文書檔案的管理范文

導語：如何才能寫好一篇文書檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵字]文書檔案 電子化 立卷歸檔

[中圖分類號] G472.4 [文獻碼] C [文章編號] 1000-405X（2013）-5-323-2

文書檔案管理自古以來就是檔案工作中的重點，是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案，是記錄（包括黨務、行政管理等）的檔案。它記錄了機關、團體、企業、事業單位所從事的各種管理性活動，如黨務管理、政務管理、財務管理、人事管理、業務管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。

日常工作中，文書檔案常作為與科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案等相對而言的一類檔案的習慣統稱，是最為常見的檔案類型。文書檔案來源于文件。文件辦理完畢之后經鑒定具有保存價值的部分，經過歸檔管理，轉化為文書檔案?？梢哉f，文件是文書檔案的前身，文書檔案是文件的歸宿之一，“文件”與“文書檔案”實際是同一事物在生命周期的不同發展階段的不同稱謂。下面就文書檔案的認識以及管理問題談一點粗淺的認識。

1文書檔案電子化管理是大勢所趨

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環節，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術進行工作的前提和基礎，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規范化。

首先，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統紙質檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程也變得更容易操作，只是在計算機上打打字和點點鼠標便可完成，時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

其次，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統的紙質載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節約型社會的理念。更避免了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的風險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理，所以，文書檔案的電子化，這大大提高了檔案管理的服務質量。

再次，電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。

最后，提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現在傳輸過程中資料的丟失，安全性也隨之降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，只要有互聯網，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象，綠色節能，大大節省了人力、物力和財力。

2加強對文書檔案歸檔要求方面的管理

為更有效的對文書檔案進行管理，及時歸檔是必不可少的前提條件。文書檔案歸檔要求主要是指對歸檔文件鑒定與整理質量的要求。主要有以下6方面的要求。

（1）紙質文件與同版本電子文件同步歸檔。（2）歸檔文件必須齊全完整。齊全完整包括三方面內容：一是每份文件必須齊全完整，即文件的定稿與正本、主件與附件、轉發件與被轉發件、請示件與批復件等必須完整無缺；二是有關一項工作、一次會議的全部文件必須完整無遺漏；三是反映本單位主要職能工作與基本歷史面貌的檔案必須齊全完整。（3）歸檔文件必須系統科學。系統科學是指反映本單位工作各個方面的文件都要歸檔，既有反映黨務的，又有反映行政管理的；既有主要職能活動的，又有輔助管理職能的；既有發文，又有來文；既有文字的，又有表格的等等。只有這樣的歸檔文件，才是一個系統科學的整體，才能完整反映一個單位的主要職能活動和歷史發展真實面貌。（4）歸檔文件必須優質精煉。一個單位形成的文件，并不是全部都有保存價值，應把那些反映本單位主要職能活動的、有價值的文件歸檔保存。沒有精煉的歸檔文件，就不會有高質量的檔案。（5）文件歸檔必須及時迅速。歸檔工作是一項時間性很強的工作，要及時迅速的完成，切不可拖拉。否則，將會造成文件的積壓與遺失，影響檔案齊全與完整。（6）文件歸檔要有交接手續。文件歸檔時應列出歸檔清冊（單），作為歸檔文件的移交證據。歸檔清冊（單）上應填寫歸檔文件的提名、份數、歸檔部門、移交人、接受人、時間等內容。文件歸檔清冊（單）應歸入全宗卷保管。

3實施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

現代社會是一個信息高速發展的社會，是一個科學技術不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產經營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現者。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。

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關鍵詞：辦公室文書 文書檔案 管理缺陷對策

一、辦公室文書檔案管理特征

文書檔案主要是以紙質或其他載體記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。這些信息資料都是被分門別類存放的，這一階段的檔案管理工作中心是信息收集與整合，之后對其編目和保存。

文書檔案中涉及的內容非常豐富，其中包括企事業單位的發展歷史、科技發展、設備管理、財務管理以及行政管理等等。

辦公室文書工作與文書檔案二者之間存在這密切的聯系，其中辦公室文書的工作內容是收集與整理文件信息內容，之后需要對其進行歸檔與編目；文書檔案管理工作涉及到的工作內容是文件的書寫材料、格式以及歸檔。

二、辦公室文書檔案管理現狀

（一）辦公室文書檔案管理建設力度過低

通常情況下辦公室文書檔案資料多數存放于庫房底層，潮濕、不通風、灰塵沉積的環境并不利于管理工作正常進行，部分檔案室非常破舊，加之存放檔案的區域受到限制，導致文書檔案職責不明就會出現管理不完善的現象，這樣就會出現現有的管理成果與檔案管理標準相差甚遠。由于檔案管理工作得不到重視，從而有限的資金也不會注入到辦公室文書項目發展中，從而檔案管理工作建設被完全忽略。

（二）辦公室文書檔案工作認知尚淺

諸多企事業單位在對待文書檔案管理工作時缺乏宣傳力度，導致工作人員在文書管理過程中對自身的工作職責認知不清晰，檔案工作人員平時的日常工作量較大，加以對檔案管理工作認識不到位，不愿意花費精力做指導工作，從而導致轄區內的檔案信息管理工作存在一定滯后性。工作項目順利開展，首先要得到領導重視，檔案管理工作革新整改需要得到辦公室文書領導的重視，因為部分領導在思想意識上沒有領會到檔案管理的重要性，認為只要有人管理就可以，因此在隊伍建設方面沒有加大專業力度。

（三）文書檔案管理工作缺乏積極性與規范性

工作人員積極性匱乏具體表現：多數企事業單位檔案管理人員無論是理論水平、文化水平還是專業素養都或多或少有欠缺。甚至一些工作人員不是專業人員，并不具備文書檔案管理工作知識與技能，所以在工作中就會出現主人翁意識的缺失。工作人員調動密集、薪金待遇一般使在職工作人員對本質工作出現懈怠性，不能激發工作人員提升工作素養以及業務水平，導致辦公室文書檔案管理工作不能夠與時俱進。

