檔案管理規范化范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理規范化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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文獻標識碼： A一、當前檔案管理工作存在的問題

檔案管理觀念落后，重視不夠：檔案管理工作者在觀念認識上比較落后，認為自己就是一個“倉庫管理員”，只負責各種資料的收集和整理，對于現代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認為保管好就行，處于了一種松懈、安于現狀的狀態，落后的檔案管理觀念，缺乏現代化創新意識，嚴重影響了檔案管理規范化的進程。

檔案管理人員素質有待提高：檔案管理工作是一個需要有一定責任心，工作認真、細心、嚴謹的崗位，專業素質要求也較高。然而目前檔案管理工作人員多數綜合素質偏低，新時代新形勢對檔案工作人員的素質的要求更高，管理者的整體素質問題更加嚴重。對于檔案管理工作缺乏認識和重視，安排一些年齡偏大、兼職、新調動人員做檔案工作，導致檔案工作的質量得不到保證，嚴重影響管理工作的效率和水平。 管理技術手段落后，設施陳舊：同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設施得不到更新，基礎設備缺乏，很多檔案室存在到不到規定的安全指標，建設不規范、不標準，嚴重阻礙了檔案管理現代化的建設。二、檔案管理規范化的重要性及研究1檔案管理規范化的重要性檔案是一個單位能否健康發展的重要因素，隨著時代的快速進步，檔案的管理工作也更為重要，受到社會各界的重視。要想使檔案工作適應新時展的腳步，做好檔案管理的規范化是實現檔案工作現代化的重要條件。檔案對單位的各種決策、提議都提供了有價值的依據，檔案管理的規范化能為今后檔案的使用提供方便，對單位的信息采集起到的巨大的作用，發揮出了檔案的最大貢獻。2檔案管理規范化的前提工作是公文制發公文經過轉化才演變為今天的檔案，所以在公文制發中一定要妥善處理好規范化的問題，為提高檔案的總體質量以及實施規范化的管理打下堅實的基礎。公文用紙的質量要符合標準，紙的尺寸、規格要統一規范。制發公文的簽發手續是否符合審批標準，公文的標題是否準確無誤，抄送單位和主送單位是否準確，其落款同公文是否相同。公文的使用文種要合理、格式也要規范，文中不能出現簡稱以及不規范的字，這樣做有利于標準化檢測手段的實施。公文上的字跡要清晰牢固，不僅是公文還是各種報表、記錄、批注，都不能使用容易褪色的筆，要保證字跡的清晰明了有利于長久保管。3檔案管理規范化的保證是提高檔案的質量通過很多的實踐證明了，影響檔案價值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷裝訂質量和立卷方法則成為影響檔案工作規范化的主要因素。所以在檔案管理規范化的工作中，首先要重視案卷裝訂方面的質量問題，其次重視解決立卷方法上的問題，這樣做有利于檔案的規范化管理。4檔案管理規范化的關鍵內容是“以我為主”的歸檔原則檔案管理規范化的任務就是實現檔案管理利用價值的最大程度，而實現這個目標的關鍵就在于“以我為主”的立卷歸檔工作?！耙晕覟橹鳌痹瓌t就是指文件以本單位形成的文件為主，這不僅是我國歸檔工作中堅持的一條原則同時也是有效推進檔案工作規范化的一條重要原則。它要求我們在執行《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎之上解決好以下三個問題：（1）在堅持執行“以我為主”原則的前提上，要維護全宗的完整性。（2）明確立卷歸檔中的重點以及合理的分工。要在《以我為主》的原則下明確立卷歸宗的重點方向，工作中要特別注意在內容形式上有很都相同點的文件，降低檔案管理中的重復率，整體提高檔案利用的效果。（3）要把握好文件立卷歸檔的時效性，對現行階段任務的可以進行立卷歸檔，但是對沒有完成的則不能立卷歸檔，否則就會造成檔案管理的混亂。三.檔案管理規范化的改革目標

科技不斷發展創新，檔案的管理技術逐步發展得更深層次。以前的傳統管理方式都是以人力資源來管理，最近的檔案管理根據用戶的需要在不斷提高，不僅在服務質量上有所改進，在不同層面也用不同方法進行嘗試。

我們分析檔案信息化管理的情況，檔案管理技術的大致發展趨向為：對檔案進行綜合化、分布式管理。要想實現綜合化、分布式的管理是需要對管理系統進行多樣的改造。在信息管理中，我們要不斷的做到一對多的完善工作，例如，可以用一臺計算機可以同時兼顧多臺計算機的檔案管理，這樣就可以有效的節省時間，而且會使工作的多臺計算機相互之間聯系起來，在檔案的管理系統中，我們可以利用web對系統進行檢測，同時，我們也要不斷的完善檔案的目錄，做到能夠“快”“準”的找到自己所需要的檔案。這樣做的好處既對管理者有利，又對查閱者有利，管理者可以減少很多不必要的麻煩，查閱者又可以通過系統和目錄很快的找到自己所需要的檔案，對工作效率會有顯著的提高。 四、檔案管理規范化措施1嚴格規范檔案管理日常工作單位可通過制定明確的規章制度，確定檔案工作人員的分工，職責及權限，使得檔案工作人員的日常工作的進行有條不紊。實行責任到人制度，促使工作人員之間相互敦促相互監督，讓消極懈怠不負責任的行為無處遁形。在制定一套明確合理的考核評估及獎勵處罰規定，以引導促進檔案日常管理工作規范高效，并緊跟時代的步伐，走向現代化的進程。2.從“利民”角度出發，拓寬服務渠道

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關鍵詞：高職院校；檔案管理；規范化

高職院校檔案管理脫胎于企業檔案管理，在對檔案管理工作進行完善過程中，更多地借鑒了其他高校成熟的檔案管理經驗。高職院校檔案管理的本土適應性差，契合高職院校的檔案管理規范與措施的缺失，使得高職院校檔案管理不能與院校建設相適應，造成檔案利用率低、學術成果不能更好地推廣，檔案資源未能更好地推動高職院校健康發展，反而成為其發展的阻力。要改變高職院校檔案管理現狀，首先要在思想認識層面端正對檔案管理的態度，充分地認識到檔案管理的重要性，其次在制度方面進行有效規范，使檔案管理規范化、體系化，最后在資源上進行傾斜，使檔案管理網絡化、信息化，使檔案資源的作用得以充分發揮。

一、高職院校檔案管理存在的問題

總結而言，高職院校檔案管理存在兩個突出問題，其一是對檔案管理重要性的認識不足，其二是對檔案資源利用率低下。首先，對檔案管理重要性的認識不足，使檔案管理工作長期處于學院管理的底層位置。高職院?，F階段將主要管理精力放在教學管理中，學科建設、學術研究、學生管理等工作是學院管理的重點，對待檔案管理的態度則是需要時查閱，不需要時無人關注。陳舊管理制度下的檔案管理，也不能發揮出檔案資源的價值，在學院建設中，對檔案管理的資源投入較少，管理人才滯后、管理設備落后等因素，嚴重制約檔案管理的正常發展。其次，對檔案資源的利用率低下?，F階段高職院校檔案管理中，檔案資源只是作為被查詢的資料，被動服務于高職院校建設，而檔案管理的目標，是檔案資源主動服務于高職院校建設。檔案資源的利用率低還表現在檔案資源的共享性差，區域內高職院校的檔案管理工作各自為政，導致檔案管理的重復建設，檔案資源不能共享，使得檔案資源的深層次價值不能更好地挖掘出來。

