機關檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇機關檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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會計檔案管理辦法完整版全文第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，制定本辦法。

第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。

第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條 下列會計資料應當進行歸檔：

(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;

(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。

第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。

第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。

第二十六條 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。

第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業務主管部門，中國總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。

第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)同時廢止。

會計檔案主要特點會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈;可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為;會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現在三個方面：

一、形成范圍廣泛，凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織。一方面會計檔案在社會的各領域無處不有，形成普遍;另一方面，會計檔案的實體數量也相對其他門類的檔案數量更多一些。尤其是在企業、商業、金融、財政、稅務等單位，會計檔案不僅是反映這些單位的職能活動的重要材料，而且產生的數量也大。

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關鍵詞：房地產權屬；檔案管理；辦法；途徑

所謂房地產權屬檔案，是指城市的房地產行政主管部門在管理房地產權屬工作的過程中保存的歷史記錄。其中，房地產權屬工作包括房地產權屬的登記、變更、調查、權屬轉移以及測繪等工作，歷史記錄則主要包括有一定價值的文字、聲音和圖表等。房地產權屬檔案的管理工作非常重要，隨著信息化和規范化社會的進程，房地產權屬檔案管理工作日益規范化和科學化。特別是《城市房地產權屬檔案管理辦法》出臺之后，如果對房地產權屬檔案的管理不規范合理，就會影響相關機構檢查檔案的查全率，進而影響房地產業的進一步發展。文章針對房地產權屬檔案的管理工作，主要從以下四個方面提出建議和辦法。

1規范房地產權屬檔案的收集范圍

只有保證房地產權屬檔案的完整性和準確性，才能做好房地產權屬檔案的管理工作，進而具備參考價值和利用價值，因此，做好房地產權屬檔案的收集工作非常重要。結合《城市房地產權屬檔案管理辦法》的相關規定，房地產權屬檔案應當包括以下五個部分：①能夠證明房地產權人、房地產權屬登記確認、變更、轉移、以及設定他項權利的文件；②房屋以及所占用的土地使用權的權屬界定位置圖、分層分戶平面圖、分丘平面圖以及分幅平面圖等材料；③諸如房產登記申請表、權屬變更登記表、房地產狀況登記表以及房屋面積計算表等用于房地產產權登記的各種文件材料；④諸如統計報表、計算機軟盤、照片以及錄音帶等可以對房地產權屬狀況加以記載和反映的信息資料；⑤其他與房地產權屬相關的文件材料。在確保房地產權屬檔案全面完整的前提下，應當保證房地產權屬檔案的真實性，作為房地產權屬檔案管理部門，應當做好前期的檢查和控制工作，認真審核相關文件資料，保證檔案的真實性和可靠性，只要不符合歸檔要求的，一律退還補充檔案，通過建立責任制來保障檔案資料的真實客觀。

2加強房地產權屬檔案的現代化管理

傳統的房地產權屬檔案管理方式不但浪費人力物力，而且效率非常低，檔案查詢和抽調非常麻煩。隨著科學技術的不斷發展和計算機技術的普及，作為現代化的房地產權屬檔案管理，應當將計算機技術和網絡技術完全引入。并建立相關的平臺和內部網絡，來對房地產權屬檔案進行保存、修改、傳輸和管理，真正實現網絡化管理，做到互聯網+房地產權屬檔案管理。除此之外，還應當加強對現代光學技術的運用，用電子化的照片和表格來代替紙質檔案，一方面可以節省存儲空間，另一方面高精度、高分辨率的檔案照片也不會影響檔案的完整性和準確性，同時，也可以通過遠距離傳輸的方式提供給使用者，更加方便快捷。

3調查了解檔案使用者的需求

只有深入社會進行調查，了解檔案使用者對房地產權屬檔案的使用要求和范圍，才能避免盲目的管理。作為房地產權屬檔案管理部門，應當以檔案使用者的信息需求和使用方式為基礎，保證房地產權屬檔案開發利用的有效性。（1）在房地產權屬檔案收集之前做好預測工作，通過調查問卷或者其他形式來充分了解檔案使用者的需求。包括城建、司法、房改、房地產市場、規劃、房地產登記部門以及市民對房地產權屬檔案內容和利用特點的需求。（2）開發利用要根據對象的不同而不同，相關部門應當在對調查結果進行保密的前提下，按照服務要求，進行多樣的開發利用。包括證明型、咨詢型、網絡型、宣傳型、借閱型、技術型以及報道型等各種形式。（3）提供服務時要充分顧慮檔案使用者的心理特點，目前房地產權屬檔案使用者的心理特點大多是求快求便。作為房地產權屬檔案的管理部門，應當通過推出開展窗口服務、專題服務、網絡服務以及推薦服務等多種服務渠道，同時編制最為科學的檢索系統和工具，來大大提高房地產權屬檔案使用者查詢檔案的速度和便捷度。