三、辦公室文書檔案管理工作有效措施

（一）規范文書檔案管理工作

在工作中要進一步實現檔案管理與文書工作的有效融合，在文件信息收集與整理時要注意紙張使用的規格、要統一文件格式的使用、要統一筆支型號的選擇，這樣直接影響到文件信息的管理質量，以此才能夠統一實現辦公室文書與文書檔案管理的現代化管理，使其更加規范化。

（二）培養與塑造文書檔案管理人員的專業知識與技能

首先，要良好利用受眾群體，抓好檔案管理宣傳工作，要將社會大眾的意識作為著力點，強化群眾檔案管理認知，使他們感受到檔案管理與保存在企業發展中起到的重要作用，同時需要辦公室文書檔案管理工作人員參加檔案業務培訓，不斷學習專業知識理論以此來豐富檔案管理專業知識。其次，檔案宣傳工作要滲入到領導工作重點范圍內，在日常工作中不斷增強其思想認知程度，摒棄傳統封閉的觀念，向辦公室文書職能發展觀念、社會大眾服務意識方向發展，在辦公室文書檔案管理工作中加大人力、物力的有效投入，從本質上提高檔案工作的發展速度，使之與辦公室文書等日常工作齊頭并進，為企業經濟發展起到助推作用。

（三）激發文書檔案管理工作人員積極性

首先，需要管理層對待工作人員招募工作要慎重，嚴格把控招聘人員的專業知識與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責任感；其次，加強辦公室文書檔案工作基礎設施的管理，使硬件能夠發揮其工作職能。其次，制定崗位責任制度，健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作，并且認真落實到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細分落實給每一位工作人員，這樣可以激發工作人員的責任意識以及事業觀念。為確保檔案工作隊伍穩定的工作狀態，要建立有效且健全的激勵制度，使工作人員對檔案管理的本質充滿正面思想。

四、結束語

檔案管理工作是建立在文書管理工作基礎之上的，所以想要企事業單位的文件信息得到發展與利用，文書與檔案管理是一定要得到充分重視的，企事業單位的建設與發展是需要文書檔案來記載的，對于以后企事業單位的發展也是有著重要意義的，所以在工作過程中要強化文書與檔案管理工作人員的個人素養，使之能夠認識到自身的工作職能，使企業的有效資源得到最大化的利用，最終實現企事業單位信息資源的優化，同時也是體現企事業單位管理水平的重要途徑。

參考文獻：

[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會，2011

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關鍵詞：文書檔案；科學化管理；文檔一體化

引言

檔案是社會發展的記載器，記錄著社會發展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設進展，領導決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。隨著科學技術的進步發展，本文提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學化管理，并針對當前發展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現代化呈現出的新發展趨向，具有較有價值的參考意義。

1 科學化管理的措施

1.1 文檔一體化

長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執行，文書處理和檔案管理的分離由于作于不同部分以及不同工作者，就導致了檔案管理較容易出現錯誤，或者出現文書檔案管理程序過于復雜出現，甚至出現難以修改已管理好的個別檔案的復雜情況，最終影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。鑒于此，隨著社會發展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態，統一成一個有機整體去進行管理。文檔一體化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運動的整個生命過程，從而使文書檔案得到科學處理和有效控制。

另一方面，文檔一體化的管理模式使得文書處理工作成為了文檔管理大工作中的前端任務，文件處理工作質量的好壞將影響著文書檔案管理的有效性和準確性。因此，文檔一體化真正的實施將對文書檔案的科學化管理帶來嶄新的發展空間，將使得文書檔案管理進行一個更加科學，有序的管理階段。而文檔一體化的有效真正實施必須依賴于規范化的公文處理，即從文書處理工作開始實行規范化。通過對文書檔案實行超前控制，這樣一來使得文書檔案在經過規范化的前處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而充分發揮文書檔案的真正效果。

1.2 基于計算機的文書檔案管理

隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展以及無紙化資源的出現，使得檔案管理模式從手工操作轉化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發生了根本性的變化，從紙質形式轉變為電子資源形式；文書檔案的歸檔等操作過程均由計算機進行處理?；谟嬎銠C的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。再且，基于計算機的文書檔案處理，使紙質的文書檔案轉變成電子版的文獻信息，加上網絡技術應用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準率，這些都是傳統管理方式所無法能及的。同時對文檔進行計算機化處理也是解決文檔分離，實現文檔一體化管理的根本辦法。

1.2.1 電子文件的歸檔與接收。檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數宅簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄．動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用．同時電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人．數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

1.2.2 電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式，如：數據庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據實際建設從中選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障。應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

2提出檔案管理工作的要求

2.1 要有高尚的職業道德修養

文書檔案工作由于其工作特點以及環境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正因為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時由于麻痹較容易出現錯誤，從而導致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質量效果。因此，文書檔案工作的性質決定檔案工作者應要有高尚的職業道德修養，應耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。

2.2 擁有專業知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發等，以適應檔案現代化管理的需求。

2.3 做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。

3 結語

新穎的管理模式、先進的計算機技術等自然而然地成為文書檔案科學化管理的重點。正是基于這點，本文提出了文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等是實現文書檔案科學化管理的有效措施，極大地提高了文書檔案管理的效率性和正確性，使文書檔案管理工作走上科學化的管理模式，對文書檔案的管理工作具有較高的參考價值。

參考文獻

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關鍵詞:辦公自動化;文書檔案;管理

1辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術就是在應用電子計算機的基礎上,將現代的辦公技術、設備與之相結合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現代的辦公自動化技術,可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發展帶來很大的變化.例如,辦公自動化的應用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經驗,從而為后期能夠順利的運用這項技術奠定基礎.但是,電子文件檔案的運用過程中需要結合很多的技術參數,才能保障其有效的功能,因此它在使用時也極具復雜.所以說,辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動化環境下文書檔案管理的優點

2．1提高工作效率

由于計算機擁有強大的信息處理技術,近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實現了全方面的自動化.在以往傳統技術手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進行工作,使得檔案管理工作的過程變得極其復雜.現如今計算機和先進技術的引入,使得這一工作過程變得簡單、有序.

