檔案管理分類方法范文
時間：2023-05-04 13:15:31
導語：如何才能寫好一篇檔案管理分類方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
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1 現階段檔案相關工作分析
1.1 檔案管理工作存在不足
在現階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業的不斷發展使得傳統的檔案管理理念已經不能夠適應現代的檔案管理工作，時代的發展使得現階段檔案管理工作所涵蓋的行業、檔案內容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經過大量的調查研究發現目前檔案管理行業的從業人員，有很大一部分的管理人員不具備專業的檔案管理專業學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調動，這也就導致了雖然單位經常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。
1.2 檔案歸納整理工作存在的不足
在現階段的檔案歸納管理工作中，經過調查發現一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調查過程中最為直接的表現就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現了大量不必要的檔案文件，不僅占據了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經歷。
1.3 檔案分類工作存在的不足
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
2 檔案管理工作的相關技巧
2.1 檔案管理的相關技巧
檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發展自身也在發生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。
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一、推進社區衛生服務檔案管理規范化的必然性
(一)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是實現社區衛生服務檔案管理由粗放型向集約技術型轉變的必然要求。對我們來說，社區衛生服務檔案管理是一個新事物，經過幾年的初步探索，對社區衛生服務檔案的類型、內容構成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經有了一定認識，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統性和規范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態，不利于社區衛生服務檔案管理事業的發展。
(二)推進杜區衛生服務檔案管理規范化，是加強國家檔案資源建設的必然要求。社區衛生服務檔案是社區衛生服務活動的真實記錄和憑證，是一種相對獨立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，國家檔案資源建設將會受到十分不利的影響。
(三)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是實現社區衛生服務檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網絡化的發展，社區衛生服務檔案的自動化和網絡化已經提到了重要議事日程，如果不推進社區衛生服務檔案管理的規范化，使其管理內容、管理方式、方法不加以規范，要實現社區衛生服務檔案管理的自動化和網絡化是根本不可能的。
(四)推進社區衛生服務檔案管理規范化，是充分發揮社區衛生服務職能的必然要求。社區衛生服務具有醫療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術服務等六位一體職能，是社區建設的重要組成部分。隨著社區建設的發展，社區衛生服務作為政府實行的具有一定福利性質的社會公益事業，正日益成為社區居民離不開的重要事業。如果不推進社區衛生服務檔案管理規范化，不提高社區衛生服務檔案管理的規范化水平，就很難提高社區衛生服務的水平和效率，影響社區衛生服務作用的充分發揮。
二、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容
明確社區衛生服務檔案管理規范化的任務和內容，是推進社區衛生服務檔案管理規范化的關鍵。從目前情況看，推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要任務和內容有如下三個方面：
(一)必須規范社區衛生服務檔案的構成
從目前情況看，社區衛生服務檔案主要應包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等。
1．社區衛生服務綜合管理類檔案主要應包括對社區衛生服務機構、人員、資格等方面進行管理的過程中產生的相關文件材料和社區綜合健康狀況材料。社區綜合健康狀況材料，主要應包括四個方面情況：①社區人口學資料；②社區患病資料；③社區死亡資料；④社區危險因素調查及評估等。
2．家庭健康檔案是社區衛生服務檔案的核心，主要應包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。
家庭成員健康資料主要應包括兩個方面，一是以問題為導向的健康問題記錄，二是以預防為導向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗及輔助檢查記錄；⑥轉診、會診記錄等。預防為導向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預防接種記錄；③兒童生長與發育評價記錄；④病人教育記錄；⑤危險因素篩查及評價記錄等。