4注重對管理人才的培養

人才是管理工作的關鍵環節，優秀的檔案管理人才是房地產權屬檔案管理工作能夠井然有序的前提和基礎。隨著市場經濟的進一步發展，目前現代化管理已經基本替代了傳統的手工管理方式，因此，在培養復合型房地產權屬檔案管理人才時，應當尤其注重以下幾個方面：（1）房地產權屬檔案的管理隊伍必須政治素質高、德才兼備、知識范圍廣，并且業務能力強，具備優秀的職業道德，能夠時時處處為檔案使用者考慮，才能提供最優質的服務。（2）房地產權屬檔案的管理人員應當具備一定的計算機技術和網絡技術，能夠熟練的操作現代化設備和平臺，同時也應當具備充分的檔案專業基礎理論知識和相關的法律知識，相關部門必須加強這些方面的培訓和教育。（3）提高招聘的水平，盡量在入門門檻上做工作，招聘符合要求的，高素質的，綜合能力較強的檔案管理人才，培養骨干力量，才能真正滿足現代化房地產權屬檔案管理工作的要求。

5結束語

隨著現代化科學水平的不斷提高，對房地產權屬檔案的管理工作也不僅僅要求全面性和準確性，對管理的科學性以及檔案提供的快捷性和有效性的要求也越來越高。作為房地產權屬檔案管理部門，一方面應當加強對管理人員的培訓和教育，不僅提高管理人員的檔案管理基礎理論水平，更要提高管理人員的創新能力和對現代化設備的操作水平。另一方面應當進一步加強市場調研，搞清檔案使用者的需求和意見，才能進一步改進管理方式，提高管理水平，從而推動房地產行業的更高層次發展。

參考文獻：

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[2]周群,夏萍,王恩江,等.權屬檔案信息化建設與權屬登記質量監控[J].城建檔案,2007.

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影響農機監理電子檔案安生性的不利因素

1.檔案安全保護意識薄弱檔案安全保護教育不普遍，檔案安全意識淡薄，缺乏安全風險意識，突出表現在檔案網絡工作“安全第一、預防為主”的意識不強。檔案服務及利用人員由于網絡安全防護技術較低和安全防護意識不高，造成的無意侵權或電子檔案光盤存儲的選擇等問題，都給農機監理電子檔案的安全保管帶來威脅。

2.計算機軟硬件的設備故障由于農機監理的電子檔案一般不能直接利用，它的形成和處理與利用均需借助計算機軟硬件設備的支持才能實現。而計算機系統是由許多部分組成，每個部分的薄弱環節都極易遭到破壞。如：數據易被誤輸；應用軟件易被篡改或盜用；硬件設備中的芯片和電子線路易被損壞等。這些故障的發生都有可能導致農機監理電子檔案的丟失或破壞，從而對農機監理造成不可挽回的損失。

3.電子檔案存儲載體的保護技術問題農機監理電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，它具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。并且磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場的影響而導致退磁、消磁等。目前光盤常用的介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料，這些材料不穩定，易氧化，易與堿溶液發生反應。因此，電子檔案載體材料的這些特點，決定了農機監理電子檔案容易受外部環境的影響。

4.計算機病毒與黑客的攻擊計算機病毒已成為當今破壞計算機操作系統的頭號殺手，它是一種特殊的具有破壞力的計算機程序，具有自我復制能力，會以各種方式和途徑攻擊計算機系統的應用軟件和數據庫以及硬件設備，并可通過非授權入侵在可執行程序或數據文件中，從而造成電子文檔的破壞或系統的癱瘓。此外，有些計算機黑客也利用電腦網絡進行犯罪活動，他們伺機尋找系統和軟件方面的某些缺陷來攻擊，通過破譯口令與密碼而獲取使用權限。非法訪問、刪除或修改某些重要電子文檔，使文件所有者和利用者均遭受巨大損失。

