電子檔案管理細則范文

導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理細則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、電子檔案管理原則

（一）完整性原則

電子文件在形成過程中，不僅各部門可以完成，而且個人也可以獨立形成電子文件，這就導致電子文件處于分散式的分布狀態。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實體化的特征，這就導致其無法像紙質文件那樣直觀的體現出來，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個環節采取相應的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時需要確保信息、程序、軟件及紙質文件的完整性。

（二）可讀性原則

電子文件生成過程中由于其所使用的計算機硬件和軟件的不同，則其存儲的格式也會有所不同，再加之目前計算機技術的快速發展，硬件和軟件不斷的更新換代，在這種情況下，一些新的設備和舊設備之間存在著不兼容性，這樣存儲的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進行檔案收集時，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對其可讀性進行技術分析，確保日后能夠更好的進行利用，使其具有長期的可讀性。

（三）可靠性原則

電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進行修改，無論是文件的簽署和對網絡信息進行控制都需要具有專門的技術，這樣就導致電子檔案的可靠性受到人們的質疑。所以需要采取各種切實可行的技術措施、制定科學合理的制度規范，從而實現對電子文件可靠性的保障。同時在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關，確保進館的檔案具有真實可靠性，同時還要對各個環節的操作規程進行嚴格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實性和可靠性。

二、電子檔案管理中應該注意的問題

（一）集中統一管理

近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態。從檔案工作的發展看，各機關檔案室應當積極創造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調查研究、前期論證和創造軟硬件技術環境。電子檔案的統一管理有利于對這部分數字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區對于電子檔案管理進行全面的統籌規劃，有利于加速檔案工作的現代化進程。

（二）紙質文件和電子文件雙套歸檔

目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，不應看作不必要的重復?？梢灶A見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，但多種介質檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統，二者既有聯系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。

（三）實行文件、檔案一體化管理

目前計算機信息系統中，文件與檔案之間的界限是無法分清的，大量電子文件的產生也加快了檔案一體化管理的進程，而且在電子文件的形成過程中，及電子文件的運轉階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項管理工作的簡單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導下重構整個管理流程。

篇2

關鍵詞：電子文件；管理；辦公自動化

對于目前電子文件的管理，國家也采取了積極的措施，及時頒布了《電子文件歸案與電子檔案管理辦法》，但是也只能算是宏觀上的法規，而沒有微觀的操作可行的細則。加強對電子文件的管理，除了要有宏觀的管理制度，本人認為還應該做好以下幾個方面：

一是領導重視，宣傳學習到位。各級領導要高度重視電子文件管理，只有領悟了它的重要意義，才能充分認識到電子文件管理的時代性、緊迫性和重要性，廣泛發動學習電子文件的管理知識，深刻認識其重要性，增強全員的電子檔案意識，營造人人關心、齊抓共管的濃厚氛圍。

二是建立健全規章制度，隨時完善。由于電子文件涉及的技術環境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更周全，更易于操作。電子文件歸檔與管理必須依照相關法規和技術標準，納入科學化、法制化的軌道，才有利于做好現時代的電子文檔管理，才能發揮出電子文檔的重大歷史借鑒用途。檔案部門要積極參與和指導電子公文的收集和歸檔等各個環節。同時，要按照國家、省、市檔案局有關精神和要求，制訂可行的電子公文歸檔管理辦法、實施細則、技術標準等。

三是電子與紙質同時保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，對于重要的電子文件有必要制成紙質加以保存歸檔，同時硬盤拷貝存檔，以確保電子文件的真實性、安全性。電子與紙質文件歸檔后，“兩套制”檔案檢索目錄或備注中應當相互注明，以便查詢時參照互補。

四是做好電子文件安全保密工作。隨著計算機信息管理網的建立與發展，以及OA辦公系統在各行各業的廣泛應用，網上傳閱、批示、輸送歸檔的電子文件利用率非常高，現在各類電腦病毒的沖擊以及“黑客”的猖獗，使電子文件的機密性受到嚴重威脅。要做好電子文件的安全工作，應做好以下幾個方面：

1、電子文件歸檔時，應嚴肅歸檔程序，必須由創件人親自整理拷貝至檔案室，同時報送紙質文件，以確保電子文檔的原始真實性。

2、使用“只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認其內容信息的原始性。也可用只讀光盤、電子簽名、數字水印、隱形條碼、數字時間、印章法等來確認電子文件內容信息的原始性。

3、利用中的安全措施：設置分級查詢權限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍信息內容的復制拷貝更是要嚴格控制。系統對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關的查詢修改記錄，作為利用工作查證的依據。而且利用系統應有較強的容錯能力以及自動備份功能，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

