讓考生按照要求認真核對相關內容，同時還必須要當場給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號錯誤者，工作人員不能給該考生進行確認，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現，即把好考生“入口”關。

（2）把好對?？茖W歷“認證”關口。成人高考網上報名結束進行現場確認時，各地市招辦在對專升本考生?？飘厴I證書進行“認證”時要嚴格把關，以防“偽證”現象出現。對于無?？飘厴I證書原件的考生一律不予確認，要堅持“公開、公正、公平”的原則。學校錄取工作結束后，若發現專升本學生的?？谱C書有疑問，可通過登錄網站省略,（中國高等教育學生信息網）再次進行查詢。一旦確定屬于“偽證”情況，學校必須立即對這些學生進行“退學”處理。要認真做好學校學籍檔案文件管理的完整性。用實際行動打擊社會上的“偽證”現象，確保學校的生源質量和教學質量，真正做到維護普通高校成人高等教育學歷文憑的嚴肅性和權威性。

2．對日常學籍管理工作要嚴格把關。

（1）學校要制定嚴格的學籍管理制度。學籍檔案是反映一所學校學籍管理過程中的真實記錄，是反映成人高等教育發展的見證。作為一所成人高等院校，應把學籍管理工作列入到學校的重要議事日程，因為學校是以學生為本，學生則以學籍為主。若不注重“學籍”管理，學校的其它工作則無從談起。所以學校應結合成人教育特點和規律，制定出具有本校自身特點又要切合實際的學籍管理實施細則。只有這樣，學籍的各項工作才能做到有章可循，違章必究，才能保證成人高等院校學籍檔案管理的嚴肅性。完善學籍管理制度，對提高工作效率，對提高管理者水平，對實現學籍檔案管理規范化、制度化、科學化具有十分重要意義。

（2）及早實現成人學籍計算機網絡管理。高校的一切教學動態和學籍信息對學生來說是一種很重要的信息資源，特別是學生的學籍變動和考試成績等情況應該隨時公布。所以學校應該考慮通過互聯網實現學籍檔案管理共享，使學生和家長能夠在任何地點以最快捷、最方便的操作來獲得他們最關心的學籍和其它方面信息，從而大大提高了教學管理工作效率和學籍檔案利用率，拓展了學籍檔案管理的服務領域，也是高校學籍檔案管理對社會的一種創新服務。

3．對成人學生畢業設計（論文）要嚴格把關。

（1）注重畢業設計（論文）的教學環節。畢業設計（論文）是學生在校學習時期的最后一個教學環節。這個教學環節為四個部分：講座；選題與調研；編制設計或撰寫論文；審閱與答辯。學校應根據不同專業學科的現狀和特點制定出一系列具體科學的管理辦法和考核制度。例如：實驗的基本操作、資料的查閱和整理、實驗工作記錄，論文撰寫注意事項等都應該有明確的要求。應該總結教學經驗和成果，應將每屆的規章制度、經驗和成果以及相關文獻資料立卷存檔，對日后教學研究和學校評估均具有很大的參考價值。

（2）注重畢業設計（論文）資料的收集和保存。畢業設計的教學時數在各門課程中是最多的一項教學內容，是對學生在校期間所學知識的一次檢驗，也是對學生在思維方法和分析解決問題方面的一次較為嚴格的綜合訓練。所以學校應當將學生開始做畢業設計時指導教師對于學生各個階段的評語等留存，對于學生的優秀的畢業設計和優秀論文也應歸檔，因為這些資料也是知識財富，對于今后學生的畢業設計等具有一定的參考和利用價值。

（3）注重畢業生檔案的保密管理。普通高校成人學籍檔案工作是反映一個學生在校期間的從入學到畢業的全部求學經歷，是學校對學生教育做了一個全面的客觀的真實記錄，學籍檔案材料對學校、對學生本人、對社會都具有重要依據和利用價值，學校要認真對待畢業生檔案管理工作，應當本著對學生、對學校、對社會負責態度去做好畢業生檔案整理和保密工作；一定要將畢業生在校期間的全部檔案清點密封后加蓋啟封章，確保學生檔案的保密工作，保證學生檔案材料的完整和安全性。

綜上所述，普通高校的成人學籍檔案管理工作不僅只局限于學校，而且也是整個社會檔案體系的重要組成部分之一，在社會發展中，學籍檔案扮演著十分重要的角色。所以普通高校在成人高等教育的管理過程中，首先要嚴格把好成人高考報名審查“入口”這一關；其次是對平時的學籍管理工作嚴格把關；第三要把好學生的畢業設計（論文）最后一關。只有這樣，才能確保普通高校成人學生的教學質量，確保學籍檔案質量，即確保學籍檔案的真實性，可靠性、完整性和嚴肅性，才能使普通高校成人學籍檔案管理工作為學校、為社會、為學生真正實現它的自身價值。