加強農機監理電子檔案安全管理的相應對策

1.加強電子檔案安全管理的宣傳教育，增強責任意識要大力普及農機監理電子檔案信息安全知識及網絡竊密知識，使廣大農機監理檔案人員了解電子文檔的特性，防范農機監理電子文檔無意丟失或泄密，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性，如不隨意下載或安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。對農機監理電子檔案保護意識融入到檔案的價值論中，從而營造農機監理電子檔案安全保護新環境。

2.充分采用信息備份技術信息備份是信息安全保障最重要的輔助措施，它可以為受損或崩潰的信息系統提供良好、有效的恢復手段。一旦原文件遭到破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，為了防止存檔載體物理性能變化或設備故障而丟失信息，農機監理電子檔案的備份系統可以從硬件級備份、軟件級備份、人工級備份三個層次入手。每年應對備份磁帶或光盤進行抽檢，并對農機監理電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記，這種多層次的綜合應用才能達到理想的備份目的，做到萬無一失。

3.加強電子文件的載體保護電子文件載體使用的是磁性、光學材料等精密型載體，對保存環境提出了很高的要求。因此對電子文件載體的保護可以參照《電子文件歸檔與管理規范》的要求，改進電子檔案的存放環境，保持適應的溫濕度，采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節檔案庫內溫濕度。并將農機監理電子檔案避光保存，避免光線尤其是紫外線直接照射光盤，最大限度地減少電子檔案曝光時間和曝光強度。同時，農機監理電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、消磁器、無線電裝置等具體退滋或消磁設備的干擾。

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第一條 為了加強收養登記檔案的規范化管理，更好地為收養工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國收養法》、《中國公民收養子女登記辦法》、《外國人在中華人民共和國收養子女登記辦法》、《華僑以及居住在香港、澳門、臺灣地區的中國公民辦理收養登記的管轄以及所需要出具的證件和證明材料的規定》等法律、法規，制定本辦法。

第二條 收養登記檔案是指收養登記機關在依法辦理收養登記過程中形成的記載收養當事人收養情況、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

收養登記檔案是各級民政部門全部檔案的重要組成部分。

第三條 收養登記檔案由各級民政部門實行集中統一管理，任何個人不得據為己有。

第四條 收養登記檔案工作在業務上接受上級民政部門和同級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

第五條 收養登記文件材料的歸檔范圍是：

（一）成立收養關系登記材料：

1． 收養登記申請書；

2． 詢問筆錄；

3． 收養登記審批表；

4． 《中國公民收養子女登記辦法》第五、六條，《華僑以及居住在香港、澳門、臺灣地區的中國公民辦理收養登記的管轄以及所需要出具的證件和證明材料的規定》第三、四、五、六、七條，《外國人在中華人民共和國收養子女登記辦法》第十條規定的各項證明材料；

5． 收養登記證復印件；

6． 收養協議；

7． 其他有關材料。

（二）解除收養關系登記材料：

1． 《中國公民收養子女登記辦法》第九條規定的各項證明材料；

2． 解除收養關系證明復印件；

3． 其他有關材料。

（三）撤銷收養登記材料：

1． 收繳的收養登記證或者因故無法收繳收養登記證而出具的相關證明材料；

2． 其他有關材料。

第六條 收養登記文件材料的歸檔應當符合以下要求：

（一）凡應當歸檔的文件材料必須齊全完整。

（二）歸檔的文件材料中有照片或復印件的，應當圖像清晰。

（三）在收養登記工作中形成的電子文件，應當按照《電子文件歸檔和管理規范》（GB／T18894－2002）進行整理歸檔，同時應當打印出紙質文件一并歸檔。

（四）收養登記文件材料應當在登記手續辦理完畢后60日內歸檔。

（五）歸檔的文件材料除居民身份證、戶籍證明、回鄉證、旅行證件、護照等身份證明和收養登記證為原件的復印件外，其余均為原件。

第七條 收養登記文件材料的整理應當符合以下規則：

（一）成立收養關系登記類文件材料、解除收養關系登記類文件材料和撤銷收養登記類文件材料均以卷為單位整理編號，一案一卷。

（二）每卷收養登記文件材料按照以下順序排列：

1． 文件目錄；

2． 收養登記申請書；

3． 詢問筆錄；

4． 收養登記審批表；

5． 撤銷收養登記材料；

6． 收養人證明材料；

7． 被收養人證明材料；

8． 送養人證明材料；

9． 其他有關材料；

10． 備考表。

第八條 收養登記檔案的分類和類目設置為：

收養登記檔案一般按照年度―國籍（居住地）―收養登記性質來分類。其中，國籍（居住地）分為內地（大陸）公民，華僑，居住在香港、澳門、臺灣地區的中國公民，外國人等類別；收養登記性質分為成立收養關系登記類、解除收養關系登記類和撤銷收養登記類。