2．2實現信息資源的共享

在檔案進行管理工作的過程中,結合計算機技術所形成的管理體系,可以使其在利用時的效率和質量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應,并且還可以對其進行脫機處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率.其次,可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態.

2．3提高穩定性和使用周期

在以往傳統的紙質管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導致發生遺失和損壞等現象.但是,辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現這種問題,隨著文件儲存、取讀等工具設備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需,這些載體相對來說都非常方便存、讀,以及有較長的存儲時間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環境因素的影響,不容易損壞,具有較強的穩定性.

3文書檔案管理中辦公自動化的具體應用

3．1規范管理體制

按照目前的發展狀況來講,很多單位對文書和檔案依舊實行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進行,對它的管理體制進行完善和規劃是無可避免的,無論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應該要歸屬于檔案管理部門,并對其實施統一的監督管理.

3．2操作的統一化

辦公自動化件不僅具有要較強的兼容性,并且還要具備良好的應用性能.所以,在它應用的過程中除了要有強大的功能系統外,還將需要規范一些標準.比如,確保數據的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環境下安全穩定的運行.

4辦公自動化的環境下文書檔案的管理工作

在辦公自動化的環境影響下,管理人員在技術和素質方面都需要進一步的提高和加強,雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷,容易增刪改動,但同時它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗,在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術和扎實的素質水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關專業知識的同時,還將要具備計算機網絡技術或者是其他技術,要緊跟時代的發展步伐不斷地提高自身的素質.比如,采用先進的信息安全技術,要定期的對存檔的電子文件進行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結束語

綜上所述,辦公自動化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發展前景和應用空間.實現檔案管理信息化、系統化是檔案工作的首要任務,它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結合辦公自動化的技術下進行文書檔案管理工作的時候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統一的流程標準,只有這樣才能充分的發揮出辦公自動化的優越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長春財經學院

參考文獻:

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一、我國當前事業單位文書檔案管理工作的開展現狀

（一）文書檔案未實現集中管理。當前事業單位文書檔案管理中存在的首要問題就是沒有實現檔案的集中管理，相應的檔案由對口部門集中處理，各部門之間的聯系不暢，檔案管理效率底下。以某地事業單位的檔案管理工作為例，該事業單位共有13個下屬事業單位，每個事業單位都有一個檔案室，分管醫療檔案、養老保險檔案、大學生檔案、勞動監督檔案等，由于我國人口基數非常龐大，所涉及到的工作量和工作范圍都極為龐雜，如就業檔案管理處掌管著全市7萬份事業檔案，其他的就業檔案更是數不勝數，因此工作量非常龐大，需要更多更加專業的人才從事該工作。另外，各部門之間沒有建立統一的共享機制，且各部門之間由于職能、對象等不同，相互之間的交流互動不強，工作效率也無法令人滿意。

（二）庫房分散、檔案存儲成本過高。上面已經提到，我國人口基數較大，相應的各類文書檔案數量也十分龐大，這就需要更多的庫房檔案進行存放?？v觀我國各地事業單位檔案存儲現狀，所有的檔案被分散存儲在幾個不同的倉庫中，且由于檔案的材質對存儲環境有較為嚴苛的要求，各個存儲倉庫都安裝有空調、電腦、空氣干燥機以及其他必備的辦公用品，造成了資源浪費，也使得存儲成本持續居高不下。另外，由于一些事業單位的建筑面積有限，沒有充足的庫房用于存儲檔案，只能向外界租賃，無疑又增加了存儲成本。還有，一些檔案管理人員工作中存在粗心大意的毛病，沒有嚴格按照管理制度進行檔案的分類管理工作，往往會造成一些關鍵檔案的損壞、遺失等，且檔案的安全狀況比較堪憂。

（三）文書檔案管理人員不足、人才素質不強。事業單位文書檔案管理工作的復雜性和專業性決定了從事檔案管理人員必須具備較好的專業素質和檔案管理技術，也對其組織能力、協調能力和綜合實踐能力提出了更高的要求。反觀我國各地區的事業單位檔案管理工作，由于主要工作人員有限且他們還要應對其他各種日常瑣碎事務，沒有充足的精力投入檔案管理工作，很多需要在一定時間內完成的工作中都需要突擊完成，難免會忙中出錯，甚至會給民眾帶來切身的利益傷害。一些工作人員的專業素質不強，很多需要分類歸檔、存儲并建立統一的檔案目錄的檔案沒有落到實處，工作中效率無法令民眾滿意。

（四）文案檔案管理模式落后。目前很多事業單位的文案管理模式中存在一定的問題，這就在根本上限制了文案管理工作的進一步發展。當前計算機技術與數字檔案管理技術已經應用到了社會的各個領域，但是事業單位文書檔案管理工作還沒有真正實現數字化和自動化，檔案管理質量不能滿足社會經濟技術的發展要求，也進一步影響了服務質量。即使實現了文書檔案管理中引進數字技術和計算機技術的事業單位，其在實際管理中也存在諸多不合理之處，沒有根據本部門的工作性質和文書檔案管理的特點開發個性化的軟件掛管理系統，仍然沿用已經淘汰的技術和設備，甚至一些事業單位購置的計算機檔案管理系統被閑置，仍然沿用傳統的人工管理模式，使得文書檔案管理具有一定的封閉性，長此以往必然不利于檔案管理工作的長久發展。

二、提升事業單位文書檔案管理水平的有效建議

（一）提起對文書檔案管理工作的高度重視。大量的分析取證表明，造成事業單位文書檔案管理工作效率和質量低下的一個根本原因就是相關領導者缺乏對該工作的高度重視。凡是成績突出、進展順利的工作無不與領導的重視與關心息息相關，文書檔案管理工作也不例外。因此事業單位檔案管理部門領導應該首先從自身角度出發，端正工作態度，擺正工作方法，充分認識到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統的工作理念與工作態度，將完成檔案管理工作與服務大眾緊密聯系起來，并要求下級工作人員努力完成本職工作，做到身先士卒。另外，還應該加強對檔案管理工作的宣傳力度，讓全社會都認識到檔案管理工作的重要性，同時積極向上級領導部門和財政部門申請，爭取更多的政策和財務支持，切實解決好檔案管理工作中人員匱乏、資金短缺、檔案管理混亂、人員責任心不強的問題，爭取早日建立一個綜合性的、性能更加完備的、工作效率更高的大型綜合檔案室。