二、高職院校檔案管理規范化路徑

規范高職院校檔案管理，應從以下幾點做起：以制度為保障，以人員為基石，以技術為支撐，以服務為目的。

（一）以制度為保障

統一化、科學化的管理機制才能保證高職院校檔案管理工作的順利開展，才能實現檔案管理工作的標準化和規范化。高職院校應出臺針對檔案管理的規章制度，以此來強化檔案管理，使檔案管理真正成為高職院校管理的重要環節。高職院校檔案管理制度的出臺，要借鑒成熟院校檔案管理的先進經驗，并以自身特點作為基礎，對檔案管理中的各個環節進行規范，制定行之有效的檔案管理制度。

（二）以人員為基石

檔案管理工作的質量與工作人員的素質密切相關。現階段檔案管理工作未受重視，檔案管理工作人員也是魚龍混雜，普遍認為檔案管理工作所需要的專業性不高，因此擔任管理的人員多不是專業出身。另外，由于對檔案管理工作的認知誤區，使檔案管理工作待遇不高，難以留住專業人才，人員流失現象嚴重。如果要把檔案管理工作提升到一個新的臺階，就必須建立一支專業性強、有責任心、綜合素質高的隊伍。在吸收專業人才的同時，也要注重現有員工的知識更新，輪番進行技能培訓，使專業的管理團隊成為檔案管理工作全面提升的動力。

（三）以技術為支撐

高職院校應積極推行檔案管理信息化系統，使檔案的收集、整理、檢索更加高效。完善高職院校辦公自動化的建設，將文獻資料進行數字化處理，豐富檔案資源拓展檔案服務范圍。在檔案管理中，不僅要對傳統的管理模式進行優化，更要結合信息技術、網絡技術、大數據技術等，以技術手段提高檔案管理效率，提高檔案資源利用率。

（四）以服務為目的

傳統的檔案管理，更注重檔案的歸檔、保存，新時期的檔案管理，其目標是檔案資源價值的深層次挖掘。檔案管理要突破傳統觀念，檔案資源不僅是記錄歷史的憑證，更要成為建設高職院校的武器。

三、結語

綜上所述，高職院校檔案管理的規劃化，要從思想認識入手，以行之有效的制度規范檔案管理的各個流程，做好高職院校檔案管理工作，提高檔案管理部門的服務質量與服務意識，立足于檔案管理工作是服務于院校建設的基本點，進一步推動檔案管理的數字化建設，為高職院校的發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

［1］張艷．淺談高職檔案管理的創新與優化［J］．職業，2016（5）．

［2］殷志偉．如何做好高職院校檔案管理工作［J］．天津中德職業技術學院學報，2016（5）．

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（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）

摘要：評估檔案的規范化管理是高校評估工作的重要組成部分，也是促進高校教學水平提高的重要方式.學校的精品課評估、實驗室評估等評估工作都可以通過查閱檔案得到及時的信息反饋，為高校評估工作帶來了極大的方便，因此規范高校評估檔案的管理一直都是教育界的重要研究課題.本文結合高校評估檔案管理的重要地位，分析教學評估中檔案管理存在的缺陷，提出高校評估檔案規范化管理的優化措施.

關鍵詞 ：高校評估；檔案管理；規范化

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0197-02

在高校開展教學評估不僅是政府職能部門管理方式上的創新，也是對高校辦學進行規范管理的要求[1].因此為了更好的發揮評估檔案管理在教學評估中的重要作用，提高高校評估工作的效率，促進評估過程的可靠性，需要高校轉變已有的檔案觀念以及管理制度，加強檔案管理的規范化建設.

1 高校評估檔案及其范圍

1.1 上級機關的評估文件

這里所指的上級主要是國家教育部以及省（自治區）教育廳，其評估文件則是指有關教學評估的政策性方針，以及對評估工作的批復和正式的評估結論，上級領導來校視察過程中的講話、會議資料也屬于上級機關評估文件的范疇.除此之外，校外的有關評估專家所形成的正式的錄音錄像等材料也可以被納入此行列.

1.2 評估專家組形成的指導文件

專家聽課，對教學環境、教學設備的實地考察，師生會議記錄以及課堂抽查過程中所形成的記錄材料都屬于專家組的評估指導文件，專家組根據這些記錄材料可以對評估結果形成初步的反饋意見，供上級機關參考[2].

1.3 本校有關評估工作的文件資料

本校的教學工作計劃、季度總結、請示建議、各種會議材料以及本校的自評總結等資料都屬于本校評估工作中的文件.本校根據評估工作制定的一系列規章制度以及關于評估工作的計劃和經費支出等，也屬于本校的評估文件.

1.4 評估后有關教學整改的材料

高校在評估結束之后，要根據上級的工作指示和教育專家的意見進行為期一年的整改工作，整改是評估工作結束之后的重要環節，是深化教育體制改革的重要手段.高校評估的最終目的是為了提高高校的辦學水平與教學質量，因此廣大高校要對不符合評估標準的事項進行及時的整改，整改過程中所形成的整改方案需要向教育部評估中心報送，所以有關整改方案的評估材料也是評估檔案的重要組成部分[3].

2 高校評估檔案規范化管理的重要地位

我國高校普遍實行本科教學水平評估制度，這也是繼“211工程”之后教育領域的又一次重大教育改革.在高校開展教學評估不僅有利于進一步明確教學理念，更有利于深化教育體制改革，保證人才培養的質量，提升高校的辦學水平和社會地位[4].因此高校評估作為一項重要的實踐活動，需要不斷向著規范化的方向發展，廣大高校也要將這一過程中所產生的文件資料及時的轉化為檔案，因此加強高校評估檔案的規范化整理可以有效的促進教學評估工作的順利開展.

2.1 保證評估工作的連續性

高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經常性的工作，不能使高校因為一次評估結果符合要求標準就放松教學管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優秀的高校奮起直追，努力改變現有的教學情況，興利除弊，為下一次的教學評估做準備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續性，起到承上啟下的重要作用.

2.2 豐富高校檔案內容

高校評估作為一項嶄新的激勵機制，可以極大的促進我國高等教育的快速發展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現有檔案的內容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內容，促進了高校檔案事業的進一步發展[5].

2.3 提升高校的管理水平

高校評估檔案可以為高校的長期發展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標準和嚴格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經驗和失敗的教訓，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質量的全面提升具有重要的意義.

2.4 提高學校的社會影響力

只有提高檔案管理的規范化水平，才能對檔案資源進行充分的利用.教學檔案管理中有關專業、課堂設置等方面的資料可以為教學改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強學校與社會的聯系，因此只有保證檔案管理質量，才能為學校與外界的聯系及時提供有效的教學信息，提高學校的社會影響力和聲譽[6].

3 高校評估檔案管理的現狀

3.1 沒有對評估資料進行全面收集

評估檔案是對評估資料的歸納統一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進行科學系統的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學校對領導視察的講話和評估專家的訪談也沒有進行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.