第九條 收養登記檔案的保管期限為永久。

第十條 收養登記檔案主要供收養登記管理機關使用；其他單位、組織或個人因特殊原因需要查借閱時，須經主管領導批準，并辦理查借閱手續。

第十一條 對查借閱的檔案嚴禁損毀、涂改、抽換、圈劃、批注、污染等，如發生上述情況時，依據有關法律、法規進行處罰。

第十二條 檔案管理人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》的有關規定，嚴密保管檔案，同時維護當事人的隱私權，不得泄露檔案內容，未經批準不得擅自擴大查借閱范圍。

第十三條 在辦理外國人來華收養子女登記手續之前，形成的外國收養人檔案，以及國內送養人和被送養人檔案的管理由民政部另行規定。

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自中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》以來，中國的檔案事業從此邁上了一個新的臺階，各企事業的檔案工作開始逐漸浮出水面，走向臺前。理想的工程檔案管理過程如下：

1.業主將檔案工作納入總包合同的條款當中，對執行標準、所需套數等進行明確要求，并通過違約金的形式進行更嚴格的監管和控制；同時提供完整的歸檔范圍表及明確的組卷要求。

2.施工單位按部就班的進行資料收集工作，做到按時產生、及時驗證、準確分類、妥善保存，并于竣工后盡快按照業主要求進行組卷并移交。

但是實際情況卻往往與理想相悖。由于總包項目有歷時時間長、投資金額大、參建單位多、專業人員流動較多，人員專業素質參差不齊、項目突況較多等特點，對檔案的準確性、完整性、齊全性、有效性提出了極大的挑戰，目前的總包項目檔案工作看似進展順利，實際情況并不盡如人意。本人以公司所做的百余個總包項目做樣本，深入分析其生命周期內所出現的諸多問題，并提出解決方案。

1 針對建設單位

建設單位的重視程度決定了檔案工作的管理程度。建設單位首先要重視檔案工作，明確檔案工作的意義。工程檔案的主要作用是利用、借閱、維權。建設單位的檔案部門應針對自身實際情況，參考國家標準及地方標準，結合法律部門與基建部門的意見和建議，制定屬于本單位的歸檔范圍表，同時從借閱利用的角度制定組卷要求。

同時，加大從項目立項到項目竣工全生命周期的檔案管理力度。從項目立項起，嚴格按照國家要求對各個步驟進行執行，避免發生其他違規行為。在與施工單位簽訂施工合同時，將檔案工作明確納入專項條款中，對責任分工、執行標準、組卷方式、提交套數等進行明確規定，并將檔案相關工程款項列入其中，從資金角度嚴格把控施工單位的檔案工作。由于施工單位的流動性，大多數施工單位資料員都是固化的按照地方標準進行檔案的收集整理，對業主的特殊要求的組卷方式及收集范圍未必能明確，因此，業主要對施工單位資料員在進場前進行培訓，將本單位的歸檔范圍及收集標準進行宣貫。同時加強過程檢查及監督，并督促其隨時整改。

2 針對施工單位

施工單位在項目進展過程中大多數在項目進度、成本控制、項目形象上做足了功夫，對檔案工作卻沒有付出足夠的關注。施工過程中，現場產生的資料事后補簽、代簽、資料內容作假等現象屢見不鮮，更有甚者，部分資料員一人身兼多個項目部資料員身份，人不在項目現場，卻能按時交出資料，其資料可信度可想而知。最終失去檔案原本的意義。針對以上問題，本人提出幾點改進措施。