3．社區衛生服務健康教育類檔案主要應包括健康教育系統、健康教育組織、健康教育計劃、健康教育活動內容、健康促進記錄等。
4．社區衛生服務藥品管理類檔案主要應包括社區衛生服務機構藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進出庫清單、藥品采購清單等。
5．社區衛生服務設備類檔案主要應包括社區衛生服務機構購置診斷設備、治療設備、醫療輔助設備、電教設備的隨機文件材料和在使用維護過程中形成的文件材料。儀器、設備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。
6．社區衛生服務基本建設類檔案主要應包括社區衛生服務辦公、活動場所等基本建設項目的文件材料，如基本建設項目的設計圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。
7．社區衛生服務財務檔案主要包括財務決算報表、賬簿、憑證等。
(二)必須規范社區衛生服務檔案的分類方法
可將整個社區衛生服務檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設備管理、基本建設、會計檔案等七大類。
1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。
2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進行分類。先將健康檔案按社區內的各個家庭分類，然后在每個家庭內按家庭成員的姓氏進行分類。
3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內按問題進行分類。
4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內按品種進行分類。
5．設備管理類宜采用類別――設備分類法進行分類。先將設備類檔案按設備類別分開，然后在每個類別內按具體設備進行分類。
6．基本建設類宜采用項目分類法進行分類。將基本建設類檔案按各個具體的基本建設項目進行分類。
7．會計檔案類宜采用年度――類型分類法進行分類。先將會計檔案按年度分開，然后在每個年度內按會計檔案材料的類型進行分類。
(三)必須規范社區衛生服務檔案管理的幾個重要環節
1．必須規范社區衛生服務檔案的收集工作。堅持集中統一管理社區衛生服務檔案的原則，進一步明確社區衛生服務文件材料的歸檔范圍，將社區衛生服務文件材料收集齊全，確保其完整。
2．必須規范社區衛生服務檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區衛生服務文件材料進行系統化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區衛生服務檔案的保管和檢索利用提供基礎條件。
3．必須規范社區衛生服務檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護、保密、統計等日常管理制度，強化各種保管和管理措施，加強對社區衛生服務檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。
4．必須規范社區衛生服務檔案的提供利用工作。加強社區衛生服務檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優質高效地提供檔案查借閱服務，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區衛生服務工作的實際需要。
三、推進社區衛生服務檔案管理規范化的主要措施
推進社區衛生服務檔案管理規范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進。
(一)必須加強對社區衛生服務檔案管理規范化的宏觀研究，在管理理論上實現突破。將社區衛生服務檔案規范化管理的研究列入有關計劃，盡快拿出研究成果，以指導實踐。
(二)必須把社區衛生服務檔案管理列為社區衛生服務業務建設的一項重要內容，使其同步發展。將社區衛生服務檔案管理納入社區衛生服務事業的發展規劃和計劃當中，與其同步規劃，同步建設，使社區衛生服務檔案管理工作隨著社區衛生服務事業的發展而同步發展。
(三)必須加強對社區衛生服務檔案管理的業務培訓、檢查和指導。社區衛生服務機構建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強對其業務培訓、檢查和指導，就跟不上檔案管理科學化、規范化、標準化的發展進程。只有及時培訓、常指導、勤檢查，及時發現并解決管理工作中存在的各種實際問題，才能保證社區衛生服務檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應高度重視社區衛生服務檔案管理工作，切實加強對社區衛生服務檔案管理工作的業務指導。
(四)必須盡快出臺實施社區衛生服務檔案管理的基本業務規范，對社區衛生服務檔案管理提出明確的要求。切實加強對社區衛生服務檔案管理各方面具體業務問題的研究，深入總結社區衛生服務檔案管理工作的實踐經驗，盡快制定并出臺實施社區衛生服務檔案管理的基本業務規范，使社區衛生服務檔案管理有章可循，促進社區衛生服務檔案管理規范化水平的提高。
篇3
【關鍵詞】服務；檔案信息管理；方案
在經濟高速發展的今天，人們逐漸發現了提高企事業單位工作效率的主要內容，并不完全在于主體內容的完善上，還需要考慮到與之相關的各項工作內容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會的長期實踐當中，很多的企事業單位提出了一些科學有效的改進措施，并創設出了一些新穎的管理方案，但是對于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發現，當前的企事業檔案信息管理雖然不遺余力地引進一些現代化的管理方法和設備，但是理論性質的服務理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當前國內企事業單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內容在于他們都沒有形成良好的服務意識和觀念，工作人員都沒有認識到自己工作的重要性，僅僅認為檔案管理是公司的一個必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動下，很多的工作人員開始出現了懈怠的心理，不愿意積極主動地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現階段的檔案管理，不僅對整體的服務效益有著相當大的影響，而且成為了服務鏈中的一項重要內容，能夠為客戶提供最為直接切實的服務。如果在這個時期，持續保持以往的檔案信息管理狀態，將會直接影響到整體的服務質量，對于企事業單位的工作進程將會產生較多的阻礙。為此，我國國內的企事業單位，需要對當前時代下的檔案信息管理內容進行多方面地完善，秉承單位內部的服務理念，采取最為合理的管理方法，進而推動整體服務質量的提升。