3.2 對評估檔案沒有進行統一管理

評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現實投入卻忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認為評估結果出來了評估工作就結束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務處、財務處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進行分別管理，失去了檔案資料之間的聯系和溝通，嚴重影響了評估檔案的有效利用.

3.3 評估檔案歸檔之前沒有進行科學鑒定

在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統一的鑒定標準與明確的歸檔范圍，就很難及時發現有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應該進行科學系統的劃分和鑒定，去偽存真，實現評估檔案的科學管理和有效利用.

3.4 缺乏評估檔案的專業管理人員

高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現職工作人員，導致評估檔案管理工作因為缺乏專業管理而無法有序的開展[7].

4 實現高校評估檔案管理規范化的措施

4.1 增強評估檔案規范化管理的意識

對檔案規范化管理意識的缺乏是導致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學校教學水平和管理水平的重要參考，因此為了發揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統的管理觀念，提高自身的服務創新意識，合理的制定評估檔案規范化管理的各項制度，保證學校各部門之間的協同合作，形成全員參與的良好局面，實現評估檔案管理的規范化和科學化.

4.2 以教學評估檔案管理為基礎

教學評估是高校評估工作的重要內容，因此學校各部門要切實的以教學評估為基礎，不斷優化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學評估能夠及時發現檔案管理中存在的缺陷，是衡量學校教學質量和檔案管理水平的重要標準，因此要加強對教學評估檔案的審查和監督.有些高校管理不到位，沒有嚴格落實崗位責任制，歸檔機制也不健全，最終導致了重復歸檔和漏檔現象的發生.針對這個問題，需要建立統一的院系檔案，明確各院系的管理職責，加強管理人員的教育培訓，提高實踐技能，為日后評估檔案的規范化管理奠定良好的基礎[8].

4.3 健全評估檔案管理制度

評估檔案規范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學有效的管理方法和措施來實現評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學的分類機制，按照評估檔案的專題性質進行合理劃分，對各類評估材料進行科學的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學校的有關檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.

4.4 提高評估檔案信息化管理的水平

信息技術的迅猛發展使其在各行業領域都有了廣泛的應用，因此評估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢.高校評估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統的網絡建設，因此要不斷加大評估檔案的網絡化建設力度，確保檔案信息在網絡環境下的共享和保存.評估檔案管理系統首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對檔案信息進行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過網絡信息技術實現對檔案管理的動態監督和審查，及時發現存在的問題，保證網絡環境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質量.

結語

高校評估檔案對高校的教學、科研、黨政管理等各項活動都具有非常重要的作用，它不僅能夠完整的記錄學校的發展軌跡與歷史沿革，還能衡量高校的管理水平，因此要切實做好評估檔案的管理工作.為了提高評估檔案的管理水平，需要增強管理人員的管理意識，加強專業技能的教育和培訓，建立健全評估檔案管理制度，提高評估檔案信息化管理的水平，不斷完善高校評估檔案的管理，使評估檔案管理向著規范化的方向發展.

參考文獻：

〔1〕邱亞新.關于高校評估檔案管理規范化的思考[J].黑龍江科技信息,2012（02）:151.

〔2〕劉長杰.高校評估檔案管理規范化的探索[J].辦公室業務,2012（07）:14-15.

〔3〕何艷平.高校評估檔案規范化管理的建議[J].湖南廣播電視大學學報,2012（03）:81-83.

〔4〕劉廿.淺談高校評估檔案的形成與管理模式[J].勞動保障世界(理論版),2013（09）:127.

〔5〕韓媛媛.高校評估中教學檔案及其管理的重要性[J].石家莊職業技術學院學報,2011（02）:18-19.

〔6〕藍菊.淺析民辦高校評估檔案與普通檔案的管理與異同[J].南昌教育學院學報,2011（08）:61+63.

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關鍵詞：獨立學院 檔案管理 規范化

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）10（c）-0130-02

獨立學院是近10多年來中國高等教育辦學體制改革創新的重要成果，是國家為擴大高等教育資源，按照全新的機制和模式創辦的本科學院。截至2015年上半年，教育部批準的獨立學院共有275所。這種全新的辦學方式給獨立學院的檔案管理工作也帶來了前所未有的挑戰。辦學初期，獨立學院是作為母體學院的二級學院存在，因此其檔案放在一起進行管理，隨著教育體制的不斷深入，獨立學院正逐步脫離母體院校，獨立運行。因此，其檔案工作也就不能再雞鴨同籠管理。成立自己的檔案管理機構，加強檔案規范化管理，對于獨立學院正常業務的開展具有重要的作用。

1 獨立學院檔案規范化建設的意義

獨立學院進行規范化檔案管理有助于教學任務的順利開展。首先，檔案管理工作的有效開展，與教學、教務人員以及一些日常事務的開展有著重要的聯系，教學工作的開展，都是通過檔案管理來實現，其記錄的真實性對學校正常業務的開展具有重要的作用。其次，檔案信息化在對學校的各項工作進行真實的記錄以外，還是檔案信息的重要資源之一，學?？梢酝ㄟ^這些檔案為教師和學生提供信息服務，一方面開展檔案規范化管理是為了獨立學院自身的發展；另一方面也是學校接受水平評估及專業評估的檢查依據；其次，由于獨立學院剛脫離母體進行管理，在檔案管理工作上還屬于剛剛起步的階段，管理機制不夠健全，檔案管理人員專業水平也不是很高，只有加強獨立學院檔案管理的規范化建設，才能更好地保障學校教學任務的有效開展。

2 獨立學院檔案管理存在的主要問題

獨立學院在辦學之初，是作為母體學院下面的一個二級學院進行管理，所有的檔案管理工作都是放在整個母體學校中統一進行管理的。隨著教育體制的不斷發展，獨立院校逐步從母體學校中分離出來，在檔案管理方面獨立出來的時間也很短，其自身的設施不夠完善，在開展檔案管理工作時面臨著很多的困難。其主要存在的問題有以下幾點。

2.1 意識問題

由于原來獨立學院的發展都是依托于母校進行的，在管理方式上有著很強的依賴性，由于其分離的時間比較短，多以在檔案管理的意識上還是十分淡薄，不但在教師隊伍中的意識淡薄，學校的管理者也不是十分注意對檔案的管理，這就使得學校整體上對管理工作不夠重視，再加上一些基礎設施不夠完善，缺乏對檔案工作系統的管理。

2.2 制度問題

獨立學院原有的管理方式是依托于母校發展的，所以在管理制度上都是與母校一致的，其自身沒有明確的管理方案，所以在獨立發展以后，一些規章制度并不是十分健全，對一些工作的劃分也不是十分明確，而且很多檔案材料都存在著丟失的現象，在檢查時都是應付了事，嚴重影響工作的正常開展，在對檔案資料進行收集的過程中存在很大的隨意性，名有明確的制度來進行規定，給教學任務的開展帶來很大的障礙。