1.施工單位提高對檔案的重視水平。施工單位應在項目之初確立檔案工作責任分工，要求各專業工程師與資料員密切配合，做到資料與項目進度同步，共同完成檔案工作。

2.對資料員培訓檔案知識。首先，資料員要具備相關知識，取得資料員資格，同時還應具備相應檔案知識。檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的文獻價值有所不同，簡而言之，有價值的資料歸檔后成為檔案。因此資料員不只要會做資料，還要具備專業的檔案知識，對檔案有清晰的認識。檔案并不是應付差事的工作，而是一個具有實際意義并影響深遠的工作。若干年后，無論參建人員身處何方，檔案都是還原項目施工過程的有力憑證。因此，足夠的專業知識能夠讓資料員更切身的感覺到檔案的重要性。

3 針對供貨方

物資資料對于建設項目有著舉足輕重的地位。完整的物Y資料可以完整的體現出物資的提供單位、生產單位、產品質量是否合格、進場驗收情況、使用部位及用量，并為最后結算提供有力證據支撐。但目前，很多物資的進場資料并不齊全，一是由于施工單位未收集這部分資料；二是因為生產廠家（或經銷商）并未清楚的意識到物資資料的重要性，因采購量少等原因拒絕提供。

因此，在簽訂采購合同時，必須將需要供貨方提供的資料內容及套數明確。

4 其他資料形成方

建筑施工過程中，不可避免的需要產生臨水、臨電工程，由于這部分工程事后會拆除，產生的資料也是問題頗多，漏簽、無章等現象屢見不鮮。

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2006年7月17日南京市《重大活動（事件）檔案管理登記辦法》和《重點建設項目檔案管理登記辦法》頒布實施。

《重大活動（事件）檔案管理登記辦法》共分11條，文末附有重大活動和重大事件檔案管理登記表。第二條本辦法所指重大活動（事件）是指市委、市政府及其部門在本行政區域內組織的具有較大影響的政治、經濟、科技、文化、體育、宗教、外事等方面的活動，或者在本行政區域內發生的重大事件。第四條各重大活動的主辦、承辦單位或由多個單位參加組成的臨時籌備機構，應當在活動項目確定后10個工作日內依法向南京市檔案行政管理部門登記備案。以市委、市政府名義主辦、承辦的重大活動應當由籌備機構的辦公室（秘書處）辦理登記備案手續；由多個單位組成的臨時籌備機構應當由臨時籌備機構所在的部門登記備案。第五條本行政區域內發生的重大事件，應當在事件基本處理后10個工作日內，由牽頭處理事件部門依法向南京市檔案行政管理部門登記備案。 第六條區縣檔案行政管理部門可以依照本辦法對本行政管理范圍內區縣黨委、政府組織的重大活動(事件)進行登記。第七條登記備案的方式可以在南京檔案網站（archivesnj.省略）政務公開欄目填寫登記表進行網上登記，也可以下載登記表填寫并送南京市檔案局進行登記。第八條檔案行政管理部門在接受登記后7個工作日內應與重大活動（事件）的主辦、承辦單位、處理單位建立工作聯系，對重大活動（事件）檔案的收集、整理、歸檔和移交工作進行指導和監督。第九條對未按規定進行重大活動（事件）登記備案的單位，將依據《南京市檔案條例》第二十七條，責令限期整改，逾期不改的，檔案行政管理部門對其可以處以一千元以上一萬元以下的罰款。