一、分層管理法
在現階段的企事業單位中，存在相當多的信息資料需要進行合理地分類和整理，如果本身的檔案數據資料過于冗雜，將不利于服務工作的開展，查閱資料的速度會顯地十分慢，難以滿足人們的實際工作要求。分層管理方案便是應對這種狀況的最好管理方式，它的特點主要凸顯于針對性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎上，對全部的信息資料加以分類，分類的標準一般被定為服務對象，根據不同的服務對象，進行科學的分類。之后再根據不同的類別，提供最為切實的檔案信息服務。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實踐性相當強，實效性也會更高。需要注意的是，在以往的企事業單位工作中，已然有相當一部分的檔案管理人員對各種資料進行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實際效用已然發揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務對象、信息收集目標、信息資料內容，同時，還有必要在檔案信息管理部門下，分設一些下屬部門，由這些部門分別對自己的工作內容進行管理。此外，對于不同部門所提供的服務內容，也需要有一定的區別。分層管理法的科學性，主要體現在服務理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務內容，最主要的原因在于服務對象的不同上，人們在實際的工作中，所需要的檔案信息服務內容是不同的，對它們進行科學有效地區分，能夠使整體的管理流程更加科學有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對管理主體、管理對象、管理內容的細化，而其中的細化管理，不僅是整體工作開展的基礎，而且是優化服務質量的主要方法?，F階段的企事業單位工作，十分注重對工作的細化，而且只有對工作進行細化，只能實現精細化的管理，為人們提供更好的服務，因而企事業單位的檔案信息管理，需要實時地應用分層管理法，以提高自身的工作效益。
除了上述的各種優點以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對其進行分類，將會是畫蛇添足的行為，對于整體的服務質量提升，并沒有太大的作用。而且，在應用分層管理方案的時候，需要對服務內容和服務主體進行一定的分類，而相當多的企事業單位沒有明確的分類標準，導致很多檔案信息，在進行查閱的時候，出現較多的阻礙。同時，在檔案信息管理部門下分設相應的分類部門之后，一旦服務內容和責任出現不明確的狀況，將會嚴重影響到檔案信息服務工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對于管理內容的分類，并沒有明確的分類標準和方向，很多的檔案管理人員，習慣于按時間進行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個下屬部門，以促進整體工作效益的提升。但是，在實際的工作中，這些管理人員又發現了一些嚴重的問題，那就是時間的劃分上，不能確定最為合適的時間標準。大多數的企事業單位在運用分層管理法的時候，將時間的標準設置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內容，兩年以內的屬于較為新穎的資料內容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對檔案不斷地進行更新工作，嚴重影響了正常工作地進行。
二、數據庫結合法
信息時代的到來，人們的生活發生了很大的變化，很多傳統的內容得不到人們的認可，而且不再是當前社會的主題。在現階段的企事業單位管理中，存在一種科學有效的管理方法，即數據庫結合法，將現有的管理設備和管理方法，與數據庫完好地結合起來，雙方進行科學地互動合作，進而使得檔案信息管理的工作內容更加完善科學。數據庫結合法的運用基礎，在于對網絡數據庫的完善，在這個過程中，檔案管理人員需要優先利用網絡技術，創設出獨立的數據庫，并將收集整理到的全部內容，實時地輸入其中，以提高整體的服務效率。數據庫結合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時間內，迅速有效地為客戶找尋到相應的檔案信息，并選取針對性的服務內容進行服務。現階段的企事業單位檔案管理，運用最多的方法都是數據庫結合法，將企事業單位的整體檔案管理與服務，完全地與數據庫結合起來，雙方相輔相成。由于互聯網是該項工作開展的基礎，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學。同時，傳統的檔案管理采用的主要的是紙質資料的收集整理，當前的檔案管理在采用全新的數據庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實的服務，而且信息資料的收藏空間將會變得相當大，不會像傳統的檔案管理那樣，需要對檔案進行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。