4、多重備份，以備應急之需。對于歸檔保存的電子文件至少要備份一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密的電子文件，則應在解密后再制作拷貝。目前，對于長久保存的電子文件，則需要定期進行檢查復制，以防止信息丟失。

五是加強收集管理，及時保存。由于電子文件對技術環境的限制、存在存貯介質的質量和使用壽命等問題，歸檔時間一般以不超過2個月為宜。這就要求檔案管理人員加強督促收集管理工作。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理考核工作，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

六是要將先進的科學技術應用到電子文件管理中。電子文件隨著信息技術的發展和應用而產生，而信息技術的迅猛發展，電子文件管理工作將會不斷出現新問題，必須認真研究新情況，積極主動學習，利用先進的管理方法和技術成果，解決電子文件保真、保密和保存等問題，使電子文件一樣得到科學的保管和有效的利用。

七是加強電子檔案管理人才的培養和隊伍建設。紙質文件管理經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有成熟的管理經驗。開展電子文件管理也要以人為本，形成一支高素質的專業隊伍，承擔此項工作。由于紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，有必要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

1、廣泛吸納高素質的復合型人才。從檔案管理人員選拔上，就要高瞻遠矚地看到當前電子文檔對管理者的要求，公開選拔或者聘請那些既懂的檔案管理，又精通計算機辦公軟件的應用者到檔案管理部門，真正發揮其專業所長應用到檔案管理中來。

2、必須堅持對檔案管理者進行各項技能培訓，而且培訓還要常規化。網絡改變了人們傳統的生活習慣，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的電子文件管理。因此，檔案工作者要接受相關的技能培訓。比如：無紙化辦公軟件的培訓、電子文檔的流程培訓、計算機應用培訓等等。

3、建立健全檔案競爭考核機制，激發檔案管理人員的創新精神和自主學習的能力。要加強電子文件的管理，必須造就一批高素質的人才隊伍，既要強調政治素質和專業素質，同時也要鼓勵競爭，力求高效多能，以適應檔案工作不斷發展的需要。檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展，必須具備自主學習的能力，加強自身知識的更新，引進、消化信息技術成果，使自身擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

篇3

關鍵字：辦公自動化；電子文檔；管理；措施

1 前言

隨著信息時代的到來，人們在接收和處理信息的過程中，更多地應用了電子文檔的方式。在辦公領域中，辦公自動化系統投入使用之后，一方面能夠大大提高辦公的效率和準確程度，另一方面也給電子文檔的管理提出了新的挑戰?，F階段，我國在電子文檔管理方面還有不少弊端，需要進一步優化。

2 辦公自動化下的電子文檔管理分析

2.1 辦公自動化與電子文檔管理

電子文檔在一定意義上可以理解為辦公自動化的附屬產物，是指在辦公自動化和信息化中產生的各種具有特定意義的電子文件。它們主要是作為檔案進行管理的。縱觀其發展趨勢，辦公自動化主要包含以下兩種系統：計算機信息處理系統和網絡通信系統。隨著計算機技術的飛速發展，辦公自動化產生了根本性的轉變。原有的紙質文檔越來越多地被電子文檔所代替，文件的形態和存儲方式也發生較大改變。由此看來，在辦公自動化的大背景下，如何有效地提升電子文檔的管理水平，是當前研究的重要課題。

2.2 辦公自動化下的電子文檔管理存在的問題

（1）電子文檔管理人員專業水平不高

從事電子文檔建設和管理的工作人員不僅具備較高檔案管理技能，同時需要具備一定的計算機及網絡技術?，F實中，從事電子文檔管理的人員多數并不是檔案管理相關專業出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是多數人對計算機技術僅限于簡單的應用，缺乏專業的技術支撐。由此導致在建設電子文檔管理系統的過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入，造成電子文檔管理信息化水平不高。

（2）電子文檔建設制度不夠完善

電子文檔管理屬于檔案管理的一部分。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統信息化建設實施綱要》早已頒布并實施。但是，落實不足，也沒有相應的電子文檔管理細則以供參考。因此，多數單位內部并沒有形成一套完整的制度體系。在沒有具體實施細則指導的前提下，電子文檔建設長期停步不前。多數電子文檔信息化建設僅停留在計劃設想中，并沒有落實在具體的實踐中。