篇9

關鍵詞：自考生；考籍檔案管理；問題；意見

1 引言

自學考試是我國為了提高廣大國民素質開設的一項考試，于1981年開始試點，1983年進行全面推廣，三十四年以來，僅湖北省統計就累計有4800萬人參考，全國累計約9億人次參考，為我國的人才培養做出了巨大貢獻。但是由于自學考試的考生人數的龐大性、生源組成的復雜性以及考試科目的多樣性使得自考生的檔案管理一直以來是一項自學考試管理中的難題?？技畽n案是自考生學業水平以及之后畢業資格審核的依據，同樣也是相關政府單位對該地區自學考試所取得成果的研究的基礎，考籍檔案管理的不合格不僅影響著學生的發展也制約著自學考試發展。

2 自考生考籍檔案管理存在問題分析研究

（一）考籍檔案管理人員的素質問題

現今我國自考生考籍檔案管理所采用的辦法是以省為單位，實行省、市、縣區或者招生辦三級自考考生考籍檔案管理體制。據調查發現，許多考籍檔案管理的工作人員整體素質不高，主要表現在兩方面，一是文化素質不高，許多自考生考籍檔案管理人員是相關領導的家屬，或者是隨便找一個其他部門的工作人員兼職管理，尤其是縣區或者招生辦對自考生考籍檔案管理較隨意。二是自考生考籍檔案管理意識較弱，許多工作人員認為自考生能力差，對檔案的管理沒有太大必要，在管理過程中馬虎，導致檔案信息的失真甚至是檔案丟失。

（二）自考考生考籍檔案管理的方法問題

省、市和縣級考試機構對自考考生的檔案管理有著明確的分工，所以對考生考籍檔案管理的方法也就不盡相同?，F今我國許多地區考生考籍檔案的管理方法存在嚴重問題，有的考試機構將自考生的人事檔案和考籍檔案混在一起，沒有分開。有的仍然采用的是紙質檔案管理并沒有對自考生建立電子考籍檔案?？技畽n案管理方法的錯誤以及方法的落后，不僅給學生在檔案調動時造成困擾，也增加了相關單位的工作量。

（三）相關單位考籍檔案管理的制度問題

自考考生考籍檔案管理制度問題目前在我國各個地區都很嚴重。由于制度的不完善，許多地方的考試機構為了獲得利益，私自將考生的考籍檔案泄露給別人，或者對考生的考籍檔案進行造價。例如，2013年陜西省的某縣自考考生考籍檔案信息泄漏事件，不僅給學生造成嚴重困擾，也影響了該地區自考考試的正常進行。另外制度的不完善，也影響著工作人員的積極性和對檔案管理的重視性。

3 自考生考籍檔案管理意見探討

（一）提升考籍檔案管理人員的素質

要加強自考考生考籍檔案管理水平必須提高相關工作人員素質，尤其是縣級教育機構或者招生辦在選擇自考生考籍檔案管理人員時，要選擇有相關工作經驗并且經過專業培訓后的人才，堅決杜絕走后門的現象，對于省市級的檔案管理人員則應該從中國較好的高校畢業生中招聘。其次，是相關機構要定期舉行有關自考生考籍檔案管理的培訓與考核，一方面提高工作人員素質，另外一方面可以增強自考生考籍檔案管理意識。，對于考核不合格的要及時進行處理。

（二）完善自考生考籍檔案規章制度和管理體制

我國有關自考生考籍檔案管理制度還存在許多不足之處，必須完善。省級教育機構在制定相關規章制度時候要全面考慮該省各個地區的情況，其次是市級縣級以及招生辦要根據自身實際情況制定相應的管理體系和規章制度，要明確自考生考籍檔案管理的獎懲機制、以及人員招聘原則、檔案管理辦法、考籍檔案信息保密制度以及相關的檔案管理細節都要一一的編寫在規章制度里面。在管理體制方面，要加強對自考生考籍檔案管理的監督力度，上級領導機構要成立專門的監督小組定期的對下屬單位自考生考籍檔案工作進行檢查，同樣，各級教育機構內部也要成立監督小組，只有完善了考籍檔案規章制度和管理體制，自考生考籍檔案管理才能有參考依據，才能約束好工作人員，保障自考生考籍檔案工作的順利進行。