《重點建設項目檔案管理登記辦法》有11項條款，后面附有重點建設項目檔案管理聯系登記表、項目及項目檔案和資料情況動態表。第二條 本辦法所指重點建設項目，以市政府公布的重點建設項目名單為準。第三條重點建設項目檔案是指從重點建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、監理、試生產、到竣工驗收的全過程中形成的，具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等應當歸檔的各種載體的文件材料。第四條登記工作的組織：（一）南京市檔案局每年根據市政府公布的南京市重點建設項目名單，統一部署南京市重點建設項目檔案的登記工作；各項目主管部門的檔案機構和項目所在地的區縣級檔案行政管理部門應做好對本部門和本地區南京市重點建設項目檔案管理登記工作的組織、指導和監督工作。（二）凡新建、擴建、改建、在建、收尾和竣工試生產的南京市重點建設項目，均屬本辦法要求登記范圍，登記由建設項目法人單位或業主單位負責組織填寫“南京市重點建設項目檔案管理登記表”，報送南京市檔案局。（三）南京市重點建設項目檔案管理登記表一為聯系登記表，表二為項目及項目檔案和資料情況動態表，分別于市政府公布南京市重點建設項目名單后30個工作日內和項目開工后60個工作日內填寫并報送。（四）對未按規定填報“表一”進行項目檔案管理登記的單位，市及所在區縣檔案行政管理部門將送達“限期登記通知單”，并限期7個工作日補登并報送，仍不登記的，將依照《南京市檔案條例》第二十七條規定，對責任單位處以一千元以上一萬元以下的罰款。（五）南京市檔案局于每年5月底匯總“項目及項目檔案和資料情況動態表”填報情況，并及時向全市公布。第五條登記工作的要求：（一）“南京市重點建設項目檔案管理登記表”可在南京市檔案局和區縣檔案行政管理部門領取或在南京市檔案局（館）網站下載。（二）重點建設項目法人單位或業主單位在市政府公布南京市重點建設項目名單公布后應及時向南京市檔案局報送“聯系登記表”。（三）非當年竣工的南京市重點建設項目，項目法人單位或業主單位在每年3月底前填寫“項目及項目檔案和資料情況動態表”報送市檔案局。（四）項目法人單位或業主單位應按要求認真填寫登記表各欄目并按時報送。第六條為確保重點建設項目的正常秩序，任何部門和單位不得向南京市重點建設項目收取任何形式的檔案管理登記費用。第七條重大技改項目、重大利用外資項目的檔案管理登記工作，依照本辦法執行。

（此辦法文本由南京市檔案局法規處楊炳榮提供）

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1、配合《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的全面實施，舉辦機關和企事業檔案業務規范化培訓班1期。培訓內容為《歸檔文件整理規則》、《企業檔案管理規定》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》及國家、省檔案局近年來頒發的有關檔案業務建設規范。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的專兼職檔案人員。時間安排在4月份。

2、舉辦會計檔案管理培訓班1期。培訓內容為《會計檔案管理辦法》及相關專業知識。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的會計檔案管理人員。時間安排在5月份。

3、認真貫徹實施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業資格證書培訓班1期。培訓采用省檔案人員培訓材，主要內容為檔案基礎理論和專業知識。培訓對象為全市尚未取得檔案職業資格證書的專兼職檔案人員。時間安排在6月份。

4、舉辦檔案行政執法人員培訓班1期。培訓內容為檔案法律法規基礎知識，執法工作的程序、規范和具體要求。培訓對象為市、縣（區）檔案局檔案行政執法人員。時間安排在6月份。

5、舉辦檔案通訊員培訓班1期。培訓內容為檔案通訊、信息報道寫作知識。培訓對象為新聘任的全市檔案通訊員。時間安排在3月份。

6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數字化業務培訓班。培訓內容為電子文件歸檔與管理，檔案數字化基礎業務知識及操作技能。培訓對象為全市檔案管理人員。時間安排在4月份。

7、與市建設局、規劃局聯合舉辦重點工程檔案管理培訓班1期。培訓內容為重點建設工程項目檔案管理知識。培訓對象為全市重點建設項目主管和承建單位專兼職檔案人員。時間安排在8月份。

8、舉辦“市檔案管理系統”業務培訓班1—2期。培訓內容為檔案管理系統軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓對象為全市有權使用“檔案管理系統”單位具體操作管理人員和檔案人員。時間安排在4月底。

二、培訓要求

1、教育培訓是提高檔案工作者業務素質和創新能力的有效途徑，希望各單位領導高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓創造條件，認真組織本地區、本系統的專兼職檔案人員參加培訓。

2、舉辦培訓部門要端正指導思想，嚴格遵守報批程序，精心組織，統籌規劃，堅持按需施教的原則，采取切實有效措施組織好教育培訓工作，確保培訓質量。

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行政執法檔案管理存在的問題及產生原因

大連市49個一級行政執法立檔單位一年產生行政執法檔案大約101萬卷，其中行政處罰檔案33451卷、行政處理檔案34卷、行政檢查檔案23979卷、行政強制檔案1054卷、行政確認檔案235卷、行政審批檔案129卷、行政許可檔案955774卷。長期以來，行政執法檔案按照文書檔案的管理方法進行管理，存在以下幾方面問題：