（3）電子文檔管理的安全患

電子文檔的產生和使用過程離不開網絡技術和計算機技術的協助，所以電子文檔的管理對于辦公自動化系統的軟硬件設備的依賴程度較高。這就給電子文檔的管理環境提出了新的要求，要求辦公自動化系統具有較高的網絡穩定性和硬件設備穩定性。分析發現，現階段我國辦公自動化條件下的電子文檔管理安全性存在較大的漏洞，主要包括以下幾個方面：黑客攻擊、病毒入侵、人為錯誤操作等，稍不留意就可能造成電子文檔被篡改或者刪除。由此可見，如何在網絡化辦公的環境下保證電子文檔的安全性是電子文檔管理的又一大難題。

3 提升辦公自動化下的電子文檔管理水平

3.1 制定電子文檔管理的制度

現階段，辦公自動化條件下的電子文檔管理是企事業單位文件管理的主要內容。隨著社會和經濟的發展，電子文檔的數目越來越多。原始的人工管理和紙質文件已經不能滿足海量數據的管理要求。各單位迫切需要對電子檔案進行統一、規范的管理。電子文檔的管理制度應該貫穿電子文檔整個“生命周期”，從產生到使用，直至最后被銷毀的全過程。在管理制度中，應注明電子文檔整理的時間節點、文件類型和歸檔的范圍等，同時對于使用權限和安全防護措施制定詳細的操作守則，盡可能保證電子文檔的真實性和有效性。

一般來說，制定電子文檔管理的規章，可以從以下幾個方面入手：首先，明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理配備專用的軟硬件設施；其次，檔案管理部門應逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理的制度。在日常電子文檔管理時，做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規范化、標準化、制度化。最后，成立專門的電子文檔管理的部門，培養一批具備過硬專業素質的管理專業人員，對于電子文檔進行專門的監督和管理。

3.2 加強電子文檔的安全防護

電子文檔的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制電子文檔信息的訪問權限；其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接；再次，安裝必要的殺毒軟件并進行定期升級；最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯網鏈接，建立物理隔離。具體實施上，就是制定詳細的檔案管理規章制度和懲罰措施，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

3.3 建設實用的辦公自動化系統

在信息化時代，辦公自動化管理軟件如雨后春筍般涌現。市場銷售的辦公自動化控制軟件品類繁多，質量參差不齊。在選用時，一定要結合本部門行業特點和本單位的電子文檔的特點，選擇一款適合的軟件。由于辦公自動化條件下的電子文檔管理具有數字化、信息化、一體化等特點，需要在電子信息部門、檔案管理部門和電子文檔使用部門的協商下，共同完成系統的安裝與調試。尤為重要的是針對可能出現的安全問題，未雨綢繆，及早制定安全管理預案，將電子文檔從生成、使用直至銷毀的全過程納入到安全管理之中。

4 結語

對文檔的高效管理是現代社會中辦公管理追求的目標。如何在辦公自動化的條件下，完成對電子文檔的快捷高效管理是亟待解決的問題之一。本文的研究對于該問題的解決具有一定的積極意義。

參考文獻

[1]林曲虹. 加強辦公自動化條件下電子文檔管理的幾點思考[J]. 黑龍江檔案，2012，（03）：110.

[2]張俊平. 辦公自動化條件下電子文檔的規范化管理探析[J]. 科技信息（科學教研），2008，（02）：51-52.

篇4

隨著人們生活節奏的不斷加快、信息科技的不斷發展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內容，以文字、圖表、數字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統意義上的紙質檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統紙質檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現狀及問題

1.1 沒有統一的檔案管理系統

由于目前我國的檔案信息管理系統和網絡建設形式沒有統一的標準，沒有建立數據交換的機讀目錄檔案系統，使得其在層次、規范上具有較大的差異性，從而導致其開發性、服務性和共享性較差，不能真正意義上的實現檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對其進行統一的信息管理

眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規格不統一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應用于文件檢索，又能夠對所有文檔進行統一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發展受到了極大的阻礙，給其發展帶來了巨大的挑戰。

1.3 缺乏標準、規范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實現標準、規范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標準化、規范化。但是由于傳統紙質檔案管理不規范、檔案質量不高，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統只能根據自身的需求對其進行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統一的標準和規范。

2 相應的解決對策及路徑

2.1 建立統一、完善的電子檔案管理制度

為了未來能夠更好地發展電子檔案管理制度，建立一個統一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務。為了建立統一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應該規定一個統一的電子檔案制作、收集及歸納的標準，讓每一個需要進行檔案管理工作的企業和單位都能夠有標準可依，從而按照標準進行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進行整理、分類、歸納以及總結，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進行保管，以防其因工作的調整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺

建立統一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內部的局域網服務器上建立一個專門的區域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結果編寫檔案目錄，把相關的檔案放在相應的目錄之下，并對不同等級設置不同的訪問權限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準確性及可靠性。