（三）加強考籍檔案管理信息化建設

隨著社會的不斷發展，我國出臺有關檔案信息化建設的政策之后，檔案信息化建設工作越來越重要。自考生考籍檔案信息化建設有利于檔案的及時更新、檔案的分類管理以及各相關部門對自考生考籍檔案的調動。各級考試機構都應加強自考生考籍檔案的信息化建設，首先應大力投資以便于購買相關硬件設備，其次招聘有經驗的專業的檔案信息化建設的工作人員，并將之前紙質版的檔案轉化為電子版，做到一檔兩份，最后要制定相應的管理辦法，例如定期的對自考生考籍檔案進行更新并派領導層進行復查審核等。

4 結語

我國經濟正在不斷地發展，對人才的需求也越來越大，從而自考生在我國教育事業中所起的作用也越來越明顯，做好自考生考籍檔案管理工作不僅對我國教育事業有著重要作用，同時也為我國社會的發展的穩定奠定堅實的基礎，為實現中華民族偉大復興的中國夢作出一定的貢獻。

參考文獻

篇10

關鍵詞：高等院校 學生檔案 管理研究 信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案信息化是現代社會的發展趨勢，而檔案數字化建設是信息化建設的一個重要基礎，特別是在信息網絡技術的飛速發展和高校教育體制改革的沖擊下，高校學生檔案的相關問題得到越來越多檔案學者的重視。

統計，我國學生檔案信息化的相關研究從1998年開始，通過對相關研究成果進行歸納和分析，發現理論研究為主要方向，比重超過70%，主要是對學生檔案數字化的認識、現狀、存在問題和對策進行了闡述。實踐類文章的相關研究不足30%，主要是介紹高校學生檔案數字化系統設計、平臺建設、應用現狀等問題。另外，有少數文章雖然主題涉及了高校學生檔案數字化的相關內容，但是其中很多內容卻是闡述其他領域的檔案數字化工作。學生檔案管理信息系統的建設和研究是很多學者共同研究的重點，幾乎80%的文章都有提及，一些學者的研究成果中提到了學生檔案管理的網絡架構和辦公智能化，并指出高校學生檔案信息資源的開發及利用是學生檔案信息化建設的最終目標。

目前，國內各高校由于人員、資金的限制，檔案的信息化進程有所差別，除了少數有條件、實力雄厚的高校外，大部分高校的檔案信息化建設剛剛起步，而作為高校檔案的重點之一的學生檔案工作，應該緊跟社會發展趨勢，在管理方式上更加注重信息化，在檔案處理過程中追求數字化，力求突破紙質檔案的瓶頸，為高校學生檔案的信息化建設提供有力保障。

一、創新高校學生檔案管理方式，強化服務理念

學生檔案管理工作是高校管理工作中的一項重要內容。雖然《高等學校檔案管理辦法》明確提出高校檔案工作由高校校長領導，將檔案工作納入學校的整體發展規劃，把檔案信息化建設與學校其他工作同步發展確定為校長的主要職責，[1]但是大多數高校依然對學生檔案管理不夠重視，學生檔案數字化與高校辦公自動化無法有機結合，不能同步發展。要改變這一情況，應該從以下兩方面入手：

（一）做好宣傳工作，深化檔案意識

從思想根源入手，轉變對待學生檔案工作的思想誤區[2]，學生檔案與學生的學業、就業和前途密切相連，可以通過新生入學教育、課堂實踐、就業指導、畢業生教育等環節向學生宣傳，讓學生了解檔案的構成內容、相關作用及政策法規，加深學生對于檔案的認識，了解對自己的檔案負責也就是對自己的人生負責，使學生認真對待自己的檔案。在學校各相關部門加強宣傳，深化學生檔案工作有利于推動學生工作的開展、教育質量的提高及人才全面發展。

（二）加強數字化管理，鼓勵學生參與

數字化時代要想做好學生檔案管理工作，就必須樹立新的檔案管理觀念，高校學生檔案數字化管理可以彌補紙質檔案的不足，學校應劃撥專項資金用于購買計算機、建立一套學生檔案管理的信息系統，也可以按照學校具體需求開發新的數據庫，探索學校辦公網絡平臺、教學網絡平臺與學生檔案管理系統的融合互通。[3]

鼓勵學生參與檔案收集，主動向輔導員提供個人相關的檔案資料，再由各院系階段歸檔，定期向檔案室提供，不斷充實學生檔案內容，形成以新生檔案收集為前提、以在校期間階段補充為基礎、以畢業前夕復查為保證的管理模式，真實完整地反映學生情況，為學生將來的就業、求學、晉升和未來發展提供第一手資料。

二、合理利用數字化技術，探索檔案管理信息化模式

學生檔案的數字化和網絡化是檔案發展的必然趨勢。檔案數字化管理系統的建立為檔案的查找利用、數據統計、檔案的安全保管、異地備份提供平臺。高校學生規模的擴大和流動性增強，學校的搬遷和合并等，需要對學生的個人信息進行快捷的更新和管理，高校學生數字化管理恰恰彌補了傳統檔案管理上的不足。