（二）落實基本政策。如果說領導重視是前提，那么落實基本政策就是核心與保障。首先，事業單位要從完善人員配置入手，編制部門要根據不同部門的工作性質與工作強度合理分配不同工作能力和數量的人員參與檔案管理工作，明確分工，落實責任終身制度。其次，要努力實現公共資源的共享。事業?撾壞蛋縛葡率艫墓ぷ韉ノ恢詼啵?若每個單位都配置同樣的一套辦公設備、檔案用具及檔案信息系統，必將造成檔案管理資源的極大浪費。因此必須將這些資源進行統籌規劃，建立完善的辦公用品共享系統，合理配置辦公設備、避免出現資源浪費的問題。最后，應該逐步實現檔案管理系統的更新換代，增強檔案管理的效率性、安全性以及系統性。事業單位要設置專項資金用于引進國內外先進的數字化管理系統，逐步淘汰舊有的以紙質檔案為主的檔案系統，建立更加完備的社會保障檔案管理體系。

（三）逐步完善檔案管理制度。一套科學、合理的文書檔案管理制度是保障檔案管理工作高效開展的關鍵。一方面，事業單位要針對當前文書檔案管理工作中存在的主要問題進行系統的探究，針對其中不合理之處出臺合理的整改措施，逐步彌補文書檔案管理制度中的漏洞，從而在制度上規范文書檔案管理工作的高效運行。另一方面，要大力加強工作人員的工作能力和綜合素質，提升其專業能力，并定期對檔案管理人員進行技能培訓，提升其對于數字檔案管理工作的認識和實際操作能力，并加強工作人員的保密意識，定期對檔案管理人員的工作能力和業務表現進行評測，并逐步完善獎罰機制，促使文書檔案管理走向規范化和正規化。

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關鍵詞：文書工作； 檔案管理；加強；措施

Abstract: The management of archives is an important part of archives work. The characteristics of paperwork determines the document department to strengthen the archives management be imperative, critical, make archives management job is to represent the general trend of archives management is a strong guarantee for the new era of economic construction services. In order to ensure the scientific and safety leadership and decision service.

Key words: paperwork; file management; strengthen; measures

中圖分類號：G271

前言;做好現代文書工作,并使之和檔案工作規范銜接,具有十分重要的意義。加強文書管理工作建立健全檔案管理體制.文書工作具有特定的前瞻性、規范性、綜合性及服務性。文書工作歷來都是從屬于一個領導機構的。檔案是社會發展的記載器，記錄著社會發展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設進展，領導決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提 1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。 2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。 二、文書處理和檔案管理之間的關系

文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環節。正確處理二者關系，使之有機結合，規范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

1、文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象。

文書處理工作的主要任務是文件的收發、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。

2、文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進。

文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發現文件材料是否系統、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規范等，對做好文書處理工作是一種促進。

三、加強文書檔案管理工作的措施 隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。1. 做好文書檔案管理的基礎工作 文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。 2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

3.提高文書檔案管理工作人員的積極性

首先要重視檔案管理工作，建立健全規章制度，加強檔案整理工作的檢查監督，做好宣傳工作，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作；其次要增強文書檔案管理工作人員的責任感，把好人員變動關、調入關。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風和工作態度，把好業務技能關，要及時對從事檔案管理的專兼職人員進行檔案業務培訓。

4、文書人員要樹立檔案意識。

文書人員在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規范辦理好每一份公文，為后續的檔案工作減少麻煩。在平時工作中，要及時收集文件材料，收發文要逐件登記建賬，做到有據可查，發現缺少要及時查找。對于系統性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外材料，如會議紀要、領導講話、領導批示等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。文書人員樹立了較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統，為立卷歸檔工作打下堅實的基礎。

5、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。三、加強在職 教育 ，提高文書 檔案 管理 人員的整體素質

四．結語：

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

參考文獻

[1]胡志勤．做好文書工作是檔案工作的基礎[J]．機電兵船檔案，2008 (3)： 33-34

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關鍵字：文書；檔案；電子化

中圖分類號： G472.4文獻標識碼：A文章編號：

隨著社會的不斷進步和各項工作的改革發展，文書檔案越來越多地在政治、經濟、文化諸多方面發揮著它不可替代的重要作用，而目前傳統的文書檔案管理形式已經遠遠不能適應工作的需要。因此，改革目前的文書檔案管理工作，健全企業文書檔案管理體制，使檔案更好地服務于企業是一項十分重要的任務。作為大型的煤炭設計研究院，在設計、科研和管理等工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因此在從事檔案工作期間總結了一些心得，下面就現在多數企業檔案管理中可能會存在的問題提供一些管理經驗。

1當前文書檔案工作存在的問題

文件資料收集不完整

當前，許多單位的文書檔案都沒有按規定進行分類管理，許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又無法協調好這方方面面的關系，導致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，許多設計施工單位大多承擔了國家、省、市重點項目，企業對科技檔案建檔意識較強，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質量。

文件資料歸檔過程中存在漏洞

目前，大多數單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質不同，文書檔案專業知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

人員管理和文件印制中造成浪費

大部門起草后的機關文件必需由部門秘書打印、下發、整理、歸檔。機關各部門各發各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協調，這不僅是人員資源上的浪費，而且反映了機關工作雜亂無章。

2 文書檔案工作原則

2.1 保密的原則

保密是文書檔案管理、使用的基本原則。要嚴格恪守“誰主管、誰負責，誰使用、誰負責”的原則，在提供使用中要首先把握好。煤炭設計院的文書檔案只能給本院各科室、職工利用，其他單位和個人如需要利用，需經院領導審批同意，要按照嚴格的審批制度和程序進行。計算機保管要有“專屬性”，專人負責保管，未經主管領導批準，其他人嚴禁使用；保密檢查要“經常性”，采取各種方式，有效發現違規現象，及時消除隱患；保密管理要有“重點性”，對本單位保密管理情況進行調查摸底。找出薄弱環節，杜絕行為發生。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫馬虎。