2.3 加強對電子檔案管理人員的技術培養

對于當前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業計算機知識、技能的人才所擔任的，另一種是企事業單位現有的電子檔案管理人員。對于擁有專業計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進行招聘，并對其進行相應的短期培訓，使其了解本企業單位的實際情況，并很好的適應工作的需要；對于現有的電子檔案管理人員，要加大培訓的投入力度，讓其能夠掌握系統、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。

2.4 做好硬件設施的維護、更新工作

由于科技的不斷進步，計算機也在不斷地更新換代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術和軟件技術也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設施的維護和更新工作是相當重要的。隨著電子信息化的不斷發展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。

篇5

檔案的業務管理工作包括檢修、科技以及技改項目，尤其科技檔案是對國家機構及事業單位或個人組織中有價值的文件資料的保存，不僅關乎國家的發展更是關乎民生的重要事情，因此，建立健全檔案的各項規章制度是確保檔案創新工作實施的基礎，將所有館藏資料都予以準確、完善的保存才能夠在需要是時候發揮其應用的價值。主要的創新方法是要對檔案中各縣業務的細則進行歸納整理，尤其是數據資料的統計與分析，檔案管理人員如果發現問題需要及時做好變更記錄，確保管理工作中檔案具備連續性、有效性和完整性[1]。另一方面，就是實現檔案業務的數字化管理，建立信息資源數據庫，推行電子檔案在各個館藏中的應用，西方發達國家已經擁有完善的數字化信息資源檔案庫，并取得了良好的應用價值，我國也應當結合實際情況，運用現代化的管理手段，創新業務管理，從而實現檔案工作應有的社會價值與經濟價值[2]。

2創新檔案管理技術

檔案管理技術的創新離不開數字檔案館的信息資源共享，計算機網絡技術的進步對檔案工作提出了新的要求，新時代下，檔案工作原則要本著統一平臺、統一規劃、統一管理和信息共享，只有實行一體化的戰略指導思想才能夠真正適應現代社會的發展，提升我國檔案管理工作的綜合競爭實力。實際上，一體化平臺能夠充分的整合信息資源，幫助檔案管理工作達到事半功倍的效果，例如，我國的太鋼集團就積極響應國家信息化的建設要求，將檔案管理工作放到信息化的集成平臺當中，同時引入能源數據分析、項目管理系統以及企業資源規劃等內容，實現了一種統一的數據交換方式，不僅能夠規范檔案管理系統的運行，還可以為檔案管理軟件的研發與應用打下堅實的基礎。另一方面，建立健全電子文件的整理標準也是檔案管理工作的新思路，電子文件可以為檔案的搜索與查閱提供更加方便、快捷的服務，相關部門應嚴格按照我國規定的《電子文件歸檔及管理規范》中的要求進行操作，對于電子文化的組織結構、鑒定流程以及存儲格式都要嚴格管理，確保檔案的安全、真實、有效。最后要強調的就是檔案管理工作的優化問題，硬件設備與軟件設備都要符合創新形式的需求，對檔案信息進行數字化的加工，建立檔案公文網站，為信息的存貯與查詢提供更便捷的途徑。

3創新檔案管理服務功能

篇6

【關鍵詞】學校檔案管理；信息化技術；電子檔案

學校代表了知識，是人才的培養基地，一直走在科技的前沿。而學校檔案則是組成國家信息資源的一個重要部分，因此具有非常重要的地位。檔案信息化就是指利用現代信息技術，對檔案信息進行收集、管理以及利用等。對于檔案的信息化建設，涉及到了信息存儲的數字化以及管理收集的網絡化等等方面，因此是一項較為龐大的工程。我國檔案信息化管理技術的起步較晚，由于經驗和技術方面有很多不足之處，因此在檔案信息化建設過程中會遇到很多困難，這都是擺在我們面前亟待解決的問題。

一、中學學校檔案信息化中存在的問題

1、信息管理不規范。檔案管理信息化的首要條件就是標準化和規范化。中學檔案數字化的資料非常少，而經常被查閱和使用的資料還沒有實現數字化的存儲和管理，這樣一來就限制了檔案資源的利用。此外，從目前情況來看，中學學校檔案業務的水平普遍較低，尤其對于檔案細則的著錄細則來說，相容性尤為差。這樣一來，系統軟件的相容性也就會隨之變低，工作人員無法對檔案進行電子化統一。進而限制了檔案信息電子化發展和建設。