數據庫結合法也有著自己的缺點，它的最大缺點在于網絡的特點，即面向的人群是全體的社會人。因而在運用它進行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現在數據信息的直接侵入上。隨著科學技術的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當多的信息技術和網絡手段，而其中不乏存在一些社會的不良分子，他們對于網絡技術的應用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業單位的數據庫建立相對較為獨立，但是始終建立在互聯網的基礎上，于是長期面臨著外界的各種挑戰和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對檔案管理部門的致命打擊，整個部門會趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業素質，高效地操作電腦，并將數據庫的防護措施進行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。
三、自我檔案管理
在新時期的經濟建設發展過程中，企事業單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當前的社會，企事業單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務理念也應該服務于人。為此，一部分企事業單位對現有的檔案管理工作進行了創新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺，由客戶對自己的信息進行更新、完善以及查閱，后臺的服務依舊是由企事業撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現代化的經濟建設進程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當高的可行性。在實際的檔案管理工作中，一旦客戶產生了檔案信息服務的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯系，然后將自己的實際需求內容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進行相應資料的檢索。這個過程相對較為麻煩，而且很多時候容易出現多種失誤的現象，不利于整體檔案管理質量地提升。而在自我檔案管理當中，客戶可以根據自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進行知識體系內容的攫取。
自我檔案管理也存在一定的不足之處。對于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認知基礎和對先進設備的運用能力，如果客戶不具備這些方面的內容，那么自我檔案管理將不會產生實際的效用。而事實上，現階段的國內人群體系，雖然知識人群占據了很大的比例，但是依然有相當一部分人群，缺乏良好的科技認知和使用能力，因而自我檔案管理對這部分人群是不適用的。為此，企事業單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務理念，根據客戶的不同狀況，制定最為切實的服務內容，以獲得人們的支持，進而產生相當大的服務效益。
結束語
新時代的企事業單位檔案管理，在社會經濟發展的重重挑戰下，必然需要進行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴格的服務理念，切實地為公眾提供服務。
參考文獻：
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篇4
當今社會科技迅速發展，以往收集數據的模式已經無法適應當代社會發展需要。而數據挖掘技術的誕生，提高了數據收集的速度和質量，且在某種程度上還促進了社會的發展。
(一)數據挖掘技術的概念
數據挖掘技術是從許多的、不完全的、相對模糊的、存在噪聲的、任意的實際數據當中，找出其中隱藏的、人們原先不了解的、但又是實際存在的、有用的信息和知識的過程［1］。數據挖掘所得信息具有先前未知、有效和實用三個特征。決策者對挖掘所得信息進行分析，從中提取出隱藏的關系和模式，來對未來發生的行為進行預測。
(二)數據挖掘技術的運用
在使用數據挖掘技術的過程中，數學方法經常被用到，但在一些特殊的時候，也會用到非數學的方法。另外，使用數據挖掘技術過程中，除了上面提到的方法外，還可以用演繹的方法和歸納的方法收集數據。在使用數據挖掘技術過程中，利用對相關數據進行挖掘、收集和分析得出相應的結果，并且這個結果在某些情況下，恰好能被用在管理信息、優化查詢、過程控制、決策支持及數據維護等方面［2］。然而，由于數據挖掘技術特性，其在使用的過程中，涉及學科比較廣，并且還涉及數據庫、數理統計、人工智能、并行計算、機器學習、可視化等許多領域。數據挖掘技術中，常用到的有規則歸納、決策數、人工神經網絡、遺傳算法，以及可視化等技術。
二、數據挖掘技術的形式
數據挖掘分為描述型與預測型兩種形式。描述型是對數據中存在的規則進行描述，并且依據數據具有微觀性的特點找出其表征的、普遍性強的、概念層次較高的、比較宏觀的知識，并對數據進行概括總結和抽象來描述出同一類事物的相同屬性。預測型是分析和處理現有的數據，來獲得某類事物中某些屬性的內容，或者是預測出某類事物將來形成的規律等。在使用這兩種挖掘技術時，經常用到的方法有分類方法、關聯方法和粗糙集方法。
(一)分類
在運用計算機數據挖掘技術的過程中，分類是挖掘技術里的重點部分。數據收集的好壞，以及收集的數據的屬性分析都是由分類決定的。因此，分類在運用挖掘技術的過程中具有非常重要的作用。分類是對數據庫屬性進行分析，把元組劃分成不同種類的過程。并且在其劃分過程中，根據數據形成的訓練集，來集中對部分數據進行處理劃分。然后，再對余下的部分數據做測試，在測試滿足要求以后，遵守對應的規則對其分類。在實際分類過程中，比較有代表性的分類過程是:明確分類的范圍、找出目標屬性、組成訓練集、研究屬性、算法選取、分類計算、結果顯示、選出測試集、分類規則驗證、輸出分類規則等［2］。
(二)相關規則