不少高校的招生、人事、學籍、就業等部門都已實現數字化和網絡化管理，這為學生檔案的數字化建設創造了條件。學?？梢哉细鞑块T的信息資源，在建立學生檔案目錄數據庫的基礎上籌劃建設學生檔案全文數據庫、多媒體數據庫，最大范圍地利用以計算機為核心的現代技術手段，有計劃、有步驟地將學生檔案分類歸檔，再逐步將已歸檔的學生電子檔案與目錄數據庫對接，實現高校內部檔案共享，將學校檔案室的學生檔案數據庫與各歸檔單位通過校園網連接起來，最后通過因特網實現各高校學生檔案數據資源共享，最終實現學生檔案的網絡化管理，通過設置使用人權限、條件和密碼等驗證信息，為學生及就業單位提供便捷的檢索、準確的查詢、安全的認證、檔案的轉遞等一系列服務，讓學生檔案積極發揮其功效，提升學生檔案管理工作在高校數字化校園建設中的功能和水平。

三、改革檔案管理制度，提升檔案管理水平

針對學生檔案管理體制雜亂、管理制度不健全的情況，需要對學生檔案管理體制進行改革，制度建設以適應數字化時代的需要為導向，從收集歸檔、查詢借閱、轉遞等幾個方面進行研究，協調處理好檔案與學生檔案形成的相關部門，如教務處、學工處以及學院檔案室之間的合作關系，出臺學生檔案數字化管理制度，提升高校學生檔案信息化的重視和認知度。 信息化管理制度的建立可從以下幾個方面具體開展：

（一）建立信息資料收集歸檔制度

在內容收集上，按照學校人才培養方案，合理擴充學生檔案歸檔范圍，將個人發展材料、誠信檔案、心理檔案等納入學生檔案收集范圍。建立各部門歸檔時間表，明確各部門學生檔案材料的具體歸檔內容和歸檔時間，做到隨檔案形成及時歸檔，確保檔案材料的連貫和齊備，避免在畢業生離校前突擊整理。

要本著對學生高度負責的態度，明確學生檔案的主管部門，制定具體可操作的制度，劃分參與學生檔案管理工作各階段、各環節工作人員的工作職責，做到分工明確、各盡其責，避免工作中出現相互推諉的現象。

（二）建立學生檔案交接制度

檔案交接看似平常，但是在實際工作中很容易出錯，漏交、e交現象時常出現。因此，需要建立檔案材料轉交制度，明確移交規范，讓檔案交接工作變得有章可循，不會隨著各部門的檔案管理人員的變動出現交接問題。

（三）制定學生檔案錄入標準

在建立學生檔案的數字化管理系統之后，對學生檔案信息的錄入提出新的要求，需要建立規范的學生檔案信息錄入制度，對相關部門的檔案管理員進行要求。比如：學生姓名、學號、班級等基本資料，考試成績、課程設計、實訓實習等，這些涉及到學生的切身利益的信息需要及時錄入，相關部門必須予以重視，對未能按時錄入學生資料信息、錯錄學生信息的相關人員要追究責任。

（四）健全學生檔案借閱、查閱制度

改變目前高校的學生檔案成“閑置物”的現象，鼓勵輔導員、學生和有關單位查閱學生檔案，同時健全學生檔案查閱、借閱制度，保密制度，在維護學生的隱私權、遵守相關制度的基礎上，盡可能減少審批步驟，提高服務效率。但在具體操作上必須嚴格遵守相關規定，借閱人員手續必須齊全，杜絕隨意掃描、復印、拍攝、改動、損壞檔案材料等不良現象。

（五）建立完善的學生檔案轉遞制度

檔案轉遞制度盡量做到準確、精細、可操作性強。學生畢業期間的檔案整理時間緊、數量多、任務重，往往需要多部門多人員的合作，因此在檔案轉遞環節、轉遞方式和交接手續上，需要有嚴格規范的轉遞制度作為保障，從而消除安全隱患，保證學生檔案在轉遞過程中滴水不漏。

高校學生檔案的信息化管理是當代高校檔案工作的主題。學生檔案管理方式的創新，有利于轉變學生檔案工作參與者的思想，讓各部門之間的工作銜接更加順暢；合理利用數字化技術，采用先進的管理模式，讓學生檔案管理更規范和科學；建立信息化管理制度，順應數字化時代的需求，有利于轉變傳統落后的學生檔案管理體制，為學生檔案信息資源的開發和利用鋪平道路。

參考文獻：

[1] 頊迎芳.《高等學校檔案管理辦法》所規定校長職責的履行[J].長治學院學報， 2011（4）：121- 122.