2.2開放的原則

在強調保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用?！耙匀藶楸尽弊鳛闄n案利用工作的行為主旨。在煤炭設計院的日常工作中，很多勘測技術需要在全院推廣，因此，對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的文書檔案，要及時解密，積極提供利用。不能守著大批價值連城的豐富資料，只當一個保管員，而要積極主動創造條件，挖掘對實際工作有利用價值的文書資料為需要者提供有效的服務。

2.3服務的原則

在新的形勢下，檔案員要重新定位角色，在提供服務中，提倡熱情、主動、積極、方便的態度，使檔案利用人高興而來，滿意而歸。如果能夠解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統禁忌，文書檔案為實際工作服務就能走出更加廣闊的路子。

3文書檔案管理工作的重點

3.1有序性和整體性。

有序性，即在整理每一份文書檔案時，都要做到按照活動發生、發展、結束的時序進行。整體性，即在反映某一項活動的案卷中。不僅每個類別或專題的資料要齊全，每個分卷之間的關系要清楚。要從全局的高度考慮立檔資料的取舍、主次和詳略。使人通過查閱，就能了解有關活動的全貌。因此。平時就要與相關科室保持密切的聯系，以便在文書檔案產生之初，就盡可能地得到完整的、必要的資料，避免事后彌補的麻煩。

3.2專業性和科學性。

隨著計算機網絡系統的介入，對專業化和科學化提出了很高的要求，文書檔案管理系統已具有較高的科學化、專業化水平，有了一套較規范的計算機軟件整理、歸檔、保存和利用的方法。為此，文書檔案部門一定要運用現代科學化的、專業化的手段，按統一的、規范的標準進行整理和保存。把文書檔案的整理和保存納入機關計算機網絡系統之中。逐步形成規范化、標準化、科學化的標準模式去管理，以便于更好地整理、保存和利用。

歷史性、現實性和未來性

一是要抱著尊重歷史的態度去對待每份文書檔案。在整理時，要充分考慮到它產生的歷史條件和局限性，務必保持其歷史的真實面目，絕不能隨意進行增、刪、改動。二是我們整理、保存的出發點和歸宿都是為了研究歷史及今后的利用。因此，要在充分尊重歷史的前提下?？紤]得要扎實、久遠，防止出現人為的損壞；要有充分的前瞻性，為后人利用前人的檔案創造盡可能周到的條件，做好基礎性工作。

4優化文書檔案工作的主要途徑

4.1實施文書檔案管理現代化

一是掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在檔案管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。文書檔案管理數字化、信息化是信息社會對文書檔案工作的必然要求，也是文書檔案工作者的努力方向。二是利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大，利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。

4.2實行創新性文書檔案管理法

當前，文書檔案事業面臨著電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰，都亟待檔案管理者不斷學習、不斷創新。創新文書檔案工作方法，需要加強硬件建設， 促進文書檔案管理技術現代化是適應煤炭設計院建設發展的客觀需要。比如，配置文書檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置必備的計算機、復印機、掃描儀、裝具、檔案密集架，解決保護檔案必需的空調、除塵器、消防器材、安全監控等設備裝置，實現電子化、自動化管理。煤炭設計院的文書檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經濟價值社會價值，使之轉化為現實的經濟效益和社會效益。設計院檔案部門必須由被動服務轉變為主動服務， 拓寬服務領域、擴大服務范圍、創新服務方式。應用計算機、光盤等高科技檢索工具，借助網絡信息系統的平臺，檔案利用者通過授權可以便捷地得到所需的檔案資料，這可有效地提高文書檔案查借閱效率，豐富了文書檔案查借閱手段，這也是文書檔案管理發展的必然趨勢。

4.3加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質。

加強隊伍建設，提高管理人員綜合素質。要做好文書檔案管理工作，必須切實提高檔案管理人員的綜合素質。一是檔案工作人員要有創新的思維，工作要有新思路、新設想、新做法，必須緊緊結合煤炭設計院的實際開展工作，與時俱進，跟上飛速發展的新形勢，這是做好文書檔案管理工作的前提。二是要強化服務意識。在工作中要研究新問題，解決新問題，創造性地開展工作，力求多方面為教科研開發服務。三是提高工作技能，掌握較高水平的計算機操作技能與網絡技術。一方面要利用現代化手段對信息資源按照標準化、規范化要求分類、整理；另一方面，把檔案索引、主要工作業績、重要決定決議、科研成果以及獲獎情況及時輸入微機進行分類管理，這樣才能提高文書檔案工作效率和服務質量。四是提高知識判斷和評價能力，切實保證檔案內容的真實性，收集的材料要有針對性，積極為教科研工作、領導決策提供依據性材料。

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1 做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

一直以來，文書檔案都是單位的重要信息資源，該信息資源的準確與完整將直接影響到單位所制定各項重大決策。因此，作為單位管理者，應對文書檔案管理工作給予足夠的重視。

首先，要認識到文書檔案這種信息憑證的重要性。大多數人群僅了解文獻內容具有一定的主觀性，但文書檔案并非等同于一般文獻，其中詳細記載著單位員工的個人信息以及單位的真實工作，具有強烈的客觀性，且伴隨著明顯的法律作用；其次，單位文書檔案在一定程度上起到了補充國家檔案的作用。單位文書檔案雖是國家檔案的重要組成部分，然而由于國家檔案信息并非與單位檔案信息一樣完整，因此完善的單位文書檔案信息有效補足了國家檔案中的缺陷[2]；最后則是為社會提供信息服務方面。由于單位的文書檔案信息中對各方面信息記錄均較為全面，因而能夠很好的反映出當前我國社會注意市場經濟的發展現狀，并能為之后的發展提供相應的信息服務。

2 分析當前文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 文書檔案管理不夠規范

目前，我國大多數單位在文書檔案管理工作方面依然存在不規范的現象，主要表面在以下幾個方面：檔號不規范、標題不規范、案卷目錄不規范、組卷混亂等。導致文書檔案管理不規范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能確定任何監督制度。從而導致目前單位的文書檔案管理工作的參差不齊。