相關規則是數據挖掘技術中，比較簡單實用的關聯分析規則。它可以準確地將相關數據進行描述，并且能夠對數據進行嚴格分析。在相關規則使用過程中，主要是對具體事物進行描寫，并按照相同屬性進行結合，然后對其進行總結概括，找出其共同屬性和模式。一般會將關聯規則直接應用到數據庫中，統一地記錄下每個事物得出的數據，不但可以正確地記錄數據，同時消減了數據的搜索空間，使得整個運行系統得到改善和提高。
(三)粗糙集
數據挖掘技術中的粗糙集是被用作對不精確和不確定性知識進行研究的一種數學工具，在系統整個使用中占的優勢比較大［3］。首先，在使用粗糙集方法時，相應的信息不需要了解，并且在運算的時候，算法比較簡單且容易控制，得到大量的計算機用戶的喜愛。其次，在運行粗糙集的過程中，能從數據中發現異常，排除知識發現過程中的噪聲干擾，同時還能將這類數據的規律在最短時間內找出，并利用表格對其進行歸納總結，將其變成決策表，為使用者的查詢提供方便。最后，在客觀世界，應用有些規則的過程中也會出現不確定性。應用數據庫的時候會產生許多不確定性的信息，而這些不確定性都得依賴粗糙集對其進行處理，這樣就使得數據挖掘的效率得到大大提高。
三、挖掘技術在檔案管理中應用的意義
記錄歷史資料的重要工具就是檔案，它直接反映了檔案管理人員的智慧和成果［3］。由于計算機網絡的迅速發展，在管理檔案信息的實際應用中，引入挖掘技術可以使檔案的管理水平得到提高，并且改革了檔案信息管理的模式。因此，數據挖掘技術應用在檔案信息管理中是具有非常重要意義的。
(一)提高檔案信息管理的安全性
檔案信息是記載一些比較寶貴的資料，由此可知其價值的表現就是檔案信息的實體。對檔案管理者來講，保存有歷史意義的檔案信息的時間應越長越好。保存得越長遠，越體現了檔案信息的價值。其使用價值相對應地增大了，被使用的頻率也相應地增加，使保管工作非常困難，使用次數越頻繁，就越容易縮短檔案信息的壽命。同時，保密性是檔案信息管理的另一項重要工作，萬一檔案信息外漏，不僅相關人員的隱私權受到侵犯，還有可能對其以后生活造成消極負面的影響，造成了檔案保管與使用之間存在矛盾［4］。將數據挖掘技術運用到檔案管理中，可以很好地避免這種情況的發生，從而保護檔案信息實體和內容的安全。
(二)加快檔案管理的效率，降低檔案管理的成本
檔案管理工作中引用數據挖掘技術，能夠有效改變以往傳統的檔案管理模式。使得檔案管理人員的工作效率和檔案信息管理水平得到提高。引入數據挖掘技術，工作人員的管理時間被大量節省，處理檔案信息的速度得到提高。同時，還可以加快檔案鑒定工作的發展。檔案管理工作中的一個重要環節就是檔案的鑒定，傳統的檔案鑒定工作是由檔案管理人員憑借多年經驗來實現的，具有主觀性。數據挖掘技術的運用，可以防止在鑒定檔案工作中因檔案管理人員的主觀性而造成有價值的檔案丟棄，為檔案管理工作提供了比較有效的定量化方法，使檔案的鑒定工作有據可依。
四、數據挖掘技術在檔案信息管理系統中的運用
隨著計算機信息化的迅猛發展，檔案管理工作也需要進一步的完善。過去的檔案管理方式已經不能適應當代社會的需要，很多數據信息無法有效地使用。要想有效地利用現有的檔案數據，使其價值得到充分發揮，使用數據挖掘技術把那些隱含的信息挖掘出來，對其總結和使用是非常有必要的。檔案信息管理中使用數據挖掘技術，能讓挖掘出的知識信息得到發揮，并且能使檔案數據信息價值被充分地利用。檔案管理中應用數據挖掘技術的方法有以下幾種:
(一)檔案分類法
檔案分類法是按照不同的種類把許多檔案進行整理的方法。把檔案中屬性相似的放在同一個類別中，把那些檔案屬性不同的放在不同的類別當中。在檔案進行分類的過程中，數據挖掘技術能夠詳細地劃分這些檔案的類別，幫助管理員進行檔案歸類，檔案的檢索效率和速度得到有效提高。
(二)檔案收集法
檔案收集法是先分析數據庫中的數據，并通過對這些數據做詳細的描述建立模型。然后用這些模型和所有的測試樣本進行對比，一旦經測試后有一個模型與樣本相符合，就可以依據這個模型對管理對象進行分類。
(三)檔案保留法
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人力資源和社會保障檔案管理工作是一項專業性強的工作，對檔案管理人員素質有著較高的要求。同時人力資源和社會保障檔案管理的信息化建設，對檔案管理人員的素質也提出了新的要求，除專業素質外，還要求其具備一定的計算機、現代化信息管理等知識和技術。但當前人力資源和社會保障檔案管理工作中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質不高等問題，還有部分管理人員認識不到檔案管理工作的重要性，工作態度不認真，不利于人力資源和社會保障檔案管理水平的提高。
二、加強人力資源與社會保障檔案管理工作的措施
（一）實行集中統一管理。成立專門的人力資源和社會保障檔案管理中心，負責各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發利用工作，全面清查分散保管在各科室的檔案，實現各類檔案的集中統一管理，提高檔案管理工作規范化、科學化水平，從而更好地服務民生；建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規章制度，并要求檔案管理人員嚴格按規定辦事，落實各項規章制度，力求檔案管理工作的規范化、制度化、科學化。為落實檔案的集中統一管理，首先應提高領導的重視度，促使各級領導將檔案管理工作作為完善社會就業和保障體系的重要工作，建立由各級領導組成的檔案管理工作領導組，對檔案管理工作進行統一的領導，并進行合理分工，由專人負責，開展檔案管理工作，做到職責明確；其次，加大檔案基礎設施的建設，配備工作所需要的現代化設備設施，提高檔案保管的安全性，實現檔案管理的標準化；最后，應不斷加強檔案管理的信息化水平，全面開展業務檔案數字化建設工作，遵循簡明、實用、準確的原則，利用電子掃描技術，有步驟有選擇地對所管檔案的基本信息進行準確采集和集中錄入，逐步實現紙質檔案的數字化，促使人力資源和社會保障檔案管理模式向信息化業務檔案管理模式的轉變，并實行動態化管理，隨時更新，以便快捷準確地查詢檔案。