2.3 管理問題

獨立學院的開展時間較短，沒有一套完整的管理制度，使得檔案管理工作難以正常開展，其主要表現為以下幾方面：檔案管理制度不夠健全，原有的管理制度都是與母校一致的，并不適合獨立學院業務的開展，所以很多規章制度都存在部分的情況；檔案管理的工作人員意識薄弱，工作人員沒有認識到檔案管理的重要作用，而且對于檔案的管理水平也比較低，基本上都是屬于應付了事的情況；而且檔案管理工作與實際工作脫節，嚴重阻礙了正常教學任務的開展。

2.4 經費問題

原有的獨立學院管理經費都是與母校共同使用的，在進行獨立運作后，其經費上的力度非常有限，重心都投放在教學上，檔案管理上的投入非常少，很多管理設備已經老化，難以適應正常工作的開展，甚至很多管理人員還是用手工的方式對檔案進行管理，利用信息化技術進行管理的時候非常少，由于資金支持的不到位，學校也很少為管理人員提供學習培訓的機會，在業務管理水平上也存在嚴重落后的局面。因此在獨立學院開展檔案規范化管理上，經費問題是最重要的制約因素。

3 規范獨立學院檔案管理工作的措施

針對獨立學院在檔案管理中存在的問題，必須采取有效的措施加以解決，加強對檔案管理工作的重視程度，這樣才能提高其檔案管理水平，更好地服務教學。具體可以從以下幾方面做起。

3.1 依法治檔，建立健全規章制度

獨立學院在開展檔案管理工作時，要根據國家的相關法律規定進行，近幾年針對獨立學院的發展，我國頒布了很多的法律法規，所以學院在開展工作時，要依據國家的法律法規進行，把學校的正常工作開展納入到檔案管理的工作中去，以便更好地促進檔案管理工作的有效開展。

3.2 完善組織機構

獨立學院的發展時間較短，所以在很多管理機構上還不是十分健全，要想有效的開展檔案管理工作，首先就要建立專業的組織機構，做好責任劃分，把檔案管理工作的各個環節落實到實處，通過相應的監督機制對其工作的管理水平進行探討，把管理人員、技術人員、監督人員分開來管理，以保證檔案管理工作的有效開展。

3.3 加強檔案人才的培養

獨立學院的很多檔案管理人員責任心不是很強，多以要想保證管理工作的有效進行，必須要加強對工作人員的培訓，使其認識到檔案管理工作的重要作用，通過組織其進行學習培訓，使其掌握先進的檔案管理方法，借鑒其他學校先進的管理方法，針對該學校的實際工作開展，制定自己的檔案管理方法，使其可以更好地為學校的業務開展服務。

3.4 開展形式豐富的培訓活動，提升檔案人員素質

開展各種形式的活動，調動廣大檔案人員的積極性，促進檔案隊伍上臺階。不定期對人員進行檔案管理技術的培訓，更要對人員進行二次培訓，以加強檔案管理策略的有效程度。每學年舉辦檔案工作評比活動，組織對學校各部門檔案工作進行檢查、評比。最大限度調動檔案人員工作的熱情和積極性。

3.5 大力提升獨立學院檔案管理信息化水平

現代高校檔案管理已逐漸進入了信息化時代，作為高校檔案建設和管理基礎的獨立學院，也要與時俱進，適應新時代學校、學院建設和發展的要求，實現獨立學院檔案管理工作現代化。傳統、粗獷式獨立學院檔案管理模式已不能適應高校改革深入的需要。只有運用現代信息技術，積極推行教學檔案的網絡化管理，建立教學檔案信息平臺，利用網絡對教學檔案進行收集、整理，以全新的工作方式及時、準確、全面地為廣大師生提供全方位、高層次、多角度的服務，才能對獨立學院優化人才培養、促進教育事業發展和提高辦學質量起到積極的推動作用，使獨立學院檔案管理工作逐漸步入正規化和現代化的軌道。

4 結語

通過對獨立學院的檔案管理工作介紹可知，獨立學院作為異軍突起的新生事物，在發展的過程中還存在著不少問題，尤其是將高等教育作為產業來經營的辦學模式，往往只顧及眼前利益，而忽視將檔案工作作為一項長期目標進行建設。因此，獨立學院檔案管理規范化是新時期檔案管理工作的明確要求。在當前新形勢下，首先需要加快觀念的改變，盡快擺脫依賴母體院校的管理理念，完善管理制度，加強基礎建設，有效發揮檔案的功能性，推動檔案管理工作逐漸向著規范化、標準化的道路發展。

參考文獻

[1] 楊宏.高校檔案的現代化管理[J].機電兵船檔案，2006（5）：15-36.

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【關鍵詞】 文件 文檔 一體化

Abstract : Based on the theory of life cycle, the paper analyzes the document integrations and documents center. It points out the necessity and feasibility to establish and reform the integration of filing documents center in China.

1.文檔一體化的必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理,而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們,文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點,各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時保存階段文件尤為特殊,這一階段的文件要經受時間的考驗,有的可能沒有價值可以銷毀,有的一段時間內有價值然后再銷毀,有的具有永久保存價值將來還需要進館保存。因此,需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據,在理論上是成立的。在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端,造成大量失控的、具有重要價值的賬外文件。檔案部門由此館藏質量降低,進而導致不能很好的發揮參考服務作用,導致檔案部門信息服務功能降低,也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展,文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

我國檔案工作在集中統一管理原則指導下,在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構,構成一個嚴密完整的組織體系文件,也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程,也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為,這并不排斥文件中心在我國建立推廣,只要注意文件中心的適用范圍后詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的,文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節,在搞好硬件建設的同時,做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務,具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此,我們要強化系統思維意識,樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想,在實際工作中,把住文書處理工作規范化、標準化的入口關,做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

2.從公文制發規范化抓起

公文是檔案的前身,檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣,不僅僅決定公文本身的質量,同時,也影響日后檔案的質量,決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此,我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題,以提高檔案實體質量,為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好,幅面尺寸規格要統一、規范、標準,符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排,左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續,是否符合審批權限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位準不準,落款是否與公文一致,有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文,繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理,擬制格式要規范,行文不要濫用簡稱和使用不規范的字,以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

3.嚴格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進檔案工作規范化、標準化,乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現行文件階段任務的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點,在實際工作中要注意區分文件與資料,特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內,保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

4.提高案卷質量

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一、新常態下干部保健檔案管理存在的不足

提高管理工作水平，實現干部保健檔案管理規范化具有重要作用。但一些檔案管理工作人員責任心不強，沒有嚴格遵循規范要求，制約管理水平提升，存在的不足表現在以下幾點：

（一）認識不足，管理規范化水平低。一些單位將工作重心放在其他方面，忽視干部保健檔案管理工作，思想認識存在不足，未能全面采取有效措施提高檔案管理水平。又如，檔案管理人員缺乏全面培訓，制約工作水平提升，未能掌握檔案管理的綜合技能。或者對檔案資料收集不全面，忽視加強整理和歸檔，也沒有嚴格按要求進行編號，影響服務水平提升。再加上管理過程中對規章制度的執行力度不夠，檔案管理人員沒有嚴格落實責任心，管理水平偏低，難以有效提升檔案管理規范化水平。