2、信息技術的標準較低。從我校檔案的組織程序以及技術標準上來看，非常不適于計算機信息處理技術的發展。文檔的存儲形式大多是光盤、磁盤，這與檔案信息技術建設中所要求的十分不符。不僅如此，檔案管理隊伍的業務素質以及管理理念都和檔案信息化的發展不協調，教學部門也沒有對檔案工作予以相當的重視，檔案只重在收藏，卻輕視了對它的使用。很大一部分管理人員對檔案的利用和管理意識相當的淡薄，缺少認真的態度。

3、檔案的安全性問題。從目前的檔案的組織程序以及技術標準上來看，有很大的安全隱患。這是因為，信息網絡是一個開放性的資源，深入到各個領域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點：

（1）技術問題?，F在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統，這幾大的威脅到了檔案信息的安全。

（2）人為因素。一些檔案管理人員的安全意識不夠，責任心不強，沒有對的信息作認真的審查；其次是缺乏計算機網絡安全知識，操作不規范，沒有及時的對數據進行備份處理，致使檔案數據丟失以后不能找回；另外，檔案管理隊伍的業務素質以及管理理念都和檔案信息化的發展不協調，沒有對檔案工作予以相當的重視。

二、解決的辦法

1、完善設備設施。首先要加大資金的投入，對于那些必要的設備設施一定要配置齊全；其次，要使用適合中學學校檔案管理的軟件系統，操作界面不僅要清晰，還要易學易用，操作簡單；最后，主要操作的規范性。要求檔案人員在進行資料的錄入時，一定要遵循現有的統一標準，這樣做可以直接實現資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費。

2、提高系統的技術水平，增強系統的安全性。想要發揮電子信息化檔案的優勢，就必須要將目光放長遠，實行全部電子化，從資料的收集、錄入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系統；此外，還要制定出一套嚴格的規章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責任到人。督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進行嚴格的管理和審查。

3、加強網絡化人才的培養力度。每一次技術的更新都離不開人才的培養，同樣，檔案信息電子化的發展也急需一批懂信息技術的人。因此，我們應該加快網絡化人才的培養力度，并不斷的學習先進的知識和技術，如果條件允許，可以對現有的知識結構進行更新，優化人才的培養體系。與此同時還要多多引進一些高素質的計算機人才，對他們進行再教育，這樣可以縮短培訓教育的時間。

4、決策的科學性和民主性。目前，我國各中學學校的檔案信息電子化建設工程已經步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經緊密的結合了起來，一方面推進現代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務和不斷涌現的技術難題。在這種情況下，合理的協調和正確的領導就顯得尤為的重要了。所以必須要提高行政決策的民主化和科學性，主要體現在：行政領導在做重大決策之前，應該和各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策；與此同時還要加強對檔案信息電子化建設的協調管理，保證系統建設的各個方面都能齊頭并進，為系統建設中長期發展目標制定出一個科學的指導方針；此外，對系統建設過程中取得的每一個階段性目標都要進行審定，對技術路線以及項目的執行工作要進行監測和審查，還要成立專家小組，保證在進行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

三、總結

信息社會給學校檔案的管理工作推向了電子化，而面對著信息技術的挑戰，想要實現真正的信息電子化，我們要做的工作還有很多。但是一旦完成了檔案管理信息化的建設，中學學校的資源也就實現了共享，這必將會為中學學校的教育提供一個更加豐富的資源以及更方便快捷的服務。

【參考文獻】

[1]鄭金月.關于檔案信息化人才隊伍建設的反思[J].中國檔案，2006(05).

篇7

[關鍵詞]高職院校；檔案；數字化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.128

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）02-0174-01

1 高職院校實現檔案信息數字化管理現狀

1.1 高職院校的檔案管理部門缺乏共享與合作意識

目前，很多高職院校的檔案管理部門對于檔案管理的認知停留在完成本部門的檔案管理任務上，缺乏與兄弟院校檔案部門展開深入協同與共享合作的意識，影響高職院校之間的信息互交。同時，由于檔案管理部門長期在傳統的檔案管理模式中，對傳統的檔案管理模式產生較強的依賴性，由此導致其對檔案管理模式的變革產生抵觸情緒。

1.2 高職院校檔案數字化工作中制度建設方面不夠完善

目前，很多高職院校的檔案數字化管理工作缺乏統一標準規范，各個部門之間缺乏溝通，高職院校針對具體的檔案管理事務都需要獨立制定檔案管理辦法和整理細則，造成高職院校檔案的同類管理辦法的重復制定。

1.3 系統不兼容

辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，辦公室與檔案室在管理軟件的銜接不到位，對電子文件的歸檔工作造成很大困擾。