（二）完善檔案整理方法。由于人力資源與社會保障檔案數量較大，且較為零散，但具有群體性，可進行整合處理，因此整理中可采用按“卷”整理的方法。為充分發揮按“卷”整理的優勢，首先應對其進行分類概括，人力資源與社會保障檔案多是個人檔案，數量大、查閱次數多，且較為籠統，主要利用的是個人檔案或整體檔案。因此，可按照其所在地、所在公司或所在管轄的方法來進行分類立卷；其次應建立統一的立卷標準，以避免由于不同的立卷人員在理解、業務水平等方面的差異，導致案卷存在較大的差別。如明確立卷名方法，對于分類概括好的檔案，列出街道名稱、住宅名稱、單位名稱或所在管轄名稱，采用較為簡單的方法，以避免由于立卷人員不同而造成立卷名的不同；明確案卷標題的擬寫方法，標題應簡潔明了，如招工表、勞動合同鑒證冊等，以避免爭議問題，為人力資源和社會保障檔案的調用提供方面。
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[關鍵詞]數據挖掘技術；檔案管理；應用價值
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01
社會不斷發展，信息技術水平得到提升，且信息技術在檔案管理中也發揮著越來越重要的作用。傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在社會檔案管理的實際需要，因此必須要有一種時效性、系統性和需求量都能滿足需要的管理技術模式。而數據挖掘技術的出現很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。
1 檔案管理中應用數據挖掘技術的價值分析
檔案記錄的內容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質與智慧。隨著信息技術以及計算機水平的提高，數據挖掘技術逐漸被應用到檔案信息管理中，使傳統的檔案管理模式發生了轉變，并促進了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應用數據挖掘技術具有重要的價值。
首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實體是其價值體現的重要載體。作為檔案管理人員應盡可能長時間的對檔案信息資源進行保存，更好的體現和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關信息會暴露，工作人員的隱私權等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數據挖掘技術能夠很好地防止出現這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。
其次，使用挖掘技術進行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上彌補傳統檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應用數據挖掘技術也能夠節省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經驗進行的，主觀性較強，而數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現丟失等現象，能夠實現定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學、有依據。
2 數據挖掘技術在檔案管理中的應用
2.1 檔案分類
檔案分類就是依據一定的標準規范，對檔案進行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠將不同種類以及性質的檔案分開。在檔案分類中應用數據挖掘技術，能夠更好地對檔案進行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。
在檔案分類分析中應用數據挖掘技術，一般是利用挖掘系統數據庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應用數據挖掘分類技術能夠在很短的時間內、在復雜的用戶信息中找到所需的，并結合信息利用者的特點進行分類。如使用者通過網絡訪問檔案館，數據挖掘技術就能自動保留使用者的訪問記錄，結合使用者的個人情況以及信息等進行科學的分類。由于利用者的自身特點以及喜好等是存在差異的，因此使用數據挖掘技術能夠使用戶信息更加準確的被使用，使信息的服務質量及水平得到提升。
2.2 檔案收集
在檔案收集中使用數據挖掘技術其實就是對數據庫中的數據進行科學的分析，并建立數據模型，對數據模型以及測試樣本之間的差異進行對比，在測試時，如果測試模型與數據模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數據挖掘技術需要科學的分析數據庫中的信息，保證描述方案的科學合理，有效描述已知的數據和概念模型等，并進行對比測試，如果多次測試后模型的準確性比較高，就可以將模型作為標準，對不同的對象進行科學的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎性的工作，要實現個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網絡調查問卷，將問卷內容輸入到數據庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數據庫中，程序可以結合檔案資料以及實際需要自動進行分析，明確用戶類型，使服務更加針對性、更加有效。
2.3 檔案保留
檔案保留是使用科學的手段對老員工的檔案進行有效保管，避免檔案出現流失。而科學的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學的措施方法，能夠有效防止人才出現流失。檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進而將檔案管理與人事管理相結合，更好地實現人事管理。
3 結 語
信息技術的發展推動了數據挖掘技術的進步，數據挖掘技術在很多方面都有廣泛的應用，能夠更好地促進信息事業的發展。在檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學有效，因此需要提高數據挖掘技術在檔案管理中的應用，使檔案事業更好的發展與進步。
主要參考文獻
[1]韓樹河.計算機數據挖掘技術及其在檔案信息管理系統中的應用探討[J].電子科學技術，2016（6）.