（二）干部保健檔案材料制作不健全。提升干部保健檔案管理規范化水平，離不開資金投入和基礎設施建設，但在新常態下，很多單位對該問題不重視，對管理工作中所需要的資金、硬件和軟件設施的投入存在不足，忽視信息技術、掃描儀的利用，制約檔案管理信息化水平的提高。再加上一些檔案管理人員不注重對信息技術的學習，未能掌握數據庫建設和使用技術，影響檔案材料制作技能提高，導致不能有效適應干部保健檔案管理新情況和新趨勢的需要，難以有效提升檔案管理水平。

（三）干部保健檔案基礎設施不完善。新常態下，信息技術逐步被廣泛應用到干部保健檔案管理活動當中。但目前該項工作存在缺陷，一些單位在這方面的資金投入不足，相應的軟件和硬件設施投入較少。再加上檔案數字化管理技能缺乏，基礎設施投入不足，不利于提升檔案管理工作效率。

二、新常態下干部保健檔案管理規范化的路徑和方法

為彌補實際工作的不足，促進檔案管理水平提高，推動管理工作的規范化進程，可以采取以下改進措施：

（一）革新思想觀念，推動干部保健檔案管理規范化進程。干部保健檔案管理人員應該革新思想觀念，創新檔案管理理念，根據新常態和新需要，創新管理方式，有效提升檔案管理規范化進程。同時還要革新管理理念，全面收集檔案管理信息資料，做好編號工作，及時進行歸檔和整理，嚴格遵循和落實檔案管理規章制度，提升檔案管理規范化水平，為各項活動有效開展創造條件。

（二）嚴格按規范要求制作干部保健檔案材料。以提升管理規范化水平為目標，注重信息技術應用，做好檔案資料掃描工作，推動檔案數字化進程。在資料整理和歸檔中，應該創新思想觀念，嚴格遵循技術規范要求，推動管理方式創新發展。做好整理和編號工作，及時歸檔和管理，方便檔案信息資料查詢，為有效適應干部保健檔案創造便利。注重加大資金投入，重視掃描儀和信息技術利用，有效提升檔案管理工作效率。

（三）構建健全完善的干部保健檔案管理制度。以提升檔案管理規范化水平為目標，健全完善管理制度，推動管理工作制度化和規范化進程。例如，落實管理責任制，明確檔案管理人員職責，讓他們嚴格遵循技術規范要求創新管理方式，提升管理工作效率。建立獎懲激勵機制，激發工作人員熱情，讓他們嚴格遵循要求提升管理工作水平，有效提升管理工作技能，增強工作主動性。此外，管理制度還要落實于干部保健檔案管理全過程，激發管理人員熱情，對管理活動的每個流程都進行有效管理，推動管理工作規范化和制度化。

（四）加強干部保健檔案基礎設施建設。結合管理規范化和干部保健檔案利用的實際需要，增加資金投入，加強基礎設施建設，推動管理活動有效進行。要健全完善管理制度措施，根據檔案管理需要加強基礎設施建設，從而為各項活動開展創造便利。引進和更新掃描儀、計算機等先進設備，構建并注重數據庫的管理與維護，注重檔案信息編號工作，方便檔案資料查詢，也為有效使用檔案資料創造便利。

（五）提升干部保健檔案管理人員素質。引進專業技能強，基礎扎實，責任心強的干部保健檔案管理人員，不斷充實管理隊伍。構建完善的管理培訓制度，加強檔案管理人員培訓，促進他們綜合技能的提升，讓檔案管理人員更好適應管理工作需要，努力提升干部保健檔案管理規范化水平。

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企業檔案是指企業在各項生產經營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和（包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、安全衛生和黨、政、工、團工作等各方面的資料）。著名企管專家譚小芳老師表示，一個沒有檔案的企業就像一個沒有歷史的國度，沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業如何積累自己企業的歷史、完善和總結企業的成功經驗，一定是個難題。大量事實證明，檔案在企業管理中起著不可忽視的作用:它準確地反映了企業的成長歷程；能防患企業商業秘密外泄；是決策制訂的參謀和幫手；是企業文化的活標本；是企業對外宣傳的資料庫；是員工成長的珍貴史料；是有力的法律武器。

2.標準化體系生產管理與企業檔案管理之間的關系

規范化的檔案管理是實行企業標準化體系生產管理的基礎，標準化體系的生產管理是企業檔案管理規范化的前提條件。企業的日常生產管理體系越標準、越規范，它形成的各項記錄資料就越真實有效；而它作為企業檔案內容的信息來源也就更完善更有說明力，檔案管理工作做起來也更科學更合理。反之，檔案管理工作又是企業實行標準化體系生產管理的重要保證；檔案資料作為企業各項活動的歷史積累和真實記憶，科學、合理、規范的檔案管理能快速、準確、及時地為企業的日常生產管理提供有力的憑據和參考價值，必要時還能起到指導作用。因此，規范化的企業檔案管理與標準化體系生產管理之間是相輔相成、相互促進、辯證統一的。離開科學、合理、規范化的檔案管理，企業的標準化生產管理就無據可依，無憑可證。而離開了標準化體系的生產管理，所謂的規范化檔案管理也就成了無本之木，無源之水。

3.標準化生產管理及規范化檔案管理的初步實踐

3.1生產記錄表格的規范針對企業當前生產管理現場各類記錄表格雜亂無章的現象，筆者因持有標準化體系內審員資格證書且具有多年內審及基層技術管理經驗，有幸被領導委以重任——在一個月內將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優化。在此工作過程中，筆者發現本公司雖然也推行標準化質量、環境體系，但是卻沒有真正落到實處，導致各個部門各自為政，同是一份“異常處理單”，三個部門就使用了三個不同版本的表格，更有甚者，同一部門使用的“xx生產統計表”現用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達到格式統一，筆者嚴格參照標準化體系程序文件及作業文件的具體要求，在與各個部門負責人協商、取得一致的基礎上，以方便于生產管理為原則，對內容與生產脫節、多余的表格加以刪除，對內容表述不詳的表格加以完善，并將其按標準要求一一編號，并盡量做到一表多用，以減少版面印刷費且方便管理，僅直接使用于生產管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標準化格式的表格后，生產管理現場已然規范了許多。當然，生產管理的標準化不僅是記錄表格的規范，還包括產品生產、質量保證、質量控制、質量檢驗、質量監督等全過程制定并嚴格貫徹一系列相關標準，才能有效地保證產品質量的穩定和提高?？梢?，全面推行規范的標準化體系的生產管理刻不容緩。3.2“高起點、高要求、高標準”三高檔案室的建立筆者所在的企業為一家新能源公司，因歷史遺留問題，加之領導層更換交迭，企業至2011年11月前都沒有建立檔案庫，許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發現已無蹤影（譬如大型設備出了故障，連一本說明書及操作手冊都找尋不著，令維修人員無從下手，只得請廠家派技術人員前來維修），造成了許多不必要的浪費；整個公司辦公區隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領導痛心之余，決定以本公司為“檔案管理”的新試點成立檔案室，而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室，同時還配置了專用電腦、打印/復印一體機、掃描儀、碎紙機等一系列檔案管理的專用設備。軟件方面：對檔案室提出了“高起點、高要求、高標準”的三高標準，并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因為有著豐富的檔案管理經驗而“臨危受命”，在查閱了大量相關技術資料的前提下，又走訪了某“人才市場檔案館”，學習其先進的檔案管理經驗，隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標準》、《檔案室管理制度》等一系列建設性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查（借）閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底，便已成功接收科技檔案共計506冊；文書檔案共計1969冊；銷售檔案共計573份；財務檔案共計249冊；人事檔案共計1437份；行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實行“檔案借閱”制度以來，已先后為工程、研發、財務、人資、生產等提供了上百人次的檔案借閱工作，對各類生產管理提供了極為重要的參考資源。本企業檔案室在短短一年的時間內就充分發揮出了其檔案管理的重要作用，由此看來，企業檔案作為繼承、保護與開發事業，對企業科技的發展占有舉足輕重的地位。因此，檔案管理的規范化是企業檔案事業發展的必然要求。