2.2 文書檔案檢索效率不高

隨著社會的不斷發展，我國已全面步入信息化時代。然而在此新的時代背景下，絕大多數單位的文書檔案檢索工作并未實現辦公自動化，即仍以傳統的手工檢索為主。此外，部分單位的文書檔案管理人員，雖編制出了多種形式的檢索工具，用以提到檢索的效率，然而由于文書檔案數量的不斷增加，致使檢索的效率始終難以得到有效提到。這是因為大多數文書檔案管理人員，其所編制的檢索工具過于注重檢索內容的數量，而忽略了檢索的質量。如針對專題類的文書檔案，便未能就題材進行相應的歸類。

2.3 文書檔案管理人員的專業素質不高

隨著時代的不斷發展，現代社會對文書檔案管理工作的要求也越來越高，相應的也對文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內大多數單位的文書檔案管理人員文化程度與專業素質并不滿足時展的要求。在信息化與科學化全面普及的今天，甚至有部分文書檔案管理人員仍舊不懂得如何運用電腦，或缺乏相應的電腦應用知識。此外，國內針對文書檔案信息進行研究與開發的專業人才并不多，從而導致了我國的文書檔案管理工作質量始終難以得到有效提升[3]。

3 文書檔案管理工作的創新途徑

3.1 加強制度建設，提升執行力度

上文中我們提到，缺乏相應的文書檔案管理制度是影響單位文書檔案管理水平的重要因素之一。加之領導對文書檔案管理工作缺乏系統的認知，進而導致文書檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好單位的文書檔案管理工作，首先應從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎，并在此基礎上結合我國基本國情進行合理創新。

具體而言，單位的文書檔案管理制度制定應在不違背相關規定的前提下，創建一套符合自身發展規律的文書檔案管理制度，其中既要包括文書檔案管理的要求、結構、形式以及內容，又要包含一套較為完整的領導體制，已明確在文書檔案管理過程中各自的責任[4]。此外，在制定出一套相對較為合理的管理體系之后，單位還應建立一套與之相對應的監督體系，用以確保該制度體系的執行力度。如針對單位的文書檔案管理工作，相關領導可定期對其進行評審，從而有效提升文書檔案管理工作的效果。

3.2 積極構建文書檔案管理信息系統，提升文書檔案管理水平

造成我國文書檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了領導的不重視之外，更多的是由于目前所使用的文書檔案管理系統已逐漸無法滿足現代社會對文書檔案管理工作的需求。目前，單位所使用的文書檔案管理系統僅僅實現了檔案分級錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實現。此外，由于傳統的文書檔案管理系統未能預留能與OA對接的接口，致使單位的檔案數據安全存在一定的風險。因此，要想切實提高單位的文書檔案管理水平，相關管理系統的革新與升級勢在必行。

3.3 優化隊伍結構，提高隊伍質量

無論國家單位或是企業，其競爭的核心均是人才，文書檔案管理工作亦是如此。對此，作為單位領導者，應該在完善文書檔案管理制度的同時加強對人才隊伍的建設，從而提高單位的文書檔案管理水平。首先，在單位用人方面，務必要挑選具有相應資質的專業人才。其次，針對現有的文書檔案管理人員，單位應對其展開進一步的培訓，以提升相關管理人員的專業素質，進而提升單位的文書檔案管理水平。最后則是要及時清除不合格的文書檔案管理人員，從而確保文書檔案管理的水平與管理人員的素質均符合社會對文書檔案管理工作的要求。

3.4 文書檔案實現辦公自動化，確保文書檔案信息的安全性

隨著社會的不斷發展，各類電子文檔以及現代化辦公技術的普及標志著我國已全部步入信息化時代。在此新的時代背景下，單位的文書檔案管理工作也應逐步往信息化、現代化的方向發展。然而，為了能夠實現文書檔案辦公自動化，首先針對單位文書檔案管理的信息錄入工作，應采用統一的專業用于以及統一的技術標準，以滿足科學管理的要求。其次，單位應積極建立與文書檔案管理工作相對應的檔案數據庫，規范數據的轉入與轉出。再次，為確保檔案信息的安全，針對文書檔案的電子信息除了采取相應的監管措施外，還需進行內外網的隔離。通過建立完善的管理體系，推動文書檔案管理工作的自動化辦公。

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黑龍江省水文局 黑龍江哈爾濱 150001

[摘要]檔案作為社會發展過程中的重要憑證，對社會發展過程中的各種信息進行記載。特別是文書檔案作為社會發展的記載器，近年來文書檔案管理模式發生了較大的變化，這為文書檔案管理規范化的實現奠定了良好的基礎，使文書檔案的價值更好的體現出來。文中從文檔一體化、計算機管理及檔案人員綜合素質等幾個方面對文書檔案科學化管理進行了具體的闡述。

[

關鍵詞 ]文書檔案；科學化管理；文檔一體化；計算機管理；綜合素質

文書檔案記載著社會及各行業發展的歷史，在當前科學技術快速提高的新形勢下，文書檔案管理模式發生了較大的變化，管理模式更具新穎性，這對于文書檔案管理水平的提高起到了積極的意義，有效的確保了文書檔案信息的有效性和準確性，使文書檔案在管理上更具有科學性。

一、文檔一體化的實

長期以來在我國各行業發展過程中，文書處理和檔案管理都處于分離的狀態，錄屬于不同的部門進行管理。由于文書處理和檔案管理工作由不同的部分及不同的工作者負責，這就使其在具體管理工作中不僅易出現錯誤，而且管理程序也會更加復雜化，從而對文書檔案的管理效率帶來較大的影響，使檔案的信息服務功能受到較大的制約。在這種情況下，文檔一體化管理模式成為解決文書檔案管理問題的重要途徑，在文檔一體化管理模式中，其是將文件處理及檔案管理統一為一個有機的整體進行管理，有效的確保了文書檔案處理的科學性。