1.4 Office軟件升級

Office軟件升級后，由于高職院?？剖译娔X里安裝的Office版本不統一會出現歸檔時由于版本不兼容造成電子文件打不開的問題。

1.5 大多數高職院校還處于電子文件與紙質文件同時保存的狀態

這是指同時保存具有相同內容的紙質文件和電子文件，同時將文件在各個部門的辦公化自動化網絡中傳遞，這種過程提高了工作效率，但是紙質文檔保存的過程需要在文件辦理完成以后進行，造成不必要的浪費，更主要的問題是，電子文件的應用受到影響，信息的數字化建設進程得不到很好的發展。

1.6 電子文件的不安全因素，影響了保存期限

電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等特點的同時會帶來一些不安全因素，如不能直接讀取、信息與載體相分離，數據丟失、感染病毒、對軟硬件設備條件依賴等。這些都給電子文件的安全存儲和長期保存帶來威脅。

2 高職院校實現檔案數字化管理的方法策略

2.1 高職院校檔案信息數字化管理的基礎是要做好歸檔收集工作

電子文件的歸檔意識不強和電子文件收集歸檔制度尚不完善造成了在高職院校檔案工作中經常出現一些收集不到或丟失文件的現象。在完成收集工作時必須將以下問題解決：第一，要建立相應的電子文件的收集制度；第二，對于電子文件內容、原始性、保存、識讀有關的技術狀況的鑒定工作應當充分重視，為了協調好利用與建庫成本的關系，應當將不應歸檔的電子文件剔除在外，將重要文件打上歸檔標記；第三，對于歸檔前與歸檔后的著錄工作也應當重視起來。最后，注意加密工作，特別是要防止泄露、篡改和破壞。

2.2 選擇符合高職院校特點的檔案管理軟件是數字化管理的關鍵

電子文件，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。大量的電子文件產生以后，首先需要解決的問題是軟件平臺。目前，檔案管理比較混亂，很多軟件的功能單一，跟不上高職院校的發展需要。針對檔案管理軟件種類繁雜的實際，檔案工作上水平，高職院校應選擇以檔案原文掃描為基礎的媒體管理軟件。

2.3 建立高水平高素質的專職檔案隊伍，增強檔案管理的制度建設

人在檔案信息數字化的過程中是重要的，要做好檔案數字化建設就必須要提高檔案工作人員素質以及培養電子環境下工作意識。要充分了解電子計算機技術，熟練掌握檔案學理論、原則和經過改革的檔案管理方法和技術，只有這樣才能在技術上對檔案數字化網絡建設提供足夠的支撐。檔案工作人員要具有高度的責任感和保密意識，具備較強的政治覺悟和良好的職業道德。高職院校檔案部門應當加強對在職人員的培訓的工作，及時引進雙重知識結構復合型人才。第一，進行檔案數字化培訓和專業的定期考核。應當根據不同崗位有針對性的進行培訓以適應工作需求，在進行系統的數字化管理培訓的過程中更新管理人員的技術知識和提高整體專業素質。第二，使人員配置機制更加靈活。采用競爭上崗的方式，對外引進優良人才，使管理人員實現良好的流動。第三，建設專職數字化管理隊伍。作為現代化辦公之上的一種知識密集型工作，檔案管理工作既要高職院校檔案管理人員具有很強的分析能力和相應專業知識，還要管理人員具有較高的素質和技能來保證使用者能夠提供大量數據檔案信息，在這個過程中將傳統的檔案管理轉型為數字化管理，在IT行業和信息時代迅速發展的過程中。高職院校檔案的數字化管理將成為檔案管理的重中之重；同時，要注重加強高職院校的檔案管理制度建設，促進高職院校檔案數字化建設進程。

3 結 語

高職院校檔案數字化建設是當今信息社會對檔案管理工作的必然要求，也是高職院校檔案工作發展的必然趨勢。但高職院校檔案信息數字化的建設需要循序漸進，只有清楚的認識了每一個環節，才能對高職院校檔案信息數字化進行有效地規劃和建設，為今后更高的發展打下良好的基礎。

主要參考文獻

篇8

如今，風險管理已經是信息安全保障工作的一個主流范式。信息安全防范工作越來越基于風險管理。把風險管理與電子文件聯系起來是每一個與電子文件打交道的人，特別是文件、檔案管理者無法回避的視角和觀念。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。電子檔案的特點：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統依賴性。電子文件主要包括文本文件、命令文件、圖像文件、數據文件。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用的技術方法不同，檔案管理員必須對此有深刻認識才能做好電子檔案的管理工作。同時，電子文件天生就有的載體、信息、特別是生存環境的不穩定性，使其很容易被刪除、篡改、偽造、泄密，造成災難性后果。而且人們對計算機的依賴性越強，其帶來的社會危害就越大。加強電子文件管理，應當成為信息化安全，乃至社會安全的一項重要內容。