4.全面推行標準化體系生產管理，實現企業檔案管理的規范化

筆者從事了多年的基層技術管理工作，對制造型企業的生產流程、國際標準化體系的生產管理，規范、現代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業要發展、要壯大，除了要有過硬的技術攻堅力量、雄厚的經濟實力外，實行規范、標準化體系的企業管理是企業取得成功的法寶，而生產管理和檔案管理既是企業管理不可分割的組成部分，又是企業賴以生存的基石。因此，全面推行標準化體系的生產管理，實現企業檔案管理的規范化刻不容緩。要想最終達成這一目標，可以從如下幾個方面著手：（1）公司高層領導者應本著高度重視企業標準化體系的生產管理和規范化的檔案管理工作為立場，在取得現有成果的基礎上，進一步賦予標準化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權力，并制定相關激勵機制，把標準化體系的生產管理和規范化的檔案管理工作放在人才隊伍建設的高度上來，提高相關人員的工作積極性，以便形成一股后進之力，推動標準化生產管理和規范化檔案管理的進程。（2）企業標準化工作是一項重要的基礎管理工作，它既是長期工作，也是日常工作。因此，領導者應更新觀念，將標準化體系執行人員從兼職的狀態中脫離出來，以便加大對全員標準化體系知識的培訓宣傳力度，使全體員工切實理解企業推進標準化體系生產管理的方向和決心。同時，企業標準化體系執行人員要將標準化體系生產管理的概念具體化、書面化、格式化，讓每個員工觸手可及、觸目可望，并對企業標準體系的實施進行認真的策劃，對實施的結果進行檢驗、分析和改進，通過評審采取有效的措施，推動企業標準化體系的持續改進，真正做到生產現場的標準化管理。（3）企業的檔案資料是保證企業可持續發展的重要保障，檔案管理又是企業整體管理體系的重要組成部分。企業應注重抓好檔案管理人員的業務技能培訓，更新觀念，力求創新，不斷提高檔案管理人員的業務素質和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應密切配合，進一步加強規范化管理的檢查指導，以此帶動整個企業對檔案工作的認識，真正把檔案管理工作作為基礎性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進，除認真按國家《檔案法》及已制訂的有關檔案管理的各項規章制度進行程序化操作外，還必須認真學習文化知識和計算機信息技術，適時實現計算機智能化、網絡化管理，將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體，促進公司檔案管理工作的標準化、規范化、科學化管理，以便提高檔案工作效率，更好地為公司的發展提供全面、高效、優質的服務。（4）管理層適時監督、各部門負責人積極配合，做好標準化體系生產管理及規范化企業檔案管理的反饋工作。標準化體系執行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產管理的反饋信息進行處理，以便不斷加以修正。

5.結束語

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關鍵詞：電力；檔案；管理；規范化；措施

電力基建工程是我國經濟發展的基礎設施，只有保證電力基建工程的完善，人們生活、辦公及工業用電才能得到保障，經濟發展也才能有望。電力基建工程事關每個細節，但是最基礎最重要的還是針對電力基建工程的檔案管理，因為從施工開始采用的管理模式、圖紙、施工類型、文字資料等等都是非常重要的，稍有不慎就會影響整個工程的建設。并且檔案管理有助于工程完工后的后期跟進。所以，檔案管理信息是否正確是我們開展下一步工作的基本保障。我們應該加強檔案管理建設，對施工人員資料，施工周期，施工過程、施工方案等這些檔案都應該加強管理，對其實行規范化管理和分類處理管理。

一、檔案管理中存在的問題

1.檔案管理過于凌亂

檔案管理是具有法律效力的，因此對電力基建工程的規范化管理主要是為了更好的保障施工企業和合作方兩者雙向的利益保證。但是，目前由于我國電力方面的技術還是有所欠缺，并且大部分的工程建設量都較大，很多檔案從開始到結束都有一定的時間間隔。因此，這些資料往往也會經過多人保管。這樣一來，檔案就會出現損壞，丟失，信息更改等多方面的問題。而且由于工程浩大，每個施工階段都會不一樣，這樣一來對于紙質需要記錄的檔案，所登記的信息就會與實際施工進度有所區別。很多相關的紙質檔案信息就會失去法律效力，施工者和合作方的合法利益也會受到相應的影響。

2.檔案信息不夠全面、規范

電力基建工程建設是一項比較復雜的工程，里面涉及的內容非常多范圍也非常廣。如果對這些檔案信息沒有進行重點的排序，那么登記的信息就會比較復雜，也沒有實際意義。但是，我國往往對電力基建工程信息這塊沒有進行具體的審核，登記的信息也會往往成為無效信息，這樣就會失去相應的法律效力，導致企業處于不利地位。而且我國很大部分企業對檔案信息都沒有實行統一、規范的登記方式，這樣就會導致信息登記千姿百態。管理上也會變得非常混亂。

3.檔案管理制度不夠健全

目前，我國對檔案管理方面沒有足夠重視。相關的檔案管理制度也沒有出臺。這樣一來，整體企業都會對檔案管理放松警惕，企業對檔案管理的不重視，很多實質性、具有法律效力的資料也不會得到完善。員工對整個檔案管理都會敷衍了事。沒有相應的管理制度進行制約，電力基建工程檔案的規范化管理也很難得到落實。其次，由于國家對這方面缺乏重視，相應的檔案管理監督機構也就不夠完善、公正。因此，檔案管理的后期管理就無法得到保障。由于整體行業對檔案管理都缺乏重視。導致在實際工作中，人們對電力基建工程檔案信息的后期跟進就會出現誤差，信息遺漏、破損、信息初期檔案不完善而拖延工程進度等一系列問題也會頻頻發生。此外，相關的檔案管理部門沒有出臺相關的管理政策，成立相應的管理部門進行管理，監督不到位，沒有及時進行核對、矯正。就會造成信息與實際施工不符合。信息資料存在誤差，對電力基建工程的資金及工程施工的審批都是具有重大影響的，耽誤施工進度，施工期限及施工質量都會受到威脅。

二、檔案管理規范化的背景

檔案管理信息的存檔，是我國對施工企業及工程質量、責任主體的一份保障。1.對施工企業施工企業進行施工，必須經過相關部門的審批文件批準才可以進行施工，在這個工程中，我們就需要準備相應的材料，而這些材料信息是否正確、是否符合相關法律制度的要求都會影響審批進度的。并且，在施工完成后，企業還需要對該工程的安全、質量進行后期跟進，而之前的檔案信息是我們確保施工質量的一切來源。并且如果真的出現問題，所有的檔案信息都會影響施工企業所需要承擔的法律責任。2.對法律效力檔案管理所有的內容一經登記都是具有法律效力的，如果檔案登記信息有誤的話，檔案的內容還是具有相關的法律效力，但是某個方面來講，這對企業是及其不利的。