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關鍵詞：檔案管理 現代化 基礎 做起
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01
隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現代化必須從檔案數據的收集、整理、著錄等基礎性工作做起。
一、高校檔案管理基礎工作情況現狀
從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數量繁多、內容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規范、沒有目錄號、一卷多冊現象；二是案卷標題不規范。有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象；三是存在部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現象；五是存在組卷混亂現象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一。總之，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
高等學校要想提高檔案管理的現代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。
一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現高校檔案管理標準化、規范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現重復與低效率的情況。
二要重新組合案卷，實現案卷規范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關聯的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
三要結合學校館藏實際規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規則》進行，同時，也要緊密結合所在學校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規范、完整。
四要統一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規范化，保證檢索的查全率。
五要規范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發生。實際著錄工作中，我們要結合計算機檢索需要將題名中責任者、事由、文種等相關信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據材料準備，推進檔案管理的現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復雜。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。
一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力，又提高了著錄效率。
三要分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計算機程序將人名、地址、時間、用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
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【關鍵詞】檔案管理；數據處理；規范化
前言
為了更好的完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。本文主要從檔案管理的基礎工作進行深入的分析，并根據其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質量和效率。
1、檔案管理的基礎工作中的具體問題分析
就當前我國檔案管理現狀而言，我國檔案館以內容龐雜、數量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費時間長、時間跨度較大。由于長期處于封閉式檔案管理狀態，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象。其中存在主要問題總結如下：
第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。
第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。
第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。
第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。
第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。
第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發嚴重。根據上述問題分析我國的綜合性檔案館可發現，我國尚不具備建設計算機檔案管理的條件，我們應逐漸加快檔案基礎工作的科學管理水平，逐一解決上述問題。
2、采用規范化和標準化的檔案工作方法、程序，提升檔案
管理的基礎水平
根據多年工作檢驗和科學的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規范化、標準化來逐步提高我國的檔案管理水平，我們今后也應嚴格遵循科學方法和規范的程序執行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環節檔案管理工作。
2.1實行案卷的全面普查，精益求精
進行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規范化和標準化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長期未進行檔案全面清查、移交單位對保管期限劃分不準，因此常會有無查考價值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計算機管理低效率和重復現象的出現，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質量和效率。
2.2案卷的重新組合、及其規范化
對于內容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進行檔案整理、組卷。盡可量的堅持將那些存在相互聯系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應堅持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標題不清或無標題的案卷進行重新整理、填寫，使卷宗更加規范。優化館藏、實現對檔案的科學化保管、進一步提升檔案計算機管理利用效率。
2.3將著錄工作與本館實際相結合
為了實現現代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時著錄工作也是計算機管理中的一項重要基礎工作，它將會直接影響到計算機信息和數據輸入的準確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國1986年所頒布的《檔案著錄規則》就是使著錄工作規范的根本依據。在條件各不相同的檔案館自身條件的限制下、且技術要求不斷提高的情況下，檔案館應按照相關《規則》來規范自身檔案管理，并將其與自身實際情況和計算機技術管理要求相結合，制定出適宜本館的著錄細則。
2.4保障檔案檢索查全率、統一分類號
建立計算機檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實行計算機檔案管理的優勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應當根據我國的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實施細則。加強檔案分類過程中的校審力度，及時校驗糾正檔案分類人員錯誤。統一檔案人員工作標準和認識，實現檔案的規范化、標準化管理。
2.5提高檢索查準率、規范題名
只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠遠不夠的，同時還應保證檢索查準率。所以必須在著錄時進行檔案的統一規范題名。而規范題名必須要抓住題名的要點和原則，也就是要避免出現文不對題、內容混淆以及計算機識別不清等情況的發生。例如將要題名的文種、事由和責任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應將其補齊，而對于題名冗長的就應刪除多余贅詞。同時也應將影響檢索準確率的文種統一文種。并利用計算機的獨特功能將關鍵詞項中的時間、地點和人名實行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎。
3、加快現代化檔案管理建設進程，做好數據準備
計算機的數據準備工作是檔案基礎工作中一項重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復雜。因此必要要建立一套完整、科學且規范的工作方法及程序，避免因數據準備不足而造成的現代化檔案管理工作進程緩慢、計算機數據無法錄入的現象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點。
3.1明確工作重心
為了充分發揮檔案對社會作用，使其為社會所用，這就是實施檔案管理的目的之一，而利用計算機進行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進計算機管理則應按照卷宗內容價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實施優先整理。從而促進現代化檔案管理工作的社會利用率和計算機化進程。
3.2實施分級次著錄整理
按照三個層次實施檔案著錄整理，對于一些查考價值不高或反映問題單一的檔案實行著錄整理，對組合級文件等實施分級著錄。以準確完整的揭示檔案特征和主題內容，節省檔案管理工作人力、財力和時間。
3.3對檔案進行分門別類，利用原基礎檔案