1　行政執法檔案的安全管理存在諸多隱患。行政執法檔案管理分散，職責分工交叉重疊。部分行政執法檔案處于多頭管理的狀態，或保存在機關及事業單位檔案室，或保存在其內部機構等；一些行政執法機關的下屬單位也成為行政執法檔案的保管機構。很多保管單位不能對相關的執法檔案內容進行及時補充，使行政執法檔案依據性缺失。一些行政執法檔案由于結案時間拖后，造成后續材料散失、不完整。產生問題的原因：一方面，行政執法權限不清晰，職能交叉；另一方面不少單位辦公場地緊張，沒有條件設立獨立的檔案-室，一些單位更忽視了檔案安全保管設施的配置。

2　檔案移交和歸檔混亂。檔案的保管是一種責任，作為國家機關，應該按照法律規定，對檔案進行歸檔和移交。由于沒有規范標準，大連市49個一級行政執法立檔單位中，在立卷歸檔時間上就存在多種情況，有的在2個月內歸檔，有的1年內歸檔，有的1年以上才歸檔。在移交方面，一級立檔單位沒有移交或部分移交行政執法檔案的占43％。產生問題的原因，主要是由于領導不重視檔案的歸檔、移交，工作人員沒有依法管理檔案觀念所致。

3　檔案整理方法不統一。一是表現在檔案排列方面，有完全單獨排列的，有完全作為文書檔案屬類排列的，也有單獨排列與作為文書檔案屬類排列并存的；二是表現在檔案的裝訂方面，有裝盒的，有組卷的，有的單位裝盒與組卷并存。產生問題的原因在于檔案管理規則及適用方法多元化。

行政執法檔案有效管理的途徑

要使行政執法檔案科學有效管理，必須建章立制。大連市檔案局自2005年以來，多次與市法制辦協調，促成《行政執法檔案管理辦法》列入大連市《全面推進依法行政五年規劃》。在起草《行政執法檔案管理辦法》過程中，市檔案局聯合市法制辦召開3次專門會議，針對其中的重要環節進行研究。在市政府各工作部門及各區市縣政府(先導區管委會)范圍內書面征求意見及在網上公開征求社會公眾的意見過程中，針對各方面提出的案卷的裝訂，歸檔文件目錄及卷內文件目錄的書寫，案卷的整理、排列、編號及保管期限，案卷的鑒定等27處意見，認真進行商討和反復修改。在2007年年底市政府第58次常務會議上，以政府規章的形式通過了《大連市行政執法檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。

《辦法》共28條，對行政執法檔案的整理、裝訂、歸檔、移交做了嚴格規定。重點強調了行政執法單位應當將行政執法檔案作為文書檔案屬類整理，排列-行政執法檔案較多的，可以單獨作為一類整理、排列。行政執法檔案應當裝訂成卷，一案一卷、一卷一號。行政執法的有關記錄由行政執法單位在結案后兩個月內歸檔。對已做出行政執法決定，但自決定做出之日起一年內未執行完結的案件，已形成的記錄由行政執法單位指定機構予以登記，集中管理。對同一事項的行政執法活動，由不同的行政執法單位分別實施的，所形成的行政執法檔案應當向同一檔案館移交。

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會計檔案亦是企業檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財政與檔案主管機關重視：1984年，財政部和國家檔案局聯合下發《會計檔案管理辦法》；1998年8月，財政部、國家檔案局針對我國市場經濟發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規定中不適應經濟發展和會計改革要求的問題，重新修訂了《會計檔案管理辦法》；1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規不僅為會計檔案管理提供了法律依據，同時表明在市場經濟條件下和建立現代企業制度進程中，加強會計檔案管理，對于貫徹執行《會計法》，提高會計工作科學化、規范化水平具有重要意義和作用。

為加強我國會計檔案的科學管理，《會計法》原則規定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術性、政策性都很強的工作，為此，《會計法》授權國務院財政部門會同有關部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規定。

各種法規頒布以來，我集團堅持把會計檔案管理作為企業檔案工作的重要內容，先后制定了《會計檔案管理暫行規定》、《會計檔案整理標準》等制度標準，推行了會計檔案集中統一管理，集團公司主要生產、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規范化管理水平。1999年，根據國家頒布的《會計法》，結合我集團實際情況，檔案主管部門會同財務部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現在以下諸方面：

一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統整理、排列、編目，有的檔案室還引進計算機管理模式，形成了比較好的管理基礎，為及時、快捷查閱創造了條件。