三、針對檔案管理規范化的相關措施

1.對檔案管理實行系統化、規范化

檔案管理過于混亂的話，一定程度上對檔案管理的完整性是不利的。針對這個問題，我覺得我們應該對檔案管理實行系統化和規范化的管理。我們每個企業應該根據國家的相關政策以及結合每個企業的實際情況制定一份快速、有效、系統的管理模式；其次，我們應該單獨成立一個相關部門專門針對檔案進行管理。只有不斷完善相關的檔案管理模式，我們才能不斷找出問題，檔案丟失、破損的現象也會相應減少。檔案系統的規范化管理對施工進度及施工質量都會帶來有利影響的。

2.檔案管理模式落實到位

在制定出一套系統化、規范化的管理模式后，我們應該結合實際情況，將其真正落實到實處。首先，針對檔案管理的前期管理，在施工開始前期，我們會涉及到施工企業的前期投標資料審批等檔案的管理，針對這些檔案信息進行搜集核對，并把該工程的相關資料進行單獨存放，裝訂成冊。

3.完善檔案信息及登記方式

檔案信息登記內容是否抓住要點，對企業的企業效率保障是非常重要的。在實際管理中，我們應該根據國家相關的法律法規，對相關的檔案信息內容進行篩選，整理。檔案信息一般都是對涉及企業利益的一些關鍵因素進行存檔。因此，我們存檔錄入的信息應該保證是重要的，正確、準確的。還有由于管理檔案的人員不同，每個人登記的檔案信息也會存在差異，這樣以來，對于檔案信息的存檔就會很混亂。因此，我們對檔案信息內容和檔案信息登記方式實行統一化要求。這樣以來，無論是誰盡心管理，所有相同類型的檔案信息都是一樣的。那么檔案放錯、放漏的可能性就會大大減小。此外，由于電力基建工程施工的特殊性，我們還應該組織相關檔案管理人員對每個工程的相關信息進行跟進，核對。以防止信息出現錯誤。

4.建立健全檔案管理監督制度

檔案管理制度是檔案管理信息、檔案管理模式有效進行的關鍵點。只有建立健全檔案管理制度，讓檔案管理有保障，我們才能對檔案管理真正做到規范化、全面化管理。電力基建工程一般工作周期都比較長，如果檔案信息登記以后，沒有專門的人負責管理的話，那么前期工作都等于零。檔案管理問題同樣無法得到有效解決。因此，加強檔案管理的機構建設是非常有必要的。在檔案管理過程中，我們應該增加人手、增加資源，對檔案管理方面做到足夠重視。并且設立制定專門的相關管理制度，每個企業可以在遵守制度的情況下結合實際情況靈活管理。讓檔案管理者做到有章可行。在制度完善中，我們還可以設立專門的檔案管理機構，針對每個工程每個企業進行分類式管理，這樣管理起來也會相對容易。其次，我們可以針對檔案管理設立一個單獨的監督機構，針對檔案管理內容，定期、定點、定時的進行檢查；及時指出存在的問題，及時更改。這樣做無論是對后期管理還是企業信息的真實性及企業利益都是有一定保障的。加強信息監督的時效性，嚴格把控檔案管理的每個環節，定期對檔案管理人員進行相關培訓，增加檔案管理人員的使命感、責任感。最后，我們還應該對檔案管理程序進行具體化、程序化的落實，每個環節都及時跟進，這樣一來，檔案管理中對于檔案管理漏洞等一系列問題就會得到有效保障。

5.加強培訓，提升檔案管理員素質

雖然在檔案管理中，外界硬性條件非常重要。但是工作人員的自身素質也是特別重要的。因此，在檔案管理工作中，相關部門應該定期對檔案管理工作人員組織培訓，定期考評和篩選。確保檔案管理人員的工作狀態及責任感。只有不斷提高檔案管理人員的自身素質，才能從根本上解決檔案管理中的問題。

四、結束語

針對以上探討，我們可以清楚了解到檔案管理規范化對我國電力基建工程事業建設的重要性。因此，相關部門應該相互合作，齊心協力。完善檔案管理的相關政策，建立健全相關管理制度，為我國檔案管理規范化建設提高有力的后勤保障。加強對電力基建工程檔案規范化管理的重視，提升工程完工效率，確保工程施工質量。為我國電力基建事業保駕護航。

參考文獻

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[3]梁淼云.數字時代電力基建工程檔案管理與信息化問題的探析[J].工程技術：文摘版,2016.15(11):00121-00121

篇9

[關鍵詞] 檔案管理 信息化 規范化

地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、成果地質資料及信息載體,是地質工作不可缺少的重要基礎資料。它充分反映了我省礦產的發現過程、勘查規律、取得的成就、經驗教訓及地質工作的全貌,是現在和今后地質工作的重要參考。我省的地質檔案資料經過幾代地質檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實踐,管理水平尤其是檔案管理的規范程度大大提高。

1 加強領導,增強檔案管理意識

領導重視是關鍵。任何一項工作如果領導不重視、不支持,許多具體的工作都會困難重重。地質檔案管理工作更是離不開領導的關心和重視,領導對檔案工作的概念、態度,對地質工作的發展是十分重要的。領導的檔案管理意識及對檔案的重視程度,決定著他們對檔案工作的態度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強檔案管理意識,愛崗敬業搞好服務,充分發揮地質檔案資料在科研、生產、二次開發中的作用,才能得到領導的重視。

我館從上世紀90年代初至今,在廳局領導的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎建設進展顯著,體現在:檔案管理人員人手一臺計算機;配備了服務器,建立電子閱覽室;添置了空調、除濕機;更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊伍也得到了充實。領導的重視為地質檔案資料管理規范化創造了良好的發展環境。

2 加強制度建設,重在基礎管理

加強制度建設,是實現檔案規范化的前提。我館從建立以來,根據地質資料的特性和工作要求不斷改進管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質資料進出庫制度(借閱庫)》、《地質資料進出庫制度(備用庫)》、《地質資料保密制度》、《地質資料定期檢查制度》、《地質資料搶救修復制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對館藏重要的地質資料進行數字化,制定了相應的《數字化地質資料保管制度》;2007年根據國務院《關于加強地質工作的決定》和國土資源部國家保密局《全國地質資料清理工作方案》,對全館館藏地質資料進行地質資料的清理工作,制定了《地質資料借閱制度》。從而使我館地質資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個環節做到有章可循、有記錄可查。

3 加強信息化建設,推動地質檔案規范化

健全完善檔案管理網絡,以信息化推動檔案管理規范化。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作發展的方向。在搞好硬件建設的同時抓好基礎數據的錄入工作是實現檔案工作信息化的重要基礎工作。