在文檔一體化實現后，文檔一體化管理工作中文書處理工作的質量變得越發重要，其會對文書檔案管理的有效性和準確性帶來較大的影響，這也使文檔一體化的實施有效的提高了文書檔案科學化管理水平。在文檔一體化實施過程中，需要以公文處理的規范化作為基礎，提前對文書檔案進行有效控制，從而確保文書檔案的價值能夠更好的體現出來，使文書檔案的效果真正的發揮出來。

二、基于計算機的文書檔案管理

近年來，計算機技術和網絡技術開始在各行各業中進行廣泛應用，這為檔案管理工作提供了更多的便利。檔案從手工管理模式開始向信息化管理模式轉變，同時檔案的儲存方式也發生了較大的變化，檔案的載體也從紙質形式開始向電子形式轉變。在當前方書檔案管理工作中，其歸檔及整理工作都是由計算機來完成，這不僅有效的降低了文書檔案管理人員的勞動強度，而且對文書檔案管理效率的提升也起到了積極的作用。在傳統的文書檔案管理工作中，當檔案歸檔后再想對文件進行篡改，則需要將裝卷的文書檔案進行拆裝，存在著人力、物力和財務的浪費，而利用計算機來對文書檔案進行管理時，對文件的修改變得更容易，只需要通過計算機來將所需要修改的文件調取出來即可完成修改工作。利用計算梵來對文書檔案進行管理時，在網絡技術的支持下，可以快速實現文書檔案的檢索，有效的提高了文書檔案的查準率，而且有效的解決了文檔分離的問題，實現了文書檔案管理的科學化。

（一)電子文件的歸檔與接收

檔案的形成是文件有條件的轉化，是具有一定查考利用價值和法律效力的原始記錄。文件的收集、接理、鑒定是傳統的以紙質檔案為主的檔案形成的工作起點，也是檢驗檔案真實有效的關鍵。電子檔案主要來源于庫存檔案的數字化和現行產生的電子文件。庫存檔案數字化后的電子原件可以構成紙質原件的副本，而電子文件所具有的與傳統文件的不同特性，其收集、整理、鑒定等過程是一個交叉操作過程。雖然電子簽署，數宅簽署等技術是保證電子文件原始性的憑證，但形成后的電子文件在相對離開它的原載體后仍然可以編輯、修改，而且在轉化為電子檔案時沒有文件到檔案的明顯界定，完全依靠歸檔人通過網絡上傳或復制，其真實有效及原始性無法確定。因此電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息和動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄.動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用.同時電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人.數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

（二)電子檔案的存儲與備份

電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件。如：文本文件、圖形文件。圖像文件、音頻視頻文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應該提供多種方式，如：數據庫存儲、目錄存儲、光盤存儲等，用戶根據實際建設從中選擇。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障。應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

三、文檔檔案管理人員自身綜合素質的提升

（一)要有高尚的職業道德修養

近年來在社會快速發展過程中，文書檔案數量越來越多，這給文書檔案管理人員的工作帶來了較大的難度。文書檔案工作人員長期與檔案打交道，工作枯燥乏味，工作較為沉悶，再加之各行業對檔案管理工作重視度不夠，這也使文書檔案管理人員在工作中缺乏活力，對工作積極性不高，在對信息進行記錄過程中存在麻痹大意的思想，影響了信息的準確性，并進而對文書檔案信息的質量帶來了一定的影響。因此作為一名文書檔案工作者，需要樹立良好的服務意識，加強自身職業道德素質的培養，工作中認真負責，有效的提高文書檔案的準確性。

（二)擁有專業知識，提高檔案管理水平

鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業性，決定了文書檔案工作者必須具備專業知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發等，以適應檔案現代化管理的需求。

四、結束語

在當前信息化環境下，為了實現文書檔案科學化管理，則需要充分的利用計算機技術和網絡技術，通過新穎的管理模式來提高文書檔案管理的水平，使文書檔案管理手段更具先進性，確保文書檔案管理效率及準確性的提升，更好的將文書檔案的信息功能發揮出來，在社會和經濟發展過程中更好的發揮其效能，更好的體現出文書檔案的重要價值。文書檔案科學化管理勢在必行，需要我們加大力度，創造良好的條件，為檔案事業的健康發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]宋曉麗.對文書檔案進行科學化管理的策略分析[J].辦公室業務,2012-04-05.

篇10

關鍵詞：文書檔案；信息化建設；檔案管理

文書檔案管理工作主要就是對文檔資料進行搜集、整理以及保存，因為涉及到的方面比較多，如果工作過程中管理不到位就會造成混亂。另外，因為檔案都具有一定機密性，這就對文書檔案管理工作提出更為嚴格的要求。通過對文書檔案管理進行信息化建設，不但可以大大縮減工作人員工作量，同時更加能夠提升工作效率，保證工作質量，對提高檔案管理工作具有重要意義。

1 文書檔案信息化建設必要性分析

1.1 提高工作效率

文書檔案管理工作是檔案管理中的重要組成部分，因為工作內容主要是對檔案資料進行搜集、整理以及歸檔等，任務量比較繁重，對工作人員要求比較高。另外，傳統文書檔案管理工作中如果遇到內容需要修改的檔案資料，還需要對已經整理歸檔的檔案進行拆卷，嚴重浪費人力和物力。而通過信息建設可以直接在計算機上進行搜索，并且可以直接修改，避免了勞師動眾的尋找，和亂涂亂改的尷尬，在縮減工作環節的基礎上提高工作效率。

1.2 信息共享

文檔管理信息化建設，可以利用信息網絡技術將傳統紙質文檔轉變為電子文檔，在檔案資料尋找時更方便快捷，并且不會受到時間、地點等多方面條件的約束，為人們的生活工作提供了巨大的幫助。另外，傳統文書檔案管理在對檔案資料進行搜集、整理以及歸檔后只是置于文件柜中，不能做為數據資源進行共享。這樣不但使得文件資源的查找變得困難，同時還浪費了大量的資金和資源。通過對文書檔案管理的信息化建設，傳統的案卷級轉變為文件級檔案管理，真正意義上對文書檔案進行從外到內的控制管理。隨著信息網絡技術的快速發展，檔案信息與載體可以通過分離使用，并且可以與其他信息資源進行互聯，使得信息數據的應用效率更高。