一、風險產生的原因

當前電子文件安全管理存在明顯的薄弱環節。首先，安全管理計劃缺乏依據?，F有的電子文件安全管理計劃的制訂，絕大多數是憑借個人經驗或者參照其他管理部門計劃來制定的，而不是依據風險應對、風險監控實際情況來制訂的。其次，缺乏關鍵的風險評估環節。沒有風險評估，電子文件的安全管理就會成為無源之水、無本之木，缺乏決策行動的依據與方向，大部分管理部門的各種措施只是進行簡單的跟風或對安全產品與技術進行簡單地堆疊，對其用途更是“知其然，不知其所以然”，最終在風險來臨之時，不能有效地控制風險。最后，電子文件是動態存在的，其安全現狀也是隨時在變化的。在采取安全措施后，還必須強化電子文件全生命周期的風險監控，實時監視殘余風險、識別新風險，執行風險應對計劃，以及評估這些工作的有效性。然而現有的電子文件安全監控力度十分有限，絕大部分是局限于電子文件載體的溫濕度控制，而不是對整個生命周期的殘余風險、新風險的監控。

傳統的電子文件安全管理，雖然在理論上我們強調要收集全電子文件相關的背景、結構信息，但具體實踐中由于沒有科學界定電子文件安全管理范圍，其背景、結構信息也就難以收集齊全，自然安全管理工作就不系統。另一方面，電子文件的安全管理不僅要對電子文件自身所面臨的風險進行管理，更重要的是對其依賴的信息系統風險進行綜合管理。而傳統的安全管理大都是從電子文件本身風險因素出發而制定安全措施的，這很難在電子文件安全管理上取得實質性效果。此外，傳統的電子文件安全管理大多是靜態地管理，更多的是實踐經驗的總結與應用，一般將文件按其形成過程分成若干階段，分析各階段潛在的風險因素，從而制定相應的對策。這種方法很難應對日益復雜、嚴峻的電子文件安全問題。

信息安全風險管理宗旨之一，就是在綜合成本和效率的前提下，通過安全措施來控制風險，使殘余風險降低到可接受的范圍。實際上，絕對安全是沒有的，電子文件的安全管理也不是“越安全越好”。不同部門不同種類的電子文件，對于安全的需求是不同的；同一份電子文件其安全保密性超出安全保密的管理需求不但沒有必要，而且還會造成資金上的浪費。然而，當前，很多文件、檔案管理部門在沒有對本部門安全現狀和安全需求進行認真分析的基礎上，為了追求安全就不惜成本盲目地追求新的安全產品與技術，結果采用了一大批新安全產品與技術，卻收效甚微，造成資金的嚴重浪費。

篇9

本文論述了通過提高對檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規范，從而推進各項工作的有序發展。

【關鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等），對單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現實意義。

一、辦公室檔案管理的現狀

（一）單位領導對檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會、科研、教學、管理等活動中形成的具有保存價值或參考價值的資料，是單位階段發展情況的有效憑據。但是在實際管理中存在領導不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經過系統的專業知識培訓，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數量不完整，平時不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設相對落后，社會現代化發展管理軟件缺乏統一性。

一是國家檔案行政機構倡導無紙化系統規范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質文件為主，形成對紙質文件的依賴。二是現代技術的發展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進行整理和保管。三是檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關規章制度不健全不完善，落實不到位。

一是目前多數單位沒有建立檔案管理相應的制度和規范，導致收集工作處于無序狀態，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責任制度”等，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際指導意義。二是相關制度落實不到位，執行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發揮其效力。

（四）檔案管理的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮。

越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

（五）檔案信息管理人員的素質有待提高。

實現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強檔案管理

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關領導宣傳現代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效的檔案管理工作對本單位整體工作發展起到極其重要的推動作用。

（二）加強檔案管理信息化建設。

網絡電子化檔案管理方式相對較于紙質文件管理工作效率更高，并且加強了檔案管理工作的準確性。充分利用計算機技術存儲，建立網絡信息平臺和電子數據庫，將網絡電子信息化技術應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統的管理模式，不僅能夠將單位的各種檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節省大量的人力、物力、財力，即提高了工作效率更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業功能，是檔案事業發展的主要任務。單位需長久穩定地發展下去，需要建立適合自身發展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內部各個部門的工作效率，影響著單位的發展。單位應當針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