從1997年國土資源大調查數字國土工程項目開展以來,我館先后使用全國地質資料目錄信息服務系統、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.4、數字化地質資料光盤綜合管理系統VIEN3.6、成果地質資料電子文檔制作瀏覽系統(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質資料制作瀏覽系統對原有和新增的重要地質資料進行了數字化處理,使我館館藏地質資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進辦公自動化有限公司聯合開發了福建省地質資料電子閱覽室系統,推進了我館地質資料查閱利用方式現代化的變革。該軟件通過計算機信息化處理和網絡技術,實現對數字化館藏地質資料的智能檢索、權限判別、無損調閱、選擇打印、實時統計等目標。為保證系統能夠長期、安全、穩定、可靠、高效地運行,本系統做到了系統處理的準確性和及時性,系統的開放性和可擴充性,系統的易用性和易維護性,系統的先進性。利用者可以準確、快捷地查閱與調閱各類地質資料,使我館檔案管理規范化達到了一個新的高度。

4 提高管理人員素質,加強檔案管理規范化

知識經濟的到來、科技進步所引發的檔案工作變革,給地質檔案工作人員一個新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質檔案;地質檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網絡來實現。如何適應這些變化和滿足新時期檔案工作的需要,如何提高地質檔案的管理水平,搞好檔案管理規范化,檔案工作人員綜合素質的提高是一個不可忽視的因素。

地質檔案資料管理是一門專業性很強的工作,它不僅要求管理人員既要有良好的職業道德,又要有扎實的檔案管理知識,還要掌握一定的計算機應用知識。因此,檔案管理人員既要加強管理意識,又要掌握現代化管理技能,還必須了解一定的地質專業知識,如地質勘探、物化探、遙感、英語等,加大知識更新度,做一個既懂地質、檔案專業又熟悉信息技術的復合型人才,才能適應檔案管理現代化的要求。

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關鍵詞：加強醫院 檔案管理 規范化

一、影響檔案管理規范化的因素

醫院檔案意指在工作中所需的以各種形式為載體的檔案。如電報、書信、盤片、圖標等。這些文字資料被視為珍貴的醫院收藏，為醫院長期發展奠定了基礎。因此，提高檔案管理的規范性勢在必行。目前，影響檔案有序管理的因素主要有以下幾點：

（一）領導的重視程度

檔案管理的設備條件是影響管理工作順利進行的關鍵一環。它不僅能從側面反映領導對檔案管理工作的支持情況，而且是醫院管理水平的一個重要標志。這就需要領導適時的為檔案管理部門添加新的硬件設施。在國家對醫院等級評審情況下，引起高層領導對檔案工作管理的進一步重視，并籌劃一套系統的檔案管理機制，令檔案管理工作逐步向模式規范化邁進。

（二）充分了解檔案管理的重要性

當今，是科學技術領先的時代。隨著經濟高速發展，若不將管理開展到位，經濟市場必將以混亂的場面收尾。所以，在各領域管理模式都趨于規范化的今天，醫院也從實踐教訓中得到啟迪：雜亂的文獻資料不僅大大降低員工效率，而且起不到促進醫療事業發展的作用。于是醫院在充分了解檔案管理的重要性后，開展檔案管理宣傳政策，制定檔案管理計劃方針，使其期從本質上規范發展，完善醫院的檔案管理工作。

（三）健全的規章制度是管理規范化的基石

國家不但對醫院實施監督，而且完善了對檔案管理有關的法律法規，頒布了《醫院檔案管理實施細則》等憲法法律。要求醫院在不違反法律規定的前提下，依照自身發展要求與實際情況，對檔案文件開展規范化管理模式。這樣做不僅有利于檔案的分類與排放、保密與使用，更有利于各步驟環環相扣，提高工作效率?？梢?，將完善的規章制度落實到實處，是對檔案管理最基本的保障。

二、規范化處理檔案管理的措施

（一）對管理人員開展專業技能培訓

目前，純手寫錄入法及檢索法隨時代的更新逐漸淘汰。取而代之的，是用計算機輸入的最高效、最便利的檔案管理模式。為順應科技發展潮流，應組織檔案管理人員專門學習計算機錄入模式法，提高員工專業素養，增強員工奉獻精神，鍛煉員工創新思維，努力培養出全方位、高素質型人才。逐步做到管理機制規范化，使每位就職管理員都能得心應手的操作計算機，爭取在掌握計算機檔案管理模式后，對此方法開展深層次的改革創新。

（二）管理并監督員工將工作落實到實處

加強對檔案管理人員的監督，并進一步加強對檔案的運用。管理檔案管理人員要以人為本，讓檔案管理人員積極主動地工作，提高工作效率。除此之外，在管理醫院管理人員時，可以讓他們彼此競爭，優勝劣汰，使醫護人員積極地為醫院的做貢獻，讓拔尖的檔案人員得到自己應得的崗位，提高醫院各方面的效益。醫院的檔案有著實際功效，它為醫院內大大小小的工作都提供了極為豐富。在醫院的病歷中，有些病例可以為醫院解決疑難雜癥提供參考，有著無法代替的地位。

（三）增強醫院對檔案管理重視

檔案管理機構的發展離不開醫院領導的高度重視。檔案文件不僅能及時反映醫院就診近況水平，而且可有效為未來院內發展提供建設性的意見。檔案有其固有的醫用價值，應要求負責人員主動開發資源管理，化封閉式管理為開發式管理。另外，在管理開展進行中，應將資料文件轉化為事實信息傳遞給有關部門。為病情的診斷提供幫助，同時也可以體現出對病因存在的價值，為醫院經濟效益開拓一條新的道路。另外，我們應剖析《檔案法》，時刻不忘依法歸檔。加強對檔案工作的宣傳，讓院領導、職工都能嚴肅對待檔案，將檔案跟自己的生活和工作緊密聯系起來，積極地參與檔案管理工作，進而促進形成全員心中有檔案的局勢。《檔案法》第五條規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，其目的是為了維護檔案的完整性與安全性，便于社會各領域的開發與使用。還有，醫院管理干部等對檔案法極其不熟悉，有很大一部分人甚至不知道《檔案法》，不懂得要依法歸檔，所以研習和傳播《檔案法》極為重要。

（四）發現檔案管理的社會效益

挖掘檔案的社會功效，為檔案的運用提供可靠根據。醫院的檔案管理的領導、部門、體制、實施和保管都應統一，進而幫助落實上級精神；幫助監督各項檔案；幫助采集和使用檔案；幫助克服檔案整體管理中的各種困難；幫助完備醫院檔案，促進醫院檔案的實際運用。此外，要完善對檔案運用回饋信息的處理工作，加強各醫院間信息的交互，促成檔案信息的共享，從而完善醫療、教學和科研工作體系，加強檔案的利用，從而發揮檔案的最大效用。

三、總結

通過對檔案管理規范化進行討論，明確了檔案管理不僅要有有明確合理的計劃方案，更要在規劃中體現檔案管理的特色，同時把先進的技術和思想融合檔案管理中來，提高員工的工作積極性，營造一個良好的工作氛圍，達到全面發展醫院經濟效益的目標。對于規范化處理檔案管理方面，對幾種可行措施進行述評，強調了檔案管理的重要性，同時提出了建設性意見，希望規范化增強的檔案管理機制對醫院整體發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]魯席臨.淺談如何做好醫院檔案的編研工作[J].中國科技信息，2010（5）