檔案基礎好的案卷，只要在此基礎上對案卷實施分門別類的管理、著錄，并利用計算機程序進行案卷目錄的直接錄入、給予其統一分類號，從而減少檔案著錄的速度。
結束語
良好的檔案管理基礎，是建設現代化檔案管理的基礎。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎性工作，才有建設現代化檔案管理的必要，才能更好的實現檔案管理，充分發揮檔案作用，為社會提供更好的服務。
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論文摘要：介紹了廈門電業局檔案管理信息平臺深化應用的背景、目標、實施步驟、效果及前景，以供借鑒。
論文關鍵詞：檔案管理;信息化;文件
近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。
一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
當前，國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建一強三優(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為國家一級，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現象較為嚴重，軟件管理系統功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺深化應用的目標
福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用;創新性提出了現行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。
三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步驟
第一步：引入文件連續體模型。文件連續體(RecordsContinuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業務流程相結合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。
第二步：引入知識管理理論。知識管理(KnowledgeManagement)是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：
第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。
第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。
第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
檔案管理信息平臺的深化與應用
四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
檔案管理信息平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現。用戶或查閱數據，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性，實現了管理科技化、檢索便捷化、服務人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段，它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合，注重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平臺，樹立了發展、創新的理念，充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能，推進了檔案管理高素質人才隊伍建設，真正實現了檔案管理從保管范式向后保管范式的變革，真正實現了思想理念創新與技術方法創新。
因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長，普及性不強，應用用戶人數不多，有待進一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立，有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設。
五、檔案管理信息平臺深化應用的前景
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數字化檔案的憑證價值，取決于元數據的整體性，如果對于某份數字化檔案的元數據整體中某一項元數據缺失，那么該份數字化檔案的憑證價值也就喪失。因此元數據的實施一定要標準化，要想保證元數據在實施中的整體性，只能依靠標準化。
1數字化檔案管理元數據需求分析的內涵
在現有的國際、國內、行業等標準的基礎之上，才能實現數字化檔案管理元數據的需求分析，這些是針對具體的數字化檔案類型、用戶、業務管理流程等采用科學的方法所進行的元數據模型中元數據功能項的設置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數據元素、元數據模型。根據這一定義，應該明確的是，數字化檔案管理元數據的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學的方法。
2 數字化檔案管理元數據需求分析的信息源
數字化檔案管理需求分析的信息源，是以數字化檔案管理元數據需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權威性文獻、數字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數字化檔案的分類豐富，有多媒體數字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數字化檔案的管理元數據范圍的需求分析。
針對權威性文獻而言，權威性文獻可以分為法規、標準、政策、規范、最佳實現及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內外的有關文件管理、檔案管理和數字化檔案管理的法規、標準、規范、最佳實踐及理論中存在著的有關對數字化檔案管理元數據需求的分析。
針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數字化檔案管理者、計算機系統管理員以及數字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數字化檔案管理元數據需求的分析方法
在數字化檔案管理元數據領域中，對數字化檔案管理元數據進行需求分析，要采用科學的方法才能保證其分析的科學性和準確性。筆者認為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻參考法
文獻參考法，以“文獻”形式表述有關法規、標準、政策、規范等，以保證符合現行法律的規定，是從“文獻”的抽象到具體數據元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻中概括出數字化檔案元數據的需求。美國匹茲堡大學的元數據項目是運用此法的主要代表項目，該項目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項目》）。
3.1.2理論推導法
從文件管理理論出發進行歸納演繹，以層層遞進的邏輯來驗證數字化檔案管理元數據的合理性，即是理論推導法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據，都對數字化檔案管理元數據的需求均具有一定的指導意義。
以澳大利亞元數據研究項目《教育、研究與產業合作項目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數據主要依據澳大利亞所獨創的“文件連續體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學研究項目《數字化檔案完整性保存項目（UBC）》則依據的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調查訪問法
通過對文件創建人員、文件管理人員等相關的專業人員等進行跟蹤訪談和數據分析，按照用戶的實際需要，在大數據的基礎上得出數字化檔案管理元數據需求。另外用到此方法的是在跨國聯合項目――文件永久性憑證性問題在電子系統里的應用（簡稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實際法
按照檔案實際管理的業務流程為基礎，通過數字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進行需求分析。研究者持有這類分析方法會認為文件管理流程和元數據是分不開的，所以，要理解元數據，就要緊緊聯系數字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統的手工管理業務流程。
以上方法各有優劣，如文獻參考法，可以從宏觀上保證建立的數字化檔案管理元數據具有合法性和憑證性，但建立的標準過于寬泛；理論推導法，可以保證其合理性和系統性，但建立的標準偏向理論性，實用性不強；基于用戶訪問法建立的標準，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數字化檔案管理元數據的需求分析時，需要綜合作用各類所學多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數字化檔案元數據更全面和客觀的需求。
4關于數字化檔案管理元數據需求分析體系模擬建構
在以上探討數字化檔案管理元數據需求分析的內涵、信息源及方法的基礎上，筆者嘗試模擬建構需求分析體系。
首先，根據具體行業、應用領域的目標與特點，確定數字化檔案管理元數據需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻（規范、標準）、數字化檔案本身、用戶、數字化檔案管理業務流程等方面。其次，對需求分析信息源進行分類整理、審讀，綜合采用科學的方法對信息源進行分析，簡練出數字化檔案管理數據的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進行元數據的提煉，將提煉到的元數據進行分類，再將具體的元數據納入到分析框架。最后，判斷元數據元素項的設置，形成數字化檔案管理元數據體系模型。
參考文獻：
[1]陰龐龍，何景武. 大型客機構型管理研究[J]. 民用飛機設計與研究，2009（S1）