（四）提高檔案管理人員的素質。

篇10

關鍵詞：檔案管理；事業單位；高效；科學；

Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中圖分類號：G271文獻標識碼A 文章編號

檔案是人們進行各種活動的最原始記錄，體現了單位及個人的成長和發展的歷程，是一筆重要的財富和第一手信息來源。所以，加強檔案的管理是各個單位應該重視的問題，尤其是在事業單位，應該致力于通過對檔案的科學化管理來助推單位的高效化運行。

一、科學化管理檔案的重要意義

檔案管理作為事業單位的一個重要基礎性環節，應予以高度重視，檔案出現混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當前，一些事業單位的人員流動較快，導致檔案出現在流動的個人手里或個別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導致知識產權流失等嚴重后果。首先，在事業單位中，檔案還承擔著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學的檔案管理能有效印證事業單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設中，檔案管理建設也承擔著重要的角色。其次，檔案是事業單位文化建設的一個重要源泉，文化建設都是從源遠的歷史發展中提煉獲得的，而檔案就是一個最好的反映載體，它能全面真實的反映出單位的歷史狀況、發展規律、文化特點等元素，為文化建設提供有力支撐。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）管理制度不完善

當前，一些事業單位對于檔案的管理沒有形成一整套制度，對于資料收集也是抓一時，沒有形成系統的收集制度做以支撐。盡管當前有些事業單位已經意識到這一情況并做出努力，但是呈現的是，有一定的管理規模，卻和單位的發展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規模，不能做到系統、準確的對檔案進行管理。

（二）單位重視程度不夠

檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業單位往往對人事或組織及財務工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現出應付的狀態，也就無從談起加強管理加強服務。

（三）科學化管理水平低下

伴隨著信息化、辦公自動化進程的加快，檔案的存在方式也發生了很大變化，電子檔案已悄然出現在人們的視野中，其易于復制、刪除等特點使得傳統的管理方法已經適應不了現化化的要求， 對檔案的管理提出了新的挑戰。因此，要創新管理方法，提高科學化、信息化水平，研究出適應電子檔案特點的新方法。

（四）檔案管理人員水平不夠

當前，一些事業單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔任，或者有全職的保管人員也未經過崗前培訓，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過自動化手段實現檔案管理等知識，大大限制了檔案管理的科學化建設。

三、構建檔案管理科學化的措施

（一）建立科學化管理制度體系

一項工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業單位應致力于建立起科學化管理檔案的制度，可依據國家相關檔案管理規定，結合本單位實際情況，制訂出相應的實施細則，包括檔案的借閱、登記、轉出、銷毀等具體規定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學習，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發展需要為準則，為檔案的作用發揮提供支撐。同時，要加強檢查和監督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。

（二）加強對檔案管理的重視

作為事業單位的領導，要高度重視檔案管理在單位建設中的重要作用，從頂層設計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業心和責任感，可成立單位檔案管理領導小組，具體負責檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結經驗和不足，及時查找出問題隱患，以不斷的改進工作方法。可以單位中挖掘了宣傳檔案管理工作中的優秀人物，發揮他們的“輻射”作用，引導全體人員認識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發展

（三）加強科學化管理建設

單位要致力于檔案管理的科學化建設，依托計算機、網絡等信息化工具加強檔案的管理，組織技術力量有針對性的研發檔案管理系統，單位提供相應的財力支撐，可主動與地方單位交流檔案管理心得，學習借鑒他人科學化管理的經驗。對于電子檔案的存儲、復制要嚴格予以控制，將紙質檔案和電子檔案有效結合，通過建立電子標簽等方法集中整合管理，建立起規范化、完整化、系統化的檔案體制。

（四）加強檔案管理人員培訓

檔案保管員的素質高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓，不僅要學會相關的管理知識，更重要的是要學習通過科學化、信息化手段來管理檔案方法?？赏ㄟ^舉辦培訓班的方式，系統培訓檔案管理工作流程及相關計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導，培養檔案保管人員發現問題、解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結合的方法，與先進單位掛鉤結對，提高單位檔案管理人員的綜合素質。

結 語

綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，事業單位領導應高度重視起此項工作的重要性，建立完善起相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進事業單位管理的高效化。

參考文獻：

[1] 彭群頤.高校電子文件歸檔工作存在的問題與對策[J]. 湘潭師范學院學報(社會科學版). 2007(03)

[2] 趙連強.小議現代電子檔案管理存在的問題及其解決建議[J]. 中國科教創新導刊. 2007(12)

[3] 賈士寶.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J]. 佳木斯教育學院學報. 2010(06)