二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負擔。確保了會計核算材料的安全質量。

三、對會計檔案實行集中統一管理，符合檔案法規要求，使企業檔案更加齊全完整。

四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護了企業秘密。

五、會計檔案管理規范化，促進了會計檔案作用發揮。據統計，近年來會計檔案為我集團內部審計、清產核資、追收欠款、解決經濟糾紛、維護合法權益提供了依據和參考。取得明顯成效與經濟效益。

六、集團公司實施會計電算化后，按照國家有關規定制定了相應的實施細則，對會計檔案存檔手續、保證備份數據的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規定，通過一系列可操作性的規定，不僅完善了內控制度也保證了會計檔案完好。

縱觀我集團會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：

(一)少數單位的會計檔案未能按法規要求管理?！稌嫹ā芬幎ā爱斈晷纬傻臅嫏n案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當移交本單位檔案機構統一保管”。截止目前，我集團少數輔助單位或“三產”企業仍存在著會計部門自行保管會計檔案現象。

(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》規定，保管期限已滿的會計檔案除未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術的普遍應用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規定與標準，還有待研究探討。

為深入貫徹落實《會計法》，加強會計檔案管理，筆者建議如下：

一、提高認識，把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的一項內容來抓。會計檔案管理是會計工作組成部分，直接關乎企業財務管理水平和經濟效益。有關方面應把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的具體內容，為規范有序的會計工作夯實基礎。

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1.1 對會計檔案管理的重要性認識不足。許多部門只重視會計工作，而不重視會計檔案的管理工作，導致會計工作與會計檔案管理相脫節，造成會計檔案管理混亂。

1.2 會計檔案管理人員的綜合素質有待提高。部分單位的會計工作人員未經過正規培訓，不懂得操作規程，對歸檔范圍和標準不明確，這樣整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學化管理。有的會計工作人員責任心不強，存在惰性思想，還有偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發票、建假賬等違法行為，造成了會計信息失真，危害極大。

1.3 會計檔案資料收集不完整。許多單位只重視收集會計憑證、會計賬簿、報表等專業的資料歸檔，卻忽視了會計文件材料和會計檔案電子數據的收集，影響了會計檔案的完整性。

1.4 保管期滿的會計檔案沒有按照規定進行銷毀。按照《檔案法》和《會計檔案管理辦法規定》的規定，到期的會計檔案應及時銷毀，但是很多單位沒有開展此項工作，其原因是不敢擔當，“怕”字當頭，幾乎所有的領導都不愿意承擔這個責任。另外，銷毀會計檔案是一項繁瑣的工作，這也是到期不進行銷毀的重要原因。

1.5 會計電算化管理不規范。實施會計電算化以來，會計檔案擁有雙重會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案和計算機硬盤中的會計數據，以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等。許多單位對會計檔案電子數據的收集和保管不符合要求，安全性不高。

2 提高會計檔案的管理水平的對策

2.1 統一思想，加強領導，提高對檔案工作重要性的認識?！稒n案實施辦法》第五條規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防損壞、散失和泄密?！敝匾晻嫏n案的管理工作，是一項嚴肅的法制行為。各單位領導要加強對《檔案法》《檔案管理條例》的學習，提高認識，使會計檔案管理工作逐步走向法制化、正規化。

2.2 加強對會計檔案管理人員的全面培養，提高其綜合素質。《檔案法》第九條規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識?！币虼?，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，提升會計檔案管理操作技能，做好思想教育工作，增強責任心，嚴格按照檔案管理相關法規辦事。

2.3 按要求定期做好會計檔案的鑒定和銷毀工作。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。對于保管期滿的會計檔案，除了尚未結清的債務原始憑證和涉及未了事項的原始憑證要單獨抽出立卷外，其余都應當銷毀。作為檔案管理和會計工作人員有責任和義務提醒單位領導遵循《會計檔案管理辦法》規定，及時按要求銷毀到期的會計檔案。

2.4 會計檔案電算化管理的新要求。提高會計人員思想素質和計算機應用技能，完善硬件設施建設。在一定的時間間隔內，把計算機系統中的所有會計數據拷貝儲存到磁性介質或光盤上，形成脫離于原計算機系統的會計檔案。可采用雙份備份法進行數據備份，并分別貼上標簽注明形成的時間、操作人員姓名，存放于不同的地方，防止意外發生。保存時應遠離磁場，注意防潮、防塵等，并定期檢查，定期復制。