1.3 提高檔案資料傳輸速度與安全性

在文檔管理工作中，很多時候工作人員會對檔案資料進行私存，或者是文檔的傳遞管理不嚴格，造成檔案資料的損壞或者是丟失，這都為檔案管理工作的順利進行造成了不可避免的麻煩。很多情況檔案資料的傳遞都是通過快遞來進行，而此種傳遞方式也會受到一些外在因素的影響，在傳遞時間以及內容上對工作造成影響[2]。而通過信息化建設則可以有效避免這一問題，可以通過計算機網絡進行跨空間短距離的傳輸，不但提高了文檔傳遞效率，同時也增強了文件的安全系數。

2 文書檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 重視程度比較低

隨著信息時代的來臨，人們對計算機網絡的認識在不斷加深，對人們的工作和學習帶來了更大的幫助。就新階段文書檔案的管理工作來看，信息化建設狀況并不容樂觀，依然存在很多問題，如檔案管理信息化建設規范化、合理化、科學化程度不高，信息軟件應用雜亂等，此類問題的存在都影響著文書檔案管理信息化建設工作的進一步發展。造成這種現象的主要原因就是因為重視程度比較低，領導信息化建設意識較淡薄，無論是人力還是物力上投入明顯不足，不能針對社會發展的需要對原有工作制度進行調整完善，使其不能滿足信息化背景下檔案管理工作的需要，阻礙了文書檔案管理工作信息化建設更深層次的發展。

2.2 信息化建設標準不完善

檔案管理信息化建設存在明顯的異構現象，而造成這種現象的原因就是建設標準不完善不統一，每個單位每個部門都存在自己的建設標準，致使建設完成后檔案之間的共享性降低。信息化建設標準不統一不完善主要表現在以下幾個方面，信息化建設軟件缺乏必要的通用性和適應性；計算機與輔助設施型號等各方面匹配上缺乏統一性；文書資料歸檔缺乏統一和完善的分類編碼和檢索程序。同時，國家對此方面的管理力度也比較薄弱，沒有相關的政策和法規對此文書檔案信息化管理進行有效的引導和管理，很大程度上影響了檔案信息化建設的進程。

2.3 存在嚴重的安全問題

文書檔案管理信息化建設主要是建立在計算機網絡系統上，而網絡環境存在很強的不安全性，再加上檔案具有很強的保密性質，這就對環境的安全性要求更為嚴格。環境安全問題主要體現在文件已經電子檔案數據的安全，在網絡環境下易受到網絡黑客以及不良程序的攻擊，在文檔保存以及傳遞過程中也極易受到病毒和木馬等感染，而造成文檔資料受損或者缺失。另外，工作人員專業素質如何很大程度上影響了信息化建設的進程和質量，先進的技術和管理需要素質更高的人才，在文書檔案管理信息化建設過程中，需要更為專業的計算機和檔案管理人才，能夠完成系統開發、服務咨詢、信息導航以及程序維護等工作，保證檔案可以在安全的環境內進行共享，發揮其具有的最大功能。

3 文書檔案信息化建設實施策略分析

3.1 轉變檔案管理方式

文書檔案管理工作傳統模式主要是人工搜集、整理、歸檔等，而文檔資料的載體為紙質、錄像以及圖片等，整個工作工序比較繁瑣，并且工作量巨大[3]。想要有效實現文書檔案信息化建設，首先要做的必須要轉變檔案管理方式，以計算機為基礎進行文檔資料的搜集整理，并建立完善的數據庫，實現資源的重復利用和資源共享。另外，單位領導必須要增強信息化建設思想意識，加大人力、物力、財力支持，尤其是保證硬件設施的完備。并且還需要建立完善檔案管理工作體系，日常工作必須要按照規章制度來進行，將檔案管理工作逐漸由手工轉變為信息化、自動化管理。

3.2 提高工作人員專業能力

文書檔案管理信息化建設，對工作人員提出更為嚴格的要求，要求其不但具備檔案管理相關知識，同時更需具備高超的計算機技能，熟練掌握信息化技術各項知識。針對此方面，單位可以為員工提供學習、培訓的機會，是其可以熟練掌握有關的文化，管理以及理論知識，重點研究管理學、、數學以及計算機等方面內容，根據社會的發展不斷豐富自身，保證能夠滿足信息化建設的需求。另外，可以通過競聘的方式，選拔具有檔案管理學、檔案學以及目錄學等專業知識的人才。檔案管理工作的信息化建設，不但要求工作人員具有檔案與計算機知識與技能，同時還需要其他員工與部門的支持，將日常檔案資料等通過計算機來進行保存、傳遞等，為后期檔案管理工作的順利進行提供更多幫助。

3.3 建立完善數據庫

建立完善數據庫是文書檔案資料共享的前提，檔案一般都具有很強的保密性，是承載歷史信息和公文信息的載體。通過檔案管理中心建立完善數據庫，可以對文書檔案管理信息化建設提供更多技術支持。通過局域網以及內部網絡的建立，可以真正意義上實現檔案資料的網絡化與共享化。通過信息檢索等可以更及時便捷的為人們提供有價值有幫助的信息資料。另外，通過數據庫可以幫助檔案管理人員更快捷的對已入檔資料進行修改整理，可以更有效的提升檔案管理工作效率。

4 結束語

檔案管理工作是影響單位正常運行的重要部分，在信息網絡背景下對文書檔案管理進行信息化建設，是社會發展的需要，同時更是檔案管理部門持續發展的必然。我們需要堅持不懈的對此方面工作進行研究，并針對存在的問題進行研究，積極尋找解決措施，不斷提升檔案管理工作的信息化、自動化以及有效化。

參考文獻

[1] 姚鳳琴.分析檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策[J].華章.2012，（19）：23-24

[2] 趙燕.淺議地質檔案管理信息化建設的經濟效益[J].中國商界（下半月）.2010，（08）：15-16

[3] 王希元.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].檔案與建設.2011，（07）